Teleseminar. Copyright 2011, EPDopKoers, vandermeijden ZORGINFORMATISERING

Transcriptie

1 Teleseminar 1 P R O C E S E N I N F O R M A T I E A N A L Y S E I N E P D P R O J E C T E N M I R J A N V D M E I J D E N

2 Proces en informatie analyse (PIA) Welkom Wat is PIA Waarom PIA 5 tips voor succesvolle PIA Analyse en dan? Tools 2

3 Wat is PIA Proces- en informatie analyse papieren situatie Zorgprocessen Hoofdgroepen Bijvoorbeeld poli baliewerk/telefoon/post Informatiestromen Pakketten, zoals dossier Formulieren Documenten (brieven) Eindproduct is een overzicht van Activiteiten Actoren Datasets Onderlinge samenhang 3

4 Waarom PIA Inhoudelijk : Geeft richting aan de EPD inrichting Niets is moeilijker dan Dokter, zegt u het maar Bepaalt de context van de EPD invoering Procesmatig: 4 Kennismaking met je klant Zeker resultaat; iedereen is blij als je belangstelling hebt voor zijn vak Draagt bij aan het draagvlak Maakt je EPD project planbaarder Kan een tool zijn om de samenhang en volledigheid te bewaken bij de inrichting van het EPD Kortom: Succeskansen voor je EPD groeien

5 5 tips voor een succesvolle PIA 1. Identificeer het doel Perspectief EPD ontwerp Management Bepaalt namelijk hoe gedetailleerd PIA gedaan moet worden Welke actoren van belang zijn Welke methoden gebruikt moeten worden 2. Werk van groot naar klein 3. Mix methodes 4. Maak het resultaat visueel 5. Breng iteraties aan: bespreek het resultaat met de klant. Neem en claim voldoende tijd, m.a.w. doe het goed of doe het niet 5

6 1. Doel bepalen - 2 voorbeelden 6 Perspectief EPD project Goed EPD ontwerp Inzicht in benodigde data Inzicht in actoren Inzicht in informatieoverdracht Details nodig Perspectief management Efficiënter werkproces Rollen combineren/uitsplitsen Automatiseren mogelijk? Afdeling herorganiseren Met name activiteiten van belang, data veel minder

7 2. Werk van groot naar klein Start bij de hoofdprocessen Poli dagopname - kliniek Bijv poli: balie, telefoon, post, afspraken maken Balie: diverse poli s Kies een zinvol procesniveau (niet te veel actoren) Focus Totale dossier/ medisch/verpleegkundig/ interne /externe Actoren Management Balie medewerkers/artsen/verpleegkundigen Informatiestromen Volledig dossier Formulieren en uitslagen Data 7

8 3. Mix methodes Elke methode heeft een eigen toegevoegde waarde Interview: Heel goed voor de interactie en de mogelijkheid om de sfeer te proeven Kan met 1 of meer personen Meelopen: Geeft mooi zicht op interactie en welke data gebruikt wordt en uit welke bron Is heel goed voor de contacten Kost heel veel tijd Ook goed toepasbaar bij artsen (i.t.t. interviews) Dossieronderzoek: Kijk en lees na welke data ingevuld wordt en hoe de formulieren gebruikt worden Alleen zinvol met een duidelijk doel 8

9 4. Maak het resultaat visueel (1) Plaatjes praten gemakkelijker dan tekst Ondersteunt keten-denken 9

10 4. Maak het resultaat visueel (2) 10 Definieer welke symbolen Activiteiten Op papier, digitaal en zonder informatie Beslisstappen Databronnen Op papier, digitaal Definieer de kleuren Bijvoorbeeld grijs voor papieren dossier Per functionaliteit of systeem een andere kleur (rood voor de agenda, en groen voor het PACS) Definieer verder Markeren van actoren, bijv swimminglanes Markeren van beweging (persoon loopt van A B en terug, dossier gaat van archief - secr kamer arts secr archief)

11 Maak een eerste plaatje 5. Iteratief proces Bespreek het met degene(n) die het kunnen beoordelen (niet mailen..) Pas het plaatje aan Bespreek het nogmaals, liefst in bredere context Bespreek ook de samenhang met andere afdelingen 11

12 Analyse en dan? Maak een procesontwerp met informatiestromen Blijf dicht bij het oorspronkelijk proces Organisatieverandering is niet een doel van EPD projecten, vaak wel een gevolg Neem verbeteringen mee 12 Signaleer en markeer knelpunten Bijvoorbeeld, hoe omgaan met papieren vragenlijsten voor patienten, hoe omgaan met CDs met onderzoeks/beeldmateriaal, welke oplossing als het dossier niet meer beschikbaar is als trigger In lastige situaties verschillende scenario s laten zien Geef inzicht in voor na situatie Startpunt voor EPD ontwikkeling of configuratie Biedt inzicht Biedt houvast bij de planning

13 Tools Protos/Flower ( Ms Visio Mavim ( Freeware: Open source producten ( Bizagi (engels, ( Questetra BPM Suite Tibco Business Studio Process Maker ( Open ModelSphere 13