De laatste twee tot drie

Transcriptie

1 UITGELICHT IN UITGELICHT brgt de redactie van Zorgvisie ict e ontwikkeling of e onderwerp extra onder de aandacht van de lezer. Beginn met de basis De ziekhuiz staan nog maar aan het begin van het ERP-tijdperk. Ze kiez ervoor eerst de basis goed neer te zett. Tot die conclusie komt M&I/Partners, die de ERP-markt in beeld bracht. AUTEURS PETER ERNEST, ALISA WESTERHOF EN JOOST ADAMS FOTO ISTOCK WAT IS ERP? ERP staat voor Enterprise Resource Planning. ERP heeft tot doel de productiviteit van organisaties te maximaliser, de kost te beheers ervoor te zorg dat organisaties optimaal voldo aan de klantws. ERP realiseert dit door de geautomatiseerde afhandeling van logistieke, administratieve financiële process onder te brg in één bedrijfs breed informatie- managemtsysteem. Deze geïntegreerde automatiserings oplossing is bekd als ERPsoftware/pakket/ systeem. Verhog kwaliteit efficicy van bedrijfsvoering process Verlag structurele ICT kost (beheers last) Korte termijn (1-3 jaar) Actuele geïntegreerde managemt informative Optimaliser van logistieke process rondom dure afdeling Vormgev output gerichte sturing Lange termijn (3-5 jaar) De laatste twee tot drie jaar ton de Nederlandse ziekhuiz e toemde interesse in ERPoplossing. In deze periode zijn naar schatting continu vijf tot ti ziekhuiz beziggeweest met visievorming, de opstelling van business cases of de selectie of implemtatie van e ERPsysteem. Daarnaast zijn ziekhuiz heel gericht op zoek gaan naar ERP-oplossing die gebaseerd zijn op best practices: de zogoemde ERP 2.0-oplossing. (zie kader) Waar komt deze toemde interesse in ERP-oplossing vandaan? Welke aanbieders zijn actief in deze markt welke oplossing bied zij? Wat verwacht ziekhuiz te bereik met de invoering van ERP welke ontwikkeling zi zij voor de nabije toekomst? De afgelop maand heeft M&I/Partners de ERP-markt in de ziekhuiz in kaart gebracht op zoek naar de antwoord op deze vrag. Hoge verwachting Ziekhuiz start e ERPproject vanuit verschillde Optimaliser gebruik beheer van medische apparatuur 24 ZORGVISIEICT 05 OKTOBER 2014

2 verwachting, waarbij onderscheid gemaakt kan word in de korte termijn (1 tot 3 jaar) de langere termijn (3 tot 5 jaar). Op korte termijn is veelal ontevredheid over de kwaliteit efficicy van de bedrijfsvoeringprocess de belangrijkste red om e ERP-project te start. De verwachting is dat e geïntegreerde ERP-oplossing zal leid tot optimaal ingerichte, gestandaardiseerde goed op elkaar afgestemde bedrijfsvoeringprocess. Gegevs word emalig, bij de bron, vastgelegd wat efficicyvoordel oplevert het aantal foute registraties bijbehord herstel- uitzoekwerk vermindert aanzilijk. Ziekhuiz verwacht hierbij e besparing van minimaal 1 fte per domein (met name financiën, inkoop, logistiek HRM) te kunn realiser. Specifieke voorbeeld waarbij concrete besparing verwacht word, zijn digitale factuurafhandeling, 100 proct digitale inkoop via ERP betere self-servicemogelijkhed voor HRM. E andere belangrijke drijfveer voor de introductie van ERP is de ws te kunn beschikk over actuele geïntegreerde managemtinformatie. De verwachting is dat met e ERP-oplossing op ieder momt actuele status- stuurinformatie beschikbaar is (alle data zit immers in het systeem) zonder daarbij afhankelijk te zijn van tijdrovde foutgevoelige rapportageprocess waarbij gegevs uit meerdere bronn via e datawarehouse word omgezet in bruikbare informatie. De tijdswinst die dit oplevert will ziekhuiz inzett voor betere analyse van managemtinformatie gerichte advisering van het zorgmanagemt ziekhuisbestuur (van verantwoord naar stur). De derde laatste belangrijke drijfveer om in e ERPoplossing te invester, zijn de structurele ict-kost. De meeste ziekhuiz in Nederland kn nog e gediffertieerd systeemlandschap ter ondersteuning van de bedrijfsvoeringprocess. Ze hebb aparte oplossing voor financiën, inkoop, logistiek HRM, e losse webshop voor het bestell van artikel, e scan-applicatie voor factur diverse koppeling tuss al deze onderdel. Naast de beheercomplexiteit van dit landschap de foutgevoeligheid van alle koppeling valt er e forse besparing op de totale beheerlast te behal bij de introductie van e ERPoplossing. Bovdi zijn deze bat ook duidelijk aanwijsbaar incasseerbaar. Op langere termijn (3 tot 5 jaar) zi ziekhuiz nog andere voordel mogelijkhed hoewel deze vaak nog minder concreet zijn uitgewerkt. Hierbij OP KORTE TERMIJN IS VEELAL ONTEVREDENHEID DE BELANGRIJKSTE REDEN OM EEN ERP- PROJECT TE STARTEN moet gedacht word aan het optimaliser van logistieke process rondom dure afdeling zoals de OK of de katheterisatie-afdeling, optimalisatie van gebruik OKTOBER 2014 ZORGVISIEICT >

3 DE BELANGRIJKSTE ERP-AANBIEDERS VOOR ZIEKENHUIZEN > beheer van medische apparatuur het daadwerkelijk vormgev van outputgerichte sturing in het ziekhuis (uitgebreide kostprijsbereking, koppel van omzet, zorgoutput kost). Opvalld hierbij is dat voor alle langetermijndoelstelling e koppeling met het ZIS/EPD e belangrijke randvoorwaarde is. Aanbieders In de zorgmarkt zijn veel aanbieders actief als het gaat om ict-oplossing binn het domein van de bedrijfsvoering. Toch zi wij steeds dezelfde groep leveranciers terugkom op de shortlist. Dit zijn de ERP-leveranciers die zich profiler als ERP 2.0-leverancier zich aanbied op basis van best practices voor de ziekhuiz. Andere leveranciers, zoals AFAS, Unit4 Exact, zijn minder in beeld vanwege de beperkte scope /of het ontbrek van e ziekhuisspecifieke best practice. AFAS is binn de zorg voornamelijk gericht op HRM/Payroll-process, Unit4 richt zich voornamelijk op het care-segmt Exact richt zich in de zorg tot nu toe met 26 ZORGVISIEICT 05 OKTOBER 2014

4 ERP 2.0 ERP 1.0 Marktverdeling naar soort oplossing Diverse applicaties ge ERP (best of breed) Onbekd AX4HEALTH CARECTRL VIDAVI OBZ Microsoft Dynamics SAP Oracle ebs 14% 21% 23% Marktverdeling ERP % 28% Marktverdeling ERP % 41% 23% name op de financiële process. PinkRoccade was de eerste echte aanbieder van e bestpractice ERP-oplossing voor de ziekhuiz. Na kele succesvolle jar met implemtaties bij het Amphia, Slingeland het AMC is de grote doorbraak tot op hed uitgeblev. Rect wordt PinkRoccade in selectietraject steeds verslag door relatieve nieuwkomer Avanade. De voor veel ziekhuiz herkbare Microsoftinterface de aanzilijk lagere structurele kost gev daarbij meestal de doorslag. PinkRoccade heeft daarteg wel de meest uitgebreide best practice én biedt standaard de mogelijkheid om CareCTRL af te nem uit de cloud. Vidavi lijkt de strijd binn het Microsoft ERP-portfolio te verliez van Avanade aangezi Microsoft Nederland kiest voor Dynamics AX als voorkeursplatform voor de Nederlandse ziekhuiz. Ordina heeft de markt van ERP 2.0-oplossing voor ziekhuiz het meest rect betred. De eerste best practice (ERP 1.5) is ontwikkeld bij het medisch ctrum Haagland vervolgs geïmplemteerd bij het Groe Hart ziekhuis, LangeLand ziekhuis Ziekhuis Bronovo. Begin dit jaar is de opvolger van deze template (OBZ) als ERP 2.0-oplossing geïmplemteerd in het Martini ziekhuis. Gezi het aantal ziekhuiz in Nederland én de uitbreidingsmogelijkhed naar andere zorgsector (VVT GGZ) lijkt er ruimte goeg voor drie aanbieders. Zo valt er ook echt iets te kiez. Marktoverzicht Uit onze analyse blijkt dat op dit momt 23 proct van de Nederlandse ziekhuiz gebruikmaakt van e ERP 2.0-oplossing. Onze verwachting is dat dit perctage snel toeemt, aangezi VOOR ALLE LANGE- TERMIJNDOEL- STELLINGEN IS EEN KOPPELING MET HET ZIS/EPD EEN BELANGRIJKE RANDVOORWAARDE steeds meer ziekhuiz interesse ton in de aangebod ERP 2.0-oplossing wat blijkt uit de diverse lopde selectietraject. De ERP 2.0-oplossing die hierbij word aangebod, hebb momteel vergelijkbare marktaandel. Avanade heeft met AX4HEALTH e markaandeel van 28 proct, PinkRoccade met CARECTRL, VCD met VIDAVI Ordina met OBZ (ERP 1.5 meegeteld) volg met e marktaandeel van 24 proct. E groot deel van de Nederlandse ziekhuiz (42 proct) maakt gebruik van e ERP 1.0-oplossing als basis. Hiervan gebruikt het merdeel SAP (41 proct), Oracle ebs (36 proct) of e Microsoft Dynamics oplossing (23 proct). Verschillde applicaties per domein (zogoemde bestof-breed-oplossing) word door 14 proct van de > OKTOBER 2014 ZORGVISIEICT 05 27

5 Stap 1: Geïntegreerde HRM/salaries functionaliteit Stap 2: Ondersteun van verschillde facilitaire process Stap 3: Koppeling tuss ZIS/EPD ERP t.b.v. integrale sturing: zorgvraag, kritische resources, kost, opbrgst kwaliteit Stap 4: Koppeling tuss ZIS/EPD, ERP andere system zoals roostersystem t.b.v. integrale sturing VAN ERP 1.0 NAAR ERP 2.0 Er bestaan veel vooroordel op het gebied van complexiteit, risico s kost van ERP-implemtaties. Deze vooroordel word gevoed door de vele voorbeeld van ontspoorde ERP-implemtaties. De laatste jar beginn leveranciers implemtatiepartners ook binn de zorg in te zi dat de traditionele manier van implemter niet langer voldoet. Het in detail beschrijv van process, opstell van blauwdrukk vervolgs steeds opnieuw configurer van het gekoz pakket leidt niet tot het gewste resultaat. Het wiel wordt telks weer voor e groot deel uitgevond project verzand in discussies over continue uitbreiding van de scope kostbaar tijdrovd maatwerk. Na diverse poging is ook in de zorg het besef ontstaan dat e groot deel van de process systeeminrichting voor iedere gelijk is dat focuss op de specifieke eis ws leidt tot snellere implemtatie dus snellere realisatie van de bat. De trd is om vooraf ingerichte ERP-pakkett te lever op basis van vooraf gedefinieerde process templates. E ziekhuis koopt daarmee zowel e basisinrichting van zijn process als systeem realiseert op die manier e aanzilijke risicoreductie verkorte doorlooptijd. Qua implemtatiekost lijkt er vooralsnog ge groot financieel voordeel te hal, dit moet kom uit het sneller realiser van de bat. > Nederlandse ziekhuiz gebruikt. Ontwikkeling De huidige ERP-implemtaties in ziekhuiz beperk zich over het algeme tot de financiële, inkoop- logistieke basisprocess. Ziekhuiz hebb op dit momt concrete belangstelling voor geïntegreerde HRM/salarisfunctionaliteit maar de in de praktijk bewez best practice daarvoor ontbreekt nog bij de meeste aanbieders (PinkRoccade uitgezonderd). De volgde stap die de ziekhuiz will mak, lijkt het onderbrg van verschillde facilitaire process in de ERP-oplossing te zijn. Het volledige beheer van apparatuur, dan met name medische apparatuur, onderhoudsprocess, melding afhandeling van storing, reservering van ruimtes zovoorts, binn e ERPoplossing biedt voordel op het gebied van integrale planning het volg, bewak doorbelast van kost. De bouwst voor deze functionaliteit zijn in principe in alle ERPpakkett aanwezig; het wacht is op de best practice ofwel het eerste ziekhuis dat sam met de leverancier deze best practice wil ontwikkel. Zoals al goemd zal de belangrijkste ontwikkeling op langere termijn het overbrugg van de kloof tuss ZIS/ EPD ERP zijn. Op die manier word zorgvraag, aanbod van kritische resources, kost, opbrgst kwaliteit bij elkaar gebracht ontstaan mogelijkhed om tot echte integrale sturing op basis van actuele cijfers binn e ziekhuis te kom. De koppeling ZIS/EPD ERP biedt bovdi mogelijkhed om patiëntlogistiek (nu in ZIS/ EPD) goederlogistiek (nu in ERP) aan elkaar te koppel waardoor de efficicy van deze process verhoogd wordt waardoor ook de track&tracemogelijkhed verbeterd word. Zo is in deze situatie de hele logistieke flow van e pacemaker of implantaat vanaf de aanvrager via de leverancier tot aan de patiënt op ieder momt inzichtelijk EEN GROOT DEEL VAN DE PROCESSEN EN SYSTEEMINRICHTING BLIJKEN VOOR ALLE ZIEKENHUIZEN GELIJK TE ZIJN te mak. Verdere integratie van roostersystem, ZIS/EPD ERP ligt ook voor de hand: daardoor kunn zorgvraag personeelsaanbod zowel kwantitatief als kwalitatief optimaal op elkaar afgestemd word terwijl het effect hiervan op de kost opbrgst van het ziekhuis direct inzichtelijk wordt. Kortom: we staan nog maar aan het begin van het ERPtijdperk in de ziekhuiz. Ziekhuiz kiez ervoor om eerst de basis goed neer te zett om vandaaruit de stap te mak naar de echte voordel die e geïntegreerd systeemlandschap te bied heeft. Peter Ernest is principal adviseur bij M&I/Partners, Alisa Westerhof sior adviseur Joost Adams junior adviseur 28 ZORGVISIEICT 05 OKTOBER 2014