Het epibreren voorbij - Een middag over beleidsteksten in een duaal stelsel

Transcriptie

1 Het epibreren voorbij - Een middag over beleidsteksten in een duaal stelsel Verslag van het symposium 'Tekst met Beleid' op 28 juni 2012, Groningen Op donderdagmiddag 28 juni 2012 vond in de Hanzesociëteit van de Rijksuniversiteit Groningen (RuG) het symposium 'Tekst met Beleid' plaats, de eerste openbare activiteit van het Kennisplatform Tekst & Beleid. Het symposium vloeit voort uit het onderzoeksvoorstel 'Transparent policy documents in a Two-Tier Public-Authority Structure' dat de partijen achter het platform vorig jaar ter financiering indienden bij het programma 'Begrijpelijk Taal' van de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO). Die partijen zijn: de vakgroep Taalbeheersing van de Faculteit der Letteren van de RuG, de vakgroep Bestuursrecht en Bestuurskunde van de RuG, het Instituudt (geen typefout) voor Duidelijke Taal en juridisch-bestuurskundig onderzoeks- en adviesbureau Pro Facto. Dat de subsidieaanvraag van deze partijen helaas niet is gehonoreerd, weerhoudt de partijen er niet van de tanden op een andere manier in het onderwerp 'betere' beleidsteksten te zetten: ambtenaren, bestuurders, volksvertegenwoordigers, onderzoekers, studenten en adviseurs met elkaar in contact te brengen om de mogelijkheden voor praktijkgericht, diagnostisch onderzoek en interventies op maat te verkennen. De middag in de Hanzesociëteit vormde de aftrap van deze verkenning. Een gemêleerd gezelschap van ongeveer 50 man & vrouw gaf acte de présence. Op het programma stonden vier presentaties, ingeleid met de epibreer-kronkel van Carmiggelt door prof. dr. Kees de Glopper (vakgroep Taalbeheersing, Faculteit der Letteren, RuG), 'opgeleukt' met een optreden van cabaretière en studente Nederlandse Taal en Cultuur Hiske Schipper, culminerend in een discussie onder leiding van dr. Jacqueline van Kruiningen (vakgroep Taalbeheersing, Faculteit der Letteren, RuG), en afgerond met - uiteraard - een informele borrel. In zijn inleiding gaf Kees de Glopper een oriënterende schets van de ingewikkelde context waarin beleidsschrijvers hun werk doen. Niet de vermeende gebrekkige schrijfvaardigheid van de beleidsambtenaar maar de complexe beleidsarchipel maakt dat beleidsteksten vaak vaag blijven. De politiek-bestuurlijke omgeving waarin belangen, overwegingen en strategieën van betrokken partijen vaak lastig grijpbaar onder de oppervlakte blijven - bemoeilijkt keuzes in het schrijfproces en beïnvloedt de tekstkwaliteit. 1

2 Presentatie 1: 'Besturen met papier', Prof. dr. Heinrich Winter, vakgroep Bestuursrecht en Bestuurskunde van de RuG en directeur van Pro Facto De bedoeling van het tien jaar geleden geïntroduceerde duale stelsel in de gemeentelijke en provinciale politiek is vooral het ontvlechten van de verantwoordelijkheden van enerzijds staten- en raadsleden en anderzijds wethouders en gedeputeerden, om zo discussie terug te brengen in de vergaderingen en de democratie effectiever en zichtbaarder te maken. De rollen van staten- en raadsleden zijn: het stellen van (vooral financiële) kaders, het controleren van de uitvoeringvolgens-begroting en vertegenwoordiging van het volk. De rollen van wethouders en gedeputeerden zijn: het besturen en terugrapporteren. Om het stelsel kracht bij te zetten, 'een buitenboordmotor' te geven, zijn als vernieuwingen de rekenkamerfunctie, de griffie en de enquête toegevoegd. Het duaal stelsel heeft tot dusver niet helemaal gebracht wat ervan werd verwacht. Kaders stellen blijkt bijvoorbeeld moeilijk, terwijl dat juist zo belangrijk is om vervolgens te kunnen controleren. Het debat tussen raadsleden onderling laat te wensen over: zij blijven zich maar richten tot het college. Beleidsteksten zijn nog steeds niet zo toegankelijk als ze zouden kunnen zijn, doordat actoren vaak moeite hebben te bepalen waar ze precies in de beleidscyclus zitten. Het schrijfproces wordt idealiter juist beïnvloed door de fase in de cyclus. En lezen van beleidsteksten blijft te vaak te beperkt tot het lezen van de oplegtekst. Al met al veel stof voor discussie. Presentatie 2: 'Effecten van schrijftraining' door Eveline Pollmann, MA, oudstudente Taalbeheersing aan de Rug Eveline Pollmann schreef haar afstudeerscriptie over de effectiviteit van enkele schrijftrainingen zoals die door trainings- en adviesbureau Schouten & Nelissen onder andere aan ambtenaren worden gegeven. Ze heeft gekeken naar hun schrijfgedrag, de kwaliteit van hun teksten en de ervaringen van lezers. Lezers, vooral managers, willen bovenal al scannend snel te weten kunnen komen waar een tekst over gaat. Algemene kopjes als 'methode' helpen daarbij niet. Na een training zijn die koppen meer inhoudelijk, is de centrale boodschap naar voren geplaatst en besteden schrijvers meer aandacht aan de voorbereiding: ze vragen zich bewuster af voor welke lezer ze met welk doel schrijven. Op zinsniveau wordt er helaas niet veel progressie geboekt: de lange zinnen en de tangconstructies blijven opduiken. De positieve resultaten bleken gelukkig ook na drie maanden nog zichtbaar. Om trainingen nog effectiever te maken, is maatwerk belangrijk: een training die gebaseerd is op een ruim aantal 'echte' teksten van de deelnemers en op een goede probleemanalyse binnen de organisatie waarin de schrijver zijn werk doet. Belangrijk zijn het betrekken van die werkomgeving en het bieden van intensieve begeleiding met feedback op schrijfproducten. Presentatie 3: 'Een tekst is goed wanneer de wethouder enthousiast is' door Marit Holman, MA, tekstadviseur en oud-studente Taalbeheersing aan de RuG De vraag 'Wat is een goede tekst?' bleek door het hele middagprogramma heen moeilijk kort en universeel te beantwoorden. De titel van Marit Holmans presentatie geeft een antwoord op die vraag, maar wel een antwoord waarmee ze gelijk de lachers op haar hand had. Het antwoord is een van de vele uitspraken die ze met haar 2

3 scriptieonderzoek wist te ontlokken aan beleidsambtenaren van de gemeente Groningen. Ze onderzocht, door gebruik te maken van zogenaamde discourse-based interviews, de rol die de politiek-bestuurlijke omgeving speelt in het schrijfproces en wat het effect ervan is op tekstkwaliteit. De invloed van die omgeving blijkt sterk te zijn, erg sterk. Ook Marit constateert bijvoorbeeld dat teksten vaak vaag zijn doordat opdracht en doel nog vaag zijn, wat weer samenhangt met de fase in het beleidsproces. En ze constateert bijvoorbeeld dat duidelijkheid vaak een ondergeschikt streven van een schrijver is; dat een tekst verder kan in de politiekbestuurlijke molen is belangrijker. Tekstkwaliteit wordt door veel meer bepaald dan alleen de individuele schrijfcompetentie van beleidsschrijvers en dat maakt dat schrijftrainingen maar beperkt effect hebben. Presentatie 4: 'Naar contextuele schrijfadviezen', drs. Kees Frenay, zelfstandig tekstadviseur De variatie in beleidsteksten is groot, constateert Kees Frenay op basis van de praktijk. De ene tekst is niet per se beter dan de andere; ze zijn vooral anders. Dat komt mede doordat er nauwelijks expliciete normen zijn ('als de krant er elke dag totaal anders uit zou zien, zou je niet weten hoe snel je je abonnement moest opzeggen'). Of een tekst goed is, hangt er onder andere van af of hij zijn doel bereikt. Dat doel is niet 'als schrijver laten zien hoe deskundig je wel niet bent', maar om de lezer in staat te stellen zijn werk goed te doen: kennis nemen van de inhoud, richting krijgen en kunnen beslissen. Een complicerende factor daarbij is dat een collegelid een andere lezer is dan een raadslid. Dit alles vraagt om stukken die niet vaag zijn, maar die helder voorwerk laten zien en dat vraagt dus om schrijvers die keuzes durven maken. Een goede tekst is ook een tekst die de eerste vragen van een lezer snel en duidelijk beantwoordt: Waarom krijg ik deze tekst?, Waar gaat het over?, Wat moet ik ermee? Daartoe stelt Kees het blokkenmodel voor, een model met negen componenten: 'titel', 'inleiding', 'definitie', 'ambitie', 'verkenning', 'keuze', 'uitvoering', 'financiën' en 'vervolgens'. De 'inleiding', bijvoorbeeld, beantwoordt de eerste lezersvragen direct en helder, de 'definitie' ontsluit het onderwerp zo dat ook leken zinvol verder kunnen lezen, en met het aantal blokken weet een goede schrijver wel raad (een visietekst heeft bijvoorbeeld geen 'uitvoering'). Optreden cabaretière Hiske Schipper Zingend en beschouwend maakte Hiske Schipper de aanwezigen getuige van de lotgevallen van beleidsambtenaar Jan van een niet nader genoemde gemeente of provincie, die na een lange trouwe carrière enigszins gefrustreerd met de VUT gaat. Hij heeft het allemaal meegemaakt, de hele transitie van schrijfmachine tot en met het nieuwste digitale communiceren, maar nu is daar opeens die vrije tijd... Een wijsheid meegevend intermezzo over treintjes en draaiorgels, Wilders bij de kapper, grote witte katoenen onderbroeken en met liedjes "op de grens van gênant en tragisch", zoals Hiske ze zelf betitelt. 3

4 Reflectie en discussie o.l.v. dr. Jacqueline van Kruiningen, vakgroep Taalbeheersing, Faculteit der Letteren, RuG Centraal thema in de discussie was de zoektocht naar manieren om beleidsteksten te verbeteren in de geschetste complexe ambtelijk-bestuurlijke omgeving. Die zoektocht kreeg vorm op basis van de bijdragen van de sprekers uit wetenschappelijke en adviserende hoek en de gedachten daarover vanuit de praktijk van de meeste congresbezoekers. Die verbetering van beleidsteksten moet niet zozeer gezocht worden, lijkt een gedeelde mening, in traditionele schrijftrainingen met accent op formulering en spelling - beleidsambtenaren kunnen doorgaans echt wel schrijven - maar eerder in grondige analyse van de context en een toegenomen bewustzijn daarvan. Daar is zogenaamd contextsensitief onderzoek voor nodig. Dat onderzoek kan etnomethodologisch zijn waarbij individuele schrijfprocessen gedetailleerd gevolgd worden en als het ware text histories' tot stand komen, het kan taalfilosofisch zijn, maar altijd uitgaande van de praktijk en uiteindelijk bruikbaar in de praktijk. Een goede tip aan beleidsambtenaren voor de korte termijn is: woon vaker de raads- of statenvergaderingen bij! Dan zie je hoe je lezer met je tekst omgaat, wat wanneer in de beleidscyclus zijn behoeftes zijn en hoe de politieke discussie over de tekst verloopt. Een steeds terugkerende vraag was: Wat is nou een goede beleidstekst en waardoor is het zo moeilijk een goede beleidstekst te schrijven? De eerste vraag bleek - voorspelbaar - moeilijk te beantwoorden; de tweede vraag maakte oorzaken, kanttekeningen en suggesties in de zaal los. Een oorzaak is dat schrijvers zich niet voldoende bewust zijn van alle factoren die hun schrijfproces beïnvloeden (wéér die context). Een andere oorzaak is dat doel en doelgroep steeds wisselen en dat ambtenaren zich te veel op de collegeleden zijn blijven richten. En weer een andere oorzaak is eenvoudig tijdgebrek: herschrijven is zeer vruchtbaar, zeker als je er een kritische meelezer bij hebt, maar je moet er wel tijd voor hebben. Een kanttekening is dat een vage tekst niet direct moet worden weggezet als een slechte tekst: voor die vaagheid zijn legitieme redenen aan te wijzen die sterk samenhangen met de beleidscyclus (bijvoorbeeld het komen tot en vastleggen van compromissen) en ook voor het schrijven van een vage tekst heb je fikse schrijfvaardigheid nodig. Een andere kanttekening is dat er ook zoiets is als de taakopvatting van de schrijvende ambtenaar: moet hij bijvoorbeeld in de huid kruipen van de politiek of juist een kwetsbare tekst schrijven en opschrijven wat hij vanuit maatschappelijke bevlogenheid vindt? In de categorie tips werd onder andere verzucht dat raadsleden zelf harder met hun vuist op tafel moeten slaan en eisen moeten stellen. Ook werd ingebracht dat het eerder en intensiever betrekken van de communicatieadviseur in het beleidsproces kan helpen om bijvoorbeeld bewuster te worden van doelen en doelgroepen. Ten slotte is er veel gezegd en gevraagd over formats voor beleidsteksten. Helpt een format? Waarschijnlijk wel, maar het moet geen sjabloon worden. Als je met formats werkt, zou je formats per doel, doelgroep en fase van het beleidsproces moeten hebben, want verschillende lezers hebben op verschillende momenten behoefte aan verschillende informatie. Zo is bij de gemeente Assen bijvoorbeeld gebleken dat 4

5 collegeleden weliswaar gelukkig zijn met het traditioneel gebruikte format voor de oplegnotitie bij een beleidsstuk, maar dat raadsleden eigenlijk behoefte hebben aan een iets andere oplegger met bijvoorbeeld meer aandacht voor de voorgeschiedenis van een stuk. En door het internet is de doelgroep 'gewone burger' nog meer een serieuze doelgroep geworden die misschien eigen versies van beleidsteksten verdient. Afwijken van het format, de norm, kan juist ook heel verfrissend zijn, zoals de Drentse winnaar van de wedstrijd 'best schrijvende beleidsambtenaar' liet zien met een vervolgverhaal met kadertjes erbij. Het was, kortom, een inspirerende middag waar onderzoek en praktijk elkaar beter leerden kennen. Die kennismaking kan resulteren in samenwerking. De onderzoekers houden zich van harte aanbevolen voor vervolgafspraken (vanaf september) met geïnteresseerde partijen, om concrete mogelijkheden te bespreken en plannen voor onderzoek en interventie te ontwikkelen. Een eerste laagdrempelige en betaalbare manier van onderzoek kan in de vorm van een masterscriptie worden geformuleerd en uitgevoerd, precies zoals Eveline Pollmann en Marit Holman dat deden. Verslag: Avivah Becker, MA-studente Nederlandse Taal & Cultuur 5