VRD-PRINCIPES. met uitgeschreven speerpunten

Transcriptie

1 VRD-PRINCIPES met uitgeschreven speerpunten

2 1 Principe 1: Digitale interacties aangepast aan de burger/ondernemer Speerpunt: bij voorkeur digitaal (Digital first): 3 Speerpunt: vlaanderen.be: 3 Speerpunt: Toestel-onafhankelijk: 3 Speerpunt: gebruik e-loket bouwstenen: 4 Speerpunt: principes virtueel uniek loket: 4 2 Principe 2: De overheid creëert een nieuw digitaal welzijn Speerpunt: Eerst mobiel (Mobile first): 4 Speerpunt: Informatie op maat: 4 Speerpunt: Actuele informatie: 4 Speerpunt: Testen van nieuwe technologieën: 4 3 Principe 3: De dienstverlening wordt grondig herdacht vanuit een vertrouwensrelatie tussen overheid en haar belanghebbenden. 5 Speerpunt: Eerst vereenvoudigen: 5 Speerpunt: Dankzij vertrouwen kortere doorlooptijden: 5 Speerpunt: Digitaalvriendelijke regelgeving: 5 Speerpunt: Co-design en co-creatie met burgers, bedrijven en organisaties: 5 Speerpunt: aangestuurd vanuit een Enterprise-architectuur: 6 4 Principe 4: Gegevens verbinden/gebruiken om beleid proactief te sturen en rechten/subsidies automatisch toe te kennen Speerpunt: Linked data in het uitbouwen en beheren van authentieke gegevensbronnen: 6 Speerpunt: Automatische rechtentoekenning: 6 Speerpunt: Beleidsinformatie creëren uit interacties: 6 Speerpunt: Meerwaarde creëren op onze ruwe data: 6 5 Principe 5: Vraag niet wat je al weet Speerpunt: (authentieke) gegevensbronnen bouwen en beheren: 7 Speerpunt: Gegevensdeling organiseren over overheidsgrenzen heen: 7 Speerpunt: Gebruik van informatiecatalogus en metadata: 7 Speerpunt: vereenvoudigde formulieren: 7 Speerpunt: Digitaal archiveren: 7 Speerpunt: werken binnen een Informatie-architectuur: 7 Speerpunt: conform privacy wetgeving: 8 6 Principe 6: De overheid vermindert zijn operationele kosten Speerpunt: minder operationele kosten dankzij kortere doorlooptijden: 8 Speerpunt: Veranderingsmanagement op basis van business analyes: 8 Speerpunt: Hergebruik elkaars ICT-oplossingen: 8 Speerpunt: gebruik generieke ICT-bouwstenen: 9 Speerpunt: schaf parallelle papierstromen af: 9 7 Principe 7: Voldoende aandacht voor zij die minder gemakkelijk digitaal interageren met de overheid Speerpunt: Toegankelijke websites: 9 Speerpunt: Processen geschikt maken voor tussenpersonen: 9 Speerpunt: Gebruik van begeleid digitaal tools: 9 Speerpunt: Herdenken van dienstverlening in functie van VEReenvoudiging: 9 8 Principe 8: Informatie direct bruikbaar en integreerbaar in de bedrijfsvoering van publieke en private organisaties Speerpunt: (linked) open data: 10 Speerpunt: Co-creatie en co-design met de private sector: 10 Speerpunt: Gebruik Authentieke gegevensbronnen: 10 Speerpunt: Accurate datakwaliteit: 10 9 Principe 9: Digitale processen over de grenzen van bestuursniveaus heen Speerpunt: Interbestuurlijke samenwerking: 11 Speerpunt: end-to-end digitaliseren: 11 Speerpunt: gebruik Gezamenlijke standaarden: 11 Speerpunt: Inpassen in een enterprise architectuur: 11 Speerpunt: gebruik generieke ICT-bouwstenen om integratie tussen systemen te bevorderen: 11

3 Situering De missie en visie van Informatie Vlaanderen worden in de visienota VRD beschreven aan de hand van 9 VRD principes. De VRD principes zijn te beschouwen als business principes van de VO en zullen geïntegreerd worden in de enterprise architectuur. Het toepassingsgebied is in eerste instantie de Sectorcomité XVIII-entiteiten. Overige entiteiten en lokale besturen komen in het toepassingsgebied voor thema's die decretaal afgedekt zijn (bijv.: archiefdecreet, decreet hergebruik van overheidsinformatie, ). Deze nota beschrijft een eerste versie van deze speerpunten waarmee de VRD-principes concrete invulling krijgen. 1 PRINCIPE 1: DIGITALE INTERACTIES AANGEPAST AAN DE BURGER/ONDERNEMER. SPEERPUNT: BIJ VOORKEUR DIGITAAL (DIGITAL FIRST): De voorkeur gaat naar digitale interactie. Alle administratieve transacties met de overheid zijn digitaal uitvoerbaar. Gebruikers verkiezen (spontaan) om overheidsdiensten digitaal af te nemen. Wanneer een interactie niet digitaal start, wordt ze zo vroeg mogelijk in het verdere dienstverleningsproces gedigitaliseerd zodat de behandeling vanaf dan digitaal kan gebeuren. Digitale interacties zijn vanop elke plaats en op elk tijdstip toegankelijk. SPEERPUNT: VLAANDEREN.BE: Om de gebruikerservaring van één virtueel loket te realiseren worden de Vlaamse e-loketten bij voorkeur in de website Vlaanderen.be geïntegreerd zodat de burger/ondernemer altijd van één plaats kan vertrekken. In elk project worden de mogelijkheden van integratie onderzocht, vanuit het standpunt volg of verklaar. Informatie Vlaanderen zorgt voor een plan van aanpak om mogelijke knelpunten gestaag weg te werken SPEERPUNT: TOESTEL-ONAFHANKELIJK: We zorgen voor de vlotte bruikbaarheid van de digitale interacties, ongeacht het gebruikte (mobiele) toestel. Waar binnen een overheidsorganisatie nog een zekere vorm van afspraken m.b.t. eindgebruikerstoestellen mogelijk is, is dit niet mogelijk naar burgers, bedrijven en andere organisaties toe. We gaan ervan uit dat onze digitale interacties zullen gebruikt worden op een groot aantal verschillende toestellen, platformen en versies. Alle interacties zijn minstens mogelijk zonder installatie, configuratie of updates van specifieke software op toestellen.

4 SPEERPUNT: GEBRUIK E-LOKET BOUWSTENEN: Om een gebruiksvriendelijk virtueel uniek loket efficiënt te kunnen realiseren zijn e- loketbouwstenen nodig in het centraal aanbod, zoals e-formulieren, berichtenbox, dossierstatusinformatiesysteem, webcomponenten,. Meer informatie is beschikbaar in de desbetreffende bouwsteenfiches. Het hergebruik van deze loketbouwstenen bevordert de unieke gebruikersbeleving van de gebruikers op overheidswebsites of in digitale overheidsinteracties. SPEERPUNT: PRINCIPES VIRTUEEL UNIEK LOKET: Er worden principes uitgewerkt op vlak van vormgeving in unieke loketten zodat de burger/ondernemer deze loketten als één samenhangend geheel ervaart 2 PRINCIPE 2: DE OVERHEID CREËERT EEN NIEUW DIGITAAL WELZIJN. SPEERPUNT: EERST MOBIEL (MOBILE FIRST): Onze burgers zijn gewoon aan de eenvoud van mobiele applicaties en verwachten eenzelfde gebruiksgemak bij de digitale interacties met de overheden in Vlaanderen. Digitale interacties van de Vlaamse overheid moeten dan ook bruikbaar zijn op een mobiel toestel en waar nuttig moet er dan ook in een aparte app voorzien worden (al dan niet in co-creatie met de private sector). SPEERPUNT: INFORMATIE OP MAAT: Doordat overheden informatie bijhouden en verwerken over burgers, organisaties, en bedrijven, kunnen zij dankzij analyses deze informatie op maat creëren, zodat burgers, organisaties en bedrijven niet ondergedompeld worden in een teveel aan informatie. Afhankelijk van die context kunnen suggesties gedaan worden voor andere diensten. Informatie op maat" kan een stap zijn naar automatische rechtentoekenning. SPEERPUNT: ACTUELE INFORMATIE: Dienstverlening en beleid is gebaseerd op actuele informatie. De data die beschikbaar wordt gesteld aan burgers, ondernemers en andere organisaties is actueel. SPEERPUNT: TESTEN VAN NIEUWE TECHNOLOGIEËN: In een samenleving van digitaal welzijn hinkt de overheid niet achterop in digitale vernieuwing. Technologische evoluties worden daarom opgevolgd in een overheidsbreed kennisdelinsnetwerk om pagina 4 van 11 VRD-PRINCIPES - met uitgeschreven speerpunten

5 kennis en ervaring op te bouwen, te delen en uit te testen in proeftuinen. 3 PRINCIPE 3: DE DIENSTVERLENING WORDT GRONDIG HERDACHT VANUIT EEN VERTROUWENSRELATIE TUSSEN DE OVERHEID EN HAAR BELANGHEBBENDEN. SPEERPUNT: EERST VEREENVOUDIGEN: Digitaliseren realiseert enkel vereenvoudiging, als dit op een doordachte manier gebeurt. Bij de digitalisering van interacties, dienen de doelgroepen betrokken te worden om hun beleving van de huidige interactie in kaart te brengen zodat er vertrokken wordt vanuit de echte noden en niet vanuit de veronderstelde noden. Zo kunnen onlogische stappen in de transactie worden weggenomen, zodat de beleving voor de doelgroep eenvoudiger en intuïtiever wordt. SPEERPUNT: DANKZIJ VERTROUWEN KORTERE DOORLOOPTIJDEN: Vanuit een vertrouwensrelatie tussen de overheid en haar belanghebbenden kunnen overbodige toezichtsmaatregelen en controles geschrapt worden, hetgeen resulteert in sterk vereenvoudigde dienstverlening en snellere afhandeling van dossiers. SPEERPUNT: DIGITAALVRIENDELIJKE REGELGEVING: Digitale interacties zijn gebaseerd op regelgeving en brengen deze in de praktijk. Maar zowel oude als recente regelgeving vertrekt vaak vanuit verouderde analoge concepten en is onvoldoende toekomstgericht. Daarom willen we dat bestaande en toekomstige regelgeving technologieneutraal geformuleerd wordt en zo digitalisering vergemakkelijkt. Bovendien houdt digitaalvriendelijke regelgeving rekening met interoperabiliteit. Digitaalvriendelijke regelgeving is dus ook regelgeving die rekening houdt met standaarden en normen op het vlak van organisatorische, semantische en ICT-interoperabiliteit. SPEERPUNT: CO-DESIGN EN CO-CREATIE MET BURGERS, BEDRIJVEN EN ORGANISATIES: Elke dienstverlening vertrekt vanuit een duidelijke behoefte van de gebruiker en de belanghebbende. Het ontwerpen, ontwikkelen en beheren van (nieuwe) dienstverlening baseert zich steeds op verworven gebruikersinzichten. Deze inzichten worden rechtstreeks bij daadwerkelijke gebruikers verworven VRD-PRINCIPES pagina 5 van 11

6 SPEERPUNT: AANGESTUURD VANUIT EEN ENTERPRISE-ARCHITECTUUR: Producten/diensten, processen, organisaties, informatie, informatievoorzieningen en -technologie worden herdacht binnen een VO-breed afsprakenkader dat gedocumenteerd is in de Vlaamse enterprise architectuur. Dit garandeert dat er, ondanks dat ontwikkelingsprojecten los van elkaar kunnen lopen, dat digitalisering wordt uitgewerkt vanuit het gewenst proces- en /of dienstverleningsontwerp. 4 PRINCIPE 4: GEGEVENS VERBINDEN EN GEBRUIKEN OM BELEID PROACTIEF TE STUREN EN RECHTEN/SUBSIDIES AUTOMATISCH TOE TE KENNEN. SPEERPUNT: LINKED DATA IN HET UITBOUWEN EN BEHEREN VAN AUTHENTIEKE GEGEVENSBRONNEN: We passen de principes en technieken van linked data toe bij het uitbouwen en beheren van authentieke gegevensbronnen. Het publiceren van authentieke niet-persoonsgebonden gegevens als linked open data (LOD) is een standaardonderdeel bij het opzetten van de betrokken gegevensbron. SPEERPUNT: AUTOMATISCHE RECHTENTOEKENNING: We informeren burgers, ondernemingen en andere organisaties over bepaalde rechten, subsidies of toelagen zonder dat men er zelf om moet vragen. Waarbij burgers en ondernemers de keuze hebben om deze rechtentoekenning al of niet toe te staan. SPEERPUNT: BELEIDSINFORMATIE CREËREN UIT INTERACTIES: Gegevens uit en over digitale interacties dienen als gestructureerde gegevens beschikbaar gesteld te worden om de beleidsevaluatie en -vorming te kunnen ondersteunen. Bij de ontwikkeling van applicaties die gebruikt worden in de digitalisering wordt bij de modellering op voorhand nagedacht over brede mogelijkheden om de verzamelde data te gebruiken voor beleidsdoeleinden zodat de gegevens koppelbaar worden en een domeinoverschrijdende historische en actuele geïntegreerde bevraging mogelijk wordt en de gegevens uiteindelijk een bron van bedrijfs- en beleidsinformatie kunnen worden. SPEERPUNT: MEERWAARDE CREËREN OP ONZE RUWE DATA: Door digitalisering ontstaan veel ruwe brondata. Er dient voor gezorgd worden dat er de nodige acties gebeuren om hiermee bruikbare gegevens voor andere processen op te leveren. pagina 6 van 11 VRD-PRINCIPES - met uitgeschreven speerpunten

7 5 PRINCIPE 5: VRAAG NIET WAT JE AL WEET. SPEERPUNT: (AUTHENTIEKE) GEGEVENSBRONNEN BOUWEN EN BEHEREN: We bouwen en beheren (authentieke) gegevensbronnen, deze bevatten betrouwbare gegevens die in meerdere overheidsprocessen gebruikt kunnen worden en waarvan het gebruik mogelijk bij decreet geregeld is. SPEERPUNT: GEGEVENSDELING ORGANISEREN OVER OVERHEIDSGRENZEN HEEN: Gegevens worden onafhankelijk van de bestuurslaag opgehaald bij de authentieke gegevensbron en worden enkel opgevraagd bij de burgers of ondernemers wanneer ze nergens anders beschikbaar zijn. Daartoe is een veilige gegevensdelingsinfrastructuur nodig die toegankelijk is voor alle overheidsdiensten die moeten kunnen participeren in de interbestuurlijke gegevensdeling. SPEERPUNT: GEBRUIK VAN INFORMATIECATALOGUS EN METADATA: Gegevens en diensten worden gestandaardiseerd beschreven door overheden in Vlaanderen via metadata in de informatiecatalogus zodat ze vlot vindbaar zijn. SPEERPUNT: VEREENVOUDIGDE FORMULIEREN: Vragen aan burgers in formulieren moet beperkt blijven tot wat we als overheid (ongeacht de bestuurslaag) nog niet weten (en nodig hebben om de aanvraag af te handelen) waarbij de formulieren maximaal gebruik maken van informatie uit authentieke gegevensbronnen. SPEERPUNT: DIGITAAL ARCHIVEREN: Overheden in Vlaanderen bewaren hun digitale data en documenten zolang ze die informatie nodig hebben of wettelijk verplicht moeten bewaren. Dus ook wat in het verleden werd opgevraagd, blijft beschikbaar voor andere overheden, zodanig dat de overheden geen historische informatie moeten opvragen die andere overheden eigenlijk al bezitten. Door digitaal te archiveren behouden ze de raadpleegbaarheid en bewijswaarde en maken ze de informatie sneller en eenvoudiger toegankelijk. SPEERPUNT: WERKEN BINNEN EEN INFORMATIE-ARCHITECTUUR: Via een informatie-architectuur kunnen we een coherent inzicht geven in de informatiehuishouding van overheden in Vlaanderen. Er wordt voorzien in: - het in beeld brengen van de informatiestromen; VRD-PRINCIPES pagina 7 van 11

8 - het verduidelijken van de betekenis van de gebruikte informatie; - het verhogen van de coherentie van de informatiehuishouding. SPEERPUNT: CONFORM PRIVACY WETGEVING: Het verwerken van persoonsgegevens is onderhevig aan de privacywetgeving. Voor het doorgeven van persoonsgegevens is een voorafgaande machtiging van het bevoegde sectoraal comité binnen de privacycommissie of de Vlaamse Toezichtcommissie nodig. Privacy wordt dan ook van bij de aanvang opgenomen en niet op het einde van het digitaliseringstraject. 6 PRINCIPE 6: DE OVERHEID VERMINDERT ZIJN OPERATIONELE KOSTEN. SPEERPUNT: MINDER OPERATIONELE KOSTEN DANKZIJ KORTERE DOORLOOPTIJDEN: Door digitalisering kunnen kortere doorlooptijden bereikt worden omdat bepaalde handelingen/controles automatisch kunnen verlopen of doordat digitaal gegevensverkeer automatisch gegevens binnenbrengt. Kortere doorlooptijden realiseren dankzij automatisering resulteert daarom in een lager beslag op de operationele uitgaven in de dienstverlening van de overheid. SPEERPUNT: VERANDERINGSMANAGEMENT OP BASIS VAN BUSINESS ANALYES: Om te komen tot een lager beslag op de operationele kosten van de overheid, zowel in mensen als in financiële middelen, moet de investering (die juist meer middelen vraagt) op een adequate manier ingebed worden in de overheidsorganisatie. Mensen die vandaag met de operationele taken van de te digitaliseren dienstverlening belast zijn, moeten voldoende betrokken worden in het uitwerken van de digitale oplossing en voldoende mogelijkheden krijgen om mee te gaan in het veranderingsproces. Bekijk dus de impact op de organisatie van het digitaliseren van dienstverlening overheidsbreed met behulp van business analyses en voorzie een change management traject op basis van de bevindingen die in die analyse naar boven komen. SPEERPUNT: HERGEBRUIK ELKAARS ICT-OPLOSSINGEN: Overheden in Vlaanderen dienen in hun business analyses veel beter in kaart brengen wat er al op andere plaatsen in de overheid ontwikkeld en beheerd wordt. Van hieruit moeten overheden met elkaar meer gaan samenwerken en elkaars ICT-oplossingen hergebruiken. pagina 8 van 11 VRD-PRINCIPES - met uitgeschreven speerpunten

9 SPEERPUNT: GEBRUIK GENERIEKE ICT-BOUWSTENEN: Gebruik de generieke VRD-bouwstenen om analyse, ontwikkelings-, beheer- en onderhoudskosten te delen met andere overheden in Vlaanderen. SPEERPUNT: SCHAF PARALLELLE PAPIERSTROMEN AF: Parallelle papierstromen afschaffen is noodzakelijk om dankzij digitaliseringsinvesteringen op termijn de operationele kosten te doen dalen. 7 PRINCIPE 7: VOLDOENDE AANDACHT VOOR ZIJ DIE MINDER GEMAKKELIJK DIGITAAL INTERAGEREN MET DE OVERHEID. SPEERPUNT: TOEGANKELIJKE WEBSITES: Er wordt ingezet op toegankelijke websites met herkenbare en overzichtelijke schermlayout, eenvoudig te gebruiken, ook voor personen met een beperking of digitaal zwakkeren. SPEERPUNT: PROCESSEN GESCHIKT MAKEN VOOR TUSSENPERSONEN: Digitale processen moeten kunnen afgehandeld worden door tussenpersonen. Deze tussenpersonenkunnen voor personen met een beperking of voor digitaal zwakkeren de aanvraag digitaal initieren en de afhandeling ervan samen met hen opvolgen via de digitale dienstverlening. SPEERPUNT: GEBRUIK VAN BEGELEID DIGITAAL TOOLS: Er wordt voorzien in begeleid digitaal tools, zoals de hulpwidget van 1700 (voorheen Vlaamse infolijn) en promoten het hergebruik van deze tools in de digitale dienstverlening. SPEERPUNT: HERDENKEN VAN DIENSTVERLENING IN FUNCTIE VAN VEREENVOUDIGING: Processen van overheidsdienstverlening worden herdacht vanuit de behoeften en de beperkingen van de mensen die minder digitaalvaardig zijn volgens Intuitive design VRD-PRINCIPES pagina 9 van 11

10 8 PRINCIPE 8: INFORMATIE DIRECT BRUIKBAAR EN INTEGREERBAAR IN DE BEDRIJFSVOERING VAN PUBLIEKE EN PRIVATE ORGANISATIES. SPEERPUNT: (LINKED) OPEN DATA: Overheidsdata wordt volgens de principes van open data gedeeld met andere overheidsinstellingen en ter beschikking gesteld aan burgers, ondernemingen en andere organisaties voor hergebruik. De linked data principes en technieken worden gebruikt om overheidsdata eenduidig te definiëren en te relateren aan andere data. Deze definitie en relaties worden samen met de data ter beschikking gesteld (bruikbaar door mensen en machines voor zowel commerciële als niet commerciële doeleinden) zodat hergebruik eenvoudiger worden en adoptie verbetert. Het ter beschikking stellen als open data gebeurt als standaard onderdeel van de digitale interactie met burgers en ondernemers. SPEERPUNT: CO-CREATIE EN CO-DESIGN MET DE PRIVATE SECTOR: Gebruikers van onze digitale diensten/dienstverlening participeren in het ontwerp ervan. Waar mogelijk en nuttig worden digitaliseringsprojecten in een partnerschap (PPS-constructies) met de private sector uitgevoerd en gefinancierd. SPEERPUNT: GEBRUIK AUTHENTIEKE GEGEVENSBRONNEN: Opdat informatie echt bruikbaar zou zijn in de bedrijfsvoering van publieke en private organisaties, moeten er gezorgd worden voor accurate en actuele informatie en dus inzetten op het bouwen aan en beheren van authentieke gegevensbronnen. SPEERPUNT: ACCURATE DATAKWALITEIT: Data in onze bronnen is kwaliteitsvol en accuraat is en dat de doorlooptijden van inzameling zo kort mogelijk zijn. pagina 10 van 11 VRD-PRINCIPES - met uitgeschreven speerpunten

11 9 PRINCIPE 9: DIGITALE PROCESSEN OVER DE GRENZEN VAN BESTUURSNIVEAUS HEEN. SPEERPUNT: INTERBESTUURLIJKE SAMENWERKING: In alle digitaliseringsprojecten wordt interbestuurlijke samenwerking (vooral met lokale overheden) voorzien. SPEERPUNT: END-TO-END DIGITALISEREN: We zetten bij digitaliseren in op interbestuurlijke ketenintegratie (vooral met lokale besturen). In de business analyse brengen we dus de gehele end-to-end dienstverlening in kaart en het digitaliseringsproject past dus in het geheel. Ook éénmalige opvraging eindigt niet bij de grenzen van de VO. SPEERPUNT: GEBRUIK GEZAMENLIJKE STANDAARDEN: Er worden gezamenlijke standaarden uitgewerkt en gebruikt bij het interbestuurlijk gegevensverkeer. SPEERPUNT: INPASSEN IN EEN ENTERPRISE ARCHITECTUUR: Digitale interbestuurlijke processen worden ontworpen binnen een architectuur. Alleen door zo te werken is er voldoende transparantie om gestaag al die architecturen naar elkaar toe te brengen. Al deze architecturen zijn een input voor de enterprise architectuur en gestaag zal de enterprise architectuur ook normen, richtlijnen, aanbevelingen en standaarden voorzien waarbinnen digitaliseringsprojecten hun architectuur moeten kunnen inpassen. SPEERPUNT: GEBRUIK GENERIEKE ICT-BOUWSTENEN OM INTEGRATIE TUSSEN SYSTEMEN TE BEVORDEREN: Gebruik de generieke ICT-bouwstenen van VRD om in een latere fase integratie met andere digitale diensten eenvoudiger te maken. Bijvoorbeeld is voor single sign on noodzakelijk dat alle digitaliseringsprojecten dezelfde strategische bouwsteen voor gebruikers- en toegangsbeheer gebruiken VRD-PRINCIPES pagina 11 van 11