Contractueel administratief bediende Preventie - halftijds dienstverband

Transcriptie

1 VACANTVERKLARING Hulpverleningszone ZUID-WEST LIMBURG gaat over tot het aanleggen van een werfreserve voor en de aanwerving van (m/v): Contractueel administratief bediende Preventie - halftijds dienstverband De hulpverleningszone Zuid-West Limburg vormt sinds 1 januari 2015 een grote hulpverleningszone met de brandweerposten van Beringen, Hasselt, Herk-de-Stad, Heusden-Zolder, Sint-Truiden, Tessenderlo en Tongeren. De bedoeling van de schaalvergroting is de kwaliteit van de brandweer te verhogen. Een betere hulpverlening, onder meer door intensievere opleiding, moet de veiligheid van burgers en personeel vergroten. Daarnaast streeft de hervorming, door de schaalvergroting, ook een efficiëntere inzet van mensen en middelen na. Op deze manier is het de bedoeling om het maximum aan mensen ook operationeel inzetbaar te houden. Voor de verdere uitbouw van de dienst Preventie zoeken we een halftijds administratief bediende preventie. Functieomschrijving Als administratief bediende Preventie ben je verantwoordelijk voor de centrale, dagelijkse administratieve opvolging van de preventiedossiers van onze hulpverleningszone. Je bent ook verantwoordelijk voor het archiefbeheer van de dienst Preventie. Verder bestaat je takenpakket uit algemeen secretariaatswerk zoals de telefoon beantwoorden, vergaderingen voorbereiden, klasseren. Kennis en Vaardigheden: Je bent de geknipte persoon voor deze functie als je: - Nauwkeurig en stipt aan de opgelegde taken werkt - Goede communicatieve vaardigheden hebt, zowel schriftelijk als mondeling - Respect hebt voor de vooraf afgesproken timing - Klantvriendelijk bent - Een grondige kennis van Word, Excel en Outlook hebt - Bereid bent je te verdiepen in de softwaretoepassingen van de dienst. Toelatingsvoorwaarden en aanwervingsvoorwaarden Om geldig te solliciteren moet je wel voldoen aan volgende voorwaarden: - Je bent houder van een diploma secundair of gelijkgesteld onderwijs - Je hebt minstens 2 jaar relevante beroepservaring inzake administratieve ondersteuning en dossieropvolging. De selectieprocedure De selectieprocedure is als volgt vastgelegd: 1. De selectiecommissie onderzoekt de ontvankelijkheid van de kandidaturen 1

2 2. De geselecteerde kandidaten leggen een schriftelijke proef af 3. Kandidaten met minstens 50% op hun schriftelijke proef, mogen een mondelinge proef afleggen 4. Na de mondelinge proef maakt de selectiecommissie een eindrangschikking op en maakt deze over aan de zoneraad 5. Kandidaten moeten minstens 50% behalen op ieder onderdeel en een totaal van 60% behalen om geslaagd te zijn in de selectieprocedure. Kandidaten die geen 50% halen op de schriftelijke proef worden niet meer toegelaten tot de mondelinge proef. Ons aanbod Onze nog jonge en voortdurend groeiende organisatie heeft heel wat te bieden: - Een boeiende en gevarieerde job met halftijdse tewerkstelling - De mogelijkheid tot vorming - Flexibele werktijden - Gunstige verlofregeling - Een contract van onbepaalde duur - Een verloning volgens het barema C1-C2-C3 - Wedde voor een halftijdse functie: minimum 948,29 EUR BRUTO (indien 2 jaar relevante ervaring) - max 1.226,41 EUR BRUTO (indien 15 jaar relevante ervaring) - Bijkomende extra legale voordelen (maaltijdcheques, fietsvergoeding, groepsverzekering, ). Meer info over deze vacature kan je opvragen via een mail naar personeelsdienst@zuidwestlimburg.be. Interesse voor deze functie? Stuur dan uiterlijk op 11 juli 2016 je kandidatuur met: 1. Een uitgebreid curriculum vitae 2. Motivatiebrief 3. Een kopie van het diploma secundair onderwijs 4. Een bewijs van goed gedrag en zeden dat niet ouder is dan 3 maanden per brief of naar: Personeelsdienst Hulpverleningszone Zuid-West Limburg Willekensmolenstraat Hasselt Mail: personeelsdienst@zuidwestlimburg.be 2

3 Functiebeschrijving Administratief bediende Preventie (halftijds) Doel Beschrijving Kerntaken en takengebied Plaats in de organisatie Technische bekwaamheden Competenties Graad: C1-C2-C3 Wedde voor een halftijdse functie: Bruto min EUR (indien 2 jaar relevante ervaring) - Bruto max EUR (indien 15 jaar relevante ervaring) Via: aanwervingsprocedure Plaats van tewerkstelling: Hasselt Aanstelling: halftijds (50 %) Administratieve ondersteuning dienst preventie voor de volledige hulpverleningszone De administratief bediende preventie is verantwoordelijk voor de centrale, dagelijkse administratieve opvolging van de preventiedossiers van de ganse hulpverleningszone onder leiding van het diensthoofd preventie. Kernresultaatsgebieden Uitvoeren van administratieve taken gelinkt aan de dienst preventie. Mogelijke taken (niet limitatief): - Verantwoordelijk voor de centrale, dagelijkse administratieve opvolging van de preventiedossiers van de ganse hulpverleningszone. - Verantwoordelijk archiefbeheer preventie - Algemeen secretariaatswerk: telefoons aannemen, vergaderingen voorbereiden, klasseren. De functie krijgt leiding van: Diensthoofd preventie Kennis PC-gebruik Kennis van minimaal volgende software pakketten: Abifire (na interne opleiding), pakket, internetbrowsers, Microsoft Excel Kerncompetenties Loyaal - Handelt zoals is afgesproken - Gaat op een regelmatige manier te werk - Gaat op een gedisciplineerde manier te werk - Reageert correct en loyaal wanneer buitenstaanders kritiek uiten Plichtsbewust - Toont zich bereid zich in te zetten - Toont zich bereid tot extra inspanning - Gaat door bij moeilijkheden - Geeft niet op - Werkt ook niet alledaagse taken af naar de kwaliteitsnormen Integriteit - Respecteert de vertrouwelijkheid van informatie - Is eerlijk in de interacties met anderen - Geeft aan wanneer verwacht gedrag buiten de eigen normen en/of beroeps- of organisatienormen valt - Neemt verantwoordelijkheid op voor het eigen handelen - Respecteert mening, normen en waarden van anderen 3

4 Persoonsgebonden competenties Stressbestendig: - Geeft bij (tijds-)druk voorrang aan de dringende en/of belangrijke zaken in het eigen werk - Blijft onder tijdsdruk doeltreffend handelen - Bewaakt de eigen grenzen van kennen en kunnen - Accepteert tegenwerpingen als onvermijdelijk en ziet het betrekkelijke ervan in Leergierig en reflectief: - Stelt zich vragend op - Toont de wil om te leren - Vraagt feedback op het eigen functioneren - Luistert actief en vraagt door - Zet concrete feedback om in acties - Volgt (nieuwe) ontwikkelingen in het eigen vakgebied Flexibel: - Pakt nieuwe zaken snel op, ook bij aangrenzende werkzaamheden - Interpreteert regels en richtlijnen en richt zich daarbij op de uiteindelijke bedoeling van de vastgestelde regels - Accepteert dat werkzaamheden door omstandigheden bepaald worden en handelt daarnaar - Staat open voor veranderingen en verbeteringen - Past het eigen gedrag aan bij veranderende omstandigheden - Schakelt snel tussen verschillende werkzaamheden Relationele competenties Inlevingsvermogen: - Beïnvloedt het gesprek en de sfeer door gevoelens te benoemen - Stuurt het gesprek in de juiste richting en houdt de relatie goed - Toont belangstelling, luistert actief, vraagt door, houdt rekening met eigen emoties en die van anderen en reflecteert hierop Communicatief: - Communiceert open en durft eigen vragen, zorgen en leerpunten bespreekbaar te maken - Stelt zich open en onbevooroordeeld op in een gesprek, interpreteert verbale en non-verbale signalen en vraagt na of de boodschap goed begrepen is - Stelt open vragen en vraagt door - Geeft feedback wanneer daar om wordt gevraagd Samenwerken: - Draagt bij tot gemeenschappelijk doel - Komt afspraken na - Informeert het eigen netwerk over eigen activiteiten Taakgerichte competenties Innovatief: - Heeft niet voor de hand liggende, frisse ideeën voor nieuwe werkwijzen of methoden - Betreedt bij tegenslagen nieuwe paden of bedenkt alternatieve oplossingen 4

5 - Speelt met nieuwe ideeën en benaderingen in op veranderingen Resultaatsgericht: - Stelt samen meetbare en haalbare doelen en maakt duidelijke afspraken over gewenste kwaliteit, middelen en tijdspad - Stelt prioriteiten en komt gemaakte afspraken na - Maakt resultaten van het eigen werk zichtbaar en communiceert hierover; overlegt tijdig over knelpunten - Toetst activiteiten tussentijds op hun bijdrage aan het te bereiken resultaat Daadkracht: - Handelt moedig in lastige situaties, neemt verantwoorde risico s - Neemt beslissingen op grond van relevante informatie en duidelijke feiten, waarbij de gevolgen van de besluiten voorspelbaar zijn - Neemt en motiveert beslissingen binnen het eigen werkterrein - Blijft achter gemaakte keuzen staan Accuraatheid: - Levert correct werk af - Levert volledig werk af - Let ook op details - Werkt ook onder druk accuraat Formele vereisten - Houder zijn van een diploma Secundair of gelijkgesteld onderwijs - Minstens 2 jaar relevante beroepservaring inzake administratieve ondersteuning en dossieropvolging 5