AXI Outlook ENI Editions - All rigths reserved

Transcriptie

1 AXI Outlook 2007

2 Werkomgeving Wat is Microsoft Outlook? Outlook 2007 opstarten/afsluiten Het navigatiedeelvenster De takenbalk Het leesvenster Het lint gebruiken/beheren Scherminfo weergeven/verbergen De weergave van een map bewerken De indeling van een mapinhoud bewerken De mappenlijst weergeven Een map toevoegen aan of verwijderen uit het deelvenster Favoriete mappen Help Zoeken op basis van sleutelwoorden Help zoeken vanuit de inhoudsopgave met helpfuncties Het helpvenster beheren Online Diensten (Office Online) van Microsoft ontdekken Berichten verzenden Wat is een e mailprogramma? De weergave van een e mailmap bewerken Een bericht maken en verzenden Een bericht maken op briefpapier of een Outlook thema Een bericht maken op basis van een speciaal formaat Een bericht maken met een Webpagina De berichtensjablonen Een bericht opnieuw verzenden Een reeds verzonden bericht intrekken of vervangen De urgentie en de aard van een bericht bepalen Een bericht markeren voor opvolgen Een bericht verzenden met een stemverzoek De opties bepalen voor het opvolgen van een bericht De opties bepalen voor het verzenden van een bericht Berichten ontvangen Een ontvangen bericht lezen Berichten als gelezen of ongelezen markeren Een bericht beantwoorden Een ontvangen bericht doorsturen Een bericht beantwoorden met stemverzoek Een bericht ontvangen met een bijlage Berichtinhoud Een handtekening invoegen 47 48

3 Een bestand invoegen Een agenda invoegen Een Outlook item invoegen De inhoud van berichten afdrukken E mail: instellingen De standaard e mailindeling kiezen Berichten lezen met de indeling tekst zonder opmaak Een of meerdere handtekeningen maken Berichten automatisch ondertekenen Standaard e mailpapier of een Outlook thema toepassen Het standaard lettertype voor berichten wijzigen Aangeven hoe u moet worden gewaarschuwd voor nieuwe e mail Configuratie Antwoorden/Doorzendingen configureren Uw e mail beheren bij afwezigheid Een kleur toekennen aan de berichten van een contactpersoon Ongewenste e mail beheren Berichten beheren met behulp van de Wizard Regels Agenda: algemeen Wat is de Agenda? Naar de Agenda gaan De weergaven van de map Agenda Een andere datum weergeven Naar het vorige of volgende item gaan De huidige weergave AGENDA aanpassen Meerdere agenda s weergeven Een agenda als webpagina opslaan Een agenda als icalendar bestand opslaan Agenda: instellingen De werkweek en de werktijden bepalen De weergave van de Datumnavigator wijzigen Feestdagen beheren Een resource configureren Agenda items Een afspraak maken Een gebeurtenis maken Een bericht omzetten in een afspraak of een gebeurtenis Een Agenda item wijzigen Een item herhalen Een item doorsturen Terugkerende items verwijderen Reageren op een herinnering Voorwaarden stellen voor de opmaak van afspraken en vergaderingen Agenda items verwijderen Een item verplaatsen

4 Een extra agenda maken 103 Vergaderingen Een vergadering maken een vergadering toevoegen/verwijderen Een uitnodiging voor een vergadering beantwoorden Een vergadering beantwoorden en een nieuw tijdstip voorstellen Een vergadering verwijderen Groepsplanningen Wat is een groepsplanning? Een groepsplanning maken Een groepsplanning openen Een groepsplanning verwijderen Een vergadering organiseren vanuit een groepsplanning Een bericht aan een groepsplanning verzenden Agenda's afdrukken De agenda afdrukken Agenda items afdrukken De opmaakeigenschappen bepalen voor elke stijl De marges en de afdrukstand voor een afdrukstijl bepalen Kop en voetteksten voor een afdrukstijl bepalen Outlook vandaag Wat is de pagina Outlook Vandaag? Naar de pagina Outlook Vandaag gaan De pagina Outlook Vandaag aanpassen Contactpersonen Wat is de map Contactpersonen? Naar de map Contactpersonen gaan De weergaven van de map Contactpersonen Een contactpersoon maken Het elektronische visitekaartje bij een contactpersoon wijzigen Snel een contactpersoon zoeken Een contactpersoon oproepen Versneld nummerkiezen gebruiken Contactpersonen afdrukken De gegevens van een contactpersoon per e mail verzenden Een distributielijst maken Een distributielijst bewerken De verschillende adresboeken Leden toevoegen aan het Outlook adresboek Leden verwijderen uit het Outlook adresboek Het adresboek met mobiele telefoonnummers toevoegen

5 Taken Wat is een taak? Naar de map Taken gaan De weergaven van de map Taken Een taak maken Een terugkerende taak maken De voortgang van een taak volgen Een taak toewijzen aan derden Reageren op een taakverzoek Een taak maken van een bericht, een afspraak of een notitie Een bericht/contactpersoon toevoegen aan de takenlijst De opties bepalen voor het opvolgen van een taak Notities Wat is een Notitie? Naar de map Notities gaan De weergave van notities wijzigen Een notitie maken Een notitie maken vanuit een ander item Een notitie oproepen/bewerken Een notitie doorsturen aan een of meerdere anderen Het venster van de inhoud van notities wijzigen Notities aanpassen De weergave Pictogrammen aanpassen Itembeheer Wat is een item? Een item als persoonlijk markeren Items selecteren Direct zoeken gebruiken Geavanceerd zoeken Items naar een andere map verplaatsen Items naar een andere map kopiëren Items verwijderen Items sorteren Items groeperen Groepen met items uitvouwen/samenvouwen Items filteren Items afdrukken De pagina instelling voor het afdrukken bepalen Categorieën Een of meerdere categorieën aan een item toekennen De categorie Snelklikken toekennen/wijzigen De hoofdcategorieën van Outlook beheren Een zoekmap voor categorieën maken Items per categorie weergeven De items van een categorie filteren

6 Alle items van een categorie weergeven Een map op categorie indelen Archiveren Berichten handmatig archiveren Items van een map naar een gegevensbestand exporteren De archivering van berichten beheren Gearchiveerde items/een gegevensbestand importeren Een bestand met persoonlijke mappen (.pst) maken Het Postvak opruimen Groepen en snelkoppelingen Een groep toevoegen De naam van een groep wijzigen Een groep verwijderen De volgorde van een groep wijzigen Een snelkoppeling binnen een groep maken Een snelkoppeling verplaatsen De naam van een snelkoppeling wijzigen Een snelkoppeling verwijderen Weergave Een nieuwe weergave maken De velden van een weergave beheren Het lettertype wijzigen van een Tabelweergave Directe gegevensbewerking toestaan De Tabelweergave aanpassen Lege velden weergeven (Kaartweergave) Mappen Wat is een map? Een map maken Een zoekmap maken Een map verwijderen De naam van een map wijzigen Een Webpagina aan een map koppelen Een nieuw item maken in een openbare map Een bestand kopiëren naar een openbare map Een map delen Een map van een andere gebruiker openen U rechten voor een map kennen Algemene inlichtingen Titel, auteur

7 Werkomgeving - 1 -

8 Wat is Microsoft Outlook? Met Microsoft Outlook kunt u persoonlijke en zakelijke informatie, zoals e mail, afspraken, vergaderingen, contactpersonen, taken en bestanden beheren, en activiteiten bijhouden. Ook kunt u informatie met een groep delen, met behulp van e mail, groepsplanning, openbare mappen U kunt in een netwerk of op Internet contact maken met elkaar en informatie delen. Outlook 2007 opstarten/afsluiten Outlook opstarten Klik op de knop start op de taakbalk. Wijs het menu Alle programma s aan, kies de optie Microsoft Office en klik op de optie Microsoft Office Outlook U kunt ook rechtstreeks klikken op de optie E mail boven in het menu start. Als uw PC op een netwerk is aangesloten, kan het zijn dat u zich moet identificeren. Typ in dat geval uw Gebruikersnaam en uw (eventuele) Wachtwoord in de bijbehorende velden, en bevestig dit met de OK knop. Er kan een venster verschijnen waarin u wordt gevraagd een onderdeel te downloaden en te installeren waarmee u de functie Direct zoeken kunt gebruiken. Als u dit bericht niet meer wilt zien na het openen van Outlook, vinkt u de optie Dit bericht niet meer weergeven aan. Klik op de knop Ja of op de knop Nee als u het onderdeel voor het gebruik van de functie Direct zoeken al of niet wilt installeren. Meer informatie over de installatie van dit onderdeel vindt u onder de kop Een item zoeken in het hoofdstuk Items beheren

9 Afhankelijk van de ingeschakelde weergavenopties op uw PC, kan het scherm na het opstarten van Outlook enigszins afwijken van bovenstaand scherm.. Op de titelbalk (a) staat links het pictogram van het menu Systeem van Outlook ( ) gevolgd door de naam van de geselecteerde map (Postvak IN, Agenda ) en de naam van de toepassing (Microsoft Outlook). Rechts staat de knop Minimaliseren ( de knop Verkleinen ( ) waarmee u het venster klein kunt maken terwijl de toepassing actief blijft; met ) wordt het venster kleiner zodat het slechts een deel van het scherm beslaat: in dat geval verdwijnt de knop Verkleinen en verschijnt de knop Vergroten ( knop Sluiten ( ) sluit u de toepassing af. De menubalk (b) bevat de naam van de verschillende menu s van Outlook. ) waarmee u weer een volledig scherm krijgt; met de De Standaard (c) werkbalk bevat functies voor het uitvoeren van bepaalde veelgebruikte opdrachten van het programma. De inhoud van deze werkbalk verandert aan de hand van de huidige map (Postvak IN, Agenda, Contactpersonen ). Met de opdracht Beeld Werkbalken Standaard kunt u de inhoud verbergen of weergeven. In het Navigatiedeelvenster (d) staan in het onderste gedeelte knoppen waarmee u naar de verschillende mappen van Outlook kunt gaan. Het bovenste deel is onderverdeeld in twee groepen, waarvan de inhoud varieert al naargelang de actieve map. Het venster van de actieve map (e) geeft de items ervan weer. In het Leesvenster (f) kunt u een item, met name een bericht, lezen zonder dit te openen. Om dit deelvenster weer te geven of te verbergen, gebruikt u de opdracht Beeld Leesvenster. Dit deelvenster wordt alleen standaard weergegeven bij sommige e mailmappen. De takenbalk (g) geeft de komende taken en afspraken weer. U ziet standaard een verkleinde versie van deze takenbalk. Om de takenbalk open te vouwen, klikt u op de knop ; om de takenbalk weer dicht te vouwen klikt u op de knop. De statusbalk (h) bevat informatie over de huidige weergave. Met de opdracht Beeld Statusbalk kunt u deze verbergen of weergeven.» Het is mogelijk dat uw Windows bureaublad een snelkoppeling bevat. In dat geval dubbelklikt u op het pictogram om Outlook te starten.» Twee andere werkbalken kunnen worden weergegeven met de opdracht Beeld Werkbalken : dit zijn de werkbalken Geavanceerd en Web

10 Outlook afsluiten Om Outlook af te sluiten gebruikt u de opdracht Bestand Afsluiten of klikt u op de knop van het Outlookvenster, of typt u Alt F4. Het navigatiedeelvenster Het navigatiedeelvenster minimaliseren/uitvouwen Om het navigatiedeelvenster te minimaliseren, gebruikt u een van de volgende methodes: - Klik op de knop in de rechterbovenhoek van het navigatiedeelvenster. - Gebruik de opdracht Beeld Navigatiedeelvenster Geminimaliseerd. - Wijs de rechterrand van het navigatiedeelvenster aan en dubbelklik als de muisaanwijzer verandert in. Om het navigatiedeelvenster uit te vouwen, gebruikt u een van de volgende methodes: - Klik op de knop in het bovenste deel van het navigatiedeelvenster. - Gebruik de opdracht Beeld Navigatiedeelvenster Normaal. - Wijs de rechterrand van het geminimaliseerde navigatiedeelvenster aan en dubbelklik als de muisaanwijzer verandert in. Om de mappenlijst weer te geven als het navigatiedeelvenster is geminimaliseerd, klikt u op de knop Navigatiedeelvenster

11 Vervolgens hoeft u alleen maar op de naam van de map te klikken waarvan u de inhoud wilt weergeven. Als u de map heeft geselecteerd, wordt het navigatiedeelvenster weer geminimaliseerd. Voor de meeste mappen wordt het bovenste deel van het navigatiedeelvenster in twee groepen onderverdeeld (voor de map Berichten zie u bijvoorbeeld de groepen Favoriete mappen en E mailmappen). Om de inhoud van een groep te verbergen, klikt u op de knop naam van de groep; als u op de knop klikt, wordt de inhoud van de groep opnieuw weergegeven. rechts van de Om het navigatiedeelvenster te verbergen, gebruikt u de opdracht Beeld Navigatiedeelvenster Uit of gebruikt u een of twee keer de sneltoets Alt F1 als het navigatiedeelvenster geminimaliseerd is of is uitgevouwen; met de sneltoets Alt F1 wordt het deelvenster opnieuw weergegeven.» Als u Outlook opent, verschijnt het navigatiedeelvenster zoals het was bij het afsluiten van de toepassing (geminimaliseerd of normaal). Het navigatiedeelvenster gebruiken Zorg dat het navigatiedeelvenster weergegeven en uitgevouwen is (zie hierboven). In het onderste deel staan standaard vier grote knoppen en drie kleine knoppen. Om tussen de deelvensters te navigeren gebruikt u de knoppen of pictogrammen in het onderste deel van het navigatiedeelvenster : de inhoud van het navigatiedeelvenster varieert al naar gelang de knop waarop u klikt. Met sommige knoppen kunt u de inhoud van een map rechtstreeks weergeven (Agenda, Contactpersonen, Taken, Notities en Logboek), terwijl u voor andere mappen moet klikken op de naam van de map die in het bovenste deel van het deelvenster moet worden weergegeven. Dit geldt voor de knop E mail die de lijst van alle mappen met e mail weergeeft, of voor de knop Snelkoppelingen waarmee de lijst van snelkoppelingen wordt weergegeven, die u eventueel heeft gemaakt. Afhankelijk van de grootte van het onderste deel van het deelvenster, kan het aantal grote of kleine knoppen wijzigen. Als u het veld namelijk groter maakt, veranderen de kleine knoppen in grote knoppen, en als u het veld kleiner maakt, veranderen de grote knoppen weer in kleine - 5 -

12 knoppen (zie volgende onderdeel). Als u een kleine knop aanwijst, verschijnt de betekenis van deze knop in een infoscherm. Met het navigatiedeelvenster kunt u de volgende mappen weergeven: Outlook Vandaag: bevat een dagoverzicht : uw agenda, de takenlijst of de status van uw berichten. Deze map wordt weergegeven als u klikt op de Brievenbus in de lijst van alle mappen E mail. Postvak IN: bevat de berichten die u heeft ontvangen. Postvak UIT: bevat de lijst van berichten die wachten op verzending. Concepten: hier kunt u de opgeslagen berichten bewaren (deze berichten kunnen worden gewijzigd en kunnen later worden verzonden). Ongewenste e mail: bevat berichten die door de filter voor ongewenste e mail zijn gedetecteerd. Verzonden items: hier worden berichten opgeslagen die zijn verzonden. Dit gebeurt uitsluitend als de optie Kopie van berichten opslaan in map Verzonden items van het dialoogvenster E mailopties actief is (Extra Opties tab Voorkeuren knop E mailopties). Verwijderde items: bevat alle items die u heeft verwijderd in de andere mappen. RSS kanalen: bevat de items van RSS kanalen (zie hoofdstuk RSS kanalen). Agenda (Ctrl 2): bevat uw afspraken, gebeurtenissen, geplande vergaderingen. Contactpersonen (Ctrl 3):bevat de lijst met namen en adressen van personen met wie u wilt communiceren. Taken (Ctrl 4): bevat alle taken die u wilt bijhouden totdat deze zijn uitgevoerd. Notities (Ctrl 5): bevat de lijst met notities die u voor uzelf of voor anderen heeft gemaakt. Logboek (Ctrl 8): bevat de logboekitems die een agenda van uw activiteiten voorstellen (berichten, vergadering, Microsoft Office documenten ).» Om tussen de deelvensters te navigeren kunt u ook de opties van het menu Ga naar gebruiken. Met de knoppen en van de werkbalk Geavanceerd kunt de inhoud van de eerder getoonde map weergeven. Het uiterlijk van het navigatiedeelvenster aanpassen Om knoppen in het onderste deel van het navigatiedeelvenster toe te voegen of te verwijderen, klikt u op de knop Knoppen configureren rechts onder in het deelvenster, en wijst u de optie Meer knoppen weergeven of Minder knoppen weergeven aan. De knoppen die aan het navigatiedeelvenster zijn toegevoegd, verschijnen tegen een oranje achtergrond. Klik op de knop voor meer of minder knoppen. Om de volgorde van weergave van de knoppen te wijzigen, klikt u op de knop Knoppen configureren en vervolgens op de optie Opties van het navigatiedeelvenster. Selecteer vervolgens voor elke knop waarvan u de volgorde wilt wijzigen, deze knop en klik dan op de knop Omhoog of Omlaag. Sluit af door op de OK knop te drukken. Met de knop Beginwaarden van het dialoogvenster Opties voor navigatiedeelvenster kunt u terugkeren naar de standaardindeling van de knoppen. Om meer grote knoppen weer te geven, klikt u op de knop en vervolgens op de optie Meer knoppen weergeven. Om meer kleine knoppen weer te geven, klikt u op de knop en vervolgens op de optie Minder knoppen weergeven. Om de grootte van het veld voor weergave van de knoppen te wijzigen, wijst u de horizontale lijn aan boven in dit veld. Zodra de - 6 -

13 muisaanwijzer verandert in een pijl met twee punten, schuift u de balk naar boven om het veld te vergroten, of naar beneden om het veld te verkleinen. Als u het veld namelijk groter maakt, veranderen de kleine knoppen in grote knoppen, en als u het veld kleiner maakt, veranderen de grote knoppen weer in kleine knoppen. U kunt ook het aantal grote of kleine knoppen wijzigen met behulp van de opties Meer knoppen weergeven of Minder knoppen weergeven die zichtbaar worden als u op de knop klikt. In het bovenste deel van het navigatiedeelvenster wordt standaard de groep Huidige weergave weergegeven voor sommige mappen, en wordt deze verborgen voor andere mappen. Om de groep Huidige weergave te verbergen of weer te geven, gebruikt u de opdracht Beeld Navigatiedeelvenster Deelvenster met huidige weergave. Er verschijnt een vinkje links van de optie Deelvenster met huidige weergave als de bijbehorende groep zichtbaar is in het navigatiedeelvenster. Om de breedte van het navigatiedeelvenster aan te passen, wijst u de rechterrand aan en, zodra de muisaanwijzer verandert in een pijl met twee punten, schuift u de balk naar rechts om het venster te vergroten, of naar links om het venster te verkleinen.» De groep Favoriete mappen wordt standaard weergegeven in de map . Als u dit niet wilt, gebruik dan de opdracht Beeld Navigatiedeelvenster Favoriete mappen. De takenbalk U ziet standaard een verkleinde versie van de takenbalk rechts van het Outlookvenster. Om de takenbalk uit te vouwen, gebruikt u een van de volgende methodes: Klik op de knop boven in de takenbalk. Gebruik de opdracht Gebruik de opdracht Beeld Takenbalk Normaal. Wijs de rechterrand van de geminimaliseerde takenbalk aan en dubbelklik als de muisaanwijzer verandert in. De takenbalk geeft standaard de kalender aan van de huidige maand, en de komende afspraken en taken

14 Om de takenbalk te minimaliseren, gebruikt u een van de volgende methodes: Klik op de knop rechtsboven in de takenbalk. Gebruik de opdracht Beeld Takenbalk Geminimaliseerd. Wijs de rechterrand van de takenbalk aan en dubbelklik als de muisaanwijzer verandert in. Om de takenbalk te verbergen, gebruikt u de opdracht Beeld Takenbalk Uit of gebruikt u een of twee keer de sneltoets Alt F2 bij een geminimaliseerde of uitgevouwen takenbalk; met de sneltoets Alt F2 kunt u de takenbalk ook weer opnieuw weergeven. Om de breedte van de takenbalk aan te passen, wijst u de linkerrand aan en, zodra de muisaanwijzer verandert in een pijl met twee punten, schuift u de balk naar links om de takenbalk te vergroten, of naar rechts om de takenbalk venster te verkleinen. Om de inhoud te wijzigen die in de takenbalk moet worden weergegeven, gebruikt u de opdracht Beeld Takenbalk en plaatst u een vinkje (of haalt u het weg) bij de opties Datumnavigator, Afspraken en/of Taakoverzicht al naar gelang de inhoud die moet worden weergegeven. Deze drie opties zijn standaard aangevinkt. Om de opties van de takenbalk te wijzigen, gebruikt u de opdracht Beeld Takenbalk en klikt u op de optie Opties

15 Om het aantal verticaal weer te geven maanden in de datumnavigator van de takenbalk te wijzigen, typt u een waarde tussen 0 en 9 in het veld bij de optie Aantal maandrijen; standaard is slechts één maand zichtbaar in de datumnavigator van de takenbalk. Om het aantal weer te geven afspraken in de takenbalk te wijzigen, typt u een waarde tussen 0 en 25 in het veld bij de optie Aantal afspraken; standaard zijn 3 afspraken zichtbaar in de takenbalk. Vink de desbetreffende optie voor Takenlijst weergeven aan als u de takenlijst op de takenbalk wilt weergeven. Klik op de knop OK.» Met het dialoogvenster Takenbalkopties (Beeld Takenbalk Opties) kunt u ook kiezen welke inhoud moet worden weergegeven in de takenbalk, door vinkjes te plaatsen of weg te halen bij de bijbehorende opties.» Als u Outlook opent, verschijnt de takenbalk zoals deze was bij het afsluiten van de toepassing (geminimaliseerd of normaal). U kunt ook meer maanden horizontaal op de takenbalk weergeven door de linkerrand van de takenbalk te verschuiven voor een grotere takenbalk; als de takenbalk de maximale grootte heeft, kunt u drie maanden naast elkaar weergeven. Het leesvenster In het leesvenster kunt u een item, met name een bericht, lezen zonder dit te openen. Dit deelvenster wordt alleen standaard weergegeven bij sommige e mailmappen. Om het Leesvenster weer te geven, opent u het menu Beeld, wijst u de optie Leesvenster aan en klikt u vervolgens op de optie Rechts of Onder al naar gelang de plaats waar u het leesvenster wilt weergeven

16 In bovenstaand scherm staat het leesvenster rechts. Om de grootte van het leesvenster aan te passen, wijst u, afhankelijk van de plaats van het leesvenster, de linker of de bovenrand van het venster aan en, zodra de muisaanwijzer verandert in een pijl met twee punten, schuift u de rand naar links of rechts, of naar boven of naar beneden. Berichtkopinformatie verbergen: als u deze informatie wilt verbergen in het bovenste deel van het leesvenster, vink dan de bijbehorende optie aan in het dialoogvenster Overige instellingen (Beeld Rangschikken op Aangepast knop Overige instellingen veld Leesvenster). Om het leesvenster te verbergen, gebruikt u de opdracht Beeld Leesvenster Uit. Het lint gebruiken/beheren Er staat nu een lint in de vensters waarmee u een item (bericht, afspraak, contactpersoon ) kunt maken. Het lint bevat de meeste opdrachten die gekoppeld zijn aan het gemaakte item, en het lint vervangt de menu s en de taakbalken van vorige versies van Outlook. Om de inhoud van een tab weer te geven, klikt u op de bijbehorende tab: de achtergrond van de actieve tab is in een lichtere kleur blauw dan die van de andere tabs. Elke tab is onderverdeeld in verschillende groepen. Bij een venster waarin u een bericht kunt maken, ziet u onder de tab Tekst opmaken de opdrachten voor de opmaak van de tekst van het

17 bericht, die zijn onderverdeeld in zes groepen: Klembord, Lettertype, Alinea, Stijlen, In /Uitzoomen en Bewerken. Voor de beschrijving van een opdracht, gaat u met de muisaanwijzer naar het pictogram of de knop waarvan u een beschrijving wilt weergeven. De uitleg over de aangewezen opdracht verschijnt standaard in een scherminfo. Meer informatie over scherminfo vindt u onder het volgende kopje. Om de scherminfo te laten verdwijnen, verplaatst u de muis buiten het lint. Om het lint te verkleinen zodat u meer ruimte krijgt in het scherm, dubbelklikt u op een tab of gebruikt u sneltoets Ctrl F1 ; u kunt ook klikken op de knop rechts op de werkbalk Snelle toegang en vervolgens op de optie Lint minimaliseren. Nu zijn alleen de tabs zichtbaar op het scherm. Door dubbel te klikken op een tab (of Ctrl F1) kunt u het lint weer blijvend laten weergeven. Voor het weergeven van het dialoogvenster of het Office taakvenster bij een groep, klikt u op de knop dialoogvenster) rechtsonder in de desbetreffende groep opdrachten. (genaamd Startpictogram voor een Voor het activeren van een opdracht met behulp van het toetsenbord, drukt u op de toets Alt: nu zijn de sneltoetsen van de tabs zichtbaar onder elke tab. Druk op de sneltoets die hoort bij de te activeren tab. Een sneltoets is gekoppeld aan elke opdracht van de actieve tab. Gebruik de voorgestelde sneltoetsen om de gewenste opdracht uit te voeren. De sneltoetsen worden automatisch verborgen na de uitvoering van een opdracht. Als uiteindelijk geen enkele opdracht moet worden uitgevoerd, drukt u op de toets Alt om de sneltoetsen te verbergen.» Op basis van de resolutie van uw scherm kunnen de opties van het lint op verschillende manieren worden weergegeven. De opties van een groep kunnen bijvoorbeeld in een knop zijn gegroepeerd of de beschrijving van een knop kan niet zichtbaar zijn. Scherminfo weergeven/verbergen Als u de muisaanwijzer bij een opdracht op het lint plaatst, verschijnt standaard een beschrijving van de opdracht in een venster genaamd scherminfo. U kunt ervoor kiezen deze scherminfo niet te laten weergeven of alleen de naam van de opdracht, zonder beschrijving, te laten weergeven

18 Vanuit een venster voor het maken van een item, klikt u op de Microsoft Office knop en klikt u vervolgens op de knop Editoropties. Selecteer de categorie Populair links van het dialoogvenster. Open de lijst Stijl voor scherminfo en klik vervolgens op één van de volgende opties: Beschrijvingen van functies in scherminfo weergeven: Deze optie activeert de geavanceerde scherminfo: de naam van de aangewezen opdracht, met beschrijving, wordt weergegeven in de scherminfo; als er een sneltoets is voor de aangewezen opdracht, verschijnt deze tussen haakjes rechts van de naam van de opdracht. Geen beschrijvingen van functies in scherminfo weergeven: Deze optie deactiveert de geavanceerde scherminfo: alleen de naam van de aangewezen opdracht en de sneltoets, indien aanwezig, worden weergegeven in de scherminfo. Geen scherminfo: Deze optie deactiveert de scherminfo. Klik op de knop OK.» Als u ervoor heeft gekozen om de geavanceerde scherminfo te activeren wanneer u bepaalde opdrachten met de muis aanwijst, ziet u de tekst Druk op F1 voor hulp. In dat geval hoeft u alleen maar op knop F1 te drukken om de helpfunctie te openen die bij de aangewezen opdracht hoort. De weergave van een map bewerken Wat is een weergave? Met Beeld kunt u de informatie in elke map op verschillende manieren en in verschillende formaten weergeven. Elke map heeft zijn eigen standaard weergave. Deze verschillende weergaventypen kunnen in vijf groepen worden onderverdeeld: Tabel: geeft de items in een tabel weer. U vindt dit weergaventype in alle mappen. Standaard worden de e mailmappen en de Takenmap weergegeven in een Tabel. Dag/week/maand: deze is standaard beschikbaar in de map Agenda. Kaart: u vindt deze voornamelijk in de map Contactpersonen. Pictogram: deze is standaard beschikbaar in de map Notitie. Tijdlijn: toont de gegevens langs een tijdlijn. De map Logboek geeft standaard een weergave van het type Tijdlijn. De weergave van een map wijzigen Met weergaven kunt u de items in de mappen op verschillende manieren weergeven. Activeer de map waarvan u de weergave wilt wijzigen. Gebruik de opdracht Beeld Huidige weergave of open de lijst bij de knop Huidige weergave op de werkbalk Geavanceerd. Klik op de optie bij de te activeren weergave. Voor sommige mappen (Contactpersonen, Taken, Notities of Logboek) kunt u de bijbehorende optie direct activeren in de groep Huidige weergave van het Navigatiedeelvenster. De beschikbare weergaventypen zijn afhankelijk van de huidige map.» U kunt de standaard weergave aanpassen (zie hoofdstuk Beeld).» Om de weergaveopties in het navigatiedeelvenster weer te geven of te verbergen, plaats u al of geen vinkje bij de optie Deelvenster met huidige weergave van het menu Beeld Navigatiedeelvenster

19 U kunt de weergave ook wijzigen door te klikken op de link Weergaven gebruiken in het venster Indelen (Extra Indelen). De indeling van een mapinhoud bewerken Een indeling is een ingebouwde combinatie van een groepering en een sorteervolgorde. Outlook bevat standaard dertien indelingen, die beschikbaar zijn voor het weergavetype Tabel. Activeer de map waarvan u de indeling wilt wijzigen ; wij herinneren u eraan dat deze map het weergavetype Tabel moet hebben (zoals bijvoorbeeld de e mailmappen of de map Taken). Voor sommige indelingen kunnen de items alleen worden gegroepeerd als de optie Weergeven in groepen is geactiveerd. Gebruik dus de opdracht Beeld Rangschikken op en zorg dat er een vinkje staat links van de optie Weergeven in groepen. Klik op het menu Beeld en wijs de optie Rangschikken op aan. Klik op de optie bij de gewenste indeling voor de huidige map: Datum: Groepeert en sorteert de items op datum. Discussie: Groepeert de items per discussie en sorteert deze op datum. Van: Groepeert de items per afzender en sorteert deze op datum. Aan: Groepeert de items op basis van de naam van de ontvanger(s) op de regel Aan en sorteert deze vervolgens op datum. Categorieën: Groepeert de berichten per categorie en sorteert deze op datum. Markering: Begindatum: Groepeert de items met een markering, en sorteert deze in oplopende volgorde van begindatum. Markering: Einddatum: Groepeert de items met een markering, en sorteert deze in oplopende volgorde van einddatum. Grootte: Groepeert de items op verschillende groottes (Enorm, Groot, Gemiddeld, Klein, ) en sorteert deze op grootte. Onderwerp: Groepeert de items per onderwerp en sorteert deze op datum. Type: Groepeert de items op type (e mails, uitnodiging voor vergadering, taakverzoek ) en sorteert deze op datum. Map: Groepeert de berichten op alfabetische volgorde van mapnamen en sorteert deze op datum van ontvangst. Deze indeling is alleen beschikbaar in zoekmappen. Bijlagen: Groepeert de items in de groepen Met bijlagen en Geen bijlage en sorteert deze op datum. E mailaccount: Groepeert de items per e mailaccount en sorteert deze op datum. Urgentie: Groepeert de berichten op urgentie (laag, normaal of hoog) en sorteert deze op datum. Om een nieuwe indeling voor een map toe te passen, kunt u ook klikken op de kolomkop Gerangschikt op: naam van de indeling en vervolgens op de optie bij de indeling van uw keuze. De mappenlijst weergeven In de mappenlijst ziet u de mappen van Outlook in een boomstructuur; via deze lijst heeft u ook toegang tot de openbare mappen. Om de mappenlijst in het navigatiedeelvenster weer te geven, klikt u op de knop Mappenlijst onder in het navigatiedeelvenster, of gebruikt u de opdracht Ga naar Mappenlijst of de sneltoets Ctrl

20 Outlook geeft een lijst van alle mappen. Mappen waar de knop voor staat, zijn mappen die submappen bevatten. Als een map wordt gevolgd door een getal tussen blauwe haakjes, geeft dit getal het aantal ongelezen items in deze map aan. Klik eventueel op de knop vóór een map om de mappen te zien in deze map. Klik op de naam van de map waarvan u de inhoud wilt weergeven. Een map toevoegen aan of verwijderen uit het deelvenster Favoriete mappen Als u het deelvenster E mail in het navigatiedeelvenster weergeeft, ziet u de lijst van Favoriete mappen in het bovenste deel van het venster. U kunt andere mappen aan deze lijst toevoegen. De lijst bevat standaard drie mappen, zodat deze snel een eenvoudig toegankelijk zijn. Alleen mappen met e mailberichten kunnen worden toegevoegd aan de Favoriete mappen. Geef het deelvenster E mail weer in het navigatiedeelvenster. Als de groep Favoriete mappen niet zichtbaar is in het bovenste deel van het deelvenster E mail, geef dit dan weer met behulp van de opdracht Beeld Navigatiedeelvenster Favoriete mappen. Om een map toe te voegen aan het deelvenster Favoriete mappen, klikt u in het deelvenster E mailmappen met de rechtermuisknop op de e mailmap die u wilt toevoegen aan de lijst van Favoriete mappen en klikt u vervolgens op de optie Toevoegen aan Favoriete mappen. Er verschijnt nu een snelkoppeling naar de oorspronkelijke map in het deelvenster Favoriete mappen. Om de plaats van een map in de lijst Favoriete mappen te wijzigen, klikt u met de rechtermuisknop op de desbetreffende map en klikt u vervolgens op de optie Omhoog verplaatsen in de lijst of Omlaag verplaatsen in de lijst. U kunt ook de desbetreffende map selecteren en deze verschuiven naar de gewenste positie in de lijst met Favoriete mappen. Om een map uit de lijst met Favoriete mappen te verwijderen, klikt u met de rechtermuisknop op de desbetreffende map en klikt u vervolgens op de optie Verwijderen uit Favoriete mappen. Alleen de snelkoppeling wordt verwijderd, de oorspronkelijk map maakt nog steeds deel uit van de lijst met e mailmappen. Om een map toe te voegen aan de lijst met Favoriete mappen kunt u deze ook verschuiven naar de gewenste positie in de lijst met Favoriete mappen

21 Help

22 Zoeken op basis van sleutelwoorden Klik op de knop Microsoft Office Outlook Help op de Standaard werkbalk of druk op de toets F1. Het helpvenster verschijnt op het scherm. Voer het sleutelwoord of de sleutelwoorden in het invoerveld links van de knop Zoeken in, en klik hierop. Als u reeds heeft gezocht op deze sleutelwoorden, kunt u ook de vervolgkeuzelijst openen en deze sleutelwoorden selecteren. De titel van de rubrieken die bij het gezochte thema horen, wordt in het helpvenster weergegeven. Als uw internetverbinding is geactiveerd, wordt gezocht op de website Microsoft Office Online, u maakt dan gebruik van een volledigere helpfunctie die regelmatig wordt bijgewerkt. Als u bent verbonden met Office Online, ziet u de bijbehorende beschrijving linksonder in het helpvenster. Zo niet, dan verschijnt de tekst Geen verbinding. Het aantal gevonden rubrieken is zichtbaar boven in het resultaatvenster, boven de eerste rubriek. Als er veel rubrieken zijn gevonden, worden deze verdeeld over meerdere pagina s. Blader door de helppagina s met behulp van de knoppen en om de pagina weer te geven met de rubriek waarvoor u hulp nodig heeft. Klik vervolgens op de bijbehorende link in de weer te geven helprubriek. De helptekst verschijnt in het venster:

23 Als de rubriek meerdere titels bevat, zijn de bijbehorende links zichtbaar in het bovenste deel van het venster. Door op een link te klikken komt u bij de bijbehorende titel, zodat u niet door het hele venster hoeft te bladeren. Het is mogelijk dat andere rubrieken aan de actieve rubriek zijn gekoppeld. In dat geval vindt u de bijbehorende links in het kader Zie ook onder aan de pagina. Om eerder weergegeven helpteksten terug te vinden, gebruikt u de knoppen Vorige of Volgende. Om de weergegeven helprubriek af te drukken klikt u op de knop Afdrukken en klikt u op de knop Afdrukken., selecteert u de afdrukopties in het dialoogvenster Afdrukken Om het helpvenster te sluiten, klikt u op de knop Sluiten.» Onder elke link van gevonden helprubrieken ziet u een grijs afgebeelde link die behoort bij de onderverdeling van de categorieën van de helprubriek. Op het volgende scherm, wordt de rubriek berichten maken gerangschikt in de subcategorie Berichten maken van de categorie .» U kunt op de link Berichten maken klikken om naar de helprubrieken van deze categorie te gaan

24 » Om over te schakelen van de online help naar de help zonder verbinding, klikt u op de statusknop van de verbinding (Verbonden met Office Online of Geen verbinding) rechtsonder in het venster, en activeert u vervolgens één van de twee opties: Een inhoud weergeven vanuit Office Online of Een inhoud weergeven uitsluitend van deze computer. De status van de gekozen verbinding ziet u wanneer u het volgende helpvenster opent.» De zoekresultaten bevatten standaard ook de koppelingen naar modellen, trainingen Om het aantal resultaten in de helprubrieken te beperken, opent u de lijst bij de knop Zoeken en klikt u op de optie Help voor Outlook; om alleen de sjablonen of trainingen weer te geven die verband houden met de ingevoerde sleutelwoorden, kiest u de optie Outlook sjablonen of Outlook Training.» Om te zoeken op basis van sleutelwoorden, kunt u ook klikken in het invoerveld rechts op de menubalk en vervolgens een vraag of een sleutelwoord intypen. Druk vervolgens op de Enter toets om het zoeken te starten. Help zoeken vanuit de inhoudsopgave met helpfuncties Klik op de knop Microsoft Office Outlook Help op de Standaard werkbalk of druk op de toets F1. Het helpvenster wordt op het scherm weergegeven met de homepage. Klik op de knop Inhoudsopgave weergeven op de werkbalk van het helpvenster. De inhoudsopgave verschijnt in een deelvenster links van het helpvenster. U kunt zien dat de koppelingen in de homepage van help identiek zijn aan die in de inhoudsopgave : een zoekopdracht vanuit de homepage geeft een resultaat dat identiek is aan dat van een zoekactie vanuit de inhoudsopgave. Het is echter interessanter om te zoeken vanuit de inhoudsopgave omdat deze rubrieken op het scherm blijven weergegeven. Als uw Internetverbinding actief is, downloadt Outlook de informatie van de website Microsoft Office Online. Als uw Internetverbinding is verbroken, kan het zijn dat u moet klikken op de koppeling Niet verbonden. Klik hier om een inhoud weer te geven boven in het venster om toegang te krijgen tot de verschillende helpcategorieën. Let op : de helpcategorieën worden weergegeven door een open boek als dit niet het geval is. De helprubrieken in een categorie worden weergegeven door het symbool. als de onderverdeling is uitgevouwen, en door een gesloten boek Om de onderverdeling van een categorie uit te vouwen klikt u op het pictogram op het pictogram.. Om de onderverdeling van een categorie te sluiten klikt u Om de gezochte helprubriek weer te geven klikt u op het bijbehorende symbool. Gebruik het helpvenster net als bij een zoekactie op basis van sleutelwoorden (zie voorgaande hoofdstuk)

25 Als u het taakvenster Inhoudsopgave wilt verbergen, klikt u op de knop Inhoudsopgave verbergen. Nadat u de aangeboden helptekst heeft doorgelezen kunt u op de knop klikken om het helpvenster te sluiten.» Om de homepage opnieuw in het helpvenster weer te geven, klikt u op de knop Home op de werkbalk. Het helpvenster beheren Open het helpvenster door op de knop te klikken. Om het helpvenster blijvend boven het Outlookvenster weer te geven, klikt u op de knop : de knop is voortaan zichtbaar en met slechts één klik op de knop verbergt u het helpvenster. Om deze optie te deactiveren, klikt u op de knop : de knop is voortaan zichtbaar. Als het helpvenster is geopend maar door het Outlookvenster wordt verborgen, klikt u op de bijbehorende knop op de taakbalk om dit venster te laten verschijnen. Om de omvang van de tekstweergave van het helpvenster te wijzigen, klikt u op de knop de gewenste tekengrootte; standaard wordt de optie Gemiddeld geselecteerd. en klikt u vervolgens op de optie behorende bij Om de helpfunctie bij te werken als uw Internetverbinding is geactiveerd, klikt u op de knop ; met de knop stopt u het openen van een pagina. Om knoppen toe te voegen aan of te verwijderen van de werkbalk, klikt u op de knop rechtsboven in het helpvenster en plaatst u de muisaanwijzer bij de optie Knoppen toevoegen/verwijderen. Kruis vervolgens de opties aan die bij de toe te voegen knoppen horen en haal het kruisje weg bij de knoppen die verwijderd moeten worden; met de optie Beginwaarden werkbalk krijgt u de oorspronkelijke werkbalk weer terug. Online Diensten (Office Online) van Microsoft ontdekken Zorg dat uw Internetverbinding actief is. Open het helpvenster en klik op één van de koppelingen onder de optie Ook op Office Online onder in de homepage. Het venster van uw standaardbrowser (bijv. Microsoft Internet Explorer) wordt geopend en geeft de website Microsoft Office Online weer. Om naar de homepage van Microsoft Office Online te gaan, klikt u op de tab Home

26 De inhoud van deze website kan uiteraard variëren op basis van de door Microsoft aangebrachte wijzigingen. Vanaf deze website kunt u technische ondersteuning krijgen, downloaden (sjablonen, clipart..) interactieve trainingen volgen voor de Microsoft toepassing van uw keuze. U kunt ook naar de website van Microsoft Office Online gaan met behulp van de opdracht? - Microsoft Office Online vanuit het hoofdvenster van Outlook

27 Berichten verzenden

28 Wat is een e mailprogramma? Een e mailprogramma is bedoeld voor het verzenden en ontvangen van elektronische post. Er zijn vier mappen die berichten kunnen bevatten : de mappen Postvak IN, Concepten, Postvak UIT, Ongewenste e mail, Verzonden items en Verwijderde items. Om naar een van deze mappen te gaan, gebruikt u het menu Ga naar E mail of Ctrl 1 en klikt u vervolgens op de knop bij de te selecteren map in het Navigatiedeelvenster. Outlook maakt uitsluitend gebruik van Word voor het opstellen van e mailberichten, zodat de toepassing Word wordt opgestart zodra een bericht wordt gemaakt of wordt bewerkt. U kunt dus alle Word functies voor de opmaak gebruiken om uw bericht te maken en te bewerken. De weergave van een e mailmap bewerken Activeer de e mailmap waarvan u de weergave wilt wijzigen. Beeld Huidige weergave Klik op de optie bij de te activeren weergave: Berichten: Om de berichtenlijst weer te geven. Berichten met AutoVoorbeeld: Om de berichten in een lijst te zien, waarin de eerste drie regels van de tekst van het bericht worden weergegeven. Afgelopen zeven dagen: Om de berichten te zien die de afgelopen zeven dagen zijn ontvangen. Ongelezen berichten in deze map: Om de berichten in een lijst te zien, waarin alleen de berichten staan die zijn gemarkeerd als ongelezen. Verzonden aan: Om de berichten in een lijst te zien, met de naam van de ontvangers van het bericht en niet de namen van de afzenders. Tijdlijn berichten: Om de berichten te zien in de vorm van pictogrammen in chronologische volgorde, op verzenddatum.» Voor een snellere toegankelijkheid, kunnen de weergavenopties worden weergeven in het navigatiedeelvenster. Vink hiervoor de optie Deelvenster met huidige weergave aan in het menu Beeld Navigatiedeelvenster: het deelvenster Huidige weergave wordt weergegeven aan het einde van uw lijst met mappen. Gebruik de verticale schuifbalk van het navigatiedeelvenster om de weergavenopties weer te geven. Om een voorbeeld van de berichten weer te geven, kunt u de optie AutoVoorbeeld van het menu Beeld activeren. Een bericht maken en verzenden U kunt een nieuw bericht maken met behulp van verschillende technieken: Bestand Nieuw Bericht of Ctrl N Acties Nieuw e mailbericht Selecteer een e mailmap (Postvak IN, Verzonden items ) en klik op de knop op de werkbalk Standaard. Gebruik de sneltoets Ctrl Shift M vanuit een map van Outlook. Het e mailvenster verschijnt op het scherm. Geef de geadresseerde(n) van het bericht aan met behulp van een van onderstaande methodes: Typ in het veld Aan het adres van de ontvanger van het bericht. Als het gaat om meerdere ontvangers, plaats dan een puntkomma tussen hun namen

29 Als u de eerste letter intypt van een adres van een ontvanger waarvoor meerdere adressen bestaan, geeft Outlook automatisch een lijst weer met de ontvangers die voldoen aan het ingetypte adres. Klik op de knop om de namen van de ontvangers te selecteren vanuit een adresboek waarin u de adressen reeds heeft gemaakt. Het dialoogvenster Namen selecteren verschijnt, waarin u de adressen van de ontvangers kunt zien. Als u de beschikking heeft over meerdere adresboeken, open dan de lijst Adresboek en selecteer het te gebruiken adresboek. Het adresboek Contactpersonen bevat de lijst van alle gemaakte contactpersonen (zie Contactpersonen Een contactpersoon maken). Activeer indien nodig de optie Alleen naam. Voor elke toe te voegen ontvanger, selecteert u de Naam in de lijst en klikt u vervolgens op de knop of dubbelklikt u op de desbetreffende naam; om meerdere ontvangers tegelijkertijd te selecteren, houdt u de Shift toets ingedrukt om een reeks opeenvolgende namen te selecteren en/of de Ctrl toets om namen te selecteren die niet onder elkaar staan. Vanuit dit dialoogvenster kunt u ook een distributielijst kiezen (zie Contactpersonen Een distributielijst maken). Om snel een naam in de lijst te vinden, typt u de eerste letter(s) van de desbetreffende naam in het invoerveld Zoeken. U kunt ook namen zoeken op basis van de inhoud van de kolommen (Naam, Volledige naam, E mailadres, zakelijk telefoonnummer ). Activeer hiervoor de optie Meer kolommen, geef in het bijbehorende invoerveld de tekst op die u wilt Zoeken en klik op de knop Zoeken: nu bevat de lijst alleen de namen die overeenkomen met de zoekopdracht. Ga vervolgens te werk zoals hierboven omschreven om de geadresseerden toe te voegen in het veld Aan

30 Om een geadresseerde te verwijderen, klikt u op de naam in het veld bij de knop Aan en drukt u op de toets Delete op het toetsenbord. Bevestig de keuze van uw geadresseerden door te klikken op de OK knop van het dialoogvenster Namen selecteren. Als u het veld Aan verlaat, en Outlook het adres van de geadresseerde herkent, wordt dit door Outlook onderstreept mits de optie Automatisch namen controleren is aangevinkt in het dialoogvenster Geavanceerde e mailopties (vanuit het hoofdvenster van Outlook, klikt u op Extra Opties tab Voorkeuren, en klikt u op de knop E mail opties en vervolgens op de knop Geavanceerde e mailopties). Als u een distributielijst heeft gekozen, kunt u deze uitvouwen om alle leden weer te geven, door te klikken op het plus (+) teken vóór de lijst. Zo kunt u een of meerdere leden van deze lijst verwijderen. Klik in het veld Cc (Copie conforme)en typ indien nodig het adres of de adressen van de ontvanger(s) van een kopie van het bericht of klik op de knop om de adressen uit een adressenboek te selecteren. U verzendt een kopie van een bericht ter informatie; u verwacht in dat geval geen antwoord van deze ontvangers. Als u een kopie van het bericht aan verborgen geadresseerden wilt verzenden, geef dan het veld BCC weer (Onzichtbare kopie): klik op de tab Opties op de knop BCC weergeven in de groep Velden. Typ vervolgens het adres of de adressen van de verborgen ontvangers of klik op de knop om deze te selecteren vanuit een adresboek. De geadresseerden uit het veld Aan en Cc weten niet dat de geadresseerden uit het veld BCC een kopie van het bericht hebben ontvangen. De geadresseerden uit het veld BCC kennen ook de overige geadresseerden van dit veld niet. Als het veld BCC wordt weergegeven, blijft dit veld weergegeven voor alle nieuwe berichten. Typ in het veld Onderwerp het onderwerp van uw e mailbericht. De geadresseerde ziet het onderwerp van het bericht en bepaalt op basis hiervan of uw bericht al of niet wordt gelezen. Gebruik het grote invoerveld om de algemene tekst van het bericht te typen en wijzig indien nodig de opmaak van deze tekst (tab Tekst opmaken). Omdat het e mailprogramma gebruik maakt van Word, beschikt u over de functies van Word om de tekst van het bericht te bewerken en op te maken. Om het bericht te verzenden, klikt u op de knop Verzenden. Het berichtvenster verdwijnt. Het bericht wordt opgeslagen in de map Verzonden items als de optie Kopie van berichten opslaan in map Verzonden items van het dialoogvenster E mailopties actief is (Extra Opties tab Voorkeuren knop E mailopties). Bij de geadresseerden wordt het bericht opgeslagen in het Postvak IN, met het symbool van ongelezen berichten:. Als de verzending niet heeft kunnen plaatsvinden, wordt het bericht opgeslagen in de map Postvak UIT en kunt u het eventueel wijzigen door middel van dubbelklikken op het bericht

31 Als u het bericht niet meteen wilt verzenden, omdat u er nog wijzigingen in wilt aanbrengen, slaat u het bericht op : klik op de Office knop en vervolgens op de optie Opslaan of klik op de knop Opslaan op de werkbalk Snelle toegang of gebruik de sneltoets Ctrl S. Sluit vervolgens het berichtvenster door te klikken op de knop Sluiten. Het bericht wordt opgeslagen in de map Concepten; en krijgt het symbool. Als het bericht klaar is voor verzending, gaat u naar de map Concepten, en dubbelklikt u op het bericht om het te openen. Wijzig het bericht of vul het eventueel aan, en klik dan op de knop Verzenden. Het bericht verdwijnt automatisch uit de map Concepten.» Om een bericht te verzenden kunt u ook de sneltoets Ctrl Enter gebruiken. In dat geval kan een melding verschijnen waarin u wordt gevraagd om het gebruik van de sneltoets Ctrl Enter te bevestigen. Om deze melding vervolgens niet meer te laten verschijnen, plaatst u een vinkje bij de optie Dit bericht niet meer weergeven zien en klikt u op de knop Ja om het bericht te verzenden.» U kunt een bericht maken vanuit de map Contactpersonen: selecteer de desbetreffende geadresseerde(n) in de map Contactpersonen en gebruik de opdracht Acties Maken Nieuw bericht voor contactpersoon.» Berichten die nog niet gereed zijn worden standaard om de drie minuten opgeslagen. Dit automatisch opslaan kunt u activeren of uitschakelen met behulp van de optie Niet verzonden berichten automatisch opslaan van het dialoogvenster opties (Extra Opties tab Voorkeuren knop opties). Ook kunt u aangeven hoe vaak items automatisch moeten worden opgeslagen, met de optie Items automatisch elke n minuten opslaan van het dialoogvenster Geavanceerde opties (Extra Opties tab Voorkeuren knop opties knop Geavanceerde opties).» In de tab Opties van het berichtvenster kunt u met de knop Verzonden items opslaan in de groep Meer opties de map wijzigen waarin de kopie van het verzonden bericht moet worden opgeslagen: Andere map of Standaardmap gebruiken (map Verzonden items); als u het verzonden bericht niet in een map wilt opslaan, klikt u op de optie Niet opslaan. Een bericht maken op briefpapier of een Outlook thema Selecteer een van de e mailmappen. Acties Nieuw e mailbericht Met meer briefpapier Selecteer het briefpapier of het gewenste thema in het veld in de lijst Kies een thema. Achter de namen van briefpapier staat de omschrijving (Briefpapier). In het veld Voorbeeld staat een voorbeeld van het geselecteerde briefpapier of thema

32 Als u een thema voor uw bericht heeft gekozen, kunt u de volgende opties gebruiken: Ware kleuren: Vink deze optie aan om ware kleuren op de tekst en op afbeeldingen toe te passen. Geanimeerde afbeeldingen: Vink deze optie aan om sommige afbeeldingen in een thema te laten bewegen. Achtergrondafbeelding: Vink deze optie aan als de aan het thema gekoppelde achtergrondafbeelding moet worden toegepast. Klik op de knop OK. Het venster voor het maken van een bericht verschijnt en het gekozen briefpapier of thema wordt weergegeven op de achtergrond van het invoerveld van het bericht. Bewerk uw bericht op dezelfde manier als gewone berichten (kies de geadresseerden, typ het onderwerp ) en, wijzig eventueel de opmaak van de tekst (tab Tekst opmaken). Verzend het bericht door te klikken op de knop Verzenden.» Bij de keuze van briefpapier voor het maken van een bericht, wordt systematisch het HTML formaat voor dit bericht toegepast.» U kunt ook een briefpapier of een Outlook thema toepassen op alle nieuw gemaakte berichten (zie Standaard briefpapier of Outlook thema toepassen in het hoofdstuk programma: configuratie). Als u briefpapier heeft gebruikt, verschijnt de naam hiervan in het menu Acties Nieuw bericht met briefpapier. U hoeft dan alleen maar op de naam te klikken om een nieuw bericht op basis van dit briefpapier te maken. Een bericht maken op basis van een speciaal formaat Wat ook de standaard berichtenopmaak is, u kunt altijd een andere opmaak kiezen voor een nieuw bericht. Selecteer een e mailmap. Acties Nieuw bericht Klik op een van de volgende opties : Tekst zonder opmaak: Uw berichten kunnen geen opmaak hebben (vet, cursief, kleuren) ; ook kunnen geen afbeeldingen in de berichten worden weergegeven, maar deze kunnen wel als bijlage worden toegevoegd. De berichten zijn echter perfect leesbaar voor de geadresseerden als ze via internet worden verzonden. RTF opmaak: RTF zorgt voor de opmaak, met name de opsommingstekens, uitlijnen en gekoppelde objecten. Maar let op : deze opmaak kan alleen worden gelezen in Outlook 97, 98, 2000, 2002, 2003 en 2007 en het e mailprogramma Microsoft Exchange client versie 5.0 en 4.0. Deze opmaak wordt ook wel Tekst met opmaak genoemd. HTML (Geen briefpapier): U kunt verschillende opmaak toepassen (achtergrond, hyperlink, briefpapier ); dit is de standaard opmaak. Bewerk uw bericht (kies de geadresseerden, typ het onderwerp van het bericht ) en wijzig indien nodig de opmaak van de tekst (tab Tekst opmaken). Verzend het bericht door te klikken op de knop Verzenden.» U kunt de opmaak van een bericht ook wijzigen vanuit het berichtvenster. Klik op de tab Opties op de knop Tekst zonder opmaak, HTML of Tekst met opmaak in de groep Opmaak.» Voor het wijzigen van de standaard opmaak, wordt verwezen naar de kop De standaard opmaak van berichten kiezen in het hoofdstuk instellingen. Een bericht maken met een Webpagina

33 Geef, indien nodig, de werkbalk Web op het scherm weer, met behulp van de opdracht Beeld Werkbalken Web. Ga naar de desbetreffende Webpagina door het adres ervan in het veld Documentlocatie te typen op de werkbalk Web. Acties Webpagina via e mail verzenden De naam van de pagina verschijnt in het veld Onderwerp. Als uw bericht in HTML is, verschijnt de inhoud van de webpagina in de body van het bericht. Als uw bericht zonder opmaak is, verschijnt het htm bestand bij de Webpagina in het veld Bijgevoegd. Als uw bericht in RTF (Tekst met opmaak) is opgesteld, verschijnt het htm bestand bij de webpagina in het bericht in de vorm van een pictogram. Bewerk het bericht (kies de geadresseerden, wijzig het onderwerp, het bericht ). Verzend het bericht door te klikken op de knop Verzenden. Bij een bericht met Tekst zonder opmaak of Tekst met opmaak, wordt de webpagina als bijlage naar de geadresseerde verzonden. Als de geadresseerde dubbelklikt op het pictogram, wordt het bestand geopend en kan het worden opgeslagen. Bij een bericht in HTML verschijnt de webpagina bij de geadresseerde in de body van het bericht. Ongeacht de opmaak van een bericht, kan met een klik op de link naar de webpagina in het veld Onderwerp de webpagina ook worden geopend. De berichtensjablonen Een berichtensjabloon maken Als u hetzelfde bericht regelmatig moet verzenden, waarbij slechts een deel van de inhoud ervan wijzigt, kunt u het frame van dit bericht opslaan in de vorm van een sjabloon, zodat u het niet steeds opnieuw hoeft te maken. Selecteer de map Postvak IN en klik op de knop. Typ de gegevens die u wilt terugvinden bij het gebruik van deze sjabloon. Sla het frame van het bericht op: Klik op de Office knop en vervolgens op de optie Opslaan als. Typ de naam van de sjabloon in het invoerveld Bestandsnaam. Open de lijst Opslaan als en selecteer de optie Outlook sjabloon (*.oft): de map Sjablonen wordt automatisch geselecteerd

34 In Outlook krijgen berichtsjablonen de extensie oft. Klik op de knop Opslaan. Sluit het bericht door te klikken op de knop. Er verschijnt een melding waarin u wordt gevraagd of u de wijzigingen wilt opslaan. Klik op de knop Ja om het bericht op te slaan in de map Concepten of op de knop Nee om het bericht te sluiten zonder het op te slaan. Een berichtensjabloon gebruiken Bestand Nieuw Formulier kiezen Open de lijst Zoeken in en klik op de optie Gebruikerssjablonen in bestandsysteem. De lijst van sjablonen in de map Sjablonen is nu zichtbaar. Boven deze lijst ziet u ook het pad van de map waarin de sjablonen zijn opgeslagen. Selecteer de te gebruiken sjabloon en klik op de knop Openen of dubbelklik op de sjabloon om deze te openen. Klik op de juiste plaats en typ de variabele gegevens. Als dit bericht klaar is, verzendt u het door te klikken op de knop Verzenden.» U kunt ook, net als bij een gewoon bericht, een sjabloon maken voor afspraken, vergaderingen, contactpersonen, taken of notities.» Om een sjabloon te verwijderen, opent u het venster van Windows Verkenner, selecteert u de map C:\Documents and Settings\gebruikersnaam\Application Data\Microsoft\Templates, selecteert u de te verwijderen sjabloon, drukt u op de toets Delete en vervolgens op de knop Ja van de bevestiging van de verwijdering; de gebruikersnaam is de naam van uw profiel op uw PC. Een bericht opnieuw verzenden Als uw geadresseerde niet meteen reageert, of als u een reeds verzonden bericht wilt wijzigen, kunt u het opnieuw verzenden. Selecteer de map Verzonden items in de map E mail. Open het opnieuw te verzenden bericht door hierop dubbel te klikken. In het venster dat verschijnt, ontbreekt de knop Verzenden. Klik op de tab Bericht op de knop Andere acties in de groep Acties en klik vervolgens op de optie Dit bericht opnieuw verzenden

35 Wijzig indien nodig het bericht. Verzend het bericht opnieuw door te klikken op de knop Verzenden. Sluit het berichtvenster door op de knop te klikken. Het opnieuw verzonden bericht wordt toegevoegd aan de lijst met verzonden items in de map Verzonder items van de afzender. Een reeds verzonden bericht intrekken of vervangen Outlook biedt de mogelijkheid om een verzonden bericht in te trekken of te vervangen. Let op, dit bericht mag nog niet door de geadresseerden zijn gelezen. Deze functionaliteit is alleen beschikbaar als u werkt met Microsoft Exchange Server. Open de map Verzonden items in de map E mail. Open het desbetreffende bericht door hierop dubbel te klikken. Klik op de tab Bericht op de knop Andere acties in de groep Acties en klik vervolgens op de optie Dit bericht intrekken. Om het bericht in te trekken, activeert u de optie Ongelezen kopieën van dit bericht verwijderen. Om het bericht te vervangen, kiest u de optie Ongelezen kopieën verwijderen en vervangen door een nieuw bericht. Om het resultaat van de intrekking te zien, laat u het vinkje staan bij de optie Voor iedere geadresseerde laten weten of intrekken is gelukt of mislukt. Klik op de knop OK. Als u heeft gekozen voor het vervangen van het bericht, wijzigt u het bericht en verzendt u het door te klikken op de knop Verzenden. Sluit het berichtvenster door op de knop te klikken. Als het intrekken is gelukt, verdwijnt het bericht bij de geadresseerden en in het Postvak IN van de afzender verschijnt de volgende informatie: Als het intrekken niet is gelukt, verschijnt het bericht zo in het Postvak IN van de afzender: De urgentie en de aard van een bericht bepalen

36 Bij het maken of wijzigen van het bericht, klikt u op de tab Bericht op de knop in de groep Opties. Om aan te geven welke prioriteit aan uw bericht moet worden gegevens, selecteert u een van de opties uit de lijst Urgentie: Laag, Normaal of Hoog. Om de Gevoeligheid te kiezen, selecteert u een van de opties in de bijbehorende lijst: Normaal: Geeft aan dat de inhoud van het bericht standaard is. Persoonlijk: Geeft aan dat de inhoud van het bericht van persoonlijke aard is. Privé: Geeft aan dat de inhoud van het bericht privé is. Vertrouwelijk: Geeft aan dat de toegang tot de inhoud van het bericht beperkt is (of privé). Klik op de knop Sluiten, bewerk het bericht verder en verzend het dan. Berichten met hoge prioriteit krijgen dit symbool, en die met lage prioriteit krijgen het symbool. De gevoeligheid wordt slechts aangegeven als de berichten worden geopend. De urgentie en/of de gevoeligheid van het bericht wordt ook aangegeven op de informatiebalk bij het opvragen van berichten:» Standaard krijgt elk nieuw bericht een normale urgentie en een normale gevoeligheid. Om dit te wijzigen, wijzigt u de opties in de lijsten Urgentie en Gevoeligheid van het dialoogvenster Geavanceerde opties (Extra Opties - tab Voorkeuren knoppen opties en Geavanceerde opties).» U kunt de informatie opzoeken op basis van de urgentie van de items : Extra Direct zoeken Zoekcriteria tab Meer opties. Vink hier de optie Met urgentie aan, kies de optie normaal, hoog of laag en klik op de knop Nu zoeken. Bij het maken van een bericht kunt u op de tab Bericht ook klikken op de knoppen (hoge urgentie) of (lage urgentie) in de groep Opties om de urgentie van uw bericht aan te geven. Een bericht markeren voor opvolgen U plaatst dan een markering bij een bericht om de aandacht op het bericht te vestigen met behulp van een tekst die aangeeft hoe het moet worden opgevolgd. Bij het maken van een bericht kan de afzender een markering voor zichzelf toekennen en/of een markering voor de geadresseerde van het bericht. De afzender en/of de ontvanger moeten dan zorgen voor de opvolging van het bericht. U kunt ook markeringen aanbrengen op ontvangen berichten Een berichtmarkering aanbrengen voor de geadresseerde van het bericht Bij het maken of het wijzigen van een bericht, klikt u op de tab Bericht op de knop Opvolgen in de groep Opties en klikt u vervolgens op de optie Markeren voor geadresseerden. De optie Markeren voor geadresseerden is aangevinkt in het dialoogvenster Aangepast dat wordt weergegeven

37 Open de lijst Markeren voor en selecteer de tekst bij de markering, of typ zelf een tekst. Laat het vinkje staan bij de optie Herinnering als u een herinnering wilt koppelen aan de markering; zo niet, haal dan het vinkje weg. Wijzig eventueel de datum en/of het tijdstip van de herinnering met behulp van de lijsten bij de optie Herinnering. Het is van belang een herinnering aan een markering te koppelen, want als de markering is verlopen en de opvolging niet is uitgevoerd, verschijnt een dialoogvenster dat u herinnert aan het onderwerp van het bericht, met de tekst van de markering (zie Kalenderitem Reageren op een herinnering). Klik op de knop OK. Ga eventueel verder met het bewerken van het bericht en verzendt het door te klikken op de knop Verzenden. Het bericht verschijnt met het symbool in het Postvak IN van de geadresseerde. Deze kan met een klik op het symbool het ontvangen bericht toevoegen aan de map Taken en aan de Takenbalk. In dat geval wordt het symbool vervangen door het symbool. Als het ontvangen bericht wordt toegevoegd aan de map Taken wordt het automatisch toegevoegd aan de map Voor opvolgen in de map Zoekmappen. Als u wilt dat de map Voor opvolgen eenvoudiger toegankelijk wordt, kunt u deze toevoegen aan de lijst van Favoriete mappen (zie Een map toevoegen aan/verwijderen uit het deelvenster Favoriete mappen van het hoofdstuk Omgeving). De geadresseerde ziet de tekst over de te volgen actie in het Leesvenster als het bericht wordt geselecteerd in het Postvak IN of, in het venster van het bericht als het bericht wordt geopend.» Om een markering te verwijderen bij het maken of het wijzigen van een bericht, klikt u op de tab Bericht op de knop Opvolgen van de groep Opties en klikt u vervolgens op de optie Markering wissen.» Met de opdracht Beeld Rangschikken op Markering: begindatum kunt u berichten groeperen met een markering, en deze sorteren op oplopende volgorde van begindatum. Met de opdracht Beeld Rangschikken op Markering: einddatum groepeert u de berichten met een markering, en sorteert u deze in oplopende volgorde van einddatum.» U kunt ook een contactpersoon voor opvolging markeren, op dezelfde manier als bij een bericht. Een berichtmarkering aanbrengen voor de afzender van het bericht Bij het maken of wijzigen van het bericht, klikt u op de tab Bericht op de knop Opvolgen in de groep Opties. Klik op de optie bij de einddatum waarop de afzender het bericht moet hebben opgevolgd: Vandaag, Morgen, Deze week, Volgende week of Geen datum. Als geen van de ingebouwde markeringen volstaat, klikt u op de optie Aangepast om een aangepaste markering aan te brengen op het bericht. In dat geval verschijnt het dialoogvenster Aangepast op het scherm

38 Zorg dat de optie Markeren voor mijzelf wordt aangevinkt, en haal eventueel het vinkje weg bij de optie Markeren voor geadresseerden. Open de lijst Markeren voor en selecteer de tekst bij de markering, of typ zelf een tekst. Wijzig eventueel de Begindatum en/of de Einddatum van de markering met behulp van de bijbehorende lijsten. Plaats een vinkje bij de optie Herinnering als u een herinnering wilt koppelen aan de markering; zo niet, haal dan het vinkje weg. Wijzig eventueel de datum en/of het tijdstip van de herinnering met behulp van de lijsten bij de optie Herinnering. Klik op de knop OK. Ga eventueel verder met het bewerken van het bericht en verzendt het door te klikken op de knop Verzenden. In de map Verzonden items van de afzender, staat het symbool links van de naam van de afzender en staat het symbool in de kolom Markering bij het bericht. Het bericht wordt automatisch toegevoegd aan de map Voor opvolging in de map Zoekmappen van de afzender. Bovendien is het bericht nu zichtbaar in de map Taken en op de Takenbalk. Bij de geadresseerde van het bericht wordt niets getoond van de markering voor de afzender. Een berichtmarkering aanbrengen voor de afzender en de geadresseerde van het bericht Bij het maken of wijzigen van het bericht, klikt u op de tab Bericht op de knop Opvolgen in de groep Opties. Klik op de optie Aangepast of op de optie Markeren voor geadresseerden. Vink de opties Markeren voor mijzelf en Markeren voor geadresseerden aan. Geef de opties aan voor elke markering, op de manier zoals is toegelicht in bovenstaande koppen. Klik op de knop OK. Ga eventueel verder met het bewerken van het bericht en verzendt het door te klikken op de knop Verzenden. Een markering aanbrengen op een ontvangen bericht Selecteer de map Postvak IN om de lijst van de ontvangen berichten te zien. Om een bepaalde markering voor vandaag aan te brengen, klikt u op de kolom Markeringsstatus bij de markering is Opvolgen. bij het desbetreffende bericht: de tekst

39 Om een ingebouwde markering aan te brengen, klikt u met de rechtermuisknop op de kolom Markeringsstatus bericht. bij het desbetreffende Klik op de optie bij de einddatum waarop het bericht moet zijn opgevolgd: Vandaag, Morgen, Deze week, Volgende week of Geen datum. Welke optie u ook kiest, de tekst bij de markering is Opvolgen. Om een aangepaste markering aan te brengen, klikt u met de rechtermuisknop op de kolom Markeringsstatus bericht en klikt u vervolgens op de optie Aangepast. bij het desbetreffende Geef de opties van de markering op zoals hierboven is toegelicht; met de knop markering. kunt u een geluid toevoegen aan de herinnering van de In de map Postvak IN van de afzender staat het symbool in de kolom Markeringsstatus bij het bericht. Het bericht wordt automatisch toegevoegd aan de map Voor opvolging in de map Zoekmappen van de afzender. Bovendien is het bericht nu zichtbaar in de map Taken en op de Takenbalk.» Als u een keer op de kolom Markeringsstatus klikt, wordt de markering voor het bijbehorende bericht standaard ingesteld op de huidige dag. Om een andere einddatum als standaard toe te kennen, klikt u met de rechtermuisknop op de knop Markeringsstatus van een van de berichten en klikt u vervolgens op de optie Snelklikken instellen. Open de lijst van het dialoogvenster Snelklikken instellen dat nu verschijnt, en klik op een van de voorgestelde data of klik op de optie Voltooid als de klik de markering Voltooid moet aangeven. Om de opties voor opvolging van het geselecteerde bericht weer te geven, kunt u ook klikken op de functie of gebruikt u de opdracht Acties Opvolgen. op de werkbalk Standaard Een markering voltooid plaatsen Als de opvolging is voltooid, moet u een markering voltooid plaatsen. Selecteer het bericht waarvoor u een markering voltooid wilt plaatsen. Klik met de rechtermuisknop op de markering bij het geselecteerde bericht. U kunt ook klikken op de knop Opvolgen van de werkbalk Standaard of de opdracht Acties Opvolgen gebruiken. Klik op de optie Markeren als voltooid. De berichten die als voltooid worden beschouwd, verschijnen met het symbool

40 Bovendien verdwijnt de bijbehorende taak automatisch uit de map Taken en van de Takenbalk.» Om een markering voltooid te plaatsen, kunt u ook rechtstreeks klikken op de markering voor opvolging bij het desbetreffende bericht: het bericht wordt nu vertoond met het symbool. U kunt ook een markering voor voltooid plaatsen vanuit de bijbehorende taak in de map Taken of op de Takenbalk: in het Postvak IN of in de map Verzonden items, wordt de kolom Markeringsstatus van het bijbehorende bericht automatisch bijgewerkt met het symbool. Een markering wissen Selecteer het bericht waarvoor u de markering wilt wissen. Klik met de rechtermuisknop op de markering bij het geselecteerde bericht. U kunt ook klikken op de knop Opvolgen van de werkbalk Standaard of de opdracht Acties Opvolgen gebruiken. Klik op de optie Markering wissen. Berichten zonder markering worden weergegeven met het symbool. Bovendien verdwijnt de bijbehorende taak automatisch uit de map Taken en van de Takenbalk. U kunt ook een markering wissen vanuit de bijbehorende taak in de map Taken of op de Takenbalk: in het Postvak IN of in de map Verzonden items, wordt de kolom Markeringsstatus van het bijbehorende bericht automatisch bijgewerkt met het symbool. Een bericht verzenden met een stemverzoek Deze functie is alleen beschikbaar als u een e mailaccount van Microsoft Exchange Server heeft. Tijdens het maken van het bericht klikt u op de tab Opties. Klik op de knop Stemknoppen gebruiken in de groep Tracering. Als in de lijst die verschijnt, een van de knoppen u bevalt, klikt u op de bijbehorende optie. Zo niet, klik dan op de optie Aangepast om aangepaste stemknoppen te maken. Als u op de knop Aangepast heeft geklikt, verschijnt het dialoogvenster Berichtopties op het scherm. Zorg in dat geval dat de optie Stemknoppen gebruiken is aangevinkt. Wis de tekst in het veld bij de optie Stemknoppen gebruiken en typ de namen van de knoppen, gescheiden door een puntkomma

41 Klik op de knop Sluiten. Als u aangepaste stemknoppen heeft gemaakt, staan de namen van deze knoppen voortaan in de lijst bij de knop Stemknoppen gebruiken van de groep Tracering (tab Opties). Er verschijnt een vinkje links van de optie bij de gekozen stemknoppen. Met de optie Aangepast kunt u naar het dialoogvenster Berichtopties. Ga eventueel verder met het bewerken van het bericht en verzendt het door te klikken op de knop Verzenden. Als de geadresseerde het bericht opent, wordt na een klik op de knop Stemmen in de groep Reageren de stemkeuze weergegeven, en kan de geadresseerde reageren op het bericht door te stemmen. Als de geadresseerden hebben gestemd, verschijnen de reacties in het postvak IN van de afzender van het bericht; de afzender kan de reacties ook opvragen door het bericht met het stemvoorstel te openen (in de map Verzonden items wordt het bericht voorafgegaan door het symbool ) en door te klikken op de knop Opvolgen in de groep Beeld. Als het Leesvenster wordt weergegeven, kunt u stemmen zonder het bericht te openen. Hiervoor klikt u op de informatiebalk (Klik hier om te stemmen) boven in het deelvenster en klikt u vervolgens op de optie van uw keuze. De opties bepalen voor het opvolgen van een bericht Tijdens het maken of het bewerken van het bericht klikt u op de tab Opties. Als u wilt worden gewaarschuwd zodra de geadresseerden het bericht hebben ontvangen, vinkt u de optie Vragen om ontvangstbevestiging aan in de groep Tracering: u krijgt automatisch een bericht met daarin de datum en het tijdstip van ontvangst bij de geadresseerde. Als u wilt worden gewaarschuwd zodra de geadresseerden het bericht hebben gelezen, vinkt u de optie Vragen om leesbevestiging aan in de groep Tracering: u krijgt automatisch een bericht met daarin de datum en het tijdstip van het openen van het bericht door de geadresseerde. Als u de ontvangst van de reacties aan een andere gebruiker wilt delegeren, klikt u op de knop Antwoorden richten aan in de groep Meer opties. Typ vervolgens het e mail adres in het veld Antwoorden verzenden naar of klik op de knop Namen selecteren om de naam te selecteren in een adresboek

42 Klik op de knop Sluiten. Ga eventueel verder met het bewerken van het bericht en verzendt het door te klikken op de knop Verzenden. Bij een leesbevestiging verschijnt een venster met leesbevestiging op het scherm zodra de geadresseerde het bericht opent. Met een klik op de knop Ja wordt een leesbevestiging naar de afzender van het bericht verzonden; als de geadresseerde klikt op de knop Nee wordt geen leesbevestiging naar de afzender verzonden. In het Postvak IN van de afzender wordt het onderwerp van de ontvangen berichten voorafgegaan door de vermelding Bezorgd en wordt het onderwerp van de gelezen berichten voorafgegaan door de vermelding Gelezen. Als u een bericht opent waarvoor u de optie Vragen om ontvangstbevestiging en/of de optie Vragen om leesbevestiging heeft aangevinkt, staat de knop Tracering in de groep Beeld. Met een klik op de knop kunt u alle geadresseerden zien, en of deze al of niet gereageerd hebben, alsmede de datum en het tijdstip van de reactie.» Als u er systematisch voor wilt zorgen dat uw berichten worden opgevolgd, gaat u naar het dialoogvenster Controleopties (Extra Opties tab Voorkeuren knop opties en Controleopties) en vinkt u de opties Leesbevestiging en/of Ontvangstbevestiging aan. De opties bepalen voor het verzenden van een bericht Tijdens het maken of het bewerken van het bericht klikt u op de tab Opties. Om de reacties op dit bericht rechtstreeks te laten richten aan de persoon of de personen van uw keuze, klikt u op de knop Antwoorden richten aan in de groep Meer opties. Typ vervolgens het adres van de geadresseerde in het veld bij de optie Antwoorden verzenden naar of gebruik de knop Namen selecteren om de namen te kiezen in een adresboek. Sluit af door op de OK knop te drukken. Als u wilt dat dit bericht na verzending wordt opgeslagen in een andere map dan de map Verzonden items, klik dan op de knop Verzonden item opslaan in de groep Meer opties en klik vervolgens op de optie Andere map. Selecteer de map van uw keuze en bevestig uw keuze door middel van de knop OK. Als u het verzonden bericht niet in een map wilt opslaan, klikt u op de knop Verzonden item opslaan van de groep Meer opties en klikt u vervolgens op de optie Niet opslaan. Om de verzending van dit bericht uit te stellen, klikt u op de knop Bezorging uitstellen van de groep Meer opties en bepaalt u de dag en het

43 tijdstip van verzending met behulp van de twee lijsten bij de optie Niet bezorgen vóór. Sluit af door op de OK knop te drukken. Het bericht blijft dan in de map Postvak UIT staan zolang het niet is bezorgd: U ziet de datum van aanmaak van het bericht en dus niet de datum van verzending. Om het bericht te bewerken, dubbelklikt u erop om het te openen en sluit u het bericht weer door te klikken op de knop Verzenden zodat het kan worden verzonden zodra de verbinding is hersteld. Om een bericht niet beschikbaar te maken vanaf een bepaalde datum, klikt u op de knop in de groep Tracering. Vink de optie Verloopt na aan en bepaal met behulp van de twee bijbehorende lijsten, de datum en het tijdstip van verlopen. Sluit af door op de OK knop te drukken. Ga eventueel verder met het bewerken van het bericht en verzendt het door te klikken op de knop Verzenden.» Met de opties Indeling van bijlage en Codering van het dialoogvenster Berichtopties (klikken op de knop van de groep Tracering) kunt u de codering van bijlagen instellen en/of van het bericht zelf, zodat dit alleen gelezen kan worden met bepaalde programma s en in bepaalde talen

44 Berichten ontvangen

45 Een ontvangen bericht lezen Selecteer de map Postvak IN. Ongelezen berichten staan in vette letters en worden voorafgegaan door het volgende symbool:. Geef, indien nodig, het leesvenster weer (Beeld Leesvenster Rechts of Onder) en klik op het te lezen bericht, of open het te lezen bericht door er dubbel op te klikken. Er verschijnt mogelijk een waarschuwing rechts onder in de hoek van het bureaublad dat er een e mailbericht is ontvangen, als de optie Een waarschuwing voor nieuwe e mail weergeven op het bureaublad (alleen standaard Postvak IN) van het dialoogvenster Geavanceerde e mailopties (Extra Opties tab Voorkeuren knoppen E mailopties en Geavanceerde e mailopties) is geactiveerd. In dat geval: klikt u op de naam van de afzender, op het onderwerp of op het tekstvoorbeeld van het bericht om het bericht te openen en meteen te lezen. klikt u op de knop om het bericht nu niet te lezen : het bericht verschijnt in vette letters in de map Postvak IN. Als u dubbelklikt op een bericht, wordt dit bericht weergegeven in een nieuw venster met daarin o.a. de naam van de afzender en de naam van de verschillende geadresseerden. Om het volgende of het vorige bericht te lezen, gebruikt u de functies en op de werkbalk Snelle toegang. Als u klaar bent met lezen van het bericht, klikt u op de knop van het berichtvenster om het te sluiten. Zodra een bericht is gelezen, wordt het beschouwd als zijnde gelezen; gelezen berichten worden voorafgegaan door het symbool van het bericht verschijnt niet meer in vette letters. en de kop» Om het zoeken naar ongelezen berichten te vereenvoudigen, gebruikt u de opdracht Beeld Rangschikken op Huidige weergave Ongelezen berichten in deze map. Na het openen en sluiten van een van deze berichten, verdwijnt dit bericht uiteraard van de lijst zodra de map wordt bijgewerkt (F5).» Als u een bericht opent waarvoor de afzender een leesbevestiging heeft ingesteld, verschijnter een dialoogvenster waarin u wordt gevraagd of u al dan niet een bevestiging wilt verzenden. Klik op de knop van uw keuze : Ja of Nee. U kunt ervoor kiezen om eventueel automatisch te antwoorden op verzoeken om leesbevestiging. Hiervoor gaat u naar het dialoogvenster Controleopties (Extra Opties tab Voorkeuren knoppen E- mailopties en Controleopties), en activeert u de optie Altijd een leesbevestiging verzenden, Nooit een leesbevestiging verzenden of Vragen of er een leesbevestiging moet worden verzonden (standaard optie). Berichten als gelezen of ongelezen markeren Selecteer het desbetreffende bericht of de berichten

46 Bewerken Markeren als gelezen Ctrl Q of Markeren als ongelezen Ctrl U Als u een antwoord (symbool ) of een doorgezonden bericht (symbool ), markeert als ongelezen, wijzigt het symbool niet maar verschijnen deze items in vette letters en worden ze beschouwd als ongelezen voor het sorteren, het groeperen of het filteren.» Om alle items van een map als gelezen te markeren, gebruikt u de opdracht Bewerken Alles markeren als gelezen.» Als u van de selectie van een ongelezen bericht naar de selectie van een ander bericht gaat, wordt het eerdere ongelezen bericht automatisch gemarkeerd als gelezen. Om dit te wijzigen en niet het Item als gelezen te markeren als de selectie wordt gewijzigd, vinkt u de bijbehorende optie aan in het dialoogvenster Leesvenster (Extra Opties tab Overige knop Leesvenster). In dat geval kan een bericht alleen als gelezen gemarkeerd worden als het is geopend. In het dialoogvenster Leesvenster kunt u ook kiezen voor Berichten markeren als gelezen wanneer ze zijn bekeken in het leesvenster door in het bijbehorende invoerveld het aantal seconden in te vullen na verloop waarvan het item moet worden gemarkeerd als gelezen.» Om berichten te zoeken, vinkt u de optie Alleen items die zijn gelezen aan in de lijst bij het dialoogvenster Geavanceerd zoeken (Extra Direct zoeken Geavanceerd zoeken tab Meer keuzes. Om een bericht als gelezen of ongelezen te markeren, kunt u ook met de rechtermuisknop klikken op het desbetreffende bericht en vervolgens klikken op de optie Markeren als gelezen of op de optie Markeren als ongelezen. Een bericht beantwoorden Selecteer de map Postvak IN. Open het bericht waarop u wilt antwoorden door er dubbel op te klikken, of selecteer het bericht zonder het te openen. Om te antwoorden aan de afzender van het bericht klikt u op de knop Beantwoorden in de groep Reageren of gebruikt u de sneltoets Ctrl R; als u het bericht niet heeft geopend, gebruikt u de opdracht Acties Beantwoorden, de sneltoets Ctrl R of klikt u op de knop van de werkbalk Standaard. Er verschijnt een antwoordvenster (RE): Outlook neemt de naam over van de afzender van het eerste bericht als geadresseerde van het antwoord, en zet de letters RE vóór het onderwerp; het oorspronkelijke bericht wordt volledig overgenomen in het tekstveld. Om te antwoorden aan de afzender en aan alle geadresseerden van het bericht klikt u op de knop Allen beantwoorden in de groep Reageren of gebruikt u de sneltoets Ctrl Shift R; als u het bericht niet heeft geopend, gebruikt u de opdracht Acties Allen beantwoorden, de sneltoets Ctrl Shift R of klikt u op de knop van de werkbalk Standaard. Typ uw antwoord in het tekstveld (boven het oorspronkelijke bericht)

47 De tekst van het antwoord verschijnt in blauw. U kunt de oorspronkelijke tekst ook bewerken. De wijzigingen in de oorspronkelijke tekst verschijnen eveneens in blauw. Klik op de knop Verzenden om uw antwoord te verzenden. In het venster van het oorspronkelijke bericht herhaalt Outlook de datum en het tijdstip van uw antwoord op de informatiebalk. Met een klik op de informatiebalk kunt u de optie weergeven voor Berichten zoeken van hetzelfde type. Sluit het venster van het oorspronkelijke bericht door op de knop te klikken. In het Postvak IN van de afzender van het antwoord, wordt het bericht voorafgegaan door het symbool het onderwerp van het bericht voorafgegaan door de letters RE. en in de map Verzonden items wordt» U kunt uw antwoorden aanpassen (zie configuratie Antwoorden / Doorzendingen configureren). Een ontvangen bericht doorsturen U kunt een bericht doorsturen naar een derde persoon. Open het bericht dat u wilt doorsturen door er dubbel op te klikken, of selecteer het bericht zonder het te openen. Om een bericht door te sturen, klikt u op de knop Doorsturen in de groep Reageren of gebruikt u de sneltoets Ctrl F; als u het bericht niet heeft geopend, gebruikt u de opdracht Acties Doorsturen, de sneltoets Ctrl F of klikt u op de knop Standaard. van de werkbalk Het doorstuurvenster (TR) wordt weergegeven. Het onderwerp van het bericht wordt overgenomen, voorafgegaan door de letters TR en het oorspronkelijke bericht wordt herhaald in het tekstveld. Typ de adressen van de nieuwe geadresseerden in de velden Aan en CC. Typ indien gewenst uw eigen opmerkingen in het tekstveld

48 Net als bij het invoeren van een antwoord, worden de getypte opmerkingen in blauw weergegeven. Klik op de knop Verzenden om dit bericht te versturen. De datum en het tijdstip van doorsturen worden door Outlook overgenomen in het oorspronkelijke venster van het doorgestuurde bericht. Sluit het venster van het oorspronkelijke bericht door op de knop te klikken.» In de map Postvak IN van de afzender, worden de doorgestuurde berichten voorafgegaan door het symbool en in de map Verzonden items wordt het onderwerp van het bericht voorafgegaan door de letters TR.» Om te voorkomen dat doorgestuurde berichten dubbel worden bewaard, haalt u het vinkje weg bij de optie Doorgestuurde berichten opslaan (Extra Opties tab Voorkeuren knop opties en Geavanceerde opties). Nu worden de doorgestuurde berichten alleen opgeslagen in de map Postvak IN en staan deze dus niet meer in de map Verzonden items.» U kunt de doorgestuurde berichten aanpassen (zie configuratie Antwoorden / Doorzendingen configureren). Een bericht beantwoorden met stemverzoek Open het desbetreffende bericht door er dubbel op te klikken. De geadresseerde weet dat hij of zij moet stemmen, omdat de informatiebalk de tekst Breng uw stem uit door op Stemmen te klikken in de groep Reageren hierboven weergeeft. Klik op de knop Stemmen in de groep Reageren

49 In dit voorbeeld hebben wij een stemverzoek gemaakt van het type Ja; Nee. Klik op de knop van uw keuze. Outlook herhaalt uw keuze en vraagt of u al dan niet een opmerking wilt plaatsen bij uw stem: Om het antwoord meteen te verzenden zonder opmerkingen over uw stem, activeert u de optie Antwoord nu verzenden. Om een opmerking te plaatsen bij het antwoord voordat het bericht wordt verzonden, activeert u de optie Het antwoord bewerken voor verzending. Klik op de knop OK. Als u heeft gekozen voor Het antwoord bewerken voor verzending, typt u de tekst van het antwoord in de body van het bericht en klikt u op de knop Verzenden. Sluit het venster van het oorspronkelijke bericht door op de knop te klikken. Als het Leesvenster wordt weergegeven, kunt u stemmen zonder het bericht te openen: klik op de informatiebalk die de tekst Hier klikken voor stemmen en klik op de stemoptie van uw keuze. Een bericht ontvangen met een bijlage Om veiligheidsredenen analyseert Outlook 2007 bijlagen bij ontvangen of verzonden berichten en verwijdert het systematisch alle bestandstypen die mogelijk een virus bevatten. Om de exacte lijst van bestandstypen te krijgen die door Outlook worden verwijderd, opent u het helpvenster Outlook (F1) en typt u Bestandstypen die in Outlook worden geblokkeerd in het invoerveld links van de knop Zoeken. Bij een verwijdering vervangt Outlook de bijlage door deze melding:

50 Een voorbeeld van een bijlage weergeven in het leesvenster U kunt de inhoud van een bijlage snel bekijken zonder dat u deze hoeft te openen. Hiervoor moet het bijbehorende bericht in HTML of Tekst zonder opmaak zijn, maar niet in Tekst met opmaak. Zorg dat het leesvenster is weergegeven : Beeld Leesvenster Rechts of Onder. Selecteer het bericht met de bijlage die u wilt bekijken. De inhoud van het bijbehorende bericht staat nu in het leesvenster en de gekoppelde bijlage(n) worden rechts van het veld Bericht weergegeven boven in het deelvenster. Klik op de bijlage waarvan u een voorbeeld wilt weergeven. Het leesvenster geeft een aanbevelingsmelding weer. Als u deze melding vervolgens niet meer wilt zien, haal dan het vinkje weg bij de optie Altijd waarschuwen voordat een voorbeeld van dit bestandstype wordt weergegeven. Klik op de knop Voorbeeld van bestand weergeven. Een voorbeeld van de inhoud van de bijlage staat nu in het leesvenster. Gebruik indien nodig de horizontale en verticale schuifbalken om door de inhoud van het leesvenster te bladeren. Om de inhoud van het bericht opnieuw weer te geven, klikt u op de knop leesvenster. links van de lijst van bijlagen in het bovenste deel van het» U kunt ook, op de hierboven omschreven manier, een voorbeeld van een bijlage weergeven in het venster van een geopend bericht

51 » U kunt Voorbeelden van bijlagen in Outlook uitschakelen door een vinkje te plaatsen bij de bijbehorende optie in het dialoogvenster Vertrouwenscentrum (Extra Vertrouwenscentrum categorie Verwerking van bijlagen). Vervolgens moet u Outlook afsluiten en opnieuw openen om deze nieuwe instelling in Outlook te activeren.» Met de knop Viewers voor bijlagen en documenten van het dialoogvenster Vertrouwenscentrum (Extra Vertrouwenscentrum categorie Verwerking van bijlagen) wordt het dialoogvenster Opties voor voorbeeldweergave van bestanden weergegeven waarin u de toepassingen kunt kiezen die worden gebruikt voor voorbeelden van bestanden. Een bijlage openen Open het bericht met de bijlage door er dubbel op te klikken, of selecteer het bericht zonder het te openen. Als u een bericht ontvangt in HTML of Tekst zonder opmaak, verschijnt het pictogram van de bijlage in de kop van het bericht. Voor een bericht in RTF (Tekst met opmaak) verschijnt het pictogram van de bijlage in het bericht. Dubbelklik op het pictogram van de bijlage bij het te openen bestand. Als u het bestand opent, start de oorspronkelijke toepassing van het document als dat mogelijk is. Het is echter mogelijk dat het volgende dialoogvenster verschijnt: Met de knop Opslaan kunt u het bestand opslaan: nadat het bestand is opgeslagen, wordt dit niet geopend. U moet opnieuw dubbelklikken op het pictogram van het bestand om opnieuw het dialoogvenster Bijlage openen te zien en dan te klikken op de knop Openen. Als u deze waarschuwing niet meer wilt zien, haalt u het vinkje weg bij de optie Altijd waarschuwen alvorens bestanden van dit type te openen. Klik op de knop Openen. Nadat u de inhoud van het bestand heeft gelezen en eventueel heeft bewerkt, sluit u het venster van de toepassing door te klikken op de knop. Als u wijzigingen in het bestand heeft aangebracht, wordt u gevraagd om deze op te slaan : klik op de knop Ja om de toepassing te sluiten en de wijzigingen op te slaan, of klik op de knop Nee om de toepassing te sluiten zonder de wijzigingen op te slaan. Sluit het berichtvenster door op de knop te klikken. Om een bijlage te openen kunt u ook klikken met de rechtermuisknop op het bijbehorende bericht. Wijs dan de optie Bijlagen weergeven aan en klik op de naam van de te openen bijlage. Een of meerdere bijlagen van een bericht opslaan Open het bericht met de bijlage(n) die u wilt opslaan. Klik op de knop Andere acties in de groep Acties en klik op de optie Bijlagen opslaan. Er verschijnt een eerste dialoogvenster Alle bijlagen opslaan: standaard worden alle bijlagen geselecteerd

52 Om alle bijlagen op te slaan, klikt u op de knop OK. Als u slechts enkele bijlagen wilt opslaan, selecteert u deze door de Ctrl toets ingedrukt te houden en klikt u op de knop OK. Vanuit de lijst Zoeken in van het tweede dialoogvenster Alle bijlagen opslaan selecteert u het station en de map waarin de bijlagen moeten worden opgeslagen, en klikt u vervolgens op de knop OK. Sluit het berichtvenster door op de knop te klikken. Om alle bijlagen van een bericht op te slaan, kunt u, nadat u het desbetreffende bericht heeft geselecteerd, de opdracht Bestand Bijlagen opslaan Alle bijlagen gebruiken. In dit menu staat ook de lijst van bijlagen van het bericht, waarin u deze separaat kunt opslaan. De bijlage van een bericht opslaan Open het bericht met de bijlage die moet worden opgeslagen (dit bericht bevat slechts één bijlage). Klik op de knop Andere acties in de groep Acties en klik op de optie Bijlagen opslaan. Het dialoogvenster Bijlage opslaan verschijnt. Open indien nodig de vervolgkeuzelijst Opslaan in en selecteer het station en de map waarin de bijlage moet worden opgeslagen. Wijzig eventueel de Bestandsnaam in het bijbehorende veld. Klik op de knop Opslaan. Sluit het berichtvenster door op de knop te klikken. In het leesvenster kunt u ook klikken met de rechtermuisknop op het pictogram van de bijlage die moet worden opgeslagen, en dan klikken op de optie Opslaan als. Bijlagen beheren Om een bijlage te wissen, opent u het bericht, klikt u met de RECHTERmuisknop op het pictogram van de bijlage en klikt u vervolgens op de optie Verwijderen. Sluit het bericht en sla de wijzigingen op. Om een bijlage af te drukken, klikt u met de RECHTERmuisknop op het pictogram van de bijlage en klikt u vervolgens op de optie Afdrukken. Klik indien nodig op de knop Openen van het dialoogvenster Bijlage openen

53 Berichtinhoud

54 Een handtekening invoegen Om deze handeling uit te kunnen voeren, moet u eerst een handtekening hebben gemaakt (zie E mail: instellingen Een of meerdere handtekeningen maken). Maak een nieuw bericht of bewerk een bericht. Plaats het invoegpunt op het punt waar de handtekening moet worden ingevoegd. Klik op de tab Bericht op de knop Handtekening in de groep Invoegen. De knop Handtekening staat ook in de groep Invoegen van de tab Invoegen. Klik op de naam van de in te voegen handtekening. Met de optie Handtekeningen kunt u naar het dialoogvenster Handtekeningen en e mailpapier.» U kunt Outlook instellen zodat in elk nieuw bericht automatisch een handtekening wordt opgenomen (zie instellingen Berichten automatisch ondertekenen). Een bestand invoegen Het gaat om het toevoegen van een bestand aan een bericht. Maak een nieuw bericht of bewerk een bericht. Klik op de tab Bericht op de knop Bestand in de groep Invoegen. De knop Bestand staat ook in de groep Invoegen van de tab Invoegen. Het dialoogvenster Bestand invoegen verschijnt op het scherm. Selecteer het station waar het in te voegen bestand staat, met behulp van de lijst Zoeken in. Ga naar de map waarin het in te voegen bestand staat door te dubbelklikken op het pictogram van de map (gele map) in het midden van het dialoogvenster. Selecteer de naam van het bestand dat in uw bericht moet worden gevoegd; als het gaat om meerdere bestanden, selecteert u deze met behulp van de toets Ctrl (onderbroken selectie) en/of de toets Shift (doorlopende selectie)

55 Open de lijst bij de knop Invoegen en klik op de optie: Invoegen: Om het document als bijlage in te voegen. Invoegen als tekst: Om het document in de vorm van tekst in de body van het bericht in te voegen. Als u rechtstreeks klikt op de knop Invoegen wordt het document als bijlage ingevoegd. Als uw bericht in HTML of in Tekst zonder opmaak is, en u de optie Invoegen heeft gekozen, wordt het selecteerde document weergegeven in het veld Bijgevoegd: Als uw bericht in RFT (Tekst met opmaak) is en u de optie Invoegen heeft gekozen, wordt het geselecteerde document weergegeven in de body van het bericht, in de vorm van een pictogram:

56 Ga eventueel verder met het bewerken van het bericht en verzendt het door te klikken op de knop Verzenden. Afhankelijk van het type bestand dat als bijlage wordt meegezonden, kan Outlook het bericht beschouwen als onveilig. Daarom kan deze melding verschijnen: Klik in dat geval op de knop Ja.» Bij de afzender en bij de geadresseerden verschijnen berichten met bijlage met het symbool.» Een bestand kan in elk item van Outlook worden ingevoegd (afspraak, contactpersoon ) behalve in een notitie.» Om veiligheidsredenen analyseert Outlook 2007 bijlagen bij ontvangen of verzonden berichten en verwijdert het systematisch alle bestandstypen die mogelijk een virus bevatten. Om de exacte lijst van bestandstypen te krijgen die door Outlook worden verwijderd, opent u het helpvenster Outlook (F1) en typt u Bestandstypen die in Outlook worden geblokkeerd in het invoerveld links van de knop Zoeken. Dit betekent dat indien uw correspondent Outlook 2007 gebruikt, hij of zij bijvoorbeeld geen bestanden kan ontvangen van het type exe. Outlook vervangt de bijlage door deze melding:» U kunt op dezelfde wijze een bestand toevoegen aan een agenda-item, een contactpersoon of aan een taak. Als u het item maakt, klikt u op de tab Invoegen op de knop Bestand van de groep Invoegen. Een agenda invoegen Hier voegt u aan een bericht items toe uit een periode uit de agenda, het agendamoment. De geadresseerden van het bericht hoeven niet over Outlook te beschikken om deze informatie te kunnen zien, omdat deze in de body van het bericht staat. Maak een nieuw bericht of bewerk een bericht. Klik in het bericht op de plaats waar u de informatie uit uw agenda wilt invoegen

57 Klik op de tab Bericht op de knop Agenda in de groep Invoegen. De knop Agenda staat ook in de groep Invoegen van de tab Invoegen. Het dialoogvenster Agenda per e mail verzenden verschijnt op het scherm. Selecteer met behulp van de bijbehorende lijst de Agenda die in het bericht moet worden gevoegd; standaard wordt de Outlook Agenda geselecteerd en staan er geen extra agenda s in de lijst indien u deze niet heeft gemaakt (zie Een extra agenda maken in het hoofdstuk Agendaitems). Geef in de bijbehorende lijst aan welk Datumbereik de informatie bevat die in het bericht moet worden gevoegd: Selecteer een ingebouwd datumbereik (Vandaag, Morgen, Volgende 7 dagen ) of selecteer de optie Datums opgeven om een aangepast datumbereik op te geven. Als u een ingebouwd datumbereik heeft gekozen, staan de data uit het bereik in grijs onder de lijst Datumbereik. Als u heeft gekozen voor Datums opgeven, selecteert u de datums voor Begin en Einde in de bijbehorende lijsten. Selecteer in de lijst Detail de optie bij de hoeveelheid informatie die de geadresseerde van het bericht moet zien: Alleen beschikbaarheid, Beperkte details of Alle gegevens. Onder elk van de opties van de lijst Detail staat een tekst met uitleg. Vink eventueel de optie Alleen de tijd binnen mijn werktijden weergeven aan als de in het bericht te voegen gegevens zich moeten beperken tot uw werktijden (zie Werkweek en Werktijden bepalen in het hoofdstuk Agenda: instellingen). Deze optie is alleen beschikbaar als u heeft gekozen voor de optie Alleen beschikbaarheid in de lijst Detail. Met de koppeling Werktijden instellen gaat u naar het dialoogvenster Agenda opties waarin u uw werktijden kunt instellen. Klik op de knop Weergeven om de geavanceerde opties weer te geven. Als u kiest voor Details van items met de markering Privé opnemen, vink dan de bijbehorende optie aan. Deze optie is niet beschikbaar als de optie Alleen beschikbaarheid is geselecteerd in de lijst Detail. Voor meer informatie over privé items, verwijzen wij u naar het onderdeel Een item privé maken van het hoofdstuk Items beheren. Als u kiest voor Bijlagen binnen agenda items opnemen, vink dan de bijbehorende optie aan. Deze optie is alleen beschikbaar als de optie Alle gegevens is geselecteerd in de lijst Detail. Selecteer de E mailindeling in de bijbehorende lijst: Dagplanning of Lijst met gebeurtenissen; standaard wordt de optie Dagplanning

58 geselecteerd. Klik op de knop OK. De informatie bij de eerder ingestelde opties wordt weergegeven in de body van het bericht. Als vooraf geen onderwerp is gekozen, staat de tekst Agenda van afzender in het veld Onderwerp. Bovendien ziet u een nieuw veld, Bijgevoegd, waarin het bestand van de agenda van de afzender wordt weergegeven; alleen de items binnen het opgegeven datumbereik staan in de agenda. Ga eventueel verder met het bewerken van het bericht en verzendt het door te klikken op de knop Verzenden. Nadat het bericht is geopend, ziet de geadresseerde de informatie uit de agendaperiode, die is bepaald door de afzender, in de body van het bericht

59 Het veld Bijgevoegd, dat zichtbaar is bij het maken van het bericht, staat niet meer in het berichtvenster van de geadresseerde. Met de knop Deze agenda openen uit de groep Openen kan de geadresseerde, indien Outlook 2007 wordt gebruikt, de agenda openen die in het bericht is gevoegd en kan hij deze toevoegen aan zijn lijst met agenda s in de map Agenda; alleen de items uit het door de afzender bepaalde datumbereik zijn zichtbaar in de agenda.» Als de afzender een datumbereik selecteert waarin geen items staan, verschijnt een melding na bevestiging van het dialoogvenster Agenda per e- mail verzenden. In dit bericht wordt u gevraagd of u de Datums wilt wijzigen, het invoegen van de agenda wilt Annuleren, of dat u wilt Doorgaan met invoegen van de agenda, omdat het geen nut heeft een agenda in te voegen die geen items bevat. U kunt ook een agenda in een bericht voegen door te klikken op de koppeling Agenda per verzenden in het navigatiedeelvenster van de map Agenda. Een Outlook item invoegen U kunt een Outlook item in een bericht voegen om dit aan een of meer anderen te verzenden. Maak een nieuw bericht of bewerk een bericht. Klik op de tab Bericht op de knop Items in de groep Invoegen. De knop Item staat ook in de groep Invoegen van de tab Invoegen. Het dialoogvenster Item invoegen verschijnt op het scherm. Selecteer in de lijst Zoeken in de map waarin het item staat dat in uw bericht moet worden gevoegd. Selecteer in de lijst Items het item of de items die moet(en) worden ingevoegd; gebruik de toets Shift voor een doorgaande selectie en/of de toets Ctrl voor een onderbroken selectie

60 Activeer de optie bij Invoegen als: Alleen tekst: Om het geselecteerde item of de items in de vorm van tekst in de body van het bericht in te voegen. Bijlage: Om het geselecteerde items of de items in de vorm van een bijlage in te voegen. Klik op de knop OK. Ga eventueel verder met het bewerken van het bericht en verzendt het door te klikken op de knop Verzenden.» De Outlook-items die worden ingevoegd als Bijlage staan in het veld Bijgevoegd (HTML of Tekst zonder opmaak) of in de body van het bericht (RTF) in de vorm van een pictogram dat verwijst naar de oorsprong van het item:» U kunt ook een afspraak, taak en/of notitie in een bericht voegen door deze te selecteren in de bijbehorende map en vervolgens de opdracht Acties Doorsturen te gebruiken, of de sneltoets Ctrl F.» Om een contactpersoon in een bericht in te voegen, kunt u de opdracht Acties Volledige contactgegevens verzenden In internetindeling (vcard) of In Outlook-indeling (of Ctrl F) kiezen, nadat u de contactpersoon heeft geselecteerd in de map Contactpersonen (zie Contactpersonen gegevens van een contactpersoon per verzenden). U kunt ook de opdracht Acties Verzenden als visitekaartje gebruiken nadat u de desbetreffende contactpersoon heeft geselecteerd in de map Contactpersonen. In dat geval wordt het visitekaartje ingevoegd als bestand in het veld Bijgevoegd, maar staat het ook in de body van het bericht.» Met de knop Visitekaartje in de groep Invoegen (tab Bericht) van het berichtvenster, kunt u in het bericht een of meerdere contactpersonen invoegen in de vorm van elektronische visitekaartjes (vcard).» Op dezelfde manier kunt u een item koppelen aan een agenda-item, een contactpersoon of een taak: als u het item maakt, klikt u op de tab Invoegen op de knop Item van de groep Invoegen. De inhoud van berichten afdrukken Activeer de map waarin de af te drukken berichten staan

61 Selecteer het desbetreffende bericht of de berichten ; gebruik de toets Shift voor een doorgaande selectie, of de toets Ctrl voor een onderbroken selectie. Bestand Afdrukken of Ctrl P Selecteer de optie Stijl voor memo in het kader Afdrukstijl. Met de Stijl voor tabel kunt u de berichtenlijst afdrukken, en dus niet de inhoud van de berichten. Als de berichten bijlagen bevatten, en u ook de inhoud van deze bijlage wilt afdrukken, vink dan de optie Bijlagen afdrukken aan. Bijlagen kunnen alleen op de standaardprinter worden afgedrukt (kader Afdrukopties). Om alleen de even en/of de oneven pagina s af te drukken, selecteert u de bijbehorende optie in de lijst Aantal pagina s van het kader Aantal. Typ het aantal af te drukken exemplaren in het invoerveld Aantal exemplaren van het kader Aantal. Vink de optie Sorteren aan als u wilt dat het afdrukken per exemplaar gebeurt en niet per pagina. Klik op de knop OK om het afdrukken te starten.»het afdrukken wordt meteen gestart volgens de standaard instellingen in het dialoogvenster Afdrukken

62 E mail: instellingen

63 De standaard e mailindeling kiezen Er zijn drie soorten berichtindeling: HTML, Tekst met opmaak (RTF indeling) of Tekst zonder opmaak. Gebruik vanuit het hoofdvenster van Outlook, de opdracht Extra Opties. Klik op de tab E mailindeling. Kies de standaard berichtindeling in de lijst Berichtindeling: HTML: U kunt verschillende opmaak toepassen (achtergrond, hyperlink, briefpapier ). Het downloaden van HTML berichten duurt echter langer; HTML wordt standaard geselecteerd bij de installatie van Outlook. Tekst met opmaak: Tekst met opmaak zorgt voor de opmaak, met name de opsommingstekens, uitlijnen en gekoppelde objecten. Maar let op : deze opmaak kan alleen worden gelezen in Outlook 97, 98, 2000, 2002, 2003 en 2007 en het e mailprogramma Microsoft Exchange Client versie 5.0 en 4.0. Deze indeling wordt ook wel RTF indeling genoemd. Tekst zonder opmaak: Uw berichten kunnen geen opmaak hebben (vet, cursief, kleur) ; ook kunnen geen afbeeldingen in de berichten worden weergegeven, maar deze kunnen wel als bijlage worden toegevoegd. De berichten zijn echter perfect leesbaar in alle e mailprogramma s. Klik op de knop OK.» Welke standaardindeling u ook kiest, u kunt altijd een bericht maken op basis van een andere indeling, met behulp van de opdracht Acties Nieuw bericht (Zie Een bericht verzenden Een bericht maken met een speciale indeling) of door het kiezen van de gewenste Indeling in de bijbehorende groep op de tab Opties van het berichtvenster. Berichten lezen met de indeling tekst zonder opmaak Met Outlook kunt u de weergave van uw berichten in tekst zonder opmaak automatisch configureren als u, uit vrees voor virussen, geen berichten in HTML wilt lezen. Gebruik vanuit het hoofdvenster van Outlook, de opdracht Extra Vertrouwenscentrum. Selecteer de categorie E mailbeveiliging. Vink de optie Alle standaardberichten als tekst zonder opmaak lezen aan in het veld Lezen als tekst zonder opmaak. Als berichten met een digitale handtekening ook moeten worden gelezen als tekst zonder opmaak, vink dan de optie Alle digitaal ondertekende e mail lezen als tekst zonder opmaak aan. Klik op de knop OK. Als u nu een bericht opent, wordt de inhoud van het bericht weergegeven als tekst zonder opmaak. Op de informatiebalk staat de tekst Dit bericht is geconverteerd naar tekst zonder opmaak.» Hoewel u de weergave van uw berichten in tekst zonder opmaak heeft geconfigureerd, biedt Outlook u toch de mogelijkheid om een bericht in HTML weer te geven : nadat u het bericht heeft geopend, klikt u op de informatiebalk en vervolgens op de optie Weergeven als HTML; met de optie E- mailbeveiliging wordt het dialoogvenster Vertrouwenscentrum weergegeven. Een of meerdere handtekeningen maken U kunt meerdere handtekeningen maken om uw berichten persoonlijk aan te passen. Gebruik vanuit het hoofdvenster van Outlook, de opdracht Extra Opties en klik op de tab E mailindeling. Klik op de knop Handtekeningen en vervolgens op de knop Nieuw. Typ de naam voor de handtekening in het veld Typ een naam voor deze handtekening en klik dan op de knop OK. Typ de tekst van de handtekening in het eerste invoerveld in het kader Handtekening bewerken en maak deze tekst op met behulp van de

64 beschikbare functies. Om een elektronisch visitekaartje toe te voegen, plaatst u de cursor op de gewenste plaats in het tekstveld van de handtekening en klikt u op de knop. Selecteer vervolgens de contactpersoon bij het toe te voegen elektronische visitekaartje, bewerk eventueel de Grootte van het kaartje met behulp van de bijbehorende lijst, en klik op de knop OK. Om een hyperlink toe te voegen, plaatst u de cursor op de gewenste plaats in het tekstveld van de handtekening en klikt u op de functie Hyperlink invoegen. Selecteer het bestand, de Webpagina of het e mailadres waarnaar de link moet verwijzen, en klik op de knop OK om de link in te voegen. Om een afbeelding toe te voegen, plaatst u de cursor op de gewenste plaats in het tekstveld van de handtekening en klikt u op de functie Afbeelding. Zoek de afbeelding, selecteer deze en klik op de knop Invoegen. Als u klaar bent met het maken van uw handtekening, klikt u op de knop Opslaan. Als de gemaakte handtekening de eerste is van de lijst, wordt deze automatisch geselecteerd in de lijst Nieuw bericht zodat deze in alle nieuw gemaakte berichten wordt ingevoegd. Maak eventueel nog andere handtekeningen op dezelfde wijze. Als al uw handtekeningen zijn gemaakt, klikt u op de knop OK van het dialoogvenster Handtekeningen en e mailpapier. Het dialoogvenster Opties verschijnt weer op het scherm. Klik op de knop OK voor bevestiging van het dialoogvenster Opties.» Om een handtekening te wijzigen, gaat u naar het dialoogvenster Handtekeningen en papier (Extra Opties tab indeling knop Handtekeningen). Selecteer vervolgens de te bewerken handtekening en voer de gewenste bewerkingen uit in het kader Handtekening bewerken. Klik vervolgens op de knop Opslaan; om een elektronisch visitekaartje of een afbeelding te verwijderen, klikt u erop voor selectie en drukt u vervolgens op de toets Delete.» Om een handtekening te verwijderen, gaat u naar het dialoogvenster Handtekeningen en papier (Extra Opties tab indeling knop Handtekeningen). Selecteer de te verwijderen handtekening en klik op de knop Verwijderen. Klik vervolgens op de knop Ja van de melding die verschijnt. Berichten automatisch ondertekenen Om uw handtekening niet steeds in elk nieuw bericht opnieuw te hoeven invoegen, stelt u de automatische ondertekening in. Gebruik vanuit het hoofdvenster van Outlook, de opdracht Extra Opties, klik op de tab E mailindeling en vervolgens op de knop Handtekeningen

65 Als u meerdere e mailaccounts heeft, selecteer dan de account waarvoor u de berichten automatisch wilt ondertekenen, met behulp van de lijst E mailaccount. Selecteer in de lijst Nieuwe berichten de handtekening die moet worden ingevoegd in alle nieuw gemaakte berichten. Selecteer in de lijst Antwoorden en doorgestuurde berichten de handtekening die moet worden ingevoegd in antwoorden en doorgestuurde berichten. Als u over meerdere e mailaccounts beschikt, voer dan deze handelingen eventueel ook uit voor de overige e mailaccounts. Klik tweemaal op de knop OK.» Om het automatisch ondertekenen van berichten uit te schakelen, opent u het dialoogvenster Handtekeningen en papier (Extra Opties tab indeling knop Handtekeningen). Selecteer de desbetreffende account in de bijbehorende lijst en selecteer de optie (geen) in de lijst Nieuwe berichten en/of Antwoorden en doorgestuurde berichten. Om af te sluiten, klikt u tweemaal op de knop OK.» U kunt ook een handtekening handmatig in een bericht invoegen (zie Handtekening invoegen van het hoofdstuk Inhoud van een bericht). Standaard e mailpapier of een Outlook thema toepassen Op deze manier wordt elk nieuw gemaakt bericht gepresenteerd met het briefpapier of het gekozen Outlook thema. Hiervoor moet het HTMLformaat standaard geactiveerd zijn. Vanuit het hoofdvenster van Outlook gebruikt u de opdracht Extra Opties. Klik op de tab E mailindeling en vervolgens op de knop Briefpapier en lettertypen in het veld met dezelfde naam. Klik op de knop Invoegen. Het dialoogvenster Handtekeningen en e mailpapier verschijnt op het scherm. Selecteer het briefpapier of het gewenste Outlook thema in het veld in de lijst Kies een thema. Achter de namen van briefpapier staat de omschrijving (Briefpapier). Als u een Outlook thema voor uw bericht heeft gekozen, kunt u de volgende opties gebruiken: Kleuren: Vink deze optie aan om ware kleuren op de tekst en op afbeeldingen toe te passen. Geanimeerde afbeeldingen: Vink deze optie aan om sommige afbeeldingen in een thema te laten bewegen. Achtergrondafbeelding: Vink deze optie aan als de aan het thema gekoppelde achtergrondafbeelding moet worden toegepast. Klik op de knop OK. De naam van het briefpapier of van het geselecteerde Outlook thema staat nu rechts van de knop Thema

66 Selecteer in het lijstveld Lettertype onder de knop Thema het lettertype dat moet worden gebruikt voor het briefpapier of het gekozen Outlook thema; het lettertype van het thema wordt standaard gebruikt. Klik tweemaal op de knop OK.» Als u het standaard briefpapier of het Outlook thema niet meer wilt gebruiken, opent u het dialoogvenster Handtekeningen en thema (Extra Opties tab indeling knop Briefpapier en lettertypen) en klikt u op de knop Thema. Selecteer (Geen thema) in het lijstveld Selecteer een thema en klik driemaal op de knop OK. Het standaard lettertype voor berichten wijzigen Gebruik vanuit het hoofdvenster van Outlook, de opdracht Extra Opties, klik op de tab E mailindeling en vervolgens op de knop Briefpapier en lettertypen. Klik op de knop Lettertype in het veld bij het soort bericht waarvoor u het lettertype wilt wijzigen: Nieuwe e mailberichten: Hiermee wijzigt u het standaard lettertype voor nieuwe e mailberichten. Berichten beantwoorden of doorsturen: Hiermee wijzigt u het standaard lettertype voor antwoorden of doorgestuurde berichten. Berichten zonder opmaak opstellen en lezen: Hiermee wijzigt u het standaard lettertype van berichten die zonder opmaak worden opgesteld en gelezen

67 De knoppen Lettertype in de velden Nieuwe e mailberichten en Berichten beantwoorden of doorsturen zijn grijs en dus niet beschikbaar, als een briefpapier of een Outlook thema standaard worden toegepast op alle nieuwe berichten (zie hierboven). Voer de gewenste bewerkingen uit in het dialoogvenster Lettertype dat verschijnt, en klik vervolgens op de knop OK. In de velden Voorbeeldtekst ziet u een voorbeeld van het geselecteerde lettertype. Klik tweemaal op de knop OK. Aangeven hoe u moet worden gewaarschuwd voor nieuwe e mail In Outlook heeft u verschillende manieren om te worden gewaarschuwd bij nieuwe e mail in uw Postvak IN. Gebruik vanuit het hoofdvenster van Outlook, de opdracht Extra Opties en klik op de tab Voorkeuren. Klik op de knoppen E mailopties en Geavanceerde e mailopties. Plaats al of geen vinkje in het kader Bij het ontvangen van nieuwe items in mijn Postvak IN bij de gewenste opties voor de manier van waarschuwen bij nieuwe e mail; met de optie Een waarschuwing voor nieuwe e mail weergeven op het bureaublad verschijnt gedurende enkele seconden een klein venster op uw bureaublad met daarin de naam van de afzender, het onderwerp en een korte samenvatting van de tekst. Al deze opties zijn standaard geactiveerd. Voor het instellen van de waarschuwing voor Nieuwe e mail klikt u op de knop Instellingen van waarschuwingen op het bureaublad. Verschuif de cursor in het kader Duur om aan te geven hoe lang de waarschuwing op het bureaublad moet worden weergegeven, en/of verschuif de cursor in het kader Doorzichtigheid om de doorzichtigheid van het waarschuwingsvenster in te stellen. Controleer vervolgens uw instellingen door te klikken op de knop Voorbeeld en klik vervolgens op de knop OK. Klik driemaal op de knop OK. Als u heeft gekozen voor Een waarschuwing voor nieuwe e mail weergeven op het bureaublad, verschijnt bij elk nieuw e mailbericht het volgende venster op uw Bureaublad:» Standaard verschijnt de waarschuwing rechtsonder, maar u kunt dit venster verplaatsen. Klik hiervoor op de knop Voorbeeld van het dialoogvenster Instellingen van waarschuwingen op het bureaublad (Extra - Opties tab Voorkeuren knoppen opties en Geavanceerde e- mailopties en vervolgens Instellingen van waarschuwingen op het bureaublad), wijs de bovenste balk van het waarschuwingsvenster aan dat verschijnt en verplaats dit venster naar een nieuwe positie

68 Configuratie Antwoorden/Doorzendingen configureren Gebruik vanuit het hoofdvenster van Outlook, de opdracht Extra Opties. Klik op de tab Voorkeuren en vervolgens op de knop E mailopties. Vink de optie Oorspronkelijk bericht sluiten bij beantwoorden of doorsturen aan om niet terug te gaan naar het oorspronkelijke bericht nadat u een antwoord heeft verzonden of het bericht heeft doorgestuurd. Kies hoe uw antwoorden en/of doorgestuurde berichten eruit moeten zien, met behulp van de opties uit de lijsten Bij het beantwoorden van een bericht en/of Bij het doorsturen van een bericht. U ziet het gekozen effect rechts van de lijst. Als u de optie Aanduiding voor elke regel van oorspronkelijk bericht heeft gekozen, kunt u eventueel het teken dat aan elke regel voorafgaat, wijzigen in het veld Elke regel voorzien van dit voorvoegsel. Als u een opmerking wilt bijvoegen bij elke tekst in de body van het oorspronkelijke bericht, vinkt u de optie Mijn opmerkingen markeren met aan en typt u de tekst die moet worden toegevoegd in het bijbehorende invoerveld; uw naam wordt standaard in het invoerveld weergegeven. Klik tweemaal op de knop OK. Uw e mail beheren bij afwezigheid Deze functionaliteit is alleen beschikbaar als u werkt met Microsoft Exchange Server 2007 of een oudere versie. Afwezigheid melden U kunt ook automatisch een bericht verzenden aan gebruikers die u een bericht sturen tijdens uw afwezigheid. Selecteer, vanuit het hoofdvenster van Outlook, een van de berichtenmappen. Extra Wizard Afwezigheid Activeer de optie Ik ben afwezig

69 Typ onder Eén keer aan elke afzender automatisch een antwoord verzenden met de volgende tekst de tekst die u wilt verzenden. Klik op de knop OK. Na bevestiging verschijnt kort een scherminfo waarin staat dat de automatische melding van afwezigheid is geactiveerd, en de informatie Afwezigheid staat nu rechts op de statusbalk: Om aan te geven dat u weer aanwezig bent, klikt u op de informatie Afwezigheid rechts op de statusbalk en klikt u vervolgens op de optie Geen automatische antwoorden bij afwezigheid verzenden. De informatie Afwezigheid verdwijnt van de takenbalk. Mensen die u een bericht sturen of u uitnodigen voor een vergadering terwijl u afwezig bent, zien in hun Postvak IN een bericht met de melding Automatisch antwoord bij afwezigheid vóór het onderwerp: Let op : hierdoor verdwijnen afwezigheidsberichten niet bij de andere gebruikers.» Als u Outlook afsluit terwijl de afwezigheidsmelding nog geactiveerd is, verschijnt zodra u Outlook opnieuw opent, een scherminfo met de melding dat de automatische antwoorden bij afwezigheid zijn geactiveerd. Ga dan te werk zoals hierboven is toegelicht om aan te geven dat u weer aanwezig bent.» Om aan te geven dat u weer aanwezig bent, kunt u ook de optie Ik ben aanwezig van het dialoogvenster Wizard afwezigheid activeren (Extra Wizard Afwezigheid).» Als de automatische antwoorden bij afwezigheid zijn geactiveerd, kunt u naar het dialoogvenster Wizard Afwezigheid gaan door te klikken op de bijbehorende optie als u klikt op de informatie Afwezigheid op de takenbalk.» Als u een account van Microsoft Exchange 2007 gebruikt, beschikt u over nieuwe functies in de Wizard Afwezigheid. U kunt uw antwoorden opmaken, begin- en eindtijden instellen voor het verzenden van automatische antwoorden of zelfs verschillende automatische antwoorden sturen naar mensen binnen en buiten uw organisatie

70 Uw e mail beheren bij afwezigheid Naast een bericht van afwezigheid kunt u ook kiezen wat er moet gebeuren met de ontvangen berichten. Activeer een van de berichtenmappen in het hoofdvenster van Outlook. Extra Wizard Afwezigheid Klik op de knop Regel toevoegen. Bepaal met behulp van de verschillende opties in het kader Als een bericht wordt ontvangen dat aan de volgende criteria voldoet de voorwaarden voor de regel die u nu aan het uitwerken bent. Met de knop Geavanceerde opties kunt u deze voorwaarden bijstellen. Bepaal vervolgens welke acties moeten worden uitgevoerd met behulp van de verschillende keuzes in het kader Deze acties uitvoeren. In dit voorbeeld worden de berichten Persoonlijk ontvangen (Aan:) afkomstig van Pierre Lucat betreffende de CE doorgestuurd naar Lucie Gendron. Klik op de knop OK. De nieuwe regel wordt toegevoegd aan de bestaande regels. De regels bij afwezigheid beheren Activeer een van de berichtenmappen in het hoofdvenster van Outlook. Extra Wizard Afwezigheid

71 Om een regel te bewerken, selecteert u deze en klikt u op de knop Regel bewerken. Voer de gewenste bewerkingen uit en klik op de knop OK. Om een regel te verwijderen, selecteert u deze en klikt u op de knop Regel verwijderen en bevestigt u dit met de knop Ja. Om een regel uit te schakelen, haalt u het vinkje weg in het bijbehorende vakje in de kolom Status. Om een regel te verplaatsen, selecteert u deze en gebruikt u de knop Omhoog of Omlaag. Klik op de knop OK. Een kleur toekennen aan de berichten van een contactpersoon U kunt uw berichtenmappen indelen en de berichten van een bepaalde contactpersoon onderscheiden door een kleur. Selecteer de map waarin de in te delen berichten staan. Extra Indelen Het taakvenster Indelen verschijnt boven in het venster. Klik op de koppeling Kleuren gebruiken. Typ het soort berichten in de eerste lijst bij de optie Berichten kleuren: van of verzonden aan. Typ de desbetreffende contactpersoon in het volgende veld. Kies de kleur in de volgende lijst. In dit voorbeeld verschijnen de berichten die zijn verzonden aan Lucie Gendron in rood in de map Verzonden items. Maak de regel door te klikken op de knop Kleurgebruik toepassen

72 Als u klaar bent, sluit u het taakvenster Indelen door te klikken op de knop. Om een regel te verwijderen, geeft u indien nodig het taakvenster Indelen weer (Extra Indelen) en klikt u op de koppeling Kleuren gebruiken. Klik op de knop Automatische opmaak rechtsboven in het venster en selecteer de desbetreffende regel in het dialoogvenster dat verschijnt. U kunt een regel ook uitschakelen zonder deze te verwijderen, door het vinkje in het bijbehorende vakje weg te halen. Bovendien kunt u in dit dialoogvenster ook de Eigenschappen van de geselecteerde regel wijzigen met behulp van de opties in het bijbehorende kader. Klik op de knop Verwijderen. Klik op de knop OK in het dialoogvenster Automatische opmaak. U kunt ook een kleur kiezen voor berichten die uitsluitend voor u bestemd zijn, met behulp van de kleurenlijst Berichten die alleen aan mij zijn verzonden weergeven in het taakvenster Indelen. Ongewenste e mail beheren De filter voor ongewenste e mail is gemaakt om te voorkomen dat u ongewenste e mailberichten ontvangt. Deze filter maakt gebruik van een technologie die bepaalt of een bericht ongewenst of gewenst is op basis van verschillende criteria, zoals het tijdstip van verzending en de inhoud van het bericht. Bovendien bevat Outlook 2007 een nieuwe bescherming tegen phishing aanvallen: een methode die bestaat uit het onrechtmatig verzamelen van persoonlijke gegevens (naam, geboortedatum, sofinummer, wachtwoorden ) of financiële gegevens (bankgegevens, creditcardnummers.) via een vals e mailbericht dat afkomstig lijkt te zijn van een vertrouwde instelling. In dit e mailbericht wordt de ontvanger geïnformeerd dat de instelling bepaalde informatie van de ontvanger wil controleren, en wordt de ontvanger gevraagd om op een hyperlink te klikken die naar een valse website leidt, die erg veel op de echte website van de instelling lijkt. Eenmaal op deze website, wordt de ontvanger gevraagd om vertrouwelijke informatie op te geven, die dan door de piraat wordt opgevangen en wordt gebruikt om geld te verduisteren. De opties bewerken van het filter voor Ongewenste e mail Gebruik vanuit het hoofdvenster van Outlook, de opdracht Extra Opties. Klik op de knop Ongewenste e mail en zorg dat de tab Opties is geactiveerd

73 Selecteer het gewenste beveiligingsniveau: Geen automatisch filter: Het filter voor ongewenste e mail wordt uitgeschakeld. Outlook verplaatst echter nog steeds e mailberichten naar de map Ongewenste e mail van afzenders die zijn toegevoegd aan de lijst Geblokkeerde afzenders. Laag: Alleen de duidelijkste gevallen van ongewenste e mail worden verplaatst naar de map Ongewenste e mail; dit is de standaard optie. Hoog: De meeste ongewenste e mail wordt verplaatst naar de map Ongewenste e mail. Normale e mail kan echter ook worden verplaatst. U moet daarom regelmatig de inhoud van de map Ongewenste e mail controleren. Alleen veilige lijsten: Alleen e mail afkomstig van personen op de lijst van Veilige afzenders of Veilige geadresseerden wordt in uw Postvak IN geplaatst. E mail van andere personen wordt automatisch verplaatst naar de map Ongewenste e mail. Vink eventueel de optie aan bij Mogelijk ongewenste e mail definitief verwijderen in plaats van naar de map Ongewenste e mail verplaatsen. In dat geval wordt e mail die mogelijk ongewenst is, niet verplaatst naar de map Ongewenste e mail maar wordt de e mail definitief verwijderd. Vink de optie Koppelingen en andere functionaliteit uitschakelen in berichten waarin verbinding met onveilige en misleidende sites wordt gemaakt (Aanbevolen) aan als u wilt dat koppelingen en de knoppen Beantwoorden en Allen beantwoorden onbeschikbaar zijn in phishingberichten. Vink de optie Waarschuw mij bij verdachte domeinnamen in e mailadressen. (aanbevolen) aan als u wilt worden gewaarschuwd als een domeinnaam lijkt op die van een betrouwbare instelling terwijl de informatie onrechtmatig wordt verzameld. Indien gewenst, plaatst u een vinkje bij de optie Bij het verzenden van e mail een poststempel aan het bericht toevoegen zodat e mailclients reguliere e mail beter van ongewenste e mail kunnen onderscheiden. als de e mailtoepassing van de ontvangers elektronische poststempels accepteert, herkent deze de stempel, zodat de e mail niet als ongewenste e mail wordt beschouwd. Bovendien duurt het verzenden van een e mail iets langer vanwege aanvullende handelingen voor het maken van de poststempel: verzenders van ongewenste e mail die voor elk bericht een stempel willen maken om ervoor te zorgen dat hun e mail niet wordt beschouwd als ongewenste e mail, moeten dus extra computers aanschaffen om de duizenden ongewenste e mailberichten per uur te kunnen verzenden

74 Klik tweemaal op de knop OK.» Bescherming tegen phishing werkt zelfs als het beveiligingsniveau van ongewenste Geen automatisch filter is. Een naam toevoegen aan uw lijsten Veilige afzenders, Veilige geadresseerden en Geblokkeerde afzenders Om het filter voor ongewenste e mail te verfijnen, kunt u e mailadressen toevoegen aan de lijst van veilige of geblokkeerde afzenders, of in de lijst van veilige geadresseerden. Het filter voor ongewenste e mail houdt dan rekening met deze lijsten voordat een bericht wordt opgevangen en wordt verplaatst naar de map Ongewenste e mail. Gebruik vanuit het hoofdvenster van Outlook, de opdracht Extra Opties en klik op de tab Ongewenste e mail. Klik op de tab bij de lijst waaraan u een naam wilt toevoegen: Veilige afzenders, Veilige geadresseerden of Geblokkeerde afzenders. Klik op de knop Toevoegen. Typ het e mailadres dat u aan de lijst wilt toevoegen in het bijbehorende veld; u kunt ook de naam van een internetdomein intypen. Klik op de knop OK. Het e mailadres verschijnt nu in de bijbehorende lijst. Ga op deze manier te werk voor elk adres of domein dat u wilt toevoegen

75 Om uw contactpersonen als veilige afzenders te laten beschouwen, zorgt u ervoor dat de optie E mail van mijn contacpersonen ook vertrouwen op de tab Veilige afzenders is aangevinkt. Als u wilt dat alle geadresseerden van uw e mail worden beschouwd als veilige geadresseerden, vink dan de optie Automatisch personen aan wie ik een e mail stuur toevoegen aan de lijst met veilige afzenders aan op de tab Veilige afzenders. Klik tweemaal op de knop OK. Als een e mail als ongewenst wordt beschouwd, wordt deze verstuurd naar de map Ongewenste e mail. Alle e mailberichten in de map Ongewenste e mail worden omgezet in tekst zonder opmaak. De koppelingen worden uitgeschakeld en de toegang tot bijlagen is onmogelijk. Deze informatie staat op de informatiebalk van het bijbehorende bericht: Als een e mail als ongewenst en als phishing wordt beschouwd, wordt deze verstuurd naar de map Ongewenste e mail. Als een e mail uitsluitend als phishing bericht wordt beschouwd, wordt deze verzonden naar de map Postvak IN, maar alle verdachte koppelingen worden geblokkeerd. Als een bericht als ongewenst wordt beschouwd, maar de afzender van de e mail staat op de lijst van veilige afzenders, wordt het bericht verstuurd naar het Postvak IN maar worden de koppelingen uitgeschakeld en is toegang tot de bijlagen onmogelijk.» Als dezelfde naam wordt toegevoegd aan de lijsten Veilige afzenders en Geblokkeerde afzenders, dan worden de berichten van deze afzender beschouwd als zijnde veilig.» Met de knop Importeren uit bestand op de tabs Veilige geadresseerden, Veilige afzenders en Geblokkeerde afzenders van het dialoogvenster Opties voor ongewenste kunt u een bestaande lijst met adressen importeren in de bijbehorende lijst. Met de knop Exporteren naar bestand kunt u de lijst exporteren naar een tekstbestand met de extensie.txt.» Als u een account van Microsoft Exchange Server gebruikt, worden de namen en adressen van uw organisatie automatisch beschouwd als zijnde veilig. Om snel een naam toe te voegen aan de lijsten Veilige afzenders, Veilige geadresseerden of Geblokkeerde afzenders klikt u met de rechtermuisknop op een van de berichten van desbetreffende afzender of geadresseerde. Wijs de optie Ongewenste aan en klik op de optie Afzender toevoegen aan de lijst met geblokkeerde afzenders of Afzender toevoegen aan de lijst met veilige afzenders 0f Toevoegen aan de lijst met veilige geadresseerden. Klik vervolgens indien nodig op de knop OK van de bevestiging van de toevoeging van de afzender of de geadresseerde aan de bijbehorende lijst. U kunt ook de knoppen Afzender blokkeren en Veilige lijsten gebruiken in de groep Ongewenste in het berichtvenster van de desbetreffende afzender. Domeinen/coderingen blokkeren U kunt berichten uit bepaalde landen blokkeren of berichten met een codering of speciale karaktertekens. Gebruik vanuit het hoofdvenster van Outlook, de opdracht Extra Opties en klik op de tab Ongewenste e mail. Klik op de tab Internationaal. Om berichten uit bepaalde landen te blokkeren, klikt u op de knop Lijst met geblokkeerde topniveaudomeinen. Plaats een vinkje bij de opties bij de landen waarvan de berichten moeten worden geblokkeerd; met de knop Alles selecteren kunt u alle opties van de lijst aanvinken, en met de knop Alles wissen haalt u alle vinkjes weg

76 Hier worden berichten met een e mailadres eindigend op CA geblokkeerd. Klik op de knop OK. Om berichten met een codering of met speciale karaktertekens te blokkeren, klikt u op de knop Lijst met geblokkeerde coderingen. Plaats vinkjes bij de opties bij de te blokkeren coderingen; met de knop Alles selecteren worden alle opties aangevinkt, en met de knop Alles wissen haalt u alle vinkjes weg. Klik op de knop OK. Klik tweemaal op de knop OK. De filterlijsten beheren Gebruik vanuit het hoofdvenster van Outlook, de opdracht Extra Opties en klik op de tab Ongewenste e mail. Klik op de tab bij de lijst die u wilt beheren : Veilige afzenders, Veilige geadresseerden of Geblokkeerde afzenders. Om een regel te bewerken, selecteert u deze en klikt u op de knop Regel bewerken. Voer de gewenste bewerkingen uit en klik op de knop OK. Om een e mailadres te verwijderen, selecteert u het in de lijst en klikt u op de knop Verwijderen. Klik tweemaal op de knop OK. Ongewenste e mail beheren Als een bericht aan de map Ongewenste e mail wordt toegevoegd, dat u als een normaal bericht beschouwt, kunt u het bericht verplaatsen naar de map Postvak IN: selecteer het desbetreffende bericht in de map Ongewenste e mail en klik op de informatiebalk in het leesvenster. Klik op de optie Verplaatsen naar Postvak IN. Als het bericht weer in Postvak IN staat, krijgt het de oorspronkelijke indeling. De koppelingen worden geactiveerd en de bijlagen kunnen worden geopend. Om een ongewenst e mailbericht in de oorspronkelijke indeling weer te geven, selecteert u het bericht in de map Ongewenste e mail en klikt u op de informatiebalk in het leesvenster. Klik vervolgens op de optie In HTML weergeven of Weergeven in tekst met opmaak afhankelijk van de oorspronkelijke indeling van het bericht. Om de koppelingen en de functionaliteit van een phishing bericht te activeren, selecteert u het bericht en klikt u op de informatiebalk in het leesvenster en vervolgens op de optie Koppelingen en andere functionaliteiten activeren (niet aanbevolen)

77 » Om een bericht van de map Ongewenste naar het Postvak IN te verplaatsen, kunt u het ook aanduiden als veilig: klik in de map Ongewenste met de rechtermuisknop op het desbetreffende bericht, wijs de optie Ongewenste aan en klik op de optie Markeren als niet-ongewenste aan. In het dialoogvenster Markeren als niet-ongewenste dat nu verschijnt, laat u het vinkje staan bij de optie van adres altijd vertrouwen als u de afzender wilt toevoegen aan de lijst met Veilige afzenders. Indien dat niet het geval is, haal dan het vinkje weg bij deze optie. Bevestig uw keuze door te klikken op de knop OK. Berichten beheren met behulp van de Wizard Regels Met de Wizard Regels kunt u regels opstellen voor het beheer van uw berichten. Een regel maken Zorg dat een berichtenmap is geselecteerd. Gebruik vanuit het hoofdvenster van Outlook, de opdracht Extra Regels en waarschuwingen. Klik indien nodig op de tab E mailregels. Standaard bestaat er al een e mailregel. Dit is de regel Categorieën voor e mail wissen, die door de afzender van een bericht dat u ontvangt, zijn toegekend. Klik op de knop Nieuwe regel. Om een regel vanuit een sjabloon te maken, selecteert u in het veld Georganiseerd houden of Up to date houden van Stap 1, de sjabloon voor de te gebruiken regel om de nieuwe regel te maken. Vervolgens klikt u op elke onderstreepte koppeling in het veld Stap 2 om de voorwaarden en de acties te bepalen van de geselecteerde sjabloon voor de regel. De voorwaarden en de acties van de sjabloon kunnen eventueel worden bepaald in de volgende stap van de Wizard Regels. Om een regel te maken op basis van een lege regel, geeft u aan wanneer de berichten moeten worden gecontroleerd door een van de twee opties in het veld Beginnen met een lege regel te selecteren (Stap 1): Berichten controleren als deze aankomen of Berichten controleren na het verzenden. Klik op de knop Volgende. Als aanvullende voorwaarden moeten worden bepaald voor uw nieuwe regel, vinkt u de bijbehorende optie(s) aan in het veld Stap 1 en geeft u eventueel de nieuwe voorwaarde(n) aan door te klikken op elke onderstreepte koppeling in het veld Stap 2. Klik op de knop Volgende. Als sommige voorwaarden onjuist zijn of ontbreken, geeft Outlook dit aan via een bericht en wordt u gevraagd om correcties aan te brengen. Als aanvullende handelingen moeten worden bepaald voor uw nieuwe regel, vinkt u de bijbehorende optie(s) aan in het veld Stap 1 en geeft u eventueel de nieuwe handeling(en) aan door te klikken op elke onderstreepte koppeling in het veld Stap

78 In dit voorbeeld hebben wij gekozen om berichten met in het onderwerp het woord reis of vakantie door te sturen naar Pierre Lucat en deze te verplaatsen naar de map Bestuur. Klik op de knop Volgende. Net als bij de voorwaarden geeft Outlook, indien sommige handelingen onjuist zijn of ontbreken, dit aan via een bericht en wordt u gevraagd om correcties aan te brengen. Als uitzonderingen moeten worden toegevoegd aan uw regel, vinkt u de bijbehorende opties aan in het veld Stap 1 en geeft u eventueel de nieuwe uitzondering(en) aan door te klikken op elke onderstreepte koppeling in het veld Stap 2. Klik op de knop Volgende. Typ de naam van de nieuwe regel in het veld geef een naam op voor deze regel

79 Als u deze regel wilt toepassen op berichten die reeds in de map Postvak IN staan, vink dan de optie Deze regel nu toepassen op berichten die al aanwezig zijn in Postvak IN aan. Als u meerdere e mailaccounts heeft en u deze regel wilt toepassen op al uw accounts, vink dan de optie Deze regel maken voor alle accounts aan. Deze optie is uitsluitend beschikbaar als u meerdere accounts heeft. Schakel deze regel in: haal hier het vinkje weg als u deze regel nog niet wilt inschakelen. Controleer of de beschrijving van de regel juist is in het veld Stap 3 en bewerk deze eventueel door te klikken op een of meerdere onderstreepte koppelingen. Klik op de knop Voltooien en vervolgens op de knop OK van het dialoogvenster Regels en waarschuwingen.» Als u vervolgens een item verwijdert dat deel uitmaakt van een van uw regels, krijgt u na het openen van het dialoogvenster Regels en waarschuwingen een bericht dat een of meerdere regels fouten bevatten. Regels beheren Zorg dat een berichtenmap is geselecteerd. Gebruik vanuit het hoofdvenster van Outlook, de opdracht Extra Opties en klik op de tab E mailindeling. Om een regel in of uit te schakelen, plaatst u al dan niet een vinkje bij het vakje bij de naam van de desbetreffende regel. Om een regel te bewerken, dubbelklikt u op de naam van de regel en volgt u de instructies van de Wizard Regels (zie hierboven). Om een regel een nieuwe naam te geven, selecteert u de regel en klikt u op de knop Regel wijzigen en vervolgens op de optie Naam van regel wijzigen. Wijzig vervolgens de naam van de regel en klik op de knop OK. Om de volgorde waarin de regels worden toegepast op berichten, te wijzigen, selecteert u de regel die u wilt verplaatsen en gebruikt u de knop

80 om de regel naar boven te verplaatsen, en de knop om de regel naar beneden te verplaatsen. Om een regel te kopiëren selecteert u de regel en klikt u op de knop Kopiëren. Als u meerdere e mailaccounts heeft, opent u de lijst Map en selecteert u het Postvak IN waarnaar u de regel wilt kopiëren. Klik vervolgens op de knop OK. Om een regel te verwijderen, selecteert u deze en klikt u op de knop verwijderen en bevestigt u dit met de knop Ja. Klik op de knop OK in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen

81 Agenda: algemeen

82 Wat is de Agenda? De Agenda is een functie waarmee u uw tijd beter kunt organiseren en beheren. U kunt drie soorten activiteiten beheren: afspraken, gebeurtenissen, vergaderingen. Deze activiteiten worden items genoemd. Aan deze drie activiteiten wordt een planning toegevoegd van taken die moeten worden uitgevoerd. Naar de Agenda gaan Klik op de knop Agenda in het onderste deel van het navigatiedeelvenster. U kunt ook de opdracht Ga naar Agenda gebruiken, of de sneltoets Ctrl 2 (alfanumeriek toetsenbord). De Agenda verschijnt standaard in een weergave Dag/Week/Maand: Deze weergave bestaat uit een Agenda (a) voor een dag met de verschillende geprogrammeerde gebeurtenissen, een Datumnavigator (b) die in het navigatiedeelvenster verschijnt, en een deelvenster met de Lijst van dagelijkse taken (c). U kunt de takenlijst eventueel verbergen door op de knop te klikken; met een klik op de knop wordt de takenlijst opnieuw weergegeven. U kunt de ruimte voor de Agenda wijzigen door de schuifbalk rechts van het navigatiedeelvenster te verplaatsen en door de schuifbalk te verplaatsen die boven het deelvenster Taken staat. De weergaven van de map Agenda Met weergaven kan de inhoud van de map Agenda op verschillende manieren worden weergegeven. Gebruik de opdracht Beeld Huidige weergave of open de lijst bij de knop Huidige weergave Geavanceerd. op de werkbalk Klik op de optie bij een van de volgende weergaven:

83 Dag/Week/Maand of Dag/Week/Maand met AutoVoorbeeld: Om de lijst met geplande afspraken, gebeurtenissen en vergaderingen weer te geven voor één of meerdere dagen, één of meerdere weken, of voor een bepaalde maand. Alle afspraken: Om de lijst van alle afspraken en alle bijbehorende details weer te geven. Actieve afspraken: Om de lijst van alle geplande afspraken en vergaderingen voor vandaag weer te geven, alsmede alle bijbehorende details. Gebeurtenissen: Om de lijst van alle gebeurtenissen en alle bijbehorende details weer te geven. Jaarlijkse gebeurtenissen: Om de lijst van gebeurtenissen weer te geven die eenmaal per jaar plaatsvinden, en de bijbehorende details. Terugkerende afspraken: Om de lijst van terugkerende afspraken en alle bijbehorende details weer te geven. Op categorie: Om de lijst van alle agenda items weer te geven, op categorie gesorteerd, alsmede alle bijbehorende details. Om de weergave Dag/Week/Maand te kiezen, klikt u op een van de volgende knoppen in het bovenste deel van de agenda: Om de agenda van een dag weer te geven. beide opties te activeren. Om de agenda van een week weer te geven. Kies vervolgens Werkweek weergeven of Volledige week weergeven door één van Om de agenda van een maand weer te geven. Kies vervolgens welke Details moeten worden weergegeven in de agenda: Laag, Gemiddeld of Hoog (zie Weergeven per Maand van het onderdeel Huidige weergave aanpassen). Een andere datum weergeven Om van maand naar maand te gaan, gebruikt u de pijltjes in het bovenste deel van de datumnavigator. Om snel naar een andere maand te gaan, klikt u in de datumnavigator op de naam van de huidige maand en, terwijl u de muisknop ingedrukt houdt, wijst u de maand aan waar u naartoe wilt; als deze maand niet in de lijst staat, kunt u deze weergeven door de muisaanwijzer naar boven of naar beneden te verplaatsen, buiten de lijst. Laat vervolgens de muisknop los en klik op de gewenste datum. Ga naar Ga naar datum of Ctrl B

84 Typ de gewenste Datum in het bijbehorende invoerveld of open de lijst om de datum te selecteren. Open de lijst Weergeven in en selecteer het formaat van de Agenda: Dagagenda, weekagenda, maandagenda of werkweekagenda. Klik op de knop OK.» Om terug te keren naar de huidige datum, gebruikt u de opdracht Ga naar Vandaag of klikt u op de knop op de werkbalk Standaard. Naar het vorige of volgende item gaan Hier zien we hoe u naar het vorige of volgende item van de agenda kunt gaan, dit kan een afspraak, een gebeurtenis of een vergadering zijn. Klik op de knop Agenda in het navigatiedeelvenster. Als de agenda op het scherm geen items bevat (afspraak, gebeurtenis of vergadering), ga dan naar de volgende of vorige afspraak door te klikken op de knop Volgende afspraak of Vorige afspraak aan de zijkanten van de agenda. Als de agenda op het scherm tenminste één item bevat, ziet u de knoppen Volgende afspraak of Vorige afspraak niet aan de zijkanten van de agenda. Gebruik dan de opdracht Ga naar Vorige afspraak om naar het vorige item te gaan, of de opdracht Ga naar Volgende afspraak om naar het volgende item te gaan. De huidige weergave AGENDA aanpassen Weergave per maand Klik in de datumnavigator op een van de dagen van de maand die u wilt weergeven, en klik op de knop van de agenda. in het bovenste deel

85 Standaard heeft één van de twee maanden een witte achtergrondkleur, en de andere maand een blauwe achtergrondkleur. Kies het niveau van de weer te geven details in de agenda door één van de opties te activeren van de optie Details: Laag: Alleen gebeurtenissen (zie Agenda items Een gebeurtenis maken) worden weergegeven in de agenda. Gemiddeld: Naast de gebeurtenissen zie u ook de afspraken in de vorm van dichte balken (hoe langer de afspraak, des te dikker de balk is). Deze balken staan in de cellen (een cel staat voor een dag) op basis van het tijdstip van de afspraak. Elke cel is in tweeën verdeeld door middel van een horizontale lijn om uur. Hoog: U ziet de gebeurtenissen en de afspraken. Voor elke afspraak worden de begintijd en het onderwerp weergegeven (zie eerste scherm van dit onderdeel). De optie Hoog is standaard geactiveerd. Beeld Huidige weergave Huidige weergave aanpassen U kunt ook klikken met de rechtermuisknop op een leeg veld in de agenda, en vervolgens klikken op de optie Overige instellingen. Klik op de knop Overige instellingen

86 Om het Lettertype van teksten te wijzigen, klikt u op de bijbehorende knop in het kader Maand. Wijzig het Lettertype, de Tekenstijl en/of de Punten in de bijbehorende velden en klik op de knop OK: u ziet een voorbeeld van de gekozen opties rechts van de knop Lettertype. De optie Eindtijd weergeven in het kader Maand lijkt onbruikbaar. Klik tweemaal op de knop OK. Om door de maanden te bladeren, gebruikt u de verticale schuifbalk, of de knoppen en in het bovenste deel van de agenda.» Om de achtergrondkleur van de agenda te wijzigen, gebruikt u de opdracht Extra Opties en klikt u op de knop Agenda-opties op de tab Voorkeuren. In het veld Agenda-opties opent u de lijst Standaardkleur en klikt u op de toe te passen kleur. Vink eventueel de optie De geselecteerde kleur voor alle agenda s gebruiken aan als de geselecteerde kleur voor al uw agenda s moet worden gebruikt. Om af te sluiten, klikt u tweemaal op de knop OK: de nieuwe kleur wordt toegepast op de agenda, ongeacht de huidige weergave (Dag, Week of Maand). Weergave per Week Klik in de datumnavigator op een van de dagen van de week die u wilt weergeven, en klik op de knop de agenda. in het bovenste deel van Kies vervolgens Werkweek weergeven of Volledige week weergeven door een van beide opties rechts van de knop activeren. te Beeld Huidige weergave Huidige weergave aanpassen U kunt ook klikken met de rechtermuisknop op een leeg veld in de agenda, en vervolgens klikken op de optie Overige instellingen. Klik op de knop Overige instellingen. Om de tijdschaal te wijzigen, opent u de lijst Tijdschaal en klikt u op de optie bij het gewenste tijdsinterval; het standaard interval is 30 minuten. Om het lettertype van teksten in items te wijzigen, klikt u op de knop Lettertype in het kader Dag en week. Wijzig het Lettertype, de Tekenstijl en/of de Punten in de bijbehorende velden en klik op de knop OK: u ziet een voorbeeld van de gekozen opties rechts van de knop Lettertype. Om het lettertype voor tijd in de tijdschaal te wijzigen, klikt u op de knop Tijdlettertype in het kader Dag en week. Wijzig het Lettertype, de

87 Tekenstijl en/of de Punten in de bijbehorende velden en klik op de knop OK: u ziet een voorbeeld van de gekozen opties rechts van de knop Tijdlettertype. De gespecificeerde opties in het kader Dag en week worden ook toegepast in de dagagenda. Klik tweemaal op de knop OK. Om door de weken te bladeren, gebruikt u de knoppen en in het bovenste deel van de agenda. Een of meerdere dagen weergeven Klik op de knop in het bovenste deel van de agenda. Om een dag weer te geven, klikt u op de desbetreffende dag in de datumnavigator. Om meerdere dagen weer te geven, selecteert u de desbetreffende dagen in de datumnavigator; om opeenvolgende dagen te selecteren, klikt en sleept u de bijbehorende dagen of gebruikt u de toets Shift; om niet opeenvolgende dagen te selecteren, houdt u de toets Ctrl ingedrukt terwijl u op de desbetreffende dagen klikt. In dit scherm zijn 13, 15 en 17 augustus 2007 geselecteerd in de datumnavigator. Gebruik de volgende toetsencombinaties om het aantal weergegeven dagen te wijzigen : 1 tot 9 dagen weergeven: Alt + n, waarbij n het aantal opeenvolgende dagen is dat moet worden weergegeven (typ het aantal op het alfanumerieke toetsenbord). 10 dagen weergeven: Alt 0 (alfanumeriek toetsenbord) 6 dagen weergeven: Alt (numeriek toetsenbord) De maand weergeven: Alt = Meerdere agenda s weergeven Als u naast een standaard Outlook Agenda nog andere agenda s heeft, kunt u meerdere agenda s gelijktijdig weergeven naast of boven elkaar

88 Selecteer de map Agenda door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Zorg dat de weergave van de map Agenda staat op Dag/Week/Maand (Beeld Huidige weergave Dag/Week/Maand). Om meerdere agenda s naast elkaar weer te geven, vinkt u in het navigatiedeelvenster de hokjes links van de namen van de weer te geven agenda s aan. Hier ziet u de standaard Outlook agenda weergegeven naast de CE agenda. De naam van elke weergegeven agenda staat op de bijbehorende tab. Om agenda s boven elkaar te plaatsen, moet u deze eerst naast elkaar weergeven. Klik vervolgens op de knop op de bij de agenda behorende tab die u boven de Outlook Agenda wilt plaatsen

89 Hier is de CE agenda over de Outlook Agenda heen geplaatst. U ziet dat de tab van de Outlook Agenda niet het symbool andere agenda s boven deze agenda kunnen worden geplaatst. bevat, omdat de Om een agenda niet meer boven de Outlook Agenda te plaatsen, klikt u op de knop naast de Outlook agenda weergegeven. op de tab : de agenda wordt weer» De gekozen weergave voor de map Agenda (in weergave Dag/Week/Maand) wordt toegepast op alle agenda s die in deze map worden weergegeven. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om een agenda per Dag weer te geven, en een andere agenda per Week.» Om een agenda te verbergen, haalt u het vinkje in het bijbehorende vakje links van de naam in het navigatiedeelvenster weg; u kunt niet alle agenda s verbergen, want er moet altijd minimaal één agenda worden weergegeven.» U kunt ook een agenda openen in een nieuw venster: klik met de rechtermuisknop op de naam van de agenda in het navigatiedeelvenster, en klik op de optie In nieuw venster openen. Een agenda als webpagina opslaan Met deze handeling kunt u een agenda op Intranet van uw onderneming of op uw Internetsite publiceren, om deze te delen met andere gebruikers. Klik op de knop Agenda in het navigatiedeelvenster. Bestand Opslaan als webpagina Geef de Begindatum en Einddatum van de agenda op in de bijbehorende velden van het kader Duur. Om de opmerkingen bij de agenda items in de webpagina weer te geven, vinkt u de optie Inclusief informatie over afspraken aan. Achtergrondafbeelding gebruiken: vink, indien gewenst, de bijbehorende optie aan van het kader Opties en selecteer deze met de knop Bladeren. Typ de Agendanaam (standaard verschijnt de gebruikersnaam) in het bijbehorende veld. Geef de Bestandsnaam op: mapnaam of URL adres. Activeer de optie Opgeslagen webpagina openen in browser als u de browser wilt opstarten met deze opgeslagen webpagina. Bevestig de publicatie door te klikken op de knop Opslaan. Als u de optie Opgeslagen webpagina openen in browser heeft geactiveerd, krijgt u het volgende scherm:

90 Een agenda als icalendar bestand opslaan U gaat hier een agenda in bestandsformaat icalendar opslaan, om deze vervolgens per e mail te kunnen doorsturen aan andere gebruikers. Selecteer de map Agenda door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Klik met de rechtermuisknop op de naam van de agenda die u wilt opslaan, in het navigatiedeelvenster, en klik vervolgens op de optie Opslaan als. Het dialoogvenster Opslaan als verschijnt op het scherm. Selecteer het station en de map waarin u het bestand wilt opslaan. Wijzig eventueel de Bestandsnaam in het bijbehorende veld. Het icalendar bestand krijgt de extensie.ics. De optie icalendar Format (*.ics) wordt geselecteerd in de lijst Bestandstype

91 Links van de knop Meer opties ziet u de naam van de agenda, het datumbereik en de hoeveelheid informatie die in het bestand moet worden opgeslagen. Indien gewenst, kunt u deze opties wijzigen door te klikken op de knop Meer opties: Geef in de bijbehorende lijst aan welk Datumbereik de informatie bevat die in het bestand moet worden opgeslagen: selecteer de Volledige agenda, een bepaald datumbereik (Vandaag, Morgen, Volgende 7 dagen ) of selecteer de optie Datums opgeven om een aangepast datumbereik op te geven. Als u een ingebouwd datumbereik heeft gekozen, staan de datums uit het bereik in grijs onder de lijst Datumbereik. Als u heeft gekozen voor Datums opgeven, selecteert u de datums voor Begin en Einde in de bijbehorende lijsten. Selecteer in de lijst Detail de optie bij de hoeveelheid informatie die in het bestand moet worden opgeslagen: Alleen beschikbaarheid, Beperkte details of Alle gegevens. Onder elk van de opties van de lijst Detail staat een tekst met uitleg. Vink eventueel de optie Alleen de tijd binnen mijn werktijden weergeven aan als de in het bestand te voegen gegevens zich moeten beperken tot uw werktijden (zie Werkweek en Werktijden bepalen in het hoofdstuk Agenda: instelligen)

92 Deze optie is alleen beschikbaar als u heeft gekozen voor de optie Alleen beschikbaarheid in de lijst Detail. Klik op de knop Weergeven om de geavanceerde opties weer te geven. Als u kiest voor Details van items met de markering Privé opnemen, vink dan de bijbehorende optie aan. Deze optie is niet beschikbaar als de optie Alleen beschikbaarheid is geselecteerd in de lijst Detail. Voor meer informatie over privé items, verwijzen wij u naar het onderdeel Een item privé maken van het hoofdstuk Items beheren. Als u kiest voor Bijlagen binnen agenda items opnemen, vink dan de bijbehorende optie aan. Deze optie is alleen beschikbaar als de optie Alle gegevens is geselecteerd in de lijst Detail. Klik op de knop OK. Klik op de knop Opslaan in het dialoogvenster Opslaan als. Het icalendar bestand (.ics) wordt opgeslagen in de aangeduide map en kan dus via e mail aan andere personen worden doorgestuurd, net als andere bestanden (zie Inhoud van een bericht Bestand invoegen).» Met de koppeling Agenda per verzenden in het navigatiedeelvenster van de map Agenda kunt u items uit een periode van één van uw agenda s koppelen aan een bericht (zie Inhoud van een bericht Een agenda invoegen)

93 Agenda: instellingen

94 De werkweek en de werktijden bepalen Outlook heeft standaard een werkweek van maandag tot vrijdag, waarbij de werkdagen beginnen om 8.00 uur en eindigen om uur. Extra Opties tab Voorkeuren Klik op de knop Agenda opties. Vink in het kader Werkweek in agenda de werkdagen aan en haal de vinkjes weg bij de andere dagen. Selecteer de Eerste dag van de week alsmede de Eerste week van het jaar met behulp van de bijbehorende lijsten. Gebruik de lijst Begintijd om de begintijd te selecteren, en de lijst Eindtijd om de eindtijd te selecteren. Klik tweemaal op de knop OK. De weergave van de Datumnavigator wijzigen Weeknummers weergeven Extra Opties tab Voorkeuren Klik op de knop Agenda opties. Vink de optie Weeknummers weergeven in de maandweergave en de datumnavigator aan in het kader Agenda opties. Klik tweemaal op de knop OK. Nu worden de weeknummers links in de datumnavigator weergegeven, alsoole in de Maandweergave, in de plaats van de weekdata. De weergave van dagen met items wijzigen Standaard worden de dagen waarop afspraken, gebeurtenissen of vergaderingen zijn gepland, vet weergegeven in de datumnavigator. Beeld Huidige weergave Huidige weergave aanpassen U kunt ook met de rechtermuisknop in de agenda klikken en vervolgens klikken op de optie Overige instellingen. Klik op de knop Overige instellingen. Plaats al dan niet een vinkje bij de optie Vette datums in de Datumnavigator geven dagen met items aan. Klik tweemaal op de knop OK. Het lettertype wijzigen

95 Extra Opties tab Overige Klik op de knop Geavanceerde opties. Klik op de knop Lettertype bij de optie Datumnavigator in het kader Weergaveopties. Wijzig het Lettertype, de Tekenstijl en/of de Punten van het lettertype met behulp van de bijbehorende velden. Klik driemaal op de knop OK. Feestdagen beheren Feestdagen toevoegen Na de installatie van Outlook, staan alleen de feestdagen van Nederland in uw agenda. Extra Opties tab Voorkeuren Klik op de knop Agenda opties. Klik op de knop Feestdagen toevoegen. Vink de namen van de landen aan waarvan u de feestdagen in uw agenda wilt toevoegen. Klik op de knop OK. Outlook importeert nu de bestanden bij de gekozen landen. Klik op de knop OK van het bericht dat meldt dat de feestdagen aan de agenda zijn toegevoegd. Klik op de knop OK van de dialoogvenster Agenda opties en Opties. Feestdagen worden beschouwd als vrije dagen, maar worden niet in grijs weergegeven. Als deze worden geactiveerd, verschijnt de titel als volgt:

96 » U moet deze handeling slechts één keer uitvoeren! U kunt echter ook feestdagen toevoegen die reeds in de agenda staan. In dat geval bevat de agenda meerdere keren dezelfde feestdagen. Als u feestdagen wilt verwijderen, moet u deze weergeven (zie volgende onderdeel). Selecteer de bijbehorende regels en druk op de toets Delete. Feestdagen weergeven Beeld Huidige weergave Klik op de weergave Op categorie. Klik indien nodig op de knop van de categorie Vrije dag. Nu verschijnen de feestdagen: Een resource configureren Een Resource is een materieel item (vergaderruimte, projector ) dat in uw netwerk staat in de vorm van een brievenbus, die wordt beheerd door een administrator. Als u Microsoft Exchange Server gebruikt, kan deze persoon de resource plannen en configureren om zo een vergadering te accepteren of te weigeren, op basis van de beschikbaarheid van de resource. Om de volgende handelingen te kunnen uitvoeren, moet u de administrator zijn van de resource of toestemming hebben van de eigenaar van de resource. De opties bepalen voor de planning Extra Opties Klik op de tab Voorkeuren op de knop Agenda opties en vervolgens op de knop Planning voor resources. Vink de gewenste opties aan : - Automatisch vergaderverzoeken accepteren en annuleringen verwerken: om vergaderverzoeken te plannen in un agenda (die van de resource) en een bericht te verzenden aan de aan vrager om zijn verzoek te accepteren. - Conflicterende vergaderverzoeken automatisch weigeren: om systematisch alle vergaderverzoeken te weigeren die in conflict zijn met een gepland item in uw agenda. - Terugkerende vergaderverzoeken automatisch weigeren: om de terugkerende planning van de resource te weigeren

97 Klik op de knop OK. Machtigingen instellen van een resource voor gebruikers Extra Opties tab Voorkeuren Klik op de knoppen Agenda opties, Planning voor resources en Machtigingen instellen. Klik op de tab Machtigingen voor toegang. De Standaard machtiging, die overeenkomt met de machtiging voor alle gebruikers, is geconfigureerd op Geen. Voor elke gebruiker waarvoor u de machtigingen wilt instellen: - klikt u op de knop Toevoegen, dubbelklikt u op de naam van de gebruiker en klikt u vervolgens op de knop OK. - Selecteer in de lijst Machtigingsniveau de optie Auteur. Zo kan de desbetreffende gebruiker de resource uitnodigen wanneer hij of zij een vergadering plant

98 Klik viermaal op de knop OK

99 Agenda items

100 Een afspraak maken Een afspraak is een activiteit waarvoor u tijd in uw agenda wilt reserveren, zonder dat hiervoor andere personen moeten worden opgeroepen of aanvullende bronnen nodig zijn. Klik op de knop Agenda in het navigatiedeelvenster en gebruik één van de volgende technieken: Bestand Nieuw Afspraak of Ctrl N Bestand Nieuwe afspraak of Ctrl N Klik op de knop. Gebruik de sneltoets Ctrl Shift A vanuit een map van Outlook. De term Afspraak staat op de titelbalk van het venster dat verschijnt. Typ de beschrijving van de afspraak in het invoerveld Onderwerp. Geef de Locatie van de afspraak op door deze te typen of te selecteren uit de bijbehorende lijst. Geef de datum en de begintijd van de afspraak op met behulp van de lijsten bij de optie Begintijd. Geef de datum en de eindtijd van de afspraak op met behulp van de lijsten bij de optie Eindtijd. Op de tab Afspraak kunt u met de knop Agenda van de groep Acties eventueel de agenda weergeven om bijvoorbeeld het tijdstip van de afspraak te controleren. Om terug te gaan naar het venster van de afspraak, klikt u op de bijbehorende knop op de takenbalk. Standaard krijgen afspraken een duur van een half uur. Om de Eindtijd eenvoudiger te kunnen selecteren, berekent Outlook de duur op basis van de gekozen Begintijd. Als u een herinnering wilt programmeren om een dialoogvenster te laten verschijnen om u aan de Afspraak te herinneren, opent u op de bijbehorende tab de lijst Herinnering van de groep Opties en geeft u aan wanneer de herinnering voor de begintijd van de afspraak moet verschijnen. Om een herinnering uit te schakelen, selecteert u de optie Geen in de lijst Herinnering. Als u een afspraak maakt, wordt de herinnering standaard geprogrammeerd op 15 minuten voor de begintijd van de afspraak. Om dit te wijzigen, gebruikt u de lijst bij de optie Standaardherinnering van het dialoogvenster Opties (Extra Opties tab Voorkeuren); om de herinnering uit te schakelen, haalt u het vinkje weg bij de optie Standaardherinnering. Categoriseer de afspraak eventueel: klik op de tab Afspraak op de knop Categoriseren in de groep Opties en klik vervolgens op de gewenste categorie; met de optie Alle categorieën wissen verwijdert u de categorie bij de afspraak. In de agenda verschijnt de achtergrond van de afspraak in de kleur die hoort bij de geselecteerde categorie. Voor meer informatie omtrent categorieën verwijzen wij u naar het hoofdstuk Itemcategorieën. Als u uw agenda deelt met andere gebruikers, geef dan eventueel aan of u beschikbaar bent voor deze afspraak: open op de tab Afspraak de lijst bij de knop Weergeven als en klik op een van de opties: Vrij, Voorlopig bezet, Bezet of Niet aanwezig; de optie Bezet wordt standaard geselecteerd. Op basis van de ingestelde beschikbaarheid, verschijnt de afspraak in een andere kleur (deze kleuren staan links van elke optie in de lijst Weergeven als). Als u uw agenda deelt met andere gebruikers, kunt u de afspraak als persoonlijk markeren, zodat de andere gebruikers deze niet zien: klik op de tab Afspraak op de knop Persoonlijk op de tab Opties

101 De afspraak krijgt de Categorie oranje en 15 minuten voor de begintijd van de afspraak verschijnt een herinnering. Typ eventueel extra informatie in het tekstvak onder in het venster. Klik op de knop Opslaan en Sluiten op de tab Afspraak. De afspraak verschijnt in de Agenda: in dagweergave, vermeldt Outlook de begin en eindtijd van de afspraak, het onderwerp en de locatie:» Om een afspraak te maken, kunt u ook wijzen naar het desbetreffende uur en klikken (eenmaal) als u Klik om een afspraak toe te voegen ziet. U hoeft dan alleen maar het onderwerp van de afspraak in te vullen en de afspraak te bevestigen met de toets Enter. Met deze methode kunt u niet de locatie voor de afspraak opgeven, en deze methode kan alleen worden gebruikt als de optie Klikken-om-toe-te-voegen-aanwijzingen in de agenda weergeven heeft aangevinkt in het dialoogvenster Agenda-opties (Extra Opties tab Voorkeuren knop Agenda-opties).» Om de tijdsduur van een afspraak rechtstreeks in de agenda te verlengen of te verkorten, klikt u op de desbetreffende afspraak om deze te selecteren. Wijs de bovenste of onderste rand aan en, zodra de muisaanwijzer verandert in een pijl, klikt u en klikt en sleept u naar boven of naar beneden op basis van de gewenste tijdsduur voor de afspraak.» Om het geluidsfragment voor herinneringen te wijzigen, opent u (bij het maken of wijzigen van een afspraak) de lijst Herinnering van de groep Opties (tab Afspraak) en klikt u op de optie Geluid. Selecteer het geluidsfragment dat aan de herinnering moet worden gekoppeld, door middel van de knop Bladeren. Als geen geluidsfragment moet worden afgespeeld bij een herinnering, haal dan het vinkje weg bij de optie Dit geluidsfragment afspelen

102 » Standaard staat de tekst van het onderwerp van een afspraak in vette letters in de agenda. Als u dit wilt wijzigen, haal dan het vinkje weg bij de optie Vetgedrukte onderwerpen in de agenda van het dialoogvenster Dag-/week-/maandweergave opmaken (Beeld Huidige weergave Huidige weergave aanpassen Overige instellingen).» Als u bij het maken van een afspraak, de optie Duurt hele dag aanvinkt, wordt de afspraak omgezet in een gebeurtenis.» Het bijwerken van de beschikbaarheid gebeurt automatisch voor 2 maanden, en om de 15 minuten. Om deze opties te wijzigen, gebruikt u de opdracht Extra Opties. Klik op de knop Agenda-opties en vervolgens op de knop Opties voor beschikbaarheidsinfo om het aantal maanden voor beschikbaar en minuten voor bijwerken te wijzigen. U kunt ook een afspraak maken door dubbel te klikken op een tijdblok in de Agenda. Een gebeurtenis maken Een gebeurtenis is een activiteit die minimaal 24 uur duurt. Een gebeurtenis neemt geen tijdblok in beslag in de Agenda. Selecteer de map Agenda door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Geef eventueel de begindag van de gebeurtenis weer. Acties Nieuwe gebeurtenis die de hele dag duurt Op de titelbalk van het venster dat verschijnt, staat de informatie Gebeurtenis. Typ de beschrijving van de gebeurtenis in het invoerveld Onderwerp. Geef de Locatie van de gebeurtenis op door deze te typen of te selecteren uit de bijbehorende lijst. Selecteer eventueel de begindatum en de einddatum van de gebeurtenis door middel van de lijsten Begintijd en Eindtijd. Op de tab Gebeurtenis kunt u met de knop Agenda van de groep Acties eventueel de agenda weergeven om bijvoorbeeld de afspraken te raadplegen. Om terug te gaan naar het venster van de gebeurtenis, klikt u op de bijbehorende knop op de takenbalk. Zorg dat de optie Duurt de hele dag is aangevinkt. Categoriseer eventueel de gebeurtenis (knop Categoriseren) en wijzig eventueel uw beschikbaarheid voor deze gebeurtenis (lijst Weergeven als) en markeer de gebeurtenis als persoonlijk als de andere gebruikers van uw agenda deze niet mogen zien (knop Persoonlijk ). Voor meer informatie over deze opties, verwijzen wij u naar het voorgaande onderdeel Een afspraak maken. Klik op de knop Opslaan en Sluiten in de tab Gebeurtenis. In de Agenda staan de gebeurtenissen in de vorm van titels met het onderwerp en de locatie.» Als u bij het maken van de gebeurtenis het vinkje weghaalt bij de optie Duurt de hele dag, dan wordt de gebeurtenis omgezet in een afspraak.» U kunt ook deelnemers uitnodigen voor een gebeurtenis. Hiervoor klikt u op de knop Deelnemers uitnodigen op de tab Gebeurtenis: de gebeurtenis verandert in een Gebeurtenis met genodigden

103 Als u dubbelklikt op een weergaveveld in de Agenda, wordt het venster geopend voor het maken van een Gebeurtenis. Een bericht omzetten in een afspraak of een gebeurtenis Selecteer de e mailmap waarin het bericht staat dat u wilt omzetten in een afspraak of een gebeurtenis. Selecteer het desbetreffende bericht en sleep het naar de knop Agenda in het onderste deel van het Navigatiedeelvenster. Zodra u de muisknop loslaat, verschijnt het venster Afspraak: de inhoud van het bericht staat in het grote tekstvak. Geef de kenmerken van deze nieuwe afspraak op; als het om een gebeurtenis gaat, vink dan de optie Duurt de hele dag aan. Klik op de knop Opslaan en Sluiten op de tab Afspraak ofwel op de tab Gebeurtenis. Een Agenda item wijzigen Selecteer de map Agenda door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Dubbelklik op het te wijzigen item. Als het niet het item is dat moet worden gewijzigd, ga dan naar het gewenste item met behulp van de functies (volgend item) op de werkbalk Snelle toegang. (vorig item) en U ziet de naam van de gebruiker die de laatste wijziging heeft uitgevoerd, alsmede de datum en/of het tijdstip van wijziging, rechtsonder in het itemvenster. Breng uw wijzigingen aan en klik op de knop Opslaan en Sluiten op de tab Afspraak ofwel op de tab Vergadering, ofwel op de tab Gebeurtenis.» Om het itemvenster te sluiten zonder de aangebrachte wijzigingen op te slaan, klikt u op de knop en klikt u vervolgens op de knop Nee van het bericht waarin u wordt gevraagd om de wijzigingen op te slaan. Als alleen het onderwerp van een item moet worden gewijzigd, klikt u op het desbetreffende item om het te selecteren en klikt u vervolgens op de tekst van het onderwerp: de cursor knippert in de tekst. Breng vervolgens de gewenste wijzigingen aan en druk op de toets Enter voor bevestiging. Een item herhalen U kunt een afspraak, een gebeurtenis of een vergadering met regelmatige intervallen herhalen. Maak of wijzig het desbetreffende item

104 Klik op de tab Afspraak, Gebeurtenis of Vergadering op de knop Terugkeerpatroon in de groep Opties. Wijzig eventueel het Begin en het Einde van het item met behulp van de bijbehorende lijsten in het kader Tijdstip. Geef met de verschillende opties in het kader Type terugkeerpatroon de frequentie van de herhaling van het item aan. Geef vervolgens de tijdsduur aan waarin het item moet worden herhaald, met behulp van de opties in het kader Bereik van terugkeerpatroon: Geen einddatum: Het terugkerende item wordt oneindig herhaald. Eindigt na n keer: Een terugkerend item eindigt na het aantal keren dat is ingetypt in het invoerveld. Eindigt op: Beëindigt een terugkerend item op de ingevoerde datum of op de datum die in de lijst is geselecteerd. Geef indien nodig de datum van Begin van het terugkerende item in de bijbehorende lijst in het kader Bereik van Terugkeerpatroon. In dit voorbeeld wordt de afspraak ingepland op de eerste donderdag van elke maand, vanaf 6/09/2007 van tot uur, en dat gedurende vijf maanden. Klik op de knop OK. Als een item terugkerend wordt, kunt u geen datum meer bepalen voor Begin en Einde; dit wordt vervangen door een Terugkeerpatroon. Klik op de knop Opslaan en Sluiten op de tab Terugkerende afspraak, ofwel op de tab Terugkerende vergadering ofwel op de tab Terugkerende gebeurtenis. Terugkerende items krijgen het symbool in de dag en weekweergave.» Als u een terugkerend item wilt wijzigen, vraagt Outlook of u alleen het geselecteerde item wilt wijzigen of alle herhalingen:

105 » Om alleen de terugkerende afspraken weer te geven, gebruikt u de opdracht Beeld Huidige weergave Terugkerende afspraken. U kunt een terugkerend item maken door het activeren van de optie Nieuwe terugkerende afspraak of Nieuwe terugkerende gebeurtenis of Nieuwe terugkerende vergadering van het menu Acties. Een item doorsturen Hier kunt u een afspraak, een gebeurtenis of een vergadering doorsturen aan één of meerdere andere personen. Selecteer de map Agenda door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Dubbelklik op het item dat u wilt doorsturen. Open op de tab Afspraak, Vergadering of Gebeurtenis de lijst bij de knop Volgende in de groep Acties. Klik op de optie Volgende als het item moet worden doorgestuurd aan personen die Outlook gebruiken. Klik op de optie Doorsturen als icalendar bestand als het bestand bij het item gelezen moet kunnen worden in elk e mailprogramma. Als u rechtstreeks klikt op de knop Volgende is dit hetzelfde als het kiezen van de optie Volgende in de lijst. De optie Doorsturen als icalendar bestand kan ook worden gebruikt om iets door te sturen aan personen die Outlook gebruiken. Er verschijnt een venster op het scherm : bij een afspraak of een gebeurtenis, verschijnt, als u de optie Verzenden heeft gekozen, het bestand van het item in het veld Bijgevoegd; bij een vergadering, verschijnt de inhoud van deze vergadering in de body van het venster. Als u de optie Doorsturen als icalendar bestand heeft gekozen, verschijnt het bijbehorende bestand met de extensie.ics in het veld Bijgevoegd. Geef de namen van de personen op waaraan het item moet worden doorgestuurd en klik vervolgens op de knop Verzenden. Als het doorgestuurde item een afspraak of een gebeurtenis is, sluit dan het oorspronkelijke venster van het item door te klikken op de knop. Als het doorgestuurde item een vergadering is, kunt u de Bijgewerkte versie verzenden aan de andere deelnemers door op de bijbehorende knop te klikken

106 Terugkerende items verwijderen Dubbelklik op een van de terugkerende items. Activeer de optie De reeks openen en klik op de knop OK. Klik op de tab Terugkerende afspraak, Terugkerende gebeurtenis of Terugkerende vergadering op de knop Terugkeerpatroon in de groep Opties. Klik op de knop Terugkeerpatroon verwijderen. Bevestig de wijziging door te klikken op de knop Opslaan en Sluiten op de tab Terugkerende afspraak, ofwel op de tab Terugkerende vergadering ofwel op de tab Terugkerende gebeurtenis. Alleen het eerste item uit de reeks wordt bewaard in de agenda. Reageren op een herinnering Als een of meer herinneringen gelijktijdig verschijnen, geeft Outlook slechts één dialoogvenster weer met het onderwerp en de locatie van de items: Op de titelbalk van het dialoogvenster staat het aantal items waarvoor de herinnering geldt. Om de herinnering van een item opnieuw te herhalen, selecteert u het item, geeft u de tijd op die moet verstrijken voordat een nieuwe herhaling plaatsvindt met behulp van de lijst Klik op Uitstellen voor nieuwe herinnering over en klik vervolgens op de knop Uitstellen. Om een item te raadplegen waarvoor u een herinnering heeft gekregen, selecteert u het item en klikt u op de knop Item openen of dubbelklikt u op het item. Nadat u het heeft gelezen, sluit u het item door te klikken op de knop in het venster. Om de herinnering van een item uit te schakelen, selecteert u het item en klikt u vervolgens op de knop Verwijderen. Om de herinnering voor alle items uit te schakelen, klikt u op de knop Alles verwijderen

107 Klik op de knop Ja van het bericht waarin u wordt gevraagd of u de herinnering voor alle items in het dialoogvenster wilt verwijderen.» Om het venster met herinneringen weer te geven, kunt u de opdracht Beeld - Venster Herinneringen gebruiken. Voorwaarden stellen voor de opmaak van afspraken en vergaderingen Het gaat om het instellen van voorwaarden voor de automatische toepassing van kleuren voor afspraken en vergaderingen. Selecteer de map Agenda door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Bewerken Automatische opmaak Klik op de knop Toevoegen en typ de Naam van de nieuwe regel in het bijbehorende invoerveld. Open de lijst Kleur. Klik op een van de voorgestelde kleuren. Klik op de knop Voorwaarde. Zorg dat de tab Afspraken en vergaderingen is geactiveerd. Stel uw verschillende criteria op om de voorwaarden te bepalen waaraan moet worden voldaan om de kleur toe te passen: om een criterium te stellen voor het zoeken naar de tekst, typt u de tekst in het veld Zoeken naar de tekst en selecteert u in de lijst In de optie bij het veld of de velden waarin u wilt zoeken. om een criterium te stellen voor het zoeken naar de organisator van de vergadering, typt u de bijbehorende naam in het invoerveld Georganiseerd door of klikt u op de bijbehorende knop om de naam te selecteren in een adresboek. om een criterium te stellen voor het zoeken naar deelnemers aan de vergadering, typt u de bijbehorende naam of namen in (als u meerdere

108 namen intypt, moet u puntkomma s tussen de namen typen) in het invoerveld Deelnemers of klikt u op de bijbehorende knop om de namen te selecteren in een adresboek. om een criterium te stellen op basis van tijd, gebruikt u de twee lijsten bij de optie Tijd. Hier krijgen afspraken en vergaderingen met als onderwerp ondernemingsraad de kleur perzik. Om andere zoekcriteria te stellen, zoals de bestandsgrootte of om items te zoeken die al of geen bijlagen bevatten, of om te zoeken naar Identieke hoofdletters/kleine letters, klikt u op de tab Meer opties en selecteert u de gewenste opties. Klik tweemaal op de knop OK.» Een automatische kleur wordt niet toegepast op een item waarop handmatig een kleur is toegepast.» Om een regel te wissen, gebruikt u de opdracht Bewerken Automatische opmaak en selecteert u de regel in de lijst Regels voor deze weergave. Klik vervolgens op de knop Verwijderen. Om een regel uit te schakelen zonder deze te verwijderen, klikt u in het vakje links van de regel om het vinkje weg te halen. Agenda items verwijderen Selecteer de map Agenda door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Selecteer het desbetreffende item of de items; als het gaat om meerdere items, gebruikt u de toets Ctrl om deze te selecteren. Bewerken Verwijderen of of Delete of Ctrl D Als u een terugkerend item verwijdert, vraagt Outlook of alleen dit exemplaar moet worden verwijderd, of de hele reeks

109 Activeer indien nodig een van beide opties Dit exemplaar verwijderen of De reeks verwijderen en klik op de knop OK. De items verdwijnen van de agenda en worden verplaatst naar de map Verwijderde items.» Om items definitief te verwijderen, gebruikt u de sneltoets Ctrl Delete en klikt u op de knop Ja om het verwijderen te bevestigen: de items worden definitief verwijderd en worden niet verplaatst naar de map Verwijderde items; deze handeling kan niet ongedaan worden gemaakt (zie volgende opmerking). Als u per ongeluk items heeft verwijderd, maakt u de handeling ongedaan met behulp van de opdracht Bewerken Annuleren of de sneltoets Ctrl Z. Ook kunt u de items terughalen uit de map Verwijderde items (zie Items beheren Items verwijderen). Een item verplaatsen Selecteer de map Agenda door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Wijs het te verplaatsen item aan, klik en sleep en klik het naar het nieuwe tijdblok (Agenda) of naar de nieuwe datum (Datumnavigator). Als u een vergadering verplaatst, verschijnt een bericht op het scherm. Met de optie Wijzigingen niet opslaan annuleert u het verplaatsen. Houd de optie Wijzigingen opslaan en update verzenden geactiveerd en klik vervolgens op de knop OK. Het venster van de vergadering verschijnt op het scherm. Typ eventueel een toelichting voor de verplaatsing van de vergadering en klik op de knop Update verzenden. Een extra agenda maken Naast de standaard agenda kunt u ook een of meer extra agenda s maken om bijvoorbeeld uw persoonlijke afspraken of die van uw ondernemingsraad te beheren. Geef de mappenlijst weer in het navigatiedeelvenster met behulp van de opdracht Ga naar Mappenlijst, de sneltoets Ctrl 6 of de knop onder in het navigatiedeelvenster. Selecteer de map Agenda in het veld Alle mappen van het navigatiedeelvenster. Bestand Nieuw Map of Ctrl Shift E

110 U kunt ook met de rechtermuisknop op de map Agenda klikken en vervolgens klikken op de optie Nieuwe map. Typ de Naam van uw nieuwe agenda in het bijbehorende veld. Zorg dat de optie Agenda items is geselecteerd in de lijst Map bevat. Selecteer eventueel een nieuwe locatie voor uw agenda; de agenda wordt standaard opgeslagen in de map Agenda. Klik op de knop OK om de agenda te maken. Om de nieuwe agenda te bekijken, klikt u op de knop Agenda in het navigatiedeelvenster en vinkt u de optie bij de naam van uw nieuwe agenda aan in het veld Mijn agenda s: u ziet nu de standaard agenda van Outlook en daarnaast de agenda die u zojuist heeft gemaakt. Zo kunt u kiezen of een bepaalde agenda al dan niet moet worden weergegeven door een vinkje te plaatsen of weg te halen bij de bijbehorende agenda.» Om een agenda te verwijderen die u heeft gemaakt, klikt u met de rechtermuisknop in de map Agenda op de naam van de te verwijderen agenda in

111 het veld Mijn agenda s van het navigatiedeelvenster. Klik vervolgens op de optie Naam agenda verwijderen en vervolgens op de knop Ja om het verwijderen van de agenda te bevestigen. U kunt geen standaard agenda verwijderen, alleen de door u gemaakte agenda s kunnen worden verwijderd

112 Vergaderingen

113 Een vergadering maken Een vergadering is een afspraak tussen meerdere personen en met gebruik van meerdere bronnen. Selecteer de map Agenda door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Selecteer eventueel de dag, de begintijd van de vergadering of het tijdblok. Bestand Nieuw Vergaderverzoek of Ctrl Shift F11 U kunt ook de opdracht Acties Nieuw vergaderverzoek gebruiken. De term Vergadering staat op de titelbalk van het venster dat verschijnt. Typ de kenmerken van de vergadering : het Onderwerp, de Locatie, de begin en eindtijd, het terugkeerpatroon net als bij het maken van een afspraak. Klik op de tab Vergadering op de knop Planning van de groep Weergeven. U ziet nu het venster waarin u deelnemers en/of bronnen voor de vergadering kunt toevoegen. Standaard is de organisator van de vergadering de enige deelnemer. Voeg alle deelnemers en de bronnen voor de vergadering toe: klik op de knop Andere toevoegen en vervolgens op de optie Uit adresboek toevoegen. U kunt ook klikken op de knop Adresboek op de tab Vergadering (groep Deelnemers) of de sneltoets Ctrl Shift B gebruiken. selecteer voor elke deelnemer het adresboek waarin zijn of haar naam staat, met behulp van de lijst Adresboek, selecteer de naam van de deelnemer en klik op de knop Vereist > als zijn of haar aanwezigheid vereist is, of op de knop Optioneel > als zijn of haar aanwezigheid optioneel is; selecteer de naam voor elke bron en klik op de knop Resources > (u moet bevoegd zijn om uitnodigingen te versturen en zo een bron te plannen). Een Resource is een materieel item (vergaderruimte, projector ) dat in uw netwerk staat in de vorm van een brievenbus, die wordt beheerd door een administrator. Als u Microsoft Exchange Server gebruikt, kan deze persoon de resource plannen en configureren om zo een vergadering te accepteren of te weigeren, op basis van de beschikbaarheid van de bron. Bevestig uw keuze door te klikken op de knop OK. De namen van de genodigden staan in het dialoogvenster. Het symbool tussen het lege vakje en de naam van de deelnemer geeft aan of het gaat om een vereiste deelnemer, een optionele deelnemer, een bron of de organisator van de vergadering

114 In bovenstaand voorbeeld is de aanwezigheid van Sylvain Le Soz en Ronald Kamst vereist en is de aanwezigheid van Fabienne Blanchard optioneel. Om een deelnemer of een bron toe te voegen, kunt u ook klikken in het veld Klik hier en typ een naam en vervolgens de naam van de contactpersoon of van de bron intypen die moet worden toegevoegd; als u op het pictogram klikt kunt u het type aanwezigheid van de deelnemer wijzigen. Standaard staat de aanwezigheid op vereist. Als u Exchange Server 2007 gebruikt, ziet u het deelvenster Voorgestelde tijden waarin verschillende tijdblokken worden voorgesteld op basis van de beschikbaarheid van elk van de deelnemers. Wijzig indien nodig de datum en de begin en eindtijd van de vergadering in de lijsten bij de opties Begintijd en Eindtijd of door de selectiebalken van de vergadering te laten verschuiven over het tijdrooster. Op de tab Vergadering kunt u met de knop Agenda van de groep Acties eventueel de agenda weergeven om bijvoorbeeld het tijdstip van de vergadering te controleren. Om terug te gaan naar het venster van de vergadering, klikt u op de bijbehorende knop op de takenbalk. Met de knop AutoSelectie volgende kunt u automatisch het volgende vrije tijdblok selecteren voor alle deelnemers en bronnen, terwijl u met de knop naar het eerste vrije tijdblok gaat vóór het weergegeven tijdblok. Het vakje links van de naam van de deelnemer geeft aan of deze een vergaderverzoek ontvangt ; als u geen vergaderverzoek aan een van de deelnemers wilt sturen, moet u het vinkje hier weghalen. De pictogrammen,, geven het soort aanwezigheid of bron aan ; om dit te wijzigen, klikt u op het pictogram en vervolgens op Vereiste deelnemer, Optionele deelnemer of Resource (ruimte of materiaal). Als u een distributielijst wilt uitvouwen, om alle leden weer te geven, klikt u op het teken vóór de lijst. Nu verschijnt er een vakje voor de naam van elk lid. Een distributielijst is een verzameling van meerdere leden: als u een bericht aan zo n lijst stuurt, stuurt u het bericht gelijktijdig aan alle leden die op deze lijst staan (zie: Contactpersonen Een distributielijst maken). Klik eventueel op de knop Afspraak als u de kenmerken van de vergadering wilt wijzigen. Klik op de knop Verzenden om het vergaderverzoek te verzenden. De knop Verzenden staat in het venster van de kenmerken van de vergadering (knop Afspraak) en in het venster voor de planning van de vergadering (knop Planning). Het vergaderverzoek kan dus zowel vanuit het ene als vanuit het andere venster worden verzonden

115 Sluit vervolgens het venster Vergadering plannen door te klikken op de knop Sluiten. De deelnemers ontvangen een bericht in hun Postvak IN en de organisator krijgt het vergaderverzoek in de map Verzonden items. Er verschijnt een symbool dat staat voor vergaderverzoeken.» Om een vergadering te maken, kunt u ook de opdracht Acties Vergadering plannen gebruiken. Nadat u de deelnemers en/of de bronnen voor de vergadering heeft toegevoegd, klikt u op de knop Vergadering beleggen en geeft u de kenmerken van de vergadering op (Onderwerp, Locatie ) voordat u het verzoek verzendt.» U kunt vragen om geen reacties te ontvangen op een vergaderverzoek als dit verzoek bijvoorbeeld aan een groot aantal deelnemers is verzonden: klik op de tab Deelnemers van het venster voor het beleggen van een vergadering, op de knop Antwoorden in de groep Deelnemers en klik vervolgens op de optie Antwoorden vragen om hier het vinkje weg te halen. In dat geval kunt u de reacties van de deelnemers niet bijhouden, en weet u niet welke deelnemers het verzoek hebben geaccepteerd, voorlopig hebben geaccepteerd of hebben geweigerd.» Bij het maken van een vergadering kunt u de deelnemers verbieden om nieuwe tijdsvoorstellen te doen: klik op de tab Deelnemers van het venster voor het maken van een vergadering, op de knop Antwoorden in de groep Deelnemers en klik op de optie Nieuwe tijdsvoorstellen toestaan om deze uit te schakelen (deze optie wordt automatisch uitgeschakeld als de optie Antwoorden vragen niet is aangevinkt). In dat geval krijgen deelnemers, wanneer zij antwoorden op een vergaderverzoek, geen toegang tot de knop Nieuwe tijd voorstellen, die in grijs verschijnt.» Als u het de deelnemers niet wilt toestaan een nieuw tijdsvoorstel te doen voor alle vergaderingen die u organiseert, haal dan het vinkje weg bij de optie Deelnemers toestaan nieuwe tijden voor te stellen voor vergaderingen die u organiseert in het dialoogvenster Agenda-opties (Extra Opties knop Agenda-opties). Om een vergadering te organiseren kunt u vanuit het venster voor het maken van een afspraak, ook klikken op de knop Deelnemers uitnodigen op de tab Afspraak. Om contactpersonen te selecteren voordat u een vergadering organiseert, geeft u de map Contactpersonen weer. Selecteer de contactpersonen bij de verschillende deelnemers en gebruik vervolgens de opdracht Acties Maken Nieuw vergaderverzoek aan contactpersoon. Ga vervolgens op dezelfde manier te werk als bij het organiseren van een vergadering. een vergadering toevoegen/verwijderen Selecteer de map Agenda door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Dubbelklik op de desbetreffende vergadering. Als het gaat om een terugkerende vergadering, geef dan aan of het gaat om alle vergaderingen (De reeks openen) of alleen om deze vergadering (Dit exemplaar openen) en klik vervolgens op de knop OK. Klik op de tab Vergadering op de knop Deelnemers toevoegen of verwijderen in de groep Deelnemers. U krijgt het dialoogvenster Deelnemers en resources selecteren. Om de uitnodiging van een deelnemer te annuleren, klikt u op de naam in het veld Vereist, Optioneel of Resource en drukt u vervolgens op de toets Delete. Om andere personen of resources uit te nodigen, selecteert u deze in een van de adreslijsten en voegt u deze toe aan de velden Vereist, Optioneel of Resources door te klikken op de bijbehorende knop. Klik op de knop OK. Klik op de knop Bijgewerkte versie verzenden

116 Kies een van de opties Alleen updates verzenden naar toegevoegde of verwijderde deelnemers of Updates verzenden naar alle deelnemers en klik vervolgens op de knop OK. Als u heeft gekozen voor het verzenden van updates naar alle deelnemers, wordt het symbool ontvangen door de personen die eerder ook een vergaderverzoek hadden ontvangen. Het symbool nieuwe deelnemers, en het symbool aan berichten voor verwijderde deelnemers. toegevoegd aan de updateberichten die worden wordt gekoppeld aan de berichten voor» Om deelnemers toe te voegen, kunt u ook klikken in het veld Klik hier en typ een naam in het venster voor de planning van de vergadering (dubbelklik op de vergadering om het bijbehorende venster te openen en klik op de knop Planning op de tab Vergadering). Om een uitnodiging toe te voegen kunt u ook de desbetreffende vergadering openen, en klikken op de knop Planning op de tab Vergadering. Klik op de knop Anderen toevoegen en dan op de optie Uit adresboek toevoegen. Een uitnodiging voor een vergadering beantwoorden Selecteer de map Postvak IN en dubbelklik op het item vergadering waarop u wilt antwoorden, om het bijbehorende venster te openen. U kunt ook de map Agenda selecteren en dubbelklikken op de vergadering waarop u wilt antwoorden. Beantwoord het vergaderverzoek door te klikken op de knop Accepteren als u de uitnodiging accepteert, op de knop Voorlopig als u de uitnodiging voorlopig accepteert, of op de knop Weigeren als u de uitnodiging weigert. Er verschijnt een dialoogvenster. Activeer een van de drie volgende opties en klik op de knop OK: Het antwoord bewerken voor verzending: Om een opmerking bij uw antwoord te plaatsen. Antwoord nu verzenden: Om uw antwoord zonder opmerkingen te verzenden. Geen antwoord verzenden: Om geen antwoord te sturen. De organisator van de vergadering ontvangt geen antwoord van u; in zijn of haar venster voor opvolging van de vergadering, is uw antwoord Nee. Als u heeft gekozen om een opmerking bij uw antwoord te voegen, typ dan de bijbehorende tekst in en klik op de knop Verzenden

117 Outlook plaatst het vergaderverzoek in uw agenda als u dit verzoek accepteert of voorlopig accepteert. Nadat u het vergaderverzoek heeft beantwoord, verdwijnt het bijbehorende bericht uit uw Postvak IN. In uw map Verzonden items staat voor het onderwerp van de verschillende antwoorden de melding Geaccepteerd, Geweigerd of Voorlopig.» De organisator van de vergadering (afzender) kan een overzicht van antwoorden op het vergaderverzoek weergeven door de desbetreffende vergadering te openen en vervolgens te klikken op de knop Bijhouden op de tab Vergadering (groep Beeld). Om de tijdblokken van de deelnemers te zien, moet de organisator klikken op de knop Planning op de tab Vergadering (groep Beeld). Als het leesvenster wordt weergegeven in de map Postvak IN hoeft het bericht niet te worden geopend om te kunnen antwoorden op de uitnodiging of op de vergadering. Er hoeft dan alleen maar te worden geklikt op de knop of of boven in het leesvenster. Een vergadering beantwoorden en een nieuw tijdstip voorstellen Als u nog niet heeft gereageerd op het vergaderverzoek, dubbelklikt u op het bijbehorende bericht in het Postvak IN. Als u reeds heeft gereageerd op het vergaderverzoek, staat het bijbehorende bericht niet meer in het Postvak IN. Selecteer dan de map Agenda en dubbelklik op het vergaderitem waarvoor u een nieuw tijdstip wilt voorstellen; deze methode kan ook worden gebruikt voor een vergaderverzoek waarop u nog niet heeft geantwoord. Klik op de tab Vergadering in het onderste deel van de knop Nieuw tijdstip voorstellen in de groep Reageren. Klik op één van beide opties: Voorlopig accepteren en nieuw tijdstip voorstellen: Om de vergadering voorlopig te accepteren en een nieuw tijdstip voor te stellen. Als de organisator van de vergadering het voorstel voor een nieuw tijdstip niet accepteert, wordt de vergadering als voorlopig in uw agenda gemarkeerd. Weigeren en nieuw tijdstip voorstellen: Om de vergadering te weigeren en een nieuw tijdstip voor te stellen. Als de organisator het nieuwe tijdstip weigert, wordt de vergadering uit uw agenda verwijderd. Als u klikt op het bovenste deel van de knop Nieuw tijdstip voorstellen kiest u voor de optie Voorlopig accepteren en nieuw tijdstip voorstellen. Bepaal de datum en/of het tijdstip dat u wilt voorstellen met behulp van de bijbehorende lijsten bij de opties Begintijd en Eindtijd of verschuif de selectiebalken van de vergadering over het tijdrooster

118 In dit venster staan ook de tijdblokken van alle deelnemers aan de vergadering. Klik op de knop Tijdstip voorstellen om het bericht te maken met het nieuwe tijdvoorstel. Beargumenteer eventueel uw voorstel door de tekst in het onderste deel van het venster in te typen. Klik op de knop Verzenden om het voorstel voor een nieuw tijdstip te verzenden naar de organisator van de vergadering. Het bericht komt in het Postvak IN van de organisator van de vergadering. Nadat deze het bericht heeft geopend, zijn er twee oplossingen mogelijk: Als het nieuwe tijdstip akkoord is, moet hij klikken op de knop Voorstel accepteren van de groep Reageren en vervolgens de Bijgewerkte versie verzenden aan de deelnemers door te klikken op de bijbehorende knop in het venster dat verschijnt. Als hij niet akkoord gaat met het nieuwe tijdstip, moet hij klikken op de knop Beantwoorden om de reden voor weigering toe te lichten.» Als u nog niet heeft gereageerd op het vergaderverzoek, kunt u om deze vergadering voorlopig te accepteren en een nieuw tijdstip voor te stellen, ook het bijbehorende bericht selecteren in de map Postvak IN en klikken op de knop in het bovenste deel van het leesvenster

119 Een vergadering verwijderen Alleen de organisator van een vergadering kan deze verwijderen voor alle deelnemers. Selecteer de map Agenda door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Selecteer de te verwijderen vergadering. Bewerken Verwijderen of of Delete of Ctrl D Als het gaat om een terugkerende vergadering, geef dan aan of alleen de geselecteerde vergadering moet worden verwijderd (Dit exemplaar verwijderen) of dat alle vergaderingen uit de reeks moeten worden verwijderd (De reeks verwijderen). Beargumenteer eventueel het verwijderen van de vergadering met een tekst in het grote tekstvak. Klik op de knop Annulering verzenden. De vergadering staat niet meer in de agenda van de organisator van de vergadering. Elke deelnemer ontvangt in zijn of haar Postvak IN een bericht met hoge urgentie ( ) met het symbool. Om een vergadering van de agenda te verwijderen, moet de deelnemer ofwel het bijbehorende bericht openen (Postvak IN), ofwel de vergadering openen (Agenda) en klikken op de knop Van agenda verwijderen op de tab Vergadering. Als de vergadering niet wordt verwijderd, staat deze nog steeds in de agenda, maar wordt het onderwerp voorafgegaan door de tekst Geannuleerd.» Alleen de organisator van een vergadering kan de vergadering voor alle deelnemers verwijderen. Een deelnemer die geen organisator is, kan een vergadering alleen in zijn of haar eigen agenda verwijderen. Hiervoor moet hij nadat de vergadering in de agenda is geselecteerd, op de toets Delete drukken, kiezen tussen Verwijderen en antwoord verzenden naar organisator van de vergadering of Verwijderen zonder antwoord en klikken op de knop OK. Om een vergadering te annuleren kan de organisator ook dubbelklikken op de vergadering om deze te openen, en klikken op de knop Vergadering annuleren van de groep Acties (tab Vergadering) en vervolgens op de knop Annulering verzenden

120 Groepsplanningen

121 Wat is een groepsplanning? Een groepsplanning kan alleen worden gebruikt als u werkt met Microsoft Exchange Server 2007 of een eerdere versie. De Groepsplanning maakt deel uit van de Agenda. Hiermee kunt u snel naar de gecombineerde agenda s van meerdere personen of resources. Als een groepsplanning is geopend, kunt u eenvoudig een vergadering planning voor een of meerdere personen uit de groep, of deze een bericht sturen. Dankzij de groepsplanning ziet u alle items van de gecombineerde agenda s, behalve de als persoonlijk gemarkeerde items. Een groepsplanning maken Selecteer de map Agenda door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Acties Groepsplanning of Klik op de knop Nieuw. Typ een naam voor de groepsplanning en klik op de knop OK. klik op de knop Anderen toevoegen en vervolgens op de optie Uit adresboek toevoegen. Selecteer voor elke aan de groep toe te voegen persoon, het adresboek waarin de naam staat, met behulp van de lijst Adresboek. Selecteer de naam en klik op de knop Aan. Als u dubbelklikt op de naam van de persoon, wordt deze ook toegevoegd aan de lijst Aan. Bevestig uw selectie door te klikken op de knop OK. Klik op de knop Opslaan en sluiten. Een groepsplanning openen Selecteer de map Agenda door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster

122 Acties Groepsplanning of Selecteer de naam van de te openen groepsplanning en klik op de knop Openen. U kunt ook dubbelklikken op de naam van de groepsplanning. Een groepsplanning verwijderen Selecteer de map Agenda door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Acties Groepsplanning of Selecteer de te verwijderen groepsplanning en klik op de knop Verwijderen. Bevestig de verwijdering van de groepsplanning door te klikken op de knop Ja. Sluit het venster Groepsplanning door op de knop te klikken. Een vergadering organiseren vanuit een groepsplanning U kunt een vergadering organiseren met sommige of met alle leden van een groepsplanning. Selecteer de map Agenda door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Acties Groepsplanning of Selecteer de groepsplanning van de groep waarvoor u een vergadering wilt organiseren en klik op de knop Openen. U kunt ook dubbelklikken op de naam van de groepsplanning

123 In de lijst Zoom kunt u de weergave van de tijdblokken vergroten of verkleinen. Selecteer in het veld Ga naar de datum waarop de vergadering moet worden georganiseerd. Klik op de knop Vergadering beleggen om onderstaand menu weer te geven: Klik naar wens op een van de volgende opties: Nieuwe vergadering: Om een vergadering te beleggen met de persoon die is geselecteerd. Nieuwe vergadering met iedereen: Om een vergadering te beleggen met alle leden van de groep. Nieuwe vergadering als bron :Om een bron te reserveren waarvan het tijdstip is geselecteerd.. Typ de kenmerken van de vergadering: Onderwerp, Locatie, Categorie datum en begin en eindtijd (zie Vergadering Vergadering beleggen). Klik op de knop Verzenden. Klik op de knop Opslaan en sluiten om het venster van de groepsplanning te sluiten. Een bericht aan een groepsplanning verzenden U kunt een bericht verzenden naar sommige of naar alle leden van een groepsplanning. Selecteer de map Agenda door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Acties Groepsplanning of Selecteer de groepsplanning van de groep waaraan u een bericht wilt verzenden en klik op de knop Openen. U kunt ook dubbelklikken op de naam van de groepsplanning. Klik op de knop Vergadering beleggen om onderstaan menu weer te geven:

124 Klik naar wens op een van de volgende opties: Nieuw e mailbericht: Om een bericht te verzenden naar de geselecteerde persoon. Nieuw e mailbericht met iedereen : om een bericht te verzenden aan alle leden van de groep. Typ uw bericht en bepaal de opmaak, opties (zie Een bericht verzenden Een bericht opstellen en verzenden). Klik op de knop Verzenden. Klik op de knop Opslaan en sluiten om het venster van de groepsplanning te sluiten

125 Agenda's afdrukken

126 De agenda afdrukken Selecteer de map Agenda door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Activeer eventueel de weergave Dag/Week/Maand met de opdracht Beeld Huidige weergave Dag/Week/Maand. Bestand Afdrukken of of Ctrl P Selecteer de gewenste Afdrukstijl: Stijl voor dagelijks: Een dag per pagina afdrukken met taken en notities. Stijl voor wekelijks: Een week per pagina afdrukken, zonder taken of notities. Stijl voor maandelijks: Een maand per pagina afdrukken, zonder taken of notities. Stijl voor drie kolommen: Drukt een dag, een week en de takenlijst af op één en dezelfde pagina, in drie afzonderlijke secties, zodat het blad in drie gelijke delen kan worden gevouwen. Stijl voor agendadetails: Druk de Agenda items af in de vorm van een lijst. Geef de af te drukken periode aan met behulp van de lijsten Begin en Einde in het kader Afdrukbereik. De geselecteerde Afdrukstijl bepaalt altijd het aantal dagen dat op een pagina wordt afgedrukt (als u bijvoorbeeld kiest voor een afdrukstijl voor Maandelijks, en als begindatum 1/02/2007 opgeeft en als einddatum 1/04/2007, worden de maanden februari, maart en april afdrukt, omdat 1 april valt binnen de gespecificeerde periode). Als u kiest voor Gegevens over privé afspraken verbergen, vink dan de bijbehorende optie aan in het kader Afdrukbereik. Nu worden het onderwerp en de locatie van de privé afspraken, privé gebeurtenissen en privé vergaderingen niet afgedrukt, en worden deze vervangen door de tekst Privé afspraak. Om alleen de Even en/of de Oneven pagina s af te drukken, selecteert u de bijbehorende optie in de lijst Aantal pagina s van het kader Aantal. Typ het aantal af te drukken exemplaren in het invoerveld Aantal exemplaren van het kader Aantal. Vink de optie Sorteren aan als u wilt dat het afdrukken per exemplaar gebeurt en niet per pagina

127 Start het afdrukken door te klikken op de knop OK of start een Voorbeeld door te klikken op de bijbehorende knop.» Elke afdrukstijl kan exact worden aangepast met de knop Pagina-instelling of meer in het algemeen met de knop Stijlen bepalen in het dialoogvenster Afdrukken.» Met de opdracht Bestand Afdrukvoorbeeld alsmede de functie Geavanceerd op de werkbalk kunt u het Afdrukvoorbeeld rechtstreeks weergeven. Agenda items afdrukken Selecteer de map Agenda door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Selecteer de items die moeten worden afgedrukt; gebruik de toets Ctrl om meerdere items te selecteren. Bestand Afdrukken of of Ctrl P Selecteer de optie Stijl voor memo in het kader Afdrukstijl. Om de inhoud van bijlagen af te drukken, vinkt u de optie Bijlagen afdrukken aan. Bijlagen kunnen alleen op de standaardprinter worden afgedrukt in het kader Afdrukopties. Om alleen de Even en/of de Oneven pagina s af te drukken, selecteert u de bijbehorende optie in de lijst Aantal pagina s van het kader Aantal. Typ het aantal af te drukken exemplaren in het invoerveld Aantal exemplaren van het kader Aantal. Vink de optie Sorteren aan als u wilt dat het afdrukken per exemplaar gebeurt en niet per pagina. Start het afdrukken door te klikken op de knop OK. Om slechts één agenda-item af te drukken kunt u dit openen, klikken op de Office knop en vervolgens op de optie Afdrukken

128 De opmaakeigenschappen bepalen voor elke stijl Voor de afdrukstijl voor Dagelijks Ga naar de map Agenda en klik op Bestand Pagina instelling Stijl voor dagelijks. Klik op de tab Formaat. Open de lijst Indeling in het kader Opties en selecteer een van beide opties: 1 pagina per dag: Om de agenda, de notities en de takenlijst op een pagina af te drukken. 2 pagina s per dag: Om de agenda op een pagina en de notities en de takenlijst op een andere pagina af te drukken. Open de lijst Taken en selecteer één van de mogelijke opties: Geen taak: Als u geen takenlijst wilt afdrukken. Lijst van dagelijkse taken: Als alleen de lijst van dagelijkse taken moet worden afgedrukt. Takenbalk: Als u de takenlijst die op de Takenbalk staat, wilt afdrukken. Plaats al dan niet een vinkje bij de optie Velden voor notities (leeg) als u al dan niet een leeg veld wilt toevoegen (zonder regels) voor notities. Plaats al dan niet een vinkje bij de optie Velden voor notities (met regels) als u al dan niet een leeg veld met regels wilt toevoegen voor notities. Geef het af te drukken tijdblok aan : geef de begintijd aan met behulp van de lijst Afdrukken vanaf en de eindtijd met behulp van de lijst Afdrukken tot. Wijzig het Lettertype van de titels of kopteksten door op de bijbehorende knop bij de optie Datum kopteksten te klikken in het kader Lettertypen. Wijzig het Lettertype voor de teksten door te klikken op de bijbehorende knop bij de optie Afspraak in het kader Lettertypen. Haal het vinkje weg bij de optie Afdrukken met raster in het kader Achtergrondraster als u geen lichtgrijs raster bij de kopteksten, data en andere items wilt toevoegen. Klik op de knop OK. Voor de afdrukstijl voor Wekelijks Ga naar de map Agenda en klik op Bestand Pagina instelling Stijl voor wekelijks. Klik op de tab Formaat

129 Activeer één van de twee volgende opties in het kader Opties op basis van de manier waarop u de dagen wilt indelen: Van boven naar beneden: De dagen op de pagina worden ingedeeld in twee kolommen : maandag komt boven aan de linkerkolom, en zondag onder aan de linkerkolom. Van links naar rechts: De dagen van de pagina worden ingedeeld in een rooster waarin de data in kolommen staan, en de tijdstippen in regels. Open de lijst Indeling in het kader Opties en selecteer één van beide opties: 1 pagina per week: Om een week op een pagina af te drukken. 2 pagina s per week: Om een week op twee pagina s af te drukken: maandag, dinsdag en woensdag worden op een pagina afgedrukt, en donderdag, vrijdag, zaterdag en zondag op een andere pagina. Open de lijst Taken en selecteer één van de mogelijke opties: Geen taak: Als u geen takenlijst wilt afdrukken. Lijst van dagelijkse taken: Als alleen de lijst van dagelijkse taken moet worden afgedrukt. Takenbalk: Als u de takenlijst die op de Takenbalk staat, wilt afdrukken. Plaats al dan niet een vinkje bij de optie Velden voor notities (leeg) als u al dan niet een leeg veld wilt toevoegen (zonder regels) voor notities. Plaats al dan niet een vinkje bij de optie Velden voor notities (met regels) als u al dan niet een leeg veld met regels wilt toevoegen voor notities. Als de optie Van links naar rechts is geactiveerd, kunt u de begintijd en de eindtijd bepalen voor het tijdblok dat moet worden afgedrukt, met behulp van de lijsten Afdrukken vanaf en Afdrukken tot in het kader Opties. Vink de optie Alleen werkdagen afdrukken aan als u de zaterdag en de zondag niet wilt opnemen in het af te drukken tijdblok. Wijzig het Lettertype van de titels of kopteksten door op de bijbehorende knop bij de optie Datum kopteksten te klikken in het kader Lettertypen. Wijzig het Lettertype voor de teksten door te klikken op de bijbehorende knop bij de optie Afspraak in het kader Lettertypen. Haal het vinkje weg bij de optie Afdrukken met raster in het kader Achtergrondraster als u geen lichtgrijs raster bij de kopteksten, data en andere items wilt toevoegen. Klik op de knop OK. Voor de afdrukstijl voor Maandelijks Ga naar de map Agenda en klik op Bestand Pagina instelling Stijl voor maandelijks. Klik op de tab Formaat. Open de lijst Indeling in het kader Opties en selecteer een van beide opties:

130 1 pagina per maand: Om een maand op een pagina af te drukken. 2 pagina s per maand: Om een maand op twee pagina s af te drukken. Open de lijst Taken en selecteer één van de mogelijke opties: Geen taak: Als u geen takenlijst wilt afdrukken. Lijst van dagelijkse taken: Als alleen de lijst van dagelijkse taken moet worden afgedrukt. Takenbalk: Als u de takenlijst die op de Takenbalk staat, wilt afdrukken. Plaats al dan niet een vinkje bij de optie Velden voor notities (leeg) als u al dan niet een leeg veld wilt toevoegen (zonder regels) voor notities. Plaats al dan niet een vinkje bij de optie Velden voor notities (met regels) als u al dan niet een leeg veld met regels wilt toevoegen voor notities. Vink de optie Alleen werkdagen afdrukken aan als u de zaterdag en de zondag niet wilt opnemen in het af te drukken tijdblok. Haal het vinkje weg bij de optie Exact een maand per pagina afdrukken als u wilt toestaan dat op één pagina de dagen van twee verschillende maanden worden afgedrukt. Wijzig het Lettertype van de titels of kopteksten door op de bijbehorende knop bij de optie Datum kopteksten te klikken in het kader Lettertypen. Wijzig het Lettertype voor de teksten door te klikken op de bijbehorende knop bij de optie Afspraak in het kader Lettertypen. Haal het vinkje weg bij de optie Afdrukken met raster in het kader Achtergrondraster als u geen lichtgrijs raster bij de kopteksten, data en andere items wilt toevoegen. Klik op de knop OK. Voor de afdrukstijl Stijl voor drie kolommen Ga naar de map Agenda en klik op Bestand Pagina instelling Stijl voor drie kolommen. Klik op de tab Formaat. Geef de gegevens aan die u in elke kolom wilt afdrukken, met behulp van de lijsten Linkersectie (linkerkolom van de pagina), Middleste sectie (middelste kolom van de pagina) en Rechtersectie (rechterkolom van de pagina). Dagkalender: Er wordt één dag per pagina afgedrukt. Weekkalender: Er wordt één week per pagina afgedrukt. Maandkalender: Er wordt één maand per pagina afgedrukt. Notities (Leeg): Er wordt een leeg veld afgedrukt voor notities. Notities (Met regels): Er wordt een veld met regels voor notities afgedrukt

131 Lijst van dagelijkse taken: Voor het afdrukken van de lijst met dagelijkse taken. Takenbalk: De takenlijst op de Takenbalk wordt afgedrukt. Wijzig het Lettertype van de titels of kopteksten door op de bijbehorende knop bij de optie Datum kopteksten te klikken in het kader Lettertypen. Wijzig het Lettertype voor de teksten door te klikken op de bijbehorende knop bij de optie Afspraak in het kader Lettertypen. Haal het vinkje weg bij de optie Afdrukken met raster in het kader Achtergrondraster als u geen lichtgrijs raster bij de kopteksten, data en andere items wilt toevoegen. Klik op de knop OK. Voor de afdrukstijl Stijl voor agendadetails Ga naar de map Agenda en klik op Bestand Pagina instelling Stijl voor agendadetails. Klik op de tab Formaat. Als u één pagina per Dag, Week of Maand wilt afdrukken, vinkt u de optie Een nieuwe pagina ekke en selecteert u de bijbehorende optie in de lijst bij deze optie. Vink de optie Bijlagen afdrukken. Bijlagen kunnen alleen op de standaardprinter worden afgedrukt aan: als u alle bijlagen in het item wilt afdrukken. Wijzig het Lettertype van de titels of kopteksten door op de bijbehorende knop bij de optie Datum kopteksten te klikken in het kader Lettertypen. Wijzig het Lettertype voor de teksten door te klikken op de bijbehorende knop bij de optie Afspraken in het kader Lettertypen. Haal het vinkje weg bij de optie Afdrukken met grijze arcering in het kader Arcering als u geen lichtgrijs raster bij de kopteksten, data en andere items wilt toevoegen. Klik op de knop OK. Voor de afdrukstijl Memo Ga naar de map Agenda en klik op Bestand Pagina instelling Memo. Klik op de tab Formaat

132 Wijzig het Lettertype van de titels of kopteksten door op de bijbehorende knop bij de optie Titel te klikken in het kader Lettertypen. Wijzig het Lettertype voor de teksten door te klikken op de bijbehorende knop bij de optie Velden in het kader Lettertypen. Haal het vinkje weg bij de optie Afdrukken met grijze arcering in het kader Arcering als u geen lichtgrijs raster bij de kopteksten, data en andere items wilt toevoegen. Klik op de knop OK.» Voor elke afdrukstijl kunt u een Afdrukvoorbeeld weergeven van de opties die zijn geselecteerd in het dialoogvenster Pagina-instelling. Hiervoor klikt u op de bijbehorende knop in dit dialoogvenster; als u klikt op de knop van het venster van het afdrukvoorbeeld, verschijnt opnieuw het dialoogvenster Pagina-instelling. U kunt de eigenschappen voor de pagina-instelling van een afdrukstijl ook bepalen door de desbetreffende afdrukstijl te selecteren in het kader Afdrukstijl van het dialoogvenster Afdrukken (Bestand Afdrukken) en te klikken op de knop Pagina-instelling. De marges en de afdrukstand voor een afdrukstijl bepalen Ga naar de map Agenda en klik op Bestand Pagina instelling. Klik op de optie bij de afdrukstijl waarvoor u de marges en/of de afdrukstand wilt bepalen. Klik op de tab Papier

133 In het kader Papier kunt u de papiersoort opgeven waarop u wilt afdrukken. In het kader Pagina kunt u de Grootte van de pagina en de indeling voor de geselecteerde Papiersoort bepalen. Klik voor elke te bepalen marge in het bijbehorende invoerveld (Boven, Onder, Links, Rechts) in het kader Marges en typ de gewenste waarde in centimeters. Om de afdrukstand te bepalen, activeert u de optie Staand of Liggend in het kader Afdrukstand. Klik op de knop OK. U kunt de eigenschappen voor de marges en/of de afdrukstand van een afdrukstijl ook bepalen door de desbetreffende afdrukstijl te selecteren in het kader Afdrukstijl van het dialoogvenster Afdrukken (Bestand Afdrukken) en te klikken op de knop Pagina-instelling en vervolgens op de tab Papier. Kop en voetteksten voor een afdrukstijl bepalen Ga naar de map Agenda en klik op Bestand Pagina instelling. Klik op de optie bij de afdrukstijl waarvoor u de kop en voetteksten wilt bepalen. Klik op de tab Kop en voettekst. Standaard verschijnen de gebruikersnaam, het paginanummer en de actuele datum in de secties links, midden en rechts van het veld Voettekst. Voor elke te bepalen kop of voettekst gaat u als volgt te werk : - klik in het bijbehorende invoerveld op de gewenste positie (invoerveld links, midden of rechts voor de optie Koptekst of Voettekst). - typ de inhoud die moet worden afgedrukt ; om een inhoud te maken van meerdere regels, gebruikt u de toets Enter. - Voeg indien nodig een speciale inhoud in met behulp van de volgende knoppen: Het paginanummer wordt ingevoegd

134 Het totaal aantal pagina s wordt ingevoegd. De actuele datum en tijd worden ingevoegd. Het tijdstip van afdrukken wordt ingevoegd. De gebruikersnaam wordt ingevoegd. - indien gewenst, kunt u de inhoud opmaken door deze te selecteren en vervolgens te klikken op de knop Lettertype bij de optie Koptekst of bij de optie Voettekst. Vink de optie Omgekeerd op even pagina s aan als u de positie van de secties rechts en links wilt omkeren, zodat de inhoud van de kop en voetteksten van de linkersectie van een even pagina wordt afgedrukt in de rechtersectie van een oneven pagina. Klik op de knop OK. U kunt de eigenschappen voor de kop- en voetteksten van een afdrukstijl ook bepalen door de desbetreffende afdrukstijl te selecteren in het kader Afdrukstijl van het dialoogvenster Afdrukken (Bestand Afdrukken) en te klikken op de knop Pagina-instelling en vervolgens op de tab Kop-/Voettekst

135 Outlook vandaag

136 Wat is de pagina Outlook Vandaag? Op de pagina Outlook Vandaag ziet u snel een overzicht van uw afspraken voor de komende dagen, het aantal ontvangen berichten en uw takenlijst. Naar de pagina Outlook Vandaag gaan Selecteer de map E mail door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. U kunt de mappenlijst ook weergeven door te klikken op het pictogram onder in het navigatiedeelvenster. Klik op de knop boven de map Postvak IN; als u Microsoft Exchange Server gebruikt, staat de tekst Brievenbus gebruikersnaam bij deze knop; zo niet, dan ziet u de tekst Outlook Vandaag of de naam van een persoonlijke map. De pagina Outlook Vandaag aanpassen Klik op de pagina Outlook Vandaag op Outlook Vandaag aanpassen

137 Om de pagina Outlook Vandaag automatisch weer te geven bij het opstarten van de toepassing, vinkt u de optie Ga na het starten meteen naar Outlook Vandaag aan. Om de mappen aan te geven waarvan het aantal berichten moet verschijnen in het gedeelte Berichten van de pagina Outlook Vandaag, klikt u op de knop Mappen kiezen, vinkt u de desbetreffende mappen aan en klikt u vervolgens op de knop OK. Geef in de lijst van het veld Agenda de periode in dagen (van 1 tot 7) aan waarvoor u de afspraken en/of de geplande vergaderingen wilt weergeven: deze items verschijnen in het gedeelte Agenda van de pagina Outlook Vandaag. Geef aan of u Alle taken of alleen de Taken voor vandaag wilt weergeven door de bijbehorende optie in te schakelen. Als u de optie Taken voor vandaag heeft geactiveerd, kies dan eventueel voor Taken zonder einddatum weergeven. Geef aan hoe de takenlijst moet worden gesorteerd, met behulp van de lijsten Takenlijst sorteren op en vervolgens op. U kunt vervolgens kiezen voor sorteren in oplopende of aflopende volgorde door de bijbehorende optie te selecteren voor elk van beide lijsten. Selecteer in de lijst van het veld Stijlen de optie bij de gewenste weergave van de pagina Outlook Vandaag. Klik op de knop Wijzigingen opslaan; met de knop Annuleren kunt u terugkeren naar de pagina Outlook Vandaag zonder de nieuwe opties te gebruiken die zijn gespecificeerd in de pagina Outlook Vandaag aanpassen. De pagina Outlook Vandaag neemt de nieuwe aangepaste opties over die u heeft ingesteld

138 Contactpersonen

139 Wat is de map Contactpersonen? In de map Contactpersonen kunt u allerlei informatie opslaan over uw contactpersonen (naam, adres, telefoonummers ). Naar de map Contactpersonen gaan Klik op de knop Contactpersonen in het onderste deel van het navigatiedeelvenster. U kunt ook de opdracht Ga naar Contactpersonen gebruiken, of de sneltoets Ctrl 3 (alfanumeriek toetsenbord). Standaard worden de contactpersonen weergegeven als Visitekaartjes. Om naar de verschillende contactpersonen te gaan, gebruikt u de horizontale schuifbalk en/of klikt u op een van de lettertabs rechts van het venster om naar de eerste contactpersoon te gaan die begint met de geselecteerde letter. Om de weergave van contactpersonen te wijzigen, gebruikt u de opdracht Beeld Huidige weergave of activeert u een optie in het veld Huidige weergave van het navigatiedeelvenster. De weergaven van de map Contactpersonen Met weergaven kan de inhoud van de map Contactpersonen op verschillende manieren worden weergegeven. Activeer een van de mogelijke opties in het veld Huidige weergave van het navigatiedeelvenster. U kunt ook de opdracht Beeld Huidige weergave gebruiken, of de lijst Huidige weergave Geavanceerd. openen op de werkbalk Visitekaartjes: Om de contactpersonen weer te geven in de vorm van elektronische visitekaartjes. Adreskaartjes: Om de contactpersonen weer te geven in de vorm van traditionele visitekaartjes die verdeeld zijn over meerdere kolommen. Gedetailleerde adreskaartjes: Om de contactpersonen weer te geven in de vorm van traditionele visitekaartjes met een beschrijving van de gegevens (Volledige naam, Bedrijf ). ; net als bij Adreskaartjes, zijn deze over meerdere kolommen verdeeld

140 Telefoonlijst: Om een lijst weer te geven met de bedrijfsnaam, het faxnummer, het zakelijke telefoonnummer en het privé telefoonnummer. Op categorie: Om een lijst weer te geven die per categorie is onderverdeeld en is gesorteerd op de naam waaronder de contactpersonen in elke categorie zijn gerangschikt. Op bedrijf: Om een lijst weer te geven per bedrijf met de titel, de bedrijfsnaam, de afdeling, de telefoonnummers, het faxnummer en de categorie. Op locatie: Om een lijst weer te geven per land met de bedrijfsnaam, de afdeling, het land, de categorie, de telefoonnummers, het faxnummer en het mobiele nummer. Als u heeft gekozen voor de weergave Adreskaartjes of Gedetailleerde adreskaartjes, kan het zijn dat u de kolombreedte moet wijzigen zodat alle informatie van de contactpersonen zichtbaar is. Hiervoor wijst u de verticale streep aan tussen twee kolommen, en zodra de muisaanwijzer verandert in, klikt en sleept u de muisaanwijzer naar rechts, totdat de gewenste kolombreedte is bereikt: de nieuwe breedte wordt toegepast op alle kolommen.» De huidige weergave wordt opgeslagen bij het afsluiten van Outlook, en wanneer u de toepassing opnieuw opstart, wordt deze weergave opnieuw toegepast. Een contactpersoon maken Aan elke nieuwe contactpersoon wordt automatisch een elektronisch visitekaartje gekoppeld, en andersom. Selecteer de map Contactpersonen door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Er zijn drie technieken voor het maken van een contactpersoon : - Bestand Nieuw Contactpersoon of Ctrl N - Acties Nieuwe contactpersoon of Ctrl N - Klik op de knop. De sneltoets Ctrl Shift C kan ook worden gebruikt om een contactpersoon aan te maken vanuit elke map. Het venster voor het maken van een contactpersoon verschijnt op het scherm, waarin de pagina Algemeen wordt weergegeven. Typ de gegevens van uw contactpersoon op de pagina Algemeen; als u deze pagina niet ziet, klik dan op de tab Contactpersoon op de knop Algemeen in de groep Weergeven. - Typ de Volledige naam in het bijbehorende invoerveld of klik op de knop Volledige naam, geef de details voor de naam en klik op de knop OK. Als u slechts één woord typt in het veld Volledige naam, zal Outlook, zodra u het volgende veld wilt gaan invullen, automatisch het dialoogvenster Volledige naam controleren openen, waarin u de gegevens van de contactpersoon kunt aanvullen. - Typ de naam van het Bedrijf en de Functie in de bijbehorende invoervelden. - Selecteer de manier waarop de contactpersoon moet worden ingedeeld in de lijst Opslaan als; standaard worden de contactpersonen op familienaam, gevolgd door de voornaam, ingedeeld. - Typ het e mailadres of de e mailadressen van de contactpersoon (maximaal 3 adressen): typ het eerste e mailadres in het invoerveld rechts van de knop E mail of klik op deze knop om het adres te selecteren in een adresboek. Om een tweede of derde e mailadres in te voeren, klikt u op de knop bijbehorende invoerveld. rechts van de knop E mail en vervolgens op de optie E mail 2 of E mail 3. Typ vervolgens het adres in het - Voor elk e mailadres kunt u eventueel, met behulp van de lijst Weergeven als de manier wijzigen waarop het e mailadres wordt weergegeven in de velden Aan, CC en BCC ter vervanging van de effectieve e mailadressen. - Typ eventueel een internetadres (URL) in het invoerveld Adres van website. Klik vervolgens, om de pagina weer te geven, op de tab Contactpersoon op de knop Webpagina in de groep Communiceren of gebruik de sneltoets Ctrl Shift X

141 - Typ eventueel een IM adres (Microsoft Windows Messenger, Microsoft MSN Messenger ) in het bijbehorende invoerveld. - Typ de verschillende Telefoonnummers in de bijbehorende invoervelden. Om de beschrijving van een telefoonnummer te wijzigen, klikt u op de bijbehorende knop en selecteert u de gewenste beschrijving. - Voor elk in te typen adres, klikt u op de knop van het veld Adressen om het type te selecteren (Werk, Thuis, Overige). Typ vervolgens het Adres in het bijbehorende invoerveld of klik op de knop Werk, Thuis of Overige, voer het adres in en klik op de knop OK. - Voeg eventueel een afbeelding toe aan de contactpersoon: klik op de tab Contactpersoon op de knop Afbeelding in de groep Opties en klik vervolgens op de optie Afbeelding toevoegen of klik op de hiervoor bestemde ruimte rechts van de velden Volledige naam, Bedrijf, Functie en Opslaan als. Selecteer vervolgens de map waarin de afbeelding zit die moet worden toegevoegd, selecteer het bestand met de afbeelding en klik op de knop OK; de geselecteerde afbeelding verschijnt op het elektronische visitekaartje van deze contactpersoon. - Om de afbeelding te verwijderen of te wijzigen, klikt u op de tab Contactpersoon op de knop Afbeelding in de groep Opties en klikt u op de optie Afbeelding wijzigen of Afbeelding verwijderen. - Typ eventuele opmerkingen over de contactpersoon in het invoerveld Notities. De gegevens die op het contactformulier worden ingevuld, worden weergegeven in het voorbeeld van het elektronische visitekaartje boven het invoerveld Notities. Klik op de knop Details in de groep Weergeven (tab Contactpersoon) om extra gegevens van de contactpersoon toe te voegen: - voer de gegevens in m.b.t. het werk: Afdeling, Kantoor, Functie, Naam manager, Naam assistent. - voer de persoonlijke kenmerken in: Verjaardag, Speciale datum, Bijnaam, Naam partner Geef eventueel de categorie aan waarin de contactpersoon moet worden ingedeeld, met behulp van de knop Categoriseren van de groep Opties (tab Contactpersoon). Vink de optie Persoonlijk aan als u niet wilt dat mensen, die toegang hebben tot uw map Contactpersonen dit item kunnen zien. Bevestig het maken van de contactpersoon door te klikken op een van de volgende knoppen in de groep Acties: Opslaan en sluiten: De contactpersoon wordt opgeslagen en het venster wordt gesloten. Opslaan en nieuw: De contactpersoon wordt opgeslagen en u kunt een nieuwe contactpersoon maken

142 Standaard verschijnen contactpersonen in de vorm van elektronische visitekaartjes; de kaartjes worden gerangschikt op familienaam en vervolgens op voornaam. Om een contactpersoon te wijzigen, dubbelklikt u op de naam van de desbetreffende contactpersoon en voert u de wijzigingen uit. Vervolgens klikt u op de knop Opslaan en sluiten. Om een contactpersoon te verwijderen, selecteert u de desbetreffende contactpersoon en drukt u op de toets Delete of op de functie contactpersoon wordt verplaatst naar de map Verwijderde items. : de» U kunt een nieuwe contactpersoon maken vanuit een ontvangen bericht: open het ontvangen bericht waarin de naam staat die u aan uw contactpersonen wilt toevoegen, of selecteer dit bericht om het weer te geven in het leesvenster. Klik, in het veld Van met de rechtermuisknop op de naam van de afzender die aan de contactpersonen moet worden toegevoegd, en klik vervolgens op de optie Toevoegen aan Outlookcontactpersonen. Vul eventueel de gegevens van de nieuwe contactpersoon aan in het venster en klik vervolgens op de knop Opslaan en sluiten van de groep Acties (tab Contactpersoon).» U kunt ook een contactpersoon maken vanuit een elektronisch visitekaartje als bijlage bij een ontvangen bericht: open het bericht met het elektronische visitekaartje, klik met de rechtermuisknop op het bestand met de extensie vcf waarvan u een nieuwe contactpersoon wilt maken, en klik vervolgens op de optie Toevoegen aan contactpersonen. Vul eventueel de gegevens van de nieuwe contactpersoon aan in het venster en klik vervolgens op de knop Opslaan en sluiten van de groep Acties (tab Contactpersoon).» Als Outlook bij het opslaan van een contactpersoon ziet dat het adres of de opgegeven naam reeds bestaan in uw map Contactpersonen, verschijnt een melding waarin u wordt gevraagd of de contactpersoon moet worden toegevoegd, of dat de bestaande contactpersoon moet worden bijgewerkt met de gegevens van de nieuwe contactpersoon. Om een contactpersoon te maken bij een bedrijf dat reeds in de map contactpersonen bestaat, selecteert u in de map Contactpersonen een contactpersoon van hetzelfde bedrijf, en gebruikt u de opdracht Acties Nieuwe contactpersoon van hetzelfde bedrijf: alle kenmerken van het bedrijf (naam, adres, telefoonnummer ) worden automatisch overgenomen. Het elektronische visitekaartje bij een contactpersoon wijzigen Aan elke gemaakte contactpersoon wordt een elektronisch visitekaartje gekoppeld, waarvan u de opties kunt wijzigen. Selecteer de map Contactpersonen door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Dubbelklik op de contactpersoon waarvan u het gekoppelde elektronische visitekaartje wilt wijzigen. U ziet een voorbeeld van het elektronische visitekaartje boven het veld Notities in het contactformulier. Klik op de tab Contactpersoon op de knop Visitekaartje in de groep Opties. U kunt ook dubbelklikken in het voorbeeld van het visitekaartje

143 Selecteer in de lijst Indeling de optie bij de gewenste positie voor de afbeelding (Afbeelding links, Afbeelding rechts ) of selecteer de optie Alleen tekst als u de afbeelding niet op het kaartje wilt weergeven. Om het kaartje een achtergrondkleur te geven, klikt u op de knop bij de optie Achtergrond. Selecteer een kleur in het veld Basiskleuren of klik op de knop Aangepaste kleuren definiëren om een andere kleur te selecteren. Klik op de knop OK. Wijzig eventueel de afbeelding van het elektronische visitekaartje met behulp van de knop Wijzigen bij de optie Afbeelding. De afbeelding van het visitekaartje is een andere dan de afbeelding bij uw contactpersoon. Geef de grootte van de afbeelding aan door het percentage van dit veld ten opzichte van de totale grootte van het kaartje aan te geven; de grootte van de afbeelding wijzigt op basis van de grootte van het veld dat is gereserveerd voor de afbeelding. Kies in de lijst Afbeelding uitlijnen de optie bij de positie van de afbeelding in het hiervoor gereserveerde veld. Om een veld toe te voegen, selecteert u in de lijst Velden, het veld waaronder het nieuwe veld moet worden ingevoegd, en klikt u vervolgens op de knop Toevoegen. Wijs de categorie aan waarin het toe te voegen veld staat, en klik op het veld dat u aan het kaartje wilt toevoegen; met de optie Lege regel kunt u een lege regel toevoegen. De categorie Aangepast bevat vier Gebruikersvelden waarin u uw eigen velden kunt maken. Om een veld te verplaatsen, selecteert u de naam van het veld in de lijst Velden en gebruikt u de knop verplaatsen, of de knop om het veld naar beneden te verplaatsen. om het veld naar boven te Om een veld te verwijderen, selecteert u het veld in de lijst Velden en klikt u op de knop Verwijderen. Voor elk veld waarvan u de presentatie van de tekst wilt wijzigen, selecteert u de naam in de lijst Velden en voert u de wijzigingen uit met behulp van de opmaakfuncties in het veld Bewerken. Voor elk veld waarvan u de tekst wilt bewerken, selecteert u het veld in de lijst Velden en bewerkt u de tekst in het invoerveld van het veld Bewerken; de tekstwijzigingen in het elektronische visitekaartje worden automatisch overgenomen in het contactformulier. Om een tekstlabel aan een veld toe te voegen, selecteert u het veld in de lijst Velden, opent u de lijst bij de optie Label (links van de functie

144 ) en selecteert u de optie Links of Rechts, al naar gelang de gewenste positie van het label ten opzichte van de tekst van het veld. Met de optie Geen label kunt u het label bij een veld verwijderen. Typ vervolgens de tekst van het label in het invoerveld rechts van de optie Label. Wijzig eventueel de tekstkleur van het label met behulp van de functie. Met de knop Kaart opnieuw instellen keert u terug naar de standaardgegevens van het kaartje, en kunt u alle wijzigingen die u heeft aangebracht, annuleren. Klik op de knop OK. De wijzigingen die u heeft aangebracht, staan nu in het voorbeeld van het elektronische visitekaartje van het contactformulier. Klik op de knop Opslaan en sluiten in de groep Acties. Snel een contactpersoon zoeken Klik vanuit ongeacht welke map, in het veld Contactpersoon zoeken op de Standaard werkbalk. Dit veld is leeg wanneer u het voor de eerste keer gebruikt. Typ de volledige naam van de contactpersoon, de voornaam of een gedeelte van de naam, of het e mail adres (bijv.: Audrey C) en druk op de toets Enter. Als meerdere contactpersonen overeenkomen met de ingevoerde gegevens, verschijnt het dialoogvenster Contactpersoon kiezen op het scherm

145 Selecteer de te openen contactpersoon en klik op de knop OK. Het venster met de eigenschappen van de contactpersoon verschijnt op het scherm. Om het venster van een contactpersoon, die u reeds heeft gezocht, opnieuw te openen, opent u de lijst Contactpersoon zoeken. Klik op de naam van de te openen contactpersoon. Een contactpersoon oproepen Deze functie is alleen beschikbaar als u over een modem beschikt; bovendien moeten uw computer en modem zijn geconfigureerd voor automatisch nummerkiezen. Selecteer in de lijst van contactpersonen, de contactpersoon die u wilt opbellen. Acties Contactpersoon oproepen Outlook maakt een lijst van alle telefoon en faxnummers van de contactpersoon. Klik op het te gebruiken nummer. Het venster Nieuwe oproep verschijnt. Als u een logboek wilt bijhouden van de oproep, vink dan de optie Nieuw logboekitem maken bij het kiezen van een nieuw nummer aan. Klik op de knop Nummer kiezen. Haal de hoorn van de haak en begin het gesprek

146 Als u een logboek wilt bijhouden van de oproep, verschijnt het venster met logboekitems op het scherm, met een timer: hierin kunt u aantekeningen maken tijdens uw gesprek. Aan het einde van het gesprek klikt u eventueel op de knop Timer stoppen om de timer te stoppen, en klikt u vervolgens op de knop Opslaan en sluiten. Klik op de knop Einde oproep en leg de hoorn weer op uw toestel. Klik op de knop Sluiten in het dialoogvenster Nieuwe oproep.» Om een contactpersoon op te roepen, kunt u ook het venster van deze contactpersoon openen door er dubbel op te klikken. Vervolgens klikt u op de tab Contactpersoon op de knop Bellen in de groep Communiceren. Als er geen verbinding tot stand is gekomen, kunt u het opnieuw proberen d.m.v. Acties Contactpersoon oproepen Opnieuw kiezen. Versneld nummerkiezen gebruiken Deze techniek is met name interessant voor personen die u regelmatig belt. Versneld nummerkiezen maken Selecteer de map Contactpersonen door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Acties Contactpersoon oproepen Nieuwe oproep of of Ctrl Shift D Klik op de knop Kiesopties. Ga als volgt te werk voor elke contactpersoon: - typ de Naam of die van het bedrijf, - typ het Telefoonnummer, - klik op de knop Toevoegen. Bevestig uw keuze door op de OK knop te drukken. Klik indien nodig op de knop Sluiten van het oproepvenster

147 Versneld nummerkiezen gebruiken Selecteer de map Agenda door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Acties Contactpersoon oproepen Snelkeuze U kunt ook de lijst bij de knop openen en de optie Snelkeuze aanwijzen. Outlook maakt een lijst van alle snelkeuzenummers die u heeft gemaakt. Klik op de naam van uw gesprekspartner. Ga vervolgens te werk als bij een gewoon telefoongesprek. Contactpersonen afdrukken Selecteer de map Contactpersonen door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Selecteer de af te drukken contactpersonen ; gebruik de toets Shift voor een doorgaande selectie, of de toets Ctrl voor een onderbroken selectie. Bestand Afdrukken of of Ctrl P. Selecteer de optie bij de Afdrukstijl die u wenst: Kaart: De kaartjes worden onder elkaar op een pagina afgedrukt, in twee kolommen, waarbij aan het einde twee lege kaartjes worden afgedrukt. De tabs en de kopteksten worden ook afgedrukt.; Klein boekje: De kaartjes worden aan beide zijden van een liggend vel papier afgedrukt, dat bestaat uit acht pagina s. U kunt de kaartjes uitknippen en de pagina s aan elkaar nieten om zo een boekje te maken. Voor deze optie heeft u een printer nodig die dubbelzijdig kan afdrukken. Boekje: De kaartjes worden aan beide zijden van een staand vel papier afgedrukt, dat bestaat uit vier pagina s. U kunt de kaartjes uitknippen en de pagina s aan elkaar nieten om zo een boekje te maken. Voor deze optie heeft u een printer nodig die dubbelzijdig kan afdrukken. Memo: Alleen de geselecteerde items worden na elkaar afgedrukt, in de vorm van een e mailbericht. Telefoonboek: De namen en telefoonnummers van de contactpersonen worden onder elkaar op de pagina afgedrukt. De tabs en de kopteksten worden ook afgedrukt. Niet alle hierboven genoemde afdrukstijlen zijn beschikbaar voor alle weergaven van de map Contactpersonen. Kies het Afdrukbereik : Alle items of Alleen geselecteerde items in het bijbehorende kader. Als u de afdrukstijl Memo heeft geselecteerd, worden alleen de geselecteerde items afgedrukt: het kader Afdrukbereik wordt vervangen door het kader Afdrukopties waarin u kunt kiezen voor Bijlagen afdrukken. Om alleen de even en/of de oneven pagina s af te drukken, selecteert u de bijbehorende optie in de lijst Aantal pagina s van het kader Aantal. Typ het aantal af te drukken exemplaren in het invoerveld Aantal exemplaren van het kader Aantal. Vink de optie Sorteren aan als u wilt dat het afdrukken per exemplaar gebeurt en niet per pagina. Klik op de knop OK om het afdrukken te starten of start een Afdrukvoorbeeld door op de bijbehorende knop te klikken

148 » Met de knop Pagina-instelling van het dialoogvenster Afdrukken (of van het venster met het Afdrukvoorbeeld) kunt u de pagina-instelling bepalen voor de geselecteerde afdrukstijl (formaat, papier, kop- en voettekst). De gegevens van een contactpersoon per e mail verzenden U kunt de gegevens van een contactpersoon per e mail aan een of meerdere personen doorsturen. Selecteer de map Contactpersonen door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Selecteer de contactpersoon of de contactpersonen die u aan een of meerdere andere personen wilt doorsturen; gebruik de toets Shift voor een doorgaande selectie, of de toets Ctrl voor een onderbroken selectie. Klik op het menu Acties, wijs de optie Volledige contactgegevens verzenden aan en klik op de optie In internetindeling (vcard) of op de optie In Outlook indeling. De internetindeling (vcard of elektronisch visitekaartje) kan in elke e mailtoepassing worden gelezen. De Outlook indeling kan alleen worden gelezen door ontvangers die over Outlook beschikken

149 Op basis van het formaat van het bericht, verschijnen de contactpersonen in het grote invoerveld van het bericht in de vorm van een pictogram of in het veld Bijlage. Hier worden één contactpersoon in internet indeling (.vcf) doorgestuurd via e mail. Indien nodig kunt u een of meer andere contactpersonen aan het bericht toevoegen, met behulp van de knoppen Item (map Contactpersonen) en Visitekaartje op de tab Bericht (groep Invoegen). Geef de geadresseerden op, het onderwerp van het bericht en typ eventueel uw eigen opmerkingen in het grote tekstvak van het bericht, en klik vervolgens op de knop Verzenden.» Om de inhoud van een contactpersoon te zien, moet de geadresseerde van het bericht het bericht openen en dubbelklikken op het pictogram van de contactpersoon.» Om een ontvangen contactpersoon toe te voegen aan de map Contactpersonen moet de geadresseerde, na het openen van het bericht, het pictogram van de contactpersoon verslepen naar de knop Contactpersonen van het navigatiedeelvenster als het gaat om een contactpersoon in Outlook-indeling; bij een contactpersoon in Internet-indeling moet de geadresseerde met de rechtermuisknop op de contactpersoon klikken, klikken op de optie Toevoegen aan contactpersoon en vervolgens op de knop Opslaan en sluiten op de tab Contactpersonen.» Om een contactpersoon naar een of meer andere personen door te sturen, kunt u ook, nadat u het venster van de contactpersoon heeft geopend, klikken op de knop Verzenden op de tab Contactpersonen (groep Acties). Klik vervolgens op een van de opties op basis van het formaat waarin u de contactpersoon wilt verzenden.» Elk Outlook item (bericht, taak, notitie ) kan naar een of meer andere personen worden doorgestuurd. U kunt een contactpersoon ook naar een of meer andere personen doorsturen door het maken van een bericht (zie: Bericht verzenden Een bericht opstellen en verzenden) en de contactpersoon in het bericht te voegen met behulp van de knop Item op de tab Bericht (groep Invoegen). Een distributielijst maken Een distributielijst is een verzameling van meerdere contactpersonen: als u een bericht aan zo n lijst stuurt, stuurt u het bericht gelijktijdig aan alle personen die op deze lijst staan. Selecteer de map Contactpersonen door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Als u meerdere mappen Contactpersonen gebruikt, selecteert u in het veld Mijn contactpersonen van het navigatiedeelvenster, de map waaraan u de distributielijst wilt toevoegen. Bestand Nieuw Distributielijst of Ctrl Shift L of Acties Nieuwe distributielijst De opdracht Bestand Nieuw Distributielijst kan altijd worden gebruikt, ongeacht welke map u heeft geselecteerd. Geef de Naam van de lijst op in het bijbehorende invoerveld. Klik op de tab Distributielijst op de knop Leden selecteren in de groep Leden. Open de lijst Adresboek en klik op de naam van het adresboek waarin de toe te voegen leden staan

150 Om een lid toe te voegen, dubbelklikt u op de naam in de lijst of selecteert u deze en klikt u vervolgens op de knop Leden. Om meerdere leden toe te voegen, selecteert u deze en klikt u vervolgens op de knop Leden; voor een doorgaande selectie, klikt en sleept u de namen van de te selecteren leden of gebruikt u de toets Shift; voor een onderbroken selectie, gebruikt u de toets Ctrl. U kunt leden toevoegen uit verschillende adresboeken. Klik op de knop OK. U ziet het venster Distributielijst. Elk lid van de lijst staat hier met een E mailadres. Met de knop Nieuwe toevoegen in de groep Leden kunt u een lid toevoegen dat niet in een adresboek staat (zie hieronder). Als u een opmerking over de distributielijst wilt invoegen, klikt u op de knop Notities op de tab Distributielijst (groep Weergeven). Typ de gewenste tekst en klik op de knop Leden (tab Weergeven) om opnieuw de lijst van leden van de distributielijst weer te geven. Klik op de knop Opslaan en sluiten op de tab Distributielijst.» De distributielijsten worden standaard in de map Contactpersonen opgeslagen. In de weergave Adreskaartjes is het symbool van een distributielijst; in de weergave Visitekaartjes wordt de naam van de distributielijst gevolgd door de omschrijving Groep.» In het venster voor het maken van een distributielijst kunt u deze lijst in een categorie indelen, of markeren als Persoonlijk. Om de inhoud van een distributielijst weer te geven, dubbelklikt u op de naam van de distributielijst in de map Contactpersonen. Een distributielijst bewerken Selecteer de map Contactpersonen door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Dubbelklik op de naam van de te bewerken distributielijst. Om een lid uit een adresboek of uit een map Contactpersonen aan de lijst toe te voegen, klikt u op de knop Leden selecteren op de tab Distributielijst (groep Leden), selecteert u het lid zoals bij het maken van de distributielijst, en klikt u vervolgens op de knop OK. Om een nieuw lid aan de lijst toe te voegen, dat niet in een adresboek of in een map Contactpersonen staat, klikt u op de knop Nieuwe toevoegen op de tab Distributielijst (tab Leden).. Typ de Volledige naam en het E mailadres van het nieuwe lid in de bijbehorende velden. Selecteer het verzendformaat van de berichten in de lijst Internet indeling. Als u dit nieuwe lid wilt toevoegen aan de map Contactpersonen vinkt u de optie Toevoegen aan contactpersonen aan. Zo niet, dan verschijnt het nieuwe lid alleen in de distributielijst

151 Klik op de knop OK. Om een lid van de distributielijst te verwijderen, klikt u op de naam van het lid en vervolgens op de knop Verwijderen op de tab Distributielijst (groep Leden). Om de eigenschappen van een lid van de distributielijst weer te geven, dubbelklikt u op de naam. Als u klaar bent met uw wijzigingen, klikt u op de tab Distributielijst op de knop Opslaan en sluiten van de groep Acties. De verschillende adresboeken Geef het hoofdvenster van Outlook weer. Extra Adresboek of of Ctrl Shift B. Selecteer in de lijst Adresboek het adresboek dat u wilt zoeken. U kunt meerdere adresboeken krijgen, o.a.: Algemene adressenlijst: Gemaakt en beheerd door de netwerkbeheerder. Deze bevat alle e mailadressen van de gebruikers en de persoonlijke distributielijsten. Outlook adresboek: Dit wordt automatisch gemaakt op basis van de contactpersonen in de map Contactpersonen waarvoor het veld van het e mailadres of een veld voor een faxnummer is ingevuld. Persoonlijk adresboek: Een persoonlijk adresboek kan worden aangepast. Het wordt gebruikt om uw contactpersonen en persoonlijke distributielijsten op te slaan. Klik op de knop om het venster Adresboek te sluiten. Leden toevoegen aan het Outlook adresboek Nieuwe leden toevoegen Deze nieuwe leden staan in geen van uw adresboeken en worden toegevoegd zonder dat u hiervoor naar de map Contactpersonen hoeft te gaan. Geef het hoofdvenster van Outlook weer. Extra Adresboek of of Ctrl Shift B. Bestand Nieuw item. Open eventueel de lijst bij de optie In en selecteer de optie Contactpersonen. Wij herinneren u eraan dat de andere adresboeken, met name de algemene adressenlijst, worden beheerd door de netwerkbeheerder; u kunt hieraan dus geen leden toevoegen. Selecteer de optie Nieuwe contactpersoon in het veld Selecteer het itemtype en klik vervolgens op de knop OK

152 Typ de gegevens van het lid dat moet worden toegevoegd aan het Outlook adresboek, net als u heeft gedaan bij het maken van een contactpersoon (zie Contactpersonen Contactpersoon maken). Let op: u moet het e mailadres of het faxnummer invullen. Als u dit niet doet, wordt de contactpersoon niet toegevoegd aan het Outlookadresboek, maar alleen aan de map Contactpersonen. Klik op de knop Opslaan en sluiten op de tab Contactpersonen (groep Acties). Sluit het venster Adresboek door op de knop te klikken. De nieuwe contactpersoon wordt toegevoegd aan het Outlook adresboek, maar ook aan de map Contactpersonen.» Ga op deze manier te werk om nieuwe leden toe te voegen aan het Adresboek voor mobiele telefoonnummers; voor meer informatie over dit adresboek, verwijzen wij u naar het onderdeel Adresboek met mobiele telefoonnummers toevoegen in dit hoofdstuk. Bestaande leden toevoegen De leden die u wilt toevoegen aan het Outlook adresboek bestaan reeds in een ander adresboek. Geef het hoofdvenster van Outlook weer. Extra Adresboek of Ctrl Shift B. Extra Opties. Selecteer de optie Contactpersonen in de lijst Persoonlijke adressen plaatsen in en klik vervolgens op de knop OK. Selecteer in de lijst Adresboek het adresboek waarin de leden staan die moeten worden toegevoegd aan het Outlook adresboek. Selecteer het lid of de leden die moeten worden toegevoegd; voor een doorgaande selectie, klikt en sleept u de namen van de te selecteren leden of gebruikt u de toets Shift; voor een onderbroken selectie, gebruikt u de toets Ctrl. U kunt ook distributielijsten toevoegen aan het Outlook adresboek. Bestand Toevoegen aan Contactpersonen. U kunt ook met de rechtermuisknop klikken op de selectie, en vervolgens klikken op de optie Toevoegen aan Contactpersonen. Als u meerdere leden heeft toegevoegd, worden deze meteen toegevoegd aan het Outlook adresboek. Als u slechts één lid heeft toegevoegd, verschijnt het venster van de bijbehorende Contactpersoon op het scherm: wijzig eventueel de gegevens van de contactpersoon en klik vervolgens op de knop Opslaan en sluiten op de tab Contactpersoon. Sluit het venster Adresboek door op de knop te klikken. De contactpersonen worden toegevoegd aan het Outlook adresboek, maar ook aan de map Contactpersonen.» In de lijst De volgende adreslijst eerst weergeven van het dialoogvenster Adressering (Extra Adresboek en dan Extra Opties) kunt u kiezen welk adresboek standaard moet worden weergegeven in de lijst Adresboek van het dialoogvenster met dezelfde naam. Leden verwijderen uit het Outlook adresboek Geef het hoofdvenster van Outlook weer. Extra Adresboek of of Ctrl Shift B. Open de lijst Adresboek en selecteer het adresboek Contactpersonen (onder Outlook adresboek). Selecteer het lid of de leden die moeten worden verwijderd; voor een doorgaande selectie, klikt en sleept u de namen van de te selecteren leden of gebruikt u de toets Shift; voor een onderbroken selectie, gebruikt u de toets Ctrl

153 U kunt ook distributielijsten verwijderen uit het Outlook adresboek. Druk op toets Delete. Klik vervolgens op de knop Ja van de melding die verschijnt. Sluit het venster Adresboek door op de knop te klikken. De leden worden verwijderd uit het Outlook adresboek, maar staan nog steeds in de map Contactpersonen. Als u echter een contactpersoon verwijdert uit de map Contactpersonen, dan wordt deze ook verwijderd uit het Outlook adresboek. Het adresboek met mobiele telefoonnummers toevoegen U gaat hier een nieuw adresboek maken met de contactpersonen uit uw map Contactpersonen waarvoor u een Mobiel telefoonnummer heeft ingetypt. Extra Accountinstellingen. Klik op de tab Adresboek en vervolgens op de knop Nieuw. Activeer de optie Extra adresboeken en klik vervolgens op de knop Volgende. Selecteer de optie Adresboek voor mobiele apparatuur en klik op de knop Volgende. Klik op OK in het bericht dat meldt dat u Outlook gaat sluiten en opnieuw gaat opstarten, zodat Outlook het nieuwe adresboek kan laden. Klik op de knop Sluiten om de Wizard af te sluiten. Het Adresboek voor mobiele apparatuur wordt toegevoegd aan de lijst met adresboeken. Klik op de knop Sluiten van het dialoogvenster Accountinstellingen. Sluit Outlook af en start Outlook opnieuw op, zodat Outlook het nieuwe adresboek kan laden

154 » Om leden aan het Adresboek voor mobiele apparatuur toe te voegen, gaat u te werk als bij het toevoegen van nieuwe leden aan het Outlookadresboek: u moet het adresboek voor mobiele apparatuur selecteren in plaats van het adresboek Contactpersonen in de lijst Adresboek van het dialoogvenster met dezelfde naam (zie onderdeel Nieuwe leden toevoegen, in Leden toevoegen aan Outlook-adresboek).» Om leden uit het Adresboek voor mobiele apparatuur te verwijderen, opent u het dialoogvenster Adresboek en selecteert u het adresboek Voor mobiele apparatuur in de lijst Adresboek. Selecteer het lid of de leden die moet(en) worden verwijderd, druk op de toets Delete en bevestig het verwijderen door te klikken op de knop Ja van het bericht dat verschijnt.» Om het Adresboek voor mobiele apparatuur te verwijderen, selecteert u dit in het dialoogvenster Accountinstellingen (Extra Accountinstellingen tab Adresboek), klikt u op de knop Delete en bevestigt u het verwijderen door te klikken op de knop Ja van het bericht dat verschijnt

155 Taken

156 Wat is een taak? Een taak is een opdracht of een zakelijke of persoonlijke verplichting die u moet volgen totdat deze is voltooid. Naar de map Taken gaan Taken staan op drie plaatsen; gebruik één van de volgende manieren om de taken weer te geven: - Klik op de knop Taken in het onderste deel van het navigatiedeelvenster of gebruik de opdracht Ga naar Taken of de sneltoets Ctrl 4 (toets 4 van het alfanumerieke toetsenbord). De takenlijst verschijnt in de map Taken. Standaard is de weergave Takenlijst actief en worden onvoltooide taken weergegeven, alsmede taken waarvan de vervaldatum is verlopen. In deze weergave, worden de taken ingedeeld op vervaldatum. - Geef de Takenbalk weer vanuit een van de mappen, met uitzondering van de map Agenda : gebruik de opdracht Beeld Takenbalk en klik vervolgens op de optie Normaal of, als u hiervan een verkleinde versie ziet, klik dan op de knop om deze uit te vouwen. Onvoltooide taken en taken waarvan de vervaldatum is verstreken, staan in het onderste deel van de Takenbalk en worden ingedeeld op vervaldatum

157 - Selecteer in de map Agenda de datum waarvoor u de taken wilt weergeven. Als het deelvenster met de takenlijst niet in het onderste deel van het venster staat, gebruik dan de opdracht Beeld Takenlijst vandaag en klik op de optie Normaal of, als u een verkleinde versie hiervan ziet, klikt u op de knop om deze uit te vouwen. Standaard ziet u een lijst met alle taken waarvan de vervaldatum overeenkomt met de geselecteerde datum, inclusief de taken die als voltooid zijn gemarkeerd. Als de geselecteerde datum de datum van vandaag is, ziet u bovendien de taken waarvan de vervaldatum is verstreken. Alleen in de weergaven Dag en Week kunt u de Takenlijst Vandaag weergeven in de map Agenda. Waar de taken ook worden weergegeven, taken die vertraagd zijn verschijnen in rood, en taken die gereed zijn verschijnen in grijs en zijn doorgestreept.» U kunt de sorteervolgorde van de lijst met dagelijkse taken van de Agenda wijzigen: gebruik de opdracht Beeld Takenlijst Vandaag Rangschikken op en kies voor sorteren Op begindatum of Op einddatum (deze optie wordt standaard geselecteerd). De optie Voltooide taken

158 weergeven in dit menu is standaard aangevinkt. Hiermee worden de voltooide taken toegevoegd aan de takenlijst Vandaag.» De takenlijst wordt standaard op de Takenbalk weergegeven. Als dit niet het geval is, vink dan de optie Takenlijst weergeven aan in het dialoogvenster Takenbalkopties (Beeld Takenbalk Opties).» U kunt de kleuren bepalen voor de achterstallige taken en de voltooide taken, in de lijst Kleur van achterstallige taken en Kleur van voltooide taken van het dialoogvenster Taakopties (Extra Opties tab Voorkeuren knop Taakopties). De weergaven van de map Taken Met weergaven kan de inhoud van de map Taken op verschillende manieren worden weergegeven. Selecteer de map Taken door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Activeer een van de mogelijke opties in het veld Huidige weergave van het navigatiedeelvenster. Gebruik de opdracht Beeld Huidige weergave of open de lijst bij de knop Huidige weergave Geavanceerd. op de werkbalk Eenvoudige lijst: Om een lijst te zien met minimale details, voor een snel overzicht van de taken die zijn voltooid. Lijst met details: Om een lijst te zien met veel details over elke taak, inclusief de prioriteit en het percentage van voltooiing van de taak. Actieve taken: Om een lijst te zien van taken die nog niet zijn voltooid, inclusief de achterstallige taken. Komende zeven dagen: Om een lijst te zien van taken die de komende zeven dagen zullen vervallen. Achterstallige taken: Om een lijst te zien van taken waarvan de vervaldatum is verstreken. Op categorie: Om een lijst te zien van taken die zijn gegroepeerd per categorie en binnen elke categorie zijn gesorteerd op vervaldatum. Toewijzingen: Om een lijst te zien met alleen taken die aan andere gebruikers zijn toegewezen; deze lijst is gesorteerd op eigenaar en vervaldatum. Per verantwoordelijke persoon: Om een lijst te zien van taken per eigenaar, en gesorteerd op vervaldatum voor elke eigenaar. Voltooide taken: Om een lijst te zien met alleen taken die als voltooid zijn gemarkeerd. Taaktijdlijn: Om een lijst van taken te zien in de vorm van pictogrammen in chronologische volgorde, op grond van hun begindatum. De taken zonder begindatum worden gerangschikt op einddatum. Takenlijst: Om de lijst van onvoltooide taken te zien, alsmede van taken waarvan de einddatum is verstreken. Als u een taak selecteert, ziet u een voorbeeld van de taak in het Leesvenster; dit is de standaard weergave. Een taak maken Selecteer de map Taken door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Er zijn vier technieken voor het maken van een taak: - Bestand Nieuw Taak of Ctrl Shift K. - Acties Nieuwe taak of Ctrl N. - Klik op de knop. - Dubbelklik op een lege plek in de takenlijst. De eerste en laatste manier kunnen ook worden gebruikt vanuit de Takenbalk of de Takenlijst Vandaag in de map Agenda

159 Klik in het invoerveld Onderwerp en typ een korte omschrijving van de taak. Als deze taak een einddatum heeft, geef dan de Begindatum aan in de bijbehorende lijst, en de einddatum in de lijst bij de optie Einddatum. Bepaal de prioriteit van de taak door een van de mogelijke opties in de lijst Prioriteit te selecteren: Laag, Normaal of Hoog. Als u een herinnering wilt instellen voor de actieve taak, vink dan de optie Herinnering aan en selecteer in de twee volgende lijsten, de datum en het tijdstip waarop de herinnering moet verschijnen. U kunt het standaard tijdstip voor herinnering aanpassen met behulp van de lijst Herinneringstijd van het dialoogvenster Opties (Extra Opties tab Voorkeuren veld Taken). Om het geluidsfragment bij een herinnering te wijzigen, klikt u op de knop en selecteert u een ander audiobestand met behulp van de knop Bladeren. Als geen geluidsfragment moet worden afgespeeld bij een herinnering, haal dan het vinkje weg bij de optie Dit geluidsfragment afspelen. Klik op de knop OK. Typ in het grote invoerveld de gegevens of de instructies voor de uitvoering van de taak. Klik eventueel op de knop Details van de groep Weergeven (tab Taak) als u nog meer informatie aan de taak wilt toevoegen: Einddatum: Typ de datum waarop de taak moet zijn voltooid. Totale hoeveelheid werk: Typ de geschatte tijd die nodig is voor het voltooien van de taak. Reisafstand: Typ het aantal kilometers dat u heeft moeten afleggen om de taak te voltooien. Reële hoeveelheid werk: Typ de reële tijd die tot nu toe aan de taak is gewijd. Factuurinformatie: Typ de gegevens voor de factuur, zoals kosten, gebruikte bronnen, diverse onkosten Bedrijf: Typ de naam van alle bedrijven die zijn gekoppeld aan het project. Nieuwe versies naar: Maakt automatisch een lijst van personen waarvan de takenlijst is bijgewerkt als u wijzigingen in de taken heeft aangebracht. Niet toegewezen kopie maken: Kopieert de taak zodat deze opnieuw kan worden toegewezen; deze knop is niet beschikbaar als de taak niet naar derden is verzonden. Als u klaar bent met het invoeren van deze gegevens, gaat u terug naar de hoofdpagina door te klikken op de knop Taak van de groep Weergeven (tab Taak). Voor meer details omtrent deze gegevens, verwijzen wij u naar het onderdelen Statistieken maken van taken, in dit hoofdstuk. Wijs eventueel een categorie toe aan de taak : klik op de tab Taak op de knop Categoriseren in de groep Opties en klik vervolgens op de gewenste categorie; met de optie Alle categorieën wissen verwijdert u de categorie bij de afspraak. Voor meer informatie omtrent categorieën verwijzen wij u naar het hoofdstuk Itemcategorieën. Als u uw map Taken deelt met andere gebruikers, kunt u de taak als persoonlijk markeren, zodat de andere gebruikers deze niet zien: klik op de tab Taak op de knop Persoonlijk ( ) in de groep Opties

160 Bevestig de taak door te klikken op de knop Opslaan en sluiten op de tab Taken. De taak krijgt automatisch een markering voor opvolgen ( ) De markering is lichtrood of donkerrood, op basis van de tijdsduur van de taak (vandaag, morgen, deze week ). Met deze markering wordt u eraan herinnerd dat u de taak moet opvolgen.» Om een taak te wijzigen, dubbelklikt u op de taak in de map Taken, op de Takenbalk of in de lijst Taken Vandaag van de map Agenda. Voer de gewenste wijzigingen uit en klik vervolgens op de knop Opslaan en sluiten op de tab Taken. U kunt ook een taak maken door te klikken in het veld dat, al naar gelang de weergave, de naam heeft Nieuwe taak invoeren of Klik hier om nieuw Taakitem toe te voegen. Als u een keer klikt, maakt u een taak met slechts één onderwerp; als u dubbelklikt, krijgt u het gewone venster voor het maken van taken. Een terugkerende taak maken Nu wordt een taak automatisch herhaald op regelmatige tijdstippen. Maak of wijzig de desbetreffende taak. Klik op de tab Taak op de knop Terugkeerpatroon in de groep Opties. Geef met de verschillende opties in het kader Type terugkeerpatroon de frequentie van de herhaling van de taak aan. Als u wilt dat de taak wordt herhaald zodra deze is voltooid, activeer dan de optie Nieuwe taak toevoegen en geef aan na hoeveel dagen, weken, maanden of jaren na voltooiing van elke taak deze moet worden herhaald. Geef vervolgens de tijdsduur aan waarin de taak moet worden herhaald, met behulp van de opties in het kader Bereik van terugkeerpatroon:

161 Geen einddatum: Het terugkerende item wordt oneindig herhaald. Eindigt na n keer: Een terugkerende taak eindigt na het aantal keren dat is ingetypt in het invoerveld. Eindigt op: Beëindigt een terugkerende taak op de ingevoerde datum of op de datum die in de lijst is geselecteerd. Geef indien nodig de datum van Begin van de terugkerende taak in de bijbehorende lijst in het kader Bereik van Terugkeerpatroon. Klik op de knop OK. Het terugkeerpatroon wordt herhaald op de informatiebalk van het taakvenster. Klik op de knop Opslaan en Sluiten op de tab Taak. In de weergave Eenvoudige lijst of Lijst met details van de map Taken, krijgt een terugkerende taak het symbool.» Om het huidige exemplaar van een terugkerende taak te verwijderen, opent u dit exemplaar en klikt u op de tab Taak op de knop Overslaan in de groep Opties : in de velden Begindatum en Einddatum verschijnt de volgende vervaldatum van deze terugkerende taak. Klik vervolgens op de knop Opslaan en Sluiten op de tab Taak: naast de terugkerende taak, ziet u nu ook een nieuwe taak met de eigenschappen van het volgende exemplaar van de terugkerende taak.» Om het terugkeerpatroon van een taak te verwijderen, opent u deze, en klikt u op de tab Taak op de knop Terugkeerpatroon. Klik vervolgens op de knop Terugkeerpatroon verwijderen van het dialoogvenster Terugkeerpatroon van taak en sluit af door te klikken op de knop Opslaan en sluiten op de tab Taak. De voortgang van een taak volgen Alleen de eigenaar van een taak kan deze opvolgen. Selecteer de map Taken door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Open de taak waarvan u de voortgang wilt zien, door dubbel te klikken op het onderwerp van de desbetreffende taak. Om een voortgangspercentage aan te geven, typt u het gerealiseerde voortgangspercentage in het veld % voltooid. Zodra de invoer is bevestigd, geeft het veld Status de melding Wordt uitgevoerd. Wijzig eventueel de Status van voortgang van de taak door een van de opties in de bijbehorende lijst te selecteren. Om aan te geven dat de taak is voltooid, typt u 100 bij % voltooid in het bijbehorende veld, of selecteert u de optie Voltooid in de lijst Status. U kunt ook op de tab Taak klikken op de knop Markeren als voltooid in de groep Taak beheren. Als u klikt op de knop Markeren als voltooid wordt het venster van de taak automatisch afgesloten. Klik op de knop Opslaan en Sluiten op de tab Acties. Als de taak door een derde aan u is toegewezen, wordt deze op de hoogte gesteld van de voortgang van de taak door middel van een automatisch bericht.» Om alleen de voltooide taken weer te geven, activeert u de optie Voltooide taken in het veld Huidige weergave van het navigatiedeelvenster. U kunt een taak als voltooid markeren, zonder het venster te hoeven openen, door een van de volgende methodes te gebruiken : Vanuit elke weergave van de map Taken, de Takenbalk of de Takenlijst Vandaag van de map Agenda, klikt u met de rechtermuisknop op de naam van de desbetreffende taak en klikt u vervolgens op de optie Markeren als voltooid. Vanuit elke weergave van de map Taken, de Takenbalk of de Takenlijst Vandaag van de map Agenda klikt u op de markering voor het opvolgen van de desbetreffende taak. In de weergave Eenvoudige lijst van de map Taken plaatst u een vinkje in het lege vakje vóór de naam van de taak ( )

162 Een taak toewijzen aan derden Maak of wijzig de desbetreffende taak en klik, op de tab Taak op de knop Taak toewijzen in de groep Taak beheren. U kunt ook, vanuit een weergave van de map Taken, de Takenbalk of de Takenlijst Vandaag van de map Agenda, klikken met de rechtermuisknop op de desbetreffende taak en vervolgens klikken op de optie Taak toewijzen. Typ in het veld Aan het adres van de persoon of personen aan wie u de taak wilt toewijzen die u aan het maken bent, of klik op de knop om de personen uit een adresboek te selecteren. Wijzig indien nodig het Onderwerp, de Begindatum, de Einddatum, de Status, de Prioriteit en/of het % voltooid van de taak die u aan een of meerdere derde personen wilt toewijzen. Typ in het grote invoerveld de gegevens of de instructies voor de uitvoering van de taak. Met de knop Toewijzing annuleren in de groep Taak beheren kunt u de toewijzing van de taak aan een derde annuleren en terugkeren naar het Standaard venster voor het maken van een taak. Plaats desgewenst een vinkje bij de optie Een bijgewerkte kopie van deze taak bewaren in de takenlijst of Mij een statusrapport zenden wanneer deze taak is voltooid. Verzend de taak naar een derde door te klikken op de knop Verzenden. Als een herinnering is geprogrammeerd, geeft Outlook aan dat deze is uitgeschakeld omdat u niet de eigenaar bent van de taak. Klik indien nodig op de knop OK. In de weergave Eenvoudige lijst van de map Taken heeft de maker van de taak deze van het symbool staan het symbool en de tekst Taakverzoek bij het bericht van de toewijzing van de taak. Een bericht met een taakverzoek, met het symbool, verschijnt in het Postvak IN van de derde. voorzien; in de map Verzonden items» Om alleen de aan derden toegewezen taken weer te geven, activeert u de optie Toewijzingen in het veld Huidige weergave van het navigatiedeelvenster.» U kunt ook een taak aan derden toewijzen vanuit de map Contactpersonen: selecteer de contactpersoon aan wie u een taak wilt toewijzen en sleep de selectie naar de knop Taken in het navigatiedeelvenster: het veld Aan bevat de naam van de eerder geselecteerde contactpersoon. Ga verder te werk als bij een normale toewijzing van een taak, zoals is toegelicht in dit onderdeel

163 » Met de knop Statusrapport verzenden op de tab Taken van het venster voor het maken of wijzigen van een taak, kunt u een bericht verzenden met alle informatie over de actieve taak, aan een of meerdere geadresseerden. Reageren op een taakverzoek Activeer de map Postvak IN en dubbelklik op het bericht met het taakverzoek. Beantwoord het taakverzoek door te klikken op de knop Accepteren als u de taak accepteert, of op de knop Weigeren als u de taak weigert. U kunt ook klikken op de knop Taak toewijzen als u de taak aan iemand anders wilt toewijzen. Als u heeft gekozen voor accepteren of weigeren van de taak, activeert u een van beide volgende opties: Antwoord bewerken voor verzending: Om een opmerking bij uw antwoord te plaatsen. Antwoord nu verzenden: Om uw antwoord zonder opmerkingen te verzenden. Als u heeft gekozen om een opmerking bij uw antwoord te voegen, typ dan de bijbehorende tekst in het grote invoerveld en klik op de knop Verzenden. Na een acceptatie, verdwijnt het taakverzoek uit de map Postvak IN en gaat het naar de map Taken. Het verzoek krijgt het symbool. Het bericht verschijnt ook in de map Verzonden items en krijgt daar het symbool komen in de map Verzonden items en krijgen het symbool.. U bent nu de eigenaar van de taak. Taken die u weigert De persoon die aan u een taak heeft toegewezen, ontvangt de beslissing van de derde in de vorm van een bericht; in het Postvak IN krijgt het bericht het symbool als de derde de taak heeft geaccepteerd, of het symbool als de derde de taak heeft geweigerd.» Na een weigering van een taak, is niemand meer eigenaar van de taak. De persoon die de taak heeft toegewezen, kan deze eventueel terugkrijgen. Hiervoor moet hij het bericht met het taakverzoek openen in de map Verzonden items en klikken op de knop Terugkeren naar takenlijst in de groep Taak beheren (tab Taak). Vervolgens kan hij eventueel de informatie bij de taak wijzigen voordat hij op de knop Opslaan en sluiten klikt. Een taak maken van een bericht, een afspraak of een notitie Selecteer het bericht, de afspraak, of de notitie die u in een taak wilt omzetten; u kunt ook een vergadering of een gebeurtenis omzetten in een taak. Sleep het geselecteerde item naar de knop Taken in het navigatiedeelvenster. Het venster voor het maken van een taak verschijnt meteen op het scherm. De inhoud van het item staat in het grote invoerveld. Geef de eigenschappen aan van deze nieuwe taak (zie Taken Een taak maken). Bevestig de taak door te klikken op de knop Opslaan en sluiten op de tab Taak.» Om een agenda-item (afspraak, vergadering of gebeurtenis) of een notitie om te zetten in een taak, kunt u ook het bijbehorende item slepen naar de Takenbalk (voor een notitie) of naar de Takenlijst Vandaag (voor een agenda-item). Een bericht/contactpersoon toevoegen aan de takenlijst Om u eraan te herinneren dat een bericht of een contactpersoon op een later tijdstip in behandeling moet worden genomen, kunt u dit toevoegen aan de takenlijst door een markering toe te kennen. Klik met de rechtermuisknop op het bericht of op de contactpersoon en wijs de optie Opvolgen aan

164 Klik op de optie bij de vervaldatum : Vandaag, Morgen, Deze week, Volgende week of Geen datum; als geen van deze mogelijkheden u bevalt, klikt u op de optie Aangepast om een aangepaste markering aan het bericht of de contactpersoon toe te kennen. Voor meer informatie omtrent de markeringen voor opvolging, verwijzen wij u naar het onderdeel Bericht markeren voor opvolgen, van het hoofdstuk Bericht verzenden. Het bericht of de contactpersoon wordt automatisch toegevoegd aan de takenlijst. Als u het item opent, wordt het venster van het bericht of de contactpersoon geopend (Bericht of Contactpersoon staat in de titelbalk), en niet het venster van een taak.» Om een bericht of een contactpersoon aan de takenlijst toe te voegen, kunt u dit ook slepen naar de gewenste plek (Vandaag, Morgen, Volgende week) op de Takenbalk. De opties bepalen voor het opvolgen van een taak Bij het maken van de taak, klikt u op de Office knop en vervolgens op de optie Eigenschappen. Vink eventueel de optie Leesbevestiging en/of Ontvangstbevestiging aan

165 Klik op de knop OK. Klik op de knop Opslaan en Sluiten op de tab Taak

166 Notities

167 Wat is een Notitie? Notities zijn elektronische Post it die u overal op kunt plakken. In deze map kunt u snelle notities plaatsen als herinnering (vragen, ideeën, instructies..) of tekst in notities plaatsen om deze elders te kunnen gebruiken. Naar de map Notities gaan Klik op de knop Notities in het onderste deel van het navigatiedeelvenster. U kunt ook de opdracht Ga naar Notities gebruiken, of de sneltoets Ctrl 5 (alfanumeriek toetsenbord). De weergavenstand Pictogrammen is standaard geactiveerd. De weergave van notities wijzigen Ga naar de map Notities door te klikken op de knop in het onderste deel van het navigatiedeelvenster. Activeer de optie bij de gewenste weergave in het veld Huidige weergave van het navigatiedeelvenster. Gebruik de opdracht Beeld Huidige weergave of open de lijst bij de knop Huidige weergave Geavanceerd. op de werkbalk Pictogram: Om de notities in de vorm van een pictogram te zien. Standaard verschijnen notities in de vorm van grote pictogrammen ( ) van links naar rechts. U kunt deze echter ook weergeven in kleine pictogrammen ( ) of in de vorm van een lijst ( ) met behulp van de bijbehorende knoppen op de werkbalk Standaard. Lijst van notities: Deze lijst is gesorteerd op gemaakte datum. Afgelopen zeven dagen: Notities die zijn gemaakt gedurende de afgelopen zeven dagen. Op categorie: Om de notities in een lijst te zien, per categorie, en gesorteerd op gemaakte datum in elke categorie

168 Een notitie maken Ga naar de map Notities door te klikken op de knop in het onderste deel van het navigatiedeelvenster. Er zijn vier technieken voor het maken van een notitie: - Bestand Nieuw Notities of Ctrl N. - Acties Nieuwe notitie of Ctrl Shift N. - Klik op de knop. - Dubbelklik op een lege ruimte in het veld van de lijst met notities. Typ de tekst van de notitie; druk op de toets Enter om naar de volgende regel te gaan: de eerste regel van de notitie (totdat u op de Enter toets drukt) is de titel van de notitie. Sluit het venster van de notitie door op de knop te klikken: als de notitie wordt afgesloten, wordt deze opgeslagen. Een notitie maken vanuit een ander item Selecteer datgene dat moet worden ingevoegd in een notitie. Bijvoorbeeld : alleen het onderwerp van een item of tekst van een item. Sleep de selectie naar de knop Notities in het onderste gedeelte van het navigatiedeelvenster. Er verschijnt meteen een venster van de nieuwe notitie, waarin de inhoud van de selectie wordt geplaatst. Vul eventueel de tekst van de notitie aan. Sluit het venster van de notitie door op de knop te klikken. Een notitie oproepen/bewerken Ga naar de map Notities door te klikken op de knop in het onderste deel van het navigatiedeelvenster. Dubbelklik op de notitie die u wilt oproepen of wijzigen. Voer eventueel de gewenste wijzigingen uit

169 Sluit het venster van de notitie door op de knop te klikken. Een notitie doorsturen aan een of meerdere anderen Ga naar de map Notities door te klikken op de knop in het onderste deel van het navigatiedeelvenster. Selecteer de notitie die u wilt doorsturen. Acties Doorstur of Ctrl F. Notities worden doorgestuurd met een bericht waarin deze als bijlage staan. Typ in het veld Aan de namen van de personen aan wie u de notitie wilt doorsturen, of klik op de knop een adresboek. om de namen te selecteren in Wijzig eventueel het Onderwerp van het bericht in het bijbehorende veld. Typ eventueel een informatietekst in het grote invoerveld. Klik op de knop Verzenden. Het venster van de inhoud van notities wijzigen Het venster met de inhoud van notities heeft standaard een passende grootte. In het venster staan de datum en het tijdstip waarop de notitie is gemaakt. De datum en het tijdstip verbergen Extra Opties tab Overige. Klik op de knop Geavanceerde opties. Haal het vinkje weg bij de optie Tijd en datum tonen bij het weergeven van notities in het kader Weergaveopties. Klik tweemaal op de knop OK. De grootte van een venster wijzigen Ga naar de map Notities door te klikken op de knop in het onderste deel van het navigatiedeelvenster. Dubbelklik op de desbetreffende notitie. Plaats de muisaanwijzer op een rand of op de rechterbenedenhoek van het venster. De muisaanwijzer verandert in een dubbele pijl. Klik en sleep op basis van de gewenste grootte van het venster. Outlook slaat deze wijziging van de grootte op

170 Sluit het venster van de notitie door op de knop te klikken. Notities aanpassen Met deze functie kunt u de kleur, de grootte van het venster en/of het lettertype van de inhoud van notities wijzigen. Ga naar de map Notities door te klikken op de knop in het onderste deel van het navigatiedeelvenster. Extra Opties. Klik op de tab Voorkeuren en vervolgens op de knop Opties voor notities. Om de Kleur van notities te wijzigen, opent u de bijbehorende lijst en klikt u op de gewenste kleur. Om de Grootte van het venster voor notities te wijzigen, opent u de bijbehorende lijst en klikt u op de optie bij de gewenste grootte: Klein, Gemiddeld of Groot. Om het lettertype voor notities te wijzigen, klikt u op de knop Lettertype. Voer uw wijzigingen uit en klik vervolgens op de knop OK. Klik tweemaal op de knop OK. Alleen het lettertype wordt toegepast op bestaande notities. De kleur en de grootte van notities worden alleen toegepast op nieuwe notities die u gaat maken. De weergave Pictogrammen aanpassen Ga naar de map Notities door te klikken op de knop in het onderste deel van het navigatiedeelvenster. Activeer indien nodig de weergavenstand Pictogrammen (Beeld Huidige weergave). Klik op de koppeling Huidige weergave aanpassen in het navigatiedeelvenster of gebruik de opdracht Beeld Huidige weergave Huidige weergave aanpassen. Klik op de knop Overige instellingen. Activeer de optie bij de gewenste Weergave in het bijbehorende kader

171 U vindt deze opties in het navigatiedeelvenster van de notities. Kies een van de opties in het kader Plaatsing van pictogrammen: Niet schikken: De pictogrammen blijven staan op de plaats waar u deze neerzet. Uitlijnen op raster: De pictogrammen worden uitgelijnd op een onzichtbaar raster. Als u een pictogram verplaatst, wordt dit uitgelijnd op het dichtstbijzijnde raster. AutoSchikken: De pictogrammen worden over meerdere regels uitgelijnd. Sorteren en AutoSchikken: De pictogrammen worden over meerdere regels uitgelijnd op basis van de huidige sorteercriteria. Klik tweemaal op de knop OK.» Notities kunnen worden verplaatst door middel van klikken en slepen

172 Itembeheer

173 Wat is een item? Outlook gebruikt de term item voor een bericht, een afspraak, een taak, een vergadering... Item is dus een algemene term in Outlook om een geselecteerd item te beschrijven. Een item als persoonlijk markeren Als u een item als persoonlijk markeert, wordt het verborgen voor anderen die toegang hebben tot de bijbehorende map. Items van de Agenda, van contactpersonen en taken kunnen als persoonlijk worden gemarkeerd. Maak of wijzig het desbetreffende item. Op basis van het geselecteerde item activeert u de tab Afspraak, Vergadering, Gebeurtenis, Contactpersoon of Taak. Klik op de knop Persoonlijk in de groep Opties. De grootte van de knop Persoonlijk wijzigt op basis van het geselecteerde item. Bovendien kan ook alleen de knop beschrijving Persoonlijk, als het venster niet groot genoeg is om de beschrijving te tonen. zichtbaar zijn, zonder de Klik op de knop Opslaan en Sluiten op de tab Taak.» Agenda-items die persoonlijk zijn, krijgen het symbool. Items selecteren U kunt meerdere selecties maken voordat u gaat afdrukken, verwijderen. Meerdere naast elkaar gelegen items selecteren Selecteer het eerste item. Druk op de toets Shift en klik vervolgens op het laatste item dat moet worden geselecteerd. Meerdere niet naast elkaar gelegen items selecteren Selecteer het eerste item. Druk op toets Ctrl. Klik, zonder de Ctrl toets los te laten, op de andere items die moeten worden geselecteerd. Alle items selecteren Bewerken Alles selecteren of Ctrl A. Direct zoeken gebruiken De functie Direct zoeken activeren Om Direct zoeken te kunnen gebruiken, moet u het onderdeel Windows Desktop search downloaden en op uw computer installeren. Klik in het veld Klik hier om direct zoeken te activeren in een willekeurige map van Outlook (E mail, Agenda, Contactpersonen ). Er verschijnt een bericht van Microsoft Office Outlook, waarin u wordt gevraagd om het onderdeel te downloaden en te installeren:

174 Als de functie Direct zoeken niet actief is, verschijnt dit bericht ook steeds wanneer Outlook wordt geopend. Klik op de knop Ja. De Webpagina van het Downloadcentrum van Microsoft verschijnt op het scherm. Zorg dat de optie Nederlands is geselecteerd in de lijst Kies een andere taal en klik vervolgens op de knop Doorgaan. Er verschijnt een dialoogvenster waarin u wordt gevraagd of u de software wilt installeren. Als dit niet het geval is, moet u Active X op uw computer installeren. Installeer eventueel Active X : klik met de rechtermuisknop op de informatiebalk en klik vervolgens op de optie Active X installeren. Er verschijnt een dialoogvenster op het scherm voor de installatie. Klik op de knop Installeren. Klik op de knop Downloaden links van de optie Microsoft Office software op de pagina die verschijnt, en klik op de knop Uitvoeren in het dialoogvenster Bestanden downloaden. Klik op de knop Uitvoeren in het dialoogvenster Internet Explorer dat verschijnt. Klik op de knop Volgende van het venster van de Wizard Installatie van Windows Desktop Search dat op het scherm verschijnt. Nadat u de voorwaarden van de licentieovereenkomst heeft gelezen, en deze accepteert, activeert u de optie Ik accepteer en klikt u op de knop Volgende. U kunt niet doorgaan met installeren als u de voorwaarden van de overeenkomst niet accepteert. Klik op de knop Voltooien van het venster waarin staat dat de installatie van Windows Desktop Search is voltooid. Sluit het venster van uw browser en open het venster van de toepassing Outlook. Sluit de toepassing Outlook en open deze opnieuw om direct zoeken te activeren.» Als u Microsoft Windows Vista gebruikt, is dit onderdeel reeds geïnstalleerd.» Als u de functie direct zoeken niet activeert, kunt u toch zoeken, maar dan met beperkte en dus minder goede functies. Items zoeken Er wordt gezocht in de volledige tekst van elk item in de map. Zorg dat de functie direct zoeken is geactiveerd (zie hierboven). Selecteer de map waarin u wilt zoeken: E mail, Agenda, Contactpersonen, Taken of Notities. Klik in het veld direct zoeken of gebruik de sneltoets Ctrl E om de cursor in dit veld te zetten; de grijsgemaakte tekst in dit veld varieert op basis van de geselecteerde map. Typ de gezochte tekst

175 De zoekresultaten verschijnen als u de tekst intypt en alleen items met de gezochte tekst zijn nu zichtbaar in de map. Als niets wordt gevonden, verschijnt de tekst Geen gevonden items voor getypte tekst in de map. Als u zoekt in een van de mappen E mail, Agenda, Taken of Notities, kunt u uw zoekopdracht uitbreiden naar alle items van de map, door te klikken op de koppeling Zoeken in alle E mail/agenda/taken/notities items. Om opnieuw alle items van de map weer te geven, klikt u op de knop Zoekopdracht wissen rechts van het veld voor direct zoeken.» Om een recente zoekopdracht te herhalen, opent u het menu bij het veld voor direct zoeken door te klikken op de knop en wijst u de optie Recente zoekopdrachten aan: u ziet dan de lijst met de tien laatste zoekopdrachten. Vervolgens hoeft u alleen maar te klikken op de te zoeken tekst. Items zoeken met behulp van de Opbouwfunctie voor query s U kunt hier zoekcriteria toevoegen om gerichter te kunnen zoeken. Zorg dat de functie direct zoeken is geactiveerd (zie hierboven). Selecteer de map waarin u wilt zoeken: E mail, Agenda, Contactpersonen, Taken of Notities. Klik op de knop Opbouwfuncties voor query s uitvouwen rechts van het veld Direct zoeken. Er verschijnen zoekvelden in de Opbouwfunctie voor query s. Deze velden variëren op basis van de geselecteerde map

176 Typ de gezochte teksten in de vakken bij de velden waarin moet worden gezocht; u kunt de velden wijzigen of nieuwe velden toevoegen (zie volgende onderdeel Velden beheren voor Opbouwfunctie voor Query). Alleen items met de getypte tekst in de velden staan nu in de map. Een item wordt alleen weergegeven als het aan alle criteria voldoet. Hier ziet u de ontvangen berichten die ook zijn verzonden naar Christine MANDART en die als Onderwerp de tekst spektakel bevatten. Berichten die ook zijn verzonden naar Christine MANDART, maar die niet de tekst spektakel in het Onderwerp hebben staan, worden niet weergegeven. U ziet echter ook niet de items met de tekst spektakel die niet zijn verzonden aan Christine MANDART. U kunt uw zoekopdracht eventueel uitbreiden naar alle items in de map, door te klikken op de koppeling Zoeken in alle items E mail/agenda/taken/notities. Om opnieuw alle items van de map weer te geven, klikt u op de knop Zoekopdracht wissen rechts van het veld voor direct zoeken.» Als u de zoekcriteria in de velden invult, worden deze weergegeven in de vorm van een query in het veld direct zoeken: Velden beheren van de Query. Als bij direct zoeken, een of meerdere voorgestelde velden in de Query u niet bevallen, kunt u deze vervangen door andere velden. U kunt ook andere velden toevoegen, of velden verwijderen. Zorg dat de functie direct zoeken is geactiveerd (zie hierboven). Selecteer de map waarin u wilt zoeken: E mail, Agenda, Contactpersonen, Taken of Notities. Klik op de knop Opbouwfuncties voor query s uitvouwen rechts van het veld Direct zoeken. Om een veld te vervangen, klikt u op de pijl rechts van het veld en klikt u vervolgens op het weer te geven veld. Om een veld toe te voegen, klikt u op de knop Om een veld te verwijderen, klikt u op de pijl en vervolgens op de naam van het toe te voegen veld. rechts van het te verwijderen veld, en klikt u vervolgens op de optie Verwijderen. Als alle gewenste velden worden weergegeven, typt u uw zoekcriteria. De zoekopties wijzigen

177 Open het menu bij het veld direct zoeken door te klikken op de knop en klik vervolgens op de optie Zoekopties. Als u niet wilt dat de zoekresultaten tijdens het typen worden weergegeven, haal dan het vinkje weg bij de optie Zoekresultaten, indien mogelijk, weergeven terwijl ik typ. Indien dat niet het geval is, laat dan het vinkje staan bij deze optie. Als de zoekopdracht veel items oplevert, kunt u erom vragen om alleen de meest recente items weer te geven om het zoeken te versnellen, door het vinkje te laten staan bij de optie Zoekacties sneller maken door het aantal zoekresultaten dat wordt weergegeven te beperken. In dat geval toont Outlook een bericht waarin u over deze beperking wordt ingelicht: als u op dit bericht klikt, worden alle items weergegeven. De woorden waarnaar ik zoek markeren: laat deze optie desgewenst aangevinkt en wijzig eventueel de Markeerkleur met behulp van de knop Wijzigen. Als u ook wilt zoeken in verwijderde items, bij zoekopdrachten in alle items, vink dan de optie Berichten uit de map Verwijderde items opnemen in ieder gegevensbestand bij het zoeken in Alle items aan. Als in alle items van de map moet worden gezocht, activeer dan de optie Alle mappen. Bijvoorbeeld: als de huidige map Postvak IN is, wordt de zoekactie uitgebreid naar de andere e mailmappen zoals de map Verzonden items of de map Concepten. Klik op de knop OK.» Het menu bij het veld direct zoeken kan ook worden geopend met de opdracht Extra Direct zoeken. Geavanceerd zoeken Extra Direct zoeken Geavanceerd zoeken of Ctrl Shift F. Open de lijst Zoeken en klik op de optie bij het type item dat moet worden gezocht. Controleer of de naam van de map waarin u wilt zoeken, in het veld In staat. Als dit niet zo is, of als u in meerdere mappen wilt zoeken, klikt u op de knop Bladeren. Vink de vakjes bij de mappen aan waarin moet worden gezocht, en haal de vinkjes weg bij de andere mappen, en klik vervolgens op de knop OK. Klik in het veld Zoeken op de tab bij het type item dat moet worden gezocht, en typ de gezochte tekst

178 Geef uw zoekcriteria op. Hier zoeken we afspraken en vergaderingen met de tekst Ondernemingsroad in het veld Alleen onderwerpveld, die deze week gemaakt zijn. Om andere zoekcriteria te stellen, zoals de bestandsgrootte of om items te zoeken die al of geen bijlagen bevatten, of om te zoeken naar Identieke hoofdletters/kleine letters, klikt u op de tab Meer opties en selecteert u de gewenste opties. Om te zoeken met behulp van extra velden of aangepaste velden, gebruikt u de opties op de tab Geavanceerde opties. Klik op de knop Zoeken. Als de zoekopdracht resultaten heeft, staan de gevonden items onder in het venster:

179 Zo niet, dan verschijnt de volgende melding: Geen item weer te geven in deze weergave. Om een van de gevonden items te openen, dubbelklikt u op het item. Om alle gestelde criteria te annuleren en een nieuwe zoekactie te starten, klikt u op de knop Nieuwe zoekactie en vervolgens op de knop OK van het bericht dat uw huidige zoekactie wordt gewist. Om te stoppen met zoeken, gebruikt u de opdracht Bestand Sluiten of Alt F4 of klikt u op de knop van het venster.» U kunt het resultaat van een geavanceerde zoekactie opslaan in een zoekmap: nadat de zoekactie is uitgevoerd, gebruikt u de opdracht Bestand Zoekactie opslaan als zoekmap. Geef vervolgens de naam van de zoekmap op in het venster dat verschijnt, en klik op de knop OK. Om deze zoekactie vervolgens weer te geven, selecteert u de map , vouwt u de Zoekmappen uit door te klikken op de knop en klikt u op de desbetreffende zoekmap. Voor meer informatie over zoekmappen, verwijzen wij u naar het onderdeel Een zoekmap maken in het hoofdstuk Mappen. Items naar een andere map verplaatsen Eerste methode Selecteer de map waarin de items staan die moeten worden verplaatst, en selecteer vervolgens de desbetreffende items; gebruik de toets Shift voor een doorgaande selectie en/of de toets Ctrl voor een onderbroken selectie. Bewerken Naar map verplaatsen of Ctrl Shift V. U kunt ook met de rechtermuisknop klikken op de selectie, en vervolgens klikken op de optie Naar map verplaatsen

180 Selecteer de map waarnaar het item moet worden verplaatst. Als deze nog niet bestaat, maak deze map dan met behulp van de knop Nieuw. Klik op de knop OK.» U kunt de selectie ook met klikken en slepen naar de knop verplaatsen bij de map waarnaar de items moeten worden verplaatst in het deelvenster.» Als het gaat om een terugkerend item, kunt u ervoor kiezen om alle exemplaren van het item te verwijderen, of alleen het huidige exemplaar, door de bijbehorende optie te activeren in het bericht dat verschijnt, en vervolgens op de knop OK te klikken. Tweede methode U kunt op deze manier geen items uit de mappen Agenda verplaatsen. Selecteer de map waarin de items staan die moeten worden verplaatst, en selecteer vervolgens de desbetreffende items; gebruik de toets Shift voor een doorgaande selectie en/of de toets Ctrl voor een onderbroken selectie. Extra Indelen. In het bovenste deel van het venster verschijnt de tekst Indelen. Klik indien nodig op de koppeling Mappen gebruiken. Selecteer in de lijst De hieronder geselecteerde items verplaatsen naar de map waarnaar de items moeten worden verplaatst. Klik op de knop Verplaatsen. Sluit het venster Indelen door te klikken op de knop of met de opdracht Extra Indelen. Gebruik deze technieken ook om een per ongeluk gewist item terug te halen. Hiervoor verplaatst u het verwijderde item uit de map Verwijderde items naar de juiste map. Items naar een andere map kopiëren Selecteer de map waarin de items staan die moeten worden gekopieerd, en selecteer vervolgens de desbetreffende items ; gebruik de toets Shift voor een doorgaande selectie en/of de toets Ctrl voor een onderbroken selectie. Bewerken Naar map kopiëren. Selecteer de map waarnaar het item moet worden gekopieerd. Als deze nog niet bestaat, maak deze map dan met behulp van de knop Nieuw. Klik op de knop OK. U kunt ook de toets Ctrl ingedrukt houden en de selectie met klikken en slepen verplaatsen naar de knop van de map, waarnaar de items uit het deelvenster moeten worden gekopieerd. Items verwijderen Het verwijderen van items gebeurt in twee stappen: in de eerste stap verplaatst u de verwijderde items naar de map Verwijderde items; vervolgens verwijdert u de items definitief. Met deze techniek kunt u per ongeluk verwijderde items nog terughalen. Selecteer de map waarin de items staan die moeten worden verwijderd, en selecteer vervolgens de desbetreffende items; gebruik de toets Shift voor een doorgaande selectie en/of de toets Ctrl voor een onderbroken selectie. Bewerken Verwijderen of of Delete of Ctrl D. De items verdwijnen uit de oorspronkelijke map en worden verplaatst naar de map Verwijderde items. Om per ongeluk verwijderde items terug te halen, verplaatst u deze items naar een andere map (zie vorige onderdeel)

181 Om items definitief te verwijderen, selecteert u deze in de map Verwijderde items en gebruikt u vervolgens de opdracht Bewerken Verwijderen of of Delete of Ctrl D. Omdat het nu om een definitieve verwijdering gaat, vraagt Outlook om een bevestiging: Bevestig het verwijderen door op de knop Ja te klikken.» Dit verzoek om bevestiging kan worden uitgeschakeld als u het vinkje weghaalt bij de optie Voor permanent verwijderen eerst waarschuwen in het dialoogvenster Geavanceerde opties (Extra Opties tab Overige knop Geavanceerde opties).» U kunt de items in de map Verwijderde items permanent verwijderen met de opdracht Extra De map Verwijderde items leegmaken. Er wordt een bevestiging gevraagd voor het verwijderen.» U kunt een item permanent verwijderen met behulp van de toetsen Shift Delete. In dit geval kunt u het item vervolgens niet meer terughalen. Items sorteren U kunt items sorteren in de weergaven Tabel, Kaarten en Pictogrammen. Het sorteren met behulp van de muis kan alleen in een Tabel weergave. Klik op de kop van de kolom die als sorteercriterium geldt. Er wordt direct gesorteerd. Outlook geeft aan dat er gesorteerd wordt door middel van een pijltje rechts van de beschrijving van de koptekst van de kolom. Klik nogmaals op de kop van de kolom om de sorteervolgorde te wijzigen.» Deze techniek is zeer snel, maar heeft twee nadelen: u kunt slechts één sorteercriterium opgeven, en u kunt alleen sorteren op weergegeven informatie. Selecteer de map waarin de te sorteren items staan. Beeld Huidige weergave Huidige weergave aanpassen. Voor de mappen Contactpersonen, Taken en Notities kunt u rechtstreeks klikken op de koppeling Huidige weergave aanpassen in het navigatiedeelvenster. Klik op de knop Sorteren; als de knop Sorteren grijs is gemaakt en dus niet beschikbaar is, betekent dit dat u in de huidige weergave niet kunt sorteren. Zodra het dialoogvenster Sorteren is geopend, ziet u dat u vier sorteercriteria kunt instellen. Voor elk sorteercriterium gaat u als volgt te werk: - selecteer de veldnaam die als sorteercriterium moet gelden; als het veld niet in de lijst staat, opent u de lijst Beschikbare velden selecteren in en klikt u op de optie Alle velden mapnaam

182 - geef aan of de sortering in Oplopende of Aflopende volgorde moet plaatsvinden, door de bijbehorende optie te activeren. De items worden gesorteerd op basis van het eerste sorteercriterium. Als deze waarde identiek is voor meerdere items, worden ze gesorteerd op het tweede criterium Klik op de knop OK. Als u een veld selecteert dat niet wordt weergegeven, vraagt Outlook of het veld al dan niet moet worden weergegeven. Klik in dat geval op de knop Ja om het veld weer te geven, of op de knop Nee om het veld niet weer te geven. Klik op de knop OK in het dialoogvenster Aangepaste weergave.» Om een of meerdere sorteercriteria te annuleren, gebruikt u de opdracht Beeld Huidige weergave Huidige weergave aanpassen en klikt u vervolgens op de knop Sorteren: om een criterium te verwijderen, kiest u de optie (geen) in de bijbehorende lijst; om alle criteria te verwijderen, klikt u op de knop Alles wissen. Items groeperen Eerste methode Deze methode is alleen beschikbaar in weergaven van het type Tabel. Activeer de map waarin de te groeperen items staan. Zorg dat de optie Automatisch groeperen volgens rangschikking in het dialoogvenster Groeperen op (Beeld Huidige weergave Huidige weergave aanpassen knop Groeperen op) niet is aangevinkt; deze optie is standaard aangevinkt voor sommige e mailmappen. Schakel eventueel het leesvenster uit met behulp van de opdracht Beeld Leesvenster Uit. Geef eventueel het groepeervenster weer door te klikken op de functie klikt, wordt het groepeervenster verborgen. op de werkbalk Geavanceerd; als u opnieuw op de functie

183 Sleep de kop van de kolom bij het veld voor de groepering naar het groepeervenster. Als er rode pijlen verschijnen, laat u de muisknop los. De regels van de tabel worden meteen gegroepeerd, en de naam van het groepeerveld verschijnt in het groepeervenster.» U kunt ook klikken met de RECHTERmuisknop op de naam van het groepeerveld, en de optie Op dit veld groeperen kiezen.» Om zo n groepering te verwijderen, sleept u de naam van het veld in het groepeervenster naar de gewenste plaats op de regel van de kolomkoppen. Als u de huidige groepering niet verwijdert voordat u opnieuw gaat groeperen, wordt een subgroepering gemaakt.» Om terug te keren naar de oorspronkelijke instellingen voor weergave van de map, gebruikt u de opdracht Beeld Huidige weergave Huidige weergave aanpassen en klikt u vervolgens op de knop Beginwaarden van huidige weergave. Klik op de knop OK van de bevestiging die verschijnt, en vervolgens op de knop OK van het dialoogvenster Weergave aanpassen. Tweede methode Activeer de map waarin de te groeperen items staan. Beeld Huidige weergave Huidige weergave aanpassen. U kunt ook klikken met de rechtermuisknop op een van de kopvelden, en vervolgens klikken op de optie Huidige weergave aanpassen of Aanpassen. Klik op de knop Groeperen op. Haal eventueel het vinkje weg bij de optie Automatisch groeperen volgens rangschikking. Voor elk groepeercriterium gaat u als volgt te werk:

184 - selecteer de naam van het groepeerveld; als het veld niet in de lijst staat, wijzig dan de lijst met velden met behulp van de lijst Velden selecteren in. - vink de optie Veld weergeven aan als u wilt dat de kolom bij het groepeerveld in de regel met kopteksten staat. Indien dat niet het geval is, haal dan het vinkje weg bij deze optie. - geef aan of de groepering in Oplopende of Aflopende volgorde moet plaatsvinden, door de bijbehorende optie te activeren. Open de lijst Standaardwaarde voor uit /samenvouwen en klik op de optie bij de manier waarop u de groepen wilt zien: Zoals laatst weergegeven, Alles uitgevouwen of Alles samengevouwen. Klik tweemaal op de knop OK.» Om de groepeercriteria te annuleren, klikt u op Beeld Huidige weergave Huidige weergave aanpassen en klikt u op de knop Groeperen op: om één groepeercriterium te annuleren, selecteert u het criterium (geen) in de juiste lijst; om alle criteria te verwijderen, klikt u op de knop Alles wissen. Groepen met items uitvouwen/samenvouwen Activeer de map met daarin de groepen. Om alle groepen in één handeling uit te vouwen of samen te vouwen, gebruikt u de opdracht Beeld Groepen uit en samenvouwen en al naar gelang u keuze, klikt u op de optie Alle groepen samenvouwen of op de optie Alle groepen uitvouwen. Om een groep uit te vouwen, selecteert u de groep en gebruikt u vervolgens de opdracht Beeld Groepen uit en samenvouwen Deze groep uitvouwen of klikt u op de knop vóór de naam van de desbetreffende groep items. Alle items in de groep verschijnen nu. Om een groep samen te vouwen, selecteert u de groep en gebruikt u vervolgens de opdracht Beeld Groepen uit en samenvouwen Deze groep samenvouwen of klikt u op de knop vóór de naam van de desbetreffende groep items. Items filteren Als u items filtert, worden alleen gegevens weergegeven die aan de gestelde criteria voldoen. Activeer de map waarin de te filteren items staan

185 Beeld Huidige weergave Huidige weergave aanpassen. Klik op de knop Filter. Geef uw filtercriteria op. Klik tweemaal op de knop OK. Als een filter actief is, signaleert Outlook dit op de mapbalk rechts van de mapnaam en links van de statusbalk, met de term Toegepast filter. Op de statusbalk staat ook het totaal aantal bestaande items.» Om de huidige filters te annuleren, klikt u op Beeld Huidige weergave Huidige weergave aanpassen, klikt u op de knop Filter en vervolgens op de knop Alles wissen. Items afdrukken Ga naar de desbetreffende map en selecteer eventueel de items die u wilt afdrukken. Bestand Afdrukken of of Ctrl P. Kies de Afdrukstijl in het bijbehorende veld. Wijzig eventueel de afdrukopties. Klik op de knop OK om het afdrukken te starten of start een Afdrukvoorbeeld door op de bijbehorende knop te klikken. De pagina instelling voor het afdrukken bepalen Selecteer het desbetreffende item of de items. Bestand Pagina instelling. Klik op de optie bij de desbetreffende afdrukstijl. Om dit dialoogvenster te openen, kunt u ook klikken op de knop Pagina instelling van het dialoogvenster Afdrukken. Wijzig eventueel op de tab Opmaak de opties voor de opmaak en het gebruikte lettertype voor het afdrukken van tekst. Vink de optie Afdrukken met raster aan om een lichtgrijs achtergrondraster aan kopteksten, datum en andere items toe te voegen. Bepaal op de tab Papier het formaat van het papier voor het afdrukken, alsmede de Afdrukstand. Geef ook aan welke Marges moeten worden gehanteerd. Geef op de tab Kop /voettekst eventueel de tekst aan voor de kop en voetteksten: klik in het bijbehorende invoerveld op de gewenste plaats (links, midden, rechts van kop of voettekst) en typ uw tekst; om een tekst van meerdere regels te maken, gebruikt u de toets Enter. Voeg indien nodig een speciale inhoud in met behulp van de volgende knoppen: Het paginanummer wordt ingevoegd. Het totaal aantal pagina s wordt ingevoegd. De actuele datum en tijd worden ingevoegd. Het tijdstip van afdrukken wordt ingevoegd. De gebruikersnaam wordt ingevoegd. Als u op een van deze knoppen klikt, verschijnt tussen haakjes de betekenis van deze knop

186 indien gewenst, kunt u de inhoud opmaken door deze te selecteren en vervolgens te klikken op de knop Lettertype bij de optie Koptekst of bij de optie Voettekst. Vink de optie Omkeren op even pagina s aan als u de positie van de secties rechts en links wilt omkeren, zodat de inhoud van de kop en voetteksten van de sectie links van een even pagina wordt afgedrukt in de sectie rechts van een oneven pagina. Klik op de knop OK. U kunt de eigenschappen voor de kop- en voetteksten van een afdrukstijl ook bepalen door de desbetreffende afdrukstijl te selecteren in het kader Afdrukstijl van het dialoogvenster Afdrukken (Bestand Afdrukken) en te klikken op de knop Pagina-instelling en vervolgens op de tab Kop-/Voettekst

187 Categorieën

188 Een of meerdere categorieën aan een item toekennen Selecteer de map en vervolgens het item waaraan u een categorie wilt koppelen; als het gaat om meerdere items, selecteert u deze met behulp van de toets Ctrl voor een onderbroken selectie en/of de toets Shift voor een doorlopende selectie. Bewerken Categorisere of Als u het item maakt of bewerkt, gebruikt u de knop Categoriseren op de tab met de naam van het item (Bericht, Contactpersoon). Elke categorie heeft een eigen kleur. Deze lijst wordt op alfabetische volgorde van categorienaam ingedeeld, en kan slechts maximaal vijftien laatst gebruikte categorieën bevatten. Om een categorie aan het item te koppelen, klikt u op de naam van het item in de lijst die verschijnt. Om meerdere categorieën aan een item te koppelen, klikt u op de optie Alle categorieën en vinkt u de verschillende categorieën aan die aan het item moeten worden gekoppeld. Vervolgens klikt u op de knop OK. Als dit de eerste keer is dat u deze categorie aan een item koppelt, vraagt Outlook of u de categorie een nieuwe naam wilt geven. Als u dat wilt, typ dan de nieuwe Naam in het bijbehorende veld. U kunt ook de Kleur wijzigen en een Sneltoets koppelen (zie volgende onderdeel). Klik op de knop Ja. Als geen enkele optie is gewijzigd, kunt u ook klikken op de knop Nee. Klik indien nodig op de knop OK van het dialoogvenster Kleurencategorieën. In de tabelweergave, staan de naam en/of de kleur van de categorie in de kolom Categorieën. In de Agenda, verschijnt de achtergrond van de kleur die aan de categorie is gekoppeld; als meerdere categorieën zijn gekoppeld aan een agenda item, krijgt het item de laatst gekoppelde kleur en worden de overige categorieën in de vorm van kleine vierkantjes weergegeven. Bij een notitie in de pictogramweergave, krijgt de achtergrond van het pictogram de kleur die aan de categorie is gekoppeld. Als u een categorie heeft gekoppeld aan een bericht, wordt dit bericht automatisch toegevoegd (gekopieerd) naar de map Gecategoriseerde e mail in de map Zoekmappen (map E mail): deze map bevat alle berichten waar een categorie aan is gekoppeld, ingedeeld op categorie

189 » Om de categorieën die aan een item zijn gekoppeld, te verwijderen, klikt u met de rechtermuisknop op het item en wijst u de optie Categoriseren aan. Vervolgens klikt u op de optie Alle categorieën wissen.» Als er meerdere categorieën zijn gekoppeld aan een item, en als slechts enkele categorieën moeten worden gewist, klikt u voor elke te wissen categorie met de rechtermuisknop op het desbetreffende item. Vervolgens wijst u de optie Categoriseren aan en klikt u op de te wissen categorie. U kunt ook het dialoogvenster Alle categorieën openen (klik met de rechtermuisknop op het item en vervolgens op de optie Alle categorieën). Vervolgens haalt u het vinkje weg bij de categorieën die u niet meer aan het item wilt koppelen. Om een categorie aan een item toe te voegen, kunt u ook met de rechtermuisknop op het item klikken. Wijs vervolgens de optie Categoriseren aan en klik op de categorie van uw keuze. De categorie Snelklikken toekennen/wijzigen Als het item waaraan u een categorie wilt koppelen in een Tabelweergave wordt weergegeven (dit gebeurt standaard met berichtenmappen en de map Taken) en als de kolom Categorieën in deze weergave staat, kunt u een categorie toekennen met één enkele klik. Geef de inhoud van de map weer waarin het item staat waaraan u de categorie Snelklikken wilt toekennen. Om de categorie Snelklikken aan een item toe te kennen, klikt u in de kolom Categorieën bij het desbetreffende item; als het gaat om meerdere items, selecteert u deze voordat u in de kolom Categorieën klikt van één van de geselecteerde items. Standaard wordt de Categorie rood toegekend aan Snelklikken. Om een andere categorie aan Snelklikken te koppelen, klikt u op de functie Categoriseren optie Snelklikken instellen. op de werkbalk Standaard en vervolgens op de Open de lijst van het dialoogvenster Snelklikken instellen dat nu verschijnt, en klik op één van de voorgestelde categorieën; als er geen categorie moet worden toegekend aan Snelklikken, kiest u de optie Geen categorie. Klik op de knop OK.» Als u een andere categorie aan Snelklikken koppelt, wordt de categorie van de items waaraan de categorie Snelklikken eerder is toegekend, niet gewijzigd. De hoofdcategorieën van Outlook beheren Een nieuwe categorie maken Selecteer een item en gebruik de opdracht Bewerken Categoriseren of klik op het pictogram Categoriseren op de werkbalk Standaard. U kunt ook klikken met de rechtermuisknop op een item en vervolgens de optie Categoriseren aanwijzen. Klik op de optie Alle categorieën. Klik op de knop Nieuw. Typ de Naam van de nieuwe categorie in het bijbehorende veld in het venster dat verschijnt. Selecteer de Kleur voor de categorie in de bijbehorende lijst

190 Kies eventueel een Sneltoets voor de categorie. Klik op de knop OK. De nieuwe categorie wordt aangevinkt. Als u een Sneltoets aan de categorie heeft gekoppeld, staat deze in de bijbehorende kolom, rechts van de naam van de categorie. Als u deze nieuwe categorie niet aan het geselecteerde item wilt koppelen, moet u het vinkje weghalen. Ga op deze manier te werk om alle gewenste categorieën te maken. Klik op de knop OK in het dialoogvenster Kleurencategorieën. Een categorie wijzigen Selecteer een item en gebruik de opdracht Bewerken Categoriseren of klik op het pictogram Categoriseren op de werkbalk Standaard. U kunt ook klikken met de rechtermuisknop op een item en vervolgens de optie Categoriseren aanwijzen. Klik op de optie Alle categorieën. Selecteer de te wijzigen categorie door op de naam ervan te klikken. Om een categorie een nieuwe naam te geven, klikt u op de knop Naam wijzigen, typt u de nieuwe naam en drukt u op de toets Enter. Om de Kleur van een categorie te wijzigen, opent u de bijbehorende lijst en klikt u vervolgens op de kleur die aan de categorie moet worden gekoppeld. Om een sneltoets aan de categorie te koppelen, of om een bestaande sneltoets te wijzigen, opent u de lijst Sneltoets en klikt u op een van de voorgestelde sneltoetsen; als geen sneltoets aan de categorie moet worden gekoppeld, selecteert u de optie (Geen). Als alle wijzigingen zijn uitgevoerd, klikt u op de knop OK van het dialoogvenster Kleurencategorieën

191 Alle items waaraan eerder een categorie is toegekend worden bijgewerkt met de nieuwe eigenschappen van deze categorie. Een categorie verwijderen Selecteer een item en gebruik de opdracht Bewerken Categoriseren of klik op het pictogram Categoriseren op de werkbalk Standaard. U kunt ook klikken met de rechtermuisknop op een item en vervolgens de optie Categoriseren aanwijzen. Klik op de optie Alle categorieën. Klik op de naam van de te verwijderen categorie en klik vervolgens op de knop Verwijderen. Klik ter bevestiging vervolgens op de knop Ja van de melding die verschijnt. Ga op deze manier te werk voor elke te verwijderen categorie. Als u klaar bent met verwijderen, klikt u op de knop OK van het dialoogvenster Kleurencategorieën. Als de verwijderde categorie was toegekend aan een of meer items, is deze niet meer toegekend. Berichten die eerder waren gecategoriseerd in zoekmappen van de categorieën, blijven gecategoriseerd in deze mappen, hoewel er geen categorie meer is gekoppeld aan deze berichten.» Als u een categorie opnieuw aanmaakt nadat u deze had verwijderd, wordt deze opnieuw toegekend aan de items waaraan de categorie eerder was gekoppeld. Een zoekmap voor categorieën maken U gaat hier in een zoekmap alle berichten groeperen die bij een bepaalde categorie horen. De zoekmappen kunnen alleen worden gemaakt voor berichten, en worden opgeslagen in de map Zoekmappen van de map E mail. Selecteer de map E mail door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Om een zoekmap te maken voor de categorie van een bericht, klikt u met de rechtermuisknop op het bericht waaraan de desbetreffende categorie is gekoppeld. Wijs de optie Categoriseren aan en klik vervolgens op de optie Zoekmap maken. Met deze methode kunt u niet één zoekmap maken voor meerdere categorieën. Om een zoekmap te maken voor één of meerdere categorieën vanuit één bericht waaraan geen enkele categorie is gekoppeld, klikt u met de rechtermuisknop op één van de berichten waaraan geen enkele categorie is gekoppeld. Wijs de optie Categoriseren aan en klik vervolgens op de optie Zoekmap voor categorieën maken. Het dialoogvenster Nieuwe zoekmap verschijnt op het scherm. Laat de optie Gecategoriseerde e mail geselecteerd in het veld E mail organiseren en klik vervolgens op de knop Kiezen in het veld Zoekmap aanpassen. Plaats een vinkje bij de categorie(ën) die aan de zoekmap moet(en) worden gekoppeld, en klik vervolgens op de knop OK. Als u meerdere accounts heeft, selecteert u in de lijst E mail zoeken in het account waarin het zoeken naar e mail moet plaatsvinden Klik op de knop OK om de nieuwe zoekmap te maken

192 Hier komen de berichten met de categorie Belangrijke contacten of Ondernemingsraad in de zoekmap. Klik op de knop OK om de nieuwe zoekmap te maken. Om de inhoud van een zoekmap op te vragen, geeft u de map E mail weer in het navigatiedeelvenster. Vouw de map Zoekmappen eventueel uit door te klikken op de knop en klik vervolgens op de naam van de zoekmap waarvan u de inhoud wilt zien. Welke methode u ook gebruikt, de zoekmap krijgt de naam van de categorie(ën) als er meerdere categorieën aan zijn gekoppeld. Berichten worden standaard gecategoriseerd per Categorie.» Voor meer informatie over zoekmappen, verwijzen wij u naar het onderdeel Een zoekmap maken in het hoofdstuk Mappen. Items per categorie weergeven De techniek kan enigszins verschillen op basis van de aard van het item. Selecteer de desbetreffende map. Voor andere items dan e mailberichten, gebruikt u de opdracht Beeld Huidige weergave Op categorie. U kunt ook de optie Op categorie activeren in het veld Huidige weergave van het navigatiedeelvenster, als de optie Deelvenster met huidige weergave van het menu Beeld Navigatiedeelvenster actief is. Voor e mailberichten gebruikt u de opdracht Beeld Rangschikken op Categorieën. Om alle categorieën in één handeling uit te vouwen of samen te vouwen, gebruikt u de opdracht Beeld Groepen uit en samenvouwen en al naar gelang u keuze, klikt u op de optie Alle groepen samenvouwen of op de optie Alle groepen uitvouwen. Om een categorie uit te vouwen, selecteert u de categorie en gebruikt u vervolgens de opdracht Beeld Groepen uit en samenvouwen Deze groep uitvouwen of klikt u op de knop vóór de naam van de desbetreffende categorie

193 In dit voorbeeld zijn vijf categorieën items ondergebracht in de map Contactpersonen, en zijn er drie uitgevouwen (Belangrijke contacten, Ondernemingsraad en Professioneel). Om een categorie samen te vouwen, selecteert u de categorie en gebruikt u vervolgens de opdracht Beeld Groepen uit en samenvouwen Deze groep samenvouwen of klikt u op de knop vóór de naam van de desbetreffende categorie. De items van een categorie filteren Selecteer de desbetreffende map. Beeld Huidige weergave Huidige weergave aanpassen. Klik op de knop Filter en vervolgens op de tab Meer opties. Klik op de knop Categorieën. Vink de categorieën aan bij de weer te geven items, en klik vervolgens op de knop OK. Klik tweemaal op de knop OK.» Om het filter voor categorieën te annuleren, gaat u te werk als bij het filteren van categorieën. U moet nu echter de vinkjes bij de categorieën weghalen. Alle items van een categorie weergeven Extra Direct zoeken Geavanceerd zoeken of Ctrl Shift F. Open het veld Zoeken en selecteer vervolgens de optie Alle Outlook items. Klik op de tab Meer opties en vervolgens op de knop Categorieën. Vink de categorie aan, waarvoor u alle items wilt weergeven, en klik vervolgens op de knop OK; u kunt meerdere categorieën aanvinken. Klik op de knop Nu zoeken

194 Alle items die aan de categorie Ondernemingsraad zijn gekoppeld, worden weergegeven in het onderste deel van het venster. U kunt een item openen door er dubbel op te klikken. Sluit af door het venster Geavanceerd zoeken te sluiten door op te knop te klikken. Een map op categorie indelen U gaat het venster Indelen gebruiken om de items op categorie te rangschikken. Deze methode is niet beschikbaar voor mappen met e mailberichten en voor de mappen Notities. Selecteer de te categoriseren map (Agenda, Contactpersonen of Taken. Extra Indelen. Het taakvenster Indelen verschijnt boven in het venster. Items in een categorie categoriseren Klik in het taakvenster Indelen op de koppeling Categorieën gebruiken. Als u een categorie wilt maken, typt u de naam in het veld Een nieuwe categorie maken met de naam en klikt u vervolgens op de knop Maken. Selecteer de te categoriseren items

195 Open de lijst De hieronder geselecteerde items toevoegen aan en selecteer vervolgens de categorie waarin de items moeten worden gecategoriseerd. Klik op de knop Toevoegen. Items per categorie weergeven Klik in het taakvenster Indelen op de koppeling Weergaven gebruiken. Kies de optie Op categorie uit de lijst Uw weergave wijzigen

196 Archiveren

197 Berichten handmatig archiveren Om te voorkomen dat grote hoeveelheden e mailberichten in uw e mailmappen blijven staan, kunt u deze naar elders verplaatsen om ze op te slaan. Dit kan handmatig of automatisch gebeuren (zie Archivering van berichten beheren). Bestand Archief Laat de optie Deze map met alle submappen archiveren geactiveerd en klik op de naam van de te archiveren map. Open de lijst Items archiveren van voor en selecteer de begindatum voor archivering. Vink de optie Ook items opnemen als Niet AutoArchiveren is geactiveerd aan als u ondanks alles de items wilt archiveren waarvoor u de optie Niet AutoArchiveren heeft aangevinkt. Wijzig eventueel, in het veld Archiefbestand de naam van het archiefbestand dat na de boomstructuur staat bij de plaats van de map waarin de gearchiveerde bestanden worden opgeslagen; standaard krijgt het bestand de naam archief.pst. Met de knop Bladeren kunt u zelf een reeds bestaand archiefbestand selecteren. Klik op de knop OK. De gearchiveerde items verdwijnen uit hun oorspronkelijke map. Om de inhoud van een archiefmap te raadplegen, geeft u de map E mail of de map Mappenlijst weer in het navigatiedeelvenster. Vouw eventueel de map Archiefmappen uit door op de knop te klikken en klik vervolgens op de map die u heeft gearchiveerd. Items van een map naar een gegevensbestand exporteren De methode voor het archiveren van berichten, die in voorgaand onderdeel is gebruikt, werkt niet voor andere mappen dan e mailmappen. Het gaat hier om het exporteren van items van een map naar een bestand, om vervolgens de items van dit bestand in een map te importeren. Bestand Importeren en exporteren Selecteer de optie Naar een bestand exporteren en klik op de knop Volgende. Selecteer de optie Bestand met persoonlijke mappen (.pst) en klik vervolgens op de knop Volgende. Selecteer de map waarin de items staan die u wilt exporteren; vouw eventueel de boomstructuur van een map uit met behulp van de knop

198 Klik eventueel op de knop Filter om selectiecriteria in te stellen voor de te exporteren items. Klik op de knop Volgende. Geef de plaats en de bestandsnaam aan waarmee u het geëxporteerde bestand wilt opslaan in het invoerveld Geëxporteerd bestand opslaan als. Geef aan hoe de dubbele items moeten worden behandeld, door de bijbehorende optie te activeren in het kader Opties: Dubbele items vervangen door geëxporteerde items, Maken van dubbele items toestaan of Dubbele items niet exporteren. Klik op de knop Voltooien. Omdat het gegevensbestand in een persoonlijke map moet worden opgeslagen, verschijnt het dialoogvenster Persoonlijke mappen maken op het scherm als u een nieuw bestand heeft gemaakt, zodat u de opties hiervoor kunt instellen. Wijzig eventueel de weergave Naam voor het gegevensbestand in het bijbehorende invoerveld; deze naam verschijnt namelijk bij het importeren van het bijbehorende bestand (zie Archivering Gearchiveerde items/een gegevensbestand importeren). Koppel eventueel een Wachtwoord aan het bestand en Bevestig uw wachtwoord in de bijbehorende invoervelden in het kader Wachtwoord. Vink eventueel de optie Het wachtwoord opslaan in de wachtwoordenlijst aan. Klik op de knop OK. Als u ervoor heeft gekozen een wachtwoord in te stellen voor het bestand, verschijnt het volgende dialoogvenster op het scherm. Typ indien nodig het Wachtwoord voor uw bestand. Vink eventueel de optie Het wachtwoord opslaan in de wachtwoordenlijst aan. Klik op de knop OK. De items worden gekopieerd in het exportbestand, en verdwijnen niet uit de oorspronkelijke map. De archivering van berichten beheren Zonder tussenkomst start Outlook elke twee weken het archiveringsproces bij het opstarten van het programma. Bij dit proces verschijnt het

199 volgende venster: Elke map heeft eigen regels voor AutoArchivering. De regels bepalen voor AutoArchivering bij het opstarten Extra Opties. Klik op de tab Overige en vervolgens op de knop AutoArchiveren. Zorg dat de optie Elke dagen is aangevinkt. Typ het aantal dagen in dat moet verstrijken vóór het volgende AutoArchiveren, in het invoerveld bij de optie Elke dagen. Als u de optie uitschakelt of als u O in het invoerveld typt, wordt het AutoArchiveren bij het opstarten uitgeschakeld. Vink de optie Waarschuwen vóór AutoArchiveren aan als u het archiveren wilt bevestigen. Geef aan of bij het archiveren ook gearchiveerde items moeten worden verwijderd voor de e mailmappen, door al of geen vinkje te plaatsen bij de optie Verlopen items verwijderen (alleen in e mailmappen). Als u wilt dat oude items worden gearchiveerd of worden verwijderd, vinkt u de optie Oude items archiveren of verwijderen aan. Om de archiefmap in de mappenlijst te laten verschijnen, vinkt u de optie Archiefmap weergeven in mappenlijst aan

200 Bepaal de Standaardmapinstellingen voor archiveren in het bijbehorende kader: - Geef aan wanneer de items van de mappen automatisch mogen worden gearchiveerd, met behulp van de twee lijsten bij de optie Items wissen die ouder zijn dan. Deze termijn kan worden aangeduid in Maanden, Weken of Dagen. - Laat de optie Oude items verplaatsen naar geactiveerd, als u deze naar de ingestelde map wilt verplaatsen. - Activeer desgewenst de optie Oude items definitief verwijderen. Om dezelfde instellingen voor archiveren voor alle mappen te laten gelden, klikt u op de knop Deze instellingen nu op alle mappen toepassen. Klik tweemaal op de knop OK.» Als u niet wilt dat het archiveren automatisch gebeurt bij het opstarten van Outlook, haalt u het vinkje weg bij de optie Elke dagen in het dialoogvenster AutoArchiveren (Extra Opties tab Overige knop AutoArchiveren). De instellingen voor archiveren van een map bepalen Klik op de map waarvoor u de instellingen voor archiveren wilt bepalen. Bestand Map Eigenschappen van geselecteerde map Klik op de tab AutoArchiveren. Activeer de optie Deze map archiveren met de volgende instellingen. Geef aan wanneer de items van de map automatisch mogen worden gearchiveerd, met behulp van de lijsten bij de optie Items wissen die ouder zijn dan. Geef aan naar welke archiefmap de items moeten worden verplaatst, of dat de items permanent moeten worden verwijderd. Bevestig uw keuze door op de OK knop te drukken

201 De instellingen voor archiveren van een item bepalen Open het desbetreffende item, klik op de Office knop en vervolgens op de optie Eigenschappen. Klik op de tab Algemeen. Vink de optie Dit item niet AutoArchiveren aan en klik vervolgens op de knop OK. Sluit het item door te klikken op de knop. Gearchiveerde items/een gegevensbestand importeren Activeer eventueel de map waarin u de gearchiveerde items wilt importeren. Bestand Importeren en exporteren Selecteer de optie Gegevens uit een ander programma of bestand importeren. Klik op de knop Volgende. Selecteer de optie Bestand met persoonlijke mappen (.pst). Klik op de knop Volgende. Geef het pad en de bestandsnaam aan in het veld Te importeren bestand of gebruik de knop Bladeren om dit te selecteren. Geef aan hoe de dubbele items moeten worden behandeld, door de bijbehorende optie te activeren in het kader Opties: Dubbele items vervangen door geimporteerde items, Maken van dubbele items toestaan of Dubbele items niet importeren. Klik op de knop Volgende. Als het gaat om een gegevensbestand, en als er een wachtwoord aan dit bestand is gekoppeld, typt u het wachtwoord in het dialoogvenster Wachtwoord voor persoonlijke mappen en klikt u vervolgens op de knop OK. Selecteer de te importeren map. Vink desgewenst de optie Inclusief submappen aan. Stel eventueel de selectiecriteria in voor de te importeren items, met behulp van de knop Filter

202 In dit voorbeeld willen wij alleen de berichten importeren, die gedurende de vorige maand zijn gemaakt. Activeer de optie Items in huidige map importeren aan als u wilt dat de items worden geïmporteerd in de geselecteerde map, of de optie Items importeren in dezelfde map in als u wilt dat de items worden geïmporteerd in hun oorspronkelijke map. Klik op de knop Voltooien. Een bestand met persoonlijke mappen (.pst) maken U gaat hier een persoonlijke map maken waaraan een gegevensbestand wordt gekoppeld. Deze map verschijnt in het navigatiedeelvenster Mappenlijst. Bestand Nieuw Outlook gegevensbestand Selecteer de optie bij de gewenste Typen opslag in het bijbehorende veld: Bestand met persoonlijke mappen van Office Outlook (.pst): Biedt meer opslagcapaciteit en ondersteunt meertalige Unicode gegevens (de tekst wordt correct weergegeven, ongeacht de taal waarin de tekst is geschreven). Let op : dit type opslag is niet compatibel met eerdere versies dan Outlook Bestand met persoonlijke mappen van Office Outlook (.pst): Hoewel dit type opslag geen meertalige Unicode gegevens ondersteunt en minder opslagmogelijkheden heeft, is het wel compatibel met eerdere versies dan Outlook Klik op de knop OK. Als het gegevensbestand dat aan de nieuwe map moet worden gekoppeld, reeds bestaat, selecteer dit bestand dan. Zo niet, als het nog niet bestaat, typt u de naam in het veld Bestandsnaam. Klik op de knop OK. Als het gaat om een bestaand gegevensbestand, en als er een wachtwoord aan dit bestand is gekoppeld, typt u het wachtwoord in het dialoogvenster Wachtwoord voor persoonlijke mappen en klikt u vervolgens op de knop OK. Wijzig eventueel de weergavenaam van uw nieuwe map in het bijbehorende veld. Wijzig eventueel het wachtwoord dat is gebruikt voor de toegang tot uw gegevensbestand met behulp van de knop Wachtwoord wijzigen

203 Verklein eventueel de omvang van uw gegevensbestand door te klikken op de knop Comprimeren. Koppel eventueel een Opmerking bij uw nieuwe map in het bijbehorende veld. Klik op de knop OK. Als het gaat om een gegevensbestand, en als er een wachtwoord aan dit bestand is gekoppeld, typt u het wachtwoord in het dialoogvenster dat verschijnt en klikt u vervolgens op de knop OK. Om de inhoud van uw bestand met persoonlijke mappen te raadplegen, geeft u de Mappenlijst de bijbehorende persoonlijke map en klik vervolgens op de naam van het gegevensbestand. weer in het navigatiedeelvenster. Selecteer» Om een persoonlijke map te verwijderen uit de Mappenlijst, gebruikt u de opdracht Bestand Gegevensbestandsbeheer en selecteert u de desbetreffende map in de lijst. Klik op de knop Verwijderen en bevestig het verwijderen door te klikken op de knop Ja; u kunt ook klikken met de rechtermuisknop op de desbetreffende map in de Mappenlijst en vervolgens klikken op de optie Sluiten.» Om een persoonlijke map te openen, moet u het gegevensbestand dat eraan is gekoppeld, openen: geef de Mappenlijst weer in het navigatiedeelvenster, gebruik de opdracht Bestand Openen en klik vervolgens op de optie Outlook-gegevensbestand.» Selecteer het gegevensbestand dat is gekoppeld aan de te openen persoonlijke map, en klik vervolgens op de knop OK. Het Postvak opruimen Met deze functie kunt u de grootte van uw postvak op elk moment beheren, om de prestaties van Outlook te verbeteren. Extra Postvak opruimen

204 Om de grootte van uw postvak weer te geven, klikt u op de knop Postvakgrootte weergeven. Om te zoeken naar items die ouder zijn dan een bepaald aantal dagen, of die groter zijn dan een bepaald aantal kilobytes, typt u het gewenste zoekcriterium in het veld bij de optie Items zoeken die ouder zijn dan of Items zoeken die groter zijn dan en klikt u vervolgens op de knop Zoeken. In het venster Geavanceerd zoeken verschijnen de zoekresultaten. U kunt een of meerdere items selecteren om deze te verwijderen, te verplaatsen of te kopiëren naar een andere map, met behulp van het menu Bewerken. Om het archiveren uit te voeren, klikt u op de knop AutoArchiveren. Om de grootte van uw map Verwijderde items weer te geven, klikt u op de knop Grootte van verwijderde items weergeven. Om de items permanent te verwijderen uit de map Verwijderde items, klikt u op de knop Leegmaken. Om de grootte van uw map Conflicten weer te geven, klikt u op de knop Grootte van conflicten weergeven; deze map is een submap van de map Synchronisatieproblemen in de Mappenlijst. In de inhoud van de map Conflicten te verwijderen, klikt u op de knop Verwijderen. Sluit indien nodig het dialoogvenster Postvak opruimen door op de knop Sluiten te klikken

205 Groepen en snelkoppelingen

206 Een groep toevoegen Een groep bestaat uit snelkoppelingen in de vorm van een pictogram, waarmee u naar verschillende maptypen kunt gaan. Standaard kent Outlook alleen de groep Snelkoppelingen. Geef het navigatiedeelvenster Snelkoppelingen weer met behulp van de opdracht Ga naar Snelkoppelingen of met de sneltoets Ctrl 7. U kunt ook klikken op de knop Snelkoppelingen onder in het navigatiedeelvenster. Klik op de koppeling Nieuwe groep toevoegen. De tekst Nieuwe groep verschijnt nu in het veld Snelkoppelingen van het navigatiedeelvenster. Typ de naam van de nieuwe groep en druk op de Enter toets. De nieuwe groep (in ons voorbeeld E mail) wordt toegevoegd na de bestaande groep(en). De naam van een groep wijzigen Geef het navigatiedeelvenster Snelkoppelingen weer met behulp van de opdracht Ga naar Snelkoppelingen of met de sneltoets Ctrl 7. Klik met de RECHTERmuisknop op de naam van de groep die u een nieuwe naam wilt geven, en klik vervolgens op de optie Naam van groep wijzigen. Typ de nieuwe naam van de groep en druk op de Enter toets. Een groep verwijderen Geef het navigatiedeelvenster Snelkoppelingen weer met behulp van de opdracht Ga naar Snelkoppelingen of met de sneltoets Ctrl 7. Klik met de RECHTERmuisknop op de naam van de groep die u wilt verwijderen, en klik vervolgens op de optie Groep verwijderen. Er verschijnt een waarschuwing op het scherm. Klik op de knop Ja om het verwijderen van de groep te bevestigen. Let op: Outlook verwijdert een groep, zelfs wanneer deze groep snelkoppelingen bevat. De volgorde van een groep wijzigen

207 Geef het navigatiedeelvenster Snelkoppelingen weer met behulp van de opdracht Ga naar Snelkoppelingen of met de sneltoets Ctrl 7. Klik met de RECHTERmuisknop op de naam van de te verplaatsen groep. Klik, al naar gelang de gewenste positie, op de optie Omhoog verplaatsen in de lijst of Omlaag verplaatsen in de lijst. Een snelkoppeling binnen een groep maken Geef het navigatiedeelvenster Snelkoppelingen weer met behulp van de opdracht Ga naar Snelkoppelingen of met de sneltoets Ctrl 7. Klik op de koppeling Nieuwe snelkoppeling toevoegen. Selecteer de Mapnaam waarvoor u een snelkoppeling wilt maken. In dit voorbeeld voegen wij een snelkoppeling toe van de map Ondernemingsraad, die wij hebben gemaakt (zie Mappen Een map maken). Klik op de knop OK. De snelkoppeling wordt toegevoegd aan de eerste groep in de lijst. Om de snelkoppeling in een andere groep te plaatsen, moet u deze naar de groep van uw keuze slepen (zie volgende onderdeel). Een snelkoppeling verplaatsen Geef het navigatiedeelvenster Snelkoppelingen weer met behulp van de opdracht Ga naar Snelkoppelingen of met de sneltoets Ctrl 7. Vouw indien nodig, de groep uit waarin de te verplaatsen snelkoppeling staat, door te klikken op de knop kunt u de inhoud van de groep verbergen. bij de groep; met de knop Om de snelkoppeling te verplaatsen, selecteert u deze en sleept u deze naar de gewenste positie in de nieuwe groep; als u de snelkoppeling naar de naam van de groep sleept, plaatst deze zich aan het einde van de groep

208 U kunt ook met de rechtermuisknop klikken op de te verplaatsen snelkoppeling, en vervolgens klikken op de optie Omhoog verplaatsen in de lijst of Omlaag verplaatsen in de lijst. De naam van een snelkoppeling wijzigen Geef het navigatiedeelvenster Snelkoppelingen weer met behulp van de opdracht Ga naar Snelkoppelingen of met de sneltoets Ctrl 7. Klik met de RECHTERmuisknop op de snelkoppeling waarvan u de naam wilt wijzigen, en klik vervolgens op de optie Naam snelkoppeling wijzigen. Typ de nieuwe naam van de snelkoppeling en druk op de Enter toets. Een snelkoppeling verwijderen Geef het navigatiedeelvenster Snelkoppelingen weer met behulp van de opdracht Ga naar Snelkoppelingen of met de sneltoets Ctrl 7. Klik met de RECHTERmuisknop op de snelkoppeling die u wilt verwijderen, en klik vervolgens op de optie Snelkoppeling verwijderen. Er verschijnt een waarschuwing op het scherm. Bevestig het verwijderen door op de knop Ja te klikken

209 Weergave

210 Een nieuwe weergave maken Een nieuwe weergave maken vanuit een bestaande weergave Hier bestaat het principe uit het maken van een nieuwe weergave vanuit een bestaande weergave, die u kunt aanpassen. Selecteer de map en vervolgens het type weergave (Beeld Huidige weergave) van waaruit de nieuwe weergave moet worden gemaakt. Beeld Huidige weergave Weergaven bepalen Selecteer eventueel de optie <Huidige weergave instellingen> in de kolom Weergavenaam. Klik op de knop Kopiëren. Typ de Naam van de nieuwe weergave in het bijbehorende invoerveld. Bepaal, met behulp van de opties in het kader Kan worden gebruikt voor de plaats waar de weergave beschikbaar is. Klik op de knop OK. Wijzig eventueel, met behulp van de aanwezige knoppen, de opties voor weergave, sorteren, selectie, filter, groeperen... Klik op de knop OK. Klik op de knop Sluiten om het dialoogvenster Beheer van aangepaste weergaven te sluiten, of op de knop Weergave toepassen om het dialoogvenster te sluiten en de nieuwe weergave direct toe te passen. De naam van de nieuwe weergave wordt meteen toegevoegd aan het menu Beeld Huidige weergave. Een nieuwe weergave maken zonder sjabloon Selecteer de map waarvoor de nieuwe weergave moet worden gemaakt. Beeld Huidige weergave Weergaven bepalen Klik op de knop Nieuw. Typ de Naam van de nieuwe weergave in het bijbehorende invoerveld. Bepaal de manier waarop de gegevens moeten worden ingedeeld en opgemaakt in deze nieuwe weergave, door het Weergavetype van uw keuze te selecteren. Bepaal, met behulp van de opties in het kader Kan worden gebruikt voor de plaats waar de weergave beschikbaar is

211 Klik op de knop OK. Bepaal met behulp van de aanwezige knoppen, de opties voor weergave, sorteren, selectie, filter, groeperen... Klik op de knop OK. Klik op de knop Sluiten om het dialoogvenster Beheer van aangepaste weergaven te sluiten, of op de knop Weergave toepassen om het dialoogvenster te sluiten en de nieuwe weergave direct toe te passen. De naam van de nieuwe weergave wordt meteen toegevoegd aan het menu Beeld Huidige weergave. Weergaven beheren Selecteer de desbetreffende map. Beeld Huidige weergave Weergaven bepalen. Om een weergave te wijzigen, selecteert u de weergavenaam in de lijst Weergavenaam en klikt u vervolgens op de knop Wijzigen. Wijzig vervolgens de opties voor weergave, sorteren, selectie, filter, groeperen en klik op de knop OK. Om een weergave een nieuwe naam te geven, selecteert u de Weergavenaam in de lijst Weergavenaam en klikt u vervolgens op de knop Naam wijzigen. Typ vervolgens de Nieuwe weergavenaam in het bijbehorende invoervak, en klik dan op de knop OK. Om een weergave te verwijderen, selecteert u de naam in de lijst Weergavenaam. Klik op de knop Verwijderen en bevestig het verwijderen door te klikken op de knop OK. Sluit het dialoogvenster Beheer van aangepaste weergaven door te klikken op de knop Sluiten.» U kunt een standaard weergave geen nieuwe naam geven of verwijderen.» Met de knop Beginwaarden van het dialoogvenster Beheer van aangepaste weergaven kunt u alle wijzigingen in een standaard weergave annuleren.» Met de knop Beginwaarden van huidige weergave van het dialoogvenster Weergave aanpassen (Beeld Huidige weergave Huidige weergave aanpassen) kunt u ook terugkeren naar de standaard weergave voor de geselecteerde map. De velden van een weergave beheren Een weergave wordt o.a. bepaald door de velden die de weergave bevat; in elk veld kan een specifiek soort informatie worden weergegeven. Selecteer de map waarin de te beheren velden staan. Beeld Huidige weergave Huidige weergave aanpassen

212 Bij sommige mappen kunt u klikken op de koppeling Huidige weergave aanpassen in het navigatiedeelvenster. Klik op de knop Velden. In het venster dat verschijnt, bevat de lijst Beschikbare velden de velden die u kunt toevoegen, en bevat de lijst Velden weergeven in deze volgorde alle velden die nu worden weergegeven. De inhoud van de lijst Beschikbare velden is afhankelijk van de keuze in de lijst Beschikbare velden selecteren uit. Om een veld toe te voegen, selecteert u het veld dat vóór het veld komt dat u wilt toevoegen, in de lijst Velden weergeven in deze volgorde. Selecteer de lijst met beschikbare velden uit de vervolgkeuzelijst Beschikbare velden selecteren uit. Selecteer in de lijst Beschikbare velden het veld dat moet worden weergegeven, en klik op de knop Toevoegen: het veld staat nu in de lijst Velden weergeven in deze volgorde en staat niet meer in de lijst Beschikbare velden. U kunt ook dubbelklikken op de naam van het toe te voegen veld. Om een veld te verwijderen uit de lijst Velden weergeven in deze volgorde, selecteert u het veld en klikt u op de knop Verwijderen: het veld staat nu in de lijst Beschikbare velden. Om een veld te verplaatsen, selecteert u het in de lijst Velden weergeven in deze volgorde en verplaatst u het vervolgens met behulp van de knoppen Omhoog of Omlaag. U kunt het veld ook in de lijst verslepen om het te verplaatsen. Om een veld te maken, selecteert u het veld dat na het veld komt dat u wilt toevoegen, in de lijst Velden weergeven in deze volgorde en klikt u vervolgens op de knop Nieuw veld. Geef het veld een Naam in het bijbehorende invoerveld, selecteer het Type en selecteer eventueel een Notatie met behulp van de bijbehorende lijst

213 Klik op de knop OK. Klik tweemaal op de knop OK.» Om terug te keren naar de oorspronkelijke instellingen voor weergave van de map, gebruikt u de opdracht Beeld Huidige weergave Huidige weergave aanpassen en klikt u vervolgens op de knop Beginwaarden van huidige weergave. Klik op de knop OK van de bevestiging die verschijnt, en vervolgens op de knop OK van het dialoogvenster Weergave aanpassen. Het lettertype wijzigen van een Tabelweergave Selecteer de map waarvoor u het lettertype wilt wijzigen. Beeld Weergave aanpassen Klik op de knop Overige instellingen. Om het lettertype, de stijl, de grootte en/of het script van de kolomkoppen te wijzigen, klikt u op de knop Lettertype voor kolom in het veld Kolomkoppen en rijen. Selecteer de gewenste opties en klik vervolgens op de knop OK. Om het lettertype, de stijl, de grootte en/of het script van de rijen te wijzigen (een rij is een item), klikt u op de knop Lettertype voor rij in het veld Kolomkoppen en rijen. Selecteer de gewenste opties en klik vervolgens op de knop OK. Om het lettertype, de stijl, de grootte, het script en/of de effecten van de tekst van het AutoVoorbeeld te wijzigen, klikt u op de knop Lettertype in het veld AutoVoorbeeld. Selecteer de gewenste opties en klik vervolgens op de knop OK. Klik tweemaal op de knop OK. Directe gegevensbewerking toestaan Als u hiervoor kiest, kunt u met een simpele klik in een cel de inhoud ervan wijzigen (deze techniek is mogelijk in de Tabel of Kaartweergave). Selecteer de map waarvoor u de directe celbewerking wilt toestaan. Beeld Huidige weergave Huidige weergave aanpassen Klik op de knop Overige instellingen

214 Vink de optie Directe celbewerking toestaan in het kader Kolomkoppen en rijen. Klik tweemaal op de knop OK. De Tabelweergave aanpassen De kolombreedte wijzigen Selecteer de map met de kolommen waarvan u de breedte wilt wijzigen. Plaats de muisaanwijzer op de verticale lijn rechts van de beschrijving van de te wijzigen kolom. Om de kolombreedte te wijzigen, klikt en sleept u de lijn. Om de kolombreedte aan de inhoud ervan aan te passen, dubbelklikt u. Let op: sommige kolommen hebben soms vaste kolombreedten.» Om een kolom een exacte breedte te geven, dubbelklikt u op de kolomkop en klikt u vervolgens op de optie Kolombreedte. Geef de kolombreedte op in het veld Specifieke breedte van het dialoogvenster dat verschijnt, en klik vervolgens op de knop OK.» Om de breedte van een kolom aan te passen, kunt u ook klikken met de rechtermuisknop op de kolomkop en vervolgens op de optie Best passend. De volgorde van kolommen wijzigen Selecteer de map waarvoor de kolomvolgorde moet worden gewijzigd. Klik op de kop van de te verplaatsen kolom en sleep deze naar links of rechts. Outlook geeft de nieuwe plaats van de kolom aan door middel van twee rode pijlen. Als u de kop verplaatst naar een verboden plaats, zet Outlook een dik zwart kruis door de kolomkop; als u de muisknop dan daar loslaat, wordt de kolom verwijderd! Als de nieuwe positie van de kolom naar wens is, laat u de muisknop los. Een kolom toevoegen Selecteer de map waarvoor u een kolom wilt toevoegen. Klik met de rechtermuisknop op een kolomkop en klik vervolgens op de optie Veldkiezer. U kunt ook klikken op de functie Veldkiezer op de werkbalk Geavanceerd

215 Klik in het venster Veldkiezer op de naam van het toe te voegen veld, en sleep dit naar de gewenste positie in de rij van de kolomkoppen. Als het veld dat u zoekt, niet tussen de voorgestelde velden staat, opent u de lijst in het onderste deel van het venster en klikt u vervolgens op de optie om deze velden weer te geven. Als de positie naar wens is, laat u de muisknop los. Sluit het venster Veldkiezer door op de knop te klikken. Een kolom verwijderen Het bijbehorende veld verdwijnt uit de koprij, maar wordt niet verwijderd. Het veld kan later eventueel opnieuw worden toegevoegd aan de map. Selecteer de map met de te verwijderen kolom. Klik op de kop van het bij de te verwijderen kolom behorende veld, en sleep het buiten de koprij, totdat Outlook een dik zwart kruis in de veldkop zet. Laat de muisknop los. Een veld maken Selecteer de map waarin u een veld wilt maken. Klik met de rechtermuisknop op een veldkop en klik vervolgens op de optie Veldkiezer. U kunt ook klikken op de functie op de werkbalk Geavanceerd. Klik op de knop Nieuw in het venster Veldkiezer. Typ de Naam, het Type en de Notatie van het veld in de bijbehorende velden en klik vervolgens op de knop OK. Het veld wordt automatisch toegevoegd aan de lijst Gebruikersvelden in map. Sluit het venster Veldkiezer door op de knop te klikken. Een veld verwijderen Alleen velden die door de gebruiker zijn gemaakt, kunnen worden verwijderd. Selecteer de map waarin het te verwijderen veld staat. Klik met de rechtermuisknop op een veldkop en klik vervolgens op de optie Veldkiezer

216 Open de lijst boven in het venster van de Veldkiezer en klik vervolgens op de optie Gebruikersvelden in map. Selecteer het te verwijderen veld en klik vervolgens op de knop Verwijderen. Klik op de knop Ja om het verwijderen van het veld te bevestigen. Sluit het venster Veldkiezer door op de knop te klikken. De opmaak van regels beheren U kunt ervoor kiezen om uw items in een of meerdere regels weer te geven. Selecteer de map waarvoor u de indeling van de regels wilt bepalen. Beeld Weergave aanpassen Klik op de knop Overige instellingen. Om de automatische indeling in meerdere regels op basis van de kolombreedte te activeren, vinkt u de optie Compacte indeling gebruiken indien breedte kleiner is dan n tekens en geeft u vervolgens in het bijbehorende invoerveld het aantal tekens op vanaf welke de indeling over meerdere regels moet verschijnen. Om uw items altijd in één regel weer te geven, haalt u het vinkje weg bij de optie Compacte indeling gebruiken indien breedte kleiner is dan en activeert u de optie Altijd opmaak over één regel gebruiken. Om uw items altijd in meerdere regels weer te geven, haalt u het vinkje weg bij de optie Compacte indeling gebruiken indien breedte kleiner is dan en activeert u de optie Altijd opmaak over één regel gebruiken. Klik tweemaal op de knop OK. Om het aantal weer te geven regels te bepalen, als u ervoor heeft gekozen om meerdere regels weer te geven, gebruikt u de opdracht Beeld Rangschikken op Aangepast en klikt u vervolgens op de knop Velden. Selecteer vervolgens het Maximum aantal regels in compacte modus in de bijbehorende lijst, en klik dan tweemaal op de knop OK. De uitlijning van de kolominhoud wijzigen Selecteer de map waarvoor u de uitlijning van de kolominhoud wilt wijzigen. Beeld Huidige weergave Kolommen opmaken Selecteer in de lijst van Beschikbare velden het veld bij de te wijzigen kolom. Activeer de optie Links, Centreren of Rechts in het veld Uitlijning en klik vervolgens op de knop OK. De beschrijving van de kolomkoppen wijzigen Selecteer de map waarin de te wijzigen beschrijving staat. Beeld Huidige weergave Kolommen opmaken Selecteer in de lijst met Beschikbare velden het veld waarvan u de beschrijving wilt wijzigen. Sommige veldlabels zoals bijvoorbeeld Prioriteit of Bijlage kunnen niet worden gewijzigd. Typ het nieuwe Label van de kolomkop in het bijbehorende invoerveld en klik vervolgens op de knop OK

217 Het formaat van kolommen met datum wijzigen Hier wordt aangegeven hoe een datum in een kolom wordt weergegeven. Selecteer de desbetreffende map. Beeld Huidige weergave Kolommen opmaken Selecteer in de lijst met Beschikbare velden het veld waarvan het datumformaat moet worden gewijzigd. Open de lijst Notatie, klik op de optie bij de toe te passen datumnotatie en klik vervolgens op de knop OK. Het uiterlijk van de regels wijzigen Selecteer de map waarvoor u het uiterlijk van de regels wilt wijzigen. Beeld Rangschikken op Aangepast Klik op de knop Overige instellingen. Het veld waar het hier om gaat is het veld Rasterlijnen en groepskoppen. Open de lijst Rasterstijl en selecteer de optie bij de toe te passen rasterstijl. Om de groepskoppen te arceren, vinkt u de optie Groepskoppen arceren aan. Klik tweemaal op de knop OK. Lege velden weergeven (Kaartweergave) Het gaat hier om de weergave van alle velden op elke kaart, zelfs de velden die u niet heeft ingevuld. Selecteer de map waarvoor u de lege velden wilt weergeven. Beeld Huidige weergave Huidige weergave aanpassen Klik op de knop Overige instellingen. Klik op de optie Lege velden weergeven in het kader Velden. Klik tweemaal op de knop OK

218 Mappen

219 Wat is een map? In Outlook, kan een map meerdere uiterlijken aannemen: - Outlook mappen of persoonlijke mappen: dit zijn mappen die Outlook items bevatten. U bent de eigenaar van deze mappen en u kunt deze delen, zodat andere gebruikers ook toegang hebben tot deze mappen. - openbare mappen waarin u gegevens binnen uw bedrijf kunt delen, maar ook via Internet, via discussiegroepen; deze mappen worden gemaakt en beheerd door uw netwerkbeheerder, die machtigingen voor bepaalde gebruikers kan bepalen. Deze mappen zijn alleen beschikbaar als u gebruik maakt van Microsoft Exchange Server. Een map maken Bestand Map Nieuwe map of Ctrl Shift E U kunt ook de opdracht Bestand Nieuw Map gebruiken. Typ de Naam van de nieuwe map in het bijbehorende invoerveld. Selecteer het type items dat u in deze map wilt opslaan, in de lijst Map bevat. Selecteer in de lijst Selecteer waar u de map wilt opslaan de map waarin de nieuwe map moet worden gemaakt; om een map te maken op hetzelfde niveau als de andere mappen, moet u de bovenliggende map selecteren (Postvak IN of Outlook Vandaag)

220 Hier wordt de map Persoonlijke contacten gemaakt in de map Postvak IN. Klik op de knop OK Een zoekmap maken Een zoekmap is een virtuele map met e mailitems die voldoen aan zoekcriteria. U kunt bijvoorbeeld een zoekmap maken met e mailberichten van een bepaalde geadresseerde. Bij de ontvangst van een bericht van deze geadresseerde, verschijnt het bericht niet alleen in uw Postvak IN, maar ook in de bijbehorende zoekmap, zodat u sneller toegang heeft tot berichten van deze geadresseerde. Een zoekmap kan alleen e mailitems bevatten. Outlook heeft standaard vier zoekmappen: Gecategoriseerde e mail, Ongelezen e mail, Grote e mail en Voor opvolgen. Een vooraf gedefinieerde zoekmap maken Geef de map E mail weer door te klikken op de bijbehorende knop in het navigatiedeelvenster, en selecteer een van de mappen met E mail. Bestand Nieuw Zoekmap of Ctrl Shift P Selecteer een van de vooraf gedefinieerde zoekmappen in de lijst Selecteer een zoekmap. Geef eventueel het te gebruiken criterium aan in het veld Zoekmap aanpassen. Als u meerdere postvakken heeft (of persoonlijke mappen), opent u de lijst E mail zoeken in en selecteert u de map waarin moet worden gezocht

221 De hier geselecteerde zoekmap bevat de e mail die afkomstig is van Lucie GENDRON. Klik op de knop OK. Om de inhoud van de zoekmap te zien, vouwt u eventueel de boomstructuur uit van de map Zoekmappen in de map E mail of Mappenlijst en klikt u vervolgens op de naam van de desbetreffende zoekmap. Een aangepaste zoekmap maken Selecteer E mail door te klikken op de bijbehorende knop en activeer een van de e mailmappen. Bestand Nieuw Zoekmap of Ctrl Shift P Selecteer de optie Een aangepaste zoekmap maken in het gedeelte Aangepast van de lijst Selecteer een zoekmap. Klik op de knop Kiezen. Typ de Naam van uw aangepaste zoekmap in het bijbehorende veld en klik vervolgens op de knop Voorwaarden. Geef de te gebruiken voorwaarden op met behulp van de tabs Berichten, Meer opties en/of Geavanceerd van het dialoogvenster Criteria van

222 zoekmap en klik vervolgens op de knop OK. Klik op de knop Bladeren, vink de mappen aan waarin u wilt zoeken op basis van de eerder bepaalde criteria, en klik dan op de knop OK. Klik tweemaal op de knop OK. Om de inhoud van de aangepaste zoekmap te zien, vouwt u eventueel de boomstructuur uit van de map Zoekmappen in de map E mail of Mappenlijst en klikt u vervolgens op de naam van de desbetreffende zoekmap. Om een zoekmap toe te voegen aan het veld Favoriete mappen van de map , klikt u met de rechtermuisknop op de desbetreffende zoekmap, en klikt u vervolgens op de optie Toevoegen aan favoriete mappen. Een map verwijderen Alleen mappen die u zelf heeft gemaakt, kunnen worden verwijderd. Selecteer de map Mappenlijst door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Selecteer de te verwijderen map. Bestand Map Verwijderen of of Del U kunt ook met de RECHTERmuisknop klikken op de desbetreffende map, en dan de optie Verwijderen kiezen. Klik op de knop Ja om het verwijderen van de map te bevestigen. De naam van een map wijzigen U kunt alleen de naam van mappen die u zelf heeft gemaakt wijzigen. Selecteer de map Mappenlijst door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Selecteer de map waarvan u de naam wilt wijzigen. Bestand Map Naam van Map wijzigen U kunt ook klikken met de RECHTERmuisknop op de desbetreffende map, en dan de optie Naam wijzigen kiezen, of u kunt op toets F2 drukken. Typ de nieuwe mapnaam. Druk op toets Enter.» Deze wijziging verandert slechts de naam van de map; de eventuele snelkoppeling krijgt niet automatisch een nieuwe naam. Een Webpagina aan een map koppelen

223 Hier wordt een Webpagina van Internet of Intranet van uw bedrijf aan een map gekoppeld. Selecteer de map Mappenlijst door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Selecteer de Outlook map waaraan u een introductiepagina wilt koppelen. Bestand Map Eigenschappen voor Klik op de tab Introductiepagina. Typ in het veld Adres het URL adres van de weer te geven Webpagina, of gebruik de knop Bladeren om dit te selecteren. Vink de optie Standaard de introductiepagina weergeven voor deze map aan als u wilt dat de Webpagina wordt weergegeven als u op de mapnaam klikt. Klik op de knop OK. Om een introductiepagina te verwijderen, selecteert u Bestand Map Eigenschappen van en klikt u op de tab Introductiepagina. Klik dan op de knop Beginwaarden en vervolgens op de knop OK. Een nieuw item maken in een openbare map Om deze handeling uit te voeren moet u gemachtigd zijn om de items van de publieke map te lezen, te maken of te bewerken. Selecteer de map Mappenlijst met behulp van de opdracht Ga naar Mappenlijst, de sneltoets Ctrl 6 of de knop navigatiedeelvenster. onder in het Vouw de lijst van Openbare mappen uit door te klikken op de knop vóór de mapnaam. Selecteer de openbare map waarin u het nieuwe item wilt maken. Bestand Nieuw Publicatie in deze map of Maak het item naar uw wens

224 Klik op de knop Publiceren op de tab Discussie. Om een bericht in een openbare map te beantwoorden, of, in het algemeen, de berichten te beheren in een openbare map, gebruikt u de gebruikelijke technieken voor het beheren van berichten. Een bestand kopiëren naar een openbare map Selecteer de map Mappenlijst door op de bijbehorende knop te klikken in het navigatiedeelvenster. Vouw de lijst met Openbare mappen uit door te klikken op de knop bestand wilt kopiëren. vóór de mapnaam, en selecteer de openbare map waarnaar u het Open vervolgens het venster van Windows Verkenner (rechts klikken op start optie Verkenner) en verklein het venster zodat u ook de Mappenlijst van Outlook kunt zien. Klik in het venster van Windows Verkenner op het te kopiëren bestand en sleep het naar de gewenste openbare map in de Mappenlijst. Sluit het venster van Windows Verkenner door op de knop te klikken. Het bestand staat nu in de openbare map. Een map delen Deze functie is alleen beschikbaar als u een e mailaccount van Microsoft Exchange Server heeft. Zo geeft u iemand het recht om items in uw map te raadplegen, te bewerken, te maken en/of te verwijderen. Deze mogelijkheid wordt alleen geboden aan eigenaars van mappen. Een standaard Outlookmap delen Standaard Outlookmappen zijn de mappen Postvak IN, Agenda, Contactpersonen, Logboek, Notities en Taken. Selecteer de map Mappenlijst met behulp van de opdracht Ga naar Mappenlijst, de sneltoets Ctrl 6 of de knop navigatiedeelvenster. onder in het Klik met de rechtermuisknop op de naam van de standaard Outlook map die u wilt delen, en klik vervolgens op de optie Machtiging voor delen wijzigen. Het dialoogvenster Eigenschappen verschijnt op het scherm. De naam van de map die wordt gedeeld, wordt herhaald op de titelbalk. Om een of meerdere gebruikers toe te voegen aan de lijst van gemachtigde personen, klikt u op de knop Toevoegen. Selecteer elke toe te voegen gebruiker in een adresboek en klik vervolgens op de knop Toevoegen. Bevestig uw keuze door te klikken op de knop OK. Om een gebruiker te verwijderen, selecteert u de naam in de lijst Naam en klikt u op de knop Verwijderen. Om de toegangsrechten van een gebruiker te bepalen, selecteert u de Naam in de bijbehorende lijst, en opent u de lijst Machtigingsniveau in het kader Machtigingen. Selecteer de optie bij het soort toegang dat u wilt toestaan: Eigenaar: Geeft alle machtigingen voor de map. Hoofdredacteur: Geeft een machtiging voor het maken, lezen, bewerken, verwijderen van alle items en bestanden, en voor het maken van submappen. Redacteur: Geeft een machtiging voor het maken, lezen, bewerken en verwijderen van alle items en bestanden. Hoofdauteur: Geeft een machtiging voor het maken en lezen van items en bestanden, het bewerken en verwijderen van bestanden die u maakt,

225 en het maken van submappen. Auteur: Geeft een machtiging voor het maken en lezen van items en bestanden, alsmede voor het bewerken en verwijderen van bestanden die u maakt. Assistent auteur: Geeft een machtiging voor het maken en lezen van items en bestanden. Eindredacteur: Geeft alleen een machtiging voor het lezen van items en bestanden. Medewerker: Geeft alleen een machtiging voor het maken van items en bestanden. De inhoud van de map is niet toegankelijk. Geen: Geeft geen enkele machtiging voor de map. De actieve opties in de kaders Items Lezen, Schrijven, Verwijderen en Overige wijzigen op basis van de gekozen optie in de lijst Machtigingsniveau. Wijzig eventueel uw selectie voor toegangsrechten met de verschillende opties in de kaders Items Lezen, Schrijven, Verwijderen en Overige. Klik op de knop OK.» U kunt met deze methode een aangepaste map delen, maar dat heeft geen nut omdat de gebruiker met wie de map wordt gedeeld, deze niet kan openen. Een aangepaste map delen Een aangepaste map is een map die u zelf heeft gemaakt. Dit kan een Agenda, een map met Contactpersonen, Taken of Notities zijn. Het kan echter geen aangepaste e mailmap zijn (die u heeft gemaakt), omdat dit type map niet met een andere gebruiker kan worden gedeeld. Selecteer de map Mappenlijst met behulp van de opdracht Ga naar Mappenlijst, de sneltoets Ctrl 6 of de knop navigatiedeelvenster. onder in het

226 Klik met de rechtermuisknop op de naam van de aangepaste map die u wilt delen, en klik op de optie Delen. Er verschijnt een berichtvenster met als onderwerp Uitnodiging voor delen op het scherm. Hier ziet u het berichtvenster met een uitnodiging voor het delen van aangepaste map Contactpersonen, genaamd Zakelijke Contactpersonen. Typ in het veld Aan de adressen van de personen met wie u uw map wilt delen of klik op de knop selecteren. om hun namen in een adresboek te Wijzig eventueel het Onderwerp van het bericht in het bijbehorende invoerveld. Machtig de geadresseerden voor het toevoegen, bewerken of verwijderen van items in de map, door de optie De geadresseerde mag items toevoegen, bewerken en verwijderen in deze mapnaam aan te vinken. Haal het vinkje weg bij deze optie als u wilt dat de ontvangers alleen de items van de gedeelde map kunnen raadplegen. Typ eventueel een informatietekst in het grote invoerveld. Klik op de knop Verzenden. Klik vervolgens op de knop Ja van de melding die verschijnt. Klik op de knop OK van het bericht dat uw map wordt gedeeld. Elke ontvanger die is uitgenodigd om de map te delen, ontvangt een bericht in zijn of haar Postvak IN.» Deze methode kan ook worden gebruikt om een standaard Outlook-map te delen, met uitzondering van de map Postvak IN. In dat geval wijzigen de opties van het berichtvenster : zorg dat de optie De ontvanger machtigen om uw mapnaam weer te geven is aangevinkt. Vink de bijbehorende optie aan als u naast het delen van uw map, ook Machtiging vragen voor weergave van de Mapnaam van de ontvanger. Dit venster kan ook worden gebruikt als u alleen aan een ontvanger wilt vragen om zijn map te delen. In dat geval moet u het vinkje weghalen bij de optie Ontvangers machtigen om uw Mapnaam weer te geven en een vinkje plaatsen bij de optie Machtiging vragen voor weergeven van de Mapnaam van de ontvanger. Machtigingen voor het delen wijzigen Toegangsrechten voor een standaard Outlook map of een aangepaste map kunnen op elk moment worden gewijzigd. Selecteer de map Mappenlijst met behulp van de opdracht Ga naar Mappenlijst, de sneltoets Ctrl 6 of de knop navigatiedeelvenster. onder in het Klik met de rechtermuisknop op de naam van de map waarvoor u de machtigingen voor het delen wilt wijzigen, en klik dan op de optie Toegangsmachtigingen wijzigen. Als u een gebruiker wilt Toevoegen of Verwijderen, gebruikt u de bijbehorende knoppen. Om de toegangsmachtiging voor een persoon te wijzigen, selecteert u de Naam in de bijbehorende lijst en gebruikt u vervolgens de opties in

227 het kader Machtigingen. Als u klaar bent met wijzigen, klikt u op de knop OK. De aangebrachte wijzigingen worden meteen doorgevoerd bij de personen waarmee de map wordt gedeeld. Een map van een andere gebruiker openen Een standaard Outlook map openen Bestand Openen Map van andere gebruiker Voor andere mappen dan de mappen Postvak IN, kunt u ook de map weergeven van hetzelfde type als de te openen map (Postvak IN, Agenda ) en klikken op de koppeling Gedeelde map openen gedeeld in het navigatiedeelvenster. Typ in het veld Naam de naam van de persoon van wie de map is die u wilt openen, of klik op de bijbehorende knop om deze te selecteren. Selecteer eventueel het Type van de te openen map in de bijbehorende lijst. U ziet deze lijst niet als u heeft geklikt op de koppeling Gedeelde mapnaam openen in het navigatiedeelvenster. Klik op de knop OK. Als u geen machtiging heeft voor deze map, geeft Outlook dit zo aan voor de map Postvak IN: Of zo voor de overige Outlook mappen: In dat geval kunt u op de knop Ja klikken om in een bericht te vragen om het delen van de map. Als u gemachtigd bent om deze map te delen, wordt deze op het scherm geopend. De gedeelde map wordt toegevoegd aan het veld mapnaam van personen in het navigatiedeelvenster, met uitzondering van de e mailmappen. Om de inhoud van een gedeelde map (behalve een e mailmap) weer te geven, klikt u op de naam in het veld mapnaam van personen van het navigatiedeelvenster; voor wat betreft de map Agenda, kunt u zelfs meerdere agenda s naast elkaar weergeven door de namen van de bijbehorende personen aan te vinken. Om de inhoud van een gedeelde e mailmap weer te geven, gebruikt u de opdracht Bestand Openen en klikt u vervolgens op de optie bij de te