Dossier TitelEPD: last of zegen? Januari Naam, functie Jan Houben Datum

Transcriptie

1 Dossier TitelEPD: last of zegen? Januari 2011 Naam, functie Jan Houben Datum

2 Presentatie voor de NVAG Themamiddag ICT & Zorg 6 januari 2011 Jan Houben, partner jan.houben@mxi.nl Telefoon:

3 Agenda Het begrip EPD Afbakening en trends De selectie van een EPD-pakket Implementatie Aandachtsgebieden Aanpak Wat is EPD en? 7 gouden regels

4 Dit is wat.. erbij denkt Kwaliteitssysteem Indicatoren en stuurinformatie DBC s en financiële systemen Zorgpaden Patiënten voorlichtin g EPD Patiënten participatie Kwaliteit van zorg bewaken/ verbeteren Logistiek management Innovatie Eenheid na de fusie Veiligheids management Verandermanagement

5 Begripsafbakening EPD Het begrip EPD bevat meer percepties dan er ooit uit kunnen komen Onuitgesproken beelden en verwachtingen En dat leidt tot: Enorme spraak- en begripsverwarring

6 Begripsafbakening EPD Instellingen: HIS: Huisarts Informatie Systeem huisartsen, 1 e lijn EPD: Elektronisch Patiëntdossier m.n. medisch specialisten & verpleegkundigen, 2 e lijn ECD: Elektronisch Cliëntendossier voor de cliënt/patiënt, ggz, vvt Landelijk: WDH: Waarneem Dossier Huisartsen virtueel, over 1 e lijns dossiers heen EMD: Elektronisch Medicatiedossier virtueel, alleen medicatie: HA-APO-ZH WDH EMD-

7 Begripsafbakening EPD

8 Begripsafbakening EPD foutreductie (%) Generatie 1 de Verzamelaar Generatie 2 de Documentalist Generatie 3 de Helper Ziekenhuizen zijn gereed voor dit Generatie 5 de Mentor Generatie 4 de Partner Foutreductie per EPD-generatie (Gartner, Inc) Elke leverancier zegt hier te Realiteit is zijn! dat ze maximaal dit bieden jaar

9 Begripsafbakening EPD iets dat zorgt dat dit er niet meer is

10 Waar staan we nu? Het ZIS is dikwijls verouderd en niet modulair Een goed doordachte (en doorgevoerde) architectuur ontbreekt Er zijn vele (>200?) applicaties onderling gekoppeld met ad hoc gemaakte koppelingen Slecht uitfaseerbaar en vervangbaar Vendor lock-in Onderhoudsintensief

11 Waar gaan we heen? Integrale ondersteuning van het zorgproces zelf, met betere informatievoorziening Vastleggen, communiceren, archiveren Evidence based keuzes in het proces, dus: Patiëntinformatie Kennis-input Processturing

12 Trends

13 II. De selectie van een EPD-pakket Het gaat niet primair om de keuze, maar om het keuzeproces

14 Schema selectie en voorbereiding EPD-Stuurgroep: Vaststellen resultaten per stakeholdergroep Werkgroep vernieuwing zorgprocessen: Hoofdlijn herinrichting en prioritering. Nulmeting uitgangssituatie Werkgroep technologie: Bepalen impact op applicaties en infrastructuur Werkgroep selectie en voorbereiding implementatie: Uitwerken bestek, selectie, implementatieplan. Opstellen businesscase en voorbereiden besluitvorming Contract team: Afstemming, onderhandeling en SLA met beoogde EPD/ZIS leverancier Een goede voorbereiding is de basis voor een snelle kick off en een succesvol project

15 De selectiecommissie Raad van Bestuur Medische staf Zorgmanagement Verpleegkundigen Bedrijfsvoering Inkoop ICT Raad van Toezicht OR Continu communiceren!

16 Do s en don ts Selecteer niet op kosten, maar op de business case (dus én baten) Selecteer niet primair op functionaliteit maar ook op leverancier (aanpak, visie, architectuur, etc.) Proces cruciaal (dus artsen in de lead..) Realistische inschatting migratie?

17 III. Implementeren van een EPD Honderd procent controle is een utopie, voorspelbaarheid een must

18 EPD-projecten zijn complex Analyse van 4 belangrijke probleemgebieden: Sturing Projectorganisatie Gebruikers Techniek

19 EPD projecten zijn complex: Sturing De verspreide macht in de ziekenhuisorganisatie Leidt tot trage besluitvorming Onderschatting van de veranderkundige weerbarstigheid van de materie Onvoldoende visie op organisatorische aanpak van de verandering Doel is vaak ambitieus en roept hoge verwachtingen op Onvoldoende besef dat EPD invoering geld kost Integrale sturing ICT & organisatie projecten niet gewaarborgd

20 EPD-projecten zijn complex: Projectorganisatie Project onvoldoende zwaar neergezet Onvoldoende veranderkwaliteit aan boord Gebruiker onvoldoende aan boord Planning onvoldoende realistisch Verwachtingenmanagement onvoldoende gerealiseerd

21 EPD-projecten zijn complex: Gebruikers De uiteenlopende gebruikers Verpleging, ondersteunende disciplines, vakgroepen, Wisselende beelden en ambities Onderzoek vs productie Processen vaak individueel ingericht Beschikbare tijd? De zelfstandigheid van de professionals Uitgangspunt: Proces mag niet veranderen Eigen eenheid staat vaak voorop

22 EPD-projecten zijn complex:techniek Beperkte kwaliteit van de software Sluit niet aan bij de behoefte Organisatie sluit niet aan bij veronderstellingen van de softwarebouwers Imago van de ICT-afdeling vaak belemmerend De Q van de ondersteuning (FAB) is vaak zwak

23 M&I-implementatie-aanpak

24 gouden regel 1/ EPD is een werkwoord ik epd jij epdt wij epd en

25 gouden regel 2/ Begin te rijden, dan heeft sturen zin

26 gouden regel 3/ Halveer de ambitie, verdubbel de tijd

27 gouden regel 4/ Liever ambassadeurs dan mariniers

28 gouden regel 5/ Artsen zijn net mensen

29 gouden regel 6/ Eer het kleine

30 gouden regel 7/ Geen EPD zonder papier

31 Drive & sturing Raad van Bestuur Ambitieuze en betrokken Medische Staf Realisatiekracht Externe druk (fusie/verhuizing)

32 Het ideale EPD duurt nog even En zo verder Een eerste EPD Druk op standaardisatie Nieuwe inrichting van processen Volgende generatie systeem Aangepast systeem Harmonisatie van processen

33 Tot slot De kost gaat voor de baat uit, maar de baat komt niet vanzelf

34

35 Discussie en besluitvorming