Faculteit Techniek, Bestuur en Management. Rapportage enquête interne communicatie. 1. Inleiding. 2. Motivatie onderzoek. 3.

Transcriptie

1 Faculteit Techniek, Bestuur en Management Rapportage enquête interne communicatie 1. Inleiding Dit document rapporteert over het online onderzoek naar de interne communicatie binnen de Faculteit Techniek, Bestuur en Management dat in juni 2006 onder de medewerkers van de faculteit TBM is uitgevoerd. 2. Motivatie onderzoek Een van de speerpunten in het beleid voor van het domein Marketing & Communicatie is het verbeteren van de communicatiestromen binnen de universiteit als geheel en de verschillende faculteiten afzonderlijk. De gedachte hierbij is dat de interne communicatie op efficiëntie en effectiviteit verbeterd zou kunnen worden. Een eerste stap in dit proces is het uitvoeren van een nulmeting; hoe verlopen de communicatiestromen precies en vooral ook, hoe ervaren de medewerkers en studenten van onze universiteit dit. Voelen zij zich voldoende geïnformeerd? Vanuit het TU-brede overleg interne communicatie is besloten om deze vragen per faculteit te beantwoorden door middel van een mondelinge enquête onder twintig medewerkers en twintig studenten. Voor TBM zijin we een op twee punten afwijkend te werk gegaan: Studenten zijn in het TBM-onderzoek buiten beschouwing gelaten omdat de communicatie richting studenten overwegend via het domein O&S verloopt en niet, zoals bij andere faculteiten gebruikelijk is, vooral via het domein M&C. Het onderzoek is niet mondeling onder twintig medewerkers, maar digitaal onder alle medewerkers uitgevoerd. Hiermee fungeert TBM als een pilot voor de andere faculteiten en de dienst M&C. Binnen de dienst M&C bestaat namelijk de wens om op meer regelmatige basis de effecten van de communicatie-inspanningen te meten. Hiervoor is de dienst op zoek naar een bruikbaar instrument. De voordelen van een online enquête liggen vooral in het bereik van de doelgroep en de verwerking van de onderzoeksgegevens. 3. Methode Het onderzoek is breed opgezet; er is gevraagd naar gebruik en waardering van vrijwel alle communicatiemiddelen binnen de faculteit en de universiteit. Ook is gevraagd in welke mate men zich geïnformeerd voelt en op welke wijze en over welke onderwerpen medewerkers geïnformeerd willen worden. In de vragenlijst is gebruik gemaakt van verschillende vraagsoorten, multiple choice, open en gesloten vragen. Voor de online enquête is gebruik gemaakt van de het systeem Netquestionnaires. Medewerkers zijn per uitgenodigd om deel te nemen aan de enquête. Hierbij is uitgegaan van de in totaal 402 e- mailadressen zoals die binnen TBM op 2 juni 2006 in Outlook bekend zijn. Door middel van een unieke link was de enquête toegankelijk. Het was mogelijk om het beantwoorden van de vragen tussentijds te onderbreken of terug te keren naar eerdere vragen. Diegenen die de enquête na een week nog niet of slechts gedeeltelijk hadden ingevuld, zijn eenmaal per herinnerd aan het onderzoek. pagina 1 of 10

2 De enquête is tweetalig opgezet. Bij het beantwoorden van de enquête konden de respondenten kiezen uit de NE of de EN versie. 4. Resultaten Respondenten In totaal hebben 155 mensen de vragenlijst volledig ingevuld. Dit komt overeen met 39% van alle medewerkers. Daarnaast hebben 48 mensen hebben de vragenlijst niet volledig ingevuld. Deze zijn in onderliggende rapportage buiten beschouwing gelaten. De hieronder genoemde percentages zijn gebaseerd op de 155 volledig ingevulde vragenlijsten. De verdeling over de functiecategorieën is als volgt; 6% hoogleraar, 25% promovendus, 35% overig wetenschappelijk personeel, 5% directeur / hoofd, 7% obp wetenschappelijke afdeling, 19% overig obp. Opvallend is dat 91% (141 respondenten) voor de Nederlandse versie van de enquête hebben gekozen. Slechts 9% (14 respondenten) kozen voor de Engelse versie. Uit het kruisen van deze vraag met de functiecategorieën wordt duidelijk dat het hierbij vooral om promovendi gaat. Gebruik en waardering communicatiemiddelen In de vraagstelling naar het gebruik en de waardering van de verschillende communicatiemiddelen is onderscheid gemaakt naar digitaal, papier, overlegvormen, onpersoonlijke middelen (plasmaschermen, prikborden) en bijeenkomsten. In lijn met de verwachting is het gebruik van digitale middelen ten opzichte van papieren middelen hoog, waarbij Delta en TBM Quarterly ongeveer gelijk scoren. pagina 2 of 10

3 Websites 80% van de respondenten heeft te kennen gegeven gebruik te maken van de website van TBM, de waardering ligt rond de voldoende (35%) tot goed (25%). De TBM-campusportal wordt door 70% van de respondenten gebruikt en de waardering varieert van matig (12%), voldoende (26%) tot goed (26%). Enkele respondenten waardeerden deze sites met slecht dan wel uitstekend. De website van de TU Delft wordt door 62% van de respondenten gebruikt, de waardering is matig 13%, voldoende 25% en goed 20%. Ook hier ligt het gebruik van de campusportal lager (51%) en de waardering varieert van matig (10%), voldoende (18%) tot goed (18%). In de open vragen zijn echter nogal wat kritische opmerkingen gemaakt over de websites, zowel van TBM als van de TU. Veelvuldig genoemde punten: onoverzichtelijk (wat staat waar?) verouderde informatie ontbreken van Engelstalige pagina s opbouw is niet logisch lastig zoeken, Google wordt ingezet om informatie te vinden op TBM-sites onderscheid TBM-website en TBM-campusportal is niet helder onderscheid TBM-campusportal en intranet is niet helder (N.B.: het intranet is in het voorjaar 2006 opgeheven) grote verschillen tussen de subsites van faculteiten en secties ej5 en mail aan TBM-everyone De ej5 wordt gelezen door 81% van de respondenten, de waardering is overwegend voldoende (22%) tot goed (42%). 74% van de respondenten leest de mail aan TBM-everyone, de waardering ligt tussen voldoende (30%) tot goed (29%). Papieren communicatiemiddelen Het meest in het oog springt dat de TBM-Quarterly een groot bereik heeft onder de respondenten. Alhoewel het orgaan een externe doelgroep heeft, hebben 122 respondenten (79%) aangegeven dit pagina 3 of 10

4 middel te lezen en de gemiddelde waardering is goed (3% matig, 29% voldoende, 36% goed, 11% uitstekend). Dit is opmerkelijk omdat het geen intern bedoeld middel is. Onder de TU-brede papieren middelen heeft Delta een vergelijkbaar bereik; gelezen door 79% van de respondenten en goed gewaardeerd (2% matig, 26% voldoende, 39% goed, 12% uitstekend). Overlegvormen Ondanks dat er binnen TBM uiteenlopende overlegvormen zijn, heeft toch 15% van de respondenten aangegeven nooit aan een van de genoemde overlegvormen deel te nemen. Verder is in de open vragen is een enkele keer aangegeven dat de OdC in de enquête ontbrak als overlegvorm. In de waardering van de overlegvormen valt op dat sectieoverleg niet door iedereen even positief wordt ervaren. Van de 109 respondenten die hebben aangegeven deel te nemen in een sectieoverleg, waarderen 41 mensen dit met slecht (3), matig (16) of voldoende (22). De overige 67 respondenten zijn wel positiever en waarderen het overleg met goed/uitstekend. Interne informele bijeenkomsten De meerderheid van de respondenten geeft aan deel te nemen aan informele bijeenkomsten, waarbij alleen de Sinterklaasviering en het Beaujolais-proeven lager scoort; de deelname aan deze evenementen ligt op 30% resp. 21%. De verdeling over de verschillende functiecategorieën geeft een gelijkmatig beeld. pagina 4 of 10

5 Waardering informatievoorziening Het algemene beeld dat uit de enquête naar voren komt is dat de medewerkers redelijk tevreden zijn over de informatievoorziening binnen TBM. Slechts 18% van de respondenten geeft aan de informatievoorziening als matig te ervaren, 46% vindt het voldoende, en 28% waardeert het met goed. Voor de TU Delft als geheel is de waardering iets minder, 26% waardeert de informatievoorziening als matig, 53% voldoende en 16% goed. Op de vraag of de respondent het gevoel heeft voldoende geïnformeerd te zijn om op een prettige en efficiënte manier zijn/haar werk te doen, heeft 66% van de respondenten Ja, ik denk het wel geantwoord en 14% Nee, ik denk het niet. 8% koos voor de optie geen mening en 12% anders, namelijk. De respondenten die voor deze laatste optie kozen, gaven aan dat de efficiëntie verbeterd kan worden door informatie eerder, minder gefragmenteerd en op een centrale plaats te verspreiden. De OOD werd in dit verband meerdere keren genoemd. Men ervaart nog veel onduidelijkheid over procedures etc. Het kruisen van deze vraag met de indeling over de functiecategorieën geeft aan dat met name het ondersteunende personeel zich wel eens onvoldoende geïnformeerd voelt om op een prettige en efficiënte manier zijn/haar werk te doen. Zie onderstaande tabellen maken dit inzichtelijk. pagina 5 of 10

6 pagina 6 of 10

7 Open vragen interne informatievoorziening Uit de open vragen kwam naar voren dat men het aantal informatiekanalen te groot vindt en er geen helder beeld is van wat je waar kan verwachten. Ook werd genoemd dat er (daardoor) vaak verdubbeling of overlap voorkomt. Dit schept verwarring en de veelheid aan middelen wordt ervaren als overload ; het is niet bij te houden. De voorkeur gaat uit naar minder vaak, maar meer gebundelde informatie waarbij de medewerker snel in een overzicht kan zien wat nieuw is en daarbij zelf eenvoudig kan selecteren waarover hij/zij meer wil lezen. In de open vragen is ook meermaals genoemd dat de informatievoorziening verbeterd kan worden door meer helderheid te bieden over procedures en verantwoordelijkheden. Op de vraag waar men informatie zoekt over de procedure rond ziekmelding werd door het merendeel van de respondenten geantwoord dat zij hiervoor een secretariaat benaderen ( want zij weten alles ). Dit levert doorgaans het gewenste resultaat op en dit is volgens de respondenten ook de juiste weg. De minderheid van de respondenten wendt zich hiervoor tot de website van P&O, waar de gewenste informatie niet altijd gevonden wordt, terwijl men vindt dat het hier wel op z n plek zou zijn. Navraag naar informatie over de strategie van de faculteit leverde bijzonder veel uiteenlopende antwoorden. De meeste respondenten zouden hiervoor aankloppen bij hun leidinggevenden (sectieleiders zijn vaak genoemd). Ook de website, het jaarverslag, de MT-verslagen, de secretaris of de decaan kwamen meerdere keren voor. Slechts zeven respondenten zouden hiervoor het meerjarenplan openslaan. Allen hebben het vertrouwen dat zij op genoemde plaatsen de gewenste informatie zouden vinden. Slechts enkelen hebben dit daadwerkelijk gecontroleerd. Engelstalig? Op de vraag of er prijs gesteld wordt op meer Engelstalige communicatiemiddelen heeft 24% van de respondenten ja geantwoord, 48% nee en 28% heeft geen mening ingevuld. De ja-zeggers antwoordden vaak alles. Verder zijn meerdere keren genoemd: Website pagina 7 of 10

8 ej5 regelingen voor medewerkers MT-verslagen / strategische informatie. OOD De belangstelling voor de OOD is onder de respondenten niet zo groot; slechts 25% van de respondenten heeft aangegeven dat zij geïnformeerd willen worden over de OOD in de uitvoeringsfase. Kruising met de functiecategorieën laat zien dat deze belangstelling vooral komt van diegenen die het meest direct met de OOD te maken hebben; het ondersteunend personeel. Geen van de hoogleraren die de enquête volledig hebben ingevuld, heeft aangegeven informatie te willen ontvangen over de OOD in de uitvoeringsfase. De OOD-nieuwsbrief wordt gelezen door 38%, en de waardering ervan is overwegend voldoende (19%) tot goed (11%). Lunchbijeenkomsten De helft van de respondenten heeft aangegeven belangstelling te hebben voor lunchbijeenkomsten over uiteenlopende onderwerpen op het gebied van onderzoek en onderwijs. Hierbij scoorde nieuwe onderzoeksinitiatieven en promotieonderzoek het hoogst. 34% heeft geen belangstelling voor lunchbijeenkomsten, 15% geen mening. SVTB Curius 43% van de respondenten heeft interesse voor de activiteiten van studievereniging Curius, 39% wil hierover niet op de hoogte gehouden worden en 18% antwoordde geen mening. De informatie over Curius kan het beste verspreid worden via de ej5 (60%), de plasmaschermen (43%), of via aan TBM-everyone (35%). Graag informatie over Medewerkers van TBM vinden het vooral belangrijk goed geïnformeerd te worden over alle in de enquête genoemde regelingen. Maar P&O-regelingen (64%), evenementen en bijeenkomsten van TBM (63%), nieuws vanuit secties en afdelingen (61%) en onderwijszaken (50%) werden veel genoemd. Ruim 71% van de respondenten heeft te kennen gegeven dat zij informatievoorziening per een effectieve manier vinden. Ook een digitale nieuwsbrief als de ej5 werd door (62%) als een geschikt kanaal genoemd. Wel maakten enkele respondenten de (terechte) kanttekening dat het communicatiekanaal mede bepaald moet worden door de boodschap. pagina 8 of 10

9 5. Conclusies en aanbevelingen Betrokkenheid en digitalisering Uit de respons op de enquête blijkt redelijk grote betrokkenheid bij de organisatie. Over het algemeen zijn de medewerkers van TBM gematigd positief over de interne communicatie binnen de faculteit en de universiteit. Men is eraan gewend om informatie via digitale kanalen te ontvangen of zoeken. Deze manier van werken wordt door vrijwel alle medewerkers positief gewaardeerd. Er zijn enkele kritische kanttekeningen geplaatst zoals: digitalisering mag niet leiden tot een zwaardere belasting van de medewerkers. Op basis van de resultaten van deze enquete is het niet te verwachten dat er binnen TBM struikelblokken onstaan als er vaker dan voorheen digitale communicatiemiddelen worden ingezet. Wel is het belangrijk om in de gaten te houden dat er bij de medewerkers voldoende afwisseling blijft tussen beeldschermwerk en andere activiteiten, al was het maar alleen uit het oogpunt van rsipreventie. De plannen binnen het domein M&C om in de toekomst naast digitale middelen ook meer interactieve communicatiemiddelen in te zetten (zoals bijeenkomsten), sluit hier goed op aan. Informatiekanalen Wel is er ontevredenheid over het aantal informatiekanalen en het onderscheid tussen de verschillende kanalen. Ook al is het logisch dat een boodschap in verschillende middelen wordt herhaald (omdat deze middelen uiteenlopende doelgroepen bedienen), verdient het aanbeveling om hier strakker op te sturen zodat teveel overlap wordt voorkomen en medewerkers niet het gevoel van overkill krijgen. Tevens is het nuttig om meer duidelijkheid te geven over welke informatie op welke plaats staat/via welk kanaal wordt verspreid. Binnen de TU-brede interne communicatie is hiertoe al een aanzet gedaan. Dit zou binnen TBM-IC verder gestalte kunnen krijgen. Hierbij kan enerzijds gedacht worden aan het geven van uitleg, maar anderzijds ook door de middelen zodanig aan te passen dat het vanzelf duidelijker wordt. Het gelijktijdig verspreiden van informatie voorkomt ook onduidelijkheid. Praktisch uitgewerkt kan dit betekenen dat een nieuwsbericht alleen op een relevant moment als nieuws op de TBM-campusportal verschijnt, en niet ook nog eens op uiteenlopende momenten op de TBM-website en de TU-website, in TU-nieuws, de ej5, de Quarterly en op de plasmaschermen. Tot slot zijn vanuit de werkgroep OOD tweede fase initiatieven gestart om meer duidelijkheid te geven over procedures en loketten. Bij de uitvoering hiervan is de adviseur IC betrokken. Ook valt te denken aan een extra nieuwsrubriek waarbij de medewerkers en werkzaamheden van de verschillende ondersteunende diensten afwisselend in het voetlicht staan. Website Het verbeteren van de website is een duidelijke wens van een groot deel van de respondenten. Hierbij zijn we voor een deel gebonden aan TU-brede afspraken en initiatieven. Er zijn echter ook dingen die binnen de faculteit op relatief eenvoudige wijze verbeterd kunnen worden. Het actualiseren van de data en het op peil houden van de informatie vergt actieve participatie vanuit de organisatie. Om dit te bereiken zou bijvoorbeeld een separate interne campagne gestart kunnen worden waarbij vooral toegewerkt wordt naar adaptie van de website door alle medewerkers, niet: de website van TBM, maar onze website. Een voorwaarde is wel dat dit streven door het MT (uit)gedragen wordt en ook dat de nodige ruimte (tijd & middelen) beschikbaar is om de website actueel te houden. Het is goed om hierbij te denken aan de functie van de website in de toenemende internationalisering van de faculteit. Nieuwsvoorziening / ej5 pagina 9 of 10

10 Met name uit de open vragen zijn suggesties naar voren om de interne nieuwsvoorziening binnen TBM te verbeteren. Hiertoe zijn door de afdeling M&C reeds eerder in september 2006 aanbevelingen geformuleerd in een apart voorstel Verbetering interne nieuwsvoorziening TBM. Quarterly Uit de respons is duidelijk gebleken dat TBM-Quarterly, alhoewel extern bedoeld, een duidelijke intern bereik heeft en zeker voldoet aan een interne behoefte. Dit gegeven is van belang met het oog op de TU-brede beleidsontwikkeling voor interne communicatie. Engels? Als de universiteit en de faculteit internationalisering hoog in het vaandel hebben staan, steeds vaker Engelstalig onderwijs verzorgen, en steeds meer buitenlandse studenten en medewerkers in dienst hebben, dan is het een logische stap om de organisatie daar op af te stemmen door de interne communicatie tweetalig (NE en EN) te maken. Het verdient aanbeveling om op dit punt beleid te formuleren en na te denken over de financiële en praktische consequenties hiervan. Buiten overleg? 15% van de respondenten heeft aangegeven nooit deel te nemen aan een van de in de enquête genoemde overlegvormen. De reden hiervoor zou nader onderzocht kunnen worden, deels door verdere analyse van de enquête-data. Daarnaast is het wellicht een punt van aandacht dat het sectieoverleg door ca. 35% van de respondenten die zeggen hieraan deel te nemen, niet hoger dan voldoende gewaardeerd wordt. Lunchbijeenkomsten Omdat 50% van de respondenten heeft aangegeven belangstelling te hebben voor lunchbijeenkomsten over uiteenlopende onderwerpen, is het zinvol om dit verder uit te werken (taak TBM-IC). pagina 10 of 10