Inhoudsopgave. Inhoudsopgave Het inrichten van een organisatiestructuur

Transcriptie

1 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Het inrichten van een organisatiestructuur Het nut van een organisatieinrichting in BRaM Inrichten van organisatie en gebruikers Waarom de organisatiestructuur doorgeven? Doorgeven organisatiestructuur aan SBG SBG Invulformulier beheer inrichting BRaM Het insturen van het formulier Invullen van het formulier Doorgeven organisatiestructuur ten behoeve van Argus Argus locatiecodes Invloed op organisatiestructuur Keuzes bij het inrichten van een OE structuur Gebruikers van BRaM Zorgverzekeraarsgegevens Het vormen van een referentiegroep Bestaande referentiegroepen Procedure

2 Het inrichten van een organisatiestructuur Data in BRaM zijn zeer geschikt om vergelijkingen te kunnen maken, bijvoorbeeld tussen teams of verschillende vestigingen binnen een organisatie. Maar om dat mogelijk te maken, dient deze informatie aan het XML te worden toegevoegd en aan SBG te worden doorgegeven. U leest hier hoe dat precies in zijn werk gaat. Het nut van een organisatieinrichting in BRaM Inrichten van organisatie en gebruikers Er is een direct verband tussen de wijze waarop de BRaM ingericht wordt en de data die uw organisatie uiteindelijk aanlevert. Het is dan ook van belang dat u vooraf bepaalt hoe uw organisatie de informatie uit de BRaM gaat gebruiken. Worden de gegevens gebruikt om behandelaren inzicht te geven in hun behandeleffecten of wil het management verschillende locaties, afdelingen en behandelaren met elkaar vergelijken? Op basis van de aangeleverde organisatiegegevens worden de volgende zaken bepaald: De hiërarchische structuur in de BRaM-rapportages. De toegang tot de informatie: wie mag welke informatie zien? Waarom de organisatiestructuur doorgeven? De reden dat SBG een locatiecode vraagt bij ieder zorgtraject is dat het de bouwsteen vormt om de rapportages in BRaM op instellingsniveau en, indien gewenst, ook op divisie-, afdeling-, team- of zorgpadniveau te kunnen bekijken. Als u het attribuut Locatiecode (onderdeel van de MDS ) niet aanlevert, kunt u de rapportages alleen op het hoogste niveau van de organisatie bekijken. U heeft daardoor minder mogelijkheden voor het benutten van de BRaMrapportages voor het verbeteren van uw kwaliteit, oftewel benchmarken. Als u ervoor kiest om het attribuut Locatiecode aan te leveren, dan heeft u de mogelijkheid om ook per divisie, afdeling of team te kijken. De zorgverzekeraar blijft alleen het hoogste niveau zien of een niveau dieper, conform de afspraken die u daarover met hen gemaakt heeft. En hoe weet BRaM dan hoe hij deze laagste niveau locatiecodes moet samenvoegen tot rapportages die zowel op team-, als op afdeling-, als op organisatieniveau goed zijn opgebouwd? Daarvoor dient het SBG Invulformulier beheer inrichting BRaM dat hierna wordt besproken. Doorgeven organisatiestructuur aan SBG SBG Invulformulier beheer inrichting BRaM Het SBG INVULFORMULIER BEHEER INRICHTING BRAM (zie Documenten / Formulieren) is een Excel-bestand dat u bij het begin van het implementatietraject gebruikt voor het aanleveren van organisatiegegevens. U gebruikt het formulier ook voor het doorgeven van mutaties. Het insturen van het formulier Als u het Excel-bestand terugstuurt dan moet in de naam van het bestand het volgende staan: De AGB-code De naam van de instelling De datum van aanlevering Voorbeeld naam Excel-bestand: SBG Invulformulier beheer inrichting BRaM naam instelling xlsx. Invullen van het formulier Gegevensgroepen Er worden verschillende gegevensgroepen onderscheiden. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het inrichten van de BRaM. Voor iedere gegevensgroep is een apart tabblad (werkblad) in het formulier aanwezig. 1. Informatie Instelling: de gegevens van de organisatie, de naam van de zorginstelling zoals getoond in BRaM, de AGB-code waarop aangeleverd gaat worden en het KvK nummer. In de tabel Mutatie(s) doorgevoerd in tabblad: geeft u bij Mutatiedatum aan wanneer u de wijziging(en) in de Excel doorgevoerd heeft, en vervolgens geeft u in de tabel aan in welk tabblad u de wijzigingen heeft doorgevoerd.

3 . Organisatie: de afdelingen (Organisatorische eenheden) en de structuur van organisatie. 3. Gebruikers: de medewerkers die de applicatie mogen gebruiken en het VECOZO-certificaat waarmee zij dit gaan doen. 4. Autorisaties: de Organisatorische eenheden waar een gebruiker de gegevens mag zien. 5. OEArgusTypering: indien u Argus registreert geeft u in dit tabblad aan welk OEType hoort bij de verschillende Organisatorische eenheden. 6. Zorgverzekeraargegevens: de zorgverzekeraars die toegang krijgen tot de data. 7. Overige gegevens: achtergrondinformatie over de instelling en betrokken partijen. Validiteitscontrole Op de werkbladen in het Excel-bestand zijn invulinstructies vermeld om u te helpen bij het invullen van de juiste gegevens. Bij de nieuwste versie van het formulier ( ) zijn validiteitscontroles ingebouwd. Let op! Het is belangrijk dat het formulier geheel valide is voordat deze naar SBG wordt opgestuurd. Om de validiteit van de organisatiestructuur goed te kunnen bepalen is het nodig om de gehele structuur die aanwezig is in BRaM aan te leveren. Dit betekent inclusief de Organisatorische Eenheden die zijn afgesloten met een einddatum in het verleden. Mocht u hier niet over beschikken dan kunt u een export van de structuur via opvragen bij de Servicedesk. Voorbeeld instelling GGZ Groot Hart Op het tabblad 'Organisatie(voorbeelden)' wordt gebruik gemaakt van een fictieve zorgaanbieder met de naam GGZ Groot Hart. GGZ Groot Hart heeft twee locaties; een in Utrecht en een in Noord-Holland. Iedere locatie heeft twee of meer clusters. In het voorbeeld zou je de BRaM-gebruikers als volgt kunnen autoriseren: de leidinggevenden zijn geautoriseerd om de data te zien van de locaties, cluster(s)en behandelaren die binnen de organisatiestructuur onder hun verantwoording vallen. De algemeen directeur en de kwaliteitsmedewerker van GGZ Groot Hart zijn uit hoofde van hun functie geautoriseerd om de data van de hele organisatie te bekijken. Daarnaast worden voorbeelden gegeven voor het doorgeven van eenvoudige wijzigingen in de organisatie van GGZ Groot Hart. Wijzigingen in gegevens doorgeven Voor een correcte inrichting van BRaM moet u aanpassingen binnen uw organisatie op een juiste wijze aan SBG doorgeven. Hier leest u op welke wijze mutaties doorgegeven kunnen worden. Mutatie van organisatieonderdelen Het is van belang dat u de wijzigingen in organisatiestructuur tijdig bij SBG aanlevert. In ieder geval voorafgaand aan de aanlevering van XML-bestanden waarin Zorgtrajecten op nieuwe locatiecodes aangeleverd worden. Als u een Zorgtraject aanlevert met een locatiecode die nog niet bekend is in BRaM treft u dit traject niet onder die locatie aan in de BRaM-rapportage maar wordt deze op het hoogste niveau gerapporteerd. Ook als u in een later stadium alsnog de wijziging in de organisatiestructuur doorgeeft, treft u de reeds aangeleverde trajecten niet onder die locatie aan. De organisatiestructuur zoals u doorgeeft in het SBG Invulformulier beheerinrichting BRaM vormt als het ware het landingsplatform voor de data die daarna worden ingelezen. Let op! Wijzigingen in de organisatiestructuur kunnen niet met terugwerkende kracht doorgevoerd worden. Mutatie van gebruikers Als een nieuwe gebruiker toegevoegd moet worden of een autorisatie van een bestaande gebruiker aangepast, dan kan de SBGcontactpersoon in uw organisatie dit per melden via een volledig ingevuld SBG Invulformulier Beheer inrichting BRaM. Wanneer wijzigingen enkel betrekking hebben op gebruikers en autorisaties dan mogen deze ook per worden doorgegeven aan de Servicedesk (zonder formulier). Doorgeven organisatiestructuur ten behoeve van Argus Argus locatiecodes In uw huidige Argusregistratie registreert u de episodes op een bepaald locatieniveau. Dit kan een afdeling, een team of een onderdeel van een locatie zijn. U geeft dit niveau ook mee in de SBG -aanlevering met Argusdata. Om dit goed te kunnen verwerken

4 is het van belang dat u aan ons doorgeeft welke locatiecodes u registreert voor Argus. Dit doet u in het SBG INVULFORMULIER BEHEER INRICHTING BRAM (zie Documenten / Formulieren) in het tabblad OE Argus -typering. Per locatie geeft u daarbij ook een aantal Argus typeringen door: om welk OEtype en om welk zorgcircuit gaat het. Volgens de spelregels DBC-registratie (NZa) dient bij het openen van een DBC een keuze gemaakt te worden uit één van de zorgcircuits. Worden meerdere zorgcircuits gehanteerd op een afdeling, kies dan het meest voorkomende zorgcircuit. Invloed op organisatiestructuur De locaties op zorgtrajectniveau gebruiken wij om de rapportages op te bouwen én zijn van invloed op hoe u uw gegevens terug kunt zien in BRaM. De Argus locatiecodes komen terug in de organisatiestructuur die reeds aanwezig is in BRaM. Het is dus van belang om u daarvan bewust te zijn bij het doorgeven van de Argus locaties. Indien u bijvoorbeeld alleen op hoofdniveau aanlevert en u voegt daar de Argus locaties aan toe dan ziet u al uw trajecten op hoofdniveau en daaronder staan dan de Argus locaties. In zo n situatie is het aan te raden om óf een volledige organisatiestructuur in te richten zodat al uw rapportages op detail niveau beschikbaar zijn. U kunt er ook voor kiezen om een niveau toe te voegen met de naam Argus, zodat u alleen als u dat niveau selecteert de data op locatieniveau van Argus ziet. Keuzes bij het inrichten van een OE structuur In een organisatie met meerdere niveaus, is het zinvol de data ook afzonderlijk te kunnen beoordelen. Op die manier kun je afdelingen of teams onderling vergelijken. Of dat wenselijk is en op welke wijze, dat bepaalt iedere zorgaanbieder zelf op basis van vragen als: Wie gaat de data gebruiken? Hoe kan ik van de data leren? Welke bedrijfsdoelstellingen kan ik monitoren met behulp van BRaM? Welke vergelijkingen zijn voor mij relevant? Er zijn meerdere indelingsprincipes mogelijk: 1. Op basis van het organogram. Op basis van zorgprogramma s 3. Op basis van therapievormen 4. Regionaal (voor zover niet overeenkomstig met 1) Het is niet zinvol om indelingen te maken die BRaM ook kan maken, zoals per product (DBC of Basis GGZ) of per categorie (volwassen, ouderen). De meeste organisaties kiezen voor de traditionele hiërarchische indeling, bijvoorbeeld: Indien u zorgprogramma s of therapievormen als indelingsprincipe wilt hanteren in combinatie met teams of clusters, dan adviseert SBG op basis van de pilots deze indeling:

5 Gebruikers van BRaM Om de rapportages in BRaM te kunnen bekijken geeft u aan wie uit uw organisatie de BRaM mag raadplegen. Inloggen in BRaM verloopt via een persoonlijk VECOZO-certificaat. De naam van de gebruiker en het aan deze gebruiker gekoppelde VECOZOnummer dient bij SBG bekend te zijn om de gebruiker aan BRaM te kunnen koppelen. U geeft deze informatie door via het SBG INVULFORMULIER BEHEER INRICHTING BRAM (zie Documenten / Formulieren) Begindatum Einddatum Gebruikersnaam VECOZOnummer (huidig) VECOZOnummer (mutatie) BeheerdersRol Status Jan Jansen Ja Nieuw In het tabblad Autorisaties geeft u aan van welke Organisatorische eenheden (inclusief de onderliggende) elk van de gebruikers de gegevens mag zien. Zorgverzekeraarsgegevens Zorgverzekeraars kopen zorg in bij zorgaanbieders. Conform het bestuurlijk akkoord krijgen (zorginkopers van de) zorgverzekeraars op geaggregeerd niveau inzicht in de rapportages van de zorgaanbieders waarmee een contract gesloten is. In het tabblad Zorgverzekeraarsgegevens in hetzelfde SBG INVULFORMULIER BEHEER INRICHTING BRAM geeft u aan welke zorgverzekeraars uw gegevens mogen inzien en op welk aggregatieniveau. Minimaal zijn dat de zorgverzekeraars met wie u een contract heeft afgesloten. Zorgverzekeraarsgegevens Inzage in BRaM verlenen aan: Ja / Nee Inzage op niveau (*) Achmea ASR CZ DSW Eno De Friesland Menzis ONVZ VGZ Zorg en Zekerheid Multizorg

6 Het vormen van een referentiegroep De zorgaanbieder ziet zijn gegevens en het landelijk gemiddelde. Het is mogelijk om met andere zorgaanbieders een referentiegroep te vormen. Bijvoorbeeld omdat zijn doelgroep een specifiek behandelaanbod heeft en de zorgaanbieder graag een benchmark wil vormen met andere (afdelingen van) instellingen die ook dit behandelaanbod hebben. In BRaM ziet deze zorgaanbieder dan onder het landelijk gemiddelde het gemiddelde van zijn referentiegroep. Bestaande referentiegroepen Als een zorgaanbieder wil deelnemen aan een al bestaande referentiegroep kan SBG dit realiseren. Voorwaarde is dat de al deelnemende zorgaanbieders hiermee instemmen. Wilt u weten of voor u een relevante referentiegroep bestaat? Neem contact op met de SBG servicedesk (servicedesk@sbggz.nl) Procedure Op verzoek van een groep zorgaanbieders richt SBG een referentiegroep in. Noodzakelijk is dat de bestuurders van deze instellingen per bevestigen dat zij akkoord zijn met het gebruik van hun gegevens in een referentiegroep. Stap 1: Benader de potentiële deelnemers met de vraag of zij met een bepaalde afdeling of de hele instelling willen deelnemen aan de referentiegroep. Stap : Verzamel de akkoorden van deze instellingen per . Stap 3: de akkoorden aan uw trainer/adviseur. Hieronder ziet u een voorbeeld die u kunt gebruiken. Beste, Naar aanleiding van stellen wij voor om in de Benchmark Rapportage Module (BRaM) van Stichting Benchmark GGZ (SBG) een referentiegroep te vormen. Met een referentiegroep kunnen haar leden over de ROM-respons en de ROM-uitkomsten een preciezere vergelijking maken met andere GGZ-instellingen met een zorgaanbod dat specifiek op deze doelgroep is gericht. Het voordeel is dat men de eigen afdeling of instelling kan vergelijken met soortgelijke afdelingen of instellingen in plaats van alleen met een landelijk gemiddelde dat tot stand gekomen is op basis van een diversiteit aan doelgroepen. Mijn vraag is of u uw bestuurder wil verzoeken mij per een akkoord te geven. Deze gebundelde s vormen voor SBG bewijs dat de betreffende instellingen instemmen een referentiegroep te vormen.