Het Elektronisch Patiënten Dossier. Wordt dit het nieuwe toekomstbeeld?

Transcriptie

1 Beroepsproduct 6 Beroepsontwikkeling 2 Het Elektronisch Patiënten Dossier. Wordt dit het nieuwe toekomstbeeld? Kim Nillesen Studentnummer KAG.Nillesen@student.han.nl Tutor: Dhr. H Masselink Klas: VPL VF02 Beoordelaar beroepsproduct 6: Dhr. T van Schaaijk BPV 3, Afdeling Neurologie (N10) van het UMC St. Radboud te Nijmegen.

2 Het Elektronisch Patiënten Dossier. Wordt dit het nieuwe toekomstbeeld? Als verpleegkundige op een neurologische verpleegafdeling ben je vaak druk in de weer met het verzorgen van patiënten, coördineren van zorg, het regelen van nazorg en het contact met verschillende disciplines om de kwaliteit van zorg te optimaliseren. Tijdens deze drukke werkzaamheden is een goede communicatie van uiterst belang. Het verpleegkundig dossier is een bron van informatie dat voor alle zorgverleners goed leesbaar en overzichtelijk dient te zijn. Dit is vaak niet het geval. Het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) is een software waarin medische gegevens van patiënten in digitale vorm gedocumenteerd zijn. Deze gegevens zijn altijd actueel en voor elke zorgverlener inzichtelijk. De afdeling De opnamefrequentie, binnen de afdeling Neurologie (N10) van het UMC St. Radboud, is hoog. Een gemiddelde ligduur van een patiënt is 4,6 dagen, dat blijkt uit het registratiesysteem van het UMC St. Radboud. Alle informatie omtrent een nieuwe opname, zoals het medicijngebruik en de voorgeschiedenis van een patiënt, moet achterhaalt worden. Het kost een verpleegkundige veel tijd om het verpleegkundig dossier, bij een opname, volledig en concreet in te vullen. Daarnaast rapporteert men, door de drukte op de afdeling, soms te snel binnen een dienst. Het lezen van deze handgeschreven rapportages in het verpleegkundig dossier kan voor zorgverleners dan een hele opgave zijn. Het EPD zou in veel opzichten een ideale uitkomst kunnen bieden voor een neurologische verpleegafdeling. De verpleegdossiers Op dit moment werkt afdeling Neurologie met verpleegdossiers, waarin de gegevens van een patiënt schriftelijk genoteerd zijn. Het verpleegdossier bevat alle actuele en belangrijke informatie van een patiënt. De verpleegdossiers liggen in de verpleegpost van de afdeling en zijn toegankelijk en inzichtelijk voor alle zorgverleners. Problemen die zich nu kunnen voordoen zijn: dat een verpleegdossier zoek is, dat het dossier niet aanwezig is (in gebruik door collega), dat gegevens in een verkeerd dossier geborgen zijn en/of dat er meerdere dossiers van één patiënt in omloop zijn. Probleemstelling De probleemstelling die in dit artikel centraal staat is Op welke wijze kan het EPD, waardoor professioneel handelen en de kwaliteit van zorg optimaal wordt ondersteund en/of verbeterd, een bijdrage leveren aan de verpleegkundige werkprocessen? Het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) Het informatiepunt landelijk EPD beschrijft dat het EPD een software is waarin medische gegevens van mensen in digitale vorm bewaard blijven en beschikbaar zijn. Het doel van het EPD is om het huidige en het toekomstige zorgproces beter te ondersteunen. Het EPD is een uitbreiding op het zogenoemde EMD (elektronisch medicatiedossier). Via het EPD kunnen zorgverleners medische gegevens inzien en uitwisselen. Gegevens zijn actueel en altijd inzichtelijk voor zorgverleners (mits zij daartoe bevoegd zijn). Op deze manier is het mogelijk om op elk moment de juiste gegevens in te zien en dus ook de juiste zorg te kunnen verlenen. (Informatiepunt landelijk EPD, 2011)

3 Om deze probleemstelling te kunnen beantwoorden is de volgende vraagstelling geformuleerd Wat is het belang van het implementeren van het EPD voor verpleegkundige werkprocessen op afdeling Neurologie (N10) van het UMC St. Radboud? Doelstelling Het doel van dit artikel is om inzicht te krijgen op welke wijze het EPD een bijdrage kan leveren aan verpleegkundige werkprocessen. Daarbij wordt gekeken of het EPD voor een kwaliteitsverbetering zorgt, waardoor professioneel handelen en de kwaliteit van zorg wordt ondersteund en/of verbeterd. Verder wordt er in dit artikel beschreven wat de consequenties en de voor- en nadelen kunnen zijn voor het implementeren van het EPD op een neurologische verpleegafdeling. Positieve waarden Volgens het NICTIZ (2001), een landelijke expertisecentrum dat ontwikkeling van ICT in de zorg faciliteert, kan het EPD een belangrijke rol spelen in de communicatie tussen zorgverleners. Het EPD maakt het onder meer mogelijk voor zorgverleners om actuele en volledige informatie over een patiënt op te vragen, mits hij daartoe bevoegd is en hij daarvoor toestemming heeft van de patiënt. Dit is een waardevolle toevoeging voor de ketenzorg. Door deze adequate uitwisseling van informatie worden ondermeer dubbele onderzoeken en conflicterende behandelmethoden beperkt. Doordat er op een neurologische verpleegafdeling met verschillende zorgverleners nauw wordt samengewerkt, is het mogelijk om via het EPD eenvoudig en snel de actuele stand van zaken te bekijken. Door deze ICT ontwikkelingen, die verder voortvloeien in het verpleegkundig werkproces, zal het EPD een bijdrage leveren voor deze afdeling. Daarnaast zorgt het EPD voor het efficiënter maken van werkprocessen en het verlenen van zorg op afstand. De manier waarop gegevens in het EPD worden geregistreerd, maakt het namelijk mogelijk om gegevens te vergelijken en uit te wisselen met andere zorgverleners. Hierdoor wordt de kwaliteit van zorg voor de neurologische patiënt verbetert, waardoor het werkproces en de communicatie voor de zorgverleners aangenamer wordt. Volgens het informatiepunt landelijk EPD (2011) zal deze innovatie zorgen dat de kwaliteit en de doelmatigheid van informatie- en communicatieprocessen tussen zorgverleners onderling en tussen zorgverleners en de zorgorganisatie wordt bevorderd. Door de invoering van het EPD zal er een betere onderlinge communicatie zijn tussen zorgverleners. Hierdoor bestaat de kans dat de opnameduur van een patiënt verkort wordt. Beter voor de patiënt Het voordeel voor de neurologische patiënt is, door een implementatie van het EPD, dat alle verschillende zorgverleners die bij het verpleegproces betrokken zijn, altijd beschikken over actuele en relevante informatie. Het levert een compleet en actueel beeld op waardoor de kwaliteit van zorg wordt verhoogd. Daarnaast zal een patiënt maar één keer belangrijke informatie hoeven te vermelden. Alle relevante informatie komt in het dossier te staan en blijft beschikbaar voor alle zorgverleners die bij de behandeling van de patiënt betrokken zijn. (Zwetsloot- Schonk, 2001) Bij een neurologische patiënt zijn veel verschillende zorgverleners betrokken, het EPD is dan alleen toegankelijk voor de behandelend arts of bij de behandeling betrokken zorgverleners. Volgens Herderscheë (2010) wordt hierdoor de veiligheid rondom behandeling en persoonsgegevens voor een patiënt gewaarborgd. Aandachtspunten Het implementeren van het EPD is een grote innovatie binnen een neurologische verpleegafdeling. Elke zorgverlener zal op de hoogte moeten zijn hoe er efficiënt met het EPD gewerkt dient te

4 worden. Wanneer blijkt dat er een dossier geraadpleegd is door een zorgverlener, zonder dat deze bij een behandeling betrokken is, kan men zijn bevoegdheid als arts of verpleegkundige kwijtraken. Zoals in dit artikel beschreven is zijn er eveneens veel voordelen voor het implementeren van het EPD op een neurologische verpleegafdeling. Volgens de Winter (2010) zijn er echter nog wel enkele knelpunten. Om de implementatie van het EPD te doen slagen zal er voldaan moeten worden aan de randvoorwaarden die in dit artikel beschreven staan. Daarnaast zal een organisatie ook een grote invloed hebben op het doen slagen van deze implementatie. Verder blijkt uit onderzoek van Jacobs et al. (2008) dat het EPD nog onvoldoende beveiligd is. Invloed op het multidisciplinair werken Voor de verpleegkundige werkprocessen zal het werken met het EPD voor de professionals een groot aantal voordelen met zich meebrengen. Volgens Mies (2009) kan daarbij gedacht worden aan een betere stroomlijning van multidisciplinaire zorgprocessen, toegankelijkheid en transparantie van gegevens voor alle zorgverleners. Daarbij kan ook gedacht worden aan een efficiënte invoer en hergebruik van gegevens, reductie van fouten, verbeterde continuïteit en overdracht van gegevens. De vastgelegde gegevens binnen het EPD kunnen ook van belang zijn voor de bedrijfsvoering, externe verantwoording en voor wetenschappelijk onderzoek. Een consequentie kan zijn dat het EPD regelmatig geüpload moet worden wat tijd in beslag neemt. Tijdens dit uploaden kan het zijn dat zorgverleners de patiëntengegevens niet kunnen inzien, waardoor dit het verpleegkundige werkproces kan stagneren. Het is en blijft een digitale gegevensbron waarbij het mogelijk is dat deze uit kan vallen waardoor men de patiëntengegevens niet kan inzien. De organisatie Voor het succesvol implementeren van het EPD zullen ondersteuning van het topmanagement, projectmanagement, communicatie en de motivatie binnen de organisatie van groot belang zijn. Volgens Mies (2009) is het EPD is een complex systeem waar vele functies in zijn geïntegreerd. Het ontwerp, de implementatie en de exploitatie vereist ondersteuning van de gehele lijn- en stafmedewerkers van alle afdelingen binnen het ziekenhuis. Het management kan een duidelijke en belangrijke rol spelen bij het geven van signalen in geval van twijfel. Het management moet ondermeer leiding geven aan het project en zorgen dat de benodigde middelen voor een implementatie aanwezig zijn. De randvoorwaarden Voor het slagen van deze implementatie zijn een aantal randvoorwaarden gesteld. Daarbij is onderscheid gemaakt tussen belemmerende en bevorderende factoren. Belemmerende factoren kunnen onder meer zijn: Onvoldoende kennis, gebrek aan waardering over de richtlijn, gebrek aan tijd of aan middelen, weerstand bij andere partijen (andere disciplines, verzekeraars, patiënten), en/of organisatorische belemmeringen. Deze belemmerende en bevorderende factoren zijn in te delen in individuele, sociale en organisatorische factoren. Een belemmerende individuele factor kan een slecht voorbeeldgedrag zijn. Bij een sociale belemmering kan men het moeilijk vinden om de knop om te zetten naar een nieuwe werkwijze. Ook is het lastig om het team op hetzelfde tijdstip bij elkaar te brengen voor praktische uitleg van deze implementatie. Een voorbeeld van een organisatorische belemmering kan zijn dat ziekenhuisorganisaties niet weten om te gaan bij de afwezigheid van een geautomatiseerd EPD.

5 Individuele bevorderende factoren kunnen zijn, gemotiveerde verpleegkundigen en duidelijkheid over verantwoordelijke taken. Daarnaast is een goed voorbeeldgedrag ook een belangrijke factor voor het doen slagen van deze implementatie. Een sociale bevorderende factor is een cultuur waarin men elkaar aan durft te spreken bij onduidelijkheden en/of fouten. Organisatorische bevorderende factoren zijn vooral de betrokkenheid en ondersteuning van de staf, het management en de Raad van Bestuur. Ook is ondersteuning vanuit de werkgroep kwaliteit een bevorderende factor. Overvloedige uitleg over deze implementatie (infoavonden, posters, werkgroepen) is ook een vorm van een bevorderende factor. Daarbij is het belangrijk om regelmatig te evalueren over de voortgang van deze implementatie waardoor knelpunten en/of verbetersuggesties tijdig worden teruggekoppeld. Daarnaast zullen voldoende financiën en materialen beschikbaar moeten zijn om het implementeren van het EPD te doen slagen. Ook zal er een noodprocedure aanwezig moeten zijn, wanneer het EPD, door stagnatie van het computersysteem, niet inzichtelijk is. Conclusie De invoering van het EPD op een neurologische verpleegafdeling zal voor veel kwaliteitsverbeteringen zorgen. Deze kwaliteitsverbeteringen zullen zich vooral voordoen in een betere communicatie tussen de zorgverleners. Dit bevordert de verpleegkundige werkprocessen, omdat de zorg door een juiste communicatie beter op elkaar afgestemd wordt. Alle actuele informatie komt in het dossier te staan en blijft beschikbaar voor alle zorgverleners die bij de behandeling van de patiënt betrokken zijn. Door de invoering van het EPD zal de opnameduur van een patiënt verkort kunnen worden. Hierdoor kan het nazorgtraject (revalidatie) eerder van start gaan. Voor het slagen van de implementatie van het EPD is medewerking vanuit de organisatie, in dit geval het UMCN, van groot belang. Er zijn echter nog wel enkele nadelen voor het implementeren van het EPD. Het is en blijft namelijk een digitale informatiebron. Bij een ICT storing kan men niet direct bij de patiëntengegevens, waardoor de zorgverlening wordt vertraagd. Daarnaast zou de veiligheid van patiëntgegevens binnen het EPD nog niet volledig gewaarborgd zijn. Al met al zou een implementatie van het EPD voor veel kwaliteitsverbeteringen kunnen zorgen binnen een neurologische verpleegafdeling. Door deze kwaliteitsverbeteringen is het voor een organisatie een overweging om het EPD te implementeren. Het Elektronische Patiënten Dossier, wordt dat onze toekomst?

6 Bronnen: Herderscheë, G. (2010) Onnodig bekijken EPD kan arts baan kosten. Geraadpleegd op vrijdag 16 september, 2011, van Gezondheid/article/detail/ /2010/10/08/Onnodig- bekijken- EPD- kan- arts- baan- kosten.dhtml Informatiepunt landelijk EPD (2011) Het elektronisch patiëntendossier. Geraadpleegd op dinsdag 20 september, 2011, van patientendossier Jacobs, B. Nouwt, S. Bruijn de, A. Vermeulen, O. Knaap van der R.E. Bie de, C. (2008) Beveiligingeisen ten aanzien van identificatie en authenticatie voor toegang zorgconsument tot het Elektronisch Patiëntendossier (EPD) Geraadpleegd op maandag 31 oktober, 2011, van Mies, R. (2009) Invoeren van een elektronisch patiëntendossier. Eindscriptie Faculteiten Managementwetenschappen en Informatica (Science of Management). Openbare universiteit Nederland. Winter de, B. (2010) Patiëntinzage EPD struikelt over beveiliging. Geraadpleegd op maandag 19 september, 2011, van - ntinzage- epd- struikelt- over- beveiliging.html Zwetsloot- Schonk, J.H.M. (2001) Waarom een elektronisch dossier. Geraadpleegd op vrijdag 16 september, 2011, van