GOVERNANCE, RISK & COMPLIANCE WHITEPAPER

Transcriptie

1 GOVERNANCE, RISK & COMPLIANCE

2 De wereld van vandaag wordt gekenmerkt door de snelle ontwikkeling van nieuwe technologieën en disruptieve marktomstandigheden. Deze ontwikkelingen hebben verregaande gevolgen voor bestaande organisaties. Om hun bestaansrecht en een concurrerende positie te blijven behouden, zullen zij in staat moeten zijn om snel en flexibel in te kunnen spelen op veranderingen in de markt. Dat betekent dat organisaties meer moeten gaan digitaliseren, hun producten- en dienstenportfolio beter zullen moeten afstemmen op de behoefte van de klant en meer gebruik zullen moeten maken van innovatieve toepassingen. Voor deze organisaties biedt Mavim een platform dat zowel continue verbeterinitiatieven als bedrijfsbrede transformaties in alle facetten ondersteunt. In één platform ondersteunt Mavim het beheer en de integratie van zes primaire managementthema s voor succesvolle transformatie. De propositie van Mavim is uniek omdat het organisaties in staat stelt de vertrouwde Microsoft-technologieën te blijven gebruiken (zoals Microsoft Visio, Office365, SharePoint, SQL). Daarmee biedt het een eenvoudige omgeving voor de planning en uitvoering van iedere strategische verandering. De Mavim software is in te zetten bij ieder bedrijfsonderdeel en toe te passen op elk managementvraagstuk. De organisatie bepaalt daarbij zelf het startpunt en kan naar wens en behoefte van de organisatie de toepassing uitbreiden of aanpassen. Het Mavim platform bevat een integratie met modelleer- en publicatietools als Microsoft Visio en SharePoint, voorziet in het hergebruik van bestaande informatie en wordt gekenmerkt door de unieke functionaliteit waarmee verbanden kunnen worden gelegd tussen alle denkbare elementen en gegevens. Hierdoor is Mavim hét ideale platform om iedere transformatie klein of groot te realiseren. 2 GOVERNANCE, RISK & COMPLIANCE

3 INHOUDSOPGAVE Wat is GRC? Wat is het doel van GRC? Wat zijn de gevolgen in de praktijk? Hoe te starten? Wat bereikt u ermee? Wat zijn de valkuilen?

4 De afgelopen tijd staan onderwerpen als Governance, Risk management en Compliancy (GRC) sterk in de belangstelling. Maar waarom eigenlijk? Veel organisaties verkeren in toenemende mate in een dynamische omgeving en hebben te maken met een kritische instelling van stakeholders. Dit werkt een toenemende druk op de interne organisatie van ondernemingen in de hand. gebaseerd op bestaande kwaliteits- en beheersingsmodellen die zijn ontwikkeld in het kader van Governance, Risk management en/of Compliance. Governance Is vrij te vertalen naar de interne beheersing van de gehele organisatie. Hieronder valt het bepalen van de organisatiedoelstellingen, het besturen De organisatie moet haar interne beheersing dus op orde hebben. Daarbij zijn naast Governance, ook Risk management en Compliancy belangrijke succesfactoren voor de continuïteit van de organisatie. Deze ontwikkeling stelt hoge eisen aan de organisatie voor wat betreft de afstemming op de omgeving, de structurering en inrichting van de organisatie, alsmede de besturing en beheersing van de bedrijfsprocessen. Tegelijkertijd worden de mogelijkheden van IT steeds groter. GRC doelt op methoden, best practices en IToplossingen om een integrale oplossing te bieden voor strategie, structuur, processen en technologie. Nieuwsgierig wat GRC is en wat het voor uw organisatie kan betekenen? In dit whitepaper wordt in ieder geval een groot aantal vragen voor u beantwoord. en beheersen van de organisatie en de verantwoording aan in- en externen. Het bereiken van de doelstellingen van de organisatie kan echter beïnvloed worden door bepaalde obstakels. Er kunnen bijvoorbeeld obstakels voortkomen uit niet goed lopende primaire en/of ondersteunende processen, de personele bezetting, de financiën, wet- en regelgeving, etcetera. Risk management Richt zich op het elimineren en verminderen van de kans, de omvang en de gevolgen van risico s. Risk management biedt niet alleen de mogelijkheid risico s te managen en te beheersen. Het geeft ook de mogelijkheid (gemiste) kansen beter te benutten en een gekozen strategie beter ten uitvoer te brengen door de gewenste doelstellingen te realiseren. Wat is GRC? GRC kan omschreven worden als een methodiek waarmee organisaties vanuit drie afzonderlijke aandachtsgebieden tot een meer geïntegreerde beheersing kunnen komen. Deze methodiek is Compliance Is het voldoen aan de externe en interne wet- en regelgeving. Bij interne compliancegebieden valt te denken aan strategische doelstellingen en interne normen en waarden. Bij externe wet- en 4 GOVERNANCE, RISK & COMPLIANCE

5 DE TOEPASSING VAN GRC BEVORDERT DE INTEGRATIE TUSSEN STRATEGIE, STRUCTUUR, PROCESSEN EN TECHNOLOGIE regelgeving kan men denken aan veiligheids-, hygiëne- en andere voorschriften. Wat is het doel van GRC? GRC speelt in alle organisaties een belangrijke rol. Niet in alle gevallen op een formeel vastgelegde manier, maar aspecten zoals goed ondernemingsbestuur, interne beheersing, het voldoen logie. Om GRC optimaal toe te passen, is het werken vanuit een gemeenschappelijk kader noodzakelijk. Op het moment dat binnen de organisatie de samenhang wordt gezien en op pragmatische wijze wordt toegepast, ontstaat er inzicht in de meerwaarde. GRC is dan een integraal onderdeel van de processen en de cultuur van de organisatie. aan wet- en regelgeving en het afleggen van verantwoording daarover komen altijd wel (op een bepaalde manier) terug. Vanzelfsprekend, want zonder deze aspecten kan geen sprake zijn van grip op de organisatie en de dynamiek van veranderingen. Wat zijn de gevolgen in de praktijk? Organisaties zijn vaak overweldigd door de complexiteit en hoeveelheid van de materie. Het gebrek aan inzicht resulteert onder andere in een ongestructureerde interne organisatie, onvol- De voordelen die bereikt kunnen worden, zijn: 1. GRC geeft een impuls aan het bereiken van de doelstellingen doordat ondoelmatigheden eerder worden ontdekt en draagt bij aan een meer efficiënte en effectieve inrichting van processen. 2. GRC geeft een impuls aan het bereiken van deze doelstellingen doordat de organisatie zicht krijgt op de relevante risico s. 3. GRC geeft inzicht in de mate van naleving op compliance gebieden, zowel intern als extern. doende beheersing van risico s en het niet behalen van doelstellingen. Het gevolg is dat er een veelheid aan activiteiten wordt ingezet om dit tegen te gaan. Daarbij wordt een groot aantal beheersmaatregelen geïmplementeerd, die vaak op een pragmatische wijze en uit noodzaak, op verschillende plaatsen binnen de organisatie zijn ontstaan. Uiteraard goed bedoeld, maar met onvoldoende richting en samenhang. Waarom zou u met GRC beginnen? De toepassing van GRC bevordert de integratie tussen strategie, structuur, processen en techno- Samengevat leidt GRC tot risicoblootstelling binnen de organisatie en betere bedrijfsprestaties. Deze slag in efficiëntie komt voort uit - onder andere - grip op de organisatie, beter functionerende processen en vermindering van registratieve rompslomp. Hoe te starten? Veel organisaties onderkennen het nut van GRC, maar zijn er nog niet aan begonnen. De reden hiervoor is dat zij de volgende vraag niet kunnen beantwoorden: Waar en hoe moet ik beginnen

6 om dit in de praktijk vorm te geven?. Enkele fundamentele valkuilen zijn: Uiteraard bestaan er verschillende wegen en plannen van aanpak. Dit is vaak organisatie- en situatieafhankelijk. ff Dat de diverse beheersmaatregelen vanuit verschillende disciplines in de organisatie De implementatie van GRC bestaat uit vijf fasen. Tijdens elke fase dienen bepaalde activiteiten te worden gedefinieerd, omdat GRC uit drie afzonderlijke aandachtsgebieden bestaat. Dit terwijl de essentie van GRC is te komen tot een geïntegreerde set beheersmaatregelen. worden uitgevoerd. Elke fase resulteert in bepaalde producten. Voor een succesvolle implementatie is projectmanagement van essentieel belang! Wat bereikt u ermee? GRC helpt de organisatie op koers te blijven ten ff Onvoldoende inzicht in de externe wet- en regelgeving en de mate waarin de organisatie hieraan voldoet, doordat wettelijke voorschriften en regels continu wijzigen en worden aangescherpt. aanzien van de realisatie van doelstellingen en ff Dat er onvoldoende draagvlak is binnen de organisatie. Oorzaak hiervan is dat het invoeren van GRC een elementaire verandering vereist van de organisatie en omdat veranderingen vaak de nodige weerstand opwekken. om te gaan met de veranderende omgeving. Kortom: het geeft grip op de organisatie! Wat zijn de valkuilen? De invoering van GRC is een veelomvattend traject en kent diverse valkuilen. IN EEN SNEL VERANDERENDE WERELD MAKEN WIJ CONTINUE TRANSFORMATIE MOGELIJK Voor organisaties die hun businessmodellen willen wijzigen, een nieuwe weg willen inslaan naar digitalisering of wendbaarder willen worden om beter in te kunnen spelen op veranderingen, biedt Mavim een platform dat grote bedrijfstransformaties en continue verbeterinitiatieven helpt te effectueren. Sinds 1990 leveren en ontwikkelen wij software waarmee organisaties in staat zijn zich snel aan te passen aan continu veranderende omstandigheden. Onze software wordt gekenmerkt door een hoge mate innovativiteit én gebruiksvriendelijkheid. Zo is onze software eenvoudig en snel te implementeren, direct klaar voor gebruik, eenvoudig in gebruik en in te zetten voor tal van business managementvraagstukken.