Wij zijn op zoek naar een Administratief Medewerker

Transcriptie

1 Wij zijn op zoek naar een Administratief Medewerker Infobrochure Selectie - 1 -

2 TAKENPAKKET Administratief Medewerker 1. Functienaam : ADMINISTRATIEF MEDEWERKER C1-C3 DIENST GEZINS- EN SENIORENZORG 2. Plaats in het organigram en relaties: Rapporteert aan het diensthoofd Gezins-en seniorenzorg Intern: samenwerking met de maatschappelijk werkers DGSZ samenwerking met de personeelsdienst (personeelsadministratie medewerkers DGSZ) contacten met de OCMW-instellingskeuken ifv organisatie maaltijddienstverlening contacten met technische dienst OCMW ifv organisatie klusjesdienst contacten met de financiële dienst ifv facturatie, vorderingen, contacten met poetsvrouwen, klusjesmannen Extern: contacten met klanten thuisdiensten (poetsdienst, maaltijden aan huis, klusjesdienst, ) contacten met familie en mantelzorgers van de klanten thuisdiensten contacten met dienstenchequebedrijf Sodexo contacten met andere hulp-en dienstverleningsorganisaties 3. Basisdoelstelling Zorgen voor een efficiënte en stipte afhandeling van alle administratieve taken die verband houden met de OCMW-thuisdienstverlening. Klanten van de thuisdiensten telefonisch of via persoonlijk contact de nodige administratieve bijstand verlenen. 4. Verantwoordelijkheden en taken 4.1..Administratieve formaliteiten specifiek ikv de poetsdienst OCMW opstellen en verwerken van de individuele verlofregelingen van het poetsdienstpersoneel ten behoeve van de personeelsdienst verwittigen van klanten bij verlof of ziekte van personeel of wijzigingen van de planning vervullen verzekeringsformaliteiten bij schadegevallen (BA uitbating) opmaken van prestatiestaten mbt het poetsdienstpersoneel ifv toekenning maaltijdcheques bijhouden van de aanvragen en wachtlijst mbt de poetsdienst meewerken aan het verzamelen van de nodige gegevens in het kader van kwartaalrapporten, jaarverslagen en opmaak budgetten Ondersteuning van de opmaak van dossiers thuisdienstverlening in het algemeen algemene dossiervorming mbt de klanten via COT-module NH cliënt - 2 -

3 dossiervorming in het Sodexo-programma mbt klanten van de poetsdienst klasseren en registreren van dossiers 4.3. Opmaken van de werkplanning voor de verschillende thuisdiensten opmaken van de werkroosters voor de poetsdienst in overleg met de maatschappelijk werkers DGSZ. opmaken weekplanning-verdeelrondes voor de dienst warme maaltijden opmaken van de werkplanning voor de klusjesdienst in de werkroosters alle nodige aanpassingen aanbrengen coördineren, opvolgen en bijsturen van het verloop van de werkzaamheden en ondernemen van de nodige tussentijdse wijzigingen 4.4. Tussentijdse wijzigingen Bijhouden en verwerken van de dagelijkse wijzigingen in poetsdienst, warme maaltijden, klusjesdienst, personenalarmtoestellen, (afzeggingen, (her- )inschakeling, ) opvangen van problemen, klachten en wijzigingen mbt de thuisdienstverlening communiceren van de wijzigingen aan de maatschappelijk werkers en de betrokken diensten wijzigen van de dossiers naar aanleiding van overlijden of opname in WZC van klanten 4.5. Facturatie en financiële opvolging opvolgen van de individuele klantenportefeuilles ikv (elektronische) dienstencheques klaarzetten en validatie van de facturatie warme maaltijden, klusjesdienst, personenalarmtoestellen afdrukken en versturen van de geboekte facturen opmaken waarborgen en eventuele creditnota s mbt de maaltijdsetjes van de dienst warme maaltijden, in overleg met de financiële dienst. aanmaak van domiciliëringsmandaten mbt maaltijddienst, klusjesdienst en personenalarmtoestellen. opvolgen openstaande facturen in overleg met de financiële dienst 4.6. Bijdragen tot de permanentie op de dienst Instaan voor telefonische permanentie op de dienst op de afgesproken tijdstippen bemannen van de balie sociaal huis t Antwoord ikv permanentieregeling bij ziekte of verlof 5. Dimensies gemiddeld 800 dossiers voor alle thuisdienstverleningsvormen samen 12 facturatiemomenten per jaar 1,5 FTE administratief medewerker thuisdiensten De concrete inhoud van het takenpakket van elke administratieve medewerker wordt afgestemd op diens prestatieduur en op de taakverdeling binnen de dienst. 6. Profiel 6.1. Vaardigheden communicatief zijn: zich goed kunnen uitdrukken zowel mondeling als schriftelijk kunnen luisteren en onderhandelen - 3 -

4 kunnen samenwerken kunnen plannen en organiseren kunnen omgaan met een diversiteit aan mensen flexibiliteit rond het dagdagelijkse takenpakket constructieve deelname aan werk- en teamoverleg Kennis grondige kennis Word, Excel, Outlook, Logins-software (New Horizon, COT) kennis OCMW wetgeving kennis van functie en werking thuisdiensten en OCMW-diensten in het algemeen 6.3. Attitude orde en netheid discreet zijn, respecteren van beroepsgeheim bereidheid tot bijscholing bereidheid om taken in opdracht van diensthoofd DGSZ of maatschappelijk werker uit te voeren flexibiliteit klantvriendelijk - 4 -

5 W a t k u n n e n w e e l k a a r b i e d e n? Aanwervingsvoorwaarden Je bent in het bezit van een diploma hoger secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld diploma. Ons aanbod Een contractuele arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur Een fascinerende en maatschappelijk relevante functie, in een dynamische en mensvriendelijke omgeving in volle evolutie Heel wat verantwoordelijkheden en uitdagende projecten Aantrekkelijke verloning : loonschaal C1-C2- C3 (zie tabel voor de bruto verloning). Ook anciënniteit uit privé of zelfstandige activiteiten kan tot max. 9 jaar worden in aanmerking genomen indien relevant Extra-legale voordelen: maaltijdcheques ( 6,00), gratis hospitalisatieverzekering, fietsvergoeding, bijkomende pensioenverzekering Vlot bereikbaar met gratis openbaar vervoer Een flexibele en glijdende uurregeling Een gunstig verlofstelsel - 5 -

6 Tabel: Verloop van de brutoverloning in loonschaal C1-C2-C3 volgens aantal jaar anciënniteit C1 C2 C3 na ten minste 4 jaar schaalanciënniteit in C1 en een gunstige evaluatie na ten minste 18 jaar schaalanciënniteit in C1 en C2, en een gunstige evaluatie. Weddeschaal Weddetrap PER JAAR Jaarbedrag niet geïndexeerd Maandbedrag index 167,34 % Uurloon index 167,34% C ,55 11,47 C ,22 11,98 C ,22 11,98 C ,89 12,49 C ,53 13,04 C ,20 13,55 C ,20 13,55 C ,87 14,06 C ,87 14,06 C ,54 14,57 C ,54 14,57 C ,21 15,07 C ,21 15,07 C ,88 15,58 C ,88 15,58 C ,55 16,09 C ,55 16,09 C ,22 16,60 C ,18 18,21 C ,85 18,72 C ,85 18,72 C ,49 19,27 C ,49 19,27 C ,16 19,77 C ,16 19,77 C ,83 20,28 C ,83 20,28 C ,36 21,00-6 -

7 Afhankelijk van de gezinssituatie en beperkt tot een loongrensbedrag, kan daar nog haardgeld of standplaatsvergoeding bijkomen! OPMERKING: Bovenstaande tabel gaat uit van een situatie waarbij GEEN anciënniteit wordt in rekening gebracht uit vorige tewerkstellingen of zelfstandige activiteiten. Indien wél anciënniteit kan in rekening gebracht worden, dient contact te worden opgenomen met de personeelsdienst voor een aangepast verloningsoverzicht Personeelsdienst OCMW Izegem Selectieprogramma Schriftelijk proef: 50 punten - eliminerend Gevalstudie(s) waarbij de kandidaat geconfronteerd wordt met een probleemsituatie die zich tijdens de latere uitoefening van zijn functie kan voordoen. De totale context van de problematiek wordt uitgebreid geschetst, waarna de kandidaat tracht een oplossing uit te werken. Mondelinge proef: 50 punten - eliminerend a) Presentatie en bespreking van de gevalstudie, waarbij ook gepeild wordt naar de communicatieve vaardigheden van de kandidaat (25 punten) b) Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat, met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn motivatie en van zijn interesse voor het werkterrein. (25 punten) Enkel de kandidaten die de volgende punten weten te behalen, zijn geslaagd en komen in aanmerking voor de functie: op de schriftelijke proef: minstens 60 % op de mondelinge proef: minstens 50% op elk deel en in totaal minstens 60 % Meer info omtrent de selectieprocedure kan je bekomen bij Personeelsdienst OCMW Izegem personeelsdienst@ocmwizegem.be - 7 -