A G MS OUTLOOK SYLLABUS

Transcriptie

1 A G MS OUTLOOK SYLLABUS 2016 Cursusmateriaal Vives Bachelor-na-bachelor in het internationaal bedrijfsmanagement Dit materiaal is auteursrechterlijk beschermd. Verboden te kopiëren, te vermenigvuldigen of te verspreiden buiten deze context zonder uitdrukkelijke toestemming van de auteur.

2

3 Inhoudsopgave RUBRIEK 1 KENNISMAKING MET OUTLOOK WAT IS OUTLOOK? OUTLOOK OPSTARTEN EN AFSLUITEN HET OUTLOOKSCHERM VERKENNEN HET LINT DE WERKBALK SNELLE TOEGANG HET NAVIGATIEVENSTER HET LEESVENSTER RUBRIEK EEN BERICHT OPSTELLEN EEN HANDTEKENING MAKEN ONTVANGEN DOORSTUREN BEANTWOORDEN AUTOMATISCH BEANTWOORDEN MARKEREN CATEGORISEREN ZOEKMAPPEN OPVOLGEN BEHEREN BERICHTEN VERWIJDEREN SNELTOETSEN RSS (REALLY SIMPLE SYNDICATION) RUBRIEK 3 AGENDA WEERGAVE AFSPRAKEN EN GEBEURTENISSEN VERGADERINGEN EEN AGENDAGROEP MAKEN AGENDA PER VERZENDEN ZOEKEN IN AGENDA S EEN AGENDA AFDRUKKEN RUBRIEK 4 CONTACTPERSONEN EEN NIEUWE CONTACTPERSOON WEERGAVE DISTRIBUTIELIJSTEN RUBRIEK 5 TAKEN EEN TAAK MAKEN TAKEN RANGSCHIKKEN TAKENLIJST VANDAAG TAKEN TOEWIJZEN RUBRIEK 6 NOTITIES WEERGAVE WERKEN MET NOTITIES STANDAARDINSTELLINGEN VOOR NOTITIES AANPASSEN NOTITIES OP HET BUREAUBLAD ZETTEN RUBRIEK 7 ARCHIVEREN HANDMATIG ARCHIVEREN AUTOMATISCH ARCHIVEREN INSTELLINGEN VOOR AFZONDERLIJKE MAPPEN... 72

4

5 Rubriek 1 Kennismaking met Outlook A G

6

7 1.1 Wat is Outlook? Outlook is net als Word en Excel een onderdeel van Microsoft Office. Het is een programma waarmee je mails kunt verzenden via het internet. Het versturen van mails is de meest gebruikte functie in Outlook. Het programma biedt echter meer. In Outlook beschik je over een elektronische agenda, een adresboek om de gegevens betreffende jouw contactpersonen bij te houden, een takenlijst, Kortom, Outlook helpt je bij jouw dagelijkse taken en helpt je om jouw tijd efficiënter te benutten. 1.2 Outlook opstarten en afsluiten Je kan Outlook op verschillende manieren opstarten: via de startknop van Windows Kies Microsoft Office > Microsoft Office Outlook. via een snelkoppeling op het bureaublad Als er op het bureaublad een snelkoppeling naar Outlook aanwezig is kan je hierop dubbelklikken om Outlook te starten. Ook Outlook afsluiten kan op verschillende manieren: via Lint > Tabblad Bestand > Afsluiten, via de toetsencombinatie Alt+F4, via de knop Afsluiten op de titelbalk van Outlook. 1.3 Het Outlookscherm verkennen Nadat je Outlook hebt opgestart, verschijnt standaard de weergave . Je verkrijgt onderstaand scherm. ((Kleine afwijkingen zijn mogelijk naargelang de breedte van het beeldscherm.) werkbalk Snelle toegang titelbalk lint met 5 tabbladen Lees-venster Navigatievenster statusbalk takenbalk weergaveknoppen zoomschuifregelaar A G MS Outlook 7

8 1.4 Het lint Het lint is ontworpen om je te helpen bij het snel zoeken van opdrachten die nodig zijn voor het voltooien van een taak. Het tabblad Bestand Het eerste tabblad Bestand werkt anders dan de overige tabbladen en staat daarom op een donkere achtergrond. De weergave van het tabblad Bestand is de Office Backstage-weergave. In dit tabblad kan je bij de optie Info de volgende instellingen maken: Accountinstellingen: hier kan je accounts maken, beheren of verwijderen Opschoonprogramma s: hier kan je ervoor zorgen dat je Postvak In niet overladen geraakt door de map Verwijderde items te ledigen of door te archiveren. Regels en waarschuwingen beheren. De overige tabbladen De opdrachten zijn ingedeeld in logische groepen op tabbladen. Elk tabblad heeft betrekking op een bepaalde soort activiteit, 1 taak en is verdeeld in groepen. Elke groep bevat knoppen en keuzelijsten die horen bij één subtaak. Bij de naam van een groep staat soms de knop. Dat is het Startpictogram voor dialoogvensters. Daarmee roep je een venster met nog meer instellingen voor die groep op. Om het scherm overzichtelijk te houden, worden sommige tabbladen alleen weergegeven wanneer deze nodig zijn. Dit zijn contextafhankelijke/contextgevoelige tabbladen. Zo wordt het tabblad Hulpmiddelen voor afbeeldingen (Opmaak) alleen weergegeven wanneer een afbeelding wordt geselecteerd. Het tabblad verdwijnt automatisch als het object niet meer geselecteerd is. De weergave van het lint is afhankelijk van de ingestelde schermresolutie. Zodoende kunnen de schermafbeeldingen in deze bundel afwijken van de weergave op jouw scherm. Het lint is geoptimaliseerd voor een resolutie van 1024 x Het lint gebruiken Als je de muiswijzer boven een element in het lint plaatst, verschijnt er scherminfo 1. In een infobalkje toont Outlook een beknopte beschrijving van de functie. Dikwijls staat er ook de sneltoets waarmee je de functie kunt starten bij. Sommige commando s staan in een lichtere kleur. Gedimde opdrachten zijn uitgeschakelde commando s omdat ze op dat moment zinloos zijn Het lint altijd minimaliseren Je kunt het lint niet verwijderen of vervangen door de werkbalken en menu s van eerdere Office-versies. Je kunt het lint wel minimaliseren om meer ruimte te maken op het scherm. Werkwijze RMK op de naam van een tabblad in het lint > Het lint samenvouwen RMK op de naam van een tabblad in het lint > Het lint samenvouwen uitvinken om het lint te herstellen OF Dubbelklik op de naam van het actieve tabblad in het lint. Dubbelklik nogmaals op een tabblad om het lint te herstellen OF Gebruik Ctrl + F1 om het lint te minimaliseren of te herstellen. Als je het lint wilt gebruiken als het geminimaliseerd is, klik je op het tabblad dat je wilt gebruiken en vervolgens op de optie of de opdracht die je wilt gebruiken. 8 MS Outlook A 1 Het tonen van scherminformatie kan in- of uitgeschakeld worden via: G Lint > Bestand > Opties voor Outlook > Populair > Stijl voor scherminfo > Beschrijvingen van functies in scherminfo weergeven

9 1.4.3 Het lint aanpassen Ja kan het lint gemakkelijk aanpassen om de opdrachten die je regelmatig nodig hebt, toegankelijker te maken. Je kunt aangepaste tabbladen of zelfs aangepaste, ingebouwde tabbladen maken. RMK in het lint > Het lint aanpassen OF Backstage-weergave > Opties > Lint aanpassen In het linkervak vind je alle opdrachten die je kan toevoegen aan het lint. In het rechtervak vind je de structuur van het lint, zoals het er op dit moment uitziet. Zo zie je bijvoorbeeld de hoofdtabbladen, de verschillende groepen en de verschillende opdrachtknoppen. Om de inhoud van een hoofdtabblad, groep of opdrachtknop te bekijken, klik je op het plus-icoontje. Om deze terug in te vouwen, druk je op het min-icoontje. Je kan een hoofdtabblad verbergen door het vinkje voor het hoofdtabblad (in het rechtervak) te verwijderen. Groepen die vermeld staan in het vet kan je verwijderen uit de hoofdtabbladen. Je kan de naam van een hoofdtabblad wijzigen door het tabblad te selecteren en te drukken op de knop Naam wijzigen. Een nieuw tabblad kan je maken door te drukken op de knop Nieuw tabblad. Wanneer het nieuwe tabblad geselecteerd is kan je via de knop Nieuwe groep nieuwe groepen aanmaken. Wanneer je de groep selecteert kan je opdrachtknoppen toevoegen door de knop te selecteren in het linkervak en met de knop Toevoegen plaats je hem in de groep. Wens je het lint terug in te stellen met de beginwaarden, klik je op de knop Beginwaarden en kies je Alle aanpassingen opnieuw instellen. Opmerkingen Je kan hoofdtabbladen niet verwijderen. Je kunt enkel knoppen uit hoofdtabbladen verwijderen wanneer de knop Verwijderen in het vet wordt weergegeven. Zelfgemaakte tabbladen, groepen en opdrachtknoppen in een groep kun je steeds verwijderen Het lint gebruiken met het toetsenbord A G Door gebruik te maken van sneltoetsen kan je heel wat tijd besparen. Een sneltoets is een toetsencombinatie die je op het toetsenbord indrukt om één of andere functie uit te voeren. Heb je moeite om al de verschillende sneltoetsen in Outlook te onthouden, dan maakt Outlook het je erg gemakkelijk om die snel weer op te roepen. Het enige wat je moet doen is de ALT-toets indrukken. Word zal de letters weergeven die je moet aanklikken op je toetsenbord om een bepaald tabblad te selecteren. Wanneer je een letter hebt aangeklikt, bv de letter R, dan wordt voor alle opties die onder dit tabblad liggen een sneltoets getoond. MS Outlook 9

10 1.5 De werkbalk Snelle toegang De werkbalk Snelle toegang is een werkbalk die je kunt aanpassen en die een set opdrachten bevat die onafhankelijk zijn van het tabblad dat wordt weergegeven De werkbalk aanpassen De werkbalk Snelle toegang kan zich op één van de volgende plaatsen bevinden: Linkerbovenhoek op de titelbalk (standaardlocatie) Onder het lint RMK op het lint > Werkbalk Snelle toegang onder het lint weergeven Knoppen toevoegen aan de balk Werkwijze 1 Kies Werkbalk Snelle toegang aanpassen ; De werkwijze is gelijkaardig aan het aanpassen van het lint (zie 1.4.3). Werkwijze 2 RMK op een knop/keuze op een tabblad > Toevoegen aan werkbalk Snelle Toegang Knoppen verwijderen van de balk RMK op die knop en kies Verwijderen uit werkbalk Snelle toegang OF Aan de hand van bovenstaand venster. 10 MS Outlook A G

11 1.6 Het navigatievenster Het navigatievenster is de kolom aan de linkerzijde van venster. Het verschijnt standaard in alle weergaven. De inhoud van het navigatievenster is afhankelijk van de weergave waarin je werkt ( , agenda, ). Je kan het navigatievenster minimaliseren met de toetsencombinatie Alt + F1 of door te drukken op het pijltje in de rechterbovenhoek van het navigatievenster. Je kan ook kiezen voor Lint > Tabblad Beeld > Groep Indeling > Navigatievenster. 1.7 Het leesvenster In het leesvenster zie je een detail van de geselecteerde mail. Het leesvenster kan op verschillende manieren weergegeven worden. Kies Lint > Tabblad Beeld > Groep Indeling > Leesvenster > Rechts, Onder of Uit. A G MS Outlook 11

12

13 Rubriek 2 A G

14

15 2.1 Een bericht opstellen Kies Lint > Tabblad Start > Groep Nieuw > Nieuwe . De berichtkop bevat standaard de volgende velden: Aan: bevat de primaire geadresseerde(n) CC: bevat de secundaire geadresseerde(n), de ontvanger(s) die een kopie moet(en) ontvangen. (CC = Carbon Copy) Onderwerp: Hier kan je een korte beschrijving van de inhoud van de plaatsen. In het berichtvenster kan je de inhoud van de ingeven Geadresseerden toevoegen Je kan geadresseerden ingeven in het vak Aan of CC. Je kan echter ook vanuit het adresboek geadresseerden toevoegen. Het adresboek bevat alle contactpersonen waarvoor je een mailadres of faxnummer hebt toegevoegd. Kies Lint > Tabblad Bericht > Groep Namen > Adresboek of klik op Aan of CC in de berichtkop om het adresboek te openen. A G MS Outlook 15

16 2.1.2 De opmaak van de mail aanpassen De opmaak die je kan toepassen in een mailbericht is afhankelijk van de gekozen mailindeling: HTML, Tekst zonder opmaak en Tekst met opmaak. De indeling kan je instellen op het tabblad Tekst opmaken in het lint. De standaardinstelling is HTML. In deze indeling kan je verschillende lettertypes gebruiken, figuren opnemen, hyperlinks creëren, Als het geadresseerde een programma heeft dat deze indeling niet ondersteund, dan wordt de mail automatisch geconverteerd naar de indeling Tekst zonder opmaak. In de indeling Tekst zonder opmaak is het niet mogelijk om figuren in te voegen of andere lettertypes te gebruiken. Deze indeling zorgt er wel voor dat de mail in elk ander mailprogramma kan gelezen worden. Je kan de standaardinstelling veranderen via Lint > Tabblad Bestand > Opties > Categorie De opmaak bepaalt mee hoe groot het bericht zal zijn. Hoe groter het bericht, hoe trager het zal verstuurd worden en hoe meer plaats het zal innemen in het Postvak In van de geadresseerde(n). Té grote berichten kunnen bovendien problemen opleveren in het netwerk. Servers en programma s verschillen van elkaar. Uw bestemmeling ziet mogelijk uw bericht niet zoals u verwacht had. In het slechtste geval krijgt uw bestemmeling enkel onleesbare tekens te zien in plaats van uw berichttekst De tekst van de mail opmaken Selecteer de tekstdelen waarvan je de opmaak wil wijzigen. Lint > Tabblad Bericht > Groep Basistekst of Lint > Tabblad Bericht > Groep Basistekst > Startpictogram voor dialoogvensters of Lint > Tabblad Tekst opmaken > Groep Lettertype of Lint > Tabblad Tekst opmaken > Groep Lettertype > Startpictogram voor dialoogvensters Voor meer uitleg betreffende tekstopmaak, zie cursus MS Word Alineaopmaak toepassen in de berichttekst Tekst uitlijnen Lint > Tabblad Bericht > Groep Basistekst > of Lint > Tabblad Tekst opmaken > Groep Alinea > of Lint > Tabblad Tekst opmaken > Groep Alinea > Startpictogram voor dialoogvensters Inspringen Lint > Tabblad Bericht > Groep Basistekst of Lint > Tabblad Tekst opmaken > Groep Alinea of Lint > Tabblad Tekst opmaken > Groep Alinea > Startpictogram voor dialoogvensters Regelafstand Lint > Tabblad Tekst opmaken > Groep Alinea > Lint > Tabblad Tekst opmaken > Groep Alinea > Startpictogram voor dialoogvensters Afstand voor en Na Lint > Tabblad Tekst opmaken > Groep Alinea > > Afstand voor/na alinea invoegen Lint > Tabblad Tekst opmaken > Groep Alinea > Startpictogram voor dialoogvensters Opsommingen Lint > Tabblad Bericht > Groep Basistekst > (ongenummerde lijst) of Lint > Tabblad Bericht > Groep Basistekst > (genummerde lijst) Voor meer uitleg betreffende alineaopmaak, zie cursus Ms Word 16 MS Outlook A G

17 Randen en arcering gebruiken in de berichttekst Kies Lint > Tabblad Tekst opmaken > Groep Alinea > om randen in te stellen. Voor meer uitleg betreffende randen en arcering, zie cursus Ms Word Stijlen toepassen op de berichttekst Lint > Tabblad Tekst opmaken > Groep Stijlen. Voor meer uitleg betreffende stijlen, zie cursus Ms Word Thema s Lint > tabblad Opties > Groep Thema s> Thema s. Voor meer uitleg betreffende thema s, zie cursus Ms Word Objecten toevoegen aan een mail Een tabel invoegen Een illustratie invoegen o Een afbeelding invoegen o Een online afbeelding invoegen o Een schermafbeelding invoegen o Een vorm invoegen o Een tekstvak invoegen o Een SmartArt-afbeelding toevoegen Symbolen invoegen Voor meer uitleg betreffende thema s, zie cursus Ms Word Een bijlage (attachment) toevoegen Lint > Tabblad Invoegen > Groep Invoegen > Bestand bijvoegen of Lint > Tabblad Bericht > Groep Opnemen > Bestand bijvoegen Navigeer naar de locatie waar het bestand dat je wil toevoegen, opgeslagen is en selecteer het desbetreffende bestand. Berichten comprimeren Als je een bericht met grote bijlages wil versturen kan het voorkomen dat het bericht niet kan verstuurd worden omdat de bijlage te groot is om te versturen of omdat er bijvoorbeeld niet genoeg ruimte is in de mailbox van de geadresseerde. Het is sowieso beter om grote bijlages te verkleinen, te comprimeren zodat deze gemakkelijker en sneller kunnen worden verstuurd. Kies na het toevoegen van het bestand als bijlage Lint > Tabblad Bestand > Info > Formaat van grote afbeeldingen wijzigen voordat ik dit bericht verzend. A G MS Outlook 17

18 2.1.4 Specifieke opties Stemknoppen Wanneer je wilt dat de ontvangers jouw vraag via snel beantwoorden, kun je gebruik maken van stemknoppen. Kies Lint > Tabblad Opties > Groep Tracering > Stemknoppen gebruiken > Goedgekeurd;Afgekeurd of Ja;Nee of Ja;Nee;Misschien of Aangepast Ontvangst- en/of leesbevestiging Soms is het handig om te weten wanneer het bericht ontvangen en/of gelezen wordt, zodat je er zeker van bent dat de geadresseerde op de hoogte is van de inhoud van de mail. Kies Lint > Tabblad Opties > Groep Tracering > Vragen om ontvangstbevestiging of Vragen om leesbevestiging Urgentie instellen Als de geadresseerde veel mail ontvangt, kan het voorvallen dat hij/zij jouw uiterst dringend mailtje niet meteen opmerkt. Je kan ervoor zorgen dat de geadresseerde jouw bericht er meteen uitpikt door er een urgentie voor in te stellen. Kies Lint > Tabblad Bericht > Groep Codes > Hoge urgentie of Lage urgentie. In de map Postvak In bij de geadresseerde wordt bij de mail ofwel een rood uitroepteken (hoge urgentie) of een blauwe naar-onder-wijzende pijl (lage urgentie) weergegeven. Het is mogelijk om een urgentie in te stellen voor alle berichten. Kies Lint > Tabblad Bestand > Opties > Categorie > Onderdeel Berichten verzenden > Standaardprioriteitsniveau > Normaal, Hoog of Laag Het veld BCC 1 toevoegen Kies Lint > Tabblad Opties > Groep Velden weergeven > BCC. In het veld BCC kan je geadresseerden toevoegen zonder dat de ontvanger (zowel bij Aan: als bij CC:) weet hebben daarvan. 1 BCC = Blind Carbon Copy 18 MS Outlook A G

19 2.1.5 Briefpapier Het is mogelijk om jouw berichten aan de hand van een briefpapier op te maken. Lint > Tabblad Start > Groep Nieuw > Nieuwe items > bericht met > Met briefpapier Het is mogelijk om een briefpapier in te stellen voor elk nieuw bericht: Lint > Tabblad Bestand > Opties > Categorie > Briefpapier en lettertypen > Thema Caching van mailadressen Caching van mailadressen omhelst het AutoAanvullen wanneer je een bericht opstelt. Kies Lint > Tabblad Bestand > Opties > categorie > Lijst voor automatisch aanvullen gebruiken voor suggesties van namen wanneer u namen in de vakken Aan, CC en BCC typt. A G MS Outlook 19

20 2.2 Een handtekening maken In Outlook kan je ervoor zorgen dat een handtekening automatisch wordt ingevoegd wanneer je een nieuw bericht opstelt. Je kan zowel tekst als afbeeldingen (bv een logo) toevoegen aan een handtekening. Je kan bovendien verschillende handtekeningen maken (één voor klanten, één voor leveranciers, één voor privémails). Kies Lint > Tabblad Bestand > Opties > Categorie > Handtekeningen. Kies Nieuw en geef een naam in voor de handtekening. Bij de rubriek Handtekening bewerken kan je de inhoud en opmaak van de handtekening bepalen. Bij de rubriek Standaardhandtekening kiezen kan je aangeven welke handtekening standaard moet ingevoegd worden bij het opstellen van nieuwe berichten of bij het beantwoorden en doorsturen van berichten. Wanneer je een bericht opstelt, beantwoordt of doorstuurt is het uiteraard ook mogelijk om op dat moment aan te geven welke handtekening je wil toevoegen aan het bericht. Kies Lint > Tabblad Bericht > Groep Opnemen > Handtekening. 20 MS Outlook A G

21 2.3 ontvangen Wanneer het programma gestart wordt, worden nieuwe berichten automatisch opgehaald en opgeslagen in de map Postvak In. In de mappenlijst wordt een map met nieuwe berichten in, in het vet weergegeven met ernaast in een blauwe kleur het aantal nieuwe (ongelezen) mails. De nieuwe, ongelezen berichten zelf worden in de berichtenlijst aangeduid met een blauwe verticale streep ervoor. Standaard worden de berichten in de berichtenlijst weergegeven met de naam van de afzender, het onderwerp, de datum en tijd van ontvangst en eventueel een klein stukje van de inhoud van het bericht (staat in een grijze kleur). Om tussendoor te controleren of er nieuwe post binnengekomen is, kies Lint > Tabblad Start > Groep Verzenden/ontvangen > Verzenden/ontvangen of Werkbalk Snelle toegang > Alle mappen verzenden/ontvangen. Selecteer het bericht in de berichtenlijst om het te lezen. Het bericht wordt weergegeven in het voorbeeldvenster. Je kan ook dubbelklikken op het bericht om het te lezen. Hierdoor wordt het bericht in een apart venster geopend waardoor je het makkelijker kunt lezen. Op deze manier kan je bovendien ook de volledige berichtkop zien Een bericht met afbeeldingen ontvangen Om je te beschermen tegen afzenders van ongewenste , is Outlook standaard zo geconfigureerd dat het automatisch downloaden van afbeeldingen van internet wordt geblokkeerd. berichten kunnen koppelingen naar externe afbeeldingen of geluiden op het internet bevatten die een programma in zich hebben dat uw adres registreert. De afzender kan jouw adres dan verkopen aan andere spammers, waardoor je ongewenste berichten krijgt. Als je een bericht met afbeeldingen opent of er een voorbeeld van bekijkt, dan verschijnt in de balk boven het bericht informatie over de blokkering. Op de plaats waar een afbeelding in het bericht wordt geblokkeerd, verschijnt een rode X en een verklarende tekst. A G MS Outlook 21

22 2.3.2 Een bericht met stemknoppen ontvangen Wanneer je een antwoord kiest, komt volgend dialoogvenster tevoorschijn: Een bericht wijzigen Een ontvangen bericht bevat (normaalgezien) altijd een onderwerp. Om jouw berichten gemakkelijk te kunnen opvolgen, kan je het onderwerp aanpassen. Je kan ook de tekst aanpassen, net zoals de bijlages, Open het bericht waarvan je het onderwerp of de andere items wil aanpassen. Klik op het onderwerp en pas het aan. Wanneer je het bericht wil sluiten, komt onderstaand venster tevoorschijn. Kies Ja doorsturen Selecteer het bericht dat je wil doorsturen. Kies Lint > Tabblad Start > Groep Reageren > Doorsturen. In het venster dat verschijnt is het voorgaande onderwerp al ingevuld als huidig onderwerp, voorafgegaan door FW: (forward). Het oorspronkelijke bericht is opgenomen in het berichtvak. Je kan zelf nog inhoud toevoegen aan het bericht. Geef de geadresseerde(n) in beantwoorden Je kan een bericht op 2 manieren beantwoorden: Beantwoorden of Allen beantwoorden. Beantwoorden zorgt ervoor dat de reactie alleen naar de afzender van het bericht wordt gestuurd. Allen beantwoorden zorgt ervoor dat de reactie naar de afzender wordt gestuurd, maar ook naar alle andere gekende ontvangers van het bericht; zijnde wie in CC stond, niet in BCC. Kies Lint > Tabblad Start > Groep Reageren > Beantwoorden of Allen beantwoorden. Een nieuw berichtvenster zal verschijnen waarbij de geadresseerde(n) reeds ingevuld is/zijn. Ook het onderwerp is reeds ingevuld, voorafgegaan door RE: (reply). Het oorspronkelijk bericht is opgenomen in het berichtvak; daarboven staat een horizontale lijn zodat de reactie kan gescheiden worden van het oorspronkelijk bericht. Je kan echter ook het oorspronkelijke bericht aanpassen of aanvullen met commentaar. G 22 MS Outlook A

23 2.6 automatisch beantwoorden Je kan ervoor zorgen dat er een automatisch bericht verstuurd wordt naar de afzenders van de berichten die je ontvangt, gedurende een periode van afwezigheid (ziekte, verlof, ) Kies Lint > Tabblad Bestand > Automatisch antwoorden (bij afwezigheid) > Automatische antwoorden verzenden. Het selectievakje Alleen tijdens dit tijdsbereik verzenden kan je inschakelen om op te geven wanneer jouw antwoorden actief zijn. Als je dit niet doet, worden automatische antwoorden verzonden totdat je het selectievakje Geen automatische antwoorden verzenden inschakelt. Typ op het tabblad Binnen mijn organisatie het antwoord dat je aan teamgenoten of collega's wilt verzenden als je afwezig bent. Schakel op het tabblad Buiten mijn organisatie het selectievakje Berichten van personen buiten mijn organisatie automatisch beantwoorden in en typ het antwoord dat je wilt verzenden als je niet aanwezig bent. Het is ook mogelijk om regels in te stellen voor de automatische antwoorden. Zo kan je bijvoorbeeld bepalen dat sommige afzenders geen automatisch antwoord moeten ontvangen. Kies Lint > Tabblad Bestand > Automatische antwoorden > Regels > Regel toevoegen. Geef onder Als een bericht wordt ontvangen dat aan de volgende criteria voldoet op aan welke voorwaarden de regel op het bericht moet worden toegepast. Kies Geavanceerd en voer de gewenste opties in of selecteer als je meer voorwaarden wilt opgeven. Kies Ok. Schakel het selectievakje Hierop volgende regels niet verwerken in als je deze regel als laatste wilt toepassen. Selecteer onder Voer dan de volgende acties uit de gewenste acties. Je kunt meerdere acties selecteren. Klik driemaal op Ok markeren Een markering is een visuele herinnering dat je een actie moet ondernemen. Een markering is een vlagje dat bij een bericht wordt geplaatst. Gemarkeerd voor opvolging vandaag Gemarkeerd voor voltooid Gemarkeerd voor opvolging morgen Een markering aan een bericht toevoegen RMK op het bericht in de berichtenlijst > Opvolgen > Selecteer de gewenste markering. Een gemarkeerd bericht verschijnt ook in de takenlijst. Kies daarvoor eerst Taken in de Takenbalk. A G MS Outlook 23

24 2.7.2 Een markering met herinnering toevoegen RMK op het bericht in de berichtenlijst > Opvolgen > Herinnering toevoegen. Je kan ook kiezen welk soort markering je maakt in de keuzelijst Markeren voor Een markering verwijderen Je kan een markering verwijderen door deze als voltooid te markeren of door de markering effectief te wissen. Kies RMK op het bericht in de berichtenlijst > Opvolgen > Markeren als voltooid of Markering wissen categoriseren In Outlook kan je kleuren gebruiken om alle items overzichtelijker te maken. Zo kan je een kleur aan een kleurcategorie koppelen en deze kleurcategorie toewijzen aan verschillende verwante items zoals notities, contactpersonen, vergaderingen, berichten, Een kleurcategorie aan een bericht toewijzen Kies RMK op het bericht in de berichtenlijst > Categoriseren > selecteer de gewenste kleurcategorie. Als je voor de eerste keer een standaardkleurcategorie aan een item toewijst, wordt je gevraagd om de categorie een andere naam te geven. Je kan op dat moment ook de kleur van de categorie wijzigen en er een sneltoets aan toekennen. Als je het bericht later opent, zal de kleur en de naam van de kleurcategorie in de kop verschijnen Het dialoogvenster Kleurcategorieën Kies RMK op het bericht in de berichtenlijst > Categoriseren > Alle categorieën. In het dialoogvenster kan je de categorieën beheren. Zo kan je de naam, kleur en sneltoets van een categorie aanpassen. Je kan ook nieuwe categorieën aanmaken of bestaande categorieën wissen Een kleurcategorie van een bericht verwijderen Kies RMK op het bericht in de berichtenlijst > Categoriseren > Alle categorieën. Schakel de selectievakjes uit voor de kleurcategorieën die je wil verwijderen. 24 MS Outlook A Kies RMK op het bericht in de berichtenlijst > Categoriseren > Alle categorieën wissen om alle kleurcategorieën te verwijderen. G

25 2.9 Zoekmappen Een zoekmap is een virtuele map die een overzicht geeft van items die aan een bepaalde voorwaarde voldoen. Je kunt bvb alle ongelezen s in een map Ongelezen s laten komen Een zoekmap maken Kies Lint > Tabblad Map > groep Nieuw > Nieuwe zoekmap. Bepaal in het dialoogvenster de criteria om de zoekmap aan te maken De zoekmap gecategoriseerde Je kan de zoekmap Gecategoriseerde toegevoegen aan Zoekmappen. Deze zoekmap biedt een weergave van al uw gecategoriseerde items (zie 2.8) en laat toe om de gecategoriseerde items te sorteren en te groeperen. Wanneer je deze zoekmap aanmaakt kan je ook bepalen om een zoekmap te maken voor een bepaalde kleurcategorie. A G MS Outlook 25

26 2.10 opvolgen Om berichten snel en efficiënt op te volgen kan je verschillende tools gebruiken Jezelf bij BCC plaatsen Zie Regels instellen Aan de hand van regels kan je ervoor zorgen dat bepaalde berichten onmiddellijk naar een bepaalde map verplaatst worden als ze toekomen. Zo worden jouw berichten geklasseerd en kan je ze snel terugvinden. Kies Lint > Tabblad Start > Groep Verplaatsen > Regels > Regels en waarschuwingen beheren. Kies Nieuwe regel om een nieuwe regel in te stellen. Uitgewerkt voorbeeld: berichten die van een bepaald adres komen. Kies Berichten van iemand naar een map verplaatsen. Kies Afkomstig van personen of openbare groep > Personen of openbare > kies de personen uit. Kies Naam map > selecteer de map waar de berichten moeten komen. Kies een naam voor de regel. 26 MS Outlook A G

27 2.11 beheren Mappen in de mailbox Concepten Een concept is een bericht dat nog niet af is. De onafgewerkte berichten worden automatisch bewaard in de map Concepten. Als je het bericht verder wil afwerken, kies de map Concepten in de mappenlijst en open het bericht door te dubbelklikken Ongewenste De filter voor ongewenste in Outlook is ontworpen om de duidelijkste gevallen van ongewenste te onderscheppen en naar de map Ongewenste te verplaatsen. Ongewenste is beter bekend onder de naam spam. Het zijn berichten die in grote hoeveelheden en ongevraagd worden verzonden. Het gaat veelal om onzin, reclame of virussen. Het is raadzaam deze map van tijd tot tijd na te kijken. Per abuis kan een legitiem bericht toch in de map voor ongewenste terecht komen. Berichten die wel degelijk ongewenst zijn, verwijder je meteen. Afzenders toevoegen aan de lijst met geblokkeerde afzenders Selecteer het ongewenste bericht. Kies Lint > Tabblad Start > groep Verwijderen > Ongewenste > Afzender blokkeren. De lijst met geblokkeerde afzenders beheren Selecteer het ongewenste bericht. Kies Lint > Tabblad Start > groep Verwijderen > Ongewenste > Opties voor ongewenste . Kies het tabblad Geblokkeerde afzenders. Hier kan je geblokkeerde afzenders toevoegen, bewerken en verwijderen Phising Phishing-berichten zijn er op uit jouw persoonlijke informatie te ontfutselen. Het lijken echte berichten van betrouwbare instellingen, zoals een bankinstelling. Vaak bevatten phishingberichten misleidende koppelingen die jou in werkelijkheid naar vervalste websites voeren, waar je gevraagd wordt om jouw persoonlijke gegevens, zoals jouw bankrekeningnummer en het wachtwoord van jouw account in te voeren en op te sturen. Deze persoonlijke gegevens worden door criminelen gebruikt om jouw identiteit, jouw geld of beide te stelen. Als de filter voor ongewenste een bericht niet als spam maar wel als phishing aanmerkt, blijft het bericht in het Postvak IN, maar alle koppelingen in het bericht worden uitgeschakeld en je kunt de functies Beantwoorden en Allen beantwoorden niet gebruiken. Bovendien worden bijlagen in het verdachte bericht geblokkeerd. A G MS Outlook 27

28 Mappen maken Door het gebruik van mappen kan je berichten groeperen en organiseren. Je kan berichten in mappen plaatsen door het bericht te selecteren in de berichtenlijst en het te verslepen naar de gewenste map in de mappenlijst. Kies Lint > Tabblad Map > groep Nieuw > Nieuwe map. Bepaal waar de map moet komen en geef ze een naam. Je kan de naam van de map wijzigen via RMK op de map > Mapnaam wijzigen. Een map verwijderen kan ook door RMK te gebruiken Favorieten De map Favorieten bevindt zich aan de bovenkant van het navigatievenster, boven de mappenlijst. Als je een map toevoegt aan Favorieten, dan blijft de map op de oorspronkelijke locatie staan. Er wordt als het ware een snelkoppeling gemaakt naar de map. Kies RMK op de map die je wil toevoegen > In favorieten weergeven Mappen delen Om gebruik te maken van deze functie moet je gebruikmaken van een Microsoft Exchange-account. Voor elke map kunnen er één of meerdere machtigingen toegekend worden op verschillende niveaus. Om te bepalen wat de personen met wie je de map deelt, wel en niet mogen doen, maak je gebruik van machtigingen. Kies RMK op een te delen map > Delen > Toevoegen > duid de persoon aan met wie je de map wil delen en selecteer het gewenste toegangsniveau. 28 MS Outlook A G

29 Berichten sorteren Je kan de berichten in een map snel sorteren door op een kolomkop te klikken. Om op meerdere kolommen te sorteren klik je op de eerste kolomkop en houd je Shift ingedrukt om daarna op de andere kolomkoppen te klikken. Je kan een aangepaste sortering maken door te kiezen voor Lint > Tabblad Beeld > groep Huidige weergave > Weergave-instellingen A G MS Outlook 29

30 Berichten groeperen Kies Lint > Tabblad Beeld > groep Rangschikking > Rangschikking. Kies Lint > Tabblad Beeld > Groep Huidige weergave > Weergave-instellingen. 30 MS Outlook A G

31 Berichten zoeken Selecteer de map waarin je wil zoeken. Typ de zoektekst in het vak Direct zoeken. De berichten die de zoektekst bevatten worden weergegeven. De zoektest wordt gemarkeerd in een gele kleur. Wanneer je de functie Direct zoeken gebruikt, verschijnt het tabblad Hulpmiddelen voor zoeken in het Lint. In de groep Verfijnen kan je meerdere zoekcriteria toevoegen. Je kan een recente zoekopdracht snel opnieuw toepassen. Kies Lint > (Hulpmiddelen voor zoeken) > Tabblad Zoeken > groep Opties > Recente zoekopdrachten > selecteer de gewenste zoekopdracht. De 10 meest recente zoekopdrachten worden weergegeven in de lijst Recente zoekopdrachten. Kies Lint > (Hulpmiddelen voor zoeken) > Tabblad Zoeken > groep Opties > Hulpmiddelen voor zoeken > Zoekcriteria om te zoeken met geavanceerde criteria. A G MS Outlook 31

32 2.12 Berichten verwijderen Activeer in het navigatievenster (de mappenlijst) de map met het te verwijderen bericht. Selecteer de te verwijderen berichten. Maak gebruik van de toetsen Ctrl of Shift indien nodig. Kies Lint > Tabblad Start > Groep Verwijderen > Verwijderen of RMK op de te verwijderen berichten > Verwijderen of Klik op het kruisje dat verschijnt in de berichtenlijst wanneer je een van de te verwijderen berichten selecteert. De berichten worden op bovenstaande manier verplaatst naar de map Verwijderde items; ze worden niet echt verwijderd. Je kan verwijderde berichten dus opnieuw terughalen door ze uit de map Verwijderde items te verplaatsen naar de gewenste map. 32 MS Outlook A G

33 2.13 Sneltoetsen Ctrl + Shift + I Ctrl + Shift +O Ctrl + K Alt +S Ctrl + R Ctrl +Shift +R Ctrl + E Ctrl + Alt + J Ctrl + Shift + I Ctrl + Shift + S Ctrl + Shift + N Ctrl + M of F9 Ctrl + N Ctrl + Shift + M Ctrl + O Ctrl + Shift + B Ctrl + Shift + G Ctrl + Q Ctrl + Shift + W Ctrl + Enter Ctrl + P Ctrl + E Ctrl + Alt + E Alt + Enter Ctrl + Alt + M Ctrl + Alt + U Ctrl + B Overschakelen naar Postvak In Overschakelen naar Postvak Uit Namen controleren Verzenden Een bericht beantwoorden Allen beantwoorden Een bericht doorsturen Een bericht markeren als niet-ongewenste mail. In een bericht geblokkeerde externe inhoud weergeven Naar een map posten Stijl Standaard toepassen Controleren op nieuwe berichten Naar het vorige bericht gaan in de berichtenlijst Naar het volgende bericht gaan in de berichtenlijst Vanuit een nieuw bericht opstellen Vanuit Outlookweergave een nieuw bericht opstellen Een ontvangen bericht openen Het adresboek openen Het dialoogvenster Bericht markeren voor opvolgen weergeven Als gelezen markeren Menu voor downloaden van afbeeldingen weergeven, automatische downloadinstellingen wijzigen of afzender toevoegen aan lijst Veilige afzenders. Verzenden Afdrukken Doorsturen Doorsturen als bijlage De eigenschappen voor het geselecteerde item weergeven. Markeren om te downloaden Markeren om downloaden opheffen Tijdens verzenden/ontvangen voortgang weergeven A G MS Outlook 33

34 2.14 RSS (Really Simple Syndication) RSS biedt uitgevers een manier om nieuws, blogs en andere inhoud beschikbaar te stellen aan abonnees. Met RSS worden korte samenvattingen naar de abonnee gestuurd, waarna er kan worden beslist welke specifieke artikelen er wel of niet zullen worden gelezen. Outlook biedt de mogelijkheid om RSS-inhoud weer te geven. Voorbeeld 34 MS Outlook A G

35 Een RSS-kanaal toevoegen Via de webpagina Klik op de gekozen webpagina op het RSS-icoon Via het dialoogvenster Accountinstellingen Kies Lint > Tabblad Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen > Tabblad RSS-feeds > Nieuw. A G MS Outlook 35

36 Een RSS-kanaal lezen RSS-items worden gelijkaardig weergeven als berichten. Als je het leesvenster hebt ingeschakeld, wordt de inhoud daar weergegeven. Je kunt ook dubbelklikken op het bericht om de inhoud weer te geven. Je kunt het RSS-item op dezelfde manier doorsturen, verwijderen of van een markering voorzien als andere e- mailberichten. Het is niet mogelijk om de afzender te beantwoorden. Veel RSS-items zijn samenvattingen van grotere artikelen op internet. Met een klik op het bericht in de infobalk open je de opties om het artikel in zijn geheel weer te geven Een RSS-kanaal verwijderen Als je de map verwijdert die gekoppeld is aan het RSS-kanaal, dan verwijder je ook alle gedownloade items in die map en annuleer je het RSS-kanaal. 36 MS Outlook A G

37 Rubriek 3 Agenda A G

38

39 Om de agenda te activeren, kies Agenda in de takenbalk. Met de datumnavigator kan je binnen de agenda navigeren naar een andere dag, week, maand of een ander jaar. Verschillende items kunnen op de agenda geplaatst worden. Afspraken zijn activiteiten waarvoor je geen andere personen moet uitnodigen of voorzieningen moet reserveren. Een afspraak kan eenmalig of terugkerend zijn. Vergaderingen zijn activiteiten waarvoor je mensen uitnodigt en/of voorzieningen reserveert (bv een vergaderruimte, beamer, ). Ook vergaderingen kunnen eenmalig of terugkerend zijn. Gebeurtenissen nemen een groter tijdsblok in beslag. Dit kan bijvoorbeeld een bedrijfsfeest zijn of een vakantie. A G MS Outlook 39

40 3.1 Weergave Het aantal weergegeven dagen wijzigen Je kan bepalen hoeveel dagen er weergegeven worden op het scherm aan de hand van Lint > Tabblad Start > Groep Schikken > Dag, Werkweek, Week of Maand. In de weergave Dag wordt één dag tegelijk weergegeven. Met behulp van de navigatieknoppen kan je naar de vorige of volgende dag navigeren. In de weergave Week wordt één week tegelijk weergegeven, van maandag tot zondag. Met de navigatieknoppen kan je naar de vorige of volgende week navigeren. In de weergave Werkweek worden de dagen van maandag tot en met vrijdag weergegeven. Met de navigatieknoppen kan je naar de vorige of volgende werkweek navigeren. Het is echter mogelijk om deze weergave aan te passen naargelang jouw werkweek (bv weekendwerk). Kies Lint > Tabblad Start > Groep Schikken > Opstartpictogram voor dialoogvensters. In de weergave Maand kan je kiezen hoe gedetailleerd het raster moet weergegeven worden: o Kleine hoeveelheid gegevens weergeven: Enkel gebeurtenissen worden weergegeven. Dit zijn items die een hele dag duren en die geen specifieke begin-of eindtijd hebben. o Gemiddelde hoeveelheid gegevens weergeven: Gebeurtenissen en afspraken worden weergegeven. Afspraken worden weergegeven met een balk in de cel die overeenstemt met het tijdstip van de afspraak. Een dunnen horizontale lijn markeert 12 uur s middags in elke cel. o Grote hoeveelheid gegevens weergeven: Gebeurtenissen en afspraken worden weergegeven. Afspraken verschijnen met hun begintijd, onderwerp en locatie Feestdagen weergeven Je kan feestdagen van verschillende landen toevoegen aan jouw agenda. Stel dat het bedrijf waarvoor je werkt veel met China communiceert, dan kan je de Chinese feestdagen toevoegen in jouw agenda zodat je weet wanneer dat bedrijf gesloten is. Kies Lint > Tabblad Bestand > Opties > categorie Agenda > onderdeel Agenda-opties > Feestdagen toevoegen. Plaats een vinkje voor de landen waarvan je de feestdagen wil toevoegen. 40 MS Outlook A G

41 3.1.3 Meerdere agenda s In het navigatievenster wordt een lijst van jouw agenda s weergegeven onder Mijn agenda s. Deze lijst bevat op zijn minst jouw hoofdagenda waarin anderen jouw beschikbaarheid kunnen raadplegen en waarin vergaderverzoeken worden opgeslagen die je hebt geaccepteerd Weergave in een nieuw venster RMK op de agenda in het navigatievenster > In nieuw venster openen Een agenda openen in modus Naast elkaar Een agenda openen in modus Overlay Druk op de pijl in het tabje van een van de agenda s in modus Naast elkaar: A G MS Outlook 41

42 3.2 Afspraken en gebeurtenissen Kies Lint > Tabblad Start > Groep Nieuw > Nieuwe afspraak. In het nieuwe venster kan je het onderwerp, de locatie en de datum en tijd van de afspraak invullen. In het grote tekstvak kan je extra informatie over de afspraak ingeven. Je kan ook een relevant document omtrent de afspraak toevoegen. Als je de optie Duurt hele dag aanvinkt, dan wordt het een gebeurtenis (geen afspraak). Sluit af via Lint > Tabblad Afspraak > Groep Acties > Opslaan en sluiten. Om de afspraak te wijzigen, dubbelklik op de afspraak in de agenda-weergave. Om de afspraak te verwijderen, selecteer de afspraak in de agenda-weergave en kies Lint > (Hulpmiddelen voor agenda) > Tabblad Afspraak > groep Acties > Verwijderen Navigeren tussen afspraken Als er in de huidige agendaweergave geen afspraken worden weergegeven, verschijnen aan de rand van de agenda navigatieknoppen. Met deze knoppen kan je naar de vorige of volgende afspraak navigeren. De knoppen zijn enkel beschikbaar als er vorige of volgende afspraken zijn. 42 MS Outlook A G

43 3.2.2 Bijkomende opties Terugkeerpatroon Kies Lint > Tabblad Afspraak > Groep Opties > Terugkeerpatroon als het een afspraak betreft die zich meerdere malen voordoet Herinnering Kies Lint > Tabblad Afspraak > Groep Opties > Herinnering > Geef de gewenste tijd in. Kies Lint > Tabblad Afspraak > Groep Opties > Herinnering > Geluid om een geluidswaarschuwing in te stellen Weergave van de tijd Kies Lint > Tabblad Afspraak > Groep Opties > Weergeven als Je kan ook aangeven dat het een persoonlijke afspraak betreft via Lint > Tabblad Afspraak > Groep Codes > Persoonlijk. Hierdoor zien andere netwerkgebruikers de details van de afspraak niet wanneer ze jouw agenda raadplegen. De afspraak wordt dan gemarkeerd met een slotje. A G MS Outlook 43

44 3.3 Vergaderingen Vergaderingen plannen Voor een vergadering maak je een afspraak met meerdere personen (genodigden). Het vergaderverzoek wordt als uitnodiging naar alle genodigden verstuurd. De genodigden kunnen de uitnodiging aanvaarden of weigeren. Kies Lint > Tabblad Start > Groep Nieuw > Nieuwe vergadering. In onderstaand venster geef je alle informatie in. De genodigden geef je in bij Aan. Net zoals bij kan je bestanden toevoegen, Je kan de planning bekijken van de genodigden via Lint > Tabblad Vergadering > Groep Weergeven > Planning. Je bent zelf organisator van de vergadering. Voor de andere genodigden kan je kiezen tussen: 44 MS Outlook A G

45 3.3.2 Een uitnodiging voor een vergadering beantwoorden Iedere genodigde ontvangt een uitnodiging in zijn mailbox. Open het bericht. Bovenaan kan je een keuze maken tussen: Accepteren: De vergadering wordt automatisch in jouw agenda genoteerd. De tijdsduur zal worden aangeduid als Bezet. Voorlopig: De vergadering wordt automatisch in jouw agenda genoteerd. De tijdsduur zal worden aangeduid als Voorlopig bezet. Weigeren: De vergadering wordt niet in jouw agenda genoteerd. Nieuw tijdstip voorstellen: Aan de hand van een antwoordformulier kan je een nieuw tijdstip voorstellen. De oorspronkelijke tijd van de vergadering wordt in jouw agenda opgenomen als Voorlopig bezet. Een vergaderverzoek wordt verwijderd zodra je geantwoord hebt op het bericht Antwoorden van genodigden bekijken De antwoorden van de genodigden komen terecht in het Postvak In van de organisator. Antwoorden kan je ook controleren door het vergaderverzoek te openen en daarna te kiezen voor Lint > Tabblad Vergadering > Groep Weergeven > Controleren Een vergaderverzoek wijzigen Open het vergaderverzoek. Kies Lint > Tabblad Vergadering > Groep Weergeven > Planning. Breng de gewenste wijzigingen aan. Kies Verzenden om iedereen een nieuwe uitnodiging te sturen Een vergaderverzoek annuleren Open het vergaderverzoek. Kies Lint > Tabblad Vergadering > Groep Acties > Vergadering annuleren. De genodigden worden via op de hoogte gebracht Een afspraak omzetten naar een vergadering Open de afspraak. Kies Lint > Tabblad Gebeurtenis of Afspraak > Groep Deelnemers > Deelnemers uitnodigen. 3.4 Een agendagroep maken A G Als je veel met dezelfde mensen vergadert, dan kan je best een agendagroep opmaken. Aan de hand van een agendagroep, krijg je in het navigatievenster als het ware een snelkoppeling naar een weergave waarin de agenda s van alle groepsleden (van de agendagroep) te zien zijn. Een volgende vergadering plannen wordt op die manier veel makkelijker. Kies Lint > Tabblad Start > Groep Agenda s beheren > Agendagroepen > Nieuwe agendagroep maken. Kies een naam voor de nieuwe agendagroep. Voeg de groepsleden toe. MS Outlook 45

46 46 MS Outlook A G

47 3.5 Agenda per verzenden Het is mogelijk om jouw agenda te verzenden in een . De geadresseerde kan dan jouw agenda in de browser of in Outlook openen. Kies Lint > Tabblad Start > Groep Delen > Agenda via verzenden. Er wordt een nieuw bericht geopend en het dialoogvenster Agenda per verzenden verschijnt. Selecteer de agenda die je wil verzenden in de keuzelijst Agenda. In de keuzelijst Datumbereik bepaal je de hoeveelheid agendagegevens er moeten opgenomen worden in het bericht. In de lijst Detail kan je het detailniveau aanduiden. Items die je als privé markeerde worden nooit weergegeven (Tenzij je de privacyoptie wijzigt bij Geavanceerd.). A G MS Outlook 47

48 3.6 Zoeken in agenda s Selecteer de agenda waarin je wil zoeken. Typ de zoektekst in het vak Direct zoeken. De agenda-items die de zoektekst bevatten worden weergegeven. De zoektest wordt gemarkeerd in een gele kleur. Wanneer je de functie Direct zoeken gebruikt, verschijnt het tabblad Hulpmiddelen voor zoeken in het Lint. In de groep Verfijnen kan je meerdere zoekcriteria toevoegen. Je kan een recente zoekopdracht snel opnieuw toepassen. Kies Lint > (Hulpmiddelen voor zoeken) > Tabblad Zoeken > groep Opties > Recente zoekopdrachten > selecteer de gewenste zoekopdracht. De 10 meest recente zoekopdrachten worden weergegeven in de lijst Recente zoekopdrachten. Kies Lint > (Hulpmiddelen voor zoeken) > Tabblad Zoeken > groep Opties > Hulpmiddelen voor zoeken > Zoekcriteria om te zoeken met geavanceerde criteria. 48 MS Outlook A G

49 3.7 Een agenda afdrukken Kies Lint > Tabblad Bestand > Afdrukken > kies de gewenste afdrukstijl. A G MS Outlook 49

50

51 Rubriek 4 Contactpersonen A G

52

53 4.1 Een nieuwe contactpersoon Kies Lint > Tabblad Start > Groep Nieuw > Nieuwe contactpersoon. Als je een foto toevoegt, dan wordt deze foto weergegeven in de berichten die je van die contactpersoon ontvangt. De foto wordt in de berichtkop van een geopend bericht weergegeven en in de kop van een bericht in het leesvenster. Je kan ook namen toevoegen aan contactpersonen vanuit een geopend bericht. Kies RMK op de naam die wordt weergegeven bij Van > Toevoegen aan Outlook-contactpersonen. A G MS Outlook 53

54 4.2 Weergave Kies Lint > Tabblad Start > Groep Huidige weergave om de weergave te veranderen Weergave Personen Weergave Telefoon Weergave Visitekaartje Een visitekaartje aanpassen Open de gegevens van de contactpersoon. Kies Lint > Tabblad Contactpersoon > Groep Opties > Visitekaartje. 54 MS Outlook A G

55 Je kan meerdere visitekaartjes maken van één contactpersoon. A G MS Outlook 55

56 Een visitekaartje opnemen in een bericht Bij het opstellen van de mail, kies Lint > Tabblad Invoegen > Groep Invoegen > Visitekaartje > Andere visitekaartjes > kies het kaartje Een visitekaartje opnemen in een handtekening van een Bij het opstellen van de mail, kies Lint > Tabblad Invoegen > Groep Invoegen > Handtekening > Handtekeningen. Kies het tabblad handtekening > Nieuw Geef een naam in voor de handtekening. Geef in het vak Handtekening bewerken de tekst in die je wil opnemen. Om een visitekaartjein te voegen, plaats de cursor op de plaats waar je het kaartje wil laten verschijnen in de handtekeningtekst en kies Visitekaartje en selecteer vervolgens de naam van de contactpersoon in de lijst. 56 MS Outlook A G

57 4.3 Distributielijsten Een distributielijst is een verzameling van contactpersonen. Een distributielijst kan gebruikt worden om snel naar een heel aantal contactpersonen een bericht sturen Een distributielijst maken Kies Lint > Tabblad Start > Groep Nieuw > Nieuwe groep contactpersonen. In het vak Naam geef je een naam aan de distributielijst. Daarna moet je contactpersonen toevoegen aan de lijst. Kies Lint > Tabblad Groep contactpersonen > Groep Leden > Leden toevoegen. A G MS Outlook 57

58

59 Rubriek 5 Taken A G

60

61 5.1 Een taak maken Kies Lint > Tabblad Start > Groep Nieuw > Nieuwe taak. Het is belangrijk om de takenlijst up-to-date te houden en deze regelmatig aan te passen. Zo kan je bijhouden voor hoeveel procent de taak reeds voltooid is. Als een taak voltooid is of als je de taak niet langer moet volgen, dan kan je de taak als voltooid markeren. Gebruik RMK op de taak en kies Markeren als voltooid. A G MS Outlook 61

62 5.2 Taken rangschikken Kies een andere rangschikking in de takenlijst bij Gerangschikt op: 5.3 Takenlijst Vandaag In weergave Agenda, kies Lint > Tabblad Beeld > Groep Indeling > Takenlijst Vandaag. Taken worden met de Takenlijst Vandaag geïntegreerd in de agenda. Om tijd te reserveren om aan een taak te werken, sleep de taak naar de agenda. Voltooide taken blijven met de dag verbonden. Op die manier heb je een visuele representatie van het werk dat je die dag gedaan hebt. Onvoltooide taken worden verlengd naar de volgende dag en blijven doorlopen totdat je ze markeert als voltooid Nieuwe taken toevoegen Als je met de cursor klikt op vrije ruimte in Takenlijst Vandaag, kan je meteen een onderwerp voor een nieuwe taak ingeven. 62 MS Outlook A G

63 5.4 Taken toewijzen Een taak aan iemand toewijzen Open de taak en kies Lint > Tabblad Taak > Groep Taak beheren > Taak toewijzen. Geef de volgende gegevens in: adres, onderwerp, eventuele andere opties Een taak doorsturen zodat iemand anders ze kan bijhouden Open de taak en kies Lint > Tabblad Taak > Groep Acties > Doorsturen. Geef de volgende gegevens in: adres, onderwerp, eventuele andere opties Een geweigerde taaktoewijzing terug claimen Ga in de weergave naar de map Verzonden items. Open het bericht waarin het taakverzoek is opgenomen. Kies Lint > Tabblad Taak > Groep Taak beheren > Terugkeren naar takenlijst Taak bijhouden die je hebt toegewezen Automatisch kopieën bewaren van toegewezen taken en automatische statusrapporten ontvangen Kies Lint > Tabblad Bestand > Opties > categorie Taken > Mijn takenlijst bijgewerkt houden met kopieën van taken die ik aan anderen toewijs en Kies Lint > Tabblad Bestand > Opties > categorie Taken > Statusrapport verzenden wanneer ik een toegewezen taak voltooi Taken weergeven die je aan anderen hebt toegewezen Kies Lint > Tabblad Start > Groep Huidige weergave > Weergave wijzigen > Toegewezen De lijst weergeven met personen die bijgewerkte kopieën ontvangen van een toegewezen taak Open de taak en kies Lint > Tabblad Details > Nieuwe versies naar Een taaktoewijzing accepteren of weigeren Open het bericht dat de taaktoewijzing bevat. Kies bovenaan het bericht voor Accepteren of Weigeren. Kies voor Het antwoord bewerken voor verzenden of Het antwoord nu verzenden Een statusrapport of een opmerking over een taaktoewijzing verzenden Open de taak en kies Lint > Tabblad Taak > Groep Taak beheren > Statusrapport verzenden of Beantwoorden of Allen beantwoorden. Vul de adressen in en klik op Verzenden. A G MS Outlook 63

64

65 Rubriek 6 Notities A G

66

67 Notities kan je vergelijken met Post-Its. Je kan jouw computerscherm letterlijk volhangen met Post-Its in de hoop een aantal dingen niet te vergeten. Dat duurt echter net zolang tot ze van je scherm afvallen. Outlook voorziet de mogelijkheid om de inhoud van dergelijke briefjes te noteren in een notitie. 6.1 Weergave Kies Lint > Tabblad Start > Groep Huidige weergave > kies de gewenste weergave. Weergave Pictogrammen Weergave Lijst met notities A G MS Outlook 67

68 6.2 Werken met notities Kies Lint > Tabblad Start > Groep Nieuw > Nieuwe notitie. Om de notitie te sluiten, klik op het kruisje in de rechterbovenhoek. De notitie wordt automatisch opgeslagen. Om een notitie te verwijderen, selecteer de notitie en kies Lint > Tabblad Start > groep Verwijderen > Verwijderen. Door kleurcategorieën toe te wijzen aan een notitie, kan je nog efficiënter/overzichtelijker te werk gaan. Je kan meerdere kleurcategorieën toewijzen aan een notitie. Selecteer de notities en kies Lint > Tabblad Start > Groep Labels > Categoriseren. 6.3 Standaardinstellingen voor notities aanpassen Kies Lint > Tabblad Bestand > Opties > categorie Notities en logboek > Selecteer de gewenste opties. 6.4 Notities op het bureaublad zetten Sleep de notitie uit het overzichtsvenster op het bureaublad. Je kan de notitie nu vanop beide plaatsen openen en bewerken. 68 MS Outlook A G

69 Rubriek 7 Archiveren A G

70

71 Om jouw postvak hanteerbaar te houden, moet je oude items geregeld archiveren. AutoArchiveren is standaard ingeschakeld. Na een ingestelde tijd worden oude items gearchiveerd en vervallen items verwijderd. Oude items worden verplaatst naar het bestand Archief.pst dat Outlook bij een eerste gebruik zelf aanmaakt in de submap Outlook van de gebruiker. Via de mappenlijst krijg je onmiddellijk toegang tot de archiefmappen. Contactpersonen worden standaard niet mee opgenomen in een archiefbestand! 7.1 Handmatig archiveren Kies Lint > Tabblad Bestand > Info > Opschoonprogramma s > Archiveren. Kies de mappen die je wil archiveren en geef een datum op. Kies een naam voor het archiefbestand. 7.2 Automatisch archiveren Kies Lint > Tabblad Bestand > Opties > categorie Geavanceerd > rubriek AutoArchiveren > Instellingen voor AutoArchiveren. A G MS Outlook 71

72 7.3 Instellingen voor afzonderlijke mappen RMK op de map in de mappenlijst > Eigenschappen > Tabblad AutoArchiveren. 72 MS Outlook A G