Werkinstructie CBL SLA ING Car Lease

Transcriptie

1 Verschillen tussen de ING en de LeasePlan werkwijze De werkwijze voor bestellingen voor ING en LeasePlan hebben veel overeenkomsten en slechts enkele verschillen. Voor de duidelijkheid worden de verschillen hier nader toegelicht. In de rest van het document staat de complete beschrijving voor de ordering van auto s voor ING Car Lease. Faxformulier offerte aanvraag Dit formulier ontvangt u per mail van L&P. Dit wordt door u uitgeprint en ingevuld inclusief levertijd Indien een auto beperkt op voorraad is of in de pijplijn kunt u hiervoor een CBL reservering plaatsen (5 dagen geldig). Niet Toyota accessoires kunnen voor een bedrag van maximaal 100,- excl. BTW op het formulier worden gezet. Vervolgens faxt u dit formulier naar ING. Aan de hand hiervan plaats ING de bestelling bij L&P. Indien er vragen zijn omtrent het fax formulier offerte aanvraag kunt u contact opnemen met Mirjam Klaassen ( ). Machtiging tenaamstelling Bij het plaatsen van de order (digitaal) stuurt ING rechtstreeks naar de dealer de machtiging voor tenaamstelling van het kenteken. Deze gebruikt u voor tenaamstelling van het kenteken. Fax controle levertijd Circa 2 weken voor de opgegeven leverdatum ontvangt u via de fax rechtstreeks van ING een fax voor de controle van de levertijd. Indien de auto eerder of later geleverd gaat worden dan de eerder opgegeven leverdatum dan moet deze ingevuld retour worden gefaxd. Aanmelding auto In tegenstelling tot LeasePlan hoeft de auto niet vooraf te worden aangemeld. U moet bij aflevering de berijder het afleverbewijs laten ondertekenen en dit direct doorfaxen naar ING. Daarna stuurt u op de gebruikelijke wijze het afleverbewijs, kopie kenteken en het officiële deel II (Overschrijvingsbewijs) naar L&P.

2 Plaatsen van order(s) tbv directe leveranties voor ING Car Lease De stappen die voor u als dealer belangrijk zijn, zijn in dit proces voorzien van een nummer, met hierin aangegeven welke handeling noodzakelijk is. In de stappen staan de volgende afkortingen: L&P Louwman & Parqui ING ING Car Lease D Dealer De globale beschrijving van het proces van reservering tot order en aflevering ING stuurt haar formulier offerte aanvraag via de naar L&P. L&P controleert dit formulier op gemaakte afspraken en stuurt het (digitaal) door naar de betrokken dealer. 1. D: Binnen 2 werkdagen na binnenkomst van het formulier offerte aanvraag wordt dit door de dealer volledig ingevuld naar ING gefaxt. ING plaatst bij L&P een bestelling d.m.v. het invullen van een (digitaal) bestelformulier. Dit heeft hetzelfde nummer als op het formulier offerte aanvraag. Louwman & Parqui controleert deze bestelling en toetst deze met de afspraken die met de leasemaatschappij zijn gemaakt. In SAP wordt een dossier aangelegd met als referentie het bestelnummer van ING. 2. D: Louwman & Parqui stuurt het (digitale) bestelformulier naar de contactpersoon van de dealer (via de mail), met hierin opgenomen het dossiernummer. De dealer toetst de afspraken die met de berijder zijn gemaakt met de ontvangen bestelling. 3. D TNS: Als de toetsing een correct beeld oplevert dan boekt de dealer de order in TNS, gekoppeld aan het dossier. Dagelijks vraagt Fleetsales & Leasing de aangelegde orders op en bevestigt de leverdatum aan de leasemaatschappij. Auto komt binnen in Zeebrugge en gaat naar de dealer. 4. D TNS: Het kenteken wordt door de dealer aangevraagd, verder gaan de kentekengegevens, platen en sticker naar de dealer. Afleverdatum klant invullen, is vervolgens de trigger om het (blanco) kenteken naar de dealer te sturen. 5. D: Dealer stelt het kenteken van de auto tenaam. 6. D: Dealer levert de auto af aan de berijder en faxt het getekende afleverbewijs direct naar ING. het kenteken deel II (overschrijvingsbewijs), kopie tenaamgesteld kenteken en afleverbewijs wordt zo snel mogelijk naar L&P gestuurd. L&P stuurt de debetfactuur aan de Leasemaatschappij en maakt tevens een creditnota voor de dealer. Creditering vindt plaats na ontvangst van de gevraagde gegevens (zie boven punt 6). Het opgebouwde dossier krijgt bij L&P de status afgewerkt. 7. D: Administratieve afhandeling door dealer (zie creditnota van L&P).

3 Stap 1: Verzenden faxformulier offerte aanvraag Via het opgegeven adres ontvangt uw opgegeven contactpersoon (-personen) van L&P het faxformulier offerte aanvraag van ING. Dit formulier moet aan de hand van de gemaakte afspraken met de berijder worden ingevuld. U moet op dit formulier een leverdatum opgeven. Om deze te kunnen garanderen (bij een auto op voorraad of in de pijplijn) kunt u een CBL reservering in TNS zetten (blijft 5 dagen geldig). Binnen 2 werkdagen moet dit formulier naar ING worden gefaxt. Aan de hand van dit formulier plaatst ING de bestelling bij L&P. Niet Toyota accessoires kunnen voor een bedrag van maximaal 100,- excl. BTW op het formulier worden gezet. Stap 2: Controle bestelling Via het opgegeven adres ontvangt uw contactpersoon (-personen) bij de dealer de volgende items van L&P: 1. de bestelling van ING, waarin tevens de voorwaarden staan vermeld 2. het afleverbewijs (=tevens aanmeldformulier) + innameformulier + kvk 3. het dossiernummer waaronder de order geboekt kan worden 4. Eventueel bijzonderheden omtrent de bestelling De bestelling van ING wordt voor verzending gecontroleerd door L&P op korting en afspraken als de prijs voor het afleverpakket. De dealer controleert de bestelling verder op overeengekomen afspraken met de berijder. Indien de bestelling correct is kan verder worden gegaan met Stap 3. Als de bestelling niet overeenkomt met hetgeen afgesproken is dan moet u dit melden bij L&P. U kunt dit doen via: INGCentraalbestel@toyota.nl Telefoon: Voorbeeld : Op de bestelling van ING staat geen trekhaak opgenomen. Indien u er zeker van bent dat dit wel besteld moet worden kunt u bijvoorbeeld de offerte die destijds voor de berijder is gemaakt met uw bemerkingen mailen naar L&P. Stap 3: Boeken van de order (incl. reservering en ruiling) Binnen 48 uur na ontvangst van de met de bestelling wordt de order door u in het systeem ingegeven. Hier wordt in verband met afspraken met ING strikt op gecontroleerd. Stap 3 bestaat uit de volgende onderdelen: a. Boeken van de order (zonder reservering) Met betrekking tot het boeken nemen de volgende situaties een speciale positie in: b. Reserveren van een auto (en omzetten naar een order) c. Ruiling (overnemen) van auto s van eigen voorraad en collega s a. boeken van de order (zonder reservering) Indien de bestelling akkoord is kan de dealer de order boeken. Indien er eerder nog geen reservering heeft plaatsgevonden dan moeten de volgende stappen worden uitgevoerd: 1> Selecteer via de Cars Locator de gewenste auto en kies dan voor de optie: <Centrale best. Lease> (zie figuur 1) Figuur 1

4 2> Selecteer nu de ordersoort: Order of Order Ombouw (zie figuur 2) Figuur 2 3 > Selecteer in dit scherm (figuur 3) de Leasemaatschappij en druk op <Enter> Figuur 3 4> U krijgt nu een overzicht van uw openstaande dossiers (zie figuur 4). Selecteer de betreffende regel en druk op <Enter> Figuur 4 U krijgt nu een scherm met benodigde gegevens die deels automatisch zijn ingevuld. Figuur 5

5 5> Vul in dit scherm (figuur 5) postcode, huisnummer en de nodige VCS codes in. LET OP: Het systeem vult zelf bij doorklikken automatisch de VCS980 code, druk op <Enter>. Let op: Over de CBL-orders wordt geen 140,- uitgekeerd! 6> U krijgt nu een scherm (zie figuur 6) om bijkomende Accessoires (prijs) op te nemen. De meest voorkomende accessoires staan in deze lijst. Accessoires van Toyota die niet in deze lijst voorkomen kunt u optellen en het totaal achter Toyota Accessoires invullen. Niet originele accessoires mogen slechts geleverd worden tot een gelimiteerd bedrag van 100,- excl. BTW. Deze kunnen ingevuld worden achter overige accessoires. OMBOUW Indien er sprake is van een reguliere ombouworder of als er items in Zeebrugge worden ingebouwd zoals bijvoorbeeld leer dan moet hiervoor een ombouworder worden geboekt. De gewenste ombouw wordt op de gebruikelijke wijze aangegeven. Dit betekent ook dat u hiervoor een factuur krijgt op het moment van levering. Na levering wordt dit weer aan u gecrediteerd op de totale creditnota. Daarom is het noodzakelijk dat deze items in de lijst van te leveren accessoires (zie figuur 6) aangegeven worden! Als alle gegevens zijn ingevuld, druk op <Enter> en het totaalbedrag staat op de onderste regel. Figuur 6 druk hierna op de button <Naar Klantgegevens>

6 Figuur 7 > Vul dit scherm (figuur 7) in met de benodigde gegevens. Indien gereed druk op <Ga Verder> Figuur 8 > Indien alles ok, dan de order opslaan, druk op het <opslaan symbool> U krijgt een ordernummer terug, dat u kunt terugvinden in het overzicht ordervoorraadpositie. Deze orders staan onder een speciale kop CBL orders. Wij adviseren u voor uw administratie na het opslaan de order uit te printen. De print-out van de order bestaat uit 2 pagina s, op pagina 2 ziet u o.a. prijs en de opbouw van de creditnota die na aflevering zal worden uitgekeerd. b. Reserveren van een auto (en omzetten naar een order) Reservering en Reservering Ombouw zijn de twee andere mogelijkheden (figuur 2). Deze kan de dealer gebruiken als er nog geen definitieve opdracht van de LM is. U kunt de reservering CBL gebruiken zoals u een normale reservering gebruikt. Deze reservering blijft in het systeem gedurende 5 werkdagen. Dat is 2 dagen langer dan een normale reservering. Als deze reserveringsmogelijkheid wordt gebruikt voor andere auto s dan voor CBL orders zullen deze niet aan u toegekend worden. De contactpersoon voor CBL orders bij de dealer is verantwoordelijk voor het juiste gebruik van reserveringen CBL.

7 Uitvoering: Selecteer vanuit Centrale best. Lease: Reservering of Reservering Ombouw. Uw selecteert de betreffende LM en krijgt nu het onderstaande scherm (figuur 9), in dit scherm staat bij Opdrachtgever de LM al ingevuld. > Vul een bestelnummer (naam berijder/bedrijf) in en de Postcode huisnr, sla hierna de reservering op. U krijgt een ordernummer terug, dat u hierna ook kunt uitprinten. Figuur 9 Indien u de reservering wilt omzetten naar een definitieve order (nadat u de bestelling digitaal van L&P heeft gekregen), kunt u dit via de Order-voorraad positie doen. Dit kan alleen als er een dossier is aangemaakt door L&P. Open de bewuste reservering en vink vervolgens het gewenste dossiernummer aan. Het bestelnummer is nu overschreven met het bestelnummer van de LM. > Ga nu verder met stappen 2 t/m 6 van 2a. het boeken van een order. c. Overnemen van auto s van eigen voorraad en collega s Indien u via de Landelijke dealervoorraad / orders een auto gaat selecteren, (ANV of PRS), dan via Centrale best. lease, de noodzakelijk optie gebruiken: Ruiling verkoopcontract of Ruiling verkoopcontract Ombouw Bestelling op aanvulvoorraad of Bestelling Ombouw op aanvulvooraad Het ruilproces en het aanvulproces wijkt verder niet af van de reguliere processen in combinatie met de processen beschreven onder stap 3. Als u een eigen voorraadauto verkocht heeft voor een CBL levering dan moet u deze auto met u zelf ruilen. Dus een zgn. ruilorder. Figuur 10

8 > Ga hierna verder met het reguliere proces, zie stap 2 t/m 6 Stap 4 Auto komt binnen in Zeebrugge Als de auto binnenkomt wordt vanuit Louwman & Parqui B.V. ook automatisch de registratiesticker verzonden. Kenteken In TNS kunt u het kenteken aanvragen op de gebruikelijke manier via de ordervoorraad positie. Figuur 11 > Selecteer <CBL-orders> voor een overzicht van de orders en selecteer de order (Auto) waarvoor u een kenteken wilt aanvragen. U ziet nu in het scherm de betreffende order. > Zet in dit scherm een <Vinkje> bij: Kenteken aanvragen Figuur 12

9 Indien de afleverdatum al bekend is kunt u dit in het vakje afleverdatum vullen. (nb: Afleverdatum klant mag ook later worden ingevuld en is tevens de trigger om het kenteken naar de dealer te sturen). De afleverdatum is de datum waarop de auto aan de klant geleverd wordt. Dit wordt ook aan de leasemaatschappij gemeld en mag daarom geen fictieve datum zijn. Zolang de afleverdatum niet gevuld is wordt het kenteken bij L&P vastgehouden. Indien gereed, sla de order weer op via het <opslaan symbool>. Stap 5 Kentekentenaamstelling Het machtigingsformulier voor tenaamstelling van het kenteken wordt rechtstreeks door ING aan u toegestuurd. Het kenteken kan via de gebruikelijke procedure tenaam worden gesteld. Omdat de auto niet bij de bedrijfsvoorraad hoort, moet het kenteken op het postkantoor tenaamgesteld worden. In de meeste gevallen wordt het kenteken tenaamgesteld op ING. Bij de digitale order wordt ook een uitreksel kvk verzonden. Per separate post wordt een machtiging voor tenaamstelling naar u toegestuurd. In het geval dat het kenteken op een andere partij (bedrijf/berijder) moet worden tenaamgesteld dan staat dit expliciet in de order. Stap 6 Aflevering auto Bij het afleveren van de auto wordt het afleverbewijs van ING en eventueel innameformlier van de in te leveren auto door de berijder getekend en direct door gefaxt naar ING Car Lease. Het overschrijvingsbewijs, kopie kenteken en het door de berijder getekende afleverbewijs (+ waar van toepassing het innameformulier) worden vervolgens dezelfde dag of (in het geval van aflevering in de avond) maximaal de dag daarop opgestuurd naar L&P. Na ontvangst van deze items krijgt u de creditnota voor levering. Voor controle kunt u deze vergelijken met de print out die u heeft gemaakt bij het inbrengen van de order. Let op: In het geval er sprake is van ombouw in Zeebrugge krijgt u ook de factuur voor deze werkzaamheden. U heeft de kosten hiervan ook bij de accessoires opgegeven (voor de reguliere consumentenprijs). Deze posten kunnen tegen elkaar weg worden geboekt. Stap 7 Administratieve afhandeling De ontvangen creditnota dient u te verwerken in uw DMS systeem. Nadere informatie hierover is door middel van een apart bulletin van de afdeling Dealer Development gecommuniceerd.