Bekijk ALM eens door de bril van de gebruiker

Transcriptie

1 Bekijk ALM eens door de bril van de gebruiker

2 Bekijk ALM eens door de bril van de gebruiker Application Lifecycle Management (ALM) begint met inzicht in het applicatielandschap. Er zijn veel verschillende manieren om dat inzicht te verkrijgen. Een weinig gebruikte maar wel heel effectieve methode is om naar applicaties te kijken door de bril van de gebruiker. ALM wordt door veel IT-organisaties beschouwd als een technisch fenomeen. IT-ers gebruiken hiervoor tools die geen enkele aansluiting hebben met de tooling die de business gebruikt. Terwijl het doel van ALM wel is dat alle in gebruik zijnde software de medewerkers optimaal ondersteunt in hun taken. Zou het daarom niet logisch zijn om voor ALM tooling in te zetten die de business gebruikt om hun taken en werkzaamheden te beschrijven? Want als je de werkzaamheden van alle medewerkers kent, weet je ook welke nieuwe software moet worden ontwikkeld, welke bestaande applicaties moeten worden aangepast en wat kan worden uitgefaseerd. Een blik op ALM door de bril van de business. Inzicht in koppelingen ALM omvat het hele softwaremanagementproces, vanaf het ontwikkelen en in gebruik nemen van een applicatie tot en met de uitfasering ervan, inclusief de governance of de software nog datgene doet wat de business verlangt. Hoewel ALM een ingeburgerd begrip is, hebben IT-afdelingen in de praktijk vaak het meeste oog voor de ontwikkeling van nieuwe software, en minder voor het up-to-date houden en de uitfasering ervan. Dat leidt tot onnodige hoge kosten én risico s. Zeg eens eerlijk: Kunt u efficiënt wijzigingen doorvoeren zonder risico s? Heeft u inzicht in de samenhang van alle applicaties? Benut u het potentieel van alle in huis zijn de applicaties optimaal? Waarschijnlijk niet. Wat maakt ALM zo lastig? In de eerste plaats de dynamiek. De business vraagt voortdurend om nieuwe functio naliteit die nieuwe businessfuncties moet ondersteunen. De verleiding is groot om hier alle aandacht aan te geven, waardoor het aantal applicaties snel groeit en de complexiteit alleen maar groter wordt. Het is daarom ook belangrijk om aandacht te hebben voor applicaties die minder goed aansluiten bij wat de business vraagt en die daarom wellicht kunnen worden uitgefaseerd. Dat kan alleen als je helder inzicht hebt in de koppelingen, en dat inzicht ontbreekt in veel organisaties. Reden voor veel IT-managers om applicaties waarvan ze niet zeker weten wat die doen toch maar in de lucht te houden. Hierdoor stijgt de beheerslast en dalen het innovatievermogen en de slagkracht van een IT-service organisatie in de continue zoektocht naar het leveren van de beste functionerende functionaliteit. Een ander lastig aspect is dat de business zelf vaak slecht weet hoe hun eigen processen werken en welke software hen derhalve het best zou kunnen ondersteunen. Ze kijken vooral naar stand alone functionaliteit, en niet naar een geïntegreerde aanpak. 2

3 Voorbeeld Neem een willekeurige marketingafdeling. Je ziet vaak dat zo n afdeling gebruikmaakt van een CRM-pakket dat niet is gekoppeld aan Google Analytics en evenmin een koppeling heeft naar het marketingpakket. Voor iedere campagne worden de mailadressen vanuit het CRM- in het marketingpakket geïmporteerd. De nieuwsbrief of aanbieding wordt verstuurd, wat resulteert in een verhoogt aantal bezoekers op de website. Maar doordat er geen koppeling is tussen Google Analytics en de marketingsoftware weet de organisatie niet wie de website heeft bezocht. Laat staan dat er een link kan worden gelegd tussen dit websitebezoek en de daarop volgende reactie van deze klant of prospect op social media. Met social analytics software komt die reactie wel boven water, maar kan nooit de link worden gelegd naar de bewuste nieuwsbrief. Wat zou het mooi zijn als een CIO of IT-manager deze marketingafdeling zou kunnen helpen bij het in kaart brengen van hun behoeften. Want de behoefte aan een 360-graden blik op de klant bestaat in ieder bedrijf, alleen laten marketeers zich geleid door de waan van de dag vaak te snel verleiden tot het aanschaffen van een stand alone applicatie voor bijvoorbeeld webanalytics of social analytics. Het gemak waarmee een SaaS-abonnement kan worden afgesloten werkt dit alleen maar in de hand. Dit geldt uiteraard voor iedere afdeling, en niet alleen voor marketing. Waardetoevoegende processen in kaart IT kan de business hierin ondersteunen. Hoe? Door niet langer naar applicaties te kijken vanuit IT-perspectief, maar vanuit het perspectief van de gebruiker. Die wil niets meer of minder dan dat de software hem of haar ondersteunt in het dagelijkse werk. Dat werk is in de regel een bundeling van processen die tot doel hebben waarde toe te voegen voor de klant. Immers, waarde toevoegen voor klanten is het bestaansrecht van ieder bedrijf. Dat lukt alleen als de waardetoevoegende processen efficiënt en effectief zijn. Dan wordt immers de klant tegen de laagst mogelijke kosten in één keer goed geholpen. Software heeft als taak die processen efficiënter en effectiever te maken. De ene applicatie draagt op dit terrein meer bij dan de andere, en dat is waarom de bouw en het onderhoud van de ene software meer mag kosten dan van de andere. En dat is ook de reden waarom bijvoorbeeld het ene systeem wel redundant moet worden uitgevoerd, en het andere niet. Om goed te kunnen bepalen welke functionaliteit precies nodig is en welke kosten hieraan verbonden mogen zijn, is het dus noodzakelijk om te weten welke waarde een applicatie of groep van applicaties toevoegt aan een proces. Dit is niet iets wat de IT-afdeling weet, dat is een echt businessvraagstuk. Precies om deze reden is het zinvol om door de bril van de business te kijken naar ALM. 3

4 Drie aspecten van ALM Ten behoeve van een betere aansluiting van business en IT wordt al jarenlang tooling gebruikt voor het beschrijven van processen, namelijk BPM. Deze tooling kan ook worden gebruikt bij de drie aspecten van ALM: governance, softwareontwikkeling en operations. Governance Het doel van governance is zekerstellen dat de applicaties datgene doen en leveren wat de business nodig heeft. Governance geeft richting aan een organisatie om de doelstellingen te bereiken. De eerste stap daarin is het opstellen van de business case. Als de businesscase is goedgekeurd, kan er een projectteam worden samengesteld dat verantwoordelijk is voor het ontwikkelen of aanschaffen van de benodigde functionaliteit. Governance houdt in die fase toezicht op of datgene wordt ontwikkeld of aangeschaft waar de business om vraagt. Is de software eenmaal in gebruik, dan houdt governance een vinger aan de pols of wijzigende omstandigheden invloed hebben op de benodigde functionaliteit. Soms kunnen die omstandigheden zodanig wijzigen dat de software als geheel niet meer voldoet. Dan kan deze worden uitgefaseerd. Het is duidelijk dat er in alle fases van het governanceproces een helder zicht moet zijn op de activiteiten die met de betreffende software worden ondersteund. BPM-software kan dat inzicht verschaffen. In sommige BPM-tooling kun je vastleggen welke activiteiten of processtappen met welke ondersteunende middelen (software maar ook formulieren of andere gereedschappen) worden verricht, door wie, wanneer en hoe vaak. Daarmee wordt dus ook meteen inzichtelijk hoeveel licenties er nodig zijn. Softwareontwikkeling en systeemconfiguratie Het tweede aspect van ALM is softwareontwikkeling. Dit traject start zodra de businesscase is goedgekeurd. Een modern software-ontwikkelproces bestaat uit een serie iteraties. Iedere iteratie begint met de definitie van de requirements. Die requirements kunnen eenvoudig worden verkregen vanuit de BPM-tool. Immers, daarin staat beschreven hoe het (gewenste) proces precies verloopt. Niet alleen bij de ontwikkeling van nieuwe software, ook bij de aanpassing van bestaande applicaties geeft BPM de benodigde input. BPM maakt immers in één oogopslag inzichtelijk hoe het nieuwe proces afwijkt van het oude. En dus ook op welke manier de software moet worden aangepast om het nieuwe proces te ondersteunen. Het is bovendien prettig dat BPM inzicht verschaft in de toegevoegde waarde van het nieuwe of aangepaste proces, zodat het projectteam vrij nauwkeurig kan bepalen welke kosten voor het bouwen of aanpassen van de software nog gerechtvaardigd zijn, en wanneer de kosten hoger zijn dan de baten. Operations Het laatste aspect van ALM is operations. Dat is het hele traject waarin de software in gebruik is. De eerste stap van de ingebruikname is de implementatie. Hier levert BPM-tooling een bijdrage door de implementatie als proces in de tool te beschrijven. Sommige BPM-tooling bevat al voordefinieerde implementatiemethodes, zodat je niet van nul af aan hoeft te beginnen, maar gebruik kunt maken van een blauwdruk is er al is. Onderdeel van de implementatie is het beschikbaar stellen van gebruikershandleidingen. Ook hier kan BPM-tooling voor worden ingezet. 4

5 BPM biedt namelijk de mogelijkheid om kennis over het gebruik van een systeem op één plek te onderhouden, beheren en beschikbaar te stellen. BPM is dan ook de basis voor iedere change. Een volgend aspect van operations is het monitoren van de applicatie gedurende de levensduur. Hoeveel medewerkers maken gebruik van de software? Welke functionaliteit gebruiken ze intensief en welke nauwelijks? Ondersteunt de software het proces zoals gedacht? Deze monitoring geeft input aan het BPM-model. Want vaak heeft een afdeling ooit wel een proces bedacht en vastgelegd, maar vinden er in de praktijk veel work arounds en afwijkingen van dit standaardproces plaats. Waar een proces meestal ervan uitgaat dat 80 procent van de werkzaamheden volgens de standaardmethode worden uitgevoerd, blijkt niet zelden dat dit percentage veel lager is. Dat kan reden zijn het proces aan te passen en beter aan te laten sluiten op de praktijk. Wat natuurlijk met zich meebrengt dat ook de software moet worden aangepast. Door het softwaregebruik te monitoren komen afwijkingen van de standaard haarfijn aan het licht. Dit geeft voeding aan een nieuwe discussie over de gebruikte processen: kunnen deze worden verbeterd, zodat ze beter aansluiten bij wat medewerkers in de praktijk nodig hebben om hun werk goed te doen? ALM kan dus zelfs de basis vormen voor lean en andere procesverbeterinitiatieven. Tot slot zal de applicatie worden uitgefaseerd als de functionaliteit niet meer aansluit bij de eisen en wensen van de business. Op het moment dat dit aan de orde is, wordt met BPM inzicht verkregen in de aanwezige koppelingen. Op die manier houdt de IT-afdeling grip op wat er gebeurt als een applicatie buiten gebruik wordt gesteld. Samenvattend ALM is een typische taak van de IT-afdeling, die op het eerste gezicht vooral met IT te maken heeft en minder met de business. Niets is echter minder waar. Door vanuit de bril van de business te kijken naar ALM komen business en IT niet alleen dichter tot elkaar, het helpt IT ook om meer inzicht te krijgen in het applicatielandschap en de juiste keuzes te maken voor wat betreft de ontwikkeling, up-to-date houden en uitfasering van software. BPM helpt organisaties dan ook niet alleen bij ALM, maar ook bij Applicatie Portfolio Management (APM). Het is de ultieme tool om business IT alignment eindelijk voor elkaar te krijgen. Door nauwkeurig inzicht in het gebruik van applicaties kan IT de business helpen bij het verbeteren van hun processen en ideeën aandragen om de efficiency en effectiviteit te verhogen. Op die manier voegt IT pas écht waarde toe. De impact van BPM-tooling op ALM Sneller en eenvoudiger kunnen inspelen op klantvragen; Risicoloos wijzigingen kunnen doorvoeren in processen en ondersteunende IT-applicaties; Gefundeerd IT-applicaties kunnen uitfaseren; Business value van IT-applicaties glashelder in kaart; Mogelijkheden tot procesverbetering ontdekken; Betere governance op processen en applicaties; Eenvoudig requirements voor nieuwe software vaststellen. 5

6 Over Mavim Rules Rules stelt organisaties in staat om al hun bedrijfsen werkprocessen op eenvoudige en eenduidige wijze te beschrijven, modelleren én te publiceren. Om organisaties te helpen bij die beheersing van de IT-omgeving is in Rules een APM-framework opgenomen. Hierin kunnen alle aspecten die samenhangen met een applicatie worden vastgelegd. Bovendien maakt dit APM-framework het mogelijk dat wijzigingen nog maar op één plek hoeven te worden aangebracht en tegelijkertijd overal worden doorgevoerd. Onderdeel van het APM-framework is een blauwdruk van best practises bij tien toonaangevende Rules-gebruikers in verschillende sectoren, zoals industrie, logistiek, zorg en overheid. Deze blauw druk kan CIO s helpen bij de discussie rondom applicatierationalisatie.