The Alwaysbemobile Company realiseert complete ketenintegratie met Microsoft Dynamics AX

Transcriptie

1 The Alwaysbemobile Company realiseert complete ketenintegratie met Microsoft Dynamics AX Organisatie The Alwaysbemobile Company ontwikkelt retailformules voor de aftersales markt van voertuigen zoals auto's, bestelbussen, trucks, landbouwmachines, grondverzetwerktuigen en industriële voertuigen. Voor al deze marktsegmenten en doelgroepen worden aparte labels op de markt gebracht op het gebied van bandenservice, onderhoud, glas en schadeherstel. Het doel hierbij is de bestuurders van de voertuigen altijd mobiel te houden. The Alwaysbemobile Company is ontstaan uit Profile Tyrecenter, de eerste coöperatieve specialist en tevens marktleider op het gebied van banden en velgen in Europa. The Alwaysbemobile Company is de pionier in de automotivebranche die ICT inzet als strategisch middel voor de volledige ketenintegratie van leverancier tot klant. Het hoofdkantoor en franchisenemers in diverse retailformules vormen samen een succesvol businessmodel dat haar omzet in een paar jaar tijd met een factor 100 deed groeien! De invoering van een Microsoft Dynamics AX platform versnelde de bedrijfsprocessen en faciliteerde deze grote groei. SITUATIE Sinds de liberalisering in de autobranche is het niet meer noodzakelijk dat het onderhoud plaatsvindt op het adres waar het voertuig is gekocht. De klant kiest zelf waar hij zijn auto wil laten onderhouden. The Alwaysbemobile Company speelt hierop in en biedt de klant in dit nieuwe tijdperk van onafhankelijk onderhoud steeds meer keuzemogelijkheden. The Alwaysbemobile Company gelooft in de kracht van Excellente Service & Excellente Systemen. De pionier wil marktleider zijn in de banden- en onderhoudsmarkt in alle segmenten. Het complete aanbod van onafhankelijk onderhoud voor zowel particuliere als zakelijke weggebruiker is uniek. Deze focus op de kernactiviteit, het onderhouden van personen- en bedrijfsvoertuigen, biedt voordelen voor de kwaliteit-, service- en prijsbewuste consument en fleetowner. Formules die bij The Alwaysbemobile Company horen zijn onder andere: Profile Tyrecenter, Autoglaz, AH Autoschadeherstel en 1,2,3/// AutoService. The Alwaysbemobile Company en de ruim 200 deelnemende retailorganisaties vormen een zogenoemde 'soft franchising structuur'. Hierbij is iedere franchisenemer eigen ondernemer met een ruime vrijheid binnen de formule.

2 Eisen - geïntegreerde ERP-applicatie voor hoofdkantoor en franchisenemers - complete ketenintegratie - centrale inkoop, decentrale verkoop - bron van informatie voor maken van gunstige prijsafspraken met leveranciers - eenvoudig in te richten naar eigen businessmodel - weinig maatwerk UITDAGING Om de bedrijfsprocessen bij alle organisaties binnen The Alwaysbemobile Company optimaal te ondersteunen, was het bedrijf op zoek naar een passende IT-oplossing. Projectleider Peter van de Brink: "Er was behoefte aan een ERP-platform dat voorziet in één centrale inkoop en administratie door ons hoofdkantoor én een decentrale verkoop door onze franchisers van banden, schade, onderhoud, glas et cetera. Niet alleen verlichten we daarmee de administratieve druk bij onze franchisers, de centralisatie geeft ons ook beter inzicht in de verkopen. Daarnaast kunnen we betere condities bedingen bij de leveranciers. Voordelen - verlaging van administratieve werkdruk bij franchisenemers - boekhouding altijd op orde - businessprocessen worden versneld - web gebaseerde ERP-omgeving Peter van de Brink: Toen we deze business case twee jaar geleden opstartten, leek het een hele uitdaging om die twee onderdelen in één integrale ERP-oplossing te vatten. Enerzijds vanwege onze diversiteit aan formules, anderzijds omdat we onze financiële administratie centraal wilden koppelen met alle individuele financiële administraties van de franchisenemers. Daar komt nog bij dat onze franchisenemers heel verschillend zijn in soort en omvang. Het ene bedrijf is niet veel groter dan een klantenbalie met een kleine administratie, terwijl andere ondernemers van Profile Tyrecenter vijftien vestigingen in de regio hebben met gemiddeld vijf man op elke vestiging. Daarnaast neemt de diversiteit aan producten nog verder toe, omdat we steeds meer producten rondom mobiliteit leveren, waaronder zelfs de aan- en verkoop van auto's. Dat stelt de nodige eisen aan de IT-applicaties." Van de Brink geeft een voorbeeld van de complexiteit die met de ERP-applicatie ondervangen moet worden: "Of de klant nu een Vredestein, Goodyear of Michelin band wil, onze bandenretailers kunnen elke band leveren. Ook banden voor grondverzetmachines à euro per stuk zijn bij sommigen van onze retailers op voorraad. Via het ERP-platform dat we onze retailers willen aanbieden, moeten zij heel gemakkelijk en snel elke band voor de klant kunnen bestellen. Dat betekent dat het ERP-platform toegang moet bieden tot een database waarin álle artikelen van álle fabrikanten zijn opgenomen. Dezelfde oplossing willen we beschikbaar stellen aan de ondernemers van Autoglaz, dus moet er ook ruimte zijn voor een enorm grote database met daarin alle ruiten van de diverse automerken."

3 Producten - Microsoft Dynamics AX Microsoft SQL server "Microsoft Dynamics AX verlicht de administratieve last voor de ondernemer. Hij hoeft zelf niets meer in te voeren, hooguit gegevens te accorderen. Dat heeft een positieve invloed op de kostenstructuur en efficiency." Erik van Mook - Corporate ICT Manager The Alwaysbemobile Company OPLOSSING Twee jaar geleden is The Alwaysbemobile Company samen met Microsoft Certified Partner Edan begonnen met het opstellen van een functionele beschrijving van het ERP-platform. Erik van Mook, Corporate ICT Manager: "Voor deze functionele beschrijving hebben we met een key-user groep alle processen heel gedetailleerd in kaart gebracht. Van het plaatsen van een inkooporder tot en met het aanmaken van de werkorder en de afhandeling aan de klantenbalie." Van den Brink geeft een voorbeeld van een proces: "Onze klanten zijn in principe klant van de franchisenemers. Grote leasemaatschappijen en fleetowners daarentegen zijn klanten van het hoofdkantoor. Toch verwisselen wij hier geen banden, dat werk wordt uiteindelijk bij een vestiging van Profile Tyrecenter uitgevoerd. De leaserijder meldt zich bij de dichtstbijzijnde vestiging van Profile Tyrecenter. Op basis van het kenteken dienen zij de aanvraag in bij de juiste leasemaatschappij. Vervolgens moet er een bevestiging terugkomen met de goedkeuring om het werk uit te voeren. De bijbehorende factuurafhandeling tussen hoofdkantoor, klant en uitvoerende organisatie dient volledig geautomatiseerd via het ERP-systeem te verlopen." Van den Brink: "We hebben gekozen voor Microsoft Dynamics AX Allereerst omdat de gebruikersinterface van Dynamics AX net zo werkt als Microsoft Office en dat maakt het gebruiksvriendelijk voor onze franchisenemers." Maar er zijn meer redenen waarom The Alwaysbemobile Company heeft gekozen voor het Microsoft platform. Erik van Mook: "Omdat wij een aantal grote databases nodig hebben, denk je meteen aan Microsoft SQL Server, dat op zijn beurt naadloos aansluit bij Microsoft Dynamics AX 2009." Van den Brink: "Bovendien kun je Dynamics AX zó inrichten dat het volledig bij de organisatie past. Dat kost natuurlijk wel de nodige inspanning, maar je hebt dan wel een oplossing die de voordelen biedt, waar je naar op zoek bent." Na het ontwikkelwerk, dat The Alwaysbemobile Company deed in samenwerking met Edan, is afgelopen voorjaar de eerste pilot gedraaid. Erik van Mook: "Het zijn in feite twee applicaties geworden, beiden gebaseerd op Microsoft Dynamics AX. De eerste is voor het hoofdkantoor van The Alwaysbemobile Company, de tweede applicatie is voor de franchisenemer zelf en zijn 'operations'."

4 Meer informatie UITROL - Microsoft The Alwaysbemobile Company heeft haar nieuwe ERP-platform 'Autodynamx' gedoopt. Op dit moment werkt de organisatie aan de uitrol van het pakket, dat al een groot deel van alle functionaliteiten voor de formules van The Alwaysbemobile Company in zich heeft. Dit softwarepakket wordt gratis aangeboden aan alle franchisenemers en 'verbindt' alle franchisenemers met de organisatie. Luc van Bussel, CEO van The Alwaysbemobile Company: "We hebben ervaren dat er standaard al heel veel functionaliteit in Dynamics AX zit en dat het heel goed is in te richten naar onze specifieke businessmodellen. Met eenvoudige programmainstellingen en beperkt maatwerk kun je heel ver komen. Voor wat je dan nog mist, kun je gemakkelijk linken naar.net applicaties." "De kracht van Microsoft Dynamics is dat het businessprocessen versnelt en ook de boekhouding doet. Het is heel goed in te richten naar specifieke businessmodellen." Van den Brink: "Autodynamx stelt ons in staat onze franchiseformules vorm te geven en te beheren. Zo hebben we voor het beheer van de bandendatabase een speciale afdeling Datamaintenance opgezet. Zij zijn onder andere verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de bandendatabase: typen, soorten, merken en vooral de bijbehorende prijzen en verkoopaantallen. De omzetinformatie die in de SQLdatabases ligt opgeslagen, stelt The Alwaysbemobile Company in staat om centraal gunstige prijsafspraken te maken met de grote leveranciers. Ook de inkoop voor de franchisenemers wordt vanuit het hoofdkantoor geregeld. Zo kunnen zij profiteren van betalingskortingen en bonussen die wij met de leveranciers afspreken. Die kortingen en bonussen vinden zij gespecificeerd terug op de factuur die The Alwaysbemobile Company aan de aangesloten franchisenemers stuurt." Luc van Bussel CEO The Alwaysbemobile Company VOORDELEN Voor de franchisenemers is de Dynamics AX applicatie bereikbaar via Peter van den Brink vertelt hoe deze site in de dagelijkse praktijk werkt: "Op kunnen onze franchiseondernemers onderdelen bestellen. De order wordt bevestigd en in het Dynamics systeem van de ondernemer geboekt. Tegelijkertijd gaat er een signaal naar de leverancier om de order te leveren. Zodra de levering plaatsvindt, gaat er een elektronische pakbon naar de franchiser. Door de

5 "Met Autodynamx zijn we in staat onze franchiseformules vorm te geven en te beheren. " Peter van den Brink - Projectleider bij The Alwaysbemobile Company koppeling van het Dynamics AX systeem van The Alwaysbemobile Company met dat van de ondernemer, weten we op het hoofdkantoor dat er iets besteld en vervolgens daadwerkelijk geleverd is. Daarnaast komt de factuur van de leverancier bij ons terecht. Die factuur wordt vergeleken met de pakbon en de bestelling. De twee Dynamics AX omgevingen gaan als het ware met elkaar praten. Bij een correcte match van de gegevens betalen we de factuur. De ondernemer ontvangt van ons vervolgens de elektronische factuur in zijn systeem. Belangrijk in dit hele traject is dat op de werkvloer nauwelijks administratieve handelingen verricht hoeven te worden, daar kan men zich volledig richten op bijvoorbeeld de montage van de band." Erik van Mook: "Met dit systeem is de ondernemer administratief ontlast. Hij hoeft zelf niets meer in te voeren, hooguit moet hij wat gegevens accorderen. Zelfs de btwaangifte rolt met één druk op de knop uit het systeem. Dit alles heeft een positieve invloed op de kostenstructuur en efficiency. Op die manier hebben we het pakket zo aantrekkelijk mogelijk gemaakt voor de ondernemer." Luc van Bussel: "Dynamics AX is voor ons meer dan een boekhoudpakket. Voor al onze retailformules realiseren we met AX een totale ketenintegratie van fabrikant tot klant. Daarmee heeft Dynamics AX ons ondersteund in de uitbouw van ons businessmodel en met succes, want onze omzet is in een paar jaar tijd gegroeid van 1 miljoen naar 100 miljoen. De kracht van Microsoft Dynamics AX is dat het de complete boekhouding op orde houdt en tegelijk al je business processen versnelt." TOEKOMST Zodra de volledige uitrol van Autodynamix erop zit, zullen de ICT-activiteiten zich vooral richten op webapplicaties en portaltoepassingen rond Microsoft SharePoint Server. Van den Brink: "We stellen ons vragen als: moeten we voor een bepaald business proces een webapplicatie maken of kunnen we dit standaard onderbrengen in de SharePoint portal? En hoe integreren we die met de informatie die we al hebben? Verschillende afwegingen spelen een rol bij het maken van de juiste keuze. Zo is een webapplicatie kwetsbaar ten aanzien van de veiligheid, maar een voordeel is dat die ook voor de buitenwereld beschikbaar is. De SharePoint omgeving daarentegen is wel goed beveiligd en leent zich goed voor toepassingen binnen onze eigen organisatie." Disclaimer De in dit voorbeeld genoemde oplossingen kunnen van toepassing zijn op andere bedrijven en instellingen. De resultaten zijn echter afhankelijk van diverse aspecten, die bij andere bedrijven en instellingen sterk kunnen verschillen met het hier beschreven voorbeeld. SP