Mastersessies Blok 2. Leverancierselectie

Transcriptie

1 Mastersessies 2014 Blok 2 Leverancierselectie

2 Alex van den Bergh Quint Wellington Redwood 8 jaar bij Quint Wellington Redwood Sourcing Advisory Lead outsourcing, offshoring, shared services, integraties en separaties Spreekt en publiceert regelmatig over de IT- en sourcingmarkt

3 27 januari uur Ontvangst / koffie uur Module 1: Outsourcing strategie en besluitvorming uur Koffiepauze uur. Module 2: Leverancierselectie uur Lunchpauze uur Module 3: Contracteren enzo uur Koffiepauze uur. Module 4: Transitie en transformatie uur Einde van dag 1 3

4 Agenda 1. Introductie 2. Aanpak 3. Tijdlijn 4. Projectsturing 5. RFP-structuur 6. Lessons Learned 7. Vragen 4

5 Structuur Quint Wellington Redwood 5

6 Structuur ISG Assessment 1-3 months Transaction 6-9 months Transition 3-12 months Contractual Relationship 3-7 years

7 Sourcing Competence Center mbv escm-cl 7

8 Agenda 1. Introductie 2. Aanpak 3. Tijdlijn 4. Projectsturing 5. RFP-structuur 6. Lessons Learned 7. Vragen 8

9 Typisch proces voor leverancierselectie Voorselectie 5-10 RFI: Is dit echt nodig? Focus op ervaring en schaalgrootte RFP 3-5 RFP = contract; Klant: wat Leverancier: hoe Evaluatie 3-5 Evaluatie tegen doelstellingen Concurrentie: 2 leveranciers verder Due Diligence 2 Begrip van huidige situatie Wegnemen van aannames in bieding Onderhandelen rondes gevolgd door BAFO 2 contracten, 1 handtekening 9

10 Een RFP gaat over het sluiten van open punten Best Practice Traditionele inkoop RFP Evaluatie Due Diligence Onderhandelen RFP Evaluatie Due Diligence Onderhandelen Transitie? Contract??? 10

11 Gerichte interactie met leveranciers is van belang Voorselectie 5-10 RFP 3-5 Evaluatie 3-5 Due Diligence 2 Beperkte interactie Optioneel presentatie Executive niveau Procesbriefing (eventueel plenair) Coaching: Q&A en Solutioning sessie Walkthrough proposal (1 of 2 keer) Debriefen van verliezers! Rondleiding Extra uitleg Vermijd beinvloeding personeel Onderhandelen rondes; tijd tussen sessies Focus op transitie Debriefen van verliezer 11

12 Selectie conform EU Aanbesteding Algemeen Conformiteit Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO). Openbare aanbesteding of niet-openbare aanbesteding. Invloedfactoren: complexiteit, flexibiliteit, marktmachten. Openbare aanbesteding Ongelimiteerd aantal partijen kan inschrijven. Kleine winkans voor leverancier. Grote kans op no bid. Niet-openbare aanbesteding Na pre-selectie nodigt opdrachtgever een beperkt aantal leveranciers uit voor inschrijving. Interessante optie: concurrentiegerichte dialoog. 12

13 Een omgekeerde beauty contest De leverancier heeft een eigen checklist: Is de klantstrategie duidelijk? Is het besluit om uit te besteden al genomen? Is er een business case die wij kunnen matchen? Hebben wij een relatie op executive niveau? Wat is de situatie t.a.v. personeel? OR/Bonden? Hoeveel leveranciers doen mee aan RFP? Zijn wij of andere leveranciers in het voordeel? Is het proces/planning duidelijk? Gaat de klant de planning halen? Is een sourcing-adviseur betrokken? Ergo: Wat is de kans om dit te winnen? Wat is de benodigde investering? Gaan we aanbieden? A-, B- of C-Team? 13

14 Agenda 1. Introductie 2. Aanpak 3. Tijdlijn 4. Projectsturing 5. RFP-structuur 6. Lessons Learned 7. Vragen 14

15 Tijdlijn Typisch Sourcing Project weken (exclusief vakanties) RfP Voorbereiding Bieding Evaluatie Onderhandelen Contract Afronding In/Outbound Due Diligence Mijlpalen RfP Verzenden Downselect 2 leveranciers Contract Toekenning Ondertekenen

16 Agenda 1. Introductie 2. Aanpak 3. Tijdlijn 4. Projectsturing 5. RFP-structuur 6. Lessons Learned 7. Vragen 16

17 Kernteam typische rollen en structuur Stuurgroep Sourcingadviseur Project-/ Bid-manager Communicatie PMO Diensten Financieel Juridisch Governance HR Due Diligence Transitie/ Transformatie Architectuur Security Inkoop Controlling Planning Extern? Compliance Audit Toekomstig team? Extern? OR Bonden In/ Outbound Toekomstig team? Exit 17

18 Alternatieve kernteam indeling - meerdere kavels IT Executive Board Steering Committee Programme Management Communication QA Risk Management Team Office automation Team Network / DC Team Telephony HR Legal Cost Management Contract Management Services 18

19 Aandachtspunten Projectsturing Stuurgroep juist bezet - wie zet handtekening? Empowerment: onderhandelbevoegdheid Voldoende capaciteit/kennis/ervaring PMO-rol niet te onderschatten Betrek diegenen die een rol spelen in toekomstige relatie Regie, Transitie, Transformatie Regelmatige projectmeetings Mijlpalen ter goedkeuring stuurgroep RFP-document: benoem eigenaar en reviewers 19

20 Agenda 1. Introductie 2. Aanpak 3. Tijdlijn 4. Projectsturing 5. RFP-structuur 6. Lessons Learned 7. Vragen 20

21 RFP Structuur Voorbeeld ISG RFP Directory Instructions MSA Exhibits** Appendices What to Do Terms Requirements Klantomgeving 1. Contents and Structure 2. Scope 3. Contact Information 4. Client Background 5. Objectives 6. Evaluation Criteria 7. Timetable 8. Instructions to Service Provider 9. Form of Proposal Bron: ISG Key Legal Terms & Conditions Contract Term/Termination Rights Liability Proprietary Rights Scope of Services Human Resources (HR) Provisions Security/Audit Facilities Warranties Indemnities Dispute Resolution Standards Projects Assets Country Law 1. Definitions 2. Statement(s) of Work 3. Service Levels 4. Pricing Provisions 5. HR Provisions 6. Governance Model 7. Sites 8. Technical Architecture 9. Current/Planned Projects 10. Equipment Assets 11. Software Assets 12. Third Party Contracts 13. Services Reports 14. Satisfaction Survey 15. Service Towers Demarcation 16. Security 17. Transition 18. Exit Assistance A. Server and Mainframe Environment Services B. End-User / Work Place Environment C. Cross-Functional Environment Services D. Human Resources 21

22 RFP Structuur Voorbeeld ISG RFP Directory Contract Door Leverancier Instructions MSA Exhibits** Appendices What to Do Terms Requirements Klantomgeving 1. Contents and Structure 2. Scope 3. Contact Information 4. Client Background 5. Objectives 6. Evaluation Criteria 7. Timetable 8. Instructions to Service Provider 9. Form of Proposal Bron: ISG Key Legal Terms & Conditions Contract Term/Termination Rights Liability Proprietary Rights Scope of Services Human Resources (HR) Provisions Security/Audit Facilities Warranties Indemnities Dispute Resolution Standards Projects Assets Country Law 1. Definitions 2. Statement(s) of Work 3. Service Levels 4. Pricing Provisions 5. HR Provisions 6. Governance Model 7. Sites 8. Technical Architecture 9. Current/Planned Projects 10. Equipment Assets 11. Software Assets 12. Third Party Contracts 13. Services Reports 14. Satisfaction Survey 15. Service Towers Demarcation 16. Security 17. Transition 18. Exit Assistance 1. Technical Solution A. Server and Mainframe 2. Transition Plan Environment 3. Transformation Services Plan B. End-User / Work Place Environment C. Cross-Functional Environment Services D. Human Resources 22

23 Prijsmodel Prijsmodel zelf voorschrijven maar ruimte laten voor leverancier Eigen prijsmodellen maken offertes vergelijkbaar Moeten doordacht zijn op alle serviceniveaus Geen ruimte laten voor vrije interpretatie (appels/appels) Denk aan termijnen, maar ook bedragen per periode Kostenstructuur leverancier volgen Prijzen pas betekenis wanneer aannames weggenomen zijn 23

24 Agenda 1. Introductie 2. Aanpak 3. Tijdlijn 4. Projectsturing 5. RFP-structuur 6. Lessons Learned 7. Vragen 24

25 Lessons Learned Heldere strategie vooraf Leverancier moet het ook zien zitten Goede voorbereiding is het halve werk: duidelijk eisenpakket Beslissingen vooraf, niet te veel open opties Help leverancier naar optimale bieding Betrek toekomstige governance-organisatie bij RFP Ga niet op de stoel van de leverancier zitten RFP is een middel, geen doel Gebruik externe expertise, indien onvoldoende voorhanden 25

26 Agenda 1. Introductie 2. Aanpak 3. Tijdlijn 4. Projectsturing 5. RFP-structuur 6. Lessons Learned 7. Vragen 26

27

28 Extra Materiaal

29 Kernvragen dienen vooraf beantwoord te zijn Welke sourcingdoelstelling bij welke business doelstelling? Waar onderscheidt de onderneming zich? Waar juist niet? Wat kan worden uitbesteed, en wat juist niet? Welke risico s lopen we dan? Wat is er nodig om het te implementeren? Wat is er nodig om het te kunnen managen? Wat levert het dan op; de business case! Bron: Mastersessie 1 (Outsourcing strategie en Besluitvorming), slide 11 29

30 Bezint eer ge begint - nulmeting Four key areas for review Doel Besparen: hoeveel? Vaardigheden: welke? Kwaliteit: meetbaar? Flexibiliteit: concreet? Aanpak Leverancierlandschap Transitie/Transformatie Kandidaten Processtappen Projecthygiëne Plan: detail? Afstemming: hoeveel? Risico-log: reëel? Mijlpaalplan Sturing Stakeholders: wie tekent? Stuurgroep: zwaarte? Rollen: commitment? Regie: betrokken? 30

31 Kavelplaat Quint 31

32 Tip: vertaal strategie in doelen per onderdeel Diensten Scope/volume Belangrijkste service levels / verbeteringen Architectuur Transformatiebehoefte Financieel Besparingen Variabiliteit Betalingscondities Doorbelasting Juridisch Eigen policies Aansprakelijkheden Beeindiging Auditrechten HR Betroffen medewerkers Uitgangspunten overgang Governance Rollen Overlegstructuren Ecosysteem leveranciers Opmerking: doelen zijn basis voor evaluatie 32

33 Gestructureerde aanpak voor alle Sourcing fasen Analysis Initiation Delivery Completion Ongoing escm Phase: ANALYSIS escm Phase: INITIATION Analysis Feasibility Study Sourcing Plan Selection Advise Contract Sign-off IT Services and Requirements Legal & Compliance Finance and Control Governance & Stakeholders HR Architecture 33

34 Europese aanbesteding Voorbereiding Markt verkenning Verwervings strategie Openbare procedure Niet openbare procedure Concurrentiegerichte dialoog Publicatie Publicatie Publicatie Selectieleidraad Aanmelding Selectie Selectieleidraad Aanmelding Selectie Uitnodiging tot Inschrijving Inschrijving Evaluatie Gunning Uitnodiging tot Inschrijving Inschrijving Evaluatie Gunning Concept beschrijvend document Dialoog Uitnodiging tot Inschrijving Inschrijving Evaluatie Gunning 34

35 EU Aanbesteding Tips voor goede voorbereiding Tenderstrategie: Vorm een tenderstrategie en creëer commitment. Marktverkenning: Verken de mogelijkheden en onmogelijkheden. Architectuur: Requirements: Risicoanalyse: Ramingen: Selecteer de aansluitingsvoorwaarden op de omgeving. Zet een heldere PvE-structuur op (bijv. ISO-standaard). Werk voornamelijk met functionele eisen vanuit business-/gebruikersperspectief. Bepaal de risico s voor het uit te besteden project. Maak zelf een inschatting van de prijs en bepaal een realistische balans tussen prijs, kwaliteit en snelheid. 35

36 Selectie volgens Rijnlandse aanpak A Best and final offer could involve additional criteria B D Selection using RfI and dialogue RfP B D BAFO B D B E RfI phase Due diligence Contracting and signing 36

37 Evaluatie Evaluatie naar partijen die niet gewonnen hebben is ook belangrijk Analyseer grondig proces met winnende partij Bereid je bij Europese aanbesteding voor op mogelijk kort geding Besef dat selectie pas het begin van het contract is Transitieplannen vaak nader uitgewerkt gunning Vindt niet elke keer het wiel uit (Sourcing Competence Center) 37

38 Sourcing Competence Center De scope van een sourcing competence center varieert: Knowledge broker Uitwisselen van best practices Onderhouden van tools & templates Consulting role Ondersteuning bij selecties Voorzien in trainingen Quality assurance Vaststellen van een sourcing standaard Audits op sourcing projecten Resource pooling Leveren van sourcing professionals 38

39 Voorbeeld ISG Exh. 2.5 End User Computing Bron: ISG 39