The best of ICT with a human touch. GGZ: pak de regie op de eigen data-omgeving WHITEPAPER

Transcriptie

1 WHITEPAPER GGZ: pak de regie op de eigen data-omgeving Axians Hogeweg LJ Zaltbommel Tel: The best of ICT with a human touch

2 WHITEPAPER HEALTHCARE 2 Axians - Tel:

3 HEALTHCARE WHITEPAPER De geestelijke gezondheidszorg (ggz) staat binnen de zorgsector redelijk op zichzelf. Alleen al door de grote variatie aan activiteiten is de complexiteit binnen het ggz-landschap enorm. Er is sprake van diverse ziektebeelden die in veel gevallen geen standaardbehandelingen kennen. Bovendien wordt de zorg binnen instellingen op locatie of ambulant verleend. Aan de andere kant is de financiering versnipperd. Zo is een deel van ggz voor kinderen en jeugd via de Wmo bij gemeentes ondergebracht, terwijl voor langere trajecten andere regelingen, zoals de Wlz gelden. Het complexe samenspel van activiteiten, regelingen en geldstromen bemoeilijkt een goede inschatting van de zorgkosten, laat staan dat het ggz-organisaties lukt om goed inzicht in de bedrijfsvoering te krijgen. De complexiteit binnen de ggz vertaalt zich ook naar de data-omgeving van organisaties. Een gemiddelde ggz-organisatie gebruikt een waaier aan bronsystemen om de zorg en bedrijfsvoering te ondersteunen. Mede door gebrek aan standaarden is de integratie tussen deze systemen echter beperkt. Verschillende systemen, zoals het EPD of een financieel pakket, leggen uiteenlopende data vast. De gegevensuitwisseling, bijvoorbeeld voor rapportages, tussen de verschillende systemen gebeurt vaak nog handmatig via Excel. Het resultaat is dat ggz-organisaties beperkte grip op hun eigen data en stuurinformatie hebben. Dit is onwenselijk nu de controle over de data-omgeving noodzakelijk is voor inzicht en sturing van de activiteiten en kosten. Niet alleen om de budgetten, intern en extern, te bewaken, maar ook om de zorgkwaliteit transparant te maken. Door handmatige integratie van data uit bronsystemen in spreadsheets is de kwaliteit van de data en output niet gewaarborgd' Pseudo-waarheden voorkomen Door het ontbreken van standaarden is het voor veel organisaties een uitdaging om data uit primaire systemen samen te brengen. Laat staan dat ze daar relevante stuurinformatie of inzichten uit kunnen distilleren. In de praktijk hebben organisaties beperkte regie over hun eigen systemen en data. Die situatie brengt verschillende risico s met zich mee. Door handmatige integratie van data uit bronsystemen in spreadsheets is de kwaliteit van de data en output niet gewaarborgd. Het is lastig om data te valideren, waardoor makkelijk pseudo-waarheden kunnen ontstaan. Daarnaast is de afhankelijkheid van specifieke kennis en specialisten groot. Dit maakt organisaties kwetsbaar en minder flexibel. Het is bijvoorbeeld tijdrovend of ingewikkeld om een specifiek rapport of overzicht te - laten - genereren. Op die manier is het lastig om voor een afdeling, een cliënt of doelgroep specifieke rapporten op detailniveau te genereren. Bijvoorbeeld een actueel beeld van de relaties tussen specifieke activiteiten en kosten. Verborgen kosten voorkomen Een andere beperkende factor van huidige datastrategieën is dat er binnen de ggz maar een paar ITleveranciers zijn. In combinatie met een complex datalandschap en een gebrek aan standaarden is de afhankelijkheid van leveranciers relatief groot. Onderhoud en beheer door een paar leveranciers kan leiden tot verborgen kosten en beperkte flexibiliteit. Ggz-organisaties worden min of meer gedwongen om de standaardrapportages van hun leverancier te gebruiken. Dit beperkt de opties om eigen rapporten te maken. Leveranciers zijn best bereid specifieke rapportages te leveren, als zij een bredere toepassing zien of tegen extra kosten. Axians - Tel:

4 WHITEPAPER HEALTHCARE Onderbouwing van activiteiten en kosten De businesscase voor de opzet en het beheer van een data-omgeving onder eigen regie is echter glashelder. Het creëren van doelgerichte rapportages en inzicht is momenteel een prioriteit in de ggz. Door de specifieke kenmerken van de eigen organisatie en activiteiten op maat te ondersteunen op basis van concrete financiële en andere data, is dit geen probleem. De rapporten die dit oplevert, bieden niet alleen een actueel beeld van de stand van zaken, maar ook een betrouwbare basis om de zorgprocessen verder te optimaliseren. Tegelijkertijd zijn de kosten niet alleen inzichtelijk te maken, maar ook onder controle te houden. Aan de hand van een dashboard op basis van de eigen business rules kan een organisatie eenvoudig eigen rapportages en inzichten creëren.' Een eigen data-ecosysteem Ggz-organisaties kunnen dus wel degelijk de regie op het eigen datawarehouse in handen nemen. Dan beslist een organisatie zelf over de opbouw, structuur en inhoud van een datawarehouse. Door alle data uit de organisatie integraal en eenduidig op te slaan, inclusief onderlinge relaties. Dan is alle data dus geborgd, inclusief de historische gegevens. Zo ontstaat een betere informatie-fit, een goed beheersbare en flexibele data-omgeving en dit alles tegen lagere kosten. Axians DIA helpt ggzorganisaties om binnen korte tijd een eigen data-ecosysteem op te zetten. De complexiteit is minimaal omdat het dataconcept uitgebreid getest is en gebaseerd op best practices. Met een proof-of-concept is het mogelijk om binnen een week voor een specifiek domein, bijvoorbeeld Wmo, aan te tonen dat de logische integratie van data en verwerking tot bruikbare stuurinformatie zeer goed haalbaar is. Aansluitend is het mogelijk om ook andere domeinen te integreren. Aan de hand van een dashboard op basis van de eigen business rules kan een organisatie eenvoudig eigen rapportages en inzichten creëren. Inzicht in de zorgkosten De voordelen van een eigen data-ecosysteem gaan verder dan de noodzakelijke inzichten in alle activiteiten en kosten. Omdat de ggz momenteel niet meer per verrichting wordt betaald of een behandeling meerdere geldstromen kent, is het cruciaal om alle kostenelementen helder in kaart te brengen. Inzicht in de opbouw van de kostprijs van de verschillende activiteiten en een goed beeld van de raming versus de realiteit zijn belangrijk om grip op de financiën en de bedrijfsvoering te houden. Als de dataomgeving op orde is, kunnen ggz-organisaties hun tijd en capaciteit gebruiken voor het creëren van inzichten om de zorg continu te verbeteren. Zonder grip op de kosten te verliezen. Dat lukt echter alleen als ggz-organisaties de regie over hun eigen data nemen. En dat is zeker niet duurder of complexer. 4 Axians - Tel:

5 HEALTHCARE WHITEPAPER Axians - Tel:

6 WHITEPAPER HEALTHCARE Een praktijkverhaal Emergis: volledige regie over eigen stuurinformatie Ggz-instelling Emergis behandelt en begeleidt jaarlijks mensen met uiteenlopende psychische problemen. Ruim medewerkers zetten zich in om geestelijke gezondheidsproblemen bij cliënten te voorkomen of te genezen. Zij doen dat vanuit 50 locaties in Zeeland. Volgens Manager Finance & Control Ruud van den Barselaar speelt data een sleutelrol voor de bedrijfsvoering van zijn organisatie. We hebben stuurinformatie nodig om onze activiteiten inzichtelijk te maken en te stroomlijnen. Daarnaast zetten we Business Intelligence en data-analyse in om risico s en kansen beter in te schatten. Tot slot moeten we ons werk kunnen verantwoorden naar externe partijen. Dat is extra belangrijk omdat een budgetgedreven aanpak binnen de ggz plaats gemaakt heeft voor prestatiebekostiging. 'Zij konden niet alleen alle technische eisen invullen. Met hun eigen methodiek kregen we ook goede grip op het proces' Om inzicht in de activiteiten en kosten te creëren, is eenduidige, correcte en actuele data onmisbaar. Bovendien wil Emergis deze data snel en doelgericht beschikbaar stellen aan de diverse afdelingen. Van den Barselaar: Als fusieorganisatie was onze data-omgeving redelijk versnipperd en lastig te beheren. We hebben al diverse patches uitgevoerd en het was complex om nieuwe mogelijkheden te integreren. Naast deze praktische problemen wisten we niet hoe betrouwbaar onze data was. Hierdoor bleek het lastig goede analyses en rapporten te maken voor de besluitvorming. Tijdige en juiste stuurinformatie Om regie op de data-omgeving te verstevigen, en tijdige en juiste stuurinformatie te krijgen, besloot Emergis een nieuw datawarehouse in te richten. Het doel was een modern, toekomstbestendig datawarehouse op basis van standaardtechnologie, zodat we niet afhankelijk zijn van specialisten. Naast voldoende flexibiliteit om nieuwe ontwikkelingen, zoals voorspellende functionaliteit of datascience te integreren, waren self-service BI-opties een belangrijke eis. Dit alles vanzelfsprekend binnen een goed beheersbare omgeving. Na een marktoriëntatie bleek dat Axians aan deze eisen voldeed. Zij konden niet alleen alle technische eisen invullen. Met hun eigen methodiek kregen we ook goede grip op het proces. Op basis van hun DIA-concept hebben we niet alleen een duidelijk gestructureerd data-ecosysteem opgezet. Alle stappen zijn ook helder gedocumenteerd, wat bijdraagt aan de beheersbaarheid. Bovendien is een audit-trail in de BI-omgeving geborgd. Goede fundering Inmiddels is alle data uit de primaire bronsystemen via het datawarehouse ontsloten. We zitten nu middenin het proces om de data ook beschikbaar te stellen aan de organisatie. Momenteel worden de views en kubussen daarvoor opgezet. Hierdoor hebben we een goede fundering voor de informatievoorziening en managementrapportages. Uiteenlopende vragen uit de organisatie kunnen we zo efficiënt beantwoorden. 6 Axians - Tel:

7 HEALTHCARE WHITEPAPER Self-service BI In de nieuwe situatie kan Emergis specifieke aspecten van de bedrijfsvoering snel inzichtelijk maken. We kunnen de inzet van onze mensen en middelen goed in kaart brengen. Bijvoorbeeld door de bezetting af te zetten tegen de productie. Of de kostprijs van specifieke zorg vergelijken met de uiteindelijke opbrengst. De analyses die we maken zijn niet alleen sneller beschikbaar. We weten ook zeker dat de data die we gebruiken betrouwbaar is en volgens een standaard aanpak geregistreerd is. Het doel is om dat op termijn volledig digitaal te doen. Verder willen we afdelingen de mogelijkheid bieden om via self-service BI eigen analyses en rapportages te maken. Dan benutten we de beschikbare data optimaal en is stuurinformatie sneller beschikbaar. Concrete cijfers De analyses en rapporten die Emergis nu genereert, zijn niet alleen relevant om de interne bedrijfsvoering verder te optimaliseren. Van den Barselaar: We zitten regelmatig aan tafel met verzekeraars en gemeenten om onze activiteiten en budgetten te verantwoorden. Die gesprekken gaan we nu in met concrete cijfers over de kosten van specifieke zorgpaden of cliënten. Doordat we zelf de regie over onze data-omgeving hebben genomen, is onze onderhandelingspositie verstevigd. Axians DIA Een datawarehouse is belangrijk voor het besluitvormingsproces binnen een zorgorganisatie, maar is geen eindproduct op zich. De vertaalslag van data naar waardevolle informatie voor de besluitvorming, vindt plaats in het analysetraject. Om daar maximale waarde te creëren, moet het datafundament vanzelfsprekend goed op orde zijn. Het is dus van belang om de inrichting van het datawarehouse ze snel en efficiënt mogelijk uit te voeren. Dat is mogelijk door het inrichten van het datawarehouse en de koppeling aan de bronsystemen en de business view laag op standaarden te baseren en te automatiseren. De keuze voor een eenduidige implementatieaanpak en standaard tooling maakt de processen overdraagbaar en transparant. Axians - Tel:

8 The best of ICT with a human touch Axians Hogeweg LJ Zaltbommel Tel: