Voorstel raad en raadsbesluit

Transcriptie

1 Voorstel raad en raadsbesluit Gemeente Landgraaf Programma Documentnummer: B B Landgraaf, 6 februari 2018 ONDERWERP: Afwijken van het geldende inkoop en aanbestedingsbeleid. Raadsvoorstelnummer: 8 PROGRAMMA 5. Sport, cultuur en recreatie. Verantwoordelijke portefeuillehouder(s): E.J.M. Dreissen Behandelend ambtenaar voor technische vragen: D.H.K. Stratmann / T. Hanssen Telefoonnummer: Organisatieonderdeel: Beheer Openbare Ruimte Behandeld in BenW d.d.: 6 febr Behandeling in oordeelvormende raad d.d.: 22 febr Soc. Maatsch. + Ruimt. en Fysiek Behandeling in besluitvormende raad d.d.: 8 maart Samenvatting Het college van B&W vraagt uw Raad om kennis te nemen van het voornemen om af te wijken van het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid om een nieuwe beheerovereenkomst af te sluiten met de Stichting Bosbeheer Landgraaf (SBL) en biedt uw Raad de mogelijkheid om bedenkingen in te brengen. Sinds 2010 onderhoud SBL naar volle tevredenheid de gemeentelijke bossen. Zowel de stichting als de gemeente wil de huidige samenwerking graag voortzetten. Bij het wederom aangaan van een meerjarig contract met de stichting komt het totaalbedrag van het meerjarig onderhoud boven de aanbestedingsgrens van ,=. Het inkoop en aanbestedingsbeleid schrijft voor dat in dit geval meervoudig onderhands aanbesteed moet worden. Hiervan kan echter van worden afgeweken als er een partij is die een specifieke deskundigheid heeft die bij ander partijen niet gevonden kan worden. De stichting bestaat uit burgers en belangenverenigingen en is uniek qua samenstelling en aanpak. 2. Waarom naar de raad Het college van B&W is voornemens om af te wijken van het gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsbeleid in die zin dat met SBL een nieuw beheerovereenkomst zal worden afgesloten middels een enkelvoudig onderhandse aanbesteding (enkelvoudige uitnodiging). Het college dient u hierover actief te informeren en u de mogelijkheid te bieden om bedenkingen naar voren te brengen. Verlenging beheerovereenkomst met Stichting Bosbeheer Landgraaf (SBL).

2 Hiermee is een totaal geschat bedrag van ± ,- per jaar mee gemoeid, (waarvan in ,- door de provincie als subsidie werd verstrekt). De huidige beheersovereenkomst loopt af per 01 mei De interne opdrachtgever (BOR) wenst een nieuwe overeenkomt met SBL aan te gaan en heeft gevraagd naar de (on)mogelijkheden te kijken. Motivatie hiervoor is dat SBL de werkzaamheden, naar tevredenheid van de gemeente en belanghebbenden (o.a. omwonenden) op een unieke wijze uitvoert en dat een aanbesteding met de mogelijkheid van een nieuwe leverancier voor de gemeente Landgraaf onnodig veel tijd, geld en risico zou kosten. Aanbestedingswet Deze dienstverlening is niet opgenomen onder de categorie speciale en specifieke diensten, waarop een speciaal aanbestedingsregime van toepassing is. Deze dienstverlening is opgenomen bij het reguliere aanbestedingsregime onder diensten. CPV-code: diensten voor land-, bos, en tuinbouw agricultuur en imkerij. Het betreft hier een regulier terugkomende dienstverlening, waarvoor een jaarlijks budget is opgenomen. De Europese drempelwaarde voor leveringen en diensten waarboven Europees aanbesteed moet worden is (m.i.v 2018). Onder deze drempelwaarde is de Aanbestedingswet 2012 en het vigerende inkoop- en aanbestedingsbeleid van toepassing. Op grond van de begrote waarde ( ,-) zou conform het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid een meervoudige onderhandse aanbesteding moeten plaatsvinden. In het gemeentelijk beleid zijn de volgende uitzonderingsmogelijkheden/afwijkingen opgenomen: 1. Vrijstellingen volgens de Aanbestedingswet; Afdeling van de Aanbestedingswet, bestaande uit de artikelen 2.23 en 2.24, beschrijft situaties waarop de aanbestedingsregels niet van toepassing zijn. Voor de gemeente is vooral art (betreffende overheidsopdrachten voor diensten) lid a, b, d en f van toepassing: - lid a bepaalt dat de aanbestedingsregels niet van toepassing zijn voor diensten die worden gegund aan een andere aanbestedende dienst of aan een samenwerkingsverband van aanbestedende diensten, op basis van een uitsluitend recht dat deze aanbestedende dienst geniet. - lid b betreft de verwerving of huur van grond of andere onroerende zaken. - lid d betreft arbitrage en bemiddeling. - lid f betreft arbeidsovereenkomsten. Verdere uitzonderingsmogelijkheden volgens de Aanbestedingswet: - opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen, art het plaatsen van een overheidsopdracht via een aankoopcentrale mits deze het bepaalde in de Aanbestedingswet naleeft, artikel B Pagina 2 van 7

3 Vrijstelling opgenomen in het Inkoop en aanbestedingsbeleid: 2. specifieke deskundigheid/monopolisme; Als volgt nader beschreven: overduidelijk is dat er slechts een of een paar leveranciers zijn die de betreffende opdracht kan of kunnen uitvoeren. Doorgaans gaat dit om zeer specialistisch werk. In dat geval kan worden volstaan met het uitnodigen van de betreffende leveranciers. Deze uitzonderingsmogelijkheid dient door de medewerker Inkoop & Aanbesteding met terughoudendheid betracht te worden. Dit om te voorkomen dat er te snel een beroep wordt gedaan op deze uitzonderingsmogelijkheid. 3. artistieke/technische redenen van bescherming van alleenrechten; 4. dwingende spoed; 5. als niet afwijken nadelig kan zijn voor de gemeente (financieel belang); 6. opleidingen; 7. detacheringen;. De medewerker inkoop en aanbesteding heeft aangegeven dat in het onderhavige geval geen van de uitzonderingsmogelijkheden van toepassing is. De afdeling Beheer Openbare Ruimte beschouwt deze dienstverlening als specifieke deskundigheid. Hiermee kan Inkoop- en Aanbesteding niet instemmen omdat het inkoopen aanbestedingsbeleid in de nadere beschreven toelichting hier geen mogelijkheid toe geeft. Specifieke deskundigheid heeft betrekking op het specialisme van de dienstverlening en het aanbod van leveranciers. De unieke uitvoering/aanpak van dit project kan niet gezien worden als specifieke deskundigheid. De unieke uitvoering/aanpak is goed te beschrijven, sterker nog de unieke uitvoering/aanpak zou goed kunnen worden gebruikt als onderscheidend gunningscriterium beste prijs/kwaliteit verhouding. Meerdere leveranciers zouden dit project kunnen uitvoeren. Op de unieke uitvoering/aanpak zijn geen andere rechten op van toepassing. Verder zijn er naast de gekozen oplossing door de medewerker inkoop- en aanbesteding nog 2 mogelijkheden bekeken, te weten: - quasi-inbesteden: dit is niet van toepassing omdat niet aan het toezichthouderscriterium wordt voldaan. - subsidieverlening: er is geen subsidiegrondslag voor het verstrekken van subsidie aan SBL. 3. Doelstelling en beoogd meetbaar effect Naar aanleiding van verzet bij de bevolking tegen groot onderhoud aan het Kapellerbos in 2007 is onderzocht wat de reden was van het verzet. Een van de belangrijkste reden was dat veronderstelt werd dat de bomen gekapt werden voor financieel gewin uit de verkoop van hout. Zelfs met individuele gesprekken kon deze zorg onvoldoende worden weggenomen. B Pagina 3 van 7

4 Om meer draagvlak te krijgen bij de bevolking voor de noodzakelijke beheermaatregelen in de Landgraafse bossen is eind 2011, op initiatief van de Gemeente Landgraaf, de Stichting Bosbeheer Landgraaf opgericht. Het voornaamste doel, naast het onderhoud aan de bossen, was een laagdrempelige communicatie met de inwoners en belangenverenigingen in Landgraaf. In de bosbeheerstichting zijn naast individuele burgers ook belangengroeperingen vertegenwoordigd. Vanaf 2010 wordt het grootste deel van het dagelijkse onderhoud uitgevoerd door de SBL met een grote groep enthousiaste vrijwilligers. Het bestuur, samen met de bosbeheerder, coördineren de grootschalige bosprojecten. De Stichting Bosbeheer landgraaf zoekt op een laagdrempelige wijze contact met gebruikers en omwonenden om voldoende draagvlak te borgen voor noodzakelijk uit te voeren maatregelen. Vooral deze laagdrempelige wijze van communicatie naar de bewoners van Landgraaf was een van de voornaamste doelstellingen bij de oprichting van de Stichting. Deze werkwijze heeft bewezen zeer succesvol te zijn. In de loop der jaren heeft de Stichting Bosbeheer Landgraaf een groot aantal partners gevonden waarmee wordt samengewerkt. Voorbeelden hiervan zijn: Mountainbikeclub Discovery, LLTB, Stichting het Groene Lint, de Wildbeheereenheid Brunssummerheide/Schinveldse bossen, IVN De Oude Landgraaf, IVN Ubach over Worms, de plaatselijke men vereniging, Heemkundevereniging OCGL, Parkstad archeologe, Stichting IKL, Natuurmonumenten, Reclassering Nederland, Bosgroep Zuid Nederland e.a.. De samenwerkingen lopen uiteen van het inwinnen van advies en het aanvragen van subsidies tot het uitvoeren van werkzaamheden met vrijwilligers. De Stichting haakt tevens aan bij activiteiten zoals de Landelijke opschoondag, Natuurwerkdag en Natuur doe dagen. In de afgelopen beheerperiode zijn grootschalige onderhoudsmaatregelen uitgevoerd die ervoor zorgen dat de bossen ook in de toekomst vitaal blijven en natuurwaarden in stand worden gehouden en zelfs worden versterkt. Voorbeelden zijn: onderhoud Moltbos Noord, Kapellerbos, de Oude Landgraaf, Streeperbos en het Kisselsbos(in uitvoering). Maar ook na de junistorm in 2016 zijn veel werkzaamheden verricht door de SBL. Om de landgraafse bossen duurzaam in stand te houden is door de Stichting Bosbeheer Landgraaf de bosbeheervisie Gemeente Landgraaf opgesteld. Deze is leidend voor het beheer. Het belangrijkste motto van de Stichting is: Natuur en mensen samen verder. 4. Argumentatie en alternatieven Gezien de plaats die de stichting heeft ingenomen is er momenteel geen enkele partij die hetzelfde kan bieden als SBL. Met de manier van werken zijn zij uniek tot ver buiten de grenzen van Landgraaf. SBL heeft tevens een groot netwerk opgebouwd. Gezien alles wat bereikt is geniet het de voorkeur om de nieuwe overeenkomst enkelvoudig onderhands aan te gaan met SBL omdat deze een unieke aanpak heeft. Naast de kennis van de lokale bossen B Pagina 4 van 7

5 en de nauwe contacten met de gebruikers vormt de stichting de spil als het gaat om communicatie en voorlichting. Het alternatief is het bosbeheer aan te besteden. Nadelen hiervan zijn: Het netwerk en vertrouwen naar burgers, vrijwilligers, verenigingen en alle andere betrokken partijen dient van nul af aan weer opgebouwd te worden. De stichting bosbeheer is een niet commerciële partij die alleen werkzaam is voor de gemeente Landgraaf. Zij zijn niet bekend met aanbestedingen. Het bedrijfseconomische belang van een aannemer weegt mogelijk zwaarder dan de belangen van gebruikers en het handhaven of versterken van natuurwaarden. Winsten worden voornamelijk gegenereerd uit de opbrengst van houtverkoop. Op dit moment blijft er veel hout achter in de bossen voor versterking van natuurwaarden. De beperkte houtopbrengsten vloeien direct terug in het onderhoud van de bossen. Deze werkwijze gaat mogelijk veranderen. Vanuit het oogpunt van de afdeling Beheer Openbare Ruimte is gebruikmaking van de in het inkoop- en aanbestedingsbeleid opgenomen uitzondering 'specifieke deskundigheid' te rechtvaardigen: specifieke deskundigheid staat in het beleid als volgt beschreven: Overduidelijk is dat er slechts een of een paar leveranciers zijn die de betreffende opdracht kan of kunnen uitvoeren. Doorgaans gaat dit om zeer specialistisch werk. In dat geval kan worden volstaan met het uitnodigen van de betreffende leveranciers. 5. Hoe gaan we dat bereiken en is er evaluatie nodig Wanneer de raad geen bedenkingen heeft, wordt vanaf juni 2018 een jaarlijks te verlengen beheerovereenkomst met de Stichting Bosbeheer Landgraaf aangegaan. De huidige samenwerking is goed en het beleid is vastgelegd en vastgesteld. Het beheer is vastgesteld in de bosbeheervisie Jaarlijks vind er evaluatie plaats middels het jaarverslag dat voor 1 mei van het opvolgend jaar wordt aangeleverd. De bestuurlijke overleggen van de Stichting bosbeheer Landgraaf worden ambtelijk bijgewoond. Er is wekelijks contact met de bosbeheerder van de stichting waarbij het dagelijkse beheer wordt afgestemd. 6. Communicatie De Stichting Bosbeheer landgraaf zoekt steeds op een laagdrempelige wijze contact met de gebruikers en omwonenden voor draagvlak voor uit te voeren maatregelen. Deze werkwijze willen wij graag continueren. B Pagina 5 van 7

6 7. Kosten, baten, dekking, risico's Met de beheersovereenkomst met Stichting Bosbeheer Landgraaf (SBL) is een geschat bedrag van ca ,- per jaar gemoeid. In het budget Groen in het buitengebied is hiervoor voldoende ruimte aanwezig. Indien de Raad niet geïnformeerd zou worden is het risico m.b.t. een enkelvoudige uitnodiging dat bedrijven, die van mening zijn dat ze deze werkzaamheden ook uit kunnen voeren, bezwaar maken tegen de enkelvoudige procedure. Dit omdat de gemeente dan niet conform haar eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid heeft aangekocht. 8. Het voorstel Aan uw raad wordt voorgesteld om kennis te nemen van het voornemen van ons college om af te wijken van het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid met betrekking tot een te sluiten beheerovereenkomst met Stichting Bosbeheer Landgraaf en om hiertegen geen bedenkingen in te brengen. Burgemeester en wethouders van Landgraaf, de secretaris, de burgemeester, ir. J.M.C. Rijvers mr. R.J.H. Vlecken 9. a. Stukken behorende bij het besluit NVT b. Onderliggende stukken beheerovereenkomst bosbeheervisie overzichtstekening beheerareaal B Pagina 6 van 7

7 Besluit De raad van de gemeente Landgraaf; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 6 februari 2018; besluit: kennis te nemen van het voornemen van burgemeester en wethouders om af te wijken van het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid met betrekking tot een te sluiten beheerovereenkomst met Stichting Bosbeheer Landgraaf en om hiertegen geen bedenkingen in te brengen. Aldus besloten in de openbare besluitvormende raad, gehouden op 8 maart 2018 De griffier, De voorzitter, B Pagina 7 van 7