Provincie Fryslân ervaart dat 'zaakgericht' werken veel efficiënter en goedkoper kan zónder papier en mét SharePoint Server

Transcriptie

1 Provincie Fryslân ervaart dat 'zaakgericht' werken veel efficiënter en goedkoper kan zónder papier en mét SharePoint Server Organisatie De provincie Friesland wordt net als alle andere Nederlandse provincies bestuurd door de democratisch gekozen Provinciale Staten. De De rol van provinciale overheden verandert. Betere samenwerking met interne en externe partijen wordt steeds belangrijker. Om dit proces te ondersteunen heeft de provincie Friesland Microsoft Office 2010 én Microsoft SharePoint Server 2010 ingezet, hét middel om mensen, processen en gegevens bij elkaar te brengen. Gedeputeerde Staten vormen het dagelijks bestuur van de provincie. 43 Statenleden afkomstig uit 7 politieke partijen vertegenwoordigen de bevolking SITUATIE van Friesland. De Provinciale Staten controleren het dagelijks bestuur en geven voorwaarden mee voor het besturen van de provincie. De provincie heeft als missie om intensiever samen te werken met de diverse ketenpartners, dus met burgers, bedrijven en andere overheidsinstellingen in de provincie. Ook heeft de provincie zichzelf opgedragen om voor haar medewerkers een betere en efficiëntere omgeving voor samenwerken te creëren. Ruimtelijke ontwikkeling, subsidieverlening, plattelandsprojecten of internationale projecten, het zijn allemaal disciplines waar veel communicatie en documentuitwisseling tussen de medewerkers en ketenpartners plaatsvindt. Pieter Hoenderken, Operations Manager bij Provincie Friesland: We hadden een lappendeken van oplossingen voor het delen van documenten. Medewerkers gebruikten hiervoor webdiensten als Dropbox en File2share. Onze helpdesk werd overstelpt met vragen over het gebruik van deze webdiensten, terwijl we zelf ook vraagtekens zetten bij de beveiliging ervan." De provincie wilde van de lappendeken af en haar medewerkers één uniform platform bieden om het delen van informatie en de samenwerking te ondersteunen. Hoenderken: "Burgers en bedrijven mogen van de overheid verwachten dat die goed functioneert, vooral op het gebied van procesdocumentatie en het gebruik van elkaars documentatie. Alle informatie rond subsidieaanvragen bijvoorbeeld moet elektronisch bij elkaar worden gehouden en gekoppeld zijn aan de aanvrager. Met

2 Eisen - e- samenwerkplatform voor interne medewerkers en externe ketenpartners - digitaal archief - snel inzetbaar / korte time-to-market onze oude systemen was dat niet het geval." Over de archivering van de vele documentatie zegt Hoenderken: "Overheden hebben conform de Archiefwet te maken met een archiefinspectie die toezicht houdt op zaken als archivering en digitalisering. Vanuit die optiek dient een digitaal documentmanagementsysteem te voldoen aan kwaliteitsnormen zoals vastgelegd in NEN 2082." - compliant met wettelijke archiefbepalingen - lange termijnoplossing OPLOSSING Voordelen - efficiënter samenwerken met collega's en externen - gebruiksvriendelijk - tijd- en kostenbesparend - integratie met bestaande Office-applicaties - inzicht in projecten De directie van Provincie Friesland gaf in 2010 groen licht voor één uniform platform, om de gehele informatiehuishouding van de organisatie te digitaliseren. Enerzijds om te komen tot een efficiënt documentmanagementsysteem, dat ook toegankelijk is voor externe partners en voldoet aan NEN2082, anderzijds om alle informatie en documentatie intern beter te kunnen delen. Dit laatste hangt samen met officiële processen die bij de uitvoeringstaken van een provinciale overheid horen, zoals het proces van een subsidieaanvraag. Hoenderken: "De Provincie werkt 'zaakgericht', dus moet alle informatie per zaak geordend en digitaal beschikbaar zijn. "Ik ben ervan overtuigd dat SharePoint Server het enige juiste platform voor Provincies is. " Pieter Hoenderken - Operations Manager Provincie Friesland Over de zoektocht naar een passende oplossing zegt Hoenderken: Bij een keuze van deze orde is een gedegen voorbereiding cruciaal, niet alleen vanuit technisch oogpunt maar ook vanuit visie en doelstellingen van de organisatie. We voeren als provincie geen brede ICT-strategie en zijn sterk op het betrouwbare Microsoftplatform georiënteerd. Als er sprake is van nieuwe ICT-wensen kijken we dan ook altijd samen met ICT-partners als Infosupport, Leisure IT en Wortell naar de Microsoft-oplossingen. Belangrijk is dat de integratie met onze andere Microsoftapplicaties en projecten voor de lange termijn gewaarborgd is." Microsoft SharePoint Server 2010 bleek dé geschikte kandidaat. Op advies van haar ICT-partner heeft de provincie een gesprek met Microsoft aangevraagd om meer te weten te komen over Microsoft SharePoint Server. Pieter Hoenderken: We wilden een goed beeld krijgen van de roadmap van de SharePoint technologie, dus van de toekomstige functionaliteiten en het gebruik van deze applicatie op de lange termijn.

3 Producten - Microsoft SharePoint Server Microsoft Office 2010 "De roadmap overtuigde de provincie van de borging en stabiliteit van de SharePoint omgeving, alsmede van de eenvoud van implementatie en beheer," legt Hoenderken uit. "Met de herkenbare user interface van SharePoint scoort het pakket hoog qua gebruikersvriendelijkheid. Ook de integratie met onze andere Microsoft applicaties en de daarbij behorende maximalisatie van de functionaliteit draagt bij aan de voorkeur voor het Microsoft samenwerkplatform." UITROL In 2010 ging een pilot met Microsoft SharePoint Server 2010 van start. De pilot was van korte duur, maar succesvol. Direct daarop namelijk heeft de provincie de SharePoint oplossing volledig doorgevoerd. Hoenderken: "De time-to-market van de SharePoint oplossing is zeer kort, dat komt mede door de hoge mate van gebruiksvriendelijkheid." "Door de integratie met Office is onze SharePoint omgeving herkenbaar, gebruiksvriendelijk en omdat gebruikers snel inzicht hebben in de documenten die ze voor een bepaalde zaak nodig hebben enorm tijdbesparend." Pieter Hoenderken - Operations Manager De provincie maakt efficiënt gebruik van SharePoint, o.a. door via 'afdelingsites' en 'teamsites' samenwerkprojecten op te zetten. Hoenderken: "Al tijdens de pilot hebben we voor lopende projecten met veel belangrijke informatie intranetsites opgezet, zodat alle betrokkenen die informatie gemakkelijk konden delen en uitwisselen.' Hoenderken doelt onder meer op het internationale Interreg programma en het omvangrijke project Knooppunt Joure: "Voor dit omvangrijke project rond de doorstroming op de A6 en A7 maken we intensief gebruik van de teamsite functie van SharePoint." Provincie Friesland Hoenderken legt uit hoe gemakkelijk informatie en documenten in een SharePoint teamsite worden gedeeld: Elke teamsite heeft zijn eigen contentbeheerder, in principe is dat een van de teamleden. Hij of zij geeft de andere teamleden en

4 Meer informatie betrokkenen autorisaties, zodat zij informatie aan de teamsite kunnen toevoegen, wijzigen en/of raadplegen. De teamsitebeheerder beschikt ook over tools en mogelijkheden om de teamsite verder structuur te geven. Om dat zo gemakkelijk mogelijk te maken zijn deze tools en mogelijkheden vastgelegd in een template of 'sjabloon', dat door onze helpdesk wordt aangereikt." DOCUMENTMANAGEMENT Qua documentmanagement speelt de volledige integratie van SharePoint met de Microsoft Office applicaties een cruciale rol voor de provincie. Daarbij heeft de provincie veel steun gehad aan ICT partner Wortell. Luc Joziasse, commercieel directeur van Wortell: Samen met de Provincie Friesland hebben we voor de 360º plug-in gekozen. Deze plug-in werd ontwikkeld door het Noorse bedrijf Software Innovation en is speciaal bedoeld voor SharePoint. Wij van Wortell hebben de plugin vertaald en geschikt gemaakt voor de Nederlandse markt. De combinatie van SharePoint technologie met 360 geeft de provincie Fryslan de mogelijkheid om alle informatiestromen binnen haar organisatie aan te bieden binnen één portaal." Joziasse legt uit wat de 360º plug-in precies doet: In combinatie met de SharePoint technologie geeft 360 op meerdere manieren inzicht in alle beschikbare informatie. Zo ziet een gebruiker in één oogopslag welk departement, welke afdeling of welke sectie een bepaalde zaak in behandeling heeft en welke documenten bij die zaak horen." Luc Joziasse Commercieel directeur Wortell VOORDELEN 360º is een geïntegreerde oplossing en geen separate applicatie. Hoenderken: "360º is op elke werkplek beschikbaar als een extra functie in de Office-applicaties, net zoals Outlook. Dat is gemakkelijk voor ons beheer, maar wat veel belangrijker is: door de verwevenheid met Office is onze SharePoint omgeving herkenbaar, gebruiksvriendelijk en omdat gebruikers snel inzicht hebben in de documenten die ze voor een bepaalde zaak nodig hebben enorm tijdbesparend." Inmiddels telt het SharePoint platform zo n 1100 gebruikers, van wie 70% interne gebruikers. De nieuwe oplossing slaat goed aan, want in een periode van slechts een

5 "SharePoint is dé oplossing voor het vraagstuk waar veel overheidsorganisaties mee worstelen: zaakgericht werken in een bedrijfsproces met grote hoeveelheden - vaak wettelijk vereiste en officiële - documenten. Luc Joziasse Commercieel directeur Wortell paar maanden zijn voor alle lopende projecten tientallen teamsites opgezet, en voor elk nieuw project komt er nu automatisch een nieuwe bij. De gebruikers zijn veelal beleidsmedewerkers die aan infrastructurele projecten werken. Hoenderken: "Voor hen is het belangrijk dat zij informatie over dijken, (water)wegen, aquaducten e.d. op een gemakkelijke manier kunnen uitwisselen met architectenbureaus. De 'afdelingsites' en 'teamsites' zijn daarvoor een perfect medium. Iedereen die bij een bepaald project betrokken is en de juiste authorisatie heeft, heeft toegang tot die sites en vindt daar álle up-to-date informatie." Commissies doen voorstellen, statenleden vergaderen over deze voorstellen, vervolgens worden besluiten genomen en van dat alles worden verslagen gemaakt, dat is in kort bestek het bedrijfsproces van de provincie. Volgens Joziasse sluit de SharePoint-omgeving naadloos aan bij dit bedrijfsproces: "SharePoint is dé oplossing voor het vraagstuk waar veel overheidsorganisaties mee worstelen: zaakgericht werken in een bedrijfsproces met grote hoeveelheden vaak wettelijk vereiste en officiële - documenten." Documenten, die voortaan digitaal beschikbaar zijn. "Met 360º voldoet onze SharePoint-omgeving volledig aan de NEN 2082 norm," aldus Hoenderken: "Omdat we nu voldoen aan de eisen voor informatie- en archiefmanagementprogrammatuur, zal de provincie op termijn afscheid kunnen nemen van haar papieren archief." TOEKOMST De ontwikkelingen en toepassingsmogelijkheden rond de nieuwe SharePointomgeving van Provincie Fryslân gaan verder. Zo hebben de Provinciale Staten dit voorjaar voor het eerst papierloos vergaderd. Hoenderken: "Alle stukken waren draadloos te downloaden op een tabletcomputer, die de statenleden tot hun beschikking hadden. Dankzij de SharePoint-omgeving kunnen we deze eerste stap naar papierloos vergaderen maken. Dat levert een flinke besparing op, zowel qua papier- als logistieke kosten. Disclaimer De in dit voorbeeld genoemde oplossingen kunnen van toepassing zijn op andere bedrijven en instellingen. De resultaten zijn echter afhankelijk van diverse aspecten, die bij andere bedrijven en instellingen sterk kunnen verschillen met het hier beschreven voorbeeld. SP