GGZ Prestatiebenchmark

Transcriptie

1 GGZ Prestatiebenchmark Onderscheidend vermogen in een veranderende omgeving kpmgplexus.nl

2 GGZ Prestatiebenchmark Onderscheidend vermogen in een veranderende omgeving GGZ-instellingen staan opnieuw voor grote uitdagingen. Naast reeds ingezette ontwikkelingen rondom ambulantisering en DBC bekostiging, heeft ook het regeerakkoord majeure gevolgen voor u als instelling. De relatie met verzekeraars en gemeenten gaat veranderen, selectieve inkoop wordt versterkt en ontvlechting van instellingen wordt bevorderd. Dit gaat gepaard met sterke budgetkortingen. Deze ontwikkelingen vergen een aanzienlijk hogere flexibiliteit dan tot nu toe gebruikelijk was. U heeft er als instelling dan ook alle belang bij om vol in te zetten op innovatie, kritische zelfreflectie en beoordeling van (kosten)effectiviteit, zodat uw onderscheidend vermogen wordt versterkt. Doel Deze GGZ Prestatiebenchmark geeft u spiegelinformatie over uw prestaties en verscherpt uw koers. Door de prestaties van uw instelling te vergelijken met die van anderen, krijgt u inzicht in de gebieden waar het meeste verbeterpotentieel aanwezig is en welke veranderingen nodig zijn om dit potentieel te realiseren. Naast informatie over het presteren van uw organisatie ten opzichte van andere GGZ-instellingen, biedt de benchmark ook zicht op interne verschillen tussen teams en clusters en op welke punten deze van elkaar kunnen leren. Ons aanbod aan u KPMG Plexus biedt deze benchmark voor het vierde jaar aan waarbij de methodiek de afgelopen jaren is doorontwikkeld en het aantal deelnemende instellingen groeit. De Prestatiebenchmark is inmiddels een beproefd concept binnen de Jeugd-GGZ en is vanaf 2013 ook gericht op de volledige GGZ. In deze jaarlijkse benchmark bieden we u het enige platform dat vanuit teamprestaties inzichtelijk maakt op welke punten uw grootste verbeterpotentieel ligt. Wij bieden u: Een onafhankelijk platform voor het vergelijken van uw prestaties - Beschikbaarheid website voor digitale aanlevering en verwerking - Datamodel met berekeningen en structurering - Normaliseren van de data voor vergelijkbaarheid - Onafhankelijke derde die brongegevens ziet en alleen na afstemming delen vrijgeeft in vergelijkingen Begeleiding bij de aanlevering van benodigde brongegevens - Begeleiding bij aanlevering - Indien gewenst aanvullende ondersteuning en advies daarbij Interpretatie en rapportage van aanbevelingen door vakexperts - Presentatie intern met conclusies en aanbevelingen - Externe vergelijkingen met gezamenlijke bijeenkomst - Weergave met geconstateerde opvallendheden van vakexperts KPMG Plexus U kunt als instelling deelnemen en kiezen voor de onderdelen Jeugd, Kortdurende Zorg en/of Langdurende Zorg en daarnaast indien gewenst specifiek voor Ouderen. Ook wanneer uw instelling in andere structuren is georganiseerd bouwen we deze relevante vergelijkingen op vanuit de brongegevens. Uiteraard geldt daarvoor een prijs op maat.

3 De benchmark zorgt ervoor dat u Weet waar u staat Kans heeft om van andere instellingen te leren en gericht te ontwikkelen Objectief zicht heeft op dat het anders kan (maakt ook veranderkracht los) Heldere aanbevelingen ontvangt met een samenhangend beeld in de verschillende KPI s door de ogen van ervaren zorgconsultants Op de volgende pagina s leest u meer informatie over de inhoud en aanpak van de benchmark en de bijbehorende investering. VRAAG AAN U Sluit u ook aan bij de deelnemers? Graag vernemen we voor 31 maart 2013 of u deelneemt aan de Prestatiebenchmark van dit jaar. Jan Menting RvB Yulius en deelnemer aan de Prestatiebenchmark 2010, 2011 en 2012: De Prestatiebenchmark helpt ons kritisch naar onszelf te kijken en is een stimulans voor verdere ontwikkeling in de sector. Met de resultaten kunnen we elkaar scherp houden en onze eigen verbeterpunten worden duidelijk zichtbaar.

4 Inhoud GGZ Prestatiebenchmark Inzicht op belangrijke deelgebieden Vanuit een aantal kengetallen biedt de GGZ Prestatiebenchmark inzicht in uw instellingsprestaties op het gebied van financiën en logistiek. De basis daarvoor vormen de prestaties op teamniveau. Op het gebied van kwaliteit wordt het aantal kwaliteitsindicatoren de komende jaren uitgebreid en ontwikkelen we nadere aansluiting bij ROM-data, klanttevredenheid en andere vergelijkingen. In 2013 leidt de benchmark het beeld rondom kwaliteit af van logistieke- en financiële indicatoren. Leiderschap Financiën Ken getallen Logistiek Om het verbeterpotentieel op deze gebieden daadwerkelijk te realiseren binnen uw organisatie, is leiderschap belangrijk bij het succesvol neerzetten van de benodigde veranderingen. Met de benchmark resultaten in de hand spreken we graag met u verder over hoe u handen en voeten kunt geven aan het verandertraject. Elk van deze deelgebieden in de benchmark is opgebouwd uit verschillende KPI s, die in samenhang het uiteindelijke beeld bepalen. Rechtsonder op deze pagina vindt u een overzicht van relevante elementen op het deelgebied financiën. Wijze van rapportage In de benchmark bepalen we voor elk team de prestaties op de verschillende indicatoren. Voor de rapportage aggregeren we de informatie vanuit teamniveau naar clusterniveau en vervolgens naar organisatieniveau. We maken daarbij onderscheid naar de ambulante en de klinische setting. De resultaten van de benchmark presenteren we aan u op basis van een anonieme vergelijking met andere instellingen op organisatieniveau en een interne vergelijking (tussen clusters binnen uw organisatie). Hierbij maken we ook onderscheid naar zorgsetting (ambulante teams / klinische teams). relevante doelgroepen. We kunnen de benchmark voor u uitvoeren voor de onderdelen Jeugd, Kortdurende Zorg en/of Langdurende Zorg en indien gewenst specifiek voor Ouderen. Voor elk van de onderdelen volgt een aparte rapportage op maat. Indien u voor meerdere onderdelen wilt deelnemen, stellen we daarvoor aparte externe vergelijkingen op. Marge Opbrengsten Kosten Kwaliteit Inzicht op belangrijke deelgebieden Vergelijkbaarheid In verband met vergelijkbaarheid van resultaten is het belangrijk om voldoende homogene groepen te vergelijken. De ervaring van de afgelopen jaren met de Prestatiebenchmark leert dat een onderscheid tussen ambulante en klinische setting een heel goed inzicht geeft. Rapportage op zorglijnen en diagnosegroepen kan meer inzicht geven, al lijkt dit in 2013 nog onvoldoende toepasbaar Gem. EUR/uur Overhead Kosten per HV DBC productgroepmix Score op DBC-trede Mixverblijfscategorie Leeftijd Functie Vanuit één aanlevering kunnen we vergelijkingen maken voor verschillende Nadere uitwerking deelgebied financiën Productiviteit Inschaling

5 te zijn in de sector. Voor de volwassenenzorg stellen we vast dat het spectrum aan zorg en de daarbij behorende bekostigingsvormen meer uiteen loopt dan in het jeugddomein. Het aandeel AWBZ bekostiging is significant groter en ook behandelprogramma s zijn veel vaker gericht op cure dan wel care. Dat is de reden dat we hier kiezen voor rapportages gericht op kortdurende en langdurende zorg. De zorg voor ouderen maakt onderdeel uit van deze rapportages. Daarnaast kunnen we indien gewenst een specifieke externe vergelijking maken voor de doelgroep ouderen. Organisatieniveau Clusters/Divisies Teams Inzichten uit de benchmark Om u een indruk te geven van het type resultaten uit de benchmark, vindt u hieronder een aantal conclusies uit de benchmark van 2012: Klanten excelleerden wisselend op de verschillende gebieden: potentie van leren bewezen; Met brondata vele doorsneden te maken. Consistente selectie helpt in schetsen perspectief; Vooral de klinieken geven instellingen nog continuïteit, in de ambulante setting zijn de verliezen veruit groter en is uitdaging van prestatiebekostiging groot; De totale kosten van de instellingen komen slechts in een beperkte mate terecht als (directe) cliëntgebonden behandeluren. Verbeteringen in productiviteit en het terugbrengen van overige kosten hebben het grootste effect om deze waarde te laten stijgen; Soms haalt productief werken alleen weinig uit. Door lange behandeltrajecten kan de opbrengst per behandeluur tot ruim 30% terugvallen waardoor er op behandeling verlies wordt gemaakt; Meer nog dan de bekende (Pareto) formule zorgt 5% van de cliënten tot meer dan 50% van de totale omzet. De opbrengsten per cliënt in een ambulante setting zijn fors lager. Dit betekent dat ambulantisering tot forse krimp kan leiden wanneer er niet veel meer cliënten in zorg komen; Wachttijden en lange doorlooptijden zijn binnen iedere instelling aanwezig. Door toepassing zorglogistiek is er mogelijk om te verbeteren. Uitstroom is hierbij een sleutelindicator. Aggregatie van informatie vanuit teamni veau

6 Voorbeeld van wijze van rapportage In de rapportage geven we de indicatoren visueel weer. Op deze pagina vindt u een aantal voorbeelden van de manier waarop dat vorm krijgt. Door het hanteren van dit soort figuren, heeft u direct zicht op uw score ten opzichte van andere instellingen. FICTIEF FICTIEF FICTIEF Financiën Leiderschap Ken getallen Logistiek Kwaliteit FICTIEF

7 Aanpak Heldere werkwijze In samenwerking met de deelnemers van de benchmark van de afgelopen jaren hebben we een werkwijze ontwikkeld, waarin een helder proces en duidelijke afspraken over de aanpak het uitgangspunt vormen. Dat betekent dat we aan de start van het traject de belangrijke mijlpalen vastleggen, zodat de planning helder is. Daarnaast zorgen we vanuit KPMG Plexus dat u een vast contactpersoon heeft. We vragen ook één vast contactpersoon vanuit de instelling, zodat de communicatielijnen duidelijk zijn. Deze contactpersoon kan uiteraard eventueel benodigde verdere coördinatie binnen de instelling verzorgen. De ervaring leert dat het mogelijk is om de aanlevering en validatie van gegevens uit te voeren met een tijdsinvestering van 2 weken. Dit is uiteraard afhankelijk van de beschikbare systemen en het expertiseniveau van de betrokken medewerkers. Om te zorgen dat u vooraf een zo goed mogelijke inschatting kunt maken van de benodigde tijdsinvestering, spreken we veelvoorkomende valkuilen vooraf met u door. Tijdspad De benchmark wordt jaarlijks uitgevoerd. Vanuit eerdere ervaringen weten we dat klanten de gegevens graag gebruiken als ondersteuning bij de nieuwe begroting. Ook is de voorafgaande zomerperiode handig als moment in de verfijning van stukken. Dit betekent dat we in de periode april tot en met juni de aanlevering en validatie van gegevens plannen. Het doel van het hanteren van een uniforme periode bij alle instellingen is dat alle gegevens op hetzelfde moment beschikbaar zijn voor vergelijking. Voor uw instelling betekent dit dat de aanlevering van gegevens in het voorjaar zal plaatsvinden, waarbij we graag een passende planning afstemmen. De benchmark vindt jaarlijks plaats van april tot en met augustus. Uitgangspunten hierbij zijn: Uniforme periode voor alle instellingen zodat alle data op hetzelfde moment beschikbaar is voor onderlinge vergelijking; Elke instelling kan tijdig voldoende capaciteit reserveren voor de aanlevering en validatie van gegevens; De afspraken voor startbijeenkomst, validatie en presentatie worden vooruit gepland; Alle gegevens zijn aangeleverd en gevalideerd voordat de vakantieperiode start. April Voorbereiding Mei Aanlevering Juni Validatie Juli Oplevering Augustus Event Fasering van stappen Voorbereiding In de eerste plaats bespreken we met u als opdrachtgever door welke organisatieonderdelen precies in de benchmark worden meegenomen. Vervolgens vindt een startbijeenkomst plaats met de contactpersoon van uw instelling. Het doel daarvan is om de inhoud van de benchmark en van de aan te leveren gegevens scherp te stellen en om heldere procesafspraken te maken. Het is van belang dat ook de medewerker, die vanuit de instelling de daadwerkelijke gegevensaanlevering gaat verzorgen, daarbij aanwezig is. Aanlevering van gegevens We vragen bewust brongegevens op zodat we de prestatie-indicatoren voor iedere instelling op een identieke wijze bepalen. Dit zijn gegevens die uw instelling reeds registreert of beschikbaar heeft. Om te zorgen dat de aanlevering van gegevens zo soepel mogelijk verloopt, verstrekt KPMG Plexus een uitgebreide handleiding en uniforme sjablonen voor de aanlevering. Zodra binnen uw instelling de benodigde gegevens verzameld zijn, kan de contactpersoon voor de aanlevering deze uploaden via een beveiligde webserver. KPMG Plexus zorgt vervolgens voor terugkoppeling van de gegevens op team-, cluster- en organisatieniveau, zodat deze gevalideerd kunnen worden. Validatie De validatie van gegevens vormt een belangrijke stap in het proces. U moet er immers van overtuigd zijn dat de cijfers in de benchmark correct zijn. Dat betekent dat we uw gegevens niet in de externe vergelijking gebruiken en geen rapportage maken, totdat de data is gevalideerd. Dit garandeert niet alleen een goede aansluiting bij uw werkelijkheid, maar ook een eerlijk vergelijk met de gegevens van andere instellingen. De validatie vindt plaats met de door u aangewezen personen. Dit betreft vaak degene die ook de data-aanlevering heeft verzorgd en goed bekend is met de interne cijfers. De validatiebijeenkomst vindt plaats op uw locatie met de betreffende medewerkers, zodat indien nodig meteen gericht actie ingezet kan worden bij onduidelijkheden in de data. De validatie vindt plaats op basis van kerncijfers, indicatoren en controles op elk organisatieniveau en daarnaast op basis van figuren.

8 Presentatie van resultaten KPMG Plexus presenteert de resultaten van de benchmark tijdens een bijeenkomst op uw locatie. Dit betreft met name de resultaten van de externe vergelijking en indien gewenst geven we ook een toelichting op de interne vergelijking. Naast de presentatie zelf, ontvangt u van KPMG Plexus de volledige resultaten ook als document. Event Ter afsluiting van de jaarlijkse benchmark organiseert KPMG Plexus een event voor alle deelnemers van het betreffende jaar. Dit is in de vorm van een inspiratiemiddag, die u de gelegenheid biedt om in gesprek met andere instellingen het leerproces van verdere input te voorzien. KPMG Plexus zorgt daarbij uiteraard voor een inspirerende bijeenkomst, waarin u ideeën opdoet voor mogelijke vervolgstappen. Niet alleen resultaten van de benchmark staan centraal, ook ervaringen en methoden om concrete resultaten dichterbij te brengen. Eindproducten De basis voor de benchmark wordt gevormd door de door u gevalideerde gegevens. KPMG Plexus levert op basis daarvan de volgende eindresultaten aan u op: Gevalideerde indicatoren op elk organisatieniveau (team, cluster, organisatie); Interne vergelijking op clusterniveau; Externe vergelijking op organisatie-niveau in een rapportage; Presentatie van belangrijkste resultaten in een interne bijeenkomst; Presentatie van belangrijkste externe bevindingen en resultaten tijdens het event met alle deelnemende instellingen.

9 Uw investering Aanlevering en validatie van gegevens Aanlevering van de benodigde gegevens vergt een tijdsinvestering vanuit uw instelling en medewerkers. We vinden het eerlijk om te zeggen dat we vaak onvoorziene zaken tegenkomen en dat de noodzakelijke tijd sterk afhangt van de beschikbare informatie, capaciteit en vaardigheid van medewerkers. Zo zien we dat instellingen soms afhankelijk zijn van een externe specialist voor het aanleveren van activiteiten in reeds afgesloten DBC s. Of we merken dat instellingen veel minder tijd kwijt zijn wanneer men al veel gegevens (gebundeld) ontsluit naar één data warehouse. Afhankelijk van de situatie bij uw instelling varieert de inspanning voor aanwezigheid bij bijeenkomsten, aanlevering en validatie. De ervaring leert dat deelnemende instellingen een tijdsinvestering van twee weken (80 uur) reëel vinden gezien de toegevoegde waarde van de benchmark. Ook leert de ervaring dat dit voor veel instellingen haalbaar is. Advies en begeleiding op maat Deelname en rapportage KPMG Plexus begeleidt de contactpersoon van uw instelling in de aanlevering, coördineert het proces van validatie en adviseert u op basis van de inhoudelijke uitkomsten van de benchmark. De kosten van deze advisering zijn afhankelijk van het aantal door u gewenste rapportages (Jeugd, Kortdurende Zorg, Langdurende Zorg en/of specifiek Ouderen). Zoals in het kader hier rechts is weergegeven is de basisprijs ,-. Elke aanvullende rapportage kost 5.000,-. Bijvoorbeeld een instelling die meedoet met haar drie divisies jeugd, kortdurend en langdurend kent een investering van ,-. Deelname en 1 rapportage ,- Extra rapportage in dezelfde aanlevering 5.000,- Max. 1 week aanvullende begeleiding 5.000,- Prijzen excl. btw en incl. reis- en kantoorkosten Indien u besluit voor meerdere jaren deel te nemen, bieden we u een loyaliteitskorting van 10% op de bruto kosten. Mogelijkheid tot aanvullende ondersteuning Idealiter heeft u als instelling voldoende tijd en capaciteit beschikbaar om de aanlevering van gegevens succesvol te verzorgen. Mocht tijdens het proces blijken dat dit onverhoopt niet het geval is, dan kunt u extra begeleiding inschakelen van KPMG Plexus. De kosten daarvan staan in het kader hierboven aangegeven. U kunt uiteraard ook aan de start van het proces al besluiten om extra ondersteuning op dit gebied in te schakelen. Te allen tijde geldt dat wanneer validatie van de aangeleverde gegevens niet succesvol is en de gegevens daarmee van onvoldoende kwaliteit zijn, wij als KPMG Plexus genoodzaakt zijn om de cijfers uit de externe vergelijking te houden. Op dat moment kunnen we aan u een intern rapport opleveren zonder conclusies en interpretatie en een externe rapportage met de geanonimiseerde cijfers van andere instellingen. JA, IK WIL... MEEDOEN Heeft de GGZ Prestatiebenchmark ook uw belangstelling? Sluit u dan aan bij de andere deelnemers. U kunt zich aanmelden voor deelname tot 31 maart 2013.

10 Contact Arjan Ogink KPMG Plexus T. +31 (0) E. Lianne van Hoeij KPMG Plexus T. +31 (0) E KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer , is een dochtermaatschappij van KPMG Europe LLP en lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International Cooperative ( KPMG International ), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. Gedrukt in Nederland. De naam KPMG, het logo en cutting through complexity zijn geregistreerde merken van KPMG International.