Gebruikershandleiding Basware PDF e-invoice (July 2016)

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Basware PDF e-invoice (July 2016)

2 Inhoudsopgave 1 Overzicht Beginnen Aanmelden voor Basware Portal en Basware activeren PDF e-invoice Basware activeren PDF e-invoice Een pdf-factuur maken Ervoor zorgen dat de factuur aan de vereisten van uw klant voldoet Ervoor zorgen dat de factuur aan de vereisten van de service voldoet Zorg ervoor dat de factuur door machines kan worden gelezen Uw eerste factuur verzenden adressen beheren waarmee u facturen verstuurt Facturen beheren Facturen verzenden Bijlagen toevoegen aan een factuur Factuurstatussen weergeven Lijst met gratis pdf-tools...17 Probleemoplossing en veelgestelde vragen... 18

3 1 Overzicht Uw klanten verwachten dat u e-invoices verstuurt. Een snelle en eenvoudige manier om aan hun verwachtingen te voldoen, is om u aan te melden voor Basware PDF e-invoice service. Maak een pdf-factuur aan met uw standaard factureringssoftware en het naar het Basware Service-adres van uw klant. Basware PDF e-invoice leest vervolgens de factuurgegevens van de pdf-factuur, maakt op basis hiervan een elektronische factuur aan en levert beide documenten aan uw klant. Basware stelt het conversieproces in wanneer u de eerste factuur naar de service verstuurt. Om de service goed te kunnen laten werken, moeten de facturen die u verstuurt, dezelfde lay-out hebben als uw eerste factuur. Omdat de facturen elektronisch worden gelezen, moet de inhoud van elke factuur in een door machines leesbare tekstindeling zijn. De facturen kunnen niet handgeschreven of gescand zijn of informatie in afbeeldingen bevatten. Voor meer informatie over factuurgegevens raadpleegt u Ervoor zorgen dat de factuur aan de vereisten van uw klant voldoet 3

4 2 Beginnen Voordat u e-invoices via Basware PDF e-invoice naar uw klanten kunt sturen, moet u het volgende doen: Registreren bij Basware Portal Indien u al een account hebt bij Basware Network, kunt u Basware activerenpdf e-invoice zonder u eerst te registreren. Basware PDF e-invoice service activeren Een pdf-factuur aanmaken. Nadat u de service hebt geactiveerd en een pdf-factuur hebt aangemaakt, kunt u uw eerste pdffactuur naar de service versturen. 2.1 Aanmelden voor Basware Portal en Basware activeren PDF e- Invoice Basware PDF e-invoice maakt deel uit van Basware Portal. Voordat u de Basware PDF e- Invoice-service kunt activeren, moet u zich registreren voor een account in Basware Portal. Als u deze stappen niet in één sessie kunt uitvoeren, kunt u verdergaan met de procedure door de servicepagina van Basware PDF e-invoice: portal.basware.com/service/ lite 1. Open de servicepagina van Basware PDF e-invoice. De servicepagina van Basware PDF e-invoice wordt geopend in Basware Portal. 4

5 2. Klik op Registreren. Het venster Een account maken wordt geopend. 5

6 3. Kies een gebruikersnaam voor de service. De service selecteert het adres waarnaar uw uitnodiging is verzonden als uw gebruikersnaam. Als u een ander adres als uw gebruikersnaam wilt gebruiken, klik dan op Bewerken en voer het nieuwe adres in in het veld /Gebruikersnaam. 4. Kies een veilig wachtwoord en voer dit in de velden Wachtwoord en Wachtwoord bevestigen in. 5. Klik op Registratie voltooien om een nieuw Basware Portal-account te maken. Er wordt een bevestigingsbericht verzonden naar uw adres. Het kan even duren voordat het bevestigingsbericht wordt bezorgd. Als u de niet binnen een uur ontvangt, neemt u contact op met de ondersteuning van Basware via 6. Open het bevestigingsbericht en volg de koppeling in het bericht om uw account te activeren. 6

7 Als er een bericht wordt weergegeven met de melding dat de bevestigingskoppeling is verlopen, moet u opnieuw beginnen met het registratieproces. Klik hiervoor op de oorspronkelijke uitnodigingskoppeling en meld u opnieuw aan voor de service. De aanmeldingspagina wordt geopend en er verschijnt een bevestigingsbericht om aan te geven dat uw account is geactiveerd. 7. Voer uw Gebruikersnaam en Wachtwoord in en klik op Aanmelden. U wordt aangemeld bij Basware Portal. U moet nu informatie over uw organisatie invoeren om de Basware PDF e-invoice-service te activeren. 8. Voer eerst uw persoonlijke gegevens in de sectie Mijn account in en klik op Opslaan. 9. Voer in de sectie Mijn organisatie de informatie over uw organisatie in en klik op Opslaan. 7

8 Voer het btw-nummer, adres of een gelijke unieke identificatiecode in in het veld ID's organisatie. Als u een melding krijgt dat de id van de organisatie al in gebruik is in de service, neemt u voor hulp contact op met de ondersteuning van Basware via kb.basware.com/contacting-support/. 10. Voer in de sectie Contactgegevens van organisatie de gegevens in van de persoon met wie uw klanten contact kunnen opnemen als ze vragen hebben en klik op Opslaan. 11. Klik in het gedeelte Ik stuur facturen vanaf op adres toevoegen om e- mailadressen toe te voegen waarmee u PDF-facturen aan uw klant wilt verzenden. U kunt maximaal vijf adressen toevoegen. 8

9 Als u later een adres wilt wijzigen of een nieuw adres wilt toevoegen, opent u de servicepagina van Basware PDF e-invoice en voegt u een nieuw adres toe op het tabblad Details weergeven. 12. Schakel het selectievakje Ik accepteer de algemene voorwaarden van Basware in. 13. Klik op Activeren om de service te activeren. Wanneer u de service hebt geactiveerd, opent u het tabblad Klanten zoeken en zoekt u naar het leveranciersinformatiepakket van uw klant. Het leveranciersinformatiepakket bevat alle informatie die u nodig hebt om PDF-facturen elektronisch naar uw klant te verzenden. Bij sommige klanten moet u mogelijk bepaalde verplichte velden in de facturen opnemen. Als u deze velden niet in de factuur opneemt, wordt de factuur automatisch afgewezen. Zie Een pdffactuur maken voor meer informatie. 2.2 Basware activeren PDF e-invoice Indien u al een account hebt bij Basware Network, kunt u Basware PDF e-invoice activeren zonder u eerst bij de service te registreren. 1. Open de Basware PDF e-invoice service-pagina in een webbrowser: portal.basware.com/service/ lite. 2. Klik op Aan de slag. 3. Voer eerst uw persoonlijke gegevens in de sectie Mijn account in en klik op Opslaan. 9

10 2.3 Een pdf-factuur maken U kunt pdf-facturen maken door: uw huidige accountingsoftware te gebruiken, indien u hiermee facturen kunt exporteren in een indeling die door machines leesbaar is software voor tekstverwerking of spreadsheets te gebruiken, indien u hiermee facturen kunt opslaan in een indeling die door machines leesbaar is. Indien uw huidige software pdf's kan genereren in een door machines leesbare indeling, kunt u deze software gebruiken om een pdf-factuur aan te maken. Als u met uw huidige software geen pdf's kunt maken, kunt u de factuur met behulp van conversiesoftware omzetten in pdf-formaat. Zie Lijst met gratis pdf-tools voor meer informatie. Wanneer u pdf-facturen aanmaakt, moet u het volgende doen: Ervoor zorgen dat de factuur aan de vereisten van uw klant voldoet Ervoor zorgen dat de factuur aan de vereisten van de service voldoet Zorg ervoor dat de factuur door machines kan worden gelezen Zorg ervoor dat u geen gescande afbeelding of foto gebruikt om de pdf-factuur aan te maken. Pdf-facturen op basis van afbeeldingen zijn niet door machines leesbaar. Wanneer uw pdf-factuur aan de bovenstaande vereisten voldoet, kunt u Uw eerste factuur verzenden Ervoor zorgen dat de factuur aan de vereisten van uw klant voldoet Uw klant vereist dat de facturen die u naar de Basware PDF e-invoice service verstuurt, de vooraf gedefinieerde factuurvelden bevat. Als een van deze velden ontbreekt op de factuur, zal Basware de factuur niet naar uw klant sturen. Naast de vooraf gedefinieerde velden kan uw klant ook vragen om aanvullende gegevens op de factuur. Ze kunnen bijvoorbeeld eisen dat u uw leveranciersnummer en een PO-nummer vermeldt. U moet alle informatie die de klant vraagt, op de factuur vermelden. De vereisten van de klant bekijken: 1. Open de Basware PDF e-invoice service-pagina in uw webbrowser: 10

11 2. Klik op Klanten zoeken om het tabblad Klanten zoeken te openen. Figuur 1: Klanten zoeken tabblad 3. Gebruik de zoekfunctie om uw klant te vinden. 4. Download de kit met leveranciersinformatie van uw klant om hun factureringsvereisten te bekijken Ervoor zorgen dat de factuur aan de vereisten van de service voldoet Elke pdf-factuur die u naar Basware PDF e-invoice verstuurt, moet: gebruikmaken van pdf-versie 1.4 of nieuwer machineleesbaar en doorzoekbaar zijn. alle factuurgegevens vereist door Basware en uw klant bevatten. Zie Ervoor zorgen dat de factuur aan de vereisten van uw klant voldoet voor meer informatie. zijn geschreven in een ondersteunde taal. Basware PDF e-invoice ondersteunt momenteel de volgende talen: Deens, Nederlands, Engels, Ests, Fins, Frans, Duits, Hongaars, Italiaans, Pools, Portugees, Spaans, Zweeds en Noors Zorg ervoor dat de factuur door machines kan worden gelezen Basware leest de naar de service verzonden facturen elektronisch. Daarom mag de pdf-factuur geen factuurgegevens in beeldformaat bevatten. 1. Open de factuur die u hebt aangemaakt. 2. Selecteer met de muis een of meer regels met factuurgegevens. 3. Kopieer de factuurgegevens naar het klembord. 4. Kopieer de factuurgegevens in een tekstverwerker, bijvoorbeeld Notepad, TextEdit of WordPad. 11

12 2.4 Uw eerste factuur verzenden Wanneer u uw eerste pdf-factuur verstuurt, zet Basware de factuurgegevens die u op de factuur hebt gezet, om in de gegevensindeling die Basware Network gebruikt. Dit kan tot twee werkdagen duren. Nadat dit proces is voltooid, is uw factuur pas zichtbaar in Basware Network en wordt de factuur naar uw klant verstuurd. De facturen die u hierna naar de services stuurt, moeten: dezelfde lay-out gebruiken in dezelfde taal zijn opgesteld. U kunt de lay-out en de taal in een later stadium wijzigen, maar dit kan extra servicekosten met zich meebrengen en leiden tot vertragingen in de levering van uw facturen. Neem voordat u uw eerste factuur verzendt contact op met uw klant en laat de klant weten dat u binnenkort via de Basware PDF e-invoice-service facturen gaat verzenden. 1. Open de Basware PDF e-invoice service-pagina in een webbrowser: portal.basware.com/service/ lite. 2. Klik op Klanten zoeken om het tabblad Klanten zoeken te openen. Figuur 2: Klanten zoeken tabblad 3. Gebruik de zoekfunctie om uw klant te vinden. De adressen van de klant waar u pdf-facturen naar kunt versturen, staan vermeld in de kolom PDF-factuuradres van bedrijf. 4. Schrijf het adres van uw klant voor pdf-facturen op. 5. Maak een factuur aan met uw factureringssoftware en sla het op als een pdfbestand. Zie Een pdf-factuur maken voor instructies. 6. Gebruik uw standaard programma om een nieuw bericht aan te maken. 12

13 Tekst in de onderwerpregel wordt niet verzonden aan uw klant. Tekst in de hoofdtekst van het bericht wordt als bijlage aan uw klant verzonden. 7. Voeg de pdf-factuur, die u hebt opgeslagen op uw computer, als bijlage toe aan het bericht. U kunt meerdere pdf-facturen aan één bericht toevoegen, indien de facturen aan dezelfde klant worden verstuurd. De namen van de pdffacturen mogen niet hetzelfde zijn, en mogen niet de woorden attachment, anlage, adjunto, annex of liite bevatten. 8. Als u factuurbijlagen naar uw klant wilt sturen, voegt u ze toe aan de . Zie Bijlagen toevoegen aan een factuur voor instructies. 9. Typ het factuuradres van uw klant in het veld Naar. Bijvoorbeeld acme.buyer@ .basware.com. 10. Verstuur de . Basware levert zowel een e-invoice als de pdf-factuur aan uw klant. Basware zal u ook op de hoogte stellen indien de factuur niet kan worden afgeleverd. De verwachte gemiddelde levertijd voor de eerste factuur is één werkdag. Verstuur dezelfde factuur niet nogmaals naar de service adressen beheren waarmee u facturen verstuurt Basware Network verwerkt alleen facturen die verstuurd zijn vanaf adressen die u geregistreerd hebt bij de service. Facturen verzonden vanaf andere adressen worden automatisch geweigerd. U kunt op de PDF e-invoice service-pagina de adressen beheren waarmee u facturen verstuurt. 1. Open de Basware PDF e-invoice service-pagina in uw webbrowser: 2. Klik op Details weergeven. 3. Klik op. 4. Voer de gewenste wijzigingen door in uw instellingen. Klik op adres toevoegen om een adres toe te voegen. Klik op naast een adres om deze te verwijderen. 5. Klik op Opslaan om de wijzigingen op te slaan. 13

14 3 Facturen beheren In dit gedeelte wordt beschreven hoe u facturen kunt versturen, bijlagen bij facturen kunt toevoegen en de status van de verzonden facturen kunt bekijken. 3.1 Facturen verzenden Neem voordat u uw eerste factuur verzendt contact op met uw klant en laat de klant weten dat u binnenkort via de Basware PDF e-invoice-service facturen gaat verzenden. 1. Gebruik uw standaard programma om een nieuw bericht aan te maken. 2. Voeg de pdf-factuur, die u hebt opgeslagen op uw computer, als bijlage toe aan het bericht. U kunt slechts één PDF-factuur verzenden in elke ls u meerdere facturen wilt verzenden, moet u een afzonderlijke maken voor elke factuur. Tekst in de onderwerpregel wordt niet verzonden aan uw klant. Tekst in de hoofdtekst van het bericht wordt als bijlage aan uw klant verzonden. 3. Als u factuurbijlagen naar uw klant wilt sturen, voegt u ze toe aan de . Zie Bijlagen toevoegen aan een factuur voor instructies. 4. Typ het factuuradres van uw klant in het veld Naar. Bijvoorbeeld acme.buyer@ .basware.com. U kunt de contactgegevens van de klant raadplegen op het tabblad Klanten zoeken op de Basware PDF e-invoice service-pagina in Basware Portal. 5. Verstuur de . Basware levert zowel een e-invoice als de pdf-factuur aan uw klant. 3.2 Bijlagen toevoegen aan een factuur Met Basware PDF e-invoice kunt u aanvullende pdf-bestanden toevoegen aan s met facturen. Basware PDF e-invoice stuurt deze bestanden samen met de originele pdf-factuur naar uw klant. 14

15 1. Wijzig de naam van de bijlage zodat deze een van de volgende woorden bevat: attachment, anlage, adjunto, annex, of liite. Bijvoorbeeld attachment_ pdf of 123anlage.pdf. Als de bijlagenaam niet het woord attachment, anlage, adjunto, annex, of liite bevat, wordt de niet verwerkt. In een dergelijk geval wordt vanuit de service een melding verzonden met de mededeling dat uw bericht is afgewezen. Wanneer uw bericht meer dan één factuur bevat, kunt u de bijlagen aan de bijbehorende factuur koppelen door de bestandsnaam van de pdf-factuur in de bestandsnaam van de bijlage op te nemen: Tabel 1: Bestandsnamen Bestandsnamen invoice-1.pdf invoice pdf attachment_invoice-1.pdf attachment-forinvoice pdf Uitleg In dit voorbeeld worden de documenten invoice-1.pdf en invoice pdf gezien als facturen. Bestanden attachment_invoice-1.pdf en attachment-forinvoice pdf worden gezien als bijlagen bij de facturen. attachment_invoice-1.pdf wordt gekoppeld aan invoice-1.pdf en attachment-forinvoice pdf aan invoice pdf. 2. Voeg de bijlagen voor de factuur toe aan de waarin de te verzenden factuur staat. 3. Verzend de naar Basware PDF e-invoice service. Zie Facturen verzenden voor instructies. 3.3 Factuurstatussen weergeven Wanneer u zich aanmeldt bij Basware Portal, ziet u een lijst met facturen die u hebt verzonden naar uw klanten. In deze weergave kunt u de status van elke factuur controleren. Als u een specifieke factuur zoekt, kunt u de resultaten beperken met een zoekopdracht. Als u zich aanmeldt bij Basware Portal, krijgt u een overzicht te zien van de documenten die u gedurende de voorgaande 30 dagen hebt verzonden en ontvangen. Als u al uw documenten wilt bekijken, sluit u het deelvenster Datumbereik boven aan de tabel Zoekresultaten. 1. Open de Documenten-pagina in Basware Portal 15

16 De URL van de pagina is 2. Voer in het veld Zoeken het factuurnummer in. 3. Klik op Zoeken. De factuuren die overeenkomen met uw query, worden weergegeven in de tabel Zoekresultaten. Figuur 3: Tabel Zoekresultaten 4. Als u de resultaten wilt sorteren, klikt u op de labels Gesorteerd op: Figuur 4: Labels Sorteren op 5. Als u een factuur wilt weergeven, klikt u op de titel van de factuur in de tabel Zoekresultaten table and the Pagina Bedrijfsdocument opens. De service laat het u doorgaans binnen 7 tot 14 dagen weten als u bent vergeten een factuur te openen die u van uw zakelijke partner hebt ontvangen. 16

17 4 Lijst met gratis pdf-tools De volgende lijst met tools wordt enkel als voorbeeld gegeven en dient uitsluitend voor informatieve doeleinden. Het is geen aanbeveling van de producten die de betreffende bedrijven aanbieden. Basware Corporation heeft geen controle over de ontwikkeling of distributie van de vermelde softwareproducten. Daarom accepteert Basware Corporation geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor enige incidentele of gevolgschade veroorzaakt door uw installatie of gebruik van de vermelde softwareproducten. Waarschijnlijk kunt u door machines leesbare pdf-facturen aanmaken met uw huidige software. Indien u echter geen pdf-facturen kunt aanmaken, zijn er diverse gratis pdf-tools online verkrijgbaar waarmee dit wel mogelijk is: CutePDF Writer Ontwikkelaar Besturingssysteem Website dopdf Ontwikkelaar Besturingssysteem Website Microsoft Office-invoegtoepassing: Microsoft Opslaan als PDF Ontwikkelaar Besturingssysteem Website PDFConverter Desktop Ontwikkelaar Besturingssysteem Website Acro Software Microsoft 1 Windows Softland Microsoft Windows Microsoft Microsoft Windows Baltsoft Software Microsoft Windows 1 Microsoft is een gedeponeerd handelsmerk van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen. 17

18 Probleemoplossing en veelgestelde vragen Veelgestelde vragen Bekijk de FAQ in Basware Knowledge Base. Waar vind ik meer informatie over de service? U vindt aanvullende informatie over de service in Basware Knowledge Base. 18