Gebruikershandleiding Article2Xml website

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Article2Xml website

2 Vooraf Gepubliceerd door Link bvba Verklaring van vertrouwelijkheid Alle wettelijke rechten in verband met dit document zijn gereserveerd voor Link bvba. Het is verboden om toegang aan derden te verlenen of om dit document te kopiëren zonder toestemming van Link bvba. Het bovenstaande geldt ook voor de eventuele uittreksels of verklaringen van dit document. Inbreuken op bovenstaande kan leiden tot gerechtelijke stappen. V1.0 1

3 Inhoud 1 Inleiding Definities Afkortingen Wijzigingoverzicht Registreren EXCEL TEMPLATE Interfacetaal Meertaligheid Secties in het bestand Bestandsnaam Werkbladnaam WERKING Stap 1: Download je Excel template Stap 2: Invullen van artikelgegevens Stap 3: Conversie naar een BMEcat xml bestand BMEcat bestand...11 Beperkingen aan het BMEcat bestand Certificatie van het BMEcat bestand V1.0 2

4 1 Inleiding Met deze tool bieden wij u een laagdrempelige methode om artikeldata eenvoudig en overzichtelijk te classificeren volgens de ETIM standaard en deze te converteren naar een uniform xml uitwisselingsformaat: BMEcat. Geen moeilijke instellingen of termen, maar eenvoudig en overzichtelijk. In 3 eenvoudige stappen kan u uw Etim geclassificeerde data omzetten naar een BMEcat V2005 xml bestand: STAP 1: Kies een Excel template, specifiek gewijd aan de door u gewenste ETIM klasse STAP 2: Vul deze Excel file in met uw artikeldata STAP 3: Upload de ingevulde Excel file naar deze website RESULTAAT: U krijgt per een BMEcat file terug met daarin uw data, die voldoet aan de BMEcat Versie 2005 standaard. 1.1 Definities Definitie BMEcat Betekenis Standaard voor het uitwisselen van elektronische productcatalogi, licentievrij te gebruiken. 1.2 Afkortingen Afkorting XML BME Betekenis extensible Markup Language Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V., de Duitse associatie voor materiaalbeheer, -aankoop en logistiek. 1.3 Wijzigingoverzicht Versie Datum Omschrijving V1.0 05/02/2017 Initieel document V1.0 3

5 2 Registreren Registreren is heel eenvoudig. Op de registratie pagina kan je registreren door je gegevens in te vullen. Waarom vragen wij zoveel gegevens? Wel, naast de basisgegevens die we nodig hebben om u te registreren als klant, hebben we nog additionele data nodig die in uw BMEcat files geïntegreerd wordt. Deze data vragen wij éénmalig bij uw registratie, verder hoeft u zich hierover geen zorgen meer te maken. Registratie gegevens veranderen? Geen probleem, in de account pagina kan u de gegevens ten allen tijde aanpassen. Data die mee in het BMEcat bestand wordt geïntegreerd: Bedrijfsnaam BTW nummer ILN/GLN nummer Adres Naam contactpersoon Uw officiële bedrijfsnaam die in de BMEcat file wordt vermeld. Een GLN - of Global Location Number - is een nummer van 13 tekens lang, waarmee uw bedrijf een uniek ID krijgt op adresniveau. (Elke vestiging heeft dus een ander GLN nummer.) In Duitsland spreken we over een ILN nummer. GLN nummers worden beheerd door GS1. Een GLN nummer is niet verplicht. Uw adresgegevens worden ook meegegeven in de BMECAT file. (Straat, nummer, postcode, gemeente, land, en URL) Enkel de naam van de contactpersoon komt mee in de BMEcat file. 2.1 EXCEL TEMPLATE De Excel template wordt gebruikt om uw data zo eenvoudig en overzichtelijk mogelijk te kunnen creëren, beheren en uitwisselen. De Excel template kan maximum 1000 artikelen bevatten. De Excel template is een zorgvuldig gegenereerde Excel file, gemaakt in Excel Een Excel template bevat 1 ETIM klasse. Immers elke ETIM klasse heeft andere Eigenschappen. Dit wil zeggen dat: Interfacetaal Per ETIM klasse waarvan u artikelen heeft, zal u een Excel bestand moeten aanmaken. Indien u meer dan 1000 artikelen in één klasse hebt, dient u van deze klasse meerdere Excel files te maken. De bestandsnaam van deze Excel files mag vrij gekozen worden. De interfacetaal is de taal waarin de veldnamen, dropdowns en foutmeldingen in het Excel bestand worden getoond en is onafhankelijk van de taal waarin omschrijvingen van het artikel worden meegegeven. Deze interfacetaal is ook onafhankelijk van de taal waarin ETIM eigenschappen worden meegegeven. ETIM eigenschappen die een tekstwaarde hebben, worden op de achtergrond naar een unieke waarde geconverteerd die taalonafhankelijk is. U vult uw ETIM eigenschappen in uw eigen moedertaal in, opent een gebruiker later de BMECAT file in een ander land, dan worden de ETIM gegevens automatisch in de taal van deze gebruiker weergegeven Meertaligheid De interfacetaal staat los van de talen waarin u omschrijvingen kan meegeven in de artikelgegevens. In het Excel bestand is er de mogelijkheid voorzien om omschrijvingen van uw artikelen mee te geven in 4 talen: Nederlands, Frans, Engels en Duits. U kan dit herkennen doordat de taalcodes mee in de veldnamen vervat zitten. Deze zijn: V1.0 4

6 Nederlands Frans Engels Duits [NL] [FR] [US] [DE] Secties in het bestand De Excel file is een file met daarin 2 hoofdsecties. De hoofdsecties kan u vinden in rij 5 van de file. ALGEMEEN ETIM KENMERKEN Sectie 1: ALGEMEEN Deze sectie is voor alle Excel templates dezelfde, dus onafhankelijk van de gekozen ETIM klasse. De sectie bevat algemene artikelvelden zoals: Veldnaam Verplicht? Omschrijving / Opmerking Artikelnummer* Ja Verplicht UNIEK nummer waarmee u uw artikel identificeert. GTIN13 Neen Het GTIN (=Global Trade Item Number) wordt gebruikt om handelseenheden uniek en eenduidig te identificeren. Fabrikantnaam Korte omschrijving [NL][US][FR][DE] Lange omschrijving[nl] Ja Ieder product dat onderscheidbaar moet zijn van een ander product krijgt een eigen GTIN. Het GTIN blijft onveranderd als de kenmerken van dat product onveranderd blijven. In het Excel bestand dient men gebruik te maken van het GTIN13 nummer. Dit nummer wordt bij de conversie gevalideerd, via de controle digit. GTIN nummers die hieraan niet voldoen, worden niet mee opgenomen in de BMEcat file. Neen Korte omschrijving van het artikel, dit kan in 4 talen. Neen Lange omschrijving van het artikel, dit kan in 4 talen Sectie 2: ETIM KENMERKEN Deze sectie is per ETIM klasse verschillend, immers elke ETIM klasse heeft een eigen set aan Eigenschappen. V1.0 5

7 2.1.4 Bestandsnaam Je mag het Excel bestand opslaan met een bestandsnaam naar keuze. Het bestand moet wel de extensie.xlsx hebben Werkbladnaam Het werkblad in het Excel bestand MOET de naam DATA hebben. Enkel werkbladen die de naam DATA dragen worden bij de conversie ingelezen. 2.2 WERKING Stap 1: Download je Excel template Om te bepalen welke template u nodig heeft, dient u enkel gegevens in te vullen alvorens de template te kunnen downloaden. Etim versie: Etim release versie waarin u uw gegevens wil classificeren. Momenteel is enkel de huidige Etim release, V6.0, beschikbaar. Interfacetaal: De gewenste interfacetaal waarin u uw gegevens wil invullen. Hiermee geeft u aan in welke taal de kolomkoppen en Etim eigenschappen moeten staan. U kiest hier gewoon de taal van uw voorkeur. ETIM klasses: Kies hier de gewenste Etim klasse. Voor het kiezen van de Etim klasse, is een interactieve dropdown beschikbaar, zodat u zowel op Etim klasse nummer (vb: EC000042) als op klasse-omschrijving (vb: Installatieautomaat) kan zoeken. Resultaat: er wordt een lege template gedownload waarin u uw artikelgegevens kan invullen. V1.0 6

8 2.2.2 Stap 2: Invullen van artikelgegevens Het invullen van artikelgegevens dient nauwgezet te gebeuren, immers deze data wordt later gedeeld via het BMECAT bestand. Het bestand is opgedeeld in 2 secties: Algemene velden en ETIM specifieke kenmerken. Wilt u hierover meer weten klik zie, Secties. Het bestand mag een bestandsnaam naar keuze krijgen Eenheden Eenheden die gerespecteerd dienen te worden, zijn te vinden in de veldnamen en worden weergegeven tussen vierkante haken [ ] Velden waar geen eenheden voor vereist zijn, kan je herkennen aan volgende weergave: [ / ] V1.0 7

9 Data validatie in het Excel bestand Om zo veel mogelijk fouten te voorkomen zijn er in de Excel template validatieregels ingebouwd. Waarop ook foutmeldingen worden gegeven ETIM datatypes ETIM kent 4 datatypes die gerespecteerd moeten worden: Alfanumerische velden Numerische velden Logische velden Bereiken Dit zijn velden met tekst, deze kan je herkennen doordat er dropdowns aan gekoppeld zijn in het Excel bestand. Dit zijn velden waarin enkel getallen mogen ingevuld worden. Dit zijn velden waarin u enkel Ja of Nee kan invullen. Dit zijn velden waarmee u een bereikt moet ingeven. (Van... tot...). Deze velden zijn in het Excel bestand verdeeld over 2 kolommen een VAN en een TOT kolom Alfanumerische velden Dit zijn velden met tekst, deze kan je herkennen doordat er dropdowns aan gekoppeld zijn in het Excel bestand. Hier kan u dus enkel die waarden invullen waarin de in de dropdown verschijnen. Geeft u toch een andere waarde in, dan volgt er een foutboodschap en wordt de invoer verworpen Numerische velden Dit zijn velden waarin enkel getallen mogen ingevuld worden. Indien u geen numerische waarde ingeeft, zal er een foutboodschap gegeven worden en wordt de invoer verworpen. V1.0 8

10 Logische velden Dit zijn velden waarin u enkel Ja of Nee kan invullen. Indien u geen logische waarde ingeeft, zal er een foutboodschap gegeven worden en wordt de invoer verworpen Bereiken Sommige eigenschappen hebben geen vaste waarde maar een bereik. Deze bereiken worden in het Excel bestand over 2 kolommen verspreid. En zijn herkenbaar aan de [VAN] en [TOT] Ook zit op deze velden een numerische validatie. Indien u geen numerische waarde ingeeft, zal er een foutboodschap gegeven worden en wordt de invoer verworpen. V1.0 9

11 2.2.3 Stap 3: Conversie naar een BMEcat xml bestand De conversie van het ingevulde Excel bestand gebeurd na het uploaden van de file in de webtool. Op de conversie pagina laadt u uw bestand op door op de knop te klikken. Hierna kan u uw Excel bestand kiezen. Nadat het bestand opgeladen is, drukt u op de knop geconverteerd naar een BMEcat V2005 bestand. en het bestand wordt Regels voor de conversie Kolommen invoegen/verwijderen Kolommen invoegen en verwijderen is niet toegelaten in het Excel bestand en zal onherroepelijk leiden tot een foute conversie Inleesbereik Het Excel bestand wordt rij per rij ingelezen, tot het systeem een leeg artikelnummer tegenkomt. Dit wordt beschouwd als het einde van de data. Zorg er dus voor dat er geen lege lijnen in uw file voorkomen Verplicht: Artikelnummer en fabrikantnaam Is een van deze 2 velden niet ingevuld, dan wordt dit artikel overgeslagen bij het inlezen en niet mee opgenomen in het BMECAT bestand Validatie GTIN nummer In het Excel bestand dient men gebruik te maken van het GTIN13 nummer. Dit nummer wordt bij de conversie gevalideerd, via de controle digit. GTIN nummers die hieraan niet voldoen, worden niet mee opgenomen in de BMEcat file Validatie van de ETIM eigenschappen In de sectie van de ETIM kenmerken wordt er gekeken of elke kolom wel degelijk een eigenschap bij zich heeft van de ETIM klasse waarvoor het bestand bedoeld is. Wordt er een kolom gevonden die niet voldoet aan de ETIM klasse, wordt de conversie onherroepelijk afgebroken en wordt er geen BMECAT bestand aangemaakt Validatie van eigenschapswaarden Naast de validatie in het Excel bestand, worden ETIM eigenschapswaarden in de conversie nogmaals gecontroleerd. Zit hier een veld dat niet aan het verwachte datatype voldoet, wordt deze eigenschap van het respectievelijke artikel niet ingelezen en komt deze waarde ook niet in het BMECAT bestand terecht Conversie Indien de inleesprocedure goed gegaan is, wordt het BMEcat bestand gegenereerd. Het resultaat is een BMEcat bestand dat voldoet aan de BMEcat V2005 standaard voor ETIM. V1.0 10

12 2.3 BMEcat bestand De BMEcat file voldoet aan de BMEcat Versie 2005 standaard voor ETIM. Land specifieke validatie zit niet standaard in de conversie, maar kan op aanvraag wel gebeuren. Via deze webtool worden BMEcat bestanden voor de algemene standaard gegenereerd. Er zijn op het niveau van de deelnemende ETIM landen, nuances afgesproken op de BMEcat V2005 standaard. Afhankelijk van het land waarvoor de BMEcat bedoeld is, zijn er meer of minder verplichte velden mee te geven in het BMEcat bestand Beperkingen aan het BMEcat bestand Het BMEcat bestand is bedoeld om basisgegevens van artikelen en ETIM geclassificeerde data uit te wisselen met derde partijen. Een derde partij mag onder geen beding prijs- of eenheidsinformatie afleiden uit deze bestanden. Momenteel is de optie om assets (MIME info) mee te geven met de BMECAT file niet voorzien Certificatie van het BMEcat bestand Indien u 100% zeker wil zijn dat het BMEcat bestand voldoet aan de richtlijnen van de standaard, kan u het bestand laten valideren via de ETIM BMEcat certification tool. V1.0 11