Whitepaper Intranet 2

Transcriptie

1 Intranet 2 Maakt uw oranisatie kleiner

2 Inleiding - Wat is Intranet 2? Laat u direct uit de droom helpen: Intranet 2 is niet iets fundamenteel nieuws. Uiteindelijk is het nog steeds een middel om bepaalde organisatiedoelen te ondersteunen. Er bestaat ook niet iets als hét Intranet 2. Intranet 2 blijft úw intranet. Waarschijnlijk zal een groot deel van uw huidige intranet onderdeel worden van uw Intranet 2. Intranet 2 staat voor optimaliseren van uw intranet. Het belangrijkste verschil zit in de benadering van de functie van een intranet binnen de organisatie. Intranet 2 is een logische stap in een wereld die kleiner wordt, een wereld waar mensen zoeken naar eigen manieren van werken, een wereld waar de grenzen tussen werk en privé vervagen en een wereld waar succes bepaald wordt door de medewerkers. Intranet 2 is ook geen interne versie van web 2.0. Wel omarmt Intranet 2 het concept van web 2.0: wisdom of the crowd. Individuen dragen hierbij in belangrijke mate bij aan het geheel. Intranet 2 kan het beste worden gekarakteriseerd door een vergelijking te maken met de gangbare intranet benadering: Intranet Intranet 2 Organisatie gericht Medewerker gericht Intranet 2 zet de werksituatie van uw medewerker centraal. Nuttig voor organisatie Nuttig voor medewerkers en organisatie Intranet 2 staat voor een goede balans tussen het nut voor uw organisatie en het nut van uw medewerkers Aanbod Behoefte De inhoud wordt bepaalt door de behoefte, niet door het aanbod. Content Actie Intranet 2 nodigt uit tot actie.. Voorgedefinieerde website Platform Intranet 2 biedt een scala aan mogelijkheden die op basis van behoefte worden gebruikt. Ontwerp Continue ontwikkeling Intranet 2 kan continu worden uitgebreid en aangepast aan veranderende omstandigheden. Voor de medewerker Voor én door de medewerker Intranet 2 is zelfs ván de medewerker. Monolithisch Holistisch Intranet 2 is een verzameling websites die één geheel vormen en daar waar nodig relaties hebben. Consumeren Werken Intranet 2 is een plek waar medewerkers naar toe gaan om te werken. Voorschrijven Mogelijk maken Intranet biedt mogelijkheden om effectiever te werken. Zoals gezegd staat Intranet 2 voor het optimaliseren van úw intranet, binnen uw organisatie, voor en door úw medewerkers, passend bij úw cultuur, ondersteunend aan úw bedrijfsvoering. Er bestaat dus niet een generiek Intranet 2 die u kunt aanschaffen, stekker erin en draaien maar. Wel zijn een 3-tal ontwikkelrichtingen te onderscheiden die de soort functionaliteit van het Intranet 2 platform bepalen. Dit is bijvoorbeeld van belang voor uw technologiekeuze of het hergebruiken van delen van uw huidige intranet. 1. Intranet 2 gericht op het opbouwen van het organisatiegeheugen Hierbij is de hoofddoelstelling om informatie te expliciteren en bruikbaar te maken voor medewerkers. Dit kan bijvoorbeeld gericht worden op het inrichten van de informatievoorziening op het vlak van arbeidsvoorwaarden. Een ander voorbeeld is het vastleggen van productinformatie of het delen van kennis in een kenniscollectie. Functionaliteit die voor deze richting noodzakelijk is ligt vooral op het vlak van laagdrempelig document en content management, metadata management, personalisatie en integratie van bedrijfsinformatie. 2. Intranet 2 gericht op het ondersteunen van samenwerking Hoofddoelstelling is het verbinden van mensen. Dit kunnen bijvoorbeeld kenniskringen zijn

3 of het ondersteunen van samenwerking in projecten. Functionaliteit is gericht op het leggen van contacten, onderling communiceren, agendabeheer, werkstromen. 3. Intranet 2 als virtuele werkplek Hierbij wordt vooral de nadruk gelegd op het ondersteunen van (primaire) processen. Denk hierbij aan een plek waar informatie en functies in een bepaalde context wordt geboden om medewerkers tot actie aan te zetten. De functionaliteit die hier wordt geboden stelt vooral eisen aan de integratie van informatie en functies vanuit bestaande bedrijfssystemen. Hierbij zijn rol/functie gebaseerde rechten (wat mag iemand vanuit zijn/haar rol/functie) van enorm belang. Ook spelen werkstromen en personalisatie een erg belangrijke rol. Wat hierna de optimale mix is van informatie en functies wordt bepaald de benodigdheden van een medewerker om beter te presteren ten behoeve van uw doelstellingen. De volgende hoofdstukken gaan in op essentiële factoren die van uw intranet een Intranet 2 maken.

4 Intranet 2 is gefocused Als je organisaties vraagt naar de toegevoegde waarde van hun intranet krijg je vaak een antwoord in de lijn van: ons intranet maakt informatie toegankelijk. Als je verder vraagt dan blijkt maar al te vaak dat het vooral een opslagplaats is voor algemene informatie. Hoewel het meestal wel degelijk gaat om belangrijke interne informatie is het belang van die informatie voor het succes van de organisatie vaak relatief klein. Intranet 2 is gericht op een specifiek deel van de organisatie. Welk deel is uiteraard afhankelijk van de situatie. Wellicht ligt de focus op een primair proces, of een bedrijfsfunctie als Kennisdomein Bedrijfsfunctie Focus Project verkoop, een belangrijk project of een bepaald expertise- of kennisdomein. Het is een expliciete keuze om op dit vlak een intranet in te richten. Intranet 2 focust zich op organisatie-domeinen die expliciet gekozen zijn en daadwerkelijk van belang zijn voor de organisatie en de Activiteit Deze focus betekent direct dat dit intranet niet voor iedereen nut heeft. Het heeft namelijk een beperkte scope. Klopt. Maar intranet 2 is niet slechts 1 intranet. Het bestaat uit meerdere onderdelen (vaak spaces, places of centers genoemd). Zo kan een deel van het intranet zich richten op projecten, een ander deel op verkoop en marketing. Vaak zijn er relaties tussen de onderdelen. Projecten worden bijvoorbeeld uitgevoerd voor klanten en verkoop en marketing kan baat hebben bij inzicht in de projectinformatie. Intranet 2 zorgt ervoor dat de relatie zichtbaar wordt zodat de gebruiker gemotiveerd wordt om buiten zijn space kan kijken.

5 intranet 2 is doelgroepgericht Intranet is voor al onze medewerkers zeggen de meeste organisaties. In de praktijk zien we echter anders. Hier is een intranet vooral voor die medewerkers die informatie aan te bieden hebben; de gebruikers van die informatie blijven veelal weg. Voornaamste reden hiervoor is dat de ene medewerker de andere niet is. Ze hebben hun eigen taken en behoeften. Ze hebben verschillende vaardigheden, ze gedragen zich anders, hebben andere interesses, handelen anders, andere persoonlijke omstandigheden, andere werkwijze etc. Dé medewerker bestaat dus niet en daarmee kan dé medewerker nooit dienen als doelgroep. Hier ging het in het verleden vaak verkeerd. Een intranet werd vooral gebruikt om grote groepen medewerkers, het Individu Groeplid Doelgroep Rol Functie zijn door functie, rol etc. Hoe meer karakteristieken van een individu bekend zijn, hoe beter een space ingericht kan worden om individuen te ondersteunen. liefst allemaal, te voorzien van algemene informatie. Natuurlijk is er dergelijke informatie, denk aan algemeen nieuws, informatie van personeelszaken, procedures, formulieren etc. Ook voor deze informatie moet er ruimte zijn op een intranet maar het laat de medewerker niet beter of gemakkelijker werken; slechts op het moment dat er behoefte is wordt het intranet bezocht. Intranet 2 richt zich niet alleen op een individu, het ís van een individu. Een medewerker gebruikt en draagt bij wat bij hem of haar past. Door de focus van intranet 2 is dat mogelijk; een medewerker zal zich sneller herkennen in een bepaalde space. Dit komt ook omdat bij het inrichten van een space al gekeken naar de behoeften van stakeholders c.q. doelgroepen. Deze zijn veelal goed te benoemen binnen organisaties omdat ze bekend zijn en vaak al gekarakteriseerd Intranet 2 richt zich op groepen medewerkers, niet op dé medewerker.

6 Intranet 2 biedt samenhang in de inhoud De combinatie van focus en doelgroepen biedt uitgebreide mogelijkheden om de inhoud van Intranet 2 te bepalen. Zo is het voor een salesmanager niet zo moeilijk om te definiëren welke rapportages dagelijks geboden moeten worden. Ook kunnen eenvoudig nuttige bronnen in kaart gebracht worden of netwerken van mensen en organisaties expliciet worden gemaakt. Met de combinatie van focus en doelgroep kan dus een specifiek informatiemodel worden opgesteld die leidend is voor de inhoud van een space voor een bepaalde doelgroep. Mensen Bedrijfsfunctie Groep Kennisdomein Focus Project Gebeurtenissen Individu Functie Doelgroep Informatie + = Model Informatie Activiteit Rol Applicaties Processen Een medewerkers zien dus in een space precies datgene wat voor hem/haar is bedoeld op basis van het informatiemodel. Ook zorgt het informatiemodel ervoor dat de relaties zoals genoemd in hoofdstuk 0 automatisch getoond kunnen worden zodat de medewerker attent wordt gemaakt op (vanuit zijn of haar rol, functie, groep etc.) relevante informatie. Een belangrijk element in een Intranet 2 is dat dit niet beperkt blijft tot de traditionele soorten informatie, maar dat dit in dit model ook mensen, gebeurtenissen, applicaties/functies en processen/taken een rol spelen. Dit model is geenszins statisch maar verandert mee met de organisatie of met de behoefte van de medewerker. Intranet 2 is gebaseerd op een gestructureerd informatiemodel. Deze structuur kan expliciet door de organisatie worden bepaald en worden verbeterd. Dit gebeurt vaak tussen spaces. Binnen spaces bepaalt vooral de medewerker zelf de samenhang en structuur.

7 Intranet 2 is prestatiegericht Bij Intranet 2 staat weliswaar de medewerker centraal maar het zou vreemd zijn als de organisatie geen baat zou hebben bij het intranet. Organisaties hebben er vooral baat bij als medewerkers beter hun werk kunnen doen. Intranet 2 is er dan ook voor om de prestaties van medewerkers te bevorderen. Organisaties doen er daarom ook goed aan om voor de doelgroepen of individuen de factoren Prestatie Procesmatig werken Kennisdeling Samenwerking Communicatie in kaart te brengen die de prestatie beïnvloeden. Dit heeft vaak ook te maken met het type organisatie. Zo zullen kennisintensieve organisaties gebaat zijn bij het bevorderen van samenwerken en communicatie. Productgerichte organisaties zullen wellicht de medewerkers meer willen aanzetten tot kennisdeling en kennisexplicitering. Dit zijn algemene voorbeelden maar er zou ook nog veel specifieker nagedacht kunnen worden op factoren die de prestatie bepalen. Er kunnen zelfs prestatie indicatoren (KPI s) worden vastgelegd. Intranet 2 ondersteunt een medewerker bij zijn/haar dagelijkse werkzaamheden. Het helpt hem/haar om beter te presteren.

8 Intranet 2 functionaliteit Bij Intranet 2 is iedere medewerker tegelijk gebruiker, beheerder, auteur, redacteur, regisseur en soms zelfs webmaster. De mogelijkheden zijn zeer diver en zijn grofweg in te delen in een vijftal basisfuncties: o o o o o Informatie maken en beheren Dit betreft uiteraard het expliciet maken van informatie en het beheren van de kwaliteit van de informatie. Dit kan variëren van het maken en publiceren van documenten tot het bijhouden van het eigen profiel, van het samenstellen van overzichten tot het modereren van discussies. Vinden en Signaleren Dit betreft het attent maken van een medewerker op bepaalde gebeurtenissen. Dit kan bijvoorbeeld een document zijn wat is toegevoegd in een bepaald informatiedomein, een actie welke door de medewerker genomen moet worden. Signaleringen kunnen gegeven worden d.m.v. een , maar ook bijvoorbeeld met business intelligence technieken zoals dashboards. Mogelijk is het ook gewoon een dagelijkse rapportage. Communiceren Dit betreft simpelweg het communiceren met collega s. Via (nieuws)berichten (en dan niet alleen van het management) tot het sturen van en on-line vergaderen. Belangrijk hierbij is dat communicatie algemeen kan zijn maar vaker plaats vind binnen de space en daarmee gericht is op een beperkte groep collega s. Samenwerken Dit betreft functies die het mogelijk maken om samen met anderen bepaalde taken uit te voeren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het het gezamenlijk maken van een document of een planning. Soms betreft het informele vormen van samenwerken, soms formeel ondersteund door werkstromen (workflow). Taken uitvoeren Dit betreft meestal het gebruiken van applicaties welke zijn geïntegreerd in Intranet 2.. Deze functies zijn in de optimale vorm gericht op de focus en doelgroep van de betreffende space. Denk bijvoorbeeld aan het boeken van uren op een project. Wat een medewerker uiteindelijk allemaal kan op Intranet 2 wordt uiteraard bepaald door de focus (kan dus per per space verschillen. Ook de doelgroep is bepalend, maar vooral de doelstelling, de prestatie, is leidend voor de functionaliteit. De volgende formule kan hiervoor worden gebruikt. Om de <prestatie> van <doelgroep> m.b.t. <focus> te verbeteren zijn <functies> nodig. Bij Intranet 2 worden de beschikbare functie bepaald door de focus, de doelgroep en de prestatiefactoren van de medewerkers. Hieromheen zijn natuurlijk allerlei functies mogelijk die nuttig zijn of gewoon leuk. Denk hierbij aan nieuws, interne evenementen, smoelenboek, FAQ, organogram, toegang tot formulieren etc. etc. Doordat Intranet 2 sterk gericht is op de werksituatie van de medewerker en deze medewerker dus meer gebruik zal maken van het intranet krijgen deze algemene functies ook meer aandacht; het nieuws bijvoorbeeld wordt dus beter gelezen.

9 Intranet 2 is meer dan technologie Intranet 2 is geen technologie. Het is een benadering. De technologie is belangrijk maar niet minder belangrijk dan de competenties van de medewerker om gebruik te maken van het intranet. Een Intranet 2 traject richt zich op het beschikbaar stellen van technologie in de vorm van een intranet platform en op het zorgen voor medewerkers die dit platform kunnen benutten om beter te presteren. Voor Intranet 2 zijn technologie en competente medewerkers even belangrijk. Competente Medewerker Als lid Groep In Rol In Functie Als Individu Space1 Space2 Space3 Informatiemodel1 Informatiemodel2 Informatiemodel3 Intranet Software Intranet Plaform Data bases Applicaties Websites Documenten Het Intranet 2 platform bestaat uit een aantal lagen. De content laag bevat uiteraard de inhoud. Dit kan zowel binnen als buiten het Intranet worden beheerd. De intranet software biedt de functionele mogelijkheden en zorgt voor de integratie met andere ICT systemen. Het informatiemodel zorgt voor de informatiestructuur waardoor relaties kunnen worden gelegd tussen de inhoud en functies van het intranet. De spaces bepalen de functionaliteit en inhoud van de verschillende focusgebieden van het intranet. Gebruikersprofielen zorgen ervoor dat een medewerker krijgt te zien en kan gebruiken wat past bij zijn/haar functie, rol, individu etc. Competente medewerkers worden in verschillende opzichten ondersteund door de organisatie zodat het gebruik van het intranet optimaal verloopt. Competenties Training Motivatie Medewerker Gedrag Organisatie Communicatie Ondersteund door Support Sturing Managen Motiveren

10 Aan de slag met Intranet 2 Drecomm helpt u graag bij het ontwerpen en inrichten van uw intranet en bijhet opleiden van uw medewerkers. Drecomm ( is een full-service dienstverlener en ontwerpt, bouwt en implementeert onder meer intranet oplossingen voor haar klanten. Drecomm maakt hiervoor enkel gebruik van open source software, met name TYPO3 ( voor content management en KnowledgeTree ( voor document management. Drecomm heeft verschillende specifeke intranet uitbreidingen ontwikkeld voor TYPO3. Voor meer informatie bezoek onze website Ook kunt u direct contact opnemen: Drecomm Internet Intelligence Walenburgerweg AD Rotterdam Tel: +31 (0)