Aan de raad van de gemeente Sliedrecht

Transcriptie

1 Raadsvoorstel Gewijzigd Aan de raad van de gemeente Sliedrecht Agendapunt: 10 Sliedrecht, 18 maart 2008 Onderwerp: Deelprogramma regionale informatievoorzieningprojecten van het Strategisch programma IP&A Drechtsteden. Samenvatting: In 2007 is door het programmamanagement IP&A een Strategisch IP&A plan Drechtsteden (Informatievoorziening, Processen & Automatisering) opgesteld. Dit plan bestaat uit vier deelprogramma s met in totaal 35 projecten. In deelprogramma II wordt een aantal regionale projecten genoemd waarover op lokaal niveau besluitvorming plaats moet vinden. Deze projecten hebben allen betrekking op het realiseren van elektronische dienstverlening en het voldoen aan landelijke wet en regelgeving. In dit voorstel wordt gevraagd deze besluiten te nemen. Aanleiding: Inleiding en achtergrond Sinds juni 2007 wordt - in opdracht van de Netwerkdirectie Drechtsteden en met instemming van het Portefeuillehoudersoverleg Middelen - door het programmamanagement IP&A (informatievoorziening, processen en automatisering) in nauwe samenwerking met de gemeenten en de SCD i.o. gewerkt aan de totstandkoming, opstart en uitvoering van een Strategisch programma plan IP&A Drechtsteden Met het opstellen van dit plan wordt beoogd: inzicht te verkrijgen in de ambities en in de uitdagingen die op het terrein van IP&A op de Drechtsteden, de gemeenten en Zuid-Holland Zuid afkomen, om vanuit de inhoud tot een strategische agenda voor de komende jaren op het terrein van IP&A te komen; qua opzet en uitvoering orde te scheppen in de veelheid aan projecten die de afgelopen paar jaar geïnitieerd zijn, wat rust geeft voor een adequate, gefaseerde uitrol, die voor een niet onbelangrijk deel parallel aan de inrichting van het Servicecentrum moet gebeuren; inzicht te krijgen in de kosten en baten van het gehele programma en het niveau (regionaal of lokaal) waarop deze zichtbaar worden; De rollen en verantwoordelijkheden op het regionale niveau transparant te maken i.c. de vraagkant van de deelnemers Drechtsteden, de regiekant van de NDD resp. het programmamanagement; de aanbodkant van het Servicecentrum onder verantwoordelijkheid van de GR Drechtsteden. Het strategisch programma plan IP&A Drechtsteden is opgebouwd uit vier deelprogramma s. De projecten uit deelprogramma I hebben ten doel een integrale en gestandaardiseerde regionale infrastructuur te implementeren, die geldt als randvoorwaarde om te kunnen functioneren als netwerkorganisatie, om gegevens uit te kunnen wisselen tussen regionale en lokale organisaties, om het SCD kwalitatief en kostenefficiënt te laten draaien èn om ambities op het terrein van E-dienstverlening niet alleen inhoudelijk maar ook technisch te kunnen realiseren. Een deel van deze projecten is eind vorig

2 - 2 - jaar door de Drechtraad vrijgegeven en inmiddels in uitvoering. Hierbij is een onderscheid gemaakt tussen IA (Rekencentrum en Drechtnet) die op korte termijn en in enge zin nodig zijn voor het functioneren van het SCD en IB, hetgeen een gefaseerde integratie en optimalisatie voor de langere termijn is. De projecten in deelprogramma II zijn gericht op realisatie van de inhoudelijke ambities en wettelijke opdrachten op het terrein van de informatiseringarchitectuur en de dienstverlening aan burgers, instellingen en bedrijven. Voor een deel lopen deze projecten al vanuit het project Drechtsteden Digitaal en is de financiering ervoor lokaal al geregeld in de vorm van de bijdrage van 3 per inwoner. De projecten uit deelprogramma III betreffen lokale projecten van uiteenlopende aard. Op dit deelprogramma vindt door het programmamanagement regionale coördinatie plaats op doublures, capaciteitsvraag, planning en cumulatie van wijzigingen. De projecten zijn zowel inhoudelijk als qua financiering en uitvoering een aangelegenheid van de betreffende organisaties. De projecten uit deelprogramma IV zijn gericht op het kunnen functioneren als SCD met gebruikmaking van uniforme, gestandaardiseerde systemen en applicaties voor alle deelnemers. Het gaat hier in belangrijke mate om de effectuering van de kernbeslissingen die opgenomen zijn in het Bestuursplan SCD. De uitvoering van deze projecten is op basis van eerdere besluitvorming in de Drechtraad in volle gang. Voor de voorbereiding en uitvoering van het plan is het programma IP&A ingesteld onder leiding van een externe programmamanager. Het inrichtingsconcept is vertaald in een projectenportfolio, de zgn. Top-35. Deze portfolio is onderverdeeld in vier deelprogramma s, die qua verdeling recht doen aan verschillende belangen en daarmee een afgewogen geheel is. Deelprogramma II Het deelprogramma II Regionale Informatiseringprojecten betreft de vernieuwing van de informatievoorziening als gevolg van e-overheid en wettelijke maatregelen. Dit deelprogramma operationaliseert het inrichtingsconcept dat kan worden aangeduid met frontoffice, midoffice, back office en basisregistraties. Met dit deelprogramma wordt tegemoet gekomen aan de strategische doelen: (1) het pro actief ter hand nemen van de noodzakelijke ontwikkelingen; (2) het vasthouden van de positie van Drechtsteden qua digitalisering; (3) het realiseren van de veranderopgave tegen aanzienlijk minder meer kosten dan het geval is bij individuele uitvoering. Het deelprogramma II betreft drie categorieën projecten, nl. projecten die: A. de algemene informatiearchitectuur moderniseert (het zgn. Dik midoffice), die een harde voorwaarde zijn voor het kunnen realiseren van een moderne dienstverlening en bedrijfsinrichting; B. de digitale dienstverlening stapsgewijs daadwerkelijk implementeren door herontwerp van diensten en processen en het inregelen van de systemen; C. zorg dragen voor realisatie van de door wet, regelgeving of bedrijfsvoering geïnitieerde nieuwe informatievoorziening (bijv. Basisregistraties), waarbij de wetgever overigens steeds vaker moderne dienstverleningsconcepten incorporeert in de wetgeving. Overzicht projecten in deelprogramma II Nr. Project A Ontwikkeling regionaal midoffice Afronden functionaliteit e-dienstverlening Regionaal intranet portaal B Uitrol e-dienstverlening

3 - 3 - Vooronderzoek gemeenschappelijk KCC-voorziening 1 C1 C2 Regionaal GIS/vooronderzoek WKPB/vooronderzoek 2 Bouwvergunningen Volg systeem Invoering Burger Service Nummer Basisregistraties/ontwikkeling Basisregistraties/gegevensverzameling Alternatieven, keuze en overwegingen t.a.v. het voorstel: Het deelprogramma Regionale informatievoorziening projecten zoals hierboven genoemd is volgens ons van belangrijke toegevoegde waarde voor de samenwerking in Drechtstedenverband en zal onze gemeente ook verder helpen bij de realisering van de e-dienstverlening. Vandaar dat wij u adviseren: Besluit 1. in te stemmen met participatie van onze gemeente in het deelprogramma Regionale Informatiseringsprojecten van het regionale Programma Informatievoorziening, Processen en Automatisering Drechtsteden (IP&A). Het deelprogramma heeft een aantal onderdelen, waaruit onze gemeente een keuze kan maken. Onderdeel A regionale midoffice ontwikkeling Dit onderdeel is voor zowel onze gemeente als de samenwerking van fundamentele betekenis en ligt in lijn ligt met eerdere beslissingen die in het kader van de vorming van het SCD ( kernbeslissingen ) genomen zijn. De inzet hiervan moet gezien worden als een basisvoorziening om de samenwerking tussen SCD en gemeenten en de digitale dienstverlening vorm te geven en te laten werken. Daarom adviseren wij u: Besluit 2. in te stemmen met deelname aan de implementatie van een regionaal midoffice; Onderdeel B digitalisering dienstverlening en processen Dit onderdeel ondersteunt met name de ambities zoals die in gang gezet zijn met het programma Innovatief Samenwerken Drechtsteden (raad 31 januari 2005 en 25 augustus 2005), het lokale I- programma en de invoering en uitrol van het E-loket in Daarnaast zal dit onderdeel in belangrijke mate bijdragen aan de efficiency bij de beheersing en afhandeling van werkprocessen en sluit het aan bij de ambities zoals die vanuit de landelijke overheid naar ons toe komen. Daarom adviseren wij u: Besluit 3. in te stemmen met de gemeenschappelijke ontwikkeling en implementatie van digitale dienstverlening en processen op basis van met name het midoffice concept; Onderdeel C wetgevingstrajecten In dit onderdeel komen projecten terug die op grond van wetgeving uitgevoerd moeten worden. Gemeenten hebben hierin geen keus. In het geval dat onze gemeente niet deelneemt aan een uitvoering in regionaal verband, moet onze gemeente deze projecten zelfstandig uitvoeren. Een aantal projecten uit dit onderdeel is intussen al in eigen beheer in onze organisatie opgestart. Vandaar dat wij u adviseren om in principe deel te nemen aan dit onderdeel, maar om per project met de regio af te stemmen hoever de deelname van onze gemeente reikt. 1 KCC = Klant Contact Centrum 2 WKPB = Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen

4 - 4 - Besluit 4. In principe in te stemmen met deelname aan de regionale ontwikkeling en implementatie van veranderingen die voortvloeien uit met name wetgeving, maar per project met de regio af te stemmen hoever de deelname van onze gemeente reikt. Omdat nog niet alle wet- en regelgeving aangaande de basisregistraties definitief is vastgesteld, is het nog niet mogelijk om een exacte schatting te maken van met voor de invoering ervan gepaard gaande kosten. De hiervoor ter beschikking gestelde middelen moeten daarom vooralsnog gezien worden als een reservering. Aparte aandacht vraagt de voor de invoering van de basisregistraties vereiste opbouw en opschoning van een groot aantal gemeentelijke gegevensbestanden. Omdat de uitgangssituatie op dit gebied voor iedere gemeente anders is, is het lastig om hierin één regionale aanpak te volgen. Dit betekent ook dat de kosten hiervoor voor iedere gemeente anders zullen uitvallen. Wel kan er regionaal afstemming plaatsvinden om ervoor te zorgen dat de gegevensbestanden identiek worden ingericht. Daarom adviseren wij u: Besluit 5. Het tot stand brengen van de voor de basisregistraties noodzakelijke initiële gegevensverzamelingen weliswaar regionaal af te stemmen, maar de daadwerkelijke uitvoering ervan evenals het beheer van de daartoe gereserveerde middelen aan te merken als een locale aangelegenheid. Besturingsmodel Wij delen de mening van het programmamanagement dat informatievoorzieningprojecten voortvloeiende uit dienstverlening, bedrijfsvoering, wetgeving of een combinatie daarvan zich afspeelt in een dynamische omgeving. Vaak moet reeds vroeg geanticipeerd worden op nieuwe regelgeving terwijl de uitwerking nog niet stabiel is. Daarom zal gewerkt gaan worden met een besturingsmodel waarbij op regionaal niveau door een bijdrage per inwoner gelden bijeengebracht worden en een dynamische besturing door de NDD met een directe verantwoordingsplicht aan de colleges. Ten slotte kunnen wij u melden dat het niet mogelijk is een specifiek besparingsvoordeel aan te geven. Dat zal per project per gemeente moeten plaatsvinden. De projecten die de nieuwe informatiearchitectuur midoffice realiseren, leveren in zich zelf geen baten maar zijn wel een harde voorwaarde om nieuwe dienstverleningsmodellen in te kunnen voeren. De digitale dienstverlening en digitalisering van processen verleidt burgers en bedrijven naar goedkopere dienstverleningskanalen, maar de specifieke implementatie in de gemeente bepaalt uiteindelijk welke baten kunnen worden geïncasseerd. Wij kunnen dat bepalen op het moment dat de algemene projectkaders zijn uitgewerkt in een specifieke set aan te herontwerpen producten en diensten, dus bij het per project op te stellen detail plan van aanpak. Financiële aspecten (gewijzigd, niet vet gemaakt i.v.m. de tabellen): In het IP&A-plan Drechtsteden wordt gerekend met een bijdrage gedurende een planperiode van 3,5 jaar, te rekenen vanaf 1 januari 2008 tot medio De door Sliedrecht te betalen bijdrage voor de financiering van deelprogramma II ramen wij op een totaal bedrag van over de genoemde periode. De status van de projecten is wisselend. Sommige projecten zijn in uitvoering, andere wachten nog op definitieve wet- en regelgeving. De projecten hebben derhalve voor een deel het karakter van een reservering. Voorgesteld wordt de volgende bijdragen te storten in een regionaal fonds IPA Drechtsteden:

5 - 5 - Bijdrage van Sliedrecht ten behoeve van deelprogramma II van het IP&A plan Drechtsteden Nr. Project per jaar inwoners A Regionale midoffice ontwikkeling 1, B Digitale dienstverlening en processen 1, C1 Wetgevingstrajecten Regionaal GIS vooronderzoek 0, WKPB vooronderzoek 0, Burger Service Nummer 0, Bouw Vergunningen Volg Systeem 0, Basisregistraties (ontwikkeling) 1, Basisregistraties (gegevensverzameling) *) 0,00 C2 Totaal : 4, *) Het tot stand brengen van de voor de basisregistraties noodzakelijke initiële gegevensverzamelingen wordt weliswaar regionaal afgestemd, maar de daadwerkelijke uitvoering ervan alsmede het beheer van de daartoe gereserveerde middelen wordt aangemerkt als een locale aangelegenheid. De projecten onder A en B ( 2,29 per inw.) worden gedekt door de bijdrage van 3 per inw. voor de regionale projecten. De projecten onder C1 en C2 worden gedekt door eigen budgetten en deels de reserve. Nr Reeds beschikbaar budget tbv de regionale bijdrage Budgetverhoging tbv regionale bijdrage (nr ) Toelichting nr. 1 Vanaf 2009 komt het budget van 3 per inwoner (budget ICT Drechtsteden ) vrij voor de bekostiging van zaken van deelprogramma II. Gedurende de periode 2009 t/m 2011 kan dit budget dus worden ingezet. Het budget 2008 wordt nog ingezet voor eerder aangegane verplichtingen van incidentele projecten, deels gezamenlijk met de gemeente Dordrecht. Voorstel financiële dekking van de budgetverhoging: Dekkingsvoorstel tbv de budgetverhoging Nr. Budgetten/middelen Voorstel Budgetten Basisregistratie Vastgoed (nr ) Verlaging kapitaallasten door verlaging investeringsbudget van ROBM Reserve IT Beschikking over de reserve (egalisatie) Totaal

6 - 6 - Toelichting nr. 2 De regie over het Sliedrechtse deel van Basisregistratie vastgoed wordt tot nu toe gevoerd door de afdeling ROBM. De onderdelen van het restant-budget van de onder beheer van deze afdeling ressorterende investeringsbudget, die relevant zijn in het kader van deelprogramma II, zullen worden gecorrigeerd op het investeringsbudget en ter dekking worden ingezet voor de bijdragen aan het regionaal fonds. Een bedrag van totaal zal op het investeringsbudget worden gecorrigeerd. Hierdoor vallen de jaarlijkse kapitaallasten in de gemeentebegroting lager uit: rente 5 % en afschrijving 10%. nr. 3 Voor de resterende dekking kunnen de middelen van de gemeentelijke reserve IT worden ingezet. Dit uiteraard onder voorbehoud van een raadsbesluit en na aftrek van de lopende verplichtingen of claims op deze reserve. De prognose is dat in 2008, na aftrek van verplichtingen e.d., van deze reserve een restant-bedrag van maximaal zal resteren. Hiervan kan een bedrag ad (per saldo over de 3,5 jaar) worden ingezet ten behoeve van het IP&A plan. Het per 31 december nog resterende bedrag van de reserve IT zal worden toegevoegd aan de ABR (algemene bestemmingsreserve). Zie de bijlage bij het raadsbesluit. Samenvattend concluderen wij dat de financiële dekking van het deelprogramma II van het IP&A plan volledig binnen de beschikbare middelen voor ICT kan worden gerealiseerd. Dit betekent dat het betreffende onderdeel van de wensenlijst (overzicht C: Nog niet gehonoreerde projecten behorende bij de programmabegroting 2008) kan vervallen. In genoemd overzicht C werd als uitgangspunt aangehouden, dat de verhoging van het budget van 3 per inwoner binnen huidige middelen moest worden gevonden. Het dekkingsvoorstel voorziet in deze taakstelling. Communicatie: Vervolgtraject: Advies opiniërende bijeenkomst: De leden van de opiniërende bijeenkomst willen het voorstel nader bespreken in de raad. Voorgesteld besluit: 1. In te stemmen met participatie van onze gemeente in het deelprogramma Regionale Informatiseringprojecten (deelprogramma II) van het regionale Programma Informatievoorziening, Processen en Automatisering Drechtsteden (IP&A). 2. In te stemmen met deelname aan de implementatie van een regionaal midoffice. 3. In te stemmen met de gemeenschappelijke ontwikkeling en implementatie van digitale dienstverlening en processen op basis van met name het midoffice concept. 4. In principe in te stemmen met deelname aan de regionale ontwikkeling en implementatie van veranderingen die voortvloeien uit met name wetgeving, maar per project met de regio af te stemmen hoever de deelname van onze gemeente reikt. 5. Het tot stand brengen van de voor de basisregistraties noodzakelijke initiële gegevensverzamelingen weliswaar regionaal af te stemmen, maar de daadwerkelijke uitvoering

7 - 7 - ervan evenals het beheer van de daartoe gereserveerde middelen aan te merken als locale aangelegenheid. 6. In te stemmen met de bijdrage van Sliedrecht ad ,- ten behoeve van deelprogramma II van het IP&A plan over de periode 2008 tot medio In te stemmen met de financiering van de bijdrage van Sliedrecht binnen de bestaande middelen voor IT, zoals aangegeven in het dekkingsvoorstel. 8. Kennis te nemen van het geactualiseerde overzicht van de reserve IT (bijlage bij het raadsbesluit). Burgemeester en Wethouders van Sliedrecht, de secretaris, de burgemeester, M.J. Verhoef M.C. Boevée