Notulen ALV 18 oktober 2009

Transcriptie

1 Notulen ALV 18 oktober 2009 Afgemeld: Ben van Kan, Bart Peeters, Gerrit Knijff, Michiel Gerards, Andre Lameris, Roel van Dooremaal 1. Welkom en opening. Jeep opent de vergadering en heet iedereen welkom. 2. Notulen ALV oktober 2008, ter vaststelling. Bladzijde 4: het administratiepakket is aangeschaft en ingevoerd. De samensmelting van de PR/Redactie en Website is gebeurd. De notulen zijn vastgesteld. 3. Mededelingen en correspondentie met betrekking tot deze vergadering. Het bestuur vraagt of zij een onderzoek mogen starten naar een eventuele samenwerking met de NsKiV. De leden hebben geen bezwaar. Het bestuur mag een onderzoek starten. Er zijn geen vragen. 4. Financieel- en algemeen jaarverslag: - financieel jaarverslag verenigingsjaar We zijn het tweede jaar ingegaan zonder donatie. Er was een tekort begoot van 4200,00. Dit stond nog op de rekening. Uiteindelijk viel de begroting tegen, doordat De Wolfskamer meer rekende voor de baanhuur. Echter is het nog steeds een schappelijke prijs voor de baan. Hierdoor viel de winst bij het Skiën Nederland tegen. De kinderreis is boekhoudkundig wat anders gelopen. De kinderreis wordt wel degelijk gesponsord. De sponsoren geven het geld direct aan de SGW. Deze sponsoring is niet terug te vinden in het financieel jaarverslag van de VGW. Jack Koster: is het niet handig om de jaarrekening van de VGW samen met die van de SGW te publiceren? Antwoord: De VGW legt het verzoek neer bij de SGW. - verslag kascontrolecommissie. De kascommissie heeft de financiële administratie gecontroleerd en zij adviseren de leden de begroting goed te keuren. De voorzitter vraagt de leden om de penningmeester te dechargeren. De leden keuren dit goed. De penningmeester bedankt de leden van de kascommissie.volgend jaar nemen plaats in de kascommissie Fred den Hertog en Bert ten Kate. - jaarrekening, ter vaststelling. - begroting , ter vaststelling: Volgend jaar op de Supportbeurs zijn er meer kosten. Volgend jaar voorzien we een tekort. Het bestuur heeft ervoor gekozen om de prijzen van de reizen niet te verhogen i.v.m. de recessie. Volgend jaar gaan de prijzen weer iets omhoog. Jack Koster: Hoe herstellen we het eigen vermogen? Antwoord Hans: Na de donatie van de SGW komen we weer terug op het eigen vermogen. Pieter Boon: Staan we met een eigen stand of delen we de stand op de Supportbeurs i.v.m. de kosten? Antwoord: We delen de stand met SSO net als de vorige keer. De Zeeuwen staan tegenover ons. De begroting is hierbij vastgesteld.

2 - Algemeen jaarverslag: Het is een mooi jaar geweest voor de VGW. De pilot van de jongerenreis is een succes geweest. De reis gaat verder ontwikkeld worden. Door de grote van de VGW wordt er een groot beroep gedaan op de vrijwilligers. De verwachting is, dat we in de toekomst meer gaan samenwerken met andere verenigingen. Hierdoor zou de druk van onze vrijwilligers wat kunnen afnemen. Skiën Nederland loopt goed en alle cursussen zitten vol. De skiclinics voor de krukkenskiërs worden goed bezocht. De reizen, die de VGW organiseert zijn een succes. Sandra Titulaer: Krukkenskiën is in Huizen lastig. Voor andere staande skiërs is het in Huizen wel mogelijk. Dit stukje passen we nog aan in het jaarverslag. 5. Bestuursverkiezing: Er treden geen bestuursleden af. Rob Reijmers wordt voorgedragen door het bestuur. Er zijn geen bezwaren en Rob Reijmers treedt toe tot het bestuur van de VGW. 6. Huishoudelijk reglement. Het bestuur heeft de op- en aanmerkingen meegenomen en ingevoerd. De nieuwe commissie Website/Pr./Redactie wordt opgenomen in het huishoudelijk reglement (8.5). Toegevoegd gaat worden de commissie Locaties. Deze gaat onderzoek verrichten naar nieuwe locaties. Dit is o.a. nodig voor de jongerenreis. In deze commissie zitten Francien de Rijk en Lucy Spee. De leden van de ALV gaan akkoord met het voorstel. Het huishoudelijk reglement is een dynamisch document, waarin uitgelegd wordt hoe de spelegels binnen de VGW zijn. Rini van der Schaaf: graag het leeftijdsverhaal bij de reizen wat flexibeler maken, zodat er nog wat uitzonderingen kunnen zijn. Eef Verhoeven: Staande reis is in eerste instantie bedoeld voor de staande/aangepaste skiërs. Hij zou graag zien, dat de voorrang wordt gegeven aan deze groep, eventueel aangevuld door gevorderde zitskiërs. 5.2.(?) Deelname aan de reis. De regel, die opgesteld is voor de zittende reis, zou een basis moeten zijn voor alle reizen. Het basisprincipe voor deelname aan de reis gaat naar 5.2 (?) bovenaan. * is 5.2 correct Jack Koster: is er een alinea in het huishoudelijk reglement, waarin staat dat het bestuur een beslissing neemt als het huishoudelijk reglement er niet in voorziet? Antwoord: Nog niet, maar het is een zinvolle opmerking. Sandra Titulaer: (blz. 5) De uitwerking van het medische gebeuren hoeft wat haar betreft niet. Ze geeft alle informatie door aan de desbetreffende reisleiders. Rini van der Schaaf: De jongerenreis heeft net als andere reizen het karakter van een ADL zelfstandige reis. Rini ziet graag dat er wordt opgenomen dat de ADL zelfstandigheid op de piste, in overleg met de reisleider, eventueel eenvoudige hulp kan worden geboden. Verder is het ADL verhaal duidelijk. Rini van der Schaaf: Bij het leerlingdossier ziet hij graag, dat er een maximum wordt gesteld van 5 jaar na actieve deelname.

3 Pieter Boon: Overstap van bi-unique naar zitski. Graag de vermelding, dat de cursist hiermee instemt. Sylvia Nieuwenhuis: Het dossier van de begeleiders is niet van toepassing, omdat dossiervorming tot tunnelvisie zou kunnen leiden. Het is een subjectief gebeuren en dynamisch van karakter. De begeleidercommissie heeft de e- mailadressen en het secretariaat de naam, adressen en gegevens. De zin van dossiervorming wordt eruit gehaald. Jack Koster: Wat is de status van het huishoudelijk reglement en wie stelt dit vast? Antwoord: De leden van de VGW stellen het huishoudelijk reglement vast, dit staat in de statuten. Aanvullend: Zet volgend jaar in mei het concept van het huishoudelijk reglement op de site en laat de leden hierop reageren. Zo kunnen op tijd de veranderingen worden toegevoegd en zou het volgende jaar op de ALV als hamerstuk kunnen worden meegenomen. Afspraak: in mei komt het concept van het huishoudelijk reglement op de site met de vraag aan de leden of zij nog aanvullende opmerkingen hebben. 7. Verslag commissies. Begeleidercommissie: Activiteiten - opleiden nieuwe begeleiders VGW in Huizen - opleiden begeleiders van Mauritsgroep t.b.v. jubileumreis - organiseren begeleiderdag Elektrum - overleg met reisleiders betreffende indeling begeleiders - evaluatie en begeleiding nieuwe begeleiders tijdens reizen, jongerenreis achteraf geëvalueerd - doorspelen van evaluatiepunten aan betreffende personen of commissies - bijdrage aan opzet samenwerking andere skiverenigingen - inzet t.b.v. eventuele certificering in samenwerking met NSkiV - bijhouden bestand begeleiders en inschrijvingen, inwerken in het nieuwe systeem hiervoor - hulp bieden bij het zoeken van begeleiders voor verschillende activiteiten - voorbereiden nieuwe opleidingsseizoen. Jaarplan begeleidercommissie Activiteiten - bijstellen opleidingsplan n.a.v. evaluatiepunten - opleiding nieuwe begeleiders - checken verbeterpunten die doorgegeven zijn aan anderen, o.a. ten aanzien van verminderen belasting - voortzetten proces certificering van begeleiders i.s.m. de NskiV - inschrijvingen voor de reizen bespreken met reisleiders en hulp bij crew samenstelling - het zoeken van opvolging, zodat we over niet al te lange tijd het stokje kunnen gaan overgeven. Opzet is om een periode samen te draaien om overdracht zo soepel mogelijk te laten lopen. De commissie is op zoek naar mensen, die de commissie gaan ondersteunen. Te denken valt aan onderdelen van de activiteiten (begeleidersdag, opleiding etc.).

4 PR.commissie: De pr. bezoekt evenementen, beurzen etc., maar maakt daar wel een selectie in, omdat uit de praktijk blijkt dat de VGW er weinig nieuwe leden aan overhoudt. Vooral in januari zijn er beurzen, deze zijn geënt op zomeractiviteiten. De pr. organiseert ook de open dagen. Omdat de pr. te weinig mensen en tijd heeft om de revalidatiecentra te bezoeken heeft Roel van Dooremaal aangeboden om deze centra voor zijn rekening te nemen. We verwachten volgend jaar door de Supportbeurs meer leden te krijgen. Om aan de uitnodigingen van beurzen etc. die in het belang zijn van de Vereniging deel te nemen en ver buiten de regio van de pr. leden liggen, zou de pr.commissie graag meerdere vrijwilligers willen oproepen hen te assisteren. Uiteraard verzorgt de pr. gevraagde informatie. Pieter Boon biedt zich aan om de beurzen in zijn regio voor zijn rekening te nemen. Redactie/Websitecommissie: De samenwerking tussen de verschillende mensen loopt goed en er is een vervanging van de Snowexpress. Deze Sneeuwvlok valt twee keer per jaar bij de leden van de VGW op de mat. Verder is er twee keer per jaar een digitale versie van de Sneeuwvlok op onze website te vinden. Er is ook een Nieuwsbrief op de website, waar men zich voor in kan schrijven. Materiaalcommissie: Er is dit jaar veel onderhoud aan het materiaal gebeurd. Het meeste materiaal is nu in goede staat. Het poedercoaten van de bi-unique s is wel gebeurd, maar heeft geen voorrang in het onderhoud. Er is veel nieuw materiaal aangeschaft. Er zijn nieuwe shorties aangeschaft, alleen voor de sneeuw, met veiligheidsbindingen. Verder komen er dekjes voor de monoski. De krukkenskietjes zijn uitgerust met een quick- releasesysteem, zodat er op de piste eenvoudig een aanpassing gedaan kan worden. Bij Tessier is er nieuw materiaal aangeschaft (uni-ski, dual-ski en ski-kart) Binnenkort is er een training van de ski-kart. Dit, omdat de verwachtingen toch erg hoog waren. Er is voldoende reserve materiaal dat goed is opgeborgen. De commissie bestaande uit 9 mensen komt ongeveer 1 keer per maand bij elkaar. De pasdagen worden ondersteund door losse medewerkers. De opslag bij Welzorg is prima evenals de samenwerking. De verwachting, dat we daar ons materiaal kunnen blijven opslaan, is positief ook al staat het niet zwart op wit. De tijdsdruk door de planning van de reizen was dit jaar wel groot. De materiaalcommissie bedankt het bestuur voor de goede samenwerking. Dankzij de Stichting konden zij veel nieuw materiaal aanschaffen.

5 Klachtencommissie: Er zijn dit jaar geen klachten binnen gekomen. Skilerarencommissie: De reizen en lessen in Nederland zijn bemand door gecertificeerde leraren. Dit jaar zijn er nog eens drie extra mensen geslaagd voor het examen skileraar in Oostenrijk. De commissie is bezig om samen met de NsKiV te kijken of de certificering van leraren ook in Nederland kan plaatsvinden. Op deze manier kan je in Oostenrijk aantonen, dat je een officieel diploma hebt als skileraar. In deze onderzoeksfase doen ook andere verenigingen mee.uit de gesprekken blijkt, dat er veel verschillen zijn tussen de verenigingen. Jongeren+ reis: De reisleider is op zoek naar een nieuwe locatie. De commissie locatie gaat hiermee verder. Clinics voor krukkenski s: Afgelopen jaar was de deelname voldoende. Revalidatie arts: Complimenten voor de ontwikkeling van de digitale formulieren. Alle informatiestroom, loopt nu goed. 8. Toelichting bestuur SGW over haar jaarverslag. De verslagen worden uitgedeeld. Er is veel binnengekomen door Nick Simmonds ( ,00) Het is een goed jaar geweest. Er is aan sponsoring en materialen ca ,00 binnengekomen. De SGW heeft een gezonde positie als je kijkt naar drie jaar geleden. Zelfs de afschrijvingskosten kunnen we tot lasten laten komen van de kas. De SGW ziet toch wel een aantal risicofactoren. Dit jaar hebben ze toch even stil gestaan om naar de toekomst te kijken. De organisatie is best overweldigend. Er kan gesproken worden van een grote druk op een beperkt aantal mensen. Er wordt voldoende gesponsord, echter er zit wel een oormerk van deze sponsorgelden aan. Het materiaal is helemaal op orde. Het risico ligt bij de opslag van het materiaal. Er is geen contract met Welzorg. De SGW heeft een ANBI keurmerk. Hierdoor is het belastingtechnisch aantrekkelijk om te sponsoren. Dit gaat in 2010 veranderen. Het ANBI keurmerk was/ is voor het algemeen nut. Volgens de wetgeving, die in 2010 van kracht wordt, zijn verenigingen niet meer van algemeen nut. Hierdoor zou de sponsoring van de SGW in gevaar kunnen komen. De wetgeving is nog niet helder voor Op dit moment kan de SGW niet meer aan de regelgeving voldoen van de ANBI. In samenwerking met de VGW gaat de SGW hiermee actief aan de slag. Samen met VGW een idee maken voor de toekomst. Jack Koster: Is er een kascontrole bij de SGW? Antwoord: Formeel is er geen kascommissie in de SGW. Het bestuur van de SGW neemt dit mee naar haar volgende vergadering. Daarnaast bespreekt de SGW dit verslag door met de VGW. De materiaalcommissie bedankt de SGW voor de prettige samenwerking. Dit is wederzijds. De leden complimenteren de SGW voor het mooie jaarverslag.

6 9. Voorstel van het bestuur voor benoeming van Eef Mokkink tot erelid van de Vereniging. Dit voorstel wordt aangenomen. Eef bedankt het bestuur voor de samenwerking. Ook de samenwerking met de docenten was prettig. Hij heeft in de jaren dat hij actief was bij de VGW heel veel mooie nieuwe mensen ontmoet. Zijn opvolger wenst hij veel succes. 10. Blijk van waardering. Alle actieve leden van de VGW krijgen namens het bestuur een speldje uitgereikt. Het bestuur bedankt hen voor hun inzet en toewijding aan de VGW. 11. Rondvraag. Jos Alblas: Snowworld Zoetermeer is van plan om een vierde baan te maken. Er is nu een inspraakronde. Het zou misschien handig zijn om als VGW daarbij aan te sluiten. Antwoord: Het JCF zou de contacten met Zoetermeer onderhouden. Kennelijk loopt dit wat achter. Rob gaat hier achteraan om te kijken, welke status dit nu heeft. Hugo van Asch: Op dit moment wordt er alleen les gegeven op de reizen. Is het misschien mogelijk om met een groep uitgeleste mensen meer het gebied in te gaan? Antwoord: het bestuur is bezig met een nieuwe ontwikkeling om eventueel hier gehoor aan te geven Dit in samenspraak met de reisleiders. Ad de Kraker. Had dit jaar al aangeven om deze vraag op het inschrijfformulier op te nemen. Deze vraag is niet op het inschrijfformulier opgenomen. Antwoord. Op dit moment is het bestuur bezig met de ontwikkeling van deze vraag. Het bestuur kan nog niet goed schatten wat de consequenties zijn van deze stap. Rob geeft aan, dat de uiteindelijke verantwoordelijkheid hierin moet worden meegenomen. Misschien in het volgende skiseizoen? Rini van der Schaaf: Hoe zit het met de aansprakelijkheid van de fungroep? Antwoord: Hans geeft aan, dat iedereen die iets doet namens de VGW is verzekerd. Dit moet wel per situatie goed worden bekeken. Een van de skileraren gaat bij de komende reis goed bekijken hoe de fungroep en de verantwoordelijkheden hierin zijn afgedekt. Pieter Boon: Heeft nog een aantal dvd s van de afgelopen Maria Alm reis. Wie wil er nog een hebben? 12. Sluiting.

7 1 Correspondentie met betrekking tot deze vergadering moet uiterlijk 1 week voor deze vergadering bij het secretariaat aanwezig zijn.