Aanbod begeleiding volwassenenonderwijs Vocvo. Trajectbegeleiding. Schooljaar

Transcriptie

1 Aanbod begeleiding volwassenenonderwijs Vocvo Trajectbegeleiding Schooljaar

2 Inhoud 1 Trajectbegeleiding Integrale kwaliteitszorg (IKZ) en onderwijsvernieuwing Trajectbegeleiding IKZ: Organisatiecultuur Trajectbegeleiding IKZ: Beleidsplan opstellen Trajectbegeleiding IKZ: Procesmanagement Trajectbegeleiding IKZ: Zelfevaluatie Trajectbegeleiding IKZ: Projectmanagement Agogische en organisatorische ondersteuning Trajectbegeleiding Personeelstevredenheid Trajectbegeleiding Coachen van medewerkers Trajectbegeleiding Functioneringscyclus Trajectbegeleiding Timemanagement Trajectbegeleiding Efficiënt vergaderen Trajectbegeleiding Kennismanagement Trajectbegeleiding Communicatiemanagement Trajectbegeleiding Zorgbeleid Trajectbegeleiding Vorming Training Opleiding (VTO) Trajectbegeleiding Organisatiestructuur Ondersteuning bij het realiseren van de eindtermen en basiscompetenties Trajectbegeleiding Implementatie opleidingsprofielen (OP) en leerplannen (LP) 18 Aanbod begeleiding

3 1 Trajectbegeleiding 1.1 Integrale kwaliteitszorg (IKZ) en onderwijsvernieuwing Trajectbegeleiding IKZ: Organisatiecultuur Het ontdekken van de heersende cultuur in een organisatie en het eventueel introduceren van een aangepaste cultuur zijn de hoofdthema s in deze trajectbegeleiding. Het belang van organisatiecultuur is niet te onderschatten. Alles wat gebeurt in een organisatie wordt uit onderliggende waarden gestuurd. Kwaliteitssystemen invoeren betekent continu veranderen en verbeteren. Veranderingen of vernieuwingen, hoe goed bedoeld ook, vallen of slagen met de organisatiecultuur. Cultuur van de organisatie aanpassen kan, maar daarvoor moet je de heersende cultuur eerst onderkennen. Doelstellingen Medewerkers IKZ van CBE's en CVO's Na het traject: - kennen de deelnemers het belang van de organisatiecultuur voor de implementatie van IKZ - kennen de deelnemers de cultuur van hun organisatie - kunnen de deelnemers de Centrumorganiscoop gebruiken - kunnen de deelnemers een analyse maken van de Organiscoop - kunnen de deelnemers de verdere planning voor de implementatie van IKZ opstellen Mogelijke acties - Stap 1: introductieopleiding over organisatiecultuur (Q-box) - Stap 2: invullen van het instrument 'Centrumorganiscoop' - Stap 3: analyse door begeleider - Stap 4: indien geen consensus nodig, bespreking van de analyse Indien wel consensus nodig: consensusvergadering en bespreking van de analyse - Stap 5: bespreking van het advies aan de hand van de consensusresultaten en opstellen verdere planning Totaal 4 of 6 dagdelen Aanbod begeleiding

4 1.1.2 Trajectbegeleiding IKZ: Beleidsplan opstellen Leidinggevenden trachten de missie van hun organisatie te realiseren door het voeren van een beleid. Het beleidsplan (BP) is het sturingsmiddel waarmee de leidinggevenden de organisatie samenhouden. Aan de hand van het beleidsplan richten de leidinggevenden de werkzaamheden op het gemeenschappelijke doel, namelijk de opdracht of de bestaansreden van de organisatie. De concretisering van de missie in algemene en concrete doelstellingen vormt een goed referentiekader om de behaalde resultaten en de wijze waarop de organisatie functioneert te evalueren en waar nodig bij te sturen. Een gedeelde missie, een geëxpliciteerd beleid en actieplan zijn belangrijke hulpmiddelen voor wie de 'Plan Do Check Act-cirkel' op een systematische wijze wil toepassen. De ontwikkeling van een beleidsplan kan je dan ook opvatten als een eerste concrete stap om te komen tot integrale kwaliteitszorg binnen de organisatie. Het traject volgt de 7 fasen van de beleidsplanning van de Q-box. Doelstellingen Medewerkers IKZ van CBE's en CVO's Na het traject beschikt het centrum over een kwalitatief en gedragen beleidsplan. Mogelijke acties - Stap 1: inleidende opleiding over beleidsplanning (Q-box) o situering van het BP in IKZ o bespreking van de te volgen methode - Stap 2: analyse van de huidige missie en / of schrijven van nieuwe missie en visie - Stap 3: uitvoering van de gegevensverzameling - Stap 4: uitvoering van de gegevensanalyse - Stap 5: opstellen van de beleidsuitdagingen - Stap 6: formuleren van de beleidsopties - Stap 7: formuleren van de SMART strategische en operationele doelstellingen - Stap 8: opstellen van de strategie - Stap 9: slotbespreking van de inhoud en lay-out van het BP en de bijlagen 14 tot 20 dagdelen van 3 uur Aanbod begeleiding

5 1.1.3 Trajectbegeleiding IKZ: Procesmanagement Een van de pijlers van integrale kwaliteitszorg is het procesmatig werken. Kijk niet uitsluitend naar de output van een organisatie, maar hecht ook veel belang aan hoe die output tot stand komt. Worden de middelen efficiënt ingezet? Sluiten de verschillende activiteiten op elkaar aan? Kennen de medewerkers hun verantwoordelijkheid en bevoegdheid binnen de organisatie? Er is geen beste aanpak om aan kwaliteit te werken. Vaak is het belangrijker om op weg te gaan dan eindeloos te discussiëren over de exacte route. Het identificeren, beschrijven, sturen en verbeteren van processen is een mogelijke wegwijzer op die route. Dit traject biedt een antwoord op volgende vragen: - Hoe kan ik processen in mijn organisatie vorm geven? - Hoe beschrijf ik processen? - Wat kan de organisatie met processen nog meer bereiken? - Hoe zorg ik ervoor dat processen bijdragen tot een beter resultaat? Medewerkers IKZ van CBE's en CVO's Doelstellingen - Na het traject beschikken de centra over uitgeschreven processen. - Na het traject kennen de deelnemers de methodiek om processen volledig te beschrijven. Mogelijke acties - Stap 1: inleidende opleiding over procesmanagement (Q-box) - Stap 2: inventarisering van de bestaande processen - Stap 3: clustering van de bestaande processen in kernprocessen, deelprocessen, ondersteunende processen, beleidsprocessen - Stap 4: keuze van de te beschrijven processen - Stap 5: beschrijving van de processen - Stap 6: uittesten van de processen - Stap 7: evaluatie en aanpassing - Stap 8: implementatie van de processen 6 tot 12 dagdelen Aanbod begeleiding

6 1.1.4 Trajectbegeleiding IKZ: Zelfevaluatie Evaluatie neemt in het geheel van kwaliteitsverbetering een belangrijke plaats in. Hoe meer je de zwakke punten in de organisatie kan identificeren, hoe duidelijker de mogelijke verbeteringen zichtbaar worden. Het is belangrijk dat de interne organisatie op een gelijkaardige manier naar kwaliteit kijkt als een externe auditeur. De wijze waarop de kwaliteit binnen de organisatie wordt ingevoerd is best volledig compatibel met de vereisten van het decreet en de ingediende beleidsverklaring. De zelfevaluatie gebeurt best zo objectief mogelijk. Een zelfevaluatie kan een uitstekende start zijn voor de invoering van een kwaliteitssysteem. In dat geval zullen de evaluatieresultaten gebruikt worden als nulmeting. Medewerkers IKZ van CBE's en CVO's Doelstellingen - Na het traject is de zelfevaluatie volledig uitgevoerd - Na het traject beschikt het centrum over een prioriteitenlijst voor de verbeterprojecten - Na het traject kennen de deelnemers de methodiek van zelfevaluatie Mogelijke acties - Stap 1: inleidende opleiding over zelfevaluatie (Q-box) - Stap 2: de deelnemers vullen individueel de zelfevaluatie in - Stap 3: consensusvergadering van de zelfevaluatie en rapportage - Stap 4: opstellen van een prioriteitenlijst voor verbeterprojecten 3 tot 4 dagdelen Aanbod begeleiding

7 1.1.5 Trajectbegeleiding IKZ: Projectmanagement Kwaliteitszorg bestaat uit drie grote luiken: kwaliteitsplanning, kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverbetering. Projectmanagement is de georganiseerde en systematische aanpak van verbeteringen. Een projectmatige aanpak vertrekt vanuit een goede analyse van de gegevens. Of het nu gaat om het opzetten van volledig nieuwe activiteiten of om het verhogen van de efficiëntie van bestaande activiteiten, in beide gevallen zal je alle voordeel hebben bij een projectmatige benadering. In deze trajectbegeleiding houden we rekening met verschillende benaderingsmogelijkheden van (verbeter)projecten. Daarnaast doorlopen we de verschillende stappen om tot een verbeterproject te komen. Medewerkers IKZ van CBE's en CVO's Doelstellingen - Na het traject hebben de medewerkers een volledig project afgewerkt; - Na het traject kennen de medewerkers de methodiek van projectmanagement. Mogelijke acties - Stap 1: inleidende opleiding over projectmanagement (Q-box) - Stap 2: knelpunt(en) detecteren en analyseren - Stap 3: verbeteracties bedenken - Stap 4: beste verbeteractie kiezen - Stap 5: verbeteractie uitvoeren - Stap 6: evalueren - Stap 7: borgen - Stap 8: feliciteren 10 tot 14 dagdelen Aanbod begeleiding

8 1.2 Agogische en organisatorische ondersteuning Trajectbegeleiding Personeelstevredenheid Het meten van medewerkerstevredenheid is belangrijk voor elke organisatie. Tevreden medewerkers presteren immers beter. Tevredenheid en motivatie gaan hand in hand. In deze trajectbegeleiding analyseren we de relatie tussen tevredenheid en motivatie en gaan we in op het gebruik van directe en indirecte metingen. We leren de resultaten te interpreteren en om te zetten in verbeterprojecten. Doelstellingen Leidinggevenden Na het traject: - kennen de deelnemers de procedure om medewerkerstevredenheid te meten - kunnen de deelnemers een vragenlijst opstellen / kiezen - kennen de deelnemers het verschil tussen directe en indirecte metingen - kunnen de deelnemers de resultaten samenvatten en interpreteren - beschikt het centrum over de resultaten van de tevredenheidsmeting Mogelijke acties - Stap 1: inleidende opleiding personeelstevredenheid - Stap 2: vragenlijst opstellen of kiezen - Stap 3: vragenlijst uittesten - Stap 4: vragenlijst aanpassen - Stap 5: enquête uitvoeren - Stap 6: gegevens analyseren - Stap 7: analyse voorstellen - Stap 8: verbeterprojecten kiezen en projectfiche opstellen 4 à 6 dagdelen Aanbod begeleiding

9 1.2.2 Trajectbegeleiding Coachen van medewerkers In dit traject krijgen de deelnemers tools aangereikt om medewerkers te begeleiden en te coachen. Wat is coaching en wat is het verschil met mentoring? Hoe kan je coachen en welke manier van coachen past het best in de organisatie? Tijdens de sessie bekijken we wie mentor kan zijn en hoe je opdrachten samenstelt. Is mentoring zinvol voor onze organisatie? Welke opdrachten kan de coach geven? Hoe communiceer je als coach en wat gebeurt er als de coach ook leiding geeft? We oefenen diverse vormen van coachen in verschillende coachingsituaties en leren hoe er gewerkt wordt met een coaching agenda. Medewerkers met een coaching opdracht Doelstellingen - Na het traject kennen de deelnemers het verschil tussen een coach en een mentor. - De deelnemers kennen de verschillende soorten coaching en weten wanneer je ze inzet. - De deelnemers kunnen een mentoropdracht opstellen voor nieuwe medewerkers. - Na het traject kunnen deelnemers beginnen met coaching in de organisatie. Mogelijke acties - Stap 1: inleidende opleiding coaching - Stap 2: werksessie met de coaches - Stap 3: terugkomdag 2 dagen + terugkomdag Aanbod begeleiding

10 1.2.3 Trajectbegeleiding Functioneringscyclus Deze begeleiding geeft een definitie aan het functioneringsgesprek (FG). We situeren het FG in het kader van Interne kwaliteitszorg en de PDCA-cirkel. We bespreken verschillende soorten functioneringsgesprekken, met hun doelstellingen: functiegesprek, planningsgesprek, functioneringsgesprek, evaluatiegesprek. Dan volgen verschillende stappen in het voeren van een FG: de grondige voorbereiding, het gesprek zelf en de opvolging. Ten slotte bespreken we een aantal valkuilen zoals onduidelijke doelstellingen, e.a. Aan de hand van situatie- en rollenspelen zetten we de theorie om in praktijk. Er is een terugkomdag voorzien met feedback en intervisie. Alle medewerkers die functioneringsgesprekken afnemen Doelstellingen - Na het traject kennen de deelnemers het belang van een functioneringsgesprek. - Na het traject weten de deelnemers hoe een functioneringsgesprek verloopt en kunnen zij een functioneringsgesprek voeren. Mogelijke acties - Stap 1: algemene inleiding functioneringscyclus - Stap 2: oefendag - Stap 3: terugkomdag 3 dagen Aanbod begeleiding

11 1.2.4 Trajectbegeleiding Timemanagement Timemanagement gaat over jouw tijd en het gebruik van je eigen tijd. We analyseren de kernprincipes en begrippen van timemanagement aan de hand van je eigen doelstellingen, activiteiten, prioriteiten, planning (agendabeheer). Na deze analyse met zelfreflectie, onderzoeken we je belangrijkste tijdrovers, m.a.w. waaraan verlies jij je tijd en hoe kan je dat omkeren (tijdwinners)? Van tijdplanning gaan we over naar zelfmanagement. Wat is zelfmanagement? Wat is de link met tijdplanning? Hoe kan ik nu een tijdwinplan implementeren. Wat belemmert dit plan? Wat stimuleert het? Hoe kom ik tot een evenwichtige work-life balance. We gaan op zoek naar remmers en bouwen we een strategie op om ons tijdwinplan efficiënt te implementeren. Alle medewerkers van de CBE s en CVO s Doelstellingen - Na het traject kennen de deelnemers het verschil tussen tijdrovers en tijdwinners en weten ze hoe ze hun tijd beter kunnen plannen. - Na het traject kennen de deelnemers de kernprincipes van timemanagement. - De deelnemers kunnen een tijdwinplan opstellen. Mogelijke acties - Stap 1: focus op timemanagement - Stap 2: focus op zelfmanagement - Stap 3: terugkommoment 2 dagen Aanbod begeleiding

12 1.2.5 Trajectbegeleiding Efficiënt vergaderen Het cliché zegt dat vergaderen saai is, maar het kan anders. Een constructief overlegmoment start bij een goede voorbereiding en eindigt met een afronding in stijl. Daartussen zit een wereld van inhoudelijke keuzes, goede vragen, aangepaste overlegvormen, participatieve besluitvorming,... Alle medewerkers van de CBE s en CVO s Doelstellingen - Na het traject kennen de deelnemers de verschillende soorten vergaderingen. - Na het traject kennen de deelnemers de structuur en de opbouw van de verschillende soorten vergaderingen. - Na het traject verlopen alle vergaderingen in het centrum volgens de afgesproken checklist. Mogelijke acties - Stap 1: inleidende vergadering vergadertechniek - Stap 2: participatief vergaderen inoefenen - Stap 3: checklists opstellen - Stap 4: checklists toepassen - Stap 5: terugkomdag 2 dagen + terugkomdag Aanbod begeleiding

13 1.2.6 Trajectbegeleiding Kennismanagement Elk van ons is een verzameling van kennis, ervaring, vaardigheden, netwerken, Kennis is begrijpen en weten. Onze kennis groeit continu door ervaring, denken, leren, intuïtie. Kennismanagement stimuleert de efficiëntie in een organisatie door alle kennis systematisch te delen en toegankelijk te maken voor anderen. Met kennismanagement wint een organisatie tijd. Kennisontwikkeling is een resultaat van interpersoonlijke contacten. De enige methode om deze kennis efficiënt te gebruiken is het creëren van een aangepaste omgeving waarin samenwerking de norm is en niet een uitzondering. Er zijn drie belangrijke actoren in kennismanagement: mensen, processen en technologie. In deze trajectbegeleiding komen deze drie actoren systematisch aan bod. We bieden een stappenplan aan voor een concrete implementatie van kennismanagement in de organisatie. We bieden daar ook de nodige tools voor aan, die we inoefenen. De klemtoon ligt op zachte tools (de medewerkers) eerder dan op harde tools (technologie en sofware). Alle medewerkers van de CBE s en CVO s Doelstellingen - Na het traject kennen de deelnemers de basisprincipes van kennismanagement (KM). - Na het traject kennen de deelnemers de kennismanagement tools. - Na het traject is een KM-systeem geïmplementeerd in het centrum. Mogelijke acties - Stap 1: inleidende opleiding Kennismanagement - Stap 2: bevraging - Stap 3: analyse - Stap 4; bepalen van KM-tools - Stap 5: bepalen van de nodige ICT-ondersteuning - Stap 6: testperiode - Stap 7: evaluatie - Stap 8: implementatie - Stap 9: felicitatie 10 à 14 dagdelen Aanbod begeleiding

14 1.2.7 Trajectbegeleiding Communicatiemanagement Interne communicatie is in een organisatie belangrijk. Interne communicatie verloopt soms gebrekkig en ondoordacht. Onzorgvuldige interne communicatie leidt tot ruis, ruis tot roddels. In deze trajectbegeleiding leer je de interne communicatie in de organisatie projectmatig aanpakken. Alle medewerkers van de CBE s en CVO s Doelstellingen - Na de begeleiding kennen de medewerkers de basisprincipes van een goede interne communicatie. - Na de begeleiding is de interne communicatie projectmatig verbeterd. Mogelijke acties - Stap 1: theoretische sessie interne communicatie - Stap 2: definiëren van het project - Stap 3: bestaande interne communicatiekanalen in kaart brengen - Stap 4: analyse van de bestaande toestand - Stap 5: oplossingen zoeken en kiezen - Stap 6: gekozen oplossing uittesten - Stap 7: feedback opvragen en het voorstel aanpassen - Stap 8: toepassen 10 à 14 dagdelen Aanbod begeleiding

15 1.2.8 Trajectbegeleiding Zorgbeleid Doelstellingen Trajectbegeleiding is een vorm van individuele begeleiding die erop gericht is dat elke cursist een gepast leertraject kan afleggen. Er bestaan verschillende manieren om trajectbegeleiding te organiseren. Vocvo beschikt over een stroomschema dat op maat van het centrum kan aangevuld worden. Trajectbegeleiders van de CBE s en CVO s Na het traject kunnen de deelnemers: - voor de trajectbegeleiding in hun centrum een systeem kiezen dat past binnen de integrale kwaliteitszorg van hun centrum - trajectbegeleiding in hun centrum implementeren - een draagvlak creëren voor het succesvol implementeren van de trajectbegeleiding. - de trajectbegeleiding in hun centrum beoordelen en waar nodig verbeteren Mogelijke acties - De beginsituatie van het centrum screenen - Een stappenplan bespreken - De implementatie opvolgen - Proces en product evalueren 4 of 5 halve dagen Aanbod begeleiding

16 1.2.9 Trajectbegeleiding Vorming Training Opleiding (VTO) In deze trajectbegeleiding definiëren we de termen vorming, training en opleiding (VTO). We maken een onderscheid tussen verschillende soorten opleidingen: gedragsgerichte, vernieuwingsgerichte, doelgerichte, functiegerichte en kennisgerichte opleidingen. De deelnemers werken in groep een oefening uit voor het opstellen van een opleidingsplan (OP) voor de organisatie en persoonlijke opleidingsplannen voor de individuele medewerkers (POP). Volgende aspecten komen aan bod: competenties op niveau van de medewerker, van de functie, van het team en van de organisatie. Hieruit leiden we een competentietabel of opleidingsnoden af. Via oefening leer je uit het beleidsplan de noodzakelijke competenties af te leiden en vertalen naar medewerkerscompetenties. Ten slotte leer je individuele opleidingen bepalen. Doelstellingen Leidinggevenden Na het traject: - ken je de soorten opleidingen - ken je de verschillende stappen om een opleidingsplan op te stellen en het verschil tussen een OP en een persoonlijk POP - heeft de organisatie een opleidingsplan en hebben de medewerkers een POP Mogelijke acties - Stap 1: inleidende opleiding Opleidingsbeleid - Stap 2: reeds gebeurde opleidingen inventariseren - Stap 3: deze opleidingen evalueren - Stap 4: opleidingsreglement opstellen - Stap 5: OP opstellen - Stap 6: POP s opstellen 10 dagdelen Aanbod begeleiding

17 Trajectbegeleiding Organisatiestructuur Doelstelling Veel centra hebben problemen met de structuur van hun organisatie. Het organigram stemt niet meer overeen met de realiteit. Een organigram aanpassen kan best in overeenstemming gebeuren met de organisatiecultuur en met inbreng en participatie van de medewerkers. Dit miniproject begeleidt het centrum bij de realisatie van een gedragen nieuwe structuur. Leidinggevenden Na het project beschikt het centrum over een nieuw organigram. Mogelijke acties - Stap 1: analyse van de organisatiecultuur - Stap 2: bevraging van de medewerkers - Stap 3: analyse van de bevraging - Stap 4: voorstelling van de nieuwe structuur en bespreking door de leidinggevenden - Stap 5: terugkoppeling naar de Raad van Bestuur - Stap 6: voorstelling aan de medewerkers + feedback - Stap 7: aanpassingen aan feedback - Stap 8: implementatie van het organigram 4 à 6 dagdelen Aanbod begeleiding

18 1.3 Ondersteuning bij het realiseren van de eindtermen en basiscompetenties Trajectbegeleiding Implementatie opleidingsprofielen (OP) en leerplannen (LP) Uit evaluatie blijkt dat centra vragende partij zijn om op maat dieper in te gaan op allerlei facetten die te maken hebben met implementatie van opleidingsprofielen en leerplannen. Daarop wil deze trajectbegeleiding ingaan. De centra hebben ongetwijfeld een bepaalde kijk op de implementatie van opleidingsprofielen en leerplannen. Tijdens het schooljaar verzorgde Vocvo een vorming over leerplan lezen, met een algemeen luik en een leergebied- en studiegebiedspecifiek gedeelte. Daarbij hoorde ook een handige bundel. Op basis van een eigen behoefteanalyse bepalen centrum en begeleider een stappenplan om te komen tot een systematiek voor kwalitatieve implementatie. We investeren voldoende tijd in concrete toepassingen voor het leergebied/studiegebied dat het centrum heeft gekozen. Het centrum bepaalt intern wat de behoeften zijn, voor welk leergebied/studiegebied uit het eigen aanbod toepassingen ontwikkeld worden en hoeveel tijd de deelnemers minimaal of maximaal kunnen investeren. Zoveel mogelijk educatieve medewerkers/leraars van het betrokken leergebied/studiegebied nemen aan de trajectbegeleiding deel. De deelnemers engageren zich voor het gehele traject dat het centrum en begeleider afspreken. Doelstellingen Mogelijke acties CBE: Lesgevers en coördinator van een leergebied CVO: Lesgevers en coördinator van een studiegebied Na het traject: 1. hebben de deelnemers inzicht in het wettelijk kader van opleidingsprofielen en leerplannen 2. hebben de deelnemers inzicht in een aantal toepassingen m.b.t. implementatie van opleidingsprofielen en leerplannen van het leergebied/studiegebied waarin zij tewerkgesteld zijn a. kunnen de deelnemers de aangeboden instrumenten gebruiken b. kunnen de deelnemers zelf instrumenten ontwikkelen 3. kunnen de deelnemers de opgedane kennis en vaardigheden op een adequate wijze doorgeven aan collega s Mogelijke stappen: - Stap 1: inzicht verwerven in het wettelijk kader van opleidingsprofielen en leerplannen Aanbod begeleiding

19 Focus op één leergebied of één studiegebied: - Stap 2: toepassingen maken op de vertaling van leerplandoelstellingen naar de onderwijspraktijk (lesdoelen) - Stap 3: toepassingen maken op didactische werkvormen - Stap 4: toepassingen maken op evaluatie van leerplandoelstellingen (formatieve en summatieve evaluatie) - Stap 5: mogelijkheden exploreren om de opgedane kennis en vaardigheden m.b.t. implementatie van opleidingsprofielen en leerplannen door te geven aan collega s Te bepalen in samenspraak tussen het centrum en de begeleider Aanbod begeleiding