Het kwaliteitsmodel voor overheidsorganisaties

Transcriptie

1 Het kwaliteitsmodel voor overheidsorganisaties Organisatie-ontwikkeling door integrale kwaliteitszorg Presentatie NMKG /

2 Het kwaliteitsmodel voor overheidsorganisaties. Afgeleide van het INK-model (Instituut Nederlandse Kwaliteit) Verwant aan EFQM-model en NKPmodel Evaluatiemodel naar de ontwikkelingsfase van een organisatie Model kent 10 aandachtsgebieden

3 Kwaliteitsmodel voor overheidsorganisaties (vervolg-2) De aandachtsgebieden richten zich enerzijds op de elementen van de bedrijfsvoering en anderzijds op de resultaten die een organisatie bereikt Uitgangspunt is dat men als organisatie activiteiten uitvoert om resultaten te kunnen bereiken

4 Kwaliteitsmodel voor overheidsorganisaties (vervolg-3) Model biedt mogelijkheid tot vergelijking met andere organisaties Relatie met andere kwaliteitssystemen kan eenvoudig worden gelegd Model werkt met een zelfevaluatie of organisatiediagnose die antwoord geeft op de vragen: Wat is onze huidige kwaliteitssituatie? Wat kan er allemaal nog verbeterd worden?

5 Organisatiegebieden Beleid en strategie Management Medewerkers Financiën Informatie Processen

6 Resultaatgebieden Waardering door personeel Waardering door doelgroepen/klanten Waardering door derden Eindresultaten (financieel en nietfinancieel).

7 Beleid & strategie Kwaliteitsmodel Overheidsorganisaties (KO-model) organisatie resultaat Management waardering door medewerkers Medewerkers Processen waardering door doelgroepen Financiën Informatie waardering door derden eindresultaten

8 Elementen van Beleid & Strategie. Samenspel bestuur en ambtelijke organisatie Missie, visie en doelen Beleidsontwikkeling Organisatiefilosofie Toetsing en verbetering

9 Elementen van management Betrokkenheid Sturen van prestaties Stijl van leidinggeven

10 Voorbeeldvragen Beleid en strategie Waar is de basis voor de missie en de doelen? Is de missie extern georiënteerd? Wie heeft de missie mee ontwikkeld? Zijn derden of klanten bij de missie betrokken geweest?

11 Voorbeeldvragen processen. Welke bestuurlijke, ondersteunende en primaire processen worden onderkend? Op basis waarvan worden processen bestuurd en beheerst? Op welke wijze wordt gezocht naar verbetering effectiviteit, efficiency, flexibiliteit en verbetering? Hoe wordt met verbeterideeën omgegaan?

12 Indicatoren resultaatgebieden. (voorbeelden). Waardering door medewerkers: stijl van leiderschap, werkdruk, arbeidsomstandigheden,samenwerking etc. Waardering door doelgroepen: bereikbaarheid, nakomen van afspraken, voorlichting, communicatie, maatschappelijke effecten

13 Maatstaven resultaatgebieden (vervolg voorbeelden). Waardering door derden: bereidheid samenwerking, helderheid processen en procedures, vakbekwaamheid.

14 Verschillen KO met INK-model KO is geen kwantitatief model (scoren), maar een kwalitatief model (gericht op organisatieontwikkeling) Expliciete aandacht voor samenspel bestuur en ambtelijke organisatie, organisatiefilosofie en beleidsontwikkeling

15 Vervolg verschillen (2) Expliciete aandacht voor burgers, belangenorganisaties en ketenpartners/netwerk (doelgroepen en derden) Beleid en strategie geeft richting bij het openbaar bestuur (i.p.v. leiderschap) Informatie en financiën (transparant/integriteit) zijn afzonderlijke aandachtsgebieden

16 Vervolg verschillen (3) Terminologie sluit beter aan bij de praktijk van het openbaar bestuur

17 Ontwikkelingsfasen Kwaliteit in een organisatie I Activiteiten georiënteerd II Proces georiënteerd III Systeem georiënteerd IV Keten georiënteerd V Excelleren en transformeren

18 Fase I: Activiteiten georiënteerd Organisatie richt zich op de organisatie van losse activiteiten (bedrijfsprocessen) Activiteiten (bedrijfsprocessen) zijn niet op elkaar afgestemd De organisatie organiseert bedrijfsprocessen op basis van traditie De bedrijfsprocessen zijn vooral intern gericht

19 Fase II: Proces georiënteerd Beheersing van primaire processen staat centraal Doelmatigheid van de primaire processen wordt punt van aandacht Er komt stuurinformatie beschikbaar Er vinden organisatie-aanpassingen plaats op basis van procesanalyse

20 Fase III: Systeem georiënteerd In- en externe klantgerichtheid zorgen voor aanpassingen in processen Ook de ondersteunende processen zijn nu in beeld gebracht Door middel van meten in de primaire en ondersteunende processen onderkent men trends en kan men preventief handelen Kengetallen worden een zeer normaal stuur- en verantwoordingsinstrument

21 Fase IV: Keten georiënteerd Met leveranciers en klanten worden afspraken gemaakt. Deze afspraken zijn bepalend voor de organisatie van de processen en de bedrijfsresultaten Er worden met leveranciers en afnemers win-win-situaties gecreëerd Kennis en capaciteiten in de organisatie worden maximaal benut en ook afgeleid van de relaties met anderen uit de keten

22 Fase V: Excelleren en transformeren Visie en beleid van de organisatie zijn gebaseerd op verantwoordelijkheidsgevoel voor de maatschappij De zorg voor kwaliteit is intern en extern verankerd Ondernemerschap is in alle geledingen terug te vinden Signalen uit de omgeving leiden tot aanpassing

23 Opzet/implementatie Opzet: ideeën die in een organisatie zijn vastgelegd (bijv. beleidsnota s) om met een bepaalde ontwikkeling te kunnen omgaan Implementatie: de ideeën worden daadwerkelijk binnen alle niveaus van de organisatie onderkend en toegepast

24 De profielschets FASEN I II III IV V Beleid en strategie 1a Samenspel best-ambt X 1b Missie,visie en doelen X 1c Beleidsontwikkeling X 1d Organisatiefilosofie X 1e Toetsing en verbetering B&S X Management X Financiën X Medewerkers X Informatie X Processen X

25 Inhoud van een Kwaliteitstraject. - Voorlichting naar personeel - Nulmeting (2 dagdelen) - Interne audits (toetsing nulmeting) - Onderzoek stakeholders (externen) - Verbeterconferentie (2 dagdelen) - Verbetertrajecten (verbetergroepen).

26 Kwaliteitsmodel als format voor auditorenopleiding In de auditorenopleiding wordencursisten voorbereid op het uitvoeren van een audit conform het KO-model. De auditorenopleiding verdiept op organisatie- en resultaatsgebieden en ontwikkelt audit vaardigheden