SITUATIE. Organisatie. Het Westfriesgasthuis te Hoorn is een algemeen. ziekenhuis met een opnamecapaciteit van 506. erkende bedden en ongeveer 258.

Transcriptie

1 Westfriesgasthuis consolideert vrijwel ál haar ICT-processen in slechts twee pakketten: een krachtig ZiekenhuisInformatieSysteem en Microsoft Dynamics AX Organisatie Het Westfriesgasthuis te Hoorn is een algemeen ziekenhuis met een opnamecapaciteit van 506 erkende bedden en ongeveer polikliniekbezoeken per jaar. In de medische staf zijn 26 specialismen vertegenwoordigd. Als "Veel ziekenhuizen hanteren voor hun ICT dezelfde filosofie: voor elk proces of probleem wordt een best-of-breed applicatie gezocht en geïmplementeerd. Dat levert op den duur een sterk gevarieerd applicatielandschap op, met alle beheeren licentieproblematiek die daarbij hoort. Ook het Westfriesgasthuis maakte zich hier schuldig aan, tot circa zes jaar geleden. Toen hebben we het roer helemaal omgegooid, want het kan allemaal veel simpeler, goedkoper en efficiënter." zelfstandig ziekenhuis levert het basiszorg van hoogwaardige kwaliteit en oefent enkele meer gespecialiseerde of ziekenhuis overstijgende SITUATIE functies uit. Het zet zich in voor samenwerking met andere zorgaanbieders en is zich bewust van zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid. Aan het woord is : "Vrijwel alle processen in een ziekenhuisorganisatie zijn terug te voeren op twee pijlers: facilitaire dienstverlening en administratieve processen enerzijds en zorgprocessen anderzijds. Als die twee pijlers steunen op een goed ICT-platform, dus een flexibel administratief systeem (ERP) en een krachtig Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS), dan kun je elk proces automatiseren. Door strak vast te houden aan dit uitgangspunt, kun je met een minimum aan applicaties, licenties en beheerinspanningen maximale resultaten bereiken." Met deze argumenten wist Pieter Vroon de ziekenhuisdirectie te overtuigen om de 'best of breed' filosofie los te laten en de basis te leggen voor de nieuwe ICTomgeving van het ziekenhuis. Pieter Vroon kreeg groen licht om op zoek te gaan naar twee platformen. Hij ging niet over één nacht ijs: "De aanschaf en implementatie van een compleet nieuwe ICT-omgeving kost veel geld, en de marges in de ziekenhuiswereld zijn beperkt. Daarom kunnen we het ons niet permitteren om een fout gelopen project zomaar in het niet te laten verdwijnen. Wat we kiezen moet goed zijn, ook voor de lange termijn. Voor zo'n belangrijke keuze moet je ruim de tijd nemen."

2 Eisen - gemakkelijk te onderhouden ERP-platform - meerdere productdatabases, meerdere inkoopafdelingen - passend bij de processen van een ziekenhuis - lage TCO OPLOSSING De eerste stap betrof het creëren van een ZIS-pilot omgeving. Deze werd gebaseerd op een bestaande Chipsoft applicatie, die al geruime tijd in het ziekenhuis werd gebruikt. Met deze applicatie, gebaseerd op het Microsoft platform, werd een EPD ontwikkeld. Na een succesvolle afronding van de pilot, ondersteunt de applicatie de strategie om zoveel mogelijk zorgapplicaties in het ZIS-systeem onder te brengen. Inmiddels draaien heel veel deelapplicaties allemaal binnen het ZIS-systeem, o.a. voor de pharmacie, dialyse, maag-darm-lever analyses etc. Pieter Vroon: "In 2007 zijn we gestart met een onderzoek om de 'niet ZIS onderdelen' van ons applicatielandschap onder te brengen in een ERP systeem." Voordelen - afgestemd op de rol van verschillende gebruikersgroepen - flexibel en snel aanpasbaar - herkenbaar voor de gebruikers - koppeling van processen verhoogt de efficiency - met één druk op de knop BI-functionaliteit Voor de ERP-omgeving had het Westfriesgasthuis de keuze uit een aantal pakketten. Pieter Vroon: "Ik heb in het verleden gewerkt met Oracle en SAP en weet uit ervaring hoe zwaar het onderhoud voor deze pakketten op het IT-budget drukt. Het doorvoeren van een wijziging bijvoorbeeld vergt de nodige FTE's en die hebben we hier niet. Ons ziekenhuis heeft geen SAP en Oracle expertise en dan is het lastig om zo'n applicatie in de lucht te houden. Voor het Microsoft platform hebben we wel veel expertise in huis. Zo hebben we voor ons projectenbeheer al SharePoint Server draaien en voor de kantoorautomatisering alle onderdelen van Microsoft Office. Ook zijn we al vertrouwd met het beheer en onderhoud van het Microsoft-platform. "Het viel me op dat Avanade veel knowhow In 2009 hebben we, na een uitgebreide analyse, gekozen voor Microsoft Dynamics AX, het ERP van Microsoft. Fase 1 betreft de vervanging van de applicaties op financieel, inkoop en logistiek gebied, fase 2 de applicaties op het gebied van HRM, facilitair beheer en overige relevante deelsystemen." heeft van wat er in de zorg speelt. De mensen van Avanade weten welke oplossingen in de zorg goed werken." KIEZEN TUSSEN DYNAMICS AX EN ANDERE ERP-PAKKETTEN Het beheeraspect was niet het enige criterium dat een rol speelde bij de keuze voor een ERP-pakket. Pieter Vroon: "Ook functionele aspecten tellen mee. Als ziekenhuis hebben we behoefte aan functionaliteit op het gebied van financieën, inkoop, logistiek, facilitair zoals hoteldiensten en helpdesk, HRM en roosterplanning. Om erachter te komen welk ERP-pakket het beste aan onze functionaliteitseisen voldeed,

3 Producten - Microsoft Dynamics AX hebben we FIT analyses uitgevoerd met SAP, Oracle en Microsoft Dynamics. Oracle en SAP scoorden in de FIT-analyse matig, dat wil zeggen dat we heel veel maatwerk in SAP en Oracle zouden moeten maken. Dynamics AX bleek functioneel het meest complete ERP-pakket. Standaard beschikt het over zeer goede HRMfunctionaliteiten, hoewel een roosterplanning voor onze verpleegkundigen en ander personeel ontbreekt. In overleg met Microsoft bleken daar wel oplossingen voor te zijn. " "Rekening houdend met alle kosten voor uitrol, onderhoud, licenties en beheer viel de Microsoft-oplossing een factor 2 goedkoper uit dan de concurrent. En dan hebben we het over tonnen euro's goedkoper! Qua TCO zal de investering in Microsoft Dynamics AX zich in drie jaar terugverdienen." De FIT-analyse betrof vooral financieel en logistiek administratieve processen. Pieter Vroon: "Wij hebben daarbij met name gelet op de inspanning die het kostte om de gewenste functionaliteit te bereiken. Zo is de logistiek van een ziekenhuis heel anders georganiseerd dan van een (groot)handel. In een ziekenhuis zijn meerdere afdelingen, waaronder de OperatieKamer (OK), de Intensive Care (IC), de Technische Dienst (TD) etc. Allemaal hebben ze hun eigen bestellers, procedures zijn niet allemaal identiek en ook hebben ze hun eigen productassortimenten. Wil je dat allemaal vatten in een SAP- of Oracle-omgeving, dan haal je jezelf heel veel maatwerk op de hals. Wat opviel was dat de Dynamics AX omgeving zich het meest flexibel liet aanpassen aan onze manier van werken. Zo is het aanleggen van meerdere productassortimenten met meerdere leveranciers voor meerdere afdelingen in Dynamics AX snel en zelfs gemakkelijk te regelen. Ik vond dat heel verrassend." Het flexibele karakter van Dynamics AX werkt positief door op de derde eis van het ziekenhuis: de kosten van implementatie. Pieter Vroon: "We hebben uitvoerig al onze processen geanalyseerd en onderzocht in hoeverre die door Dynamics AX ondersteund konden worden. Op twee na bleek Dynamics AX zonder veel moeite met álle processen overweg te kunnen, dat is een kwestie van goed inrichten en configureren. En zelfs de twee typische ziekenhuisprocessen die niet standaard ondersteund werden, waren met enig maatwerk óók integraal in de Dynamics AX applicatie op te nemen." Een vierde argument gaf uiteindelijk de doorslag: het financiële aspect. Pieter Vroon: "Rekening houdend met alle kosten voor uitrol, onderhoud, licenties en beheer viel de Microsoft-oplossing een factor 2 goedkoper uit dan de concurrent. En dan hebben we het over tonnen euro's goedkoper! Qua TCO zal de investering in

4 Meer informatie - Microsoft Microsoft Dynamics AX zich in drie jaar terugverdienen." Pieter Vroon koppelde zijn bevindingen terug naar het management. De keuze viel op Microsoft Dynamics AX. - Rollencentrum, dashboard voor de gebruiker - Een sterk argument dat tijdens de analyse van de diverse softwarepakketten naar voren kwam, is dat het Microsoft platform veel rekening houdt met de gebruiker. Pieter Vroon: "Een ziekenhuis telt meerdere 'doelgroepen', die allemaal met dezelfde software moeten werken, maar dan wel toegespitst op hun eigen afdeling. Denk aan de afdeling debiteurenbeheer, het ordersecretariaat, de TD enzovoort. In de combinatie van Dynamics AX met SharePoint Server maak je voor elke doelgroep een bedieningsscherm op maat. Op dit zogenoemde 'Rollencentrum' staat precies de informatie die de afdeling voor haar dagelijkse processen nodig heeft. Je hoeft dus niet zoals bij andere systemen die in feite teveel informatie op het scherm laten zien te zoeken naar informatie, je ziet in één oogopslag de informatie die je nodig hebt." "Zo'n dashboard is in de Microsoft-omgeving gemakkelijk in te richten, we hebben er nu negen. We stemmen elk dashboard helemaal af op de rol van de gebruiker: wat heeft hij of zij nodig, welke processen gebruikt hij of zij, welke informatie wil hij of zij zien? Een simpel voorbeeld: ik ben financieel controller en wil financiële misstanden kunnen volgen, bijvoorbeeld moeilijkheden bij een debiteur. Dan plak ik die functie eenmalig op mijn dashboard en heb ik voortaan van dag tot dag inzichtelijk wat er bij die debiteur aan de hand is, bijvoorbeeld in de vorm van een tabel of grafiek. Andere ERP-oplossingen hebben die informatie ook in zich, maar daar kost het veel meer moeite om die te analyseren en helder zichtbaar te maken." Hiermee verwijst Pieter Vroon naar de Business Intelligence (BI) eigenschapen van Dynamics AX: "Als een gebruiker een dagelijkse analyse wil van bepaalde informatie uit de achterliggende databases, dan kan dat met de BI-tool. Dat is geen aparte applicatie of add-on, zoals bij concurrerende ERP-omgevingen, maar een volledig integrale functie in Dynamics AX. Met die tool kunnen we vrijwel alles analyseren en de resultaten heel gebruiksvriendelijk op het dashboard van de gebruikers presenteren."

5 PARTNER "Processen zijn beter op elkaar afgestemd, wat de efficiency in ons ziekenhuis ten goede komt." De Microsoft partner die de Dynamics AX implementatie bij het Westfriesgasthuis begeleidde is Avanade. "Power to Execute and Results Realized, dat is hun lijfspreuk. En dat klopt, Avanade heeft bewezen dat ze grote projecten op een goede manier kunnen volbrengen," aldus Pieter Vroon. Dat was overigens geen verrassing want zo zorgvuldig als hij tewerk ging bij zijn keuze voor Dynamics AX, zo koos hij ook zijn ICT partner. Pieter Vroon: "We hebben verschillende leveranciers uitgenodigd, maar geen van hen kon voldoende credits overleggen. Allemaal hadden ze wel kleine projecten gedaan, maar Avanade was de enige die succesvol AX-trajecten had volbracht bij klanten die qua schaalgrootte vergelijkbaar zijn met het Westfriesgasthuis. We zijn bij een aantal van hun klanten op bezoek geweest om hun ervaringen met Avanade te vernemen. Die waren allemaal positief." Karin Pallast van Avanade: "Wij hebben een sterke historische band met onze moederbedrijven Microsoft en Accenture, wat ons een krachtige combinatie van inzicht in zaken doen, bedrijven en technologie oplevert. Ook werken wij altijd samen met de klant, en juist door het bundelen van die kennis halen wij het beste uit onze projectmensen om alle uitdagingen te helpen oplossen." Pieter Vroon: "Het viel me op dat Avanade veel knowhow heeft van wat er in de zorg speelt. De mensen van Avanade weten welke oplossingen in de zorg goed werken." UITROL De hele implementatie duurde negen maanden. Pieter Vroon in zijn rol als projectleider: "De deadline was vastgesteld op 3 januari van dit jaar, dan moesten we live gaan. In de negen maanden die daaraan voorafgingen hebben we intensief samengewerkt met de consultants van Avanade en Microsoft. Daarvoor hebben we veel mensen vrijgemaakt: zij waren volledig gecommitteerd aan dit project, ze kregen geen ander werk tussendoor. Daarvoor was dit project veel te belangrijk." Een van de onderdelen van de implementatie was het maatwerk. Pieter Vroon: "Het mooie van Dynamics AX is dat je het pakket met slim inrichten en configureren vrijwel helemaal kunt afstemmen op je eigen processen en werkwijze. Slechts twee

6 "De Dynamics AX omgeving laat zich opvallend flexibel aanpassen aan onze manier processen vereisten een stukje maatwerk, namelijk de BTW die in de zorg heel specifiek verrekend wordt, en de koppeling met het ZIS systeem volgens het in de zorg gestandaardiseerde H7-protocol." Alle maatwerk werd door Avanade uitgevoerd in Microsoft.NET Visual Studio. van werken." In de laatste weken van december werden alle 250 eindgebruikers opgeleid: "Vlak voor deadline, want hoe dichter op de einddatum, des te beter de cursisten kunnen onthouden wat ze hebben geleerd. De cursus duurde twee weken en werd gegeven door de eigen projectmedewerkers, die op hun beurt zelf zijn opgeleid door de mensen van Avanade en betrokken zijn geweest bij de ontwikkeling." VOORDELEN Op 3 januari was het zo ver. Pieter Vroon: "We hebben de streefdatum keurig gehaald. Op de bewuste dag zaten we allemaal paraat: onze eigen projectteams en de consultants van Avanade, een super helpdesk dus! We waren op alles voorbereid, maar het viel enorm mee. Alles bij elkaar hebben we 20 puntjes genoteerd, die we eind januari allemaal opgelost hadden. Dat waren overigens allemaal puntjes in de beheer- en operationele sfeer. Zo bleek dat de Active Directory van Dynamics AX van een hogere versie was dan die van Windows Server. Dat werkte niet goed samen, dus dat moest opgelost worden." Volgens Pieter Vroon hebben de cursussen beslist bijgedragen aan de succesvolle acceptatie door de gebruikers: "Ook hadden we beknopte handleidingen gemaakt, waarin onze gebruikers dingen konden opzoeken. Wat ook goed gewerkt heeft is dat onze eigen medewerkers de cursussen hebben gegeven en tijdens de ingebruikname hebben geassisteerd. Zij kennen immers onze processen en spreken de taal van onze gebruikers." Na een maand werd een evaluatie uitgevoerd onder de eindgebruikers. Pieter Vroon: "We stelden vragen als 'hoe is het gegaan, wat vind je ervan en waar loop je nog tegenaan?' Daar rolde een boeiende statistiek uit: 75% van alle deelnemers bleek meteen met Dynamics AX te kunnen werken, ze hadden geen vragen of problemen gehad."

7 Dat betekent ook dat 25% het minder gemakkelijk had. Pieter Vroon verklaart: "Dat waren doelgroepen als OK, OP en het ordersecretariaat, die tegelijkertijd te maken kregen met én een veranderde werkmethodiek, én een nieuwe werkwijze die totaal niet leek op de oude, én een nieuw systeem; dat alles samen vraagt een wat langere gewenningsperiode." De evaluatie leverde een lijst met wensen op. Pieter Vroon: "We hebben er bewust voor gekozen om onze mensen eerst een maand met het systeem te laten werken. Daardoor hebben ze voldoende ervaring op kunnen doen met de mogelijkheden, maar ook met de ónmogelijkheden. Die kun je vertalen naar een lijst met zinvolle wensen, die waarde kunnen toevoegen aan onze processen. En dankzij het feit dat Dynamics AX zich gemakkelijk en snel laat aanpassen, hebben we die inmiddels ook allemaal uitgewerkt. Het resultaat is dan ook dat onze medewerkers heel blij zijn met Dynamics AX. Vergeleken met het oude systeem vinden ze het een enorme vooruitgang. Zowel qua gebruiksvriendelijkheid en functionaliteit als qua overzichtelijkheid en herkenbaarheid. Dynamics AX komt namelijk heel vertrouwd over, omdat de gebruikersinterface veel gelijkenis vertoont met die van Microsoft Office. Gebruikers weten intuïtief waar ze moeten zijn en waar ze wat kunnen vinden. De drempel is heel laag." "Dat je met één klik in Excel of Word complete overzichten uit de administratie binnenhaalt vinden onze gebruikers écht een verademing." Gevraagd naar AX-eigenschappen die de gebruikers het meest waarderen, springen er twee met name uit: de integratie met kantoorautomatisering en de Business Intelligence. Pieter Vroon: "Dat je met één klik in Excel of Word complete overzichten uit de administratie binnenhaalt vinden ze écht een verademing. Net als ingewikkelde analyses: waren ze vroeger uren bezig om uit een brei van getallen een conclusie of een grafiek te distilleren, nu maken ze met één druk op de knop de moeilijkste informatie op heldere wijze inzichtelijk op hun dashboard. Werkelijk, een verademing." Het feit dat de processen nu beter georganiseerd zijn is een 'over all' voordeel voor het ziekenhuis. Pieter Vroon: "Alle processen zijn in de AX-omgeving integraal ingericht, zo is er een directe koppeling tussen het inkoopproces en de administratieve verwerking, dus in feite tussen de inkoopafdeling en de administratieve afdeling. Daardoor zie je ook dat de medewerkers van die afdelingen

8 nu meer samenwerken, hun processen zijn beter op elkaar afgestemd, wat de efficiency in ons ziekenhuis ten goede komt. Hetzelfde hoor ik ook van gebruikers van andere afdelingen." TOEKOMST Pieter Vroon is een waar ambassadeur voor Dynamics AX in de ziekenhuisomgeving. "Met Dynamics AX hebben wij een meer dan goede keuze gemaakt. Onze financiële en logistieke processen hebben we er volledig in onder kunnen brengen en we zijn nu bezig met de volgende fase. Binnen een jaar willen we namelijk ook onze HRMen facilitaire processen overgezet hebben naar Dynamics AX. We zijn nu samen met Avanade bezig om deze processen te analyseren: wat gebeurt er allemaal, welke functionaliteit is er nodig, zit die functionaliteit standaard in Dynamics AX, wat moet er eventueel ontwikkeld worden etc." De processen van het Westfriesgasthuis verschillen niet zoveel van die in andere ziekenhuizen. Pieter Vroon: "Een aantal ziekenhuizen staat op het punt waar wij een paar jaar geleden stonden. Zij staan voor een langetermijnbeslissing wat betreft hun ICT-omgeving. De manier waarop wij onze ICT hebben ingericht - op basis van het Microsoft platform en Dynamics AX - is in feite een blauwprint voor álle ziekenhuizen. Wij zouden dan ook graag zien dat andere ziekenhuizen het Dynamics AX platform adopteren, onder andere om naar de toekomst toe gezamenlijke ontwikkelingen te kunnen doen. Daartoe werken we al heel intensief samen met Microsoft en Avanade, wat tot dit prachtige resultaat heeft geleid. Een resultaat dat binnenkort nog mooier en completer wordt, zeker als meer ziekenhuizen met Dynamics AX gaan werken." Disclaimer De in dit voorbeeld genoemde oplossingen kunnen van toepassing zijn op andere bedrijven en instellingen. De resultaten zijn echter afhankelijk van diverse aspecten, die bij andere bedrijven en instellingen sterk kunnen verschillen met het hier beschreven voorbeeld. SP