Een XML SCT bestand creëren op basis van een.csv bestand in Telelink 6. Versie maart ing.be/sepa

Transcriptie

1 Financial Supply Chain SEPA Een XML SCT bestand creëren op basis van een.csv bestand in Telelink 6 Versie maart 2014 ing.be/sepa

2 1. INLEIDING 3 2. EEN NIEUW XML SCT BESTAND CREËREN IN TELELINK 6 OP BASIS VAN EEN.CSV BESTAND Start de Telelink 6 applicatie Importeer de standaard UDF mapping in uw Telelink 6 applicatie Creëer een.csv bestand Upload het.csv bestand Standaard UDF (User-Defined Format) beschikbaar voor mapping (creatie van de XML) Genereer een XML bestand en Validatie van de XML (Febelfin richtlijnen) BIJLAGE 13

3 1. Inleiding Dit document biedt een tijdelijke leidraad voor het creëren van een XML SEPA bestand, op basis van een bestaand.csv bestand en met behulp van Telelink 6 via User Defined Format (UDF) wanneer u Europese overschrijvingen - SEPA Credit Transfers (SCT) wil verwerken. Om deze gebruikershandleiding te volgen, zijn er een aantal voorwaarden. U moet: De laatste Telelink 6 applicatie gedownload hebben ( en als administrator toegang hebben tot deze applicatie en Isabel 6; Europese overschrijvingen SEPA gebruiken: deze gebruikershandleiding is ook geldig voor salaris betalingen (salary - SALA), thesaurie betalingen (treasury - TREA) en intra-company betalingen (INTC); Een rekeningstructuur met IBAN/BIC hebben; Transactie-informatie in.csv formaat creëren (zie bijlage); Bestanden beperken tot een maximum van transacties per.csv bestand. De schermen kunnen licht verschillend zijn afhankelijk van de taal die u geselecteerd hebt. Voor meer informatie kunt u terecht bij uw ING adviseur. Gebruikershandleiding Telelink6 Een XML SCT creëren op basis van een CSV bestand 3

4 2. Een nieuw XML SCT bestand creëren in Telelink 6 op basis van een.csv bestand Om een nieuw SEPA compliant XML SCT bestand in de Telelink 6 applicatie te creëren, moet u 6 stappen doorlopen: Start de Telelink 6 applicatie Importeer de standaard UDF User-Defined Format mapping in uw Telelink6 applicatie Creëer het.csv bestand Upload het.csv bestand Upload het standaard UDF (User-Defined Format) mapping bestand Genereer een XML bestand en validatie van de XML (zie hiervoor de Febelfin richtlijnen) 2.1. Start de Telelink 6 applicatie Eenmaal de Telelink6 applicatie opgestart is op uw computer (zie de voorwaarden), gaat u naar de applicatie om het standaard UDF mapping bestand te importeren, zoals uitgelegd in stap Importeer de standaard UDF mapping in uw Telelink 6 applicatie De eerste stap is het uploaden van de standaard UDF User-Defined Format mapping in uw Telelink 6 applicatie. De vereiste.udf documenten kunnen verkregen worden via uw ING contactpersoon. Om de mapping te doen, gaat u naar het Configuratiescherm menu, links onderaan uw scherm. U zal een pop-up bericht zien verschijnen met de mededeling Het wijzigen van de instellingen kan de stabiliteit en het goede functioneren van de toepassing schaden. Klik op OK. Gebruikershandleiding Telelink6 Een XML SCT creëren op basis van een CSV bestand 4

5 In het configuratiescherm selecteert u de tab Gebruikers-gedefinieerde formaten onder de hoofd-tab Geavanceerd. Wanneer u op deze stap gekomen bent, klikt u op van schijf laden. Deze operatie zal toelaten uw UDF mapping bestand dat opgeslagen is op uw harde schijf, te zoeken en te mappen in Telelink 6. Selecteer in het pop-up scherm het UDF mapping bestand dat u wil importeren in de Telelink 6 applicatie. Op dit punt kan u beslissen welk soort document u wil selecteren. Het voorbeeld dat hier getoond wordt is bijvoorbeeld SCT payments. Een andere mogelijkheid zou SCT SALA zijn. Klik dan op Openen ; het UDF mapping bestand wordt geïmporteerd in Telelink 6. Gebruikershandleiding Telelink6 Een XML SCT creëren op basis van een CSV bestand 5

6 Het onderstaande voorbeeld toont de verschillende formaten die geïmporteerd zijn in de Telelink 6 applicatie: See the example bellow where the different formats are imported in the Telelink 6 application: Herhaal de bovenstaande stappen om alle UDF mapping bestanden te uploaden die u nodig hebt voor uw operaties. Aan het einde van deze stap zou u alle UDF mapping bestanden geïmporteerd moeten hebben in de applicatie. Het opladen van een UDF bestand in Telelink 6 moet maar eenmaal gebeuren. Het UDF bestand zal daarna in de applicatie beschikbaar blijven. De volgende stap is het creëren van het.csv bestand Creëer een.csv bestand Templates van lege.csv bestanden en templates van.csv data bestanden zijn op aanvraag beschikbaar (zie bijlage). Het.CSV bestand mag niet meer dan transacties bevatten. Indien u meer dan transacties hebt, moeten deze transacties in verschillende.csv bestanden worden opgesplitst. De.CSV bestanden kunnen manueel gecreëerd worden, of door uw ERP of accounting systeem. In ieder geval moet aandacht besteed worden aan de regionale instellingen, en de separator moet ; zijn. Ook moet u rekening houden met het feit dat getallen afgekapt worden wanneer de.csv in excel opgeslagen wordt. Het is daarom aan te raden de.csv te openen met notepad. Uw CSV bestand moet voldoen aan de specificaties zoals getoond in de onderstaande voorbeelden. Dit betekent dat alle data ingevuld moet worden in de correcte kolommen van het bestand. Kolommen A tot R moeten als volgt ingevuld worden: Belangrijke opmerkingen: Let erop dat sommige velden in het XML bestand reeds voor u ingevuld zijn in Telelink 6 zodat u ze niet moet vermelden in het.csv. bestand. U moet er ook rekening mee houden dat u de data altijd rechtstreeks in Telelink 6 kan veranderen na het opladen van uw.csv bestand. Dit zou wel een impact kunnen hebben indien een veld niet correct ingevuld is. Alle velden in het.csv bestand moeten ingevuld zijn. Gebruikershandleiding Telelink6 Een XML SCT creëren op basis van een CSV bestand 6

7 Let er ook op dat de informatie afgekapt wordt als u de limiet overschrijdt van het aantal lettertekens dat gedefinieerd is in de Febelfin richtlijnen. De betalingsinformatie ID zal bijvoorbeeld standaard de dag datum zijn in Telelink 6. Als u deze datum verandert, zal uw SCT XML bestand opgesplitst worden in verschillende bestanden. Velden in het.csv bestand: Deze sectie vergelijkt de verschillende velden in het.csv bestand (zoals ze in Telelink 6 heten), met de terminologie gebruikt door Febelfin: KOLOM NAAM FEBELFIN TERMINOLOGIE (TAG) A Aanmaakdatum Creation Date Time B Memodatum Requested Collection Date C Rekening opdrachtgever Debtor Account D Land van rekening tegenpartij Creditor Country E Rekeningnummer tegenpartij Creditor account F Bedrag Instant amount Currency G Munt Instant amount Currency H Bronreferentie End to End ID I Betalingsidentificatie Payment Information ID J Naam tegenpartij Creditor Name K Adres en nummer Street and Number L Postcode en gemeente City and Zip code M Land van herkomst Residential country N BIC code BIC code O Communication1 Communication1 P Communication2 Communication2 Q Communication3 Communication3 R Communication4 Communication4 Gebruikershandleiding Telelink6 Een XML SCT creëren op basis van een CSV bestand 7

8 2.4. Upload het.csv bestand Eenmaal de Telelink6 applicatie op uw computer draait (zie voorwaarden), gaat u naar het Transacties menu en klikt u op de European Credit Transfer tab voor Europese overschrijving SEPA: Nadat uw.csv bestand gecreëerd is volgens de specificaties (zie appendix), klikt u op Importeren om het.csv bestand te uploaden. Wanneer u het scherm van de Import wizard bereikt hebt, kan u op toevoegen klikken om uw.csv bestand te selecteren. Gebruikershandleiding Telelink6 Een XML SCT creëren op basis van een CSV bestand 8

9 Na deze stappen krijgt u een overzicht van alle.csv bestanden die reeds geüpload zijn. Hierna zal de wizard tool van Telelink6 gebruikt worden om de.csv bestanden te converteren naar een XML bestand (de UDF standaard inclusief mapping). Selecteer uw.csv bestand en klik op Openen Wanneer uw bestand geselecteerd is, ziet u het pad naar de locatie van dit bestand in het pop-up scherm. In dit scherm kan u op Volgende klikken. Gebruikershandleiding Telelink6 Een XML SCT creëren op basis van een CSV bestand 9

10 2.5. Standaard UDF (User-Defined Format) beschikbaar voor mapping (creatie van het XML bestand) Wanneer u aan het onderstaande scherm komt, kan u de matching doen tussen het UDF mapping bestand (waarvan de import in punt 2.2 wordt uitgelegd) en het.csv bestand (waarvan de upload in punt 2.4 wordt uitgelegd). Door Volgende te klikken in het vorige scherm, komt u op het onderstaande scherm, dat alle geïmporteerde UDF mapping bestanden groepeert (zie punt 2.2). Nadat de UDF mapping bestanden die u wil gebruiken, geselecteerd zijn, klikt u op Volgende. Het systeem zal: Uw.CSV bestand importeren; Het formaat controleren; Het.CSV bestand converteren via een mapping systeem (link gemaakt van het UDF mapping bestand: zie bijlage) naar het XML SCT bestand. Gebruikershandleiding Telelink6 Een XML SCT creëren op basis van een CSV bestand 10

11 De conversie is klaar wanneer de progress bar 100% bereikt. Wanneer dit het geval is, klikt u op Volgende. Het onderstaande scherm toont dat het einde van het upload proces bereikt is; klik op Voltooien. Gebruikershandleiding Telelink6 Een XML SCT creëren op basis van een CSV bestand 11

12 2.6. Genereer een XML bestand en validatie van de XML (Febelfin richtlijnen) De laatste twee schermen zijn afsluit-schermen; het Europese overschrijving SEPA XML bestand is gecreëerd. Klik op ok om af te sluiten; uw bestand is nu klaar om via Isabel 6 gezonden te worden. Aan het einde van het proces is uw SCT XML bestand klaar om aan de Europese overschrijvingen SEPA voorschriften te voldoen. Gebruikershandleiding Telelink6 Een XML SCT creëren op basis van een CSV bestand 12

13 3. Bijlage De vereiste.csv en.udf documenten kunnen verkregen worden via uw standaard ING contactpersoon. SCT Leeg bestand CSV met data UDF mapping Betalingen Leeg SCT bestand, dat gebruikt kan worden als template voor Europese overschrijving SEPA SCT bestand met voorbeeld data gebruikt voor Europese overschrijving SEPA Betalingen UDF mapping SALA Leeg SCTSALA bestand, dat gebruikt kan worden als template voor salarisbetalingen (SEPA) SCTSALA bestand met voorbeeld data gebruikt voor SALA (Salary Credit Transfer, of salarisbetalingen) Salary UDF mapping Gebruikershandleiding Telelink6 Een XML SCT creëren op basis van een CSV bestand 13

14 ING België nv Bank / Kredietgever Vennootschapszetel: Marnixlaan 24, B-1000 Brussel RPR Brussel Btw: BE BIC: BBRUBEBB IBAN: BE Verantwoordelijke uitgever: Inge Ampe Sint-Michielswarande 60, B-1040 Brussel Editing Team & Graphic Studio Marketing ING Belgium E 03/14