Inspectie voor Werk en Inkomen versterkt Nieuwe Werken met Microsoft SharePoint Server

Transcriptie

1 Inspectie voor Werk en Inkomen versterkt Nieuwe Werken met Microsoft SharePoint Server Organisatie De Inspectie Werk en Inkomen (IWI) houdt onafhankelijk toezicht op de uitvoering van het beleid op het terrein van werk en inkomen. Deze uitvoering is enerzijds gericht op reïntegratie en arbeidsbemiddeling voor mensen die niet werken bijv. door arbeidsongeschikheid of werkloosheid en IWI vervangt haar oude Document Management Systeem door SharePoint Server en creëert daarmee een nieuwe digitale omgeving voor samenwerking, het delen van kennis en projectmatig werken. De medewerkers van IWI zijn enthousiast over de voordelen van deze nieuwe vorm van elektronisch werken, hoewel het in het begin wel even wennen was om op andere manier te werken. Ze hebben nu inzicht in de status van documenten én projecten, ze kunnen verbanden ontdekken tussen verschillende projecten en daardoor veel efficiënter werken. anderzijds op inkomensbescherming van degenen die geen inkomen uit werk (kunnen) verkrijgen. In haar rapportages oordeelt IWI over de kwaliteit SITUATIE van die uitvoering en draagt zij bij aan de kwaliteit van de regelgeving. IWI is onderdeel van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW). IWI is te karakteriseren als een organisatie van kenniswerkers, die op projectmatige wijze onderzoek doen. Er zijn 170 kenniswerkers, verdeeld over programmateams, die allemaal in projecten werken. De organisatie verwerkte in vorig jaar circa documenten. Het historisch archief - opgebouwd vanaf omvat totaal documenten. Zoals elke kennisorganisatie heeft ook IWI behoefte aan een goed functionerend Enterprise Content Management systeem. De verantwoordelijk projectleider Richard de Wit (Douma de Wit & Partners) over de oude situatie: "Het oude archiefsysteem DIV (Documentaire Informatie Verwerking) voldeed niet meer en was technisch gezien aan vervanging toe. Een ander bezwaar was het ontbreken van een gecentraliseerde opslag: sommige documenten stonden in DIV zelf, andere werden bewaard in het Postvak als bijlage van een , of waren ondergebracht in projectmappen, op het intranet, een USB-stick of zelfs op papier. Daarnaast werd het tien jaar oude systeem niet door iedereen gebruikt, maar alleen door DIV-medewerkers en managementassistenten." Kortom, het sloot niet aan bij de werkwijze van de kenniswerkers in het primaire proces.

2 Eisen - bedrijfsbreed en goed toegankelijk documentbeheersysteem - betere opbouw en deling van kennis - faciliteren van kennismanagement Voordelen Digitale werkwijze Opdrachtgever (en voorzitter van de stuurgroep) van het totale project is het hoofd van de afdeling Concern Control Eelco Huijsing. Hij stelde Richard de Wit aan als projectleider die samen met Microsoft Certified Partner Wortell aan de slag ging om een nieuw bedrijfsbreed documentbeheersysteem op te zetten. Eelco Huijsing: "Een goed document management systeem houdt rekening met wat medewerkers, vooral in het primaire proces, nodig hebben. Zij moeten zo snel mogelijk brieven, nota s, rapporten, memo s en andere documenten kunnen vinden en meteen kunnen zien wat de status daarvan is. Bijvoorbeeld of er nog wijzigingen in zijn aangebracht. Daarnaast vertegenwoordigen die stukken voor een belangrijk deel de in de organisatie opgebouwde kennis. - actuele stand van zaken in lopende projecten - kennis van projecten voor iedereen beschikbaar - snel terugvinden van informatie - relatief kleine doorlooptijd voor implementatie OPLOSSING Richard de Wit: Ruim twee jaar geleden ging de projectgroep op zoek naar een nieuw systeem voor archivering en documentbeheer. De keus viel in eerste instantie op Filenet P8. Gedurende de rit bleken de inrichtings- en beheerkosten van dit systeem hoog uit te vallen, terwijl er ook twijfels over de gebruiksvriendelijkheid rezen. Vervolgens is de projectgroep naar Microsoft SharePoint Server gaan kijken en werd een proeftuin opgezet. De proef viel goed uit en in juli 2008 kreeg Wortell van IWI de opdracht om op basis van SharePoint Server een systeem genaamd NEBO te bouwen: Nieuwe Elektronische Bestandsomgeving. De Wit: "De proef viel goed uit omdat alle vooraf gestelde eisen binnen zes weken in de praktijk uitvoerbaar bleken. Die eisen waren o.a.: een persoonlijk profiel ( mijn IWI ), versiebeheer, koppelen van documenten en de mogelijkheid van 'full text' zoeken. Wat in de proefperiode zeker meegeholpen heeft was de fijne gebruikersinterface! Ontwikkeling en uitrol Om NEBO te bouwen heeft IWI gebruik gemaakt van standaard SharePoint functionaliteiten, aangevuld met maatwerkcomponenten. Wortell zorgde voor de technische uitvoering en de Wit - samen met plaatsvervangend projectleider Ingrid Hoven - voor het projectmanagement en voor het creëren van het

3 Producten - Microsoft SharePoint Server benodigde draagvlak onder de IWI medewerkers. Samen met Eelco Huijsing werd een veranderstrategie bedacht en uitgevoerd. Rijksinstituten die met de Archiefwet te maken hebben, kunnen bij het Rijksarchief (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen) een 'verklaring van substitutie' aanvragen. Hiermee verleent het Rijksarchief in feite toestemming aan IWI om verder te gaan met een digitaal archief in plaats van een papieren. Een NEN 2082 certificering speelt daarbij een belangrijke rol. "Zo'n kwaliteitscertificaat is altijd een pré, maar dit proces loopt nog," aldus Huijsing. "Met SharePoint Server hebben we als het ware een digitale samenwerkingsruimte gebouwd. Projectleider en -leden kunnen altijd de laatste stand van zaken van een document én van een project raadplegen. Waar ons oude systeem alleen op documentniveau registreerde, voorziet SharePoint ook in samenhang van informatie op projectniveau." Richard de Wit, projectleider SharePointimplementatie bij IWI Het ontstane Document Management Systeem is een volwaardige documentbeheeroplossing die volledig vanuit project- en dossiergeoriënteerd werken functioneert. De Wit: Bij de implementatie heeft de projectgroep ervoor gekozen om de nieuwe digitale werkwijze centraal te stellen. De inspectiemedewerkers werken in teamverband aan een concrete projectopdracht. Hierbij moet worden samengewerkt, kennis gedeeld en is het opbouwen en kunnen ontsluiten van actuele dossiers essentieel. In de oude situatie was dat moeilijk, omdat de informatie versnipperd lag opgeslagen, maar het nieuwe systeem moest naadloos aansluiten bij de nieuwe manier van werken. Dat wil zeggen dat samenwerken, kennis opbouwen en delen en het geordend opslaan van documenten de standaard is, aldus de Wit. Met de SharePoint-omgeving is IWI overgegaan van diverse afzonderlijke bronnen naar één centraal platform. Nieuwe documenten worden opgesteld vanuit sjablonen in Word, die meteen hun plekje krijgen in de SharePoint omgeving. De Wit: "Daar zijn ze vlot terug te vinden, iedereen kan de digitale dossiers gebruiken en kennis delen. We beschikken met SharePoint over één centraal platform. Het is als het ware 'het geheugen van de organisatie' geworden." Duidelijk moet wel zijn dat het daadwerkelijk gebruik van dit platform de kritieke succesfactor is. Hiertoe vindt intensieve ondersteuning op de werkplek plaats en heeft de implementatie alle aandacht van het management. Projectmatig en programmatisch werken Eelco Huijsing: "De Inspectie Werk en Inkomen heeft al een jarenlange traditie van projectmatig werken. En het adagium was altijd: zoveel mogelijk delen van kennis en documenten. Maar we konden nog meer synergie bereiken door behalve

4 Meer informatie projectmatig ook meer programmatisch te gaan werken door meer samenhang tussen de individuele projecten te ontdekken en verbanden te leggen." Huijsing geeft een voorbeeld: "Bij een onderwerp zoals re-integratie kunnen tegelijkertijd meerdere IWI projecten uitstaan, elk met een eigen onderzoeksvraag. In dat licht gezien is het noodzakelijk dat de onderzoekers zicht hebben op elkaars documenten, zodat de onderzoeksrapporten op bepaalde onderdelen niet haaks op elkaar staan, reeds beschikbare informatie nog eens wordt verzameld en er een logische samenhang tussen alle onderzoeken te herkennen valt." VOORDELEN IWI is zeer tevreden over de nieuwe omgeving en het Nieuwe Werken. Richard de Wit: De nieuwe SharePoint omgeving is een enorme verbetering. Er is gemakkelijk in te werken, dossiers zijn eenvoudig te ontsluiten, documenten zijn snel te vinden. Een ander voordeel is dat de SharePoint-omgeving niet alleen een archiefsysteem is, maar ook een systeem voor documentbeheer. De geschiedenis van een nota, rapport of ander document is beter te volgen dan in DIV, het oude systeem." Over het samenwerken zegt De Wit: "Iedereen die gerechtigd is een document te wijzigen, haalt de laatste versie op, brengt zijn wijzigingen aan en slaat het weer op. Het traject naar de uiteindelijke versie en wat er met eventuele vorige versies is gebeurd is nu eenvoudig na te gaan. Volgens Richard de Wit vinden de medewerkers die al ervaring hebben opgedaan met het nieuwe systeem dat SharePoint goed aansluit bij de nieuwe wijze van werken van IWI: programmatisch en projectmatig. "Er is als het ware sprake van een digitale samenwerkingsruimte. Projectleider en -leden kunnen altijd de laatste stand van zaken van een document én van een project raadplegen. Waar DIV alleen op documentniveau registreerde, voorziet SharePoint ook in registratie op projectniveau." Personalisatie "Als je kennis wilt delen en kennismanagement wilt faciliteren, dan is SharePoint

5 We kunnen meer synergie bereiken als we behalve projectmatig ook meer programmatisch gaan werken en meer samenhang tussen de individuele projecten ontdekken en verbanden leggen. De SharePoint Server omgeving maakt dat mogelijk." Eelco Huijsing, afdeling Concern Control van IWI een prima optie. Het faciliteert een werkomgeving voor de hele organisatie, terwijl het toch is toegesneden op de individuele gebruiker. De gebruiker komt binnen op een eigen, persoonlijke intranetpagina met kopjes als Mijn dossiers en Mijn taken. De gebruiker kan de documenten zelf rubriceren en een persoonlijk of projectgroep archief opbouwen. Hij of zij kan mappen maken en heeft zo invloed op de samenstelling van het eigen elektronische archief. In het nieuwe systeem kun je alles - dus bijvoorbeeld ook teksten - snel op de juiste plaats opbergen en terugvinden. Daar zit een flinke tijd- en efficiencywinst." Voor een goed functionerend DMS-systeem is het van belang dat iedereen de informatie op precies dezelfde manier opslaat. SharePoint geeft daarbij houvast, omdat aan elk project een status wordt gekoppeld, bijvoorbeeld voortraject, uitvoering, natraject, controle etc. Bij DIV was zoiets ook mogelijk, maar omdat het vrijblijvend was, werd er nauwelijks gebruik van gemaakt. De houvast die SharePoint biedt is een groot voordeel, want daarmee kun je interne procedures rond projectmatig werken standaardiseren, waardoor de kans op (procedure)fouten tot een absoluut minimum wordt beperkt. TOEKOMST De bij IWI geïmplementeerde Microsoft SharePoint Server omgeving dient niet alleen als platform voor een Document Management Systeem. Het biedt ook de mogelijkheid om op een andere manier in projecten samen te werken en meer processen te ondersteunen. De Wit: "We zien dat ook andere onderdelen van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid aanhaken op de verbeterde werkwijze en de nieuwe SharePoint omgeving van IWI. Zo gaat ook de Arbeidsinspectie over naar een SharePoint-omgeving en start de Arbeidsinspectie binnenkort een project waarin wordt verkend hoe Microsoft SharePoint Server kan worden geïntegreerd met de primaire procesapplicaties van de inspectiedienst. Ook hier is de doelstelling het delen van documenten en - in de toekomst - het inrichten van een kennisportaal. Disclaimer De in dit voorbeeld genoemde oplossingen kunnen van toepassing zijn op andere bedrijven en instellingen. De resultaten zijn echter afhankelijk van diverse aspecten, die bij andere bedrijven en instellingen sterk kunnen verschillen met het hier beschreven voorbeeld. SP