Wat medewerkers nu nodig hebben is waarschijnlijk anders dan wat medewerkers over een jaar nodig hebben.

Transcriptie

1

2 Een centrale omgeving waarin medewerkers belangrijke bedrijfsinformatie kunnen zien die ze nodig hebben, kennis delen en samenwerken over alle lagen van de organisatie heen. Dit ideaalbeeld van de digitale werkplek (of Digital Workplace) kennen we allemaal. Iedereen wil het maar weinig bedrijven hebben het echt; een Digital Workplace dat meer is dan een intranet met wat koppelingen. Planon, wereldwijd de grootste speler op het gebied van software voor facility management en real estate management, realiseert dit ideaalbeeld samen met ETTU en Debble. In dit artikel lees je alles over de samenwerking tussen ETTU en Planon. Rogier Blok van Planon vertelt in dit interview over het traject, de samenwerking en de toekomst van het InTouch platform binnen Planon. PLATFORMKEUZE De eisen die Planon aan het nieuwe platform stelde maakte de keuze voor Microsoft logisch. Enerzijds omdat het een solide basis biedt voor de Digital Workplace en anderzijds omdat Microsoft de afgelopen tijd zelf grote ontwikkelingen doorgemaakt heeft op dit gebied. Rogier: De lancering van nieuwe Microsoft producten zoals bijvoorbeeld Teams heeft ons zeker geholpen in de keuze voor het Microsoft platform. Maar hiermee was slechts het fundament gelegd voor de moderne werkplek van Planon. Een mooie basis met een krachtige set aan tools die in een platform samen moesten komen. Planon groeit enorm. In de afgelopen jaren is de organisatie wereldwijd van 300 naar 800 medewerkers gegroeid. Om deze groei te ondersteunen en concurrentievoordeel te behouden kiest Planon ervoor om te investeren in een platform dat informatie naar medewerkers brengt waar en wanneer zij dat nodig hebben. Rogier Blok: Ons intranet was sterk verouderd en de samenwerkingsomgeving voldeed niet meer aan de eisen die gebruikers eraan stelden. Het was daarom voor ons tijd om eens goed te kijken naar de gebruikersbehoefte, onze visie voor de toekomst en opzoek te gaan naar een platform wat dit ondersteunt. 2

3

4 Wat medewerkers nu nodig hebben is waarschijnlijk anders dan wat medewerkers over een jaar nodig hebben. SLIMMER WERKEN Met het nieuwe digitale platform moeten medewerkers slimmer kunnen werken. Benodigde informatie moet op basis van de ingelogde gebruiker op het juiste moment beschikbaar zijn. Niet alleen de informatie die medewerkers zelf plaatsen op het intranet maar ook de informatie uit andere belangrijke bedrijfssystemen. Rogier: Juist om deze reden willen we niet in één keer een platform neerzetten waarvan we denken dat het aansluit bij de gebruikersbehoefte. Wat medewerkers nu nodig hebben is waarschijnlijk anders dan wat medewerkers over een jaar nodig hebben. Daarom hebben we een flexibele basis nodig die ons de ruimte geeft om door te ontwikkelen en ons platform beetje bij beetje relevanter en succesvoller te maken. FLEXIBELE BASIS Die flexibele basis heeft Planon gevonden in het Debble platform. Een kant-en-klare intranetoplossing die organisaties de mogelijkheid geeft om specifieke wensen door middel van templates toe te voegen. Het voordeel hiervan is dat Planon kan profiteren van het SaaS-model met de bijbehorende updates en support, maar niet gebonden is aan alleen de standaard functionaliteiten van de oplossing. Rogier: De reden dat wij voor SaaS hebben gekozen is omdat wij willen focussen op waar we goed in zijn; de beste software ter wereld maken voor Facility en Real Estate Management. Verder maken we graag gebruik van de kennis en ervaring die in bestaande producten zit. TOEGEVOEGDE WAARDE Het platform moet zo waardevol zijn dat het ons concurrentievoordeel oplevert. Wat mij betreft is dat de essentie van digitale transformatie. Door het platform slim in te zetten kunnen we dit concurrentievoordeel behalen. Als eerste is het belangrijk dat onze medewerkers overal toegang hebben tot essentiële informatie. Dat betekent dus dat InTouch beter moet werken op mobiele apparaten dan op een desktop. Als een Accountmanager naar een klant gaat en nog even een overzicht wil zien van alle belangrijke informatie rondom de klant doet hij dit niet op een desktop. Waar de medewerker op dat moment werkt moet InTouch ook werken. Daarnaast moet de informatie toegankelijk zijn vanaf iedere plek ter wereld. Wij zijn actief in 40 landen en dat betekent dat de kennis binnen onze organisatie sterk verspreid is. Daarom is het essentieel dat de kennis van elke Planon medewerker ingezet kan worden waar nodig. Door technologie goed in te zetten ben je veel minder afhankelijk van fysieke aanwezigheid. Nu zie je bijvoorbeeld dat een Canadees met een BI opleiding meewerkt in een team van iemand in Hongkong die BI expertise nodig heeft. Omdat iedereen Teams kan aanmaken zie je een natuurlijk netwerk ontstaan van collega s die elkaar opzoeken en elkaars kennis benutten. DE TRIALGROEP Om ervoor te zorgen dat het platform waardevol is voor de medewerkers heeft Planon ervoor gekozen om voorafgaand aan de livegang een groep met trialgebruikers kennis te laten maken met InTouch. Deze groep bestond uit medewerkers uit verschillende landen en organisatielagen, zodat de groep zo representatief mogelijk is. Naast dat de trialgroep waardevolle feedback geeft realiseer je hiermee ook een onderstroom. Rogier: In het verleden hebben we de gebruikers niet altijd evengoed bij de implementatie betrokken en dat wilden we dit keer echt anders doen. Vooral omdat InTouch een ontzettend belangrijk onderdeel is van onze bedrijfsstrategie. Medewerkers die in de trialgroep zitten praten er met elkaar over waardoor andere medewerkers benieuwd zijn naar wat er komen gaat. Dit creëert veel enthousiasme en nieuwsgierigheid binnen Planon. Tijdens het traject heeft het projectteam continu geschakeld met de business en hun behoefte meegenomen in de realisatie. Dit was dusdanig belangrijk dat er geen definitieve livegangdatum vastgesteld is maar een streefdatum. Op basis van het succes in de trialgroep heeft het projectteam de livegangs datum vastgesteld. Op deze manier is er een volledig, op de gebruiker afgestemd, platform neergezet. 4

5 SAMENWERKEN ALS PARTNERS ETTU en Planon werken nu ongeveer een jaar samen. De keuze voor Debble en ETTU was snel gemaakt. Rogier: We hebben wel naar andere producten gekeken maar naast ETTU geen andere partijen uitgenodigd. We hadden veel vertrouwen in de oplossing van Debble en de samenwerking met ETTU. We hebben ETTU als partner gekozen en niet slechts als leverancier. Daarom was het gevoel wat we bij de aanpak, het product en de samenwerking hadden doorslaggevend. Omdat het om een partnership gaat is prijs voor ons minder belangrijk dan vertrouwen en elkaar begrijpen. Er ligt veel druk op onze afdeling en daarom verwachten we ook veel van onze partner. Ik vind het prettig dat een leverancier flexibel is en denkt in oplossingen. We hebben even aan elkaar moeten wennen maar nu hebben we elkaar gevonden en werken we goed samen. We hebben heel veel contact zodat we telkens samen kunnen kijken of we op de goede weg zitten. Hierdoor voldoet het resultaat nu geheel aan de verwachtingen. De eerste fase van InTouch staat. Nu gaan we samen verder met de doorontwikkeling van ons platform. TOEKOMST InTouch is gebouwd op basis van een framework en het faciliteert medewerkers in hun dagelijkse werk. Het moet nu uitgroeien tot dé plek waar medewerkers antwoorden op al hun vragen kunnen vinden. Rogier: Het doel voor de toekomst is het dusdanig flexibel inrichten dat we componenten heel snel kunnen toevoegen op basis van de behoefte vanuit de business. Op dit moment draait het platform om 3 componenten: klanten, collega s, en business. Mogelijk voegen we hier binnenkort de functie aan toe om samen te werken met externen. Met de basis die nu staat kunnen we ons snel aanpassen op gebruikersbehoeften die in de toekomst ontstaan. MEER INFORMATIE Meer weten over deze case of benieuwd naar de mogelijkheden? Bezoek dan onze website voor meer informatie of voor een demo van Debble. 5

6