bijlage 1 1- Opening door de voorzitter Piet van Gemert heet de aanwezigen hartelijk welkom Aanwezig zijn 16 leden en 3 partners. 2- Mededelingen.

Transcriptie

1 bijlage 1 Verslag van de algemene ledenvergadering gehouden op dinsdag 6 februari 2007 in kasteel Groeneveld te Baarn Relevante documenten: (Reeds in uw bezit of uitgereikt tijdens de vergadering.) Agenda. Ledenlijst 1 februari 2007, Statuten van de vereniging, Verslag van de algemene ledenvergadering van 4 april 2007, Richtlijnen financiële relatie met DLG. (Dit document blijkt niet de juiste tekst te bevatten en zal later opnieuw worden uitgereikt.) Samenvatting jaaroverzicht 2006, Ontvangsten en uitgaven 2006 en begroting 2007, Concept Huishoudelijk reglement. 1- Opening door de voorzitter Piet van Gemert heet de aanwezigen hartelijk welkom Aanwezig zijn 16 leden en 3 partners. 2- Mededelingen. Er zijn enkele afmeldingen binnen gekomen, waaronder van Bé Iemhoff, de kandidaat nieuwe secretaris die in het buitenland vertoeft. Het verslag van deze ledenvergadering zal daarom door de oude secretaris Rob Bos worden gemaakt. (Zie verder de presentielijst) Fred Wouters, onze contactman bij de directie DLG, wordt directeur Vogelbescherming. Wij hebben het contact met Fred als zeer plezierig ervaren. Zijn opvolger is nog niet bekend. Sim Visser heeft afscheid genomen als directeur van kasteel Groeneveld. Een afvaardiging van het bestuur heeft het afscheid meegemaakt en namens de vereniging een passend cadeau aangeboden. De samenwerking met Sim was heel plezierig, met name door de faciliteiten die hij voor onze vereniging heeft geregeld. Zijn opvolger Jan Hartholt is een bekende voor ons en de verwachting is dat de samenwerking op dezelfde wijze zal worden voortgezet. 1

2 Het interne mededelingenblad Inzicht van DLG kan desgewenst (via e- mail) worden verkregen. Terravisie met nieuws over het werk van DLG naar buiten kan men ook ontvangen. Is dat nog niet het geval dan kan men die wens(en) aan de secretaris doorgeven. (Er ligt ook een intekenlijst) In de vergaderzaal is een aantal interessante publicaties neergelegd waarop men ook kan intekenen. 3- Verslag van de vorige algemene ledenvergadering op 4 april Het lid Hans van Amstel meldt dat hij Hans wordt genoemd en niet Frans. Deze fout zal worden hersteld door de secretaris. ((punt 3) Er is een wens dat de voornamen ook op de ledenlijst komen. Het bestuur heeft dit besluit reeds genomen en zal door de secretaris worden uitgewerkt. Het verslag wordt goedgekeurd en de statuten zijn conform de mutaties in dit verslag inmiddels bij de notaris gepasseerd. De vereniging is bij de Kamer van Koophandel geregistreerd. 4- Jaaroverzicht (in verkorte vorm). Het lid Klaas Lettinga vraagt hoe de toegang tot het Kasteel is geregeld voor leden. Alle leden hebben destijds die regeling gehad, maar nieuwe leden nog niet. De secretaris zal dit manco herstellen. Er worden woorden van lof en waardering uitgesproken over het programma van 2006 en speciaal aan alle betrokken die zich ingezet hebben voor dit welslagen. 5- Financiën. De penningmeester geeft vooraf enige toelichting op het overzicht ontvangsten en uitgaven 2006 en de begroting Op de vraag of het maken en drukken van een folder ook in deze begroting is opgenomen wordt ontkennend geantwoord. De voorzitter zal nagaan of dit eventueel met inschakeling van een deskundig lid voor het ontwerp en vervolgens gratis bij DLG kan worden gerealiseerd. Nader nieuws over de folder volgt. De kascontrolecommissie over 2006 heeft bestaan uit de leden Hans van Amstel en Gar van Dijken. Zij hebben het kasbeheer over 2006 goedgekeurd zonder bemerkingen. Als contributie voor 2007 wordt voorgesteld 20,00 per lid en 0,00 per bijzonder lid. Na deze toelichting wordt het financieel beleid en uitvoering van de penningmeester zonder bemerkingen goedgekeurd en ontvangt hij een applaus van de vergadering. 6- Bestuurswisselingen. De volgende informatie is aan de leden toegezonden: 2

3 Rob Bos is conform afspraak per 1 januari 2007 afgetreden als bestuurslid en secretaris. Bé Iemhoff wordt voorgesteld als bestuurslid en secretaris. Herre Fokkema is midden 2006 afgetreden als penningmeester. Peter Kalsbeek wordt voorgesteld als bestuurslid en penningmeester nadat hij deze functie reeds een halfjaar ad interim heeft vervuld. Jack Bronckers is per 1 januari afgetreden als bestuurslid/ledenadministrateur. Leo Rodenrijs zal hem opvolgen als ledenadministrateur. (geen bestuurslid) De vergadering gaat unaniem akkoord met het bestuursvoorstel. Er zijn ook geen schriftelijke verklaringen ontvangen voor andere kandidaten. Het voorstel is dus aangenomen. De voorzitter bedankt de aftredende leden voor hun inzet en zal een attentie namens het bestuur aan hen doen toekomen. De secretaris zal de bestuurswisselingen aan de Kamer van koophandel doorgeven. Dit is noodzakelijk in verband met de wettelijke aansprakelijkheid. 7- Voorstel Huishoudelijk Reglement. De voorzitter grijpt dit agendapunt aan om de visie van het bestuur voor een nieuwe werkwijze uit te leggen. In het kort komt het er op neer dat er een klein bestuur wordt gevormd van drie leden (voorzitter, secretaris en penningmeester). Daarnaast worden leden ingeschakeld voor deeltaken. Er kan gedacht worden aan: Excursies, Kasteelmiddagen, Ledenadministratie, Postverzorging, Folder, Nieuwsvoorziening via web en een afdruk van het web (verslagen etc. van excursie en kasteeldagen) die in een nieuwsbrief per post aan de leden die geen hebben wordt gezonden. Contact met leden. (sociaal in wel en wee) Deze meewerkende leden hebben dan wel contact met één van de drie bestuursleden. Het zijn projecten met een korte of langere looptijd. De voorzitter besluit deze visie met de zinsnede dat wij als vereniging naar een structuur willen komen waar de leden niet consumptief maar productief zijn. Een vereniging met transparantie, doorzicht en inzicht. 3

4 Over deze opzet wordt door de vergadering nagepraat waaruit blijkt dat men met deze opzet gaarne akkoord gaat. De voorzitter besluit dat het ook op prijs gesteld wordt als de bijzondere leden (partners) mee denken in dit proces. De behandeling van het concept huishoudelijk reglement geeft aanleiding tot een levendige discussie. De voorzitter zegt toe bij de vaststelling van de definitieve tekst van het huishoudelijk reglement rekening te houden met de volgende in de ledenvergadering gemaakte opmerkingen. Terzake van het huishoudelijk reglement wordt artikel 1 als volgt aangepast: Het lidmaatschap kan door het bestuur worden verleend aan diegene die geruime tijd in vaste dienst werkzaam is geweest bij de Cultuurtechnische Dienst of haar rechtsopvolgers. Artikel 6 wordt als volgt geformuleerd: Voor de financiële relatie met DLG wordt verwezen naar het betreffende protocol. 8- Beleid uitbreiding vereniging. Over dit beleid bestaat geen beleidsnota als voorstel. Bovendien besluit de voorzitter dit agendapunt niet in deze vergadering te behandelen, gelet op de gevorderde tijd. 9-Voorstel excursie 2007, suggesties van de leden. De volgende voorstellen worden gedaan: Vaartocht over de Vecht. Radio Kootwijk. Tien gemeten. Gebouw West Raven. Nieuwe Hollandse Waterlinie. Fluisterboot door de Biesbosch. Fietstochten door kersenland of Noorderpark. Het bestuur zal in overleg met betrokken leden een keuze doen voor tijd en locatie en komt hier nader op terug. 10- Gebruik t.b.v. de communicatie met de leden en de leden onderling. Het voorstel van het bestuur bestaat uit twee delen: Het versturen van uitnodigingen en bijbehorende documenten per aan de leden. De leden die geen hebben ontvangen zoals nu alles per post. 4

5 Het vermelden van alle gegevens van de leden op het web zodat men ook aan elkaar kan en. Alleen de leden zullen van deze faciliteit gebruik kunnen maken. Beide voorstellen worden zonder hoofdelijke stemming aangenomen. 11- Wat er verder ter tafel komt. Dit agendapunt wordt samen met punt 12 behandeld. 12- Rondvraag. Ton Gelok biedt een verzameling z.g.n. Groene boekjes aan met namen en adressen, waar de vereniging misschien iets aan heeft. Koos keestra vraagt aandacht voor het boek over Eemland. De contactpersoon bij DLG is Koenraad van Dijk. De voorzitter sluit de vergadering en last een korte pauze in voor een frisdrank en heet alvast Jaap Smit welkom die na de pauze een lezing zal houden over DLG in verandering, verleden, heden en toekomst 5