Beleidsnotitie Materieelbeheer

Transcriptie

1 Veiligheidsregio x Beleidsnotitie Materieelbeheer Pagina 1 van 12

2 Voor u ligt de beleidsnota Materieelbeheer van de Veiligheidsregio xxxxxxx. De nota vormt de basis voor het materieelbeheer binnen de veiligheidsregio. De nota gaat in op de missie en visie op materieelbeheer, de wijze waarop materieelbeheer in de regio georganiseerd is en welke middelen noodzakelijk zijn voor de uitvoering van materieelbeheer in de regio. Het streven is om deze nota elke 4 jaar te actualiseren Inhoudsopgave [Lezers kijken bijna altijd eerst naar de inhoudsopgave om te zien hoe de offerte in elkaar zit. Zorg er daarom voor dat alle titels gemakkelijk en intuïtief te begrijpen zijn en in een logische volgorde staan.] 1 Missie en Visie Landelijke Missie & Visie Regionale missie en visie op materieelbeheer Strategie Materieelbeheer Kaders en regionale uitgangspunten Doelstellingen met betrekking tot het materieelbeheer De materieelbeheersorganisatie Kaders en regionale uitgangspunten Inrichting beheersorganisatie Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Sturing: normen en prestatie-indicatoren Materieelbeheerscyclus Middelen Materieel Personeel Financiën Inkoop en verwerving Beheerprocessen... 8 Bijlage A: Normen en prestatie-indicatoren Bijlage B: Berekening formatie Bijlage C: Procesbeschrijvingen Pagina 2 van 12

3 Pagina 3 van 12

4 1 Missie en Visie Het Instituut Fysieke Veiligheid en het Landelijk Netwerk Materieelbeheer & -Verwerving hebben gezamenlijk een landelijke missie en visie opgesteld voor materieelbeheer en de materieelbeheersfunctie. De missie en visie beschrijven de identiteit van het materieelbeheer en de materieelbeheerfunctie. Het is een globaal toekomstbeeld waaraan het materieelbeheer en de materieelbeheerfunctie moet voldoen. 1.1 Landelijke Missie & Visie Missie Wij dragen bij aan een fysieke veilige samenleving, door er voor te zorgen dat er betrouwbare materiële middelen beschikbaar zijn om de taken van veiligheidsregio uit te voeren Een fysieke en veilige samenleving kenmerkt zich door de aanwezigheid van de volgende elementen: verkeersveiligheid, veilige infrastructuur, brandveiligheid van gebouwen, beperking van risico s van bedrijvigheid en beperking van risico s op natuurrampen. Visie De visie op materieelbeheer bestaat uit de elementen veilig, betrouwbaar, beschikbaar en geschikt. Veilig materieel draagt bij aan een veilige werkomgeving voor het veiligheidspersoneel. Betrouwbaar materieel minimaliseert de uitval van materieel tijdens een inzet. Het materieel moet ook beschikbaar zijn, zowel voor opleidings- en oefencapaciteiten als daadwerkelijke uitvoering van de veiligheidstaken, om uiteindelijk bij te dragen aan fysieke en veilige samenleving voor de burger. In uur-u moet het gebeuren. Ten slotte wordt er verwacht dat het materieel geschikt is voor inzet die de veiligheidsregio uitvoert. 1.2 Regionale missie en visie op materieelbeheer Het is noodzakelijk om de missie en visie op materieelbeheer en de materieelbeheerfunctie aan te laten sluiten bij de hieronder gedefinieerde regionale missie en visie en de landelijke missie en visie. De missie en visie van onze regio is.. Missie Visie Derhalve definiëren wij de missie en visie op materieelbeheer als volgt. Missie Visie 1.3 Strategie Om bovenstaand beeld te realiseren is het noodzakelijk om een aantal uitgangspunten en doelstellingen met betrekking tot materieelbeheer te benoemen. Het is ook noodzakelijk om stil te staan bij wat materieelbeheer niet is. Pagina 4 van 12

5 1.3.1 Materieelbeheer Materieelbeheer is verantwoordelijk voor het beheer van het materieel in de veiligheidsregio. Het gaat dan over het materieel van de brandweer / GHOR / 1. Naast voertuigen en uitrusting is gaat materieelbeheer ook over de huisvesting en/of de inrichting van de kantoorwerkplekken. In onderstaande tabel wordt gedefinieerd wat de reikwijdte is van de verschillende beheersprocessen. Beheersfunctie Onderhoudsbeheer Inkoopbeheer Voorraadbeheer & Logistiek Huisvesting Overig facilitair Reikwijdte Dit omvat de planning en aansturing van het onderhoud, maar ook het gebruikersonderhoud, technisch onderhoud, hoog gekwalificeerd onderhoud (keuring en certificering) en preventief onderhoud. Materieelbeheer gaat gepaard met inkoopbeheer, doordat voor de middelen (personeel, infrastructuur) en diensten (klein en groot onderhoud) een aankoopsysteem geldt. Het inkoopbeheer richt zich voornamelijk op de selectie van en het contact met leveranciers en de beoordeling van prestaties van leveranciers. Het voorraadbeheer betreft het beheren en beheersen van de in- en uitgaande objecten en voorraden van het korps/regio en eventuele partner-organisaties. Om het materieel op de juiste tijden op de juiste plekken te krijgen is een organisatie nodig voor het transport & de logistiek van deze middelen. Afhankelijk van regio Kaders en regionale uitgangspunten Beschrijf hier welke documenten en samenwerkingsafspraken er binnen de veiligheidsregio zijn opgesteld welke een kader vormen waarbinnen het materieelbeheer uitgevoerd moet worden. Het gaat hier dus over de afhankelijkheden met reeds gemaakte afspraken. Bijvoorbeeld, organisatieplan van de regio, een regionaal visiedocument, samenwerkingsovereenkomsten tussen korpsen op het gebied van materieel en materieelbeheer Doelstellingen met betrekking tot het materieelbeheer Beschrijf hier hoe materieelbeheer uitgevoerd wordt. Is er bijvoorbeeld sprake van volledige uitbesteding van alle werkzaamheden? Wordt er gewerkt met centrale werkplaatsen en het inzetten van vervangende voertuigen? Is er sprake van verregaande standaardisatie van het materieel of is er keuzevrijheid? Wat is acceptabel qua stilstaan van wagens of is er te allen tijde vervangend voertuig. Etc. etc. etc. 1 Aangeven voor welke onderdelen van de regio beheerstaken worden uitgevoerd. Alleen brandweer of ook GHOR en overig. Pagina 5 van 12

6 2 De materieelbeheersorganisatie In dit hoofdstuk van de beleidsnota wordt ingegaan op de wijze waarop materieelbeheer binnen de regio georganiseerd is. 2.1 Kaders en regionale uitgangspunten Beschrijf hier welke documenten en samenwerkingsafspraken er binnen de veiligheidsregio zijn Materieelbeheer is organisatorisch onderdeel van district/afdeling/sector xxx en valt onder de verantwoordelijkheid van districtscommandant / afdelingshoofd / sectorhoofd xxx. 2.2 Inrichting beheersorganisatie hier eventueel een organogram invoegen In de regio wordt het materieelbeheer uitgevoerd in xx centrale werkplaatsen (bijv. 1 per district) / op de individuele lokale posten / een x aantal geclusterde werkplaatsen, welke binnen een half uur bereikbaar zijn. hier eventueel een overzicht invoegen van de regio met daarop aangegeven de verschillende beheerlocaties Neem in beschrijving van deze paragraaf ook de aandachtpunten uit hoofdstuk van de blauwdruk over (de 6 organisatiegebieden). 2.3 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Binnen de regio is wel/niet* een splitsing gemaakt tussen beleidsontwikkeling & coördinatie en uitvoering van werkzaamheden met betrekking tot materieelbeheer. *wel: De verantwoordelijkheid van Beleidsontwikkeling is belegd bij het team Materieelbeheer in district x / sector x /afdeling x. Dit team legt verantwoording over de uitvoering van het materieelbeheer af aan het regionaal commandant / MT / districtscommandant /. De uitvoering van de werkzaamheden wordt centraal / in district x gecoördineerd. Dit betekent dat opdrachten tot uitvoering van beheer gegeven worden door de planvoorbereider. Het teammaterieelbeheer is wel verantwoordelijk voor de tijdige en efficiënte afhandeling van de beheerswerkzaamheden, maar heeft geen rechtstreekse verantwoordelijk voor de beheermedewerkers op verschillende uitvoeringslocaties. De lokale materieelbeheerders vallen onder de verantwoordelijkheid van hun direct leidinggevende. *niet: De verantwoordelijkheid van Beleidsontwikkeling is belegd bij het team Materieelbeheer in district x / sector x /afdeling x. Dit team legt verantwoording over de uitvoering van het materieelbeheer af aan het regionaal commandant / MT / districtscommandant /. De uitvoering van de werkzaamheden wordt centraal / in district x gecoördineerd. Dit betekent dat opdrachten tot uitvoering van beheer gegeven worden door de planvoorbereider. Het teammaterieelbeheer is verantwoordelijk voor de tijdige en efficiënte afhandeling van de Pagina 6 van 12

7 beheerswerkzaamheden, maar heeft een rechtstreekse verantwoordelijk voor de beheermedewerkers op verschillende uitvoeringslocaties. 2.4 Sturing: normen en prestatie-indicatoren Beschrijf in deze paragraaf de normen en de prestatie-indicatoren op basis waarvan de organisatie stuurt en verantwoording aflegt met betrekking tot het materieelbeheer. Beschrijf ook de manier waarop sturing en verantwoording wordt afgelegd. Sluit hierbij aan op de landelijk afgesproken normen en prestatieindicatoren en de regionale P&C cyclus. 2.5 Materieelbeheerscyclus Beschrijf de materieelbeheerscyclus van de regio. Pagina 7 van 12

8 3 Middelen In dit hoofdstuk wordt stil gestaan bij de beschikbare middelen. Het gaat dan over het materieel, het personeel, de financiën en het inkoop- en verwervingsproces 3.1 Materieel Beschrijf hier om hoeveel en om welk materieel het gaat in de regio. Hoeveel werkplaatsen, wat deze doen en wie eigenaar is van het materieel. (voorbeeld zie Onderhoudsconcept LFR 2006) 3.2 Personeel Beschrijf hier de benodigde formatie op basis van de in de blauwdruk voorgesteld formats (bijv. die van de LFR). Beschrijf tevens hoe competentie-ontwikkeling op het gebied van materieelbeheer vorm gegeven wordt. 3.3 Financiën Beschrijf hier welke middelen noodzakelijk zijn om kwalitatief hoogwaardig materieelbeheer uit te voeren. [Kostenregel] [Kostenregel] [Kostenregel] Totaal Kostenoverzicht Hoe hierover verantwoord wordt en wie welk mandaat heeft met betrekking tot uitgaven etc. Beschrijf in deze paragraaf ook hoe omgegaan wordt met activering, afschrijving en vervanging. 3.4 Inkoop en verwerving Beschrijf hier hoe inkoop en verwerving van materieel etc. ingericht wordt. Denk hierbij aan het opzetten van projecten met betrekking tot inkoop en verwerving en het betrekking van de IFV bij het aanbestedingstraject. Denk hierbij ook aan de manier waarop de behoeftestelling vorm gegeven wordt (zie ook schema blauwdruk mbt de materieelbeheerscyclus). 3.5 Beheerprocessen Beschrijf op hoofdlijnen de verschillende processen. Processchema s eventueel bijvoegen in de bijlagen. 3.6 Informatievoorziening Beschrijf hier hoe informatievoorziening ingezet wordt binnen het materieelbeheersproces. Welke systemen er gekozen worden voor registratie, sturing en verantwoording. Beschrijf hier ook welke informatiebehoefte er is en welke systemen er ingezet worden om deze behoefte te faciliteren. Te denken valt aan een keuze voor OBSV of Topdesk. Pagina 8 van 12

9 3.7 Communicatie Beschrijf op hoofdlijnen hoe communicatie verloopt met betrekking tot het materieelbeheer. Maar ook op welke niveau waarover gesproken wordt. Zie als voorbeeld het schema van Hollands Midden dat hieronder is toegevoegd. klant facilitair leverancier frequentie communicatie agenda agenda dienstverlenings Strategisch kwartaal-jaarlijks behoeftesteller resultaatverantwoordelijk resultaatverantwoordelijk overeenkomst contractbeheer Tactisch maandelijks-kwartaal portefeuillehouder continuiteit resultaatbewaking dienstverlening Accountmanagement /leveranciers uitvoeringsleiding management bestelling uitvoering dienstverlening Uitvoering dagelijks wekelijks eindgebruiker voortgang voortgang Service desk IB bewaking extern Figuur 1: voorbeeld hollands midden Pagina 9 van 12

10 Bijlage A: Normen en prestatie-indicatoren [Bijlagen bevatten informatie die nuttig maar niet essentieel zijn voor de beleidsnota] Pagina 10 van 12

11 Bijlage B: Berekening formatie Pagina 11 van 12

12 Bijlage C: Procesbeschrijvingen Pagina 12 van 12