Jaarverslag Vereniging van Gehandicapte Wintersporters 2009/10

Transcriptie

1 Jaarverslag Vereniging van Gehandicapte Wintersporters 2009/10 Algemeen Jaarverslag Het verenigingsjaar 2009/10 was een jaar met twee gezichten. Aan de ene kant was er opnieuw sprake van een bruisend verenigingsjaar, met veel en goed bezochte activiteiten. Populair gezegd: alle activiteiten zaten bomvol. Aan de andere kant bleek het jaar in financiële zin moeilijker dan bij aanvang was verwacht. Dat is even wennen, want we hadden in de afgelopen periode juist een mooie reeks van meevallende jaren geboekt. Een opvallend item om mee te beginnen: na een lange periode van toenemende ledenaantallen, is het ledenaantal in 2009/10 ongeveer stabiel gebleven. Het is nog te vroeg om er conclusies aan te verbinden. Er lijkt aanleiding om de stilvallende groei te verbinden aan de economische crisis die ons land in zijn greep houdt, maar aan de andere kant zaten de reizen nog nooit zo vol. Daarnaast lijkt de economie langzaam maar zeker weer wat aan te trekken Wie het weet, mag het zeggen. Het was opnieuw een jaar zonder onvertogen woorden. De organisatie van alles liep op rolletjes. Er waren geen noemenswaardige klachten of incidenten, in ieder geval niets dat niet naar tevredenheid kon worden opgelost. Net als vorig jaar is weer veel nagedacht en gebrainstormd over samenwerking, met derden: andere skiverenigingen, de Johan Cruyff Foundation en de NSkiV. Het Jongeren+ project dat samen met de Johan Cruyff Foundation was opgestart en onder meer tot de Jongerenreis heeft geleid, liep tegen het einde. Vanaf volgend jaar gaat de VGW de Jongerenreis onder eigen budgettaire verantwoordelijkheid aanbieden. Ten aanzien van de NSkiV, die zich steeds meer als sportbond voor skiënd Nederland wil manifesteren: er wordt veel over gesproken binnen onze vereniging. Wij benadrukken echter graag dat er nog geen formele besluiten zijn genomen ten aanzien van lidmaatschap en kennisuitwisseling door de VGW (het bestuur heeft daar ook de bevoegdheid niet toe). Op de ALV komen we er nader op terug met onze bevindingen tot nu toe. Skiën Nederland De formule van 3 sessies van 5 lessen in Huizen, die in het najaar van 2007 voor het eerst is uitgeprobeerd, voldoet nog steeds goed. De late tijstippen (vanaf 15:00 uur s middag) vormden geen beletsel tot volle groepen. Er zijn nog steeds deelnemers die meerdere sessies skiën. Dit is natuurlijk geen probleem indien er geen andere deelnemers zijn die daardoor niet kunnen deelnemen. Derhalve lijkt er op Huizen geen sprake van capaciteitsproblemen. Reizen De eerste reis van het skiseizoen is traditiegetrouw de staande reis naar Fugen. Dit jaar bestond de groep weer uit circa 50 personen. Eef Verhoeven was voor het eerst mee als reisleider van deze reis. Gelukkig was oud-reisleider Eef Mokkink, die vorig jaar tijdens zijn laatste reis als reisleider onfortuinlijk was gevallen, ook van de partij. De zittende reis voor volwassenen naar Maria Alm, vond opnieuw plaats met een grote groep van circa 35 deelnemers. De condities waren gedurende de week prima. Naast een paar kleinigheden, was er sprake van één groter incident, dat door betrokkene zelf in de Nieuwsvlok is beschreven. Het betreft de echtgenoot van een deelneemster die al jaren mee gaat met onze reis. Theo, we hopen je volgend jaar op jouw 13 e reis opnieuw te zien (laat je niet afschrikken door het ongeluksgetal). De kinderreis zat dit jaar ook vol met ruim over de 30 deelnemers. Er hebben zich in het geheel geen problemen voorgedaan, het weer was goed en er zijn geen ongelukken gebeurd. Het lijkt erop dat de gehele groep van de kinderreis volgend jaar weer mee wil. De jongerenreis, tenslotte, werd voor de tweede keer gehouden. Deze reis had 15 deelnemers en vond plaats in Maria Alm. De reis kent een andere invulling dan de overige reizen van de VGW en is goed verlopen. Komend jaar zal naar een andere locatie worden uitgekeken.

2 Commissies Door de diverse commissies is in het afgelopen jaar opnieuw veel werk verzet, om de kwaliteit waar mogelijk te verbeteren. De begeleiderscommissie heeft het ingezette pad om (nieuwe) begeleiders een uitgebreide opleiding te bieden, verder vormgegeven via de gebruikelijke opleidingklasjes bij Skieën Nederland en daarbuiten. In het kader van een mogelijke samenwerking met NSkiV, heeft tijdens de kinderreis een korte pilot met enige begeleiders plaats gehad. Ook de commissie skileraren heeft veel inspanningen geleverd om nieuwe leraren te werven en op te leiden volgens het interne lesplan van de VGW. Alhoewel de VGW inmiddels kan buigen op een behoorlijk aantal inzetbare leraren, blijft de werving van aanvullend nieuwe leraren met het ook op de groei een belangrijk item. De materiaalcommissie heeft in het afgelopen jaren veel nieuw materiaal kunnen aanschaffen en inzetten. Het materiaal heeft altijd opgeslagen gestaan bij Welzorg in Nieuwegein. Afgelopen jaar kwam het bericht dat niet langer van deze locatie gebruik kan worden gemaakt. De Commissie is vervolgens actief op zoek gegaan naar een nieuwe behuizing, die uiteindelijk is gevonden in een private locatie. De redactiecommissie heeft het afgelopen jaar een nieuw format voor de informatie aan leden vormgegeven. Inmiddels is de Nieuwsvlok een aantal malen verschenen. De PR Commissie is ook in het afgelopen jaar druk bezig geweest met onder meer open dagen, clinics, brochures, flyers en (inschrijf)formulieren. Voorts vond in juni de 2-jaarlijkse Support Beurs plaats, waar de VGW acte de presence heeft gegeven.

3 Financieel Jaarverslag 2009/10 NB het boekjaar loopt van 1 juli tot en met 30 juni. Resultaat De VGW had voor het boekjaar 2009/10 een sluitende exploitatie begroot, rekening houdend met een donatie van SGW ad welke in het najaar van 2009 ook is ontvangen. Helaas is de daadwerkelijke realisatie aanmerkelijk ongunstiger uitgekomen dan begroot, als gevolg van diverse kostenoverschrijdingen. Deze grotendeels onvoorziene overschrijdingen vonden plaats bij de diverse reizen en bleken onvermijdelijk. Ook bij de normale exploitatiekosten van de vereniging vonden enige kostenoverschrijdingen plaats, doch deze waren in relatieve zin beperkt. De inkomsten van de vereniging verliepen min of meer als geplanned. Al met al werd het boekjaar afgesloten met een resultaat, dat ruwweg ongunstiger uitviel dan begroot. Rekening houdend met het feit dat de genoemde donatie van SGW ad reeds bedoeld was om de exploitatie van de VGW af te dekken, impliceert een en ander derhalve dat het totale tekort op de exploitatie in 2009/10 uitkwam op circa Financiële positie Als gevolg van het ongunstigere exploitatiesaldo, is uiteraard fors ingeteerd op de financiële positie. Het eigen vermogen van de VGW bedroeg aan het begin van het boekjaar 565, waardoor de VGW eigenstandig niet in staat was de genoemde tekorten te dragen. Met SGW is daarom afgesproken dat VGW een eenmalige donatie zal ontvangen van , ter dekking van het tekort en de opbouw van een (relatief beperkte) reserve om lopende betalingsverplichtingen te kunnen blijven voldoen ( liquiditeitsreserve ). Deze extra donatie is na afsluiting van het boekjaar uitbetaald, doch in de hier gepresenteerde cijfers is deze als nog te ontvangen donatie reeds opgenomen. Indien deze extra donatie niet gerealiseerd zou zijn, zou het eigen vermogen van de VGW per 30 juni 2009 zijn gedaald tot circa negatief. Dankzij de donatie kan thans echter een positief eigen vermogen van bijna worden gepresenteerd. Gevolgen Zoals uit bovenstaande kan worden opgemaakt, heeft SGW met betrekking tot het afgelopen boekjaar via twee donaties in totaal gedoneerd aan de VGW. Het ligt in de lijn der verwachting dat het bij ongewijzigd beleid - ook in de komende jaren moeilijk zal worden een sluitende begroting te maken. Doorrekening van enige scenario s heeft uitgewezen dat bij ongewijzigd beleid de tekorten mogelijk zelfs zullen oplopen, tot jaarlijks of hoger. Het moge duidelijk zijn dat dit voor een vereniging als de onze een ontoelaatbare situatie is. Derhalve voelt het bestuur zich genoodzaakt enige maatregelen te nemen om op een termijn van één à twee jaar de begroting weer sluitend te krijgen. Onderstaand volgt de (concept) jaarrekening over het verenigingsjaar 2009/10. In deze jaarrekening zijn de cijfers van het JCF/Jongeren+ - project buiten beschouwing gelaten.

4 Staat van baten en lasten: Realisatie Begroting (in ) (in ) Inkomsten Contributie 8.361, ,00 Donaties (SGW) 8.000, ,00 Rente-inkomsten 33,24 100,00 TOTALE INKOMSTEN , ,00 Uitgaven Bestuurskosten 2.831, ,00 Secretariaatskosten 681,75 750,00 Portokosten 540,39 500,00 Bankkosten 252,31 250,00 Verzekeringen 1.876, ,00 Saldo Activiteiten 6.938, ,00 Saldo Commissies 7.092, ,00 Verplichtingen uit vorig boekjaar 2.675, ,00 TOTALE UITGAVEN , ,00 RESULTAAT (operationeel) ,28 0,00 Buitengewone uitgaven: Afdrachten aan SGW 700,00 (-/-) Netto Vermogensmutatie ,28 0,00 Balans per 30 juni 2010 (in ) ACTIVA PASSIVA Eigen Vermogen 5.371,77 Saldo Postbank 1.729,87 Reserve JCF-projecten 749,66 Rabo 974,66 Spaarrek. 61,90 Crediteuren nog te betalen 8.945,00 Kas 300,00 Donatie SGW Nog te ontvangen ,00 TOTAAL ACTIVA ,43 TOTAAL PASSIVA ,43

5 Toelichting Saldo Activiteiten Het saldo is als volgt opgebouwd: Inkomsten Uitgaven Saldo Begroting Skien Nederland 3.044, ,08-841,92-500,00 Ski Clinics 125,00-125,00 0,00 Maria Alm , , ,00 0,00 Fugen , , ,19 0,00 Kinderreis , , , , , ,00 De zittende reis naar Maria Alm werd vlak voor het vertrek geconfronteerd met het niet-beschikbaar zijn van de bus die een groot deel van de deelnemers en de begeleiders naar Maria Alm zou vervoeren. Hierdoor diende op het allerlaatste moment naar vervangend vervoer te worden uitgezien. Dit heeft tot aanzienlijke meerkosten geleid, die het ontstane tekort ten opzichte van de beroting meer dan volledig verklaren. De staande reis naar Fügen werd over de brede linie met hogere kosten geconfronteerd dan begroot. De meest in het oog springende overschrijding betrof de verrekening van (kortingen op) skipassen die tot onbevredigende resultaten leidde en het tekort hoog opdreef. Bij de kinderreis is sprake van een vertekend beeld. In werkelijkheid bleef deze reis binnen de begroting. Het is echter zo, dat een deel van de inkomsten bestaat uit donaties van ouders van deelnemende kinderen. Deze donaties komen binnen bij de SGW en niet bij de VGW, waardoor deze donaties ook niet in het resultaat van de VGW kunnen worden meegenomen. Hierdoor resteert in de jaarrekening van de VGW een negatiever beeld dan er in werkelijkheid is. Saldo Commissies Uitgaven Commissie PR 2.027,69 begroot 3.000,00 Uitgaven Commissie Begeleiders/Skileraren 4.114,02 begroot 4.000,00 Uitgaven Commissie Redactie 611,33 begroot 500,00 Uitgaven Commissie Locaties 338,97 De uitgaven van de Commissie PR vielen uiteindelijk mee, omdat voor de uitgaven van de Support beurs alternatieve dekking kon worden gevonden. Zonder deze alternatieve dekking, was een overschrijding van enige honderden euro s realiteit geweest. De kosten van IT en internet, welke in deze post zijn opgenomen, zijn de afgelopen jaren fors gestegen en maken inmiddels circa 70% van het budget uit. De kosten voor de twee commissies Begeleiders en Skileraren zijn in het afgelopen jaar nog samen genomen en bestonden hoofdzakelijk uit kilometerdeclaraties van de leden van de Commissie Begeleiders en uit de eerder genoemde vrijwilligersbijdragen. Afdrachten aan SGW De afdrachten aan SGW betreffen de kosten van materiaalhuur door docenten, die optreden tijdens door VGW georganiseerde activiteiten. Zoals afgesproken, neemt VGW deze huur voor haar rekening. In het afgelopen jaar heeft geen afdracht plaatsgehad van fictief genoten sponsorbijdragen, gelet op de financiële positie van de VGW op afsluitdatum.

6 Crediteuren nog te betalen Per 30 juni was de VGW nog een bedrag van verschuldigd aan SGW. Dit bedrag bestond voor uit door VGW, namens SGW, geïnde huursommen van deelnemers en voor 700 uit bovengenoemde materiaalhuur door docenten, die voor rekening van VGW komt. Voorts is in de balans onder Crediteuren een bedrag van opgenomen voor vrijwilligersbijdragen over het boekjaar 200/10, die op balansdatum nog niet waren uitbetaald.

7 Begroting 2010/11 Zoals eerder aangegeven is de financiële situatie zorgelijk als niet wordt ingegrepen in de exploitatie voor de komende jaren. Het bestuur van de VGW heft in juni 2009 hierover van gedachten gewisseld met het bestuur van de SGW. Hieruit zijn de volgende mogelijke maatregelen naar voren gekomen, waarbij de eerste twee maatregelen hierbij als voorstel voor de ALV worden opgenomen : 1. Verhoging van de Verenigingscontributie van 30,= per jaar naar 40,= per jaar, ingaande per het huidige boekjaar. 2. Het in rekening brengen van administratiekosten ( 2,50 per jaar) bij leden die niet via automatische incasso de contributie voldoen. 3. Verhoging van de reisprijzen met 25 per deelnemer in het komende reisseizoen, gevolgd door een mogelijke verhoging van nog eens 25 in het jaar daarna. 4. De uitkering van de zogenaamde Vrijwilligersbijdrage wordt facultatief. Ad.1. De bedoeling van de Verenigingscontributie is dat hieruit de normale exploitatiekosten van de vereniging (zoals daar zijn: bestuurskosten, secretariaat, porti, drukwerk, verzekeringskosten, bankkosten en kosten van diverse commissies) kunnen worden betaald. Dit uitgangspunt wordt al enige jaren bij lange na niet gehaald; er resteert in dit opzicht een tekort van ruwweg per jaar. Door de contributie te verhogen als voorgesteld, wordt dit gat gehalveerd. Daarbij is het bestuur van mening dat een jaarlijkse contributie van 40 voor een Vereniging als de VGW nog steeds als zeer billijk kan worden betiteld. Het bestuur stelt derhalve voor de Verenigingscontributie met ingang van boekjaar 2010/11 te verhogen tot jaarlijks 40. Indien dit voorstel wordt goedgekeurd, zullen de leden die reeds 30 voor het lopende jaar hebben betaald, worden benaderd om de additionele 10 te voldoen. Ad.2. Vorig jaar is op vrijwillige basis gestart met het gebruiken van automatische incasso. Alhoewel de incasso om technische redenen pas in het voorjaar is uitgevoerd, bleken hieraan diverse administratieve voordelen te zijn verbonden. Het incasseren van contributiegelden op de traditionele manier is administratief beduidend tijdrovender en kost ook meer tijd op het gebied van nacontrole. Alhoewel automatische incasso niet kan worden verplicht, is de VGW voornemens om de hogere kosten die gemoeid zijn met betaling op andere wijze door te berekenen aan haar leden, tegen een fictieve extra bijdrage van 2,50 per lid per jaar. Opgemerkt dient te worden dat deze maatregel overigens geen maatregel is om de begrotingssituatie te verbeteren. Zij staat hier los van. Vanwege de relatie met de contributie, wordt deze maatregel hier ter goedkeuring door de ALV op deze plaats voorgesteld. Ad.3. De VGW staat voor om volledig verzorgde reizen te bieden, die marktconform geprijsd zijn in relatie tot gangbare reizen zoals deze in de marktsector voor validen worden aangeboden. Tegelijkertijd kan hierbij de mate van kostendekkendheid niet uit het oog worden verloren. Gelet op de beide aspecten, heeft het bestuur in overleg met de reisleiders inmiddels besloten de reisprijzen met ingang van het nieuwe seizoen met 25 per deelnemer te verhogen. Deze prijzen zijn inmiddels op het internet, in de brochures en op de inschrijfformulieren verwerkt. De reisprijzen worden per jaar vastgesteld. Een formeel besluit ten aanzien van de reisprijzen in het navolgende seizoen (2011/12) is derhalve nog niet genomen. Gelet op de ontwikkelingen, lijkt het het bestuur evenwel verstandig om nu reeds te indiceren dat een verdere verhoging van de reisprijzen in 2011/12, met nog eens 25 per deelnemer, op voorhand waarschijnlijk lijkt. Ad.4. Vrijwilligers die zich voor de VGW hebben ingezet krijgen iedere zomer, omstreeks het einde van het boekjaar, een vrijwilligersbijdrage van de Vereniging, ter hoogte van de contributie. Deze bijdrage wordt automatisch toegekend en uitgekeerd. Verschillende vrijwilligers hebben in de loop der tijd

8 aangegeven, dat ze ter ondersteuning van de VGW van de bijdrage willen afzien. Dit kon tot nu toe echter niet, om administratieve redenen werd aan iedereen uitgekeerd. Het bestuur heeft besloten om deze uitkering vanaf volgend jaar facultatief te maken. Dit betekent concreet, dat de bijdrage in het vervolg niet meer automatisch wordt toegekend en uitgekeerd. Vrijwilligers die de bijdrage willen ontvangen, worden verzocht zich hiertoe tot het bestuur te wenden. Het bestuur stelt voor de begroting voor het Verenigingsjaar 2010/11, rekening houdend met de bovengenoemde maatregelen en voorstellen, als volgt vast te stellen: Begroting 10/11 (in ) Inkomsten Contributie ,00 Donaties n.t.b. Rente-inkomsten 200,00 TOTALE INKOMSTEN ,00 Uitgaven Bestuurskosten 1.900,00 Secretariaatskosten 750,00 Portokosten 500,00 Bankkosten 250,00 Verzekeringen 2.000,00 Saldo Activiteiten 5.500,00 Saldo Commissies 9.000,00 TOTALE UITGAVEN ,00 RESULTAAT ,00 Rekening houdend met de huidige vermogenspositie, impliceert dit dat VGW een aanvraag in zal dienen bij SGW ter ondersteuning van de exploitatie, ter hoogte van afgerond 8.000,=. Voor de goede orde wijzen wij er op dat bovengenoemde begroting een tekort van circa zal laten zien, indien bovengenoemde maatregelen en voorstellen niet zouden worden genomen. Toelichting: Saldo Activiteiten: Huizen -500 Maria Alm 500 Fugen 0 Jongerenreis Kinderreis De Jongerenreis is tot en met boekjaar 2009/10 gefinancierd geweest vanuit het Jongeren+-project. In het afgelopen jaar kende deze reis een tekort van circa Vanaf volgend jaar komt deze reis volledig voor rekening van de VGW. Beoogd wordt om de reis in twee stappen per seizoen 2011/12 kostendekkend te krijgen of met een acceptabel tekort. Voor het komende jaar wordt, als gevolg van een behoorlijke stijging van de reisprijs, een reducering van het tekort tot beoogd. Commissies PR en website Redactie 500 Locaties 500 Begeleiders Skileraren