Materiespecialist financiën (M/V)

Transcriptie

1 De Vlaamse Landmaatschappij werft aan in contractueel dienstverband: Materiespecialist financiën (M/V) Afdeling: Algemene Diensten Graad en rang: adjunct van de directeur, A1 Standplaats: Brussel Vacaturenummer: EVOO1503 DE ORGANISATIE De Vlaamse Landmaatschappij, met als missie Samen investeren in de open ruimte, is een echte duizendpoot binnen het beleidsdomein Leefmilieu en Natuur in Vlaanderen. De VLM zorgt o.a. voor de kwaliteitsvolle inrichting van het buitengebied, de plattelandsontwikkeling en het Vlaams plattelandsbeleid. De VLM voorziet ook in een flankerend beleid bij grote strategische en Europese ontwikkelingsprojecten. Daarnaast behoren ook bedrijfsbegeleiding voor landbouwers en controle op de mestwetgeving tot ons takenpakket. De VLM telt ongeveer 680 personeelsleden, verdeeld over de regio s Oost en West, met een vestiging in elke provincie, en een centrale directie in Brussel. Hoogopgeleide specialisten vormen samen met de administratieve medewerkers een hecht team. Samen werken we aan een meer harmonische en vooral meer duurzame open ruimte. Onze bedrijfscultuur wordt geïnspireerd door de waarden: creativiteit, klantgerichtheid, vakmanschap, samenwerken en loyauteit. De vacante betrekking situeert zich in de afdeling Algemene Diensten te Brussel. De dienst financiën is verantwoordelijk voor de uitvoering, registratie, opvolging en rapportering van het financiële gebeuren binnen de VLM. Dit kan opgedeeld worden in een achttal hoofdactiviteiten, nl.: 1. Het voeren van de boekhouding van de VLM als rechtspersoon (EVA en NV); 2. De verrichtingen m.b.t. de VLM begroting en de diverse deelbegrotingen; 3. De financiële verrichtingen (vnl. bank - en kasverrichtingen); 4. Het financieel beheer van de patrimoniumgoederen (gebouwen en kantoorruimtes, domeinen, dossiers gemak van betaling, sociale leningen); 5. Het financieel beheer van alle inrichtingsprojecten (ruilverkavelingscomités, landinrichtingsprojecten, natuurinrichtingsprojecten, grondaankopen, hypothecaire debiteuren, dossiers gemak van betaling, ); 6. Het financieel beheer van plattelandsprojecten; 7. Het financieel beheer van alle lokale grondenbanken; 8. Het financieel beheer van projecten met externe financiering.

2 FUNCTIEBESCHRIJVING Doel van de functie Aanwenden van de kennis over materie boekhouding, financiën en begroting bij de uitvoering van alle werkzaamheden teneinde bij te dragen aan de realisatie van de jaardoelstellingen en alle andere opdrachten van de dienst financiën van de afdeling algemene diensten. Resultaatgebieden Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Toelichting verzorgen van de jaarrekening en de uitvoeringsrekening Antwoorden op vragen van klanten Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen voor het eigen vakgebied Analyseren van ad hoc vragen en problemen Uitvoeren van (probleem)analysen Optimaliseren van de bestaande procedures en/of ontwikkelen van nieuwe financiële procedures dit in overleg met het diensthoofd financiën en de cel OOB (Organisatie Ontwikkeling en Beheer) Inventariseren van en inspelen op de behoeften van interne/externe belanghebbenden. Optimaliseren of creëren van nieuwe rapporteringstools (bv. rekenmodellen in Excel, koppelingen met ODBC (Open Database Connectivity). Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Voeren van dagelijks overleg Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied Deelnemen aan werkgroepen, vergaderingen, infosessies Verstrekken van adviezen m.b.t. de boekhouding en/of begroting Voeren van ad hoc overleg met interne/externe belanghebbenden Onderhouden van contacten met de interne en/of externe controleactoren (bv. Rekenhof, bedrijfsrevisor, inspectie van financiën, departement financiën en begroting, regeringsafgevaardigde financiën enz.) Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen het functionele domein definiëren, implementeren en bijsturen teneinde de interne klant en de organisatie op

3 de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: In overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Instaan voor de opmaak van de bedrijfseconomische (semestriële) jaarrekening(en) en budgettaire uitvoeringsrekening Instaan voor de financiële en budgettaire opvolging van de inkomsten, uitgaven, kosten en opbrengsten Instaan voor de opmaak en aanpassing van de begroting Instaan voor de tussentijdse budgetcontroles Instaan voor het inhoudelijk beheer van het boekhoudpakket Opvolgen en onderhouden van de verbintenissen- of vastleggingsmodule en begrotingsmodule in het boekhoudpakket Responsabiliseren van de budgethouders Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen,... Vergaderingen over financiën bijwonen, erover rapporteren en verslagen opmaken Opstellen en opvolgen van rapporten om stakeholders te informeren Inspelen op de informatiebehoeften van interne/externe actoren. Creëren van rapporten, lijsten, tabellen en grafieken Instaan voor de rapporteringsverplichtingen ihkv de Financial Consolidation Hub (FCH) Instaan voor periodieke rapportages t.o.v. interne/externe belanghebbenden. Verzorgen van ad hoc opdrachten van de VLM, openbare instanties, kabinetten en derden om hen te voorzien van adequate informatie en adviezen ter ondersteuning van hun werking Opvolgen en controleren van de budgetreserveringen Het voorbereiden en inboeken van de zgn. eindejaarsverrichtingen Ter beschikking stellen van financiële informatie (incl. werkverslagen) op de teamsite financiën en begroting Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Controleren van de correcte en volledige verwerking van boekhoudkundige, budgettaire, financiële en diverse transacties in de boekhouding. Voorbereiden van controles van de interne/externe controleactoren Ondersteunen van de interne/externe controleactoren bij het uitvoeren van auditopdrachten. Evalueren, bijsturen van de bestaande en/of de ontwikkeling van nieuwe financiële procedures en/of werkmethodieken Inbouwen van controlepunten in financiële processen en/of databanken Aanpassen van de organisatie en de interne taakverdeling aan de veranderende omstandigheden Erover waken dat alle boekhoudkundige transacties kunnen worden gestaafd door een verantwoordingsstuk Begeleiden van de medewerkers om een eenvormige behandeling van de boekhoudkundige documenten en een eenvormige toepassing van de procedures te bekomen

4 Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen e.d. Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren Toezien op naleving van kwaliteitsnormen en/of instructies Onderhouden van de bestanden en parameters in het boekhoudpakket Afstemmen van financiële processen op andere processen binnen de organisatie Waken over de naleving van gemaakte afspraken/werkmethodieken enz. Periodiek instaan voor het verrichten van financiële analyses Uitvoeren en opvolgen van kwaliteitsstandaarden bij collega s Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Bezitten over een grondige kennis van het boekhoudpakket en de financiële software Actief opvolgen van ontwikkelingen binnen het vakgebied (wet- en regelgeving enz.) Opbouwen, deelname aan interne/externe netwerkmomenten Beschikken over kennis over de boekhoud, fiscale- en vennootschapswetgeving Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan studiedagen, congressen, cursussen e.d. Lezen van vakliteratuur Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Context: m.b.t. het eigen functionele domein. Adviseren, controleren en bijsturen van projecten Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten Bewaken van de kosten, opbrengsten, inkomsten en uitgaven voor inrichtingsprojecten, projecten binnen de afdeling platteland en mestbeleid Controleren en beheren van de bankrekeningen Boekhoudkundig beheren van het patrimonium van de VLM Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Ontwikkelen van opleidingen, rekenmodellen, IT-programma's, databanken, concepten voor financieel beheer Ontwerpen van werkinstrumenten en hulpmiddelen, het verbeteren van en/of toegankelijk maken ervan Ontwikkelen van innovatieve ideeën Uitwerken van procedures en richtlijnen Ontwikkelen van applicaties, rekenmodellen, ODBC-rapporten i.f.v. de systematische opvolging van de begroting en de opmaak van de jaar- en uitvoeringsrekening. Ontwerpen van sjablonen voor (financiële) rapportages

5 Onderhouden/actualiseren (ad hoc of structureel) van informatie (bv. databeheer) PROFIELBESCHRIJVING Vaktechnische competenties kennis van het vakgebied kennis van boekhoudpakket (AXI Discovery Suite) is een pluspunt kennis van het Rekendecreet, single auditbesluit werking financiën Vlaamse overheid is een pluspunt kennis van het ESR-stelsel voor de rapportering van de vastleggings- en vereffeningsboekhouding is een pluspunt kennis van Sharepoint is een pluspunt kennis van Excel, Word, Powerpoint en Access Persoonlijke competenties Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie Niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen Niveau 2 Verzorgt de interactie Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, ) Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, ) Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, ) Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie Niveau 1 Ziet de essentie van het probleem Verzamelt relevante informatie Maakt een duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken in de informatie Omschrijft duidelijk de kern van het probleem Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek Gaat systematisch en gestructureerd te werk bij het analyseren van gegevens Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 1 Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese Komt tot een synthese van de verzamelde informatie

6 Evalueert de beschikbare informatie met een gezonde kritische ingesteldheid Weegt alternatieven tegen elkaar af Redeneert logisch en ziet de voor de hand liggende effecten van acties Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 1 Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen Gaat uit zichzelf achter informatie aan Ziet werk liggen en gaat over tot actie Grijpt de kansen die zich aandienen Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Samenwerken Een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, ) Plannen en organiseren Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken Niveau 1 Plant en organiseert zijn werk effectief Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Gaat systematisch en stapsgewijs te werk Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig

7 DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je beschikt over een diploma licentiaat/master, bij voorkeur in de richting economische of toegepaste economische wetenschappen, handelsingenieur of handelswetenschappen of over een ander diploma licentiaat/master met enige ervaring op het vlak van boekhouding en financiën. Je bent jonger dan 25 jaar op het moment van je kandidatuurstelling. Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking. De burgerlijke en politieke rechten genieten. Aan de dienstplichtwetten voldoen. De medische geschiktheid bezitten die vereist is voor de uit te oefenen functie. AANBOD Het gaat om een contractuele betrekking van 1 jaar. Een boeiende en uitdagende functie met maatschappelijke relevantie. Je komt terecht in een dynamische organisatie die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden inzake vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. Er is catering voorzien. Verloning gebeurt in de salarisschaal A111 (startsalaris is 3019,77 bruto per maand) en per gewerkte dag ontvang je een maaltijdcheque van 7. Functierelevante ervaring uit de private sector of als zelfstandige wordt gevaloriseerd met een maximum van 20 jaar. Voor meer informatie over de arbeidsvoorwaarden bij de Vlaamse Overheid: De Vlaamse Landmaatschappij wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht leeftijd, geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. SELECTIEPROCEDURE Afhankelijk van het aantal kandidaten zal er een eerste selectie gebeuren op basis van relevante ervaring opgenomen in het cv. De eigenlijke selectie zal gebeuren d.m.v. een gedragsgericht interview eventueel aangevuld met een gevallenstudie of praktijkoefening. De selectiegesprekken zullen plaatsvinden op 7 mei en, afhankelijk van het aantal kandidaten, eventueel op 8 mei (onder voorbehoud).

8 MEER INFORMATIE? Voor meer informatie over de inhoud van de functie kan je terecht bij Marc Springael, tel. 02/ , Als je meer informatie wilt over de arbeidsvoorwaarden en/of de selectieprocedure kan je terecht bij Karen De Swaef, HR-verantwoordelijke, tel.: 02/ , HOE SOLLICITEREN? Solliciteren voor deze functie kan tot uiterlijk 19 april Om te solliciteren vul je het standaard-cv in dat je kunt vinden op Je stuurt het standaard-cv bij voorkeur via naar of eventueel per post naar: Vlaamse Landmaatschappij Personeelsdienst t.a.v. Karen De Swaef Gulden Vlieslaan Brussel