Projectplan project duurzaamheid gemeente Drimmelen

Transcriptie

1 Projectplan project duurzaamheid gemeente Drimmelen Versie : 2 Datum : Maart 2011 Samengesteld door : K.J. van der Spek-van den Burg

2 pagina 2 van 17 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanleiding en achtergrond project Projectresultaat Projectopdracht/projectresultaat Doelstellingen Kwaliteitseisen resultaat Succesfactoren en risicofactoren Projectfasering Projectkader Voorwaarden Bestuurlijke besluitvorming Projectorganisatie Externe partners Projectplanning Activiteitenplanning Middelenplanning Bijlagen Bijlage 1: taakomschrijvingen projectorganisatie Activiteitenplanning project Duurzaamheid Raming benodigde capaciteit fase 1 project... 17

3 pagina 3 van 17 1 Inleiding Voor u ligt het projectplan voor het project duurzaamheid in de gemeente Drimmelen. Aan duurzaamheid wordt door het gemeentebestuur een hoge prioriteit gegeven. Het is dan ook de bedoeling dat er een gemeentelijke visie op duurzaamheid en een duurzaamheidsbeleid komt. In dit projectplan wordt beschreven op welke wijze hier invulling aan wordt gegeven: In hoofdstuk 2 wordt kort de aanleiding beschreven; In hoofdstuk 3 wordt het projectresultaat beschreven: projectopdracht, doelstellingen, kwaliteitseisen en succes- en risicofactoren; In hoofdstuk 4 wordt de projectfasering toegelicht; Hoofdstuk 5 beschrijft het projectkader: voorwaarden, bestuurlijke besluitvorming, projectorganisatie en externe partners; In hoofdstuk 6 wordt ingegaan op de activiteitenplanning en de middelenplanning. In hoofdstuk 7 zijn de bijlagen opgenomen.

4 pagina 4 van 17 2 Aanleiding en achtergrond project Het besef is er dat de fossiele brandstoffen eindig zijn en dat het klimaat aan het veranderen is. Verder begint het langzaam door te dringen dat er iets moet gebeuren om het wonen en leven op onze planeet aantrekkelijk te houden. Daarom heeft duurzaamheid in brede zin op alle schaalniveaus grote aandacht: internationaal, nationaal, provinciaal en regionaal (West-Brabant). Ook de gemeente Drimmelen wil hieraan haar bijdrage leveren. De gemeente doet al een en ander op het gebied van duurzaamheid: De gemeente heeft de Verklaring van Dussen (regio West-Brabant) ondertekend. Hiermee wil de regio een bijdrage leveren aan de rijksdoelstellingen met betrekking tot duurzame energie, energiebesparing en CO2-reductie; De gemeente neemt deel aan de SLOK-projecten (SLOK: Stimuleringsregeling Lokale Klimaatinitiatieven) van de regio. Met het uitvoeren van deze projecten wordt een bijdrage geleverd aan de realisatie van de Verklaring van Dussen; De gemeente is milleniumgemeente; De gemeente heeft deelgenomen aan de pilot maak je verbouwing duurzaam van de regio Breda; De gemeente heeft in haar toeristisch beleid een passage opgenomen over duurzaam toerisme; De gemeente heeft samen met de gemeenten Oosterhout en Geertruidenberg, woningbouwcorporaties en enkele bouwbedrijven het Manifest Duurzaam Dongemond ondertekend. Dit manifest moet het duurzaam bouwen bevorderen. Enzovoort. Het knelpunt hierbij is dat de samenhang ontbreekt. Daarnaast is in het coalitie-akkoord opgenomen dat men een duurzame leefkwaliteit wil bereiken en onderhouden in Drimmelen met als uitgangspunt het doelbewust nemen van een eigen verantwoordelijkheid. Dit wil men onder andere bereiken door het opstellen van een duurzaam klimaatbeleid, nieuw beleid met betrekking tot duurzame energie met een focus op windenergie en een visie op de gemeente Drimmelen als een energieneutrale gemeente in Verder moet ook aandacht worden besteed aan biodiversiteit, het verlenen van medewerking aan de realisatie van de milleniumdoelstellingen en aan het opnemen van duurzaamheid in alle raadsvoorstellen. In de op 24 februari 2011 door de gemeenteraad vastgestelde toekomstvisie 2040 Drimmelen in zicht, het blauwgroene perspectief staat duurzaamheid ook centraal. Dit moet een begrip worden dat niet meer weg te denken is uit het gemeentelijk beleid. Met duurzaamheid wordt een ontwikkeling bedoeld die aansluit op de behoeften van het heden, zonder het vermogen van toekomstige generaties om in hun eigen behoeften te voorzien in het gevaar te brengen. In de meest ideale situatie is er sprake van een balans tussen ecologische, economische en sociale belangen. Alle ontwikkelingen die op technologisch, economisch, ecologisch, politiek of sociaal vlak, bijdragen aan een gezonde aarde met welvarende bewoners en goed functionerende ecosystemen zijn duurzaam.

5 pagina 5 van 17 Uit bovenstaande blijkt dat inzicht gewenst is in hetgeen reeds gebeurt op het gebied van duurzaamheid, wat de relatie tussen de verschillende activiteiten is en wat de relevante ontwikkelingen zijn. Daarnaast wil de gemeente op het gebied van duurzaamheid belangrijke stappen zetten. En dan gaat het om duurzaamheid in brede zin. Omdat duurzaamheid breed is ofwel een containerbegrip is, is het noodzakelijk om een duidelijke visie op te stellen van wat men als gemeente op het gebied van duurzaamheid wil bereiken. Vervolgens kan deze visie worden uitgewerkt in een uitvoerbaar beleidsplan. Met dit project wordt uitvoering gegeven aan het opstellen van deze visie en het beleidsplan duurzaamheid.

6 pagina 6 van 17 3 Projectresultaat 3.1 Projectopdracht/projectresultaat Eindresultaat c.q. projectopdracht: Beleidsplan duurzaamheid gemeente Drimmelen met visie waar we als gemeente in 2040 willen staan met betrekking tot duurzaamheid en uitwerking daarvan in een realistisch activiteitenprogramma (dat loopt tot 2020). Toelichting: Gekozen is voor het jaar 2040 voor de visie omdat voor het realiseren van duurzaamheidsdoelstellingen vaak een lange tijd nodig is. Bovendien sluit dit ook aan bij de toekomstvisie. Vervolgens wordt de visie uitgewerkt in een beleidsplan. In dit beleidsplan is concreet benoemd wat de doelstellingen zijn en hoe deze doelstellingen worden bereikt. In het beleidsplan is tevens een uitvoeringsprogramma opgenomen waarin de activiteiten zijn opgenomen, die gerealiseerd moeten worden om de doelstellingen en daarmee de visie te bereiken. Het uitvoeringsprogramma heeft een looptijd tot Het plannen van activiteiten voor 30 jaar (tot 2040) is niet reëel, omdat zich tussentijds relevante ontwikkelingen kunnen voordoen. Een looptijd tot 2020 is al lang, regelmatig evalueren is dus noodzakelijk. In ieder geval zal er per raadsperiode een bijstelling plaatsvinden. In feite worden er dus 3 producten opgeleverd: 1. De duurzaamheidsvisie (met een punt aan de horizon in 2040); 2. Beleidsplan duurzaamheid (uitwerking van de visie); 3. Uitvoeringsprogramma tot 2020 (uit te voeren activiteiten waarmee het beleidsplan wordt gerealiseerd). Tussenresultaat: Startnotitie duurzaamheid met als inhoudsopgave: 1. Definiëring duurzaamheid ; 2. Wat doen we al? 3. Wat zijn de relevante ontwikkelingen? 4. Sterkte/zwakte-analyse: waar zijn we als gemeente sterk in en waarin niet? 5. Wat wordt de visie voor de langere termijn (2040)? In deze visie zit tevens een afbakening van wat wel en niet wordt opgepakt m.b.t. duurzaamheid en een punt aan de horizon (waar willen we in 2040 m.b.t. duurzaamheid staan?). 6. Wat zijn de uitgangspunten? 7. Welke rollen kan de gemeentelijke organisatie (en bestuur) vervullen? 8. Welke rollen kunnen externen vervullen? Toelichting: Over de inhoud van het beleidsplan kan nog niet veel worden gezegd. De inhoud van de startnotitie is hiervoor bepalend. Deze startnotitie wordt door de gemeentelijke organisatie en het gemeentebestuur samen met externe doelgroepen bepaald. Aan de hand van de startnotitie kan bepaald worden hoe het beleidsplan er uit moet gaan zien. De startnotitie is hiervoor dus de input. Dit betekent in feite dat het project in 2 fases wordt uitgevoerd: 1. Opstellen startnotitie duurzaamheid; 2. Opstellen beleidsplan duurzaamheid gemeente Drimmelen.

7 pagina 7 van Doelstellingen 1. Een duidelijke visie op wat we als gemeente (organisatie èn samenleving) willen bereiken op het gebied van duurzaamheid in Een realistisch beleidsplan op het gebied van duurzaamheid met een uitvoeringsprogramma, waarvan de uitvoering een grote kans van slagen heeft. 3. Zowel intern als extern betrokkenen dragen duurzaamheid een warm hart toe en geven actief vorm aan de visie en het beleid. Pas na het afronden van fase 1 (startnotitie) is het mogelijk doelstellingen op inhoud te formuleren. 3.3 Kwaliteitseisen resultaat De visie moet helder zijn en tevens een afbakening inhouden van wat we op het gebied van duurzaamheid gaan oppakken en wat niet. Er moet een duidelijk eindpunt aan de horizon worden geformuleerd ofwel waar willen we als gemeente in 2040 staan met betrekking tot duurzaamheid. Aan de hand van de visie moet een realistisch beleidsplan worden opgesteld met een uitvoerbaar activiteitenprogramma, zodat het realiseren van de visie grote kans van slagen heeft. Bepaalde ontwikkelingen kunnen echter niet wachten op het beleidsplan, bijvoorbeeld het nieuwe inkoopbeleid met het onderdeel duurzaam inkopen, windenergie en overige vormen van duurzame energie. Deze zaken moeten vooruitlopend op het totale duurzaamheidsbeleid worden opgepakt. De wens van de gemeenteraad is ook dat er daadwerkelijk een en ander wordt gerealiseerd op het gebied van duurzaamheid. Wel zal door B&W moeten worden bezien of het onderdeel vooruitlopend op het totale duurzaamheidsbeleid kan worden opgepakt. Zo ja, dan wordt dat onderdeel als input bij het duurzaamheidsbeleid meegenomen. 3.4 Succesfactoren en risicofactoren Succesfactoren bij dit project zijn: 1. De tijd is gunstig. Op alle schaalniveaus (internationaal, nationaal, provinciaal, regionaal en lokaal) is duurzaamheid momenteel een hot item. Dit heeft tot gevolg dat ook het bedrijfsleven zich meer en meer richt op duurzaamheid en dat meer burgers bewuster bezig zijn met onderwerpen van duurzaamheid. Dit wordt enerzijds verzoorzaakt door alle aandacht voor het opraken van fossiele brandstoffen en klimaatverandering en anderzijds door de economische crisis. Met duurzaamheid kan namelijk in de toekomst worden bespaard. Tevens kan het zorgen voor werkgelegenheid. Door deze ontwikkelingen is de slagingskans van het opstellen van een visie en beleidsplan en de uitvoering hiervan groter. 2. Binnen de gemeente Drimmelen heeft het opstellen van een duurzaamheidsvisie en beleidsplan een hoge prioriteit. Dit is gunstig voor de uitvoering van de opdracht. De visie en het beleidsplan passen ook goed in de toekomstvisie en in de gemeente Drimmelen als blauwgroene gemeente.

8 pagina 8 van 17 Risicofactoren bij dit project zijn: 1. Duurzaamheid is heel breed (containerbegrip). Een duidelijke begripsbepaling en afbakening in de visie van wat we als gemeente wel en niet doen op het gebied van duurzaamheid is daarom noodzakelijk. Gebeurt dit niet, dan verzanden we in eindeloze discussies en wordt er niets bereikt. 2. Duurzaamheid is nauwelijks afdwingbaar met wet- en regelgeving. Ofwel er is geen stok achter de deur. Dit kan ertoe leiden dat de medewerking door intern en extern betrokkenen teveel gebaseerd wordt op vrijwilligheid. De rollen, taken en verwachtingen van de intern en extern betrokkenen moeten daarom beschreven zijn en duidelijk zijn, zodat eenieder weet wat van hem of haar wordt verwacht. Verder moet de intern benodigde capaciteit worden ingepland. Hiervoor is het noodzakelijk dat gemeentebestuur en MT achter de aanpak staan. Tot slot is het belangrijk dat de projectleider de voortgang goed bewaakt. 3. Door de werkdruk intern kan vertraging ontstaan in de uitvoering. De benodigde capaciteit zal daarom moeten worden vrijgemaakt en worden ingepland. 4. Uitvoering van het beleidsplan behoort niet bij het project, maar is wel noodzakelijk voor het realiseren van de visie. De uitvoering kost tijd en geld. Niet alleen voor externe partijen, maar ook voor de gemeente. De gemeente heeft tenslotte een voorbeeldfunctie. Indien er geen personele en financiële middelen beschikbaar worden gesteld, wordt er uiteindelijk nog niets bereikt. 5. Het realiseren van duurzaamheid heeft lange tijd nodig. Van belang is daarom de visie en het beleidsplan uitdrukkelijk onder de aandacht te blijven brengen.

9 pagina 9 van 17 4 Projectfasering Het project wordt in 2 fases uitgevoerd: 1. fase 1: opstellen startnotitie met: a. inventarisatie van wat er al gebeurt, b. beschrijving relevante ontwikkelingen; c. gemeentelijke visie duurzaamheid: waar willen we in 2040 staan met duurzaamheid; d. beschrijving rollen gemeente en externe partijen; 2. fase 2: opstellen beleidsplan duurzaamheid gemeente Drimmelen (met looptijd tot 2020). De uitkomsten van fase 1 zijn bepalend voor fase 2. Het projectplan richt zich daarom met name op het realiseren van fase 1. Zodra fase 1 is afgerond, zal er een aanpak worden opgesteld voor fase 2. Fase 1 wordt gerealiseerd door: 1. Opzetten projectstructuur; 2. Oprichten duurzaamheidspanels (panels voor de verschillende onderwerpen, zoals bijvoorbeeld duurzame economie, duurzame energie, duurzame mobiliteit ), waarin externe doelgroepen zijn vertegenwoordigd; 3. Brainstormsessies met duurzaamheidspanels, gemeenteraad en interne organisatie om het begrip duurzaamheid te definiëren en de visie te bepalen; 4. Inventarisatie van hetgeen op het gebied van duurzaamheid al gebeurt; 5. Inventarisatie van relevante ontwikkelingen; 6. Opstellen en bespreken startnotitie; 7. Besluitvorming over startnotitie en vervolg (fase 2).

10 pagina 10 van 17 5 Projectkader 5.1 Voorwaarden In hoofdstuk 3.4 worden de risicofactoren genoemd. Om deze af te wenden, is een projectplan met planning en projectstructuur noodzakelijk. Voorwaarden voor het project zijn daarom: 1. Medewerking vanuit de gemeentelijke organisatie: benodigde capaciteit vrijmaken en inplannen en een MT die achter de aanpak staat. 2. Door het gemeentebestuur moeten financiële middelen beschikbaar worden gesteld om de uitvoering van het project te waarborgen. 3. Het gemeentebestuur moet achter de aanpak staan, dit ook uitdragen en het goede voorbeeld geven. Dit heeft een positieve werking naar de extern betrokkenen. 4. Een actieve opstelling van de extern betrokkenen. 5. Organisatie, bestuur en externen moeten zich houden aan de vooraf bepaalde en vastgestelde aanpak. Afwijken mag alleen indien hiervoor goede redenen zijn aan te voeren. We mogen ons dus niet laten leiden door de waan van de dag. 6. Als de visie is vastgesteld, is dit het uitgangspunt voor het beleidsplan. Afwijken van de visie is dus niet zomaar mogelijk. 7. Onderwerpen die vooruitlopend op het totale duurzaamheidsbeleid moeten worden opgepakt, dienen na akkoord van B&W als input voor het duurzaamheidsbeleid. 5.2 Bestuurlijke besluitvorming Naast regelmatig overleg met de ambtelijk opdrachtgever (MT-lid) heeft de projectleider ook regelmatig overleg met de bestuurlijk opdrachtgever. Het coördinatieteam grote projecten is de stuurgroep. Via het coördinatieteam zal terugkoppeling plaatsvinden en zal de gewenste aanpak worden besproken. De gemeenteraad zal worden geïnformeerd over dit projectplan (via een raadsbrief). Verder zal de gemeenteraad worden betrokken bij de definiëring van het begrip duurzaamheid en de visie. Dit gebeurt door enerzijds de raadsleden te betrekken bij duurzaamheidspanels en anderzijds door het inzetten van de informatieronde en opinieronde. Daarnaast zijn er besluitvormingsmomenten: 1. B&W: a. Het projectplan; b. De definiëring van duurzaamheid; c. De visie en de startnotitie. 2. De gemeenteraad over de startnotitie inclusief visie. Aan de hand van de resultaten van fase 1 wordt het projectplan voor fase 2 opgesteld. Deze zal ook ter besluitvorming worden voorgelegd aan B&W. 5.3 Projectorganisatie De projectorganisatie ziet er als volgt uit: 1. Bestuurlijk opdrachtgever: Marijke Vos-Kroeze; 2. Ambtelijk opdrachtgever: Hans Krämer; 3. Projectleider: Kendra van der Spek-van den Burg; 4. Projectgroep: a. Corina Segeren (ruimtelijke ordening);

11 pagina 11 van 17 b. Thomas van der Pluijm (windenergie); c. Yvonne de Nijs (biodiversiteit, milieucommunicatie, Wet milieubeheer); d. Karel van Twist (bodem en afval); e. Michiel Oomen (gebouwbeheer); f. Martijn van der Graaf (bouwen); g. Monique Verschuren (volkshuisvesting); h. Sjoerd van Dijk (economie en toerisme); i. Lilian van de Wiel (dorpsgericht werken); j. Corné Welten (water); k. John Mandemakers (natuur en groen); l. Melissa Simons (mobiliteit); m. Hans Ribbers (wegen, openbare verlichting); n. Wies van Minderhout/plaatsvervanger (inkoopbeleid); o. Rianne Oomen (sociale duurzaamheid: voorlopig, totdat duidelijk is welke rol afdeling MA kan spelen); p. Karly Tanczos en/of Anneke van Omme (communicatie). 5. Stuurgroep: coördinatieteam grote projecten. De samenstelling van de projectgroep is breed omdat duurzaamheid ook een breed begrip is. De samenstelling van de projectgroep kan er in fase 2 van het project anders uit zien. Dit is afhankelijk van de inhoud van de uiteindelijke startnotitie. In bijlage 1 (paragraaf 7.1) zijn de taakomschrijvingen van de verschillende spelers binnen de projectorganisatie opgenomen. In de bijgevoegde projectplanning (bijlage 2, paragraaf 7.2) zijn de overleg- en rapportagemomenten aangegeven. Verder zal de organisatie via intranet en mail op de hoogte worden gehouden van de stand van zaken met betrekking tot het project. 5.4 Externe partners De externe doelgroepen die betrokken gaan worden in de diverse duurzaamheidspanels zijn: 1. bewoners (dorpsgericht werken); 2. bedrijven, brancheorganisaties, adviesbureaus; 3. toeristisch platform; 4. natuur- en milieu-organisaties; 5. scholen; 6. maatschappelijke organisaties; 7. betrokken organisaties bij de milleniumdoelstellingen; 8. woningcorporaties; 9. projectontwikkelaars; 10. regio West-Brabant (i.v.m. duurzame energie); 11. waterschap; 12. provincie. Bij de start van het project worden de duurzaamheidsonderwerpen bepaald en de panels opgericht. Dan wordt ook bezien welke organisaties/bedrijven/burgers/overheden uitgenodigd worden om deel te nemen in een panel. Van de externe partners wordt verwacht dat ze duurzaamheid een warm hart toedragen, dat ze zich positief instellen en actief meedenken over de definiëring van het begrip duurzaamheid en de visie.

12 pagina 12 van 17 De panels worden op de volgende wijze betrokken: 1. Er vindt een startbijeenkomst plaats waarin het project en de rol van de panels wordt toegelicht en waarin het begrip duurzaamheid wordt besproken; 2. Brainstormsessie(s) over de visie; 3. Bespreken concept-startnotitie met visie. Op internet zal ook regelmatig worden gecommuniceerd over het project.

13 pagina 13 van 17 6 Projectplanning 6.1 Activiteitenplanning Het is de bedoeling dat fase 1 in het derde kwartaal van 2011 van start gaat en dat de startnotitie eind eerste kwartaal 2012 gereed is voor besluitvorming (streven is dat startnotitie medio 2012 door de gemeenteraad wordt vastgesteld). Met fase 2, het opstellen van het beleidsplan duurzaamheid wordt in het derde kwartaal van 2012 gestart en wordt afgerond in het derde kwartaal van In bijlage 2 (paragraaf 7.2) is de activiteitenplanning bijgevoegd voor fase Middelenplanning In de activiteitenplanning in bijlage 2 (paragraaf 7.2) is ook aangegeven wie verantwoordelijk is voor iedere activiteit. Om fase 1 uit te kunnen voeren is capaciteit nodig vanuit de gemeentelijke organisatie. In bijlage 3 (paragraaf 7.3) is een raming van de benodigde capaciteit aangegeven. Ook vanuit de externe partners is capaciteit nodig. In bijlage 3 (paragraaf 7.3) is hiervoor een raming gemaakt. Met betrekking tot de benodigde capaciteit vanuit de gemeentelijke organisatie (projectgroep) is door sommige potentiële projectgroepleden aangegeven dat de gevraagde capaciteit niet beschikbaar is en dat dit ook niet is op te lossen door het schuiven met taken. Vanaf september is er wel meer ruimte. Het is daarom niet mogelijk om eerder met de uitvoering van het projectplan te starten dan in september Naast capaciteit is er ook een budget nodig voor het uitvoeren van het project, zowel voor fase 1 als voor fase 2 van het project: Met betrekking tot duurzaamheid kan specifieke deskundigheid nodig zijn, die niet binnen de gemeentelijke organisatie aanwezig is. Het kan dan nodig zijn deze deskundigheid in te huren. Geraamd wordt dat hiervoor 5.000,00 nodig is. Met de externe partners worden diverse bijeenkomsten georganiseerd. Getracht wordt deze bijeenkomsten te houden in het gemeentehuis en in de avonduren (tenzij overdag ook mogelijk is). Indien dit niet mogelijk blijkt, moeten er wellicht kosten worden gemaakt voor het huren van een ruimte of het regelen van broodjes e.d. Geraamd wordt dat hiervoor 1.000,00 nodig is (voor fase 1 èn 2 in totaal). Ten behoeve van de communicatie moeten wellicht kosten worden gemaakt, bijvoorbeeld voor een huis-aan-huiskrant over duurzaamheid. De kosten worden geraamd op Het benodigde projectbudget wordt, gelet op bovenstaande, ingeschat op Dit projectbudget is nodig voor het gehele project, dus voor fase 1 èn fase 2. Dit betekent dat het projectbudget nodig is voor de jaren 2011 tot en met Voor dit budget is momenteel geen dekking aanwezig. Het projectbudget is daarom opgenomen bij nieuw beleid in het kader van de kerntakendiscussie. Tevens moet het project als nieuw beleid worden meegenomen bij de kadernota Zowel in het kader van de kerntakendiscussie als bij de kadernota zal ook aandacht moeten worden besteed aan de uitvoering van het beleidsplan duurzaamheid vanaf In paragraaf 3.4 (succes- en risicofactoren) is aangegeven dat de uitvoering van het beleidsplan niet hoort bij het project, maar dat dit wel noodzakelijk is voor de visie. Deze uitvoering kost tijd en geld, ook voor de gemeente.

14 pagina 14 van 17 7 Bijlagen 7.1 Bijlage 1: taakomschrijvingen projectorganisatie fase 1 project Gemeenteraad: 1. Middelen beschikbaar stellen voor uitvoering project; 2. Meedenken over de begripsdefiniëring van duurzaamheid en over de visie; 3. Besluitvorming over de startnotitie inclusief visie. B&W: 1. Beslissingen nemen; 2. Beslissingsbevoegdheid delegeren; 3. Opdrachten geven; 4. Projectplan beoordelen en goedkeuren; 5. Middelen beschikbaar stellen; 6. Overeengekomen tussenresultaten bewaken; 7. Tussenresultaten beoordelen en goedkeuren. Stuurgroep (coördinatieteam): 1. Breed draagvlak creëren voor het project in de staande organisatie en B&W; 2. Specialisatie op die gebieden die van belang zijn voor het project; 3. Verantwoordelijk zijn voor derden en hen vertegenwoordigen; 4. Controlerende en coördinerende taak tussen lijn- en projectorganisatie. 5. Voorbereiden bestuurlijke besluitvorming. Bestuurlijk opdrachtgever: 1. Beoordelen projectplan; 2. Voorzitten overleggen met externe partijen; 3. Vertegenwoordiging project in B&W, stuurgroep en gemeenteraad; 4. Afstemming tussen de projectorganisatie en het gemeentebestuur; 5. Leggen verbindingen tussen gemeentelijke organisatie en extern betrokkenen; 6. Tussenresultaten beoordelen en bewaken. Ambtelijk opdrachtgever: 1. Beoordelen projectplan; 2. Vrijmaken capaciteit voor projectleider en betrokken medewerkers van eigen afdeling; 3. Vertegenwoordiging project in MT; 4. Bevoegdheden projectleider bepalen; 5. Coördinatie tussen projectorganisatie en ambtelijke organisatie; 6. Verantwoordelijk voor bedrijfsvoeringsaspecten; 7. Toezien op uitvoering project. Projectleider: 1. Projectplan maken; 2. Taken en activiteiten voor de projectuitvoering verdelen; 3. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan projectgroepleden toekennen; 4. Aansturen project; 5. Aansturen projectgroep en voorzitten overleggen projectgroep; 6. Voortgang bewaken aan de hand van het projectplan; 7. Status en voortgang van het project regelmatig terugkoppelen aan ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgever; 8. Voortgangsrapportages opstellen en voorleggen aan de stuurgroep en het MT;

15 pagina 15 van Adviseren en voorbereiden ambtelijke en bestuurlijke besluitvorming; 10. Samen met cluster communicatie de communicatie over het project en de uitvoering hiervan richting projectorganisatie, gemeentelijke organisatie en extern betrokkenen verzorgen; 11. Het organiseren van verschillende vormen van overleg ten behoeve van de uitvoering van het project (projectgroep, overleg extern betrokkenen); 12. Beslissingen nemen en opdrachten geven, binnen de grenzen zoals die zijn overeengekomen met de ambtelijk opdrachtgever. 13. Verantwoordelijk voor de kwaliteit van het project; 14. Verzorgen projectadministratie: a. Urenregistratie; b. Planning bewaken en bijstellen indien nodig; c. Projectdossier bijhouden; d. Budgetbeheer projectbudget; e. Eventueel: verslaglegging overleggen. Projectgroep: Is verantwoordelijk voor het realiseren van de beoogde resultaten, die aan de projectgroep zijn toebedeeld. Aan de projectgroep nemen medewerkers deel vanwege hun expertise. Projectmedewerker (lid projectgroep): 1. Een planning van de eigen werkzaamheden opstellen; 2. De aan hem/haar opgedragen taken uitvoeren, conform de planning van het project (projectleider); 3. Werkzaamheden uitvoeren vanuit zijn of haar expertise ofwel kwaliteit bieden; 4. Verantwoordelijk voor de aan hem/haar opgedragen taak. Dit betekent ook dat indien voor zijn/haar taak hulp nodig is van collega s de projectmedewerker zelf hierover afspraken maakt met de betreffende collega s. 5. Terugkoppeling stand van zaken en eventuele knelpunten naar de projectleider en in de projectgroep. 6. Terugkoppeling informatie naar zijn/haar afdeling. Extern betrokkenen: 1. Actief meedenken over de definiëring van het begrip duurzaamheid en de visie; 2. Goed voorbereiden op de bijeenkomsten; 3. Nakomen gemaakte afspraken. Voorwaarden: 1. Indien binnen het project extra werkzaamheden worden gevraagd ten opzichte van het projectplan, dan wordt dit teruggekoppeld naar de ambtelijk opdrachtgever zodat in de lijn hierover beslissingen kunnen worden genomen. Dit geldt ook voor het projectbudget. 2. Bij het niet nakomen van gemaakte afspraken, dient in eerste instantie de projectleider de betreffende persoon hierop aan te spreken. Indien dit niet werkt, neemt de projectleider dit op met de ambtelijk (indien het een medewerker uit de gemeentelijke organisatie betreft) of bestuurlijke (indien het gaat om een extern betrokkene) opdrachtgever.

16 pagina 16 van Activiteitenplanning project Duurzaamheid

17 pagina 17 van Raming benodigde capaciteit fase 1 project