Whitepaper Gegevensaanlevering bij SBG Zorg voor kwaliteit

Transcriptie

1 Whitepaper Gegevensaanlevering bij SBG Zorg voor kwaliteit Inleiding Door de verplichte aanlevering vanuit zorgverzekeraars en de steeds grotere aandacht voor behandeleffecten, hebben steeds meer organisaties vragen over efficiënte aanlevering bij SBG (Stichting Benchmark GGZ). Maar ook over de mogelijkheden die ROM (Routine Outcome Monitoring) henzelf biedt om meer zicht en grip te krijgen op behandelresultaten. Het systematisch meten van behandelresultaten met ROM biedt zorginstellingen binnen de GGZ veel mogelijkheden om te werken aan de kwaliteit en effectiviteit van hun zorgproces. Dat gaat veel verder dan alleen de verantwoording van prestaties en de aanlevering van gegevens bij SBG. Toch staat dat aspect momenteel volop in de belangstelling. Deze whitepaper geeft meer inzicht in de technische én inhoudelijke aspecten van gegevensaanlevering bij SBG en helpt u verder op weg. Inhoud Gegevensaanlevering in breder perspectief... 2 Hoe kies je de juiste aanlevermethode?... 3 Uw aanpak in 6 stappen... 4 Kwaliteitsbeleid komt hoog op de agenda... 6 Whitepaper SBG V1.1. NETQ Healthcare B.V Pagina 1 van 7

2 Gegevensaanlevering in breder perspectief Veel GGZ-instellingen en behandelaren denken bij ROM momenteel als eerste aan de verantwoording van hun prestaties. Vooral door de verplichte aanlevering van gegevens bij SBG (opgericht door GGZ Nederland en Zorgverzekeraars Nederland) om de kwaliteit van de GGZ en GGZaanbieders transparanter te maken. Dit zorgt voor stevige discussies over bijvoorbeeld vergelijkbaarheid van cliënten en behandelresultaten en de wenselijkheid van concurrentie op kwaliteit. Toch is verantwoording slechts één van de vier functies van ROM. In brede zin is ROM vooral een proces dat zich afspeelt tussen behandelaar en patiënt. Wie zich blindstaart op alleen de verantwoording, dreigt veel voordelen voor de eigen cliënten, behandelaren en organisatie niet te benutten. GGZ Nederland, beroepsverenigingen en cliëntenorganisaties zien de mogelijkheden van ROM en willen het (brede) gebruik stimuleren. In hun gezamenlijke ROM-visie staan vier functies van ROM centraal: 1) Behandelen en begeleiden; 2) Leren; 3) Onderzoek en 4) Verantwoorden. Waar behandelaren of een GGZ-instelling ook staan in de discussie over verplichte aanlevering van gegevens bij SBG, het moet wel gebeuren. Daardoor is het hoe dan ook belangrijk om het aanleverproces zo efficiënt mogelijk in te richten. Bovendien gaan naast de respons op termijn ook de behandeleffecten steeds meer meetellen. Voor veel organisaties een extra aanleiding om goed te kijken naar de manier waarop zij hun gegevens aanleveren. En hoe zij de komende jaren zelf juist ook buiten de verantwoording willen omgaan met ROM. Over e-health en ROM zijn eerder al twee whitepapers uitgebracht door NETQ. Whitepaper SBG V1.1. NETQ Healthcare B.V Pagina 2 van 7

3 SBG Hoe kies je de juiste aanlevermethode? Verantwoording katalysator voor bredere ROM Voor iedere GGZ-instelling kan de ideale aanlevermethode bij SBG er anders uitzien. Hoe kies je de juiste aanpak? Namens SBG is adviseur en trainer Jacqueline Verwij betrokken bij het opzetten van veel aanlevertrajecten. Organisaties willen zelf steeds meer weten. Waarop moet je vooraf letten bij het kiezen van de aanpak? Dat is sterk afhankelijk van je totale insteek. Lever je vooral aan omdat het moet of wil de organisatie echt leren van de benchmarkrapportages? Benchmarken is uiteindelijk bedoeld om er beter van te worden door te leren van vergelijken. De vraag is dan vooral: wat wil je leren en hoe wil je vergelijken? Daar moeten aanlevergegevens op worden afgestemd. Hoe meer je aanlevert, hoe meer betekenisvolle uitspraken op langere termijn gedaan kunnen worden. De verantwoording is uiteindelijk maar een stukje van het benchmarken. Hoe bekijk je de discussies rond de verplichte aanlevering? Momenteel staat vooral de ROMrespons in the picture. Wie echter alleen op respons focust, laat mogelijkheden onbenut om kwaliteit van de zorg echt te verbeteren. Wel verwacht ik dat de verplichting bij sommige instellingen als katalysator werkt voor bredere ROM. Organisaties die ermee beginnen, willen zelf uiteindelijk vaak ook meer weten. Zij gaan dan bijvoorbeeld naast kerngegevens over afgesloten DBC s ook informatie aanleveren over openstaande DBC s. Zodat zij nóg meer actuele gegevens terugkrijgen. Hoe kies je de juiste aanlevermethode? Iedere GGZ-instelling bepaalt zelf wat het best bij hen past, qua faciliteiten en beheer. Globaal zijn er drie mogelijkheden: alles zelf doen, gegevens exporteren vanuit bestaande software of inzet van een derde partij. Eerst deden veel organisaties het zelf, maar ik zie een verschuiving optreden naar exporteren vanuit de bestaande software. Dat is vaak efficiënter. Het is toch een klus die maandelijks terugkeert. Ook mogelijke wijzigingen in de minimale dataset die wij twee keer per jaar publiceren: in juli en december moeten verwerkt worden. Een derde partij wordt vooral ingezet door kleinere organisaties met beperktere ICT-voorzieningen. Tegen welke knelpunten lopen GGZ-instellingen aan? Veel GGZ-instellingen kijken voor de aanlevering nog niet naar hun dataset met de bril van benchmarkcriteria. Dat is toch een hoger en abstracter niveau. Niet al hun meetresultaten zijn daardoor geschikt voor aanlevering. Vooral het verwerken van onze bevindingen na de aanlevering van een testbestand kost daardoor nogal eens wat tijd. Ze moeten worden ingebouwd in het ROM-proces. Niet alle meetresultaten van afgesloten DBC s vallen bijvoorbeeld binnen onze meetmarge van drie maanden. Toch kan het waardevol zijn ook die gegevens aan te leveren. Ze tellen niet mee in de score, maar wij kunnen ze wel zichtbaar maken in rapportages. Benchmarken is uiteindelijk bedoeld om er beter van te worden door te leren van vergelijken. Whitepaper SBG V1.1. NETQ Healthcare B.V Pagina 3 van 7

4 Uw aanpak in 6 stappen Technisch gezien is de aanlevering van gegevens bij SBG niet erg complex. De koppelingen die nodig zijn om de benodigde gegevens aan te leveren en de mogelijke aanpassingen in het eigen werk- en ROM-proces vereisen vaak meer tijd en een goede voorbereiding. Hoe pak je dat aan? 1. Begin op tijd Neem de tijd voor het hele traject. De gemiddelde doorlooptijd bedraagt zo n zes maanden. Alles rond krijgen in drie maanden, is echt vlot. De technische realisatie en de standaard processtappen (SBG hanteert hiervoor vaste doorlooptijden) kosten vaak niet zoveel tijd. Vooral in de testfase, de terugkoppeling naar de organisatie en verwerking in het ROM-proces gaat vaak de nodige tijd zitten. 2. Bepaal uw insteek Vorm een projectgroep en bepaal de koers. Wat wil uw organisatie aanleveren? Alleen de minimale vereisten voor de verantwoording of wilt u de aanlevering ook benutten voor benchmarken in bredere zin? Wie daarvoor kiest, kan ook extra gegevens aanleveren bij SBG. Wat wilt u weten en leren? Over welke zorgdomeinen en vragenlijsten wilt u gegevens aanleveren? Naast kerngegevens van afgesloten DBC s (op het hoogste niveau), kunnen bijvoorbeeld ook gegevens worden aangeleverd over openstaande DBC s. Of denk bijvoorbeeld aan locatiecodes. De uitgebreidere en meer actuele terugkoppeling in de rapportages van SBG kan voor de eigen organisatie heel waardevol en leerzaam zijn (bijvoorbeeld op afdelings- of teamniveau) om te sturen op kwaliteit en resultaten. Whitepaper SBG V1.1. NETQ Healthcare B.V Pagina 4 van 7

5 3. Aanmelden bij SBG U kunt voor de aanlevering en een gebruikersovereenkomst contact opnemen met SBG, telefoon (030) Uw contactpersoon bij SBG neemt contact met u op om het implementatietraject te bepalen. Meer informatie ook op: 4. Hoe wilt u aanleveren? De manier waarop informatie wordt aangeleverd, kan iedere organisatie zelf kiezen zolang maar wordt voldaan aan de SBG-vereisten (zie handboek SBG). Grofweg zijn er drie mogelijkheden: alles zelf handmatig verzamelen en aanleveren (DIS of XML-bestand), met een exportfunctie in bestaande software (zoals NETQ ROM) of via een derde partij (zie ook het interview met Jacqueline Verwij van SBG in deze whitepaper). Tip van SBG: kijk bij het exporteren vanuit bestaande software goed hoe wordt omgegaan met missende waarden. Niet iedere exportfunctie gaat daar even handig mee om. Een systeem met lerend vermogen is dan waardevol! 5. Testfase Als de gewenste informatie verzameld en/of gebundeld is, kan een testbestand worden aangeleverd bij SBG. Hierbij wordt gekeken of het bestand technisch en inhoudelijk goed is. De testresultaten worden teruggekoppeld voor verwerking. Zodra de aanlevering aan alle eisen voldoet en SBG de aanlevering goedkeurt, kan de daadwerkelijke productie starten. 6. Evaluatie Zodra de eerste organisatiegegevens bij SBG (in BRaM) zijn geland en de eerste rapportages terugkomen, kan intern ook het evalueren starten. In de praktijk blijken dan vaak nieuwe wensen te ontstaan om meer zicht te krijgen op de eigen behandelresultaten. Door meer gegevens aan te leveren, kan ook meer informatie worden teruggekoppeld. Voor de specifieke aanlevering vanuit NETQ ROM is ook een zeer gedetailleerd stappenplan beschikbaar op de website van NETQ: Whitepaper SBG V1.1. NETQ Healthcare B.V Pagina 5 van 7

6 NETQ Healthcare SBG-cijfers hebben grote impact op GGZ-instelling Kwaliteitsbeleid komt hoog op de agenda De behandeleffecten van GGZ-instellingen gaan op termijn volwaardig meetellen in de benchmark van SBG (vanaf 2014 voor 50% volgens een bestuurlijk akkoord). Voor veel organisaties een extra aanleiding om ook hun aanlevermethode tegen het licht te houden. Met een achtergrond als klinisch psycholoog houdt Jan Klijn zich namens NETQ Healthcare veel bezig met de geautomatiseerde aanlevering vanuit NETQ ROM. Kwaliteitsbeleid wordt een grote uitdaging voor de GGZ, voorspelt de projectmanager klantprojecten en implementatie. Hoe moeten GGZ-instellingen omgaan met de aanlevering? Zij moeten zich vooral niet laten afleiden door de verantwoording alleen. Dat is slechts één van de vier ROM-functies en als je het goed bekijkt, voor behandelaren en GGZ-instellingen eigenlijk de minst belangrijke. Zij moeten de drie andere doelstellingen behandelen & begeleiden, leren en onderzoek zeker niet uit het oog verliezen. Daar liggen voor cliënten en henzelf de grootste voordelen. Primair draait ROM uiteindelijk om het monitoren van behandelingen. Wat je ook vindt van de verplichte aanlevering, vergeet de andere voordelen niet en zorg dat de maandelijkse aanlevering zo efficiënt mogelijk verloopt. Als cliënten en behandelaren meer voordelen van ROM ervaren, groeit het draagvlak natuurlijk wel. Welk effect heeft het groeiend zicht op de behandeleffecten voor GGZ-instellingen? Kwaliteitsbeleid wordt hierdoor een steeds belangrijker thema. Organisaties kunnen steeds gerichter gaan sturen op behandeleffecten. Daar is ROM uiteindelijk ook voor bedoeld. Het bieden van kwalitatief goede zorg voor een redelijke prijs, wordt daarbij steeds meer het uitgangspunt. De groeiende aandacht voor behandelresultaten zorgt voor flinke veranderingen. Van budgetfinanciering komen GGZ-instellingen steeds meer terecht in een kopersmarkt waar inzicht in prestaties steeds belangrijker wordt. Niet alleen intern, maar op hoofdlijnen ook voor de buitenwereld. Die omslag vormt vooral een grote uitdaging voor het management. Hoe kan NETQ organisaties daarbij helpen? Allereerst bij verwerking van al hun ROM-gegevens in een complete tool (NETQ ROM). Als een organisatie hiermee werkt, is de aanlevering van een deel van hun gegevens bij SBG een relatief kleine stap met de speciale aanlevermodule. Daarvoor worden bepaalde ROM-gegevens samengevoegd met informatie uit het elektronisch patiëntendossier. Uiteraard kunnen wij ook adviseren over de aanlevering. Zodra de aanlevering loopt, hoeft een organisatie de aanlevering maandelijks alleen nog te accorderen. Wij zorgen ook voor de verwerking van nieuwe specificaties voor de aanlevering. Die wijzigt SBG twee keer per jaar. Wat is een belangrijke valkuil voor GGZ-instellingen? Organisaties willen vaak te snel, terwijl het inrichten en de fine tuning van geautomatiseerde aanlevering echt tijd kost. Dat moet je niet onderschatten. Vooral het testen en de aanpassingen die daarna vaak nodig zijn in het werkproces van de eigen organisatie kosten tijd. Voor het hele traject moet je echt minimaal drie maanden uittrekken. Liefst wat langer. Begin dus op tijd! Organisaties kunnen steeds gerichter sturen op behandeleffecten. Daar is ROM uiteindelijk ook voor bedoeld. Whitepaper SBG V1.1. NETQ Healthcare B.V Pagina 6 van 7

7 Meer weten? Deze whitepaper is ontwikkeld door NETQ Healthcare om belangstellenden snel en gericht op weg te helpen met Routine Outcome Monitoring (ROM) en de aanlevering van gegevens bij Stichting Benchmark GGZ. Wilt u verder praten over de mogelijkheden voor uw organisatie? Neem gerust contact met ons op. Kijk op of bel (030) Colofon Deze whitepaper is een uitgave van NETQ Healthcare. Postbus AB Utrecht Netqhealthcare.nl Redactie: Sabine de Moor en Eric Hoogeweg. Teksten en interviews: Eric Hoogeweg, Tekstwerkplaats Alle rechten voorbehouden. Ondanks de zorgvuldigheid die aan deze uitgave is besteed, kan de uitgever geen aansprakelijkheid aanvaarden bij eventuele onjuistheden. Aan de inhoud van deze publicatie kunnen dus geen rechten worden ontleend. Whitepaper SBG V1.1. NETQ Healthcare B.V Pagina 7 van 7