Handleiding Feedback module voor beheerders

Transcriptie

1 Handleiding Feedback module voor beheerders CareTrace bv is een samenwerkingsverband van Labelsoft Clinical IT en Modatran Versie: 2.04 December 2012 Copyright: Labelsoft Clinical IT CareTrace bv Signaalrood 57c 2718 SG ZOETERMEER Tel Fax Rabobank Kvk

2

3 Inhoudsopgave Inleiding... 1 Beheerders functie... 1 Inlogscherm... 2 Menu in de management balk links... 2 Menu Beheerders gedeelte... 3 Cockpit... 3 Verklaring van de gegevens vanuit de geladen casus... 3 #Waarneemberichten welke in het feedback proces zijn opgenomen... 3 Berichten binnen latentietijd... 3 Open voor feedback... 3 Feedback gegeven... 4 Uitgesteld... 4 Geen feedback benodigd... 4 Niet beoordeeld (automatisch verwijderd)... 4 #Niet in het feedback proces opgenomen berichten... 5 Diverse kentallen... 5 Huisartsen met waarneemberichten... 5 Autorisatie artsen met waarneemberichten... 5 Ingelogde huisartsen... 5 Gebruikers ooit ingelogd... 5 Reports... 6 Grafische weergave feedback productie... 6 CSV export van de feedback productie van het afgelopen jaar... 6 Rappel overzicht onbeantwoorde berichten Feedback gevraagd... 6 Verschillijst (Call Manager)... 6 Gebruikers... 7 Filtermenu... 7 Onderhoud gebruikers... 8 Nieuwe gebruiker invoeren... 9 Handmatig een nieuwe Gebruiker invoeren (ook voor NIET Call Manager gebruikers)... 9 Nieuwe gebruiker invoeren met behulp van de koppeling naar Call Manager...10 GROEP...12 Arts groepinstellingen...12 Nieuwe groep invoeren...13

4 Mail bericht...14 Manuele upload...15 Monitor-functie...16 Beheer...17 Algemene instellingen...17 Auto upload instellingen...18 Arts scherm instellingen...19 Beheerder bevoegdheden instellen...21 Beheerder instellingen...21 Toevoegen beheerder met beheer level...21 Beheerder autorisatie matrix...21 Weergave filters...22 Weergave casus arts...22 Weergave casus monitor...22 Weergave casus beheer...22 Anonimiseren casus...22 Beheerder rapportage...23 Call Manager instellingen vooraf...23 Management, Artsen/agenda s...24 Gebruiker Autorisatie...25 Feedback aanvragen in Call Manager...25

5 Inleiding De Feedback module van Labelsoft / Modatran voorziet in een behoefte van huisartsen zelf. - Waarom: terugkoppeling van medisch handelen is minder direct in de huisartsenpost dan vroeger binnen de eigen waarneemgroep. De dienst op een huisartsenpost geeft een concentratie van bijzondere pathologie. Je zou willen weten hoe het afloopt. - Wie: Het betreft de dienstdoende huisartsen op de huisartsenpost en de eigen huisarts van de patiënt - Wat: Het betreft het creëren van een feedbackmogelijkheid op medisch handelen. - Hoe: Via een internetapplicatie, gemakkelijk te bereiken op een tijdstip dat u zelf bepaald. Voor het gebruik van de applicatie door de artsen verwijzen wij naar de Handleiding Feedback module voor gebruikers. Beheerders functie De beheerder(s) van de feedback module hebben een belangrijke functie. Via het beheer wordt bepaald voor de huisarts hoe hij of zij de feedbackapplicatie gaat gebruiken. Lees daarom eerst zorgvuldig deze handleiding door. Te allen tijde kunnen de instellingen aangepast worden voor een andere gebruikers wijze. Bedenk wel dat dit een zorgvuldige communicatie naar de huisarts vereist. Het advies is om minimaal 2 mensen als contactpersoon voor de feedback module aan te stellen. In het begin krijgt u meer vragen en opmerkingen. De praktijk wijst uit dat dit na verloop van tijd afneemt. Zorg ervoor dat de contactpersonen laagdrempelig per en telefonisch te bereiken zijn. Dit bevordert het commitment gevoel naar de huisarts. Wilt u nu of later meer uitleg raadpleeg de helpdesk van het bedrijf. 1

6 Inlogscherm Na het volgen van de inlogprocedure verschijnt onderstaand scherm: Menu in de management balk links Bijgaande menu opties heeft alleen de beheerder van de feedback module en zijn rood gekleurd. De zwarte opties zijn voor de eindgebruikers van de Feedback module. 2

7 Menu Beheerders gedeelte Cockpit Klik op Cockpit en onderstaand scherm verschijnt waarin de gegevens getoond worden van het feedbackproces. Verklaring van de gegevens vanuit de geladen casus De in de cockpit genoemde aantallen zijn de totalen vanaf de boven de cockpit weergegeven datum. Dit is de periode vanaf datum van in gebruik name tot maximaal de laatste 12 maanden. #Waarneemberichten welke in het feedback proces zijn opgenomen Het eerste blok geeft alle waarneemberichten weer die in het feedback proces zijn opgenomen. Berichten binnen latentietijd Dit is het totaal aantal binnengekomen berichten binnen de ingestelde latentieperiode. Deze zijn nog niet zichtbaar voor de betreffende arts. Open voor feedback Het totaal nog openstaande feedback berichten waarvan voor een gedeelte feedback gevraagd is. 3

8 Feedback gegeven Hier wordt het aantal ingevoerde feedback berichten in de database gegeven. Klik op het vergrootglas waardoor er een nieuwe tabel verschijnt met daarin de ingevoerde feedback teksten en de datum van invoer. Door op Terug te klikken keer je terug in de Feedback tabel. Er kan verder ingezoomd worden op de informatie door op Casus te klikken waarna de geanonimiseerde bijbehorende casus wordt weergegeven. Deze gegevens verschijnen in een nieuw venster. Je komt weer terug in het feedback overzicht door op Sluit dit venster te klikken. Uitgesteld Hier worden de totalen ingevoerd van de uitgestelde feedback berichten. Geen feedback benodigd Het totaal aantal feedback berichten waar geen feedback benodigd is. Niet beoordeeld (automatisch verwijderd) De berichten die niet beoordeeld zijn worden na een bepaalde periode verwijderd. Dit is instelbaar vanuit Beheer, Arts scherminstellingen. 4

9 #Niet in het feedback proces opgenomen berichten Het tweede blok geeft alle berichten weer die niet in het feedback proces zijn opgenomen, waaronder: Het aantal waarneemberichten waarop feedback wordt gevraagd door de waarnemende huisarts op de post maar er is geen huisarts om feedback te geven Feedback berichten betreffende de eigen patient De huisartsnamen welke niet in de arts tabel zijn opgenomen De autorisatieartsnamen welke niet in de arts tabel zijn opgenomen De huisarts en autorisatieartsnamen welke niet in de arts tabel zijn opgenomen Let op Klik op het vergrootglas waardoor de tabel verschijnt met daarin namen van de huisartsen en autorisatieartsen die niet in de arts tabel zijn opgenomen. Deze artsen zijn dan nog niet bekend in de Feedback module. Dit kan liggen aan een spelfout in de naam of het betreft een nieuwe arts. Waarvan nog geen feedback account is aangemaakt. Diverse kentallen Het laatste blok geeft een aantal voor het feedback proces interessante kentallen. Huisartsen met waarneemberichten Dit zijn gegevens vanuit de geladen casus. Het overzicht verschaft informatie over: totaal aantal waarneemberichten aantal gegeven Feedback aantal uitgestelde berichten aantal onbekende berichten (indien ingedeeld in een huisartsgroep) aantal open waarneemberichten aantal automatisch geschoonde (verwijderde) berichten. Dit is in te stellen in Beheer optie Arts scherm instellingen. Autorisatie artsen met waarneemberichten Dit overzicht verschaft informatie over de autorisatie huisartsen waarvan waarneemberichten in de database zijn opgenomen. Ingelogde huisartsen Dit scherm geeft een overzicht van de huisartsen die op dat moment zijn ingelogd. Gebruikers ooit ingelogd Dit scherm geeft een overzicht van de huisartsen die ooit ingelogd zijn geweest. 5

10 Reports In dit onderdeel kunnen verschillende rapportages t.b.v. de Feedback module gegenereerd worden. Grafische weergave feedback productie In deze overzichten worden het aantal artsen weergegeven welke een keer of meer in de weergegeven periode op de X-as Feedback heeft aangemaakt of gelezen. Tevens wordt het totaal aan aangemaakte feedback en gelezen feedback weergegeven. Deze grafieken worden weergegeven op de datum waarop de feedback is aangemaakt of gelezen.` CSV export van de feedback productie van het afgelopen jaar Deze functie genereert een csv (kommagescheiden) bestand van de aangemaakte en de gelezen feedback. Deze export bevat effectief dezelfde infomatie als in de grafische weergaven van de feedback productie zoals hierboven. Deze csv export kan eventueel worden gebruikt om specifieke overzichten te maken in bijvoorbeeld Excel. Rappel overzicht onbeantwoorde berichten Feedback gevraagd Er verschijnt een overzicht van de onbeantwoorde berichten die ouder zijn dan een x aantal dagen tot maximaal 1 jaar. Verschillijst (Call Manager) In deze lijst wordt een overzicht getoond van de verschillen van de Call Manager gebruikers t.o.v. de FB gebruikers. In de laatste 4 kolommen worden de onderdelen die nog aangepast moeten worden getoond. Zoals bv CM mobiel leeg dit betekent dat in Call Manager de mobiele gegevens ontbreken en dus aangevuld moeten worden. 6

11 Gebruikers In dit scherm staan alle gebruikers typen van de feedback module. Deze worden vanuit Call Manager dagelijks automatisch ingespoeld en dienen zo nodig nog geactiveerd en hun gegevens aangepast te worden. Het vak Naamfilter lijst een gebruiker op te zoeken. biedt de mogelijkheid om in de geselecteerde Typ de naam in het vak Klik op de trechter Klik op om het vak te legen Door in het vak een maximaal aantal van 25 in te voeren (aanbevolen) worden er per scherm 25 gebruikersnamen getoond. D.m.v. de pijltjes kan per scherm gescrold worden. Filtermenu Het filtermenu wordt zichtbaar wanneer de muis op de balk geplaatst wordt en kan er een keuze gemaakt worden in het menu. Zet een vink bij Filtermenu vastzetten om het menu permanent zichtbaar te maken of het vastzetten weer ongedaan te maken 7

12 Onderhoud gebruikers Selecteer in het Filtermenu, welke gebruikers er getoond moeten worden Alle gebruikers, de actieve gebruikers, Geblokkeerde gebruikers (deze zijn geblokkeerd voor de Feedback module of de Call Manager uitspoel (toont alle nieuwe artsen die nog aangepast moeten worden). Klik op het pennetje achter de gebruikersnaam of klik op de desbetreffende gebruikers regel, waardoor u de gegevens van de gebruiker kunt wijzigen of aanvullen. Zie voor uitleg van het scherm de paragraaf Nieuwe gebruiker invoeren. De groengekleurde arts benamingen hebben één of meer koppelingen met de waarneemberichten. De zwartgekleurde arts benamingen hebben dat niet; dit kan veroorzaakt worden doordat er een spelfout in de desbetreffende artsnaam zit (dit gaat niet op voor de door Call Manager geëxporteerde namen, deze zijn altijd goed) of dat de arts (nog) niet in de desbetreffende functie heeft geacteerd. Bv een arts welke alleen als waarnemer fungeert daarvan zal de ondertekennaam op de casus altijd zwart zijn (de arts heeft geen eigen patiënten). Het zal ook voorkomen bij bv duo praktijken dat alleen de stichtende arts op de waarneemberichten voorkomt als ondertekennaam op de casus. In de kolom Actie staan verschillende pictogrammen waarmee bepaalde wijzigingen betreffende de gebruiker uitgevoerd kunnen worden. Zoals bv mailadres, mobielenr. wijzigen of gebruiker resetten wanneer deze drie keer verkeerd heeft ingelogd. Klik hierop om een kolom te verbergen en klik op weer zichtbaar moeten worden. wanneer de verborgen kolommen Klik op één van deze knoppen om de lijst te alfabetiseren van A naar Z of andersom. met deze optie kan er naast een bestaande Hap een zelf gedefinieerde Hap worden aangemaakt waar vervolgens gebruikers aan toegevoegd kunnen worden. Deze functie kan handig zijn indien bepaalde artsen in een aparte groep selecteerbaar moet zijn. Indien de groep wordt verwijderd dan zullen de desbetreffend arsten een streepje als HAP naam krijgen (ontbrekende HAP naam). Na een aantal dagen zal aan de hand van de informatie in de geladen berichten de HAP-namen automatisch weer worden gevuld. 8

13 Nieuwe gebruiker invoeren Bij de start van het Feedback project zal CareTrace alle artsen in een bulkverwerking invoeren op basis van de door de HAP aangeleverde gegevens. Tijdens het gebruik dienen echter de arts mutaties door de beheerder in de applicatie worden ingevoerd. Indien u gebruik maakt van Call Manager kunt u gebruik maken van het feit dat er een koppeling is tussen de gebruikers van Call Manager en de Feedback module. Er zijn een aantal fases te onderscheiden in het niveau van de koppeling, namelijk fase 0 t/m 2. De koppelingen worden na het kopje handmatig invoeren beschreven. Handmatig een nieuwe Gebruiker invoeren (ook voor NIET Call Manager gebruikers) Klik op de knop Nieuwe gebruiker. Een nieuwe gebruiker / beheerder kan worden ingevoerd. Klik op de knop Opslaan om de gegevens vast te leggen. LET OP! Niet Call Manager gebruikers moeten erop letten dat de arts namen exact worden ingevoerd zoals deze in de eigen HIS vermeldt staan. Afwijkingen hebben tot gevolg dat er geen goede koppeling plaatsvindt tussen de artslijst en de waarneemberichten. U kunt in de subtabellen onbekende huisartsen of onbekende autorisatie artsen de eventueel verkeerd ingevoerde artsen terugvinden en in de artstabel corrigeren. 9

14 Nieuwe gebruiker invoeren met behulp van de koppeling naar Call Manager Fase 0: Indien een nieuwe arts is ingevoerd in Call Manager zal deze een a twee dagen erna in het artsen overzicht van de Feedback module verschijnen indien u het filter Call Manager uitspoel of alle gebruikers selecteert. De arts nog niet helemaal geconfigureerd U kunt het beste de arts in het overzicht opzoeken door de naam in te voeren in het naamfilter of te sorteren op ondertekennaam of afgehandelde arts op casus (de inlognaam voor de Feedback module is namelijk voor nieuw gekoppelde gebruikers niet ingevuld). De volgende gegevens dienen te worden aangevuld: Inlognaam feedback adres Mobiele nummer Wachtwoord Deze gegevens kunt u aanvullen door te dubbelklikken op de desbetreffende artsregel of het klikken op het potloodsymbooltje rechts van de artsregel. Vergeet niet de gegevens door te geven naar de desbetreffende arts. Let hierbij op de veiligheid van de vertrouwelijke inloggegevens! De doktersassistent feedback aan laten vragen? Voeg de medewerkster in de feedback module toe als gebruiker. In Call Manager wordt aan de doktersassistent de autorisatie toegekend om feedback aan te kunnen vragen aan een huisarts. (Zie paragraaf Call Manager instellingen) Fase 1 In deze fase zijn alle gegevens in Call Manager gekoppeld naar de Feedbackmodule. Let op dat er een a twee dagen vertraging in de uitspoel aanwezig is. Nieuw ingevoerde artsen in Call Manager worden automatisch uitgespoeld naar de Feedbackmodule. De arts ontvangt automatisch een mail dat een account voor de Feedbackmodule actief is. In fase 1 worden aanpassingen in het wachtwoord in Call Manager niet verwerkt in de Feedbackmodule. De voorwaarde voor uitspoel naar de feedback module is dat zowel de gebruiker als arts actief is en dat minimaal het mailadres is ingevoerd. De relatie van het mailadres en mobile nummer wordt hierna aangegeven. Let op dat indien meerdere gebruikers aan een arts zijn gekoppeld geen gebruik van het mobiele nummer kan worden gemaakt. De pincode zal dan op het mailadres van de gebruiker worden afgeleverd In fase 1 is het niet mogelijk om de artsnaamvelden aan te passen. Optioneel is het mogelijk om in beheer in te stellen dat het adres en het mobiele nummer in de feedback module worden aangepast door de arts of deze mogelijkheid te blokkeren. Wijzigingen in Call Manager in het adres en mobiele nummer worden zullen altijd lokaal ingevoerde gegevens overschrijven. Lokaal ingevoerde gegevens kunnen zichtbaar worden gemaakt door middel van het verschilrapport onder menu reports. De optie lokaal wijzigen is te vinden onder menu: beheer / algemene instellingen / mail mobiel aanpassen 10

15 Call Manager velden die worden uitgespoeld naar de Feedback module: Als er èèn gebruiker (user) aan een Arts gekoppeld is dan wordt, er in de Export het E- mailadres van de arts gebruikt en Mobiel wordt gevuld gemaakt. Als er meerdere gebruikers(users) aan een Arts zijn gekoppeld dan wordt, er in de Export het adres van de gebruiker gebruikt het mobiele nummer is leeg voor deze gebruikers Fase 2 Fase 2 is identiek aan fase 1, aanvullend hierop is echter de volledige koppeling van het wachtwoord van Call Manager met de Feedbackmodule. 11

16 GROEP Arts groepinstellingen In dit scherm kunt u een nieuwe groep toevoegen. Het aanmaken van een groep is aan te raden indien een aantal artsen werkzaam zijn met dezelfde patiënten populatie. Let op! De patienten zijn niet gekoppeld aan een huisarts. De waarneemberichten worden in dat geval voor alle artsen inzichtelijk die in een groep zitten. Voorbeeld 1: huisarts A heeft alle patiënten in de praktijk op zijn naam staan. Hij huurt voor een x aantal dagen in de week een waarnemer in of neemt een huisarts in loondienst aan. Zij behandelen dan samen dezelfde patiënten populatie. De waarnemer of de HIDHA wil ook de mogelijkheid hebben om gevraagd of ongevraagde feedback te geven. De huisarts kan de patiënt in de ziekte periode immers behandeld hebben. Let op: de huisarts die als eerste inlogt in de feedback module krijgt alle berichten ook als eerste te zien. De huisarts bekijkt per bericht of behandeling nodig is of dat het bericht verwijderd kan worden. Mocht er een bericht tussen zitten die voor de collega is klikt de arts op de knop Onbekend. In dat geval laat de huisarts de beoordeling aan de collega over. De collega krijgt dan het bericht als de feedback module geopend is. Alle berichten die al behandeld zijn worden aan de collega dan niet meer getoond. Voorbeeld 2: huisarts A en huisarts B hebben samen een duo praktijk met dezelfde patiënten populatie. De patiënt mag kiezen naar welke huisarts ze gaan bij een bezoek. Beiden willen ze de mogelijkheid hebben om gevraagd of ongevraagde feedback te geven. Beide huisartsen kunnen de patiënt in de ziekte periode immers behandeld hebben. Let op: de arts die als eerste inlogt in de feedback module krijgt alle berichten ook als eerste te zien. De arts bekijkt per bericht of behandeling nodig is of dat het bericht verwijderd kan worden. Mocht er een bericht tussen zitten die voor de collega is klikt de huisarts op de knop Onbekend. In dat geval laat de huisarts de beoordeling aan de collega over. De collega krijgt dan het bericht als de feedback module geopend is. Alle berichten die al behandeld zijn worden aan de collega dan niet meer getoond. Voorbeeld 3: huisarts A en huisarts B hebben samen een duo praktijk met dezelfde patiënten populatie. Zij huren voor een x aantal dagen in de week een waarnemer in of nemen een huisarts in loondienst aan. Zij behandelen dan met elkaar dezelfde patiënten populatie. De waarnemer of de HIDHA wil ook de mogelijkheid hebben om gevraagd of ongevraagde feedback te geven. Deze kan de patiënt in de ziekte periode immers behandeld hebben. Let op: de arts die als eerste inlogt in de feedback module krijgt alle berichten ook als eerste te zien. De arts bekijkt per bericht of behandeling nodig is of dat het bericht verwijderd kan worden. Mocht er een bericht tussen zitten die voor de collega is klikt de huisarts op de knop Onbekend. In dat geval laat de huisarts de beoordeling aan de collega over. De collega krijgt dan het bericht als de feedback module geopend is. Alle berichten die al behandeld zijn worden aan de collega dan niet meer getoond. 12

17 Nieuwe groep invoeren Kies, indien nodig, Alles weergeven Klik op Het scherm Groepsinstellingen verschijnt Klik op de knop Opslaan om de groep gegevens vast te leggen en de volgende melding verschijnt even in het scherm: De groep is ingevoerd, u kunt nu de artsen koppelen Selecteer via het vak een arts die bij deze groep hoort. Deze aktie wordt direkt uitgevoerd met een melding van de uitgevoerde aktie. Selecteer zo nodig andere artsen die bij deze groep horen. Klik op om de groepsnaam aan te passen. Klik op om het betreffende onderdeel te verwijderen. Wanneer de groepsnaam verwijderd wordt zal ook automatisch de gekoppelde arts verdwijnen. 13

18 Mail bericht In dit scherm kan er naar de gebruikers een verstuurd worden. Klik op de knop Mail invoer venster om een bericht naar een bepaalde groep gebruikers te sturen. Vul de betreffende onderdelen in Selecteer bij Adressering selecties de juiste groep gebruikers en indien nodig de betreffende HAP Klik op de knop Controleer Onderstaand scherm verschijnt: 14

19 Klik op Wijzig indien er nog een wijziging aangebracht moet worden Klik op de knop Verzend en de wordt verzonden naar de gekozen gebruikers groep Manuele upload Via dit scherm kan handmatig een upload van de berichten gedaan worden. Deze optie zal worden gebruikt voor de HIS gebruikers anders dan Call Manager. Let op: gebruik deze optie alleen in overleg met Labelsoft / Modatran. Voor Call Manager gebruikers gebeurt de (dagelijkse) upload automatisch. 15

20 Monitor-functie Met de Monitor-functie kan de beheerder meekijken in de feedbackcyclus van een bepaalde arts. Dit kan nuttig zijn indien een arts problemen heeft in het gebruik van de module. Klik op Monitor-functie en onderstaand venster verschijnt Selecteer een arts Het scherm van de arts verschijnt in de Monitor-functie en kunnen de betreffende tabbladen bekeken worden. Door op een ander onderdeel te klikken wordt de Monitor-functie automatisch afgesloten Let op De monitor functie geeft inzage in vertrouwelijke gegevens. Het is aan te raden deze functie alleen open te stellen aan beheerders met de juiste bevoegdheden. Deze functie kan voor bepaalde beheerders worden afgeschermd d.m.v. de juiste instellingen bij de beheerder instellingen en autorisatie matrix. Indien gewenst kunnen bepaalde velden worden afgeschermd in de weergave filters. 16

21 Beheer Via het onderdeel Beheer kunnen de instellingen worden vastgesteld voor het gebruik van de feedback module. Algemene instellingen Klik op de knop Beheer het systeem start automatisch met de algemene instellingen. De koppeling van de artsgegevens uit Call Manager is actief en met de optie Mail/mobiel lokaal in de FBM aanpassen is het mogelijk voor de arts of beheer om het mailadres of het mobiele nummer lokaal in de feedback module aan te passen. Indien de gegevens in Call Manager daarna worden aangepast worden deze overgenomen. Zet een vink bij indien het wachtwoord gewijzigd dient te worden voor de gebruikers. Vul het aantal dagen (Max. 400) wanneer het wachtwoord gewijzigd dient te worden. Zet een vink bij Stuur gebruikersnaam indien de gebruikers inlogcode per verstuurd wordt. Let op dat dan de gegevens via onbeveiligde verstuurd wordt. In verband met gegevensbeveiliging is dit niet aan te raden. Het onderdeel SMS pinmail staat standaard geactiveerd waardoor bij inloggen de pincode verstuurd wordt per SMS naar de betreffende gebruiker. In het onderdeel Contact gegevens kan de naam en het mailadres van de contacten worden ingegeven voor de verschillende Hap s. In het algemeen zal dit identiek zijn aan die van één of meer beheerders. In verband met de flexibiliteit, het kan b.v. gewenst zijn om in de contactgegevens een groepsmailbox te gebruiken, zijn de contactgegevens ontkoppeld van de beheergegevens. Let erop bij aanpassing van uw gegevens zowel de contactgegevens als de gebruikersgegevens aan te passen. Vul eerst de contactgegevens in en klik dan op om het contact toe te voegen. 17

22 De huisarts kan m.b.v de knop Contact via de mail met de beheerder contact leggen. Het mailadres wordt gebruikt als afzender mailadres aan de gebruikers in de automatische verstuurde herinneringsmails en op de Mass mailer (indien u hier gebruik van maakt). Ook bij het maken van een nieuwe Hap kan de beheerders naam worden gebruikt. Indien een nieuwe HAP wordt aangemaakt, wordt automatisch het eerst contact aan deze HAP toegekend. Auto upload instellingen Via dit scherm kan de dagelijkse upload van waarneemberichten worden ingesteld. Selecteer via HIS Selectie het HIS welke op de HAP gebruikt wordt. Aanbevolen wordt de dag aan te houden die door CareTrace bepaald wordt, maar indien nodig kan bij de Weekdag mailing de dag welke de herinnering verzonden moet worden naar de huisarts, ingesteld worden. Selecteer via Latentietijd het aantal dagen dat de berichten voor de arts zichtbaar moeten worden. Aanbevolen is 7 dagen. Zet een vink bij Filter eigen patiënten om te voorkomen dat een huisarts zijn eigen berichten krijgt. Zet een vink bij Verzend openstaande aantallen als er bij de herinnerings aantallen bij moeten van de openstaande waarneemberichten of ontvangen feedback. Aanhef mail is de aanhef in de herinnerings / nieuw paswoord aan de huisarts. 18

23 Onderschrift mail is de ondertekennaam in de herinnerings / nieuw paswoord aan de huisarts. Typ in het onderste vak het bericht voor de herinnerings mail. Arts scherm instellingen Via dit scherm worden de instellingen van de feedback module voor de huisarts ingesteld. Zet een vink bij Optie TAB FB gevraagd indien de waarneemberichten, waarvoor feedback wordt verzocht van een collega huisarts en de resterende waarneemberichten van de huisarts, onder aparte tabbladen zichtbaar gemaakt moeten worden. Het tabblad FB geven wordt hierdoor opgesplitst in de tabbladen FB gevraagd en FB mogelijk. Zet een vink bij Optie TAB FB aangevraagd indien de huisarts een overzicht van de eigen aangevraagde feedback wil zien. Hierdoor wordt het tabblad FB aangevraagd toegevoegd. Zet een vink bij Optie verwijder alle berichten, de huisarts heeft nu de mogelijkheid om door de eigen waarneemberichten te scrollen en deze d.m.v. één klik op de allen tegelijk te verwijderen. Onder de Wekelijkse herinneringsmail kan ingesteld worden of de mail centraal wordt toegestuurd of dat het aan de arts zelf wordt overgelaten. Bij de laatste optie zal de desbetreffende instelling (Wekelijks, Alleen FB gevraagd of geen mail) aan de arts worden getoond. De beheerinstelling overruled de artsinstelling m.a.w. indien de instelling die eerder aan de artsen werden gelaten wordt veranderd naar beheer; de arts instellingen dan niet meer gelden. Indien de instellingen weer teruggezet wordt naar de artsen dan zullen de artsinstellingen weer geldig zijn (deze worden niet gereset door de keuze beheer of artsen) Zet een vink bij Uitsluitend Feedback gevraagd dat de huisarts de mogelijkheid geeft om uitsluitend de waarneemberichten te ontvangen waarvoor feedback is aangevraagd. De eigen waarneemberichten worden dan niet ontvangen en de huisarts kan geen feedback geven op een onverwachte uitkomst van een eigen patiënt aan een collega 19

24 huisarts. Zet een vink bij Blokkeer verwijderen gevraagd dat de huisarts de mogelijkheid geeft om berichten waarop feedback is aangevraagd te verwijderen zodat een collega huisarts geen feedback ontvangt. Selecteer bij Verwijder periode onbehandelde Casus het aantal weken waarna, onbeantwoorde waarneemberichten worden verwijderd. Selecteer bij Verwijder periode Casus (maanden) het aantal maanden dat alle berichten van de huisarts worden verwijderd, inclusief de onbeantwoorde berichten waarop feedback is aangevraagd. Onderin het scherm kan de bevoegdheid voor de instellingen van het artsenmenu ingesteld worden. Deze worden voor de arts pas na opnieuw inloggen actief. 20

25 Beheerder bevoegdheden instellen Beheerder instellingen Via dit scherm worden de bevoegdheden voor een beheerder ingesteld. Deze wordt in een level uitgedrukt. Het level loopt op van 1 t/m 4 waarbij level 1 het hoogste is en de beheerder alle opties heeft. Klik op Klik op het als het level aangepast dient te worden in een hoger of lager level. teken, indien een beheerder inclusief het level verwijderd dient te worden. Toevoegen beheerder met beheer level Kies in het vak Selecteer de betreffende gebruiker Selecteer het juiste Beheer Level Selecteer, indien nodig, één of meerder Hap s Indien één of meer van de HAP-vinkjes worden uitgezet dan kan de desbetreffende beheerder deze HAP s niet meer selecteren in de diverse beheeroverzichten (gebruikers en cockpit subschermen). Beheerder autorisatie matrix In dit onderdeel is het d.m.v. een vink mogelijk de bevoegdheid van de beheerlevels in te stellen. Indien een menu item niet is geselecteerd dan zal deze niet in het menu zichtbaar zijn. Het hoogste beheer niveau heeft automatisch alle opties. Let op Menu optie beheer is alleen voor het hoogste beheer niveau beschikbaar. 21

26 Weergave filters Via dit scherm wordt de weergave van de berichten voor de huisarts in de feedback module ingesteld. Het advies is om de casus voor de huisarts te anonimiseren zodat er geen vooroordeel plaatsvindt naar de collega huisarts. Weergave casus arts Deze instellingen worden gebruikt om velden te maskeren van de waarneemberichten welke in de arts schermen zichtbaar gemaakt kunnen worden. Hierbij wordt niets verwijderd, het betreft alleen het maskeren van bepaalde velden, er wordt dus niets verwijderd. Weergave casus monitor Deze instellingen worden gebruikt om velden te maskeren van de waarneemberichten welke in de monitorfunctie kunnen worden zichtbaar gemaakt. Hierbij wordt niets verwijderd, het betreft alleen het maskeren van bepaalde velden. Weergave casus beheer Deze instellingen worden gebruikt om velden te maskeren van de waarneemberichten welke in de beheerschermen zichtbaar gemaakt kunnen worden. Hierbij wordt niets verwijderd, het betreft alleen het maskeren van bepaalde velden, er wordt dus niets verwijderd. Anonimiseren casus Deze instellingen worden gebruikt om velden van een waarneembericht na het lezen van de feedback door de autorisatiearts permanent te verwijderen, aanbevolen wordt om in ieder geval de patiënt gegevens (naam, straat en nummer) te anonimiseren. 22

27 Beheerder rapportage Vanuit menu optie Instellingen kan de frequentie van de rapportage vanuit de feedback module, aan de beheerder, bepaald worden. Klik op Instellingen Zet een vink bij één van de mogelijkheden onderin het scherm Onderstaand een voorbeeld van het upload rapport: 23

28 Call Manager instellingen vooraf Voordat de Feedbackmodule in gebruik wordt genomen moeten in Call Manager een tweetal onderdelen worden ingesteld. Let op! Deze instellingen zullen overigens bij het eerste gebruik van de Feedbackmodule door CareTrace voor alle gebruikers worden ingesteld! Management, Artsen/agenda s Kies in Call Manager Management, Artsen/agenda s onderstaand scherm verschijnt Plaats een vink bij Aan deze arts kan feedback worden gevraagd (Feedback module) Let op Indien een huisarts niet wil meedoen met de feedback module dient, naast het blokkeren in de feedback module, ook in Call Manager bij Management, Artsen de vink weggehaald worden bij: Aan de arts kan feedback worden. 24

29 Gebruiker Autorisatie Voordat een gebruiker in Call Manager Feedback kan aanvragen moet deze gebruiker geautoriseerd worden. Kies in Call Manager, Management gebruikers Selecteer de betreffende gebruiker Klik op Autorisatie, onderstaand scherm verschijnt Feedback aanvragen in Call Manager Feedback vragen aan de eigen arts verschijnt alleen als dit is ingesteld bij de betreffende arts in het Management onderdeel. Onderstaand een voorbeeld van het afhandelscherm in Call Manager waar de optie Feedback eigen arts gevraagd aan staat. 25