KlantVenster. Verhuurmutatie. Digitale afhandeling huuropzeggingen efficiënt, flexibel en in control LAAT ICT VOOR U WERKEN!

Transcriptie

1 KlantVenster Verhuurmutatie Digitale afhandeling huuropzeggingen efficiënt, flexibel en in control Verhuurmutatie betekent voor u: Papierloos verhuurmutatieproces van de huuropzegging tot en met de contractvorming Proactieve, efficiënte en gerichte communicatie richting klant, partner en medewerker door integratie met uw informatiesystemen Uniforme afhandeling van klantvragen en meldingen Documenten en formulieren raadplegen, muteren en toevoegen op mobiele devices Inzicht in status, doorlooptijden en eventuele knelpunten in het proces Beschikking hebben over de juiste managementen stuurinformatie Een flexibele en open oplossing LAAT ICT VOOR U WERKEN!

2 Digitaal werkproces Papierloos en transparant werken De druk voor organisaties om accuraat, transparant en klantgericht te werken neemt toe als gevolg van maatschappelijke veranderingen. Klanten en partners verwachten 24 uur per dag online betrouwbare informatie te kunnen vinden en proactief geïnformeerd te worden bij belangrijke veranderingen. D Visie op een digitaliseren klant- en werkprocessen Uit oogpunt van effectiviteit en efficiency, waarbij klantprocessen verder geautomatiseerd worden, is het digitaal afhandelen van klantaanvragen steeds belangrijker. Het inzetten van een workflowsysteem speelt daarbij een belangrijke rol. Het digitaliseren van het verhuurmutatieproces als één van de belangrijkste klantprocessen, iensten en producten moeten digitaal aangevraagd kunnen is daarvan een mooi voorbeeld. De workflow-oplossingen van worden, evenals het inzien van de status van lopende aanvragen, Techxx zijn gebaseerd op de volgende uitgangspunten: mutaties, afrekeningen, contracten, etc. Het waarmaken van dit verwachtingspatroon vraagt om een geïntegreerde oplossing, waarin flexibele routering, afhankelijk van ingegeven kenmerken; werkprocessen, medewerkers en IT-oplossingen één geheel vormen. koppelingen met andere informatiesystemen om het Concreter gezegd: alle betrokkenen moeten beschikken over betrouwbare informatie die overzichtelijk en op maat wordt aangeboden. werkproces automatisch te starten en gegevens uit te wisselen; sturing van (de medewerkers in) het proces; vastlegging van normen v.w.b. doorlooptijd om te kunnen sturen Voor een gedigitaliseerd verhuurmutatieproces biedt Techxx KlantVenster op doorlooptijd. Verhuurmutatie op het Microsoft SharePoint platform. Een papierloos verhuurmutatieproces van de huuropzegging t/m de contractvorming, ontwikkeld in samenwerking met andere woningcorporaties. DIGITALE DOSSIERS Mijn organisatie steeds dichterbij Verhuurmutatieproces. Standaard maar toch aanpasbaar aan uw eigen werkwijze. Workflow Management voor het verhuurmutatieproces Techxx biedt met haar KlantVenster-platform standaardoplossingen Dashboard Verhuurmutatieproces. Gepersonaliseerd activiteitenoverzicht inclusief status van dossiers. biedt u standaard het volgende: aan woningcorporaties. De oplossingen leveren direct een bijdrage aan het verbeteren van uw digitale dienstverlening. Ter ondersteuning Koppeling met huuropzegging aan het verhuurmutatieproces, heeft Techxx op basis van het Digitaal ontvangen huuropzeggingen leiden Microsoft SharePoint-platform bouwstenen ontwikkeld waarmee het direct tot het starten van de workflow op proces vanaf de huuropzegging tot en met de contractvorming geheel basis van de door de huurder ingevulde papierloos verloopt. gegevens. Huuropzeggingen die per post De belangrijkste onderdelen bij het samenstellen van een digitaal binnenkomen, worden na registratie direct werkproces zijn: gestart in de workflow. De doorlooptijd handmatige of automatische invoer van gegevens (brief, KCC, wordt vanaf de eerste dag beperkt. website/klantportaal); uitwisseling van gegevens met aanwezige bronsystemen; Uniforme taakafhandeling dynamische workflow, waarbij de route wordt bepaald door de Op basis van uw eigen werkproces vindt de kenmerken van de huuropzegging; Altijd en overal inzicht in juiste en actuele informatie. taakafhandeling plaats via Outlook-taken. gebruik van taken en attendering; Specifieke informatie over de uit te voeren werkinstructie voor betrokkenen; werkzaamheden, is binnen de Outlook-taak controlelijsten/overzichten die opgevraagd kunnen worden om de beschikbaar voor de medewerker. status van aanvragen te kunnen bekijken en te analyseren

3 De implementatie van een workflowsysteem ter ondersteuning van Relatie met Dossiergericht Werken Voor het afhandelen van een of meerdere werkzaamheden, kan vanuit een taak direct worden doorgeklikt naar achterliggende bronsystemen zoals het primaire systeem en het Document Management Systeem, waarin het dossier wordt bijgehouden. Eén integraal klantbeeld Proactieve attendering werk- en klantprocessen, wordt in de visie van Techxx steeds meer een optimalisatie tussen een gedetailleerd workflowproces en het afhandelen van aanvragen en/of meldingen ondersteund door een dossier/zaak. In KlantVenster E-Archief, het Document Management Systeem van Techxx, is het mogelijk om handmatig dan wel geautomatiseerd dossiers Tijdens het proces worden betrokkenen geïnformeerd over aan te maken op basis van een binnengekomen melding of aanvraag. bijzonderheden of afwijkingen binnen het proces. Zo wordt een In dit dossier zijn alle relevante contactmomenten, documenten en verschuiving van einddatum huurder direct gecommuniceerd activiteiten overzichtelijk weergegeven. Door gedigitaliseerde workflows naar de eigen medewerkers. Ook de aannemer krijgt hiervan te koppelen aan dossiers, ontstaat een krachtig instrumentarium voor bericht als mutatiewerkzaamheden uitgevoerd moeten het afhandelen van aanvragen/meldingen volgens het Zaakgericht of worden. Dit zorgt voor een efficiënt werkproces en maakt het het Dossiergericht Werken. mogelijk om direct de planning aan te passen. Dossiergericht Werken. Integratie met uw bestaande informatiesystemen zoals het DMS, biedt een krachtig instrument voor Zaakgericht en Dossiergericht Werken. Klantdossiers. Status van lopende dossiers direct in beeld. Rapportages. Signalering van knelpunten in het proces op basis van de hoeveelheid werk per team. Persoonlijk dashboard Het startscherm van het systeem vormt een dashboard voor iedere Alle relevante informatie samengebracht medewerker of team. Het dashboard bevat onder andere: links naar de belangrijkste onderdelen binnen de applicatie, zoals de dossiers (gearchiveerd en openstaand) en dossierhistorie op basis van uitgevoerde activiteiten; een gepersonaliseerd overzicht van openstaande dossiers en rapportages. Rapportages Binnen de applicatie zijn diverse overzichten en rapportages beschikbaar. De overzichten en rapportages geven inzicht in het onder handen werk, maar maken ook een analyse van afgehandelde dossiers mogelijk. Knelpunten zijn daardoor direct inzichtelijk te maken. Voorbeelden zijn o.a.: De oplossingen van Techxx integreren met alle primaire systemen. openstaande taken per team, per processtap, per strategie (huren, kopen, slopen); is ontwikkeld op het Microsoft SharePoint Platform. Naast het optimaal kunnen communiceren en samenwerken met medewerkers, klanten en partners, biedt dit krachtige platform de mogelijkheid om gegevens met uw bestaande informatiesystemen uit te wisselen. Dit gebeurt op basis van real time-koppelingen (veelal web services). Concreet betekent dit dat gegevens uit uw informatiesystemen worden getoond en indien van toepassing kunnen worden aangepast. Deze werkwijze heeft een aantal voordelen: extra handelingen voor de gebruiker worden voorkomen (bijvoorbeeld het openen van het bronsysteem); gegevens worden op één plaats (in het bronsysteem) opgeslagen, waardoor mogelijke fouten worden voorkomen; in elke taak zijn relevante gegevens direct inzichtelijk. taken; nieuwe huuropzeggingen per dag. Integratie met uw systemen Taakopbouw. Uniforme taken voor al uw processen met directe links naar uw bronsystemen. openstaande dossiers per team/per processtap

4 TRANSPARANT WERKRPOCES Effectieve betrokken medewerkers De voordelen van SharePoint 2013 Werkzaamheden uitvoeren wordt gemakkelijker gemaakt met de grote hoeveelheid aan vernieuwde functionaliteit. Uniforme User Interface Om aan te sluiten bij de recente lancering van Windows 8 heeft het uiterlijk een moderne userinterface gekregen die ook optimaal is voor het gebruik van mobiele apparaten middels responsive design en SharePoint Apps. Krachtige zoekfunctie Zoekresultaten zijn relevanter en kunnen flexibel worden afgestemd op gebruiksscenario s. Verhuurmutatieproces Uniform en eenduidig De stappen binnen het verhuurmutatieproces verlopen veelal bij elke woningcorporatie hetzelfde. De vertaling naar de eigen organisatie, het eigen beleid en de aanwezige informatiesystemen kan echter verschillen. Om hierop aan te sluiten is een flexibel en open systeem noodzakelijk. betekent: De laatste versie van documenten zijn direct beschikbaar voor alle medewerkers en klanten. Zoeken naar documenten/informatie wordt geminimaliseerd. Alle relevante informatie is direct op één plek in één dossier beschikbaar, zodat geen vergissingen/fouten worden gemaakt. Onderlinge communicatie voor overdracht tussen de processtappen is niet nodig. Opmerkingen zijn meegenomen in de taak en zijn direct zichtbaar. Doorlooptijden worden verkort doordat iedereen proactief wordt geïnformeerd. Mogelijke fouten worden geminimaliseerd. Alle informatie, ook opmerkingen en bijzonderheden, is vastgelegd en beschikbaar in volgende stappen. Knelpunten in het proces of overschrijding van doorlooptijd wordt gesignaleerd en zijn voor het management real-time inzichtelijk. Hierdoor kan tijdig worden bijgestuurd. Documenten worden na archivering automatisch verstuurd. Informeren van betrokkenen bij belangrijke wijzigingen. Workflow faciliteert een eenduidige werkwijze. De kwaliteit van de dienstverlening wordt verhoogd en verbeterd. De kans op faalkosten wordt verminderd. SharePoint 2013 Met meer dan 130 miljoen gebruikers wereldwijd is Microsoft SharePoint één van de best verkochte zakelijke Microsoft producten. Techxx realiseert sinds 2001 oplossingen op het Microsoft SharePoint platform. Het biedt een uitstekend platform voor allerlei oplossingen zoals intranet, Document Management, Workflow, Business Intelligence, kennisbank en aannemers- en huurdersportalen. Met de komst van SharePoint 2013 zijn de gebruiksmogelijkheden verder uitgebreid. Microsoft heeft sterk ingespeeld op de gebruikerservaring, het versimpelen van toegang tot informatie en het aanbieden van de beste tools om samen te werken en informatie te delen, zowel intern als met externen. Microsoft SharePoint Online is beschikbaar op SharePoint on premise en op SharePoint Online. SharePoint Online beschikt over de krachtige functionaliteit van SharePoint op het Office 365 platform zonder de bijbehorende overhead voor uw eigen beheer van de infrastructuur. Verbeterde gebruikservaring Documenten eenvoudig vanaf het bureaublad naar SharePoint slepen om het document snel en eenvoudig te delen, behoort nu tot één van de vernieuwde functionaliteit. Eenvoudig kennisdelen Vanuit SharePoint 2013 deelt u met een enkele klik documenten met uw collega s en externen. Met de nieuwe social media features kunt u eenvoudig documenten, collega s en zelfs sites volgen. Net als in Facebook zijn statusupdates van collega s zichtbaar en kunt u activiteiten Liken. Integratie met Microsoft Office Binnen de vertrouwde Microsoft interface met directe verbindingen naar de Microsoft Office producten, kunnen gebruikers beter, sneller en slimmer werken. Versiebeheer en gelijktijdig samenwerken aan documenten was nog nooit zo eenvoudig

5 DIGITAAL VERHUURMUTATIEPROCES Kortom... Techxx beschikt over jarenlange ervaring met het ontwerpen, ontwikkelen en onderhouden van oplossingen op het Microsoft SharePoint platform. digitaliseert het verhuurmutatieproces van de huuropzegging tot en met de contractvorming. Het werkproces is efficënt en is flexibel in te richten naar de werkwijze van uw organisatie. Met bent u snel operationeel. U heeft vanaf dag één inzicht in status, doorlooptijden en eventuele knelpunten in het proces. U krijgt beschikking over de juiste management- en stuurinformatie en brengt u in control. Het is een open oplossing en integreerbaar met uw informatiesystemeen, waardoor proactieve, efficiënte en gerichte communicatie richting klant, partner en medewerker wordt gerealiseerd. Over Techxx... Techxx staat al ruim 18 jaar garant voor stabiliteit, betrouwbaarheid en innovatie in ICT. Onze oplossingen ondersteunen Communicatie, Samenwerking en Kennisdeling. Techxx biedt met de KlantVenstersuite, gebaseerd op Microsoft SharePoint, oplossingen voor Klant Contact Center, Document Management, Enterprise Content Management, Relatiebeheer, Workflow en Portalen. Het samenbrengen van alle communicatie biedt u een betrouwbaar klantbeeld voor goede en efficiënte dienstverlening. LAAT ICT VOOR U WERKEN! Siriusdreef WT Hoofddorp Tel.: Fax: info@techxx.nl