Voorstel raad en raadsbesluit

Transcriptie

1 Voorstel raad en raadsbesluit Gemeente Landgraaf Programma Documentnummer: B B Landgraaf, 25 juli 2017 ONDERWERP: Afwijken gemeentelijk inkoopbeleid tbv aanbesteding website 42 PROGRAMMA Algemene baten en lasten, Concerncontrol Verantwoordelijke portefeuillehouder(s): Burgemeester Behandelend ambtenaar voor technische vragen: E.J.H.C. Soomers Telefoonnummer: Organisatieonderdeel: Facilitair Bedrijf Behandeld in BenW d.d.: 01 augustus 2017 Behandeling in oordeelvormende raad d.d.: 14 september 2017 Behandeling in besluitvormende raad d.d.: 28 september Samenvatting Het college van B&W vraagt de Raad om kennis te nemen van het voornemen om af te wijken van het gemeentelijke inkoopbeleid in die zin dat met de huidige webleverancier een nieuw contract zal worden afgesloten middels een enkelvoudig onderhandse aanbesteding. 2. Waarom naar de raad Het college van B&W is voornemens om af te wijken van het gemeentelijke inkoopbeleid in die zin dat met de huidige webleverancier een nieuw contract zal worden afgesloten middels een enkelvoudig onderhandse aanbesteding. Conform de regels in het gemeentelijke inkoopbeleid wordt de raad bij dezen actief hierover geïnformeerd. Indien de medewerker inkoop en aanbestedingen een negatief advies afgeeft en het college van Burgemeester en Wethouders besluit dit negatief advies niet te volgen, dan dient het college, alvorens van het inkoop- en aanbestedingsbeleid af te wijken, de gemeenteraad actief te informeren, zodat de raad voordat het college een definitief besluit neemt zijn bedenkingen kan uitbrengen. 3. Doelstelling en beoogd meetbaar effect Doel van het voorstel om af te wijken is om de aanzienlijke formatieve en financiële consequenties van de overgang naar een andere leverancier en ander systeem alsmede de daarbij behorende risico s te voorkomen.

2 4. Argumentatie en alternatieven Gemeente Landgraaf heeft voor haar website een overeenkomst met SIMgroep waarin is geregeld dat gemeente Landgraaf de onderstaande webdiensten afneemt. Het betreft: Website Raadsinformatiesysteem Productencatalogus (kennisbank voor intern en extern gebruik) Veelgestelde vragen (kennisbank voor intern en extern gebruik) Formulierengenerator voor elektronische formulieren (e-forms t.b.v. e-dienstverlening) Technische koppelingen van de e-forms met functionaliteit van andere leveranciers: o DigiD o eherkenning voor ondernemers o betaalfunctionaliteit o voorinvullen van persoonsgegevens Intranet Wie-wat-waar (Personengids) Interne activiteitengerichte sociale kaart Extranet voor tijdelijke projectachtige websites Permanente testomgeving Content Management Systeem (CMS) waarmee alle onderdelen worden beheerd. We zijn tevreden over de producten van onze huidige webleverancier en hun dienstverlening en wel om de volgende redenen: Het systeem wordt door de gebruikers als gebruikersvriendelijk ervaren. De dienstverlening verloopt in overeenstemming met de afgesloten dienstverleningsovereenkomst en verstoringen worden in de regel binnen de servicenormen opgelost. Binnen het huidige productenpakket zijn nog voldoende mogelijkheden voor doorontwikkeling van het product en daarmee een verdere verbetering van de dienstverlening. Dit blijkt o.a. uit de volgende toegevoegde functionaliteiten: o Begin 2017 is door Welsun t.b.v. onze wijkteams binnen onze intranetomgeving een activiteitengerichte sociale kaart ingericht en online gezet. o Medio 2016 is de zoekfunctie verder uitgebreid zodat ook zoekresultaten gevonden kunnen worden in de Gemeentegids. o Medio 2016 zijn elektronische formulieren met eherkenning uitgerust en online gezet. o In december 2015 is de vormgeving en inhoud van onze website volledig vernieuwd op basis van een toptakenindeling. B Pagina 2 van 8

3 De overeenkomst met de huidige webleverancier eindigt op De afgelopen periode is gedegen onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om met de huidige leverancier door te kunnen gaan middels een enkelvoudig onderhandse aanbesteding, voor de duur van 2 jaar met de mogelijkheid deze jaarlijks te verlengen. De reden hiervoor is, dat bij een meervoudige aanbesteding er een kans bestaat, dat de opdracht aan een andere dan de huidige partij moet worden gegund. Dit wordt onwenselijk geacht en wel om de in paragraaf 7 genoemde redenen en de daarbij opkomende kosten. 5. Hoe gaan we dat bereiken en is er evaluatie nodig Wanneer de raad geen bedenkingen heeft, wordt een enkelvoudig onderhandse aanbesteding opgestart. 6. Communicatie n.v.t. 7. Kosten, baten, dekking, risico's Bij een meervoudige aanbesteding is er een kans dat de opdracht aan een andere dan de huidige leverancier moet worden gegund. Dit zou de volgende consequenties hebben: 1. Externe implementatiekosten: De implementatiekosten van een nieuwe website, elektronische formulieren, productencatalogus, intranet, opleidingen en alle overige benodigde functionaliteit bedragen, naar schatting en op basis van ervaringen en verkregen vergelijkingsmateriaal, meer dan ,00. Daarnaast zullen leveranciers ook kosten in rekening brengen voor de benodigde aanpassingen in de reeds aanwezige koppelingen naar functionaliteit voor o.a. betalen, identificeren ed. 2. Interne implementatiekosten: Bij de benodigde grootscheepse implementatie dienen we als gemeente zelf de volgende hoofdactiviteiten uit te voeren: Functioneel inrichten van het systeem (o.a. rollen en rechtenstructuur, workflow, navigatiestructuur). Regelen van de systeemintegratie van de website met systemen van andere leveranciers t.b.v. de benodigde koppelingen. Kiezen van een nieuwe vormgeving in samenwerking met interne partijen en de leverancier. Vullen van de website met content (tekst, afbeeldingen). Dit kan slechts deels door automatische conversie; het vullen is grotendeels handwerk, omdat systemen van elkaar verschillen en omdat tegelijkertijd verstandelijke keuzes gemaakt dienen te worden over of en hoe de content in de nieuwe website/intranet getoond moet worden. Het volgen van opleiding door de webbeheerder en de overige gebruikers. B Pagina 3 van 8

4 Interne communicatie en afstemming over de nieuwe website en intranet. Nazorg: ondersteuning van gebruikers bij het nieuwe systeem. Voor deze activiteiten is zeker 500 uur capaciteit van de webbeheerder nodig naast de reguliere werkzaamheden. De kosten daarvan worden begroot op ,00. Voor het inhuren van externe ondersteuning dient verder rekening te worden gehouden met naar schatting 50,00/uur aan kosten. Geschat wordt een externe inhuur van 200 uur, zodat de totale kosten ,00 bedragen (200 uur * 50,00/uur). 3. Opleidingskosten: Onze website en intranet worden beheerd door 20 gebruikers in diverse afdelingen, Griffie, OR en door Welsun. Aangezien elk websysteem een ander user-interface heeft en dus een andere werkwijze kent, dienen deze gebruikers bij de overgang naar een ander websysteem opnieuw opgeleid te worden. Daarna zal het nog enige tijd duren voordat de gebruikers zich het systeem echt eigen gemaakt hebben, waardoor redactiewerkzaamheden in het begin zeker meer tijd in beslag zullen nemen. 4. Bij de overgang naar een ander websysteem dienen zoals aangegeven, de koppelingen met DigiD, eherkenning, prefill e-forms en betaalfunctionaliteit opnieuw gerealiseerd te worden. Het risico bestaat, dat deze koppelingen niet/niet adequaat gerealiseerd kunnen worden, hetgeen grote implicaties heeft voor onze e-dienstverlening. 5. Zoals vermeld heeft onze website een koppeling met DigiD ten behoeve van de elektronische formulieren. DigiD-beheerder Logius eist dat de organisatie die eigenaar is van de DigiD-aansluiting voldoet aan een aantal specifieke beveiligingsnormen. Elke gemeente dient jaarlijks een DigiD-beveiligingsassessment te laten uitvoeren door een geregistreerd EDP-auditor. De webbeheerder is belast met de voorbereiding van dit assessment en het aanleveren en/of opstellen van de relevante documenten. Vanaf 2018 heeft Logius de DigiD-normen verder uitgebreid/aangepast. De EDP-auditor die bij gemeente Landgraaf het DigiD-beveiligingsassessment uitvoert, heeft aangegeven dat bij de formulierengenerator van SIMgroep geen problemen met betrekking tot de nieuwe normering te verwachten zijn, omdat deze zodanig dichtgezet is dat de formulieren-beheerders geen handelingen kunnen verrichten die de informatiebeveiliging in gevaar kunnen brengen. Bij de overgang naar een ander websysteem/formulierengenerator bestaat het risico dat voor het succesvol doorlopen van het DigiD-beveiligingsassessment er aanzienlijk meer inspanning door de gemeente geleverd dient te worden, dan nu het geval is. Naar schatting zal dit 40 uur extra bedragen. B Pagina 4 van 8

5 6. Verwervingskosten: Deze aanbestedingsprocedure duurt circa 20 weken (inclusief voorbereiding). Rekening houdend met een inzet van het projectteam van 300 uur en de noodzakelijke externe ondersteuning van 70 uur betekent dit dat de verwervingskosten ,00 zullen bedragen. 300 uur door projectteam en inkoop & aanbesteding á schaal 10 (= ,00) en externe inhuur voor 70 uur á 125,00/uur (= 8.750,00). Onderstaand de formatieve en financiële consequenties van de overgang naar een andere leverancier/ander systeem: Nr. Kostenpost Capaciteit Kosten Info 1 Externe implementatiekosten ,00 Schatting obv ervaringen en verkregen vergelijkingsmateriaal. 2 Interne implementatiekosten en 500 uur webbeheerder , uur x 48,00/uur = ,00 inhuur 200 uur externe inhuur , uur x 50,00/uur = ,00 3 Opleidingstijd van 20 gebruikers en 140 uur diverse functionarissen 4.200, uur á gemiddeld 30,00/uur = 4.200,00 eigen maken van systeem 5 Extra uren DigiDassessment 40 uur webbeheerder 1.920,00 40 uur x 48,00/uur = 1.920,00 6 Verwervingskosten: Voorbereiding en uitvoering aanbestedingstraject met externe begeleiding 300 uur intern (door webbeheerder, bureauhoofd informatiemanagement en inkoop & aanbesteding) en 70 uur externe inhuur , uur door projectteam en I&A á schaal 10 ( ,00) en externe inhuur 70 uur x 125,00 ( 8.750,00). Totaal TOTALE KOSTEN ,00 B Pagina 5 van 8

6 Gezien de aanzienlijke formatieve en financiële consequenties van de overgang naar een andere leverancier en ander systeem en de daarbij behorende risico s acht het college het wenselijk dat na contracteinde met de huidige leverancier, in afwijking van het gemeentelijke inkoopbeleid, een nieuwe overeenkomst met diezelfde leverancier wordt afgesloten middels een enkelvoudig onderhandse aanbesteding. Hiertoe is bij de afdeling BCZ/Inkoop & Aanbestedingen advies gevraagd. Zij zien echter geen mogelijkheden om op basis van één van afwijkingsgronden af te wijken van het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het inkoop-en aanbestedingsbeleid noemt drie voorbeelden bij de afwijkingsgrond "Als niet afwijken nadelig kan zijn voor de gemeente (financieel belang)", te weten: 1. als strijd met wettelijke verplichtingen dreigt en de gemeente daardoor in grote moeilijkheden kan komen; 2. als grote financiële gevolgen dreigen als niet met spoed opdracht kan worden verleend; 3. het moeten volgen van een andere aanbestedingsprocedure omdat dat een voorwaarde is van een subsidie die aan de gemeente is verstrekt. Advies BCZ/Inkoop & Aanbesteding: Uit de bovenstaande voorbeelden blijkt dat het moet gaan om omstandigheden waarbij de gemeente echt in de problemen komt, ofwel op juridisch vlak ofwel op financieel vlak. Het feit dat in het onderhavige geval bij het volgen van de juiste procedure de gemeente wellicht ,- meer moet betalen dan bij een enkelvoudig gunning, is uiteraard niet gewenst, maar ook niet zodanig ernstig dat het valt te scharen onder de genoemde uitzondering. Wat betreft de zinsnede onder punt 2 "grote financiële gevolgen" moet worden opgemerkt dat nergens is vermeld wat hieronder moet worden verstaan, maar gelet op de context waarin dit staat, moet het (in dit geval) gaan om gevolgen die een zodanige invloed hebben op de financiële positie van de gemeente dat dit doorwerkt op andere gebieden binnen de begroting. Het negatief advies heeft op grond van het inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende consequenties: Indien de medewerker inkoop en aanbestedingen een negatief advies afgeeft en het college van Burgemeester en Wethouders besluit dit negatief advies niet te volgen, dan dient het college, alvorens van het inkoop- en aanbestedingsbeleid af te wijken, de gemeenteraad actief te informeren, zodat de raad voordat het college een definitief besluit neemt zijn bedenkingen kan uitbrengen. 8. Het voorstel Kennis te nemen van het voornemen van het college om af te wijken van het inkoop- en aanbestedingenbeleid. B Pagina 6 van 8

7 Burgemeester en wethouders van Landgraaf, de secretaris, de burgemeester, ir. J.M.C. Rijvers mr. R.J.H. Vlecken 9. a. Stukken behorende bij het besluit n.v.t. b. Onderliggende stukken n.v.t. B Pagina 7 van 8

8 Besluit Kennis te nemen van het voornemen van het college om af te wijken van het inkoop- en aanbestedingenbeleid. Aldus besloten in de openbare besluitvormende raad, gehouden op 28 september De griffier, De voorzitter, B Pagina 8 van 8