COÖRDINATOR STRATEGISCH BELEID EN ORGANISATIEONTWIKKELING (M/V)

Transcriptie

1 - Het departement Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed) roepnaam Ruimte Vlaanderen, werft statutair aan: COÖRDINATOR STRATEGISCH BELEID EN ORGANISATIEONTWIKKELING (M/V) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Strategie, Coördinatie en Evaluatie Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed A1 Adjunct van de directeur Phoenixgebouw Koning Albert II laan Brussel Vacaturenummer: FUNCTIECONTEXT Ruimte Vlaanderen is verantwoordelijk voor de voorbereiding en de uitvoering van het ruimtelijk ordeningsbeleid van de Vlaamse Regering. Het departement ondersteunt de bevoegde minister vanuit haar beleidsvoorbereidende, beleidsuitvoerende en een beleidsevaluerende opdracht. Ruimte Vlaanderen heeft hiervoor als missie: We ondersteunen maatschappelijke ontwikkelingen die in de ruimte samenkomen en we maken hierbij keuzes vanuit een gedragen ruimtelijke visie in het belang van de Vlaamse samenleving. De komende jaren zal Ruimte Vlaanderen onderdeel uit maken van een nieuw beleidsdomein Omgeving dat de huidige beleidsdomeinen LNE en RWO verenigt. De creatie van dit nieuwe beleidsdomein is tegelijkertijd een opportuniteit en een uitdaging. Het is een opportuniteit omdat, bovenop de samenwerking die nu reeds bestaat, het mogelijk wordt om winsten te boeken die leiden tot betere producten en diensten. Samen met het focussen op de kerntaken en een doorgedreven subsidiariteit leidt dit tot een maatschappelijk relevanter en krachtiger Vlaams omgevingsbeleid. Vanuit maatschappelijke evoluties ontstaan continu initiatieven van burgers, bedrijven en sectoren. Veelal hebben die initiatieven ruimte nodig en beïnvloeden ze de ruimtelijke organisatie en omgeving op verschillende schaalniveaus. Tevens heeft de fysieke ruimte zijn eigen kenmerken en dynamiek. De ruimte in haar betekenis van omgeving is met andere woorden het medium waarin vele belangen samenkomen die vragen om maatschappelijk gedragen ruimtelijke keuzes. 1

2 Ruimte Vlaanderen is hierbij een proactieve partner die deze maatschappelijke ontwikkelingen ondersteunt, vanuit haar integrerende en coördinerende rol en in het belang van de Vlaamse samenleving. Het departement ontwikkelt hiervoor maatschappelijk gedragen visies op ruimte en omgeving. Deze visie en de keuzes die het departement hiervoor maakt, krijgen vorm en worden onderbouwd vanuit een opgebouwde expertise op alle voor ruimte relevante omgevingssectoren. Een strategisch ruimtelijk ordeningsbeleid op Vlaams niveau gaat uit van ruimtelijke waarden en principes, vertaalt deze visie in antwoorden op thematische en gebiedsgerichte uitdagingen en zorgt ervoor dat er op het terrein effectief realisaties kunnen plaatsvinden die deze uitdagingen ruimtelijk mogelijk maken. Het departement is georganiseerd in 5 afdelingen. De afdeling Juridische en Beleidsontwikkeling staat in voor de inhoudelijke en juridische voorbereiding van een realisatiegericht strategisch ruimtelijk beleid. De afdeling Gebieden en Projecten beheert de Vlaamse processen die vanuit gebiedsontwikkeling en proces- en projectbeheer en -begeleiding worden opgezet. De afdeling is gericht op concrete realisaties op het terrein. De afdeling Participeren en Adviseren Lokaal realiseert de doelstelling van sterke lokale bestuurskracht. De afdeling Onderzoek en Monitoring geeft een stevige basis enerzijds door kwalitatieve en kwantitatieve ondersteuning van de processen in de andere afdelingen. Anderzijds is dit het kenniscentrum van de voor de ruimtelijke ontwikkeling relevante thema s. Dit kenniscentrum valoriseert de opgedane kennis. De afdeling groepeert ook de personeelsleden belast met de taken van het administratief team. De afdeling Strategie, Coördinatie en Evaluatie tekent de strategie uit en zorgt waar nodig voor coördinatie. De afdeling is ook verantwoordelijk voor communicatie en op te zetten partnerschappen. Tevens is die afdeling de plaats voor een onafhankelijke evaluatie van de gevoerde processen. Als coördinator strategisch beleid en organisatieontwikkeling kom je terecht in de afdeling Strategie, Coördinatie en Evaluatie. Deze afdeling staat, samen met alle afdelingen, in voor de realisatie van de missie, visie, strategie en waarden van de organisatie. Ze tekent hiervoor het strategisch ruimtelijk ontwikkelingsbeleid en het hiervoor noodzakelijke strategisch organisatiebeleid uit, zorgt waar nodig voor coördinatie en stelt op basis van gerichte evaluaties bijsturingen in de werking van de organisatie voor. De afdeling Strategie, Coördinatie en Evaluatie stuurt, in samenspraak met het directieoverleg, het departement aan. De afdeling is verantwoordelijk voor structurele relaties met de binnen- en buitenlandse formele en informele actoren en andere beleidsdomeinen en velden. SCE staat in voor de interne en externe communicatie. SCE is verantwoordelijk voor de managementprocessen van het departement. De managementprocessen bevatten onder andere de begrotingsopmaak, organisatiebeheersing, personeelsbeleid, ondersteuning van de leidend ambtenaar. De afdeling Strategie, Coördinatie en Evaluatie heeft de volgende operationele doelstellingen: 2

3 1. Ontwikkelen, coördineren en beheren van een strategisch ruimtelijk ontwikkelingsbeleid en het hiervoor noodzakelijke strategisch organisatiebeleid voor het departement 2. Ontwikkelen en implementeren van een strategisch organisatiebeheer voor het departement 3. Coördinatie van departementaal RO-beleid en organisatiebrede beleidsthema s en dossierstromen. 4. Beleidsevaluatie 5. Ontwikkeling en beheer van strategische partnerschappen, communicatieplan en woordvoerderschap 6. Ondersteuning van de leidend ambtenaar. JE TAKENPAKKET 1. Doel van de functie Vanuit een strategische visie op het ruimtelijk ontwikkelings- en omgevingsbeleid, interne klanten bijstaan door ondersteuning te bieden en mee in te staan voor de coördinatie en ontwikkeling van strategisch beleid en organisatorische doelstellingen van het departement en het beleidsdomein omgeving teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en doelstellingen van de afdeling, het departement of het nieuwe omgevingsdomein kunnen bereikt worden of bijgesteld. 2. Resultaatgebieden Coördineren Coördineert en stuurt een groep medewerkers binnen de organisatie aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen EN bouwt de kennis verder uit en stelt methodes voor kennisdeling ter beschikking om de kennis te verspreiden in en te verzamelen vanuit de organisatie. Beleidsvoorbereiding Vanuit ervaring mee bepalen, voorbereiden, toelichten en bespreken van beleidsinitiatieven teneinde een visie, plan van aanpak en bijhorend instrumentarium voor te leggen die aansluiten op de noden van de organisatie. Beheersovereenkomst opvolgen Opstellen en opvolgen van de beheersovereenkomsten teneinde sturing en opvolging van de beleidsuitvoering te faciliteren en er zorg voor te dragen dat de juiste indicatoren op een kwaliteitsvolle wijze worden opgevolgd. Betrokkenheid en draagvlak creëren en communiceren over beleidsbeslissingen Relevante actoren betrekken bij strategisch beleid en organisatieontwikkeling, de voorstellen op regelmatige basis met hen aftoetsen en managementbeslissingen communiceren teneinde pro-actief behoeften te capteren en het draagvlak te vergroten en na de besluitvorming duidelijkheid te creëren bij alle betrokkenen.. Evaluatie en bijsturing 3

4 De beleidsuitvoering en processen en dienstverlening vergelijken met de beleids- en organisatiedoelstellingen teneinde voorstellen te kunnen doen voor bijsturing of wijziging in het beleid en de organisatiestructuur om de realisatie van doelstellingen, kwaliteit en efficiëntie te garanderen en de maturiteit van de organisatie hoog te houden. Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde zowel op vraag als pro-actief de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen en te adviseren. 3. Voorbeeldactiviteiten: Actieve bijdrage leveren aan strategisch beleid en organisatieontwikkeling vanuit een strategische visie op het ruimtelijk ontwikkelings- en omgevingsbeleid. Draagt actief bij aan proces- en projectmanagement en staat in voor de organisatiebeheersingscyclus. - In overleg met afdelingshoofd en collega s coördineren van het formuleren en up tot date houden van organisatiestrategie, visie, missie, kerntakenplan en procesmap. - Opmaak en opvolging en bijsturing van het kerntakenplan, jaarlijkse ondernemingsplannen met een meerjarige component, beschrijving van concrete projecten en processen, die bijdragen aan de optimalisatie en professionalisering van onze organisatie (IAVA) en adviseert het management op allerlei vlakken. - Inhoudelijk voorbereiden en opvolgen van beheersinstrumenten en bestuurlijke afspraken (organisatiebesluiten, delegatiebesluiten, BVR, richtlijnenkaders,..) - Aftoetsen van organisatie en beleidsdoelstellingen met het werkveld en verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie binnen de organisatie. - In overleg met afdelingshoofd en collega s coördineren van het formuleren en up tot date houden van beleids- en organisatiedoelstellingen en opdrachten en prestatieindicatoren van de organisatie. (waaronder besparing van personeel en middelen) - Beheren en bijsturen van de strategische meerjarenplanning en een beleidskalender obv activiteiten (projecten en processen), de inzet van middelen (VTE en budget) en met oog op te behalen resultaten (indicatoren) voor de te behandelen beleidsdossiers (i.s.m. het staf van de SG) irt bestuurlijke afspraken (bijvoorbeeld delegatiebesluit). - Bepalen van prioriteiten en opvolgen van tijdlimieten, afspraken,.. Actieve bijdrage leveren aan veranderingsprocessen (en cultuurverandering.) - Bepalen en operationaliseren van de strategische inhoudelijke focus, uitwerken van een veranderingstraject, impactanalyse van veranderingsoperaties op de organisatiestructuur, integratieproces vormgeven. - Onder meer via projectwerking, het bedenken en vormgeven van het omgevingsbeleidsveld. Het slimmer, efficiënter en effectiever maken van de besturing van het omgevingsdomein. - Legt hierbij dwarsverbanden en creëert draagvlak. Staat vanuit strategisch beleid- en organisatieontwikkeling in voor de afstemming met overige managementprocessen onder andere de begrotingsopmaak, organisatiebeheersing, personeelsbeleid, ondersteuning van de leidend ambtenaar. Ondersteunt het management 4

5 - Ondersteuning van SG, directie en het afdelingshoofd door de organisatie, inhoudelijke vormgeving, verslaggeving van bestuurlijk overleg, strategische seminaries, studiedagen, workshops, ea. Actieve bijdrage leveren aan de werking en organisatie van de afdeling strategie, coördinatie en evaluatie: begroting, organisatorische ondersteuning aan beleidsdoelstellingen, deelname aan en aansturen en coördineren van werkgroepen, teamoverleg, JE PROFIEL FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je hebt een diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid (zoals masterdiploma s of diploma s van licentiaat). Kandidaten die binnen de Vlaamse overheid werken en kunnen deelnemen via de interne mobiliteit, hoeven niet te voldoen aan deze voorwaarde. Indien je in het bezit bent van een buitenlands diploma, dien je een niveaugelijkwaardigheid te kunnen voorleggen bij inschrijving. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen : Als je je diploma voor niveau A hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij inschrijving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen bij Selor. én 2) Je hebt minimaal twee jaar ervaring met coördinatieopdrachten waarin verschillende stakeholders betrokken zijn. JE WERKERVARING Je bent vertrouwd met de werking en organisatie van de overheid in het algemeen; Je bent vertrouwd met strategische planning en de doorvertaling naar een operationele planning; Je kan aantonen dat je beschikt over innoverende competenties JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je hebt kennis van systemen om een diversiteit aan thema s te beheren, prioriteiten te stellen en onderlinge verbanden te leggen. Je kan vlot overweg met de courante officeprogramma s en beschikt over voldoende redactionele vaardigheden om professionele documenten te schrijven. Je hebt kennis van methoden en technieken om veranderingsprocessen te begeleiden. Je hebt een goed zicht op de structuur, bevoegdheden en werking van de bestuurs- en overlegorganen van de Vlaamse overheid, en in het bijzonder van Ruimte Vlaanderen; Je hebt affiniteit met het Ruimtelijk beleid. 5

6 JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Plannen en organiseren : Coördineert het eigen werk en dat van anderen - Niveau 2 Structureert informatie, situaties en problemen en handelt deze efficiënt en effectief af Weet wat er aan tijd, mensen en middelen nodig is om het gewenste resultaat te behalen Maakt een helder plan voor de eigen en andermans werkzaamheden met doelen en activiteiten (concreet, volledig, overzichtelijk) Verdeelt werkzaamheden en maakt afspraken met de betrokkenen over de uitvoering Bouwt meetmomenten in om de voortgang van het werk te volgen Innoveren: Werkt actief mee aan het vernieuwen van de werking van de entiteit - Niveau 2 Zoekt actief naar mogelijke vernieuwingen die zijn functie en takenpakket overstijgen Denkt buiten bestaande kaders en durft experimenteren en improviseren Komt met ideeën voor nieuwe producten, processen, diensten Ziet toepassingsmogelijkheden van nieuwe processen, technieken en methodes en introduceert die Zoekt verbinding met anderen die vernieuwing aanbrengen en bouwt mee aan oplossingen voor de toekomst Analyseren : Legt verbanden en ziet oorzaken - Niveau 2 Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Benoemt de oorzaken van problemen Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Oordeelvorming : Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese - Niveau 1 Komt tot een synthese van de verzamelde informatie Evalueert de beschikbare informatie met een gezonde kritische ingesteldheid Weegt alternatieven tegen elkaar af Redeneert logisch en ziet de voor de hand liggende effecten van acties Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is Visie : Plaatst operationele taken en problemen in een ruim perspectief of kader - Niveau 1 Schat de ruime consequenties van zijn voorstellen, beslissingen en acties correct in Denkt disciplineoverschrijdend (bv. gebruikt informatie uit andere domeinen, bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten) Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden Maakt zich los van de dagelijkse praktijk, geeft de grote lijnen aan, denkt vooruit Kent de missie, visie en strategie van de organisatie(afdeling) en handelt ernaar bij de invulling van zijn functie Overtuigen : Overtuigt door inhoud én aanpak - Niveau Argumenteert authentiek en genuanceerd Brengt zijn argumenten scherp onder woorden Begrijpt welke argumenten en redeneringen anderen aanspreken en gebruikt deze Brengt met zijn ideeën en voorstellen enthousiasme teweeg Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen en reageert constructief op negatieve reacties of weerstand 6

7 Flexibiliteit: Past zijn gedrag doelgericht aan om de gestelde doelstellingen beter (sneller, efficiënter) te kunnen bereiken - Niveau 2 Evalueert regelmatig kritisch het (te verwachten) resultaat, met als doel de gekozen aanpak tijdig te kunnen bijsturen Reageert alert op informatie die het bijsturen van de gekozen aanpak noodzakelijk maakt (merkt de informatie op, schat gevolgen in, overloopt alternatieven) Formuleert meerdere concrete alternatieven om de doelstellingen beter en efficiënter te kunnen bereiken Heeft een repertoire aan gedragsstijlen, tactieken en benaderingswijzen waaruit hij kan kiezen naargelang het doel en de situatie Maakt, als dat nuttig of nodig is, gebruik van indirecte beïnvloedingsmethodes (bv. netwerking) om de kansen Klantgerichtheid: Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders - Niveau 2 Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) SALARISSCHAAL Je wordt statutair aangesteld in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijhorende salarisschaal A111. Aantoonbare en relevante ervaring wordt meegenomen in de aanstelling. HOE SOLLICITEREN? Solliciteren kan tot en met 2 maart Vul uiterlijk op maandag 2 maart het standaard-cv in op Ga via de knop bekijk onze jobs naar de vacature. Klik rechts onderaan op solliciteer nu en vul het standaard-cv in. Bij je eerste aanmelding, dien je je eerst te registeren. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als je tijdig solliciteert via het online standaard-cv op SELECTIEPROCEDURE CV-screening CV-screening op basis van de formele deelnemingsvoorwaarden. Volgende stappen in de selectieprocedure 7

8 De Vlaamse overheid vindt het bijzonder belangrijk dat al haar personeelsleden, los van het opleidingsniveau of de concrete vacature, een aantal basiscompetenties heeft. Generiek betekent dit dan ook dat elke kandidaat minstens voldoende scoort voor deze competenties zoals zij op het niveau I worden gedefinieerd. Deze waardegebonden competenties zijn: klantgerichtheid betrouwbaarheid samenwerken voortdurend verbeteren Kandidaten die op een hoger niveau dan dit niveau I voor een welbepaalde competentie worden getest en hiervoor geschikt worden bevonden, worden automatisch geschikt bevonden op het niveau I. Voorselectie (vanaf 8 kandidaten kan een voorselectie gehouden worden) Op basis van de gestructureerde vragenlijst worden jouw motivatie voor de functie, jouw inzicht in de functie en de relevantie van jouw werkervaring zoals omschreven in de formele deelnemingsvoorwaarden en bij onderdeel werkervaring beoordeeld. De 8 best scorende, geslaagde, kandidaten worden toegelaten tot de volgende stap in de selectieprocedure m.n. het jurygesprek. De voorselectie vindt plaats in de week van 2 maart 2015 (timing onder voorbehoud). Jurygesprek en psychotechnische proeven Tijdens deze selectiefase gaan we in op je visie en inzicht in de functie, je verwachtingen en je inzetbaarheid in de functie en de organisatie en de voor de functie relevante competenties. Ter ondersteuning van het jurygesprek zal je eerst een case oplossen en een persoonlijkheidsvragenlijst en redeneertest invullen. Dit gedeelte is eliminerend. Je krijgt een beoordeling niet voldoende of voldoende. Enkel wie een voldoende behaalt, kan opgenomen worden in de werfreserve. Deze selectiefase wordt waarschijnlijk georganiseerd in de week van 16 maart 2015 (onder voorbehoud). Rekening houdend met dit eindgesprek en de resultaten van de volledige selectieprocedure beslist de lijnmanager of je al dan niet in aanmerking komt voor een aanwerving. De wervende entiteit maakt hiervoor een gemotiveerde keuze. Het jurygesprek en de psychotechnische proeven vinden plaats in de week van 16 maart (timing onder voorbehoud) ONS AANBOD Een uitdagende statutaire functie. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. 8

9 Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag) Je eerste 12 maanden vormen een inloopperiode met een individueel ontwikkelingsprogramma zodat je je maximaal kan inwerken in de functie. Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijbehorende salarisschaal A111. Aantoonbare en relevante ervaring wordt meegenomen in de aanstelling. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. INFO Voor meer informatie over de inhoud van de functie kan je terecht bij: Marijke Maes Tel.: 02/ marijke.maes@rwo.vlaanderen.be Voor meer informatie over de selectieprocedure kan je terecht bij: Ellen Haak Tel.: 016/ ellen.haak@jobpunt.be RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor deze functie bij Ruimte Vlaanderen die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar vanaf de datum van de kennisgeving van je resultaat. Desgevallend kan Ruimte Vlaanderen beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Indien er na een periode van zes maanden na het afsluiten van de selectieprocedure opnieuw eenzelfde vacature vacant is, zal deze bekendgemaakt worden aan de reserve. Geïnteresseerde kandidaten zullen uitgenodigd worden voor bijkomende gesprekken met de wervende entiteit. De motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie zullen hierbij aan bod komen. Indien je twee keer een vacature weigert, schrappen we je uit de lijst en kom je dus niet langer in aanmerking voor vacatures waarvoor deze selectieprocedure geldig is. Ook indien je in eerste instantie een aanbod accepteert maar nadien je mening herziet en niet in dienst 9

10 komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. 10