HODES "SNELLER, MAKKELIJKER EN KOSTENBESPAREND"

Transcriptie

1 HODES "SNELLER, MAKKELIJKER EN KOSTENBESPAREND"

2 INHOUDSOPGAVE HET JUISTE GEREEDSCHAP DE UITDAGINGEN 3 5 IMPLEMENTATIE 7 11 OVER AFAS 2 HODES

3 DE UITDAGINGEN Controller Carlien Smit van Hodes Huisvesting was nauw betrokken bij de implementatie van de ERP-oplossing van AFAS. Bedrijven hebben hiermee ieder moment zicht op de financiële stand van zaken. Door het administratieve werk volledig te automatiseren worden kosten bespaard en is er sprake van een grotere efficiency. Smit: In de bouwsector zijn we een van de eersten die deze software implementeren. Als ik het zo becijfer, kunnen we alleen al op de administratie op jaarbasis een halve fte besparen. Hodes is aanbieder van toekomstgerichte huisvesting. In opdracht van gemeenten, woningcorporaties, onderwijs- en zorginstellingen, investeerders en particulieren bouwt het bedrijf flexibele, duurzame en betaalbare huisvesting. "WE KUNNEN ALLEEN AL OP DE ADMINISTRATIE OP JAARBASIS EEN HALVE FTE BESPAREN" 3 HODES

4 Smit: we richten ons op vier markten: Leren, Recreëren, Wonen en Zorg. Voor deze vier markten bieden we projectspecifieke oplossingen aan, maar we hebben ook eigen producten, zoals de Hodes Zorgkamer en de Hodes Miniwoning, die we hiervoor kunnen inzetten. FLEXIBELE HUISVESTING De huisvestingsoplossingen van Hodes bestaan uit modules en elementen die ze in korte tijd kunnen plaatsen en tijdens en na gebruik eenvoudig kunnen vergroten, verkleinen, hergebruiken, remonteren en recyclen. Smit: Denk hierbij aan zorgkamers die we bij mensen met een lichamelijke beperking koppelen aan hun woning en na de zorgperiode weer makkelijk weg kunnen halen. Of aan locatie voor onderwijsinstellingen die met het oog op steeds veranderende leerlingenaantallen behoefte hebben aan flexibele huisvesting. En in opdracht van het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers in Ter Apel hebben we in zes maanden tijd vierkante meter tijdelijke huisvesting voor asielzoekers en kantoren voor medewerkers van het COA gerealiseerd. Hodes maakt de huisvestingsoplossingen, die niet onder doen voor traditionele huisvestingsoplossingen, onder geconditioneerde omstandigheden in de fabriek. Inclusief het leidingwerk, de stopcontacten, de natte cel en de afwerking zoals vloeren en tegels. Zelf werkt Hodes met een klein, vast team. Installateurs, tegelzetters en andere vakkrachten worden als co-makers ingehuurd. 4 HODES

5 HET JUISTE GEREEDSCHAP Al die partijen die op verschillende momenten aan verschillende producten werken, is een flinke logistiek operatie en vergt een nauwgezette planning met een daarbij horende administratie. Een efficiënt automatiseringssysteem biedt dan uitkomst. Smit: Hodes was jarenlang onderdeel van een groter concern, maar sinds 1 januari 2017 dit jaar zijn we zelfstandig geworden. Zaken als loonverwerking, automatisering, het wagenpark werden eerder allemaal centraal geregeld. De overgang naar een zelfstandige organisatie was een mooi en natuurlijk moment om de automatisering opnieuw in te richten. In de zoektocht naar een nieuw automatiseringssysteem was voor Hodes de voorwaarde dat de projectadministratie flexibel kon worden ingericht. Met real-time beschikking over voortgangsinformatie en prognoses. Zo kwam Hodes terecht bij AFAS. 5 HODES

6 KEUZE VOOR EEN RELATIEF NIEUWE SPELER IN DE BOUWSECTOR Smit: We raakten enthousiast over hoe AFAS tegen zaken aankijkt en tel daarbij de flexibiliteit van het systeem op. Van AFAS gebruiken we nu het volledige ERP-pakket. Van Financieel, Payrolling tot HRM en Projecten. En ondanks dat AFAS een relatief nieuwe speler is in de bouwsector, hebben we het toch aangedurfd om niet te kiezen voor een maatwerkoplossing specifiek voor de bouwsector, maar juist voor standaardsoftware die we naar onze wensen en behoeften verder kunnen ontwikkelen. "VOORAL IN DE BOUW ZIJN DE UREN ALTIJD WEL EEN DINGETJE. IN PLAATS VAN PERIODIEK ACHTERAF TE RAPPORTEREN, KUNNEN WE NU GOED BIJSTUREN EN HEBBEN WE GRIP OP HET PROCES" 6 HODES

7 IMPLEMENTATIE Sinds augustus is het systeem live. Wat zijn de bevindingen? Financieel en Payrolling zijn volledig operationeel, maar de projectrapportages staat nog in de kinderschoenen. Dat komt mede door de keuzen om het pakket zo breed mogelijk in te zetten. Veel templates moeten nog worden doorontwikkeld" zegt Smit. Smit vervolgt: "we pakken dit samen met AFAS op zodat op een later moment er meer rapportages en dashboards komen die standaard voor de bouw geschikt zijn. Dit betreffen dan templates die betrekking hebben op de projecten. Bijvoorbeeld onderhanden werken, voortgangsresultaten. Het zit er nu wel in, maar voor een goede rapportage moeten we nog vrij veel zelf doen. Dit gaan we gezamenlijk standaardiseren. Het is super flexibel in te richten. GRIP OP HET PROCES Dit staat niet meer in relatie tot vroeger, vertelt Smit. Het werkt allemaal veel sneller zoals de prognoses voor de projecten en de urenbewaking. Voorheen werden de uren eens in de vier weken ingevoerd en verloond. We gaan er naartoe dat mensen dit dagelijks zelf in kunnen voeren. Als het is ingevoerd heb je met één druk op de knop een compleet, real-time overzicht. Vooral in de bouw zijn de uren altijd wel een dingetje. In plaats van periodiek achteraf de stand van zaken te rapporteren, kunnen we nu goed bijsturen en hebben we grip op het proces. 7 HODES

8 "WE HEBBEN NU 24-7 INZICHT IN DE PROCESSEN. DAT IS EEN GROOT VERSCHIL MET IEDERE MAAND DE GESCHIEDENIS SCHRIJVEN" 8 HODES

9 CRUCIALE INZICHTEN ONDERSTEUNING De implementatieperiode van een half jaar is nu voorbij. Dat was vrij intensief, schetst Smit. Voor Projecten en Financieel hadden we een vaste consultant. Dat hebben we voor Payrolling ook gedaan. We hebben nu een AFAS-expert ingehuurd die ons gaat helpen om verder te optimaliseren. Die komt het komende jaar een paar dagen in de maand hier zitten om de bedrijfsprocessen in het softwarepakket te krijgen. Denk aan de intake van een order of een calculatie. Dat wordt straks workflow gestuurd. "NAAST DE DIRECTE VOORDELEN VAN DIGITALISERING ZOALS EEN BESPARING OP ADMINISTRATIEF PERSONEEL EN PAPIER, LEVERT HET ONS OOK EEN GROTE WINST IN DE BEDRIJFSVOERING OP" 9 HODES

10 JAARVERLAG DIRECTIE VERSLAG De voordelen zijn vooralsnog enorm. Smit: Naast de directe voordelen van digitalisering zoals een besparing op administratief personeel en papier, levert het ons ook een grote winst in de bedrijfsvoering op. Je hebt weliswaar de kosten voor het inschakelen van consultants. Maar je investeert niet in het systeem zelf en je betaalt voor het pakket slechts op basis van gebruik INZICHT IN PROCESSEN Met het nieuwe systeem ziet Smit de toekomst met vertrouwen tegemoet. We hebben nu 24-7 inzicht in de processen. En dat is een groot verschil met iedere maand de geschiedenis schrijven. We zijn flexibeler en nu gaan we het systeem verfijnen. We hebben de afgelopen tijd een flinke aanwas van jonge mensen gekregen. We zien dit als een mooie uitdaging om gezamenlijk te optimaliseren. 10 HODES

11 OVER AFAS SOFTWARE AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim vierhonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen. 11 HODES

12 ZO KOM JE MET ONS IN CONTACT BEZOEKADRES Philipsstraat LC Leusden TELEFOONNUMMER