CAO à la Carte Door werknemers uitgevoerde mutaties in de arbeidsvoorwaarden verschijnen automatisch op de salarisstrook via Dynamics AX

Transcriptie

1 CAO à la Carte Door werknemers uitgevoerde mutaties in de arbeidsvoorwaarden verschijnen automatisch op de salarisstrook via Dynamics AX Organisatie Oasen levert zuiver en betaalbaar drinkwater en wil dat ook in de toekomst blijven doen. Daarom investeert het waterleidingbedrijf in nieuwe technologieën in drinkwaterzuivering. Zoals membraanfiltratie, waarmee zout uit het water wordt gehaald, en wordt gezocht naar nieuwe manieren voor goedkopere en meer milieuvriendelijkere waterontharding. Tijdens CAO-onderhandelingen komt tegenwoordig steeds vaker het 'cafetariamodel' aan de orde. Binnen dat model moeten werknemers flexibel kunnen schuiven met hun vakantiedagen, eindejaarsuitkering, pensioengelden, levensloopregeling, spaarloon etc. Veel bedrijven houden zulke mutaties in de arbeidsvoorwaarden bij in Excel-sheets, maar mooier is een oplossing, die de veranderingen automatisch integreert in de salaris- en HRM-administratie. FourVision HR Plus kreeg dat voor elkaar bij waterleidingbedrijf Oasen en creëerde de Employee Benefits Shop, een nieuwe module binnen het ERPsysteem van Oasen, Microsoft Dynamics AX. SITUATIE De waterleidingbedrijven van Nederland zijn gezamenlijk verenigd in één werkgeversorganisatie. Met de vakbonden zijn bij de CAO-onderhandelingen afspraken gemaakt over de invoering van een Flexibel Arbeidsvoorwaarden Budget (FAB) per 1 januari Dit in het kader van een meer gericht levensfasebeleid. Hiermee krijgt de medewerker meer mogelijkheden om zelf een goede balans tussen werk en privéleven te organiseren. In de ene levensfase is voor medewerkers inkomen belangrijker en in een andere fase zal de medewerker voor meer vrije tijd kiezen. Herman van Noorloos, projectleider ICT bij Oasen: "Binnen het Flexibele Arbeidsvoorwaarden Budget kunnen werknemers afhankelijk van de levensfase kiezen voor meer inkomen of voor meer vrije tijd. Zo kan een medewerker keuzes maken ten aanzien van het tijdstip van uitbetalen van het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering. Ook is het mogelijk extra pensioen- of levensloopstortingen te doen, vakantiedagen te verkopen of aan te kopen. Ook kan FAB ingezet

2 Eisen - geen subadministraties in Excel, alles geïntegreerd in Dynamics AX - mutaties in arbeidsvoorwaarden moeten bijgehouden worden in ERP-omgeving - werknemers moeten hun voorkeuren zelf kunnen opgeven via portal, waarna de gekozen mutaties automatisch worden verwerkt in de personeels- en HRM-administratie Voordelen - in recordtijd van zes maanden tijd de eerste fase van project opgeleverd - medewerkers waarderen het dat ze nu via de webportal inzicht hebben in de opbouw van hun 'benefits' worden voor de betaling van de aankoop van een fiets, vakbondscontributie of een sportabonnement." Bert Stegeman van FourVision HR Plus: "In de volksmond heet dit het 'cafetariamodel', wij spreken van de 'Employee Benefits Shop', kortweg EBS." EBS is in feite een logisch gevolg van het Nieuwe Werken. Bert Stegeman: "Het Nieuwe Werken verlangt meer eigen verantwoordelijkheid van de medewerker. Hij deelt zelf zijn tijd in, zorgt zelf voor het halen van zijn targets en met de technische hulpmiddelen die hij ter beschikking heeft is hij virtueel op kantoor wanneer dat nodig is. Als bedrijf schrijf je hem niet meer voor hoe laat hij op kantoor moet zijn, evenzo laat je hem ook vrij om te kiezen hoe hij zijn vakantiegeld uitgekeerd wil hebben: alles ineens of liever verspreid over aantal maanden." De werkgeversorganisatie stelde de bijbehorende 'Business Requirements' op, op basis waarvan de waterleidingbedrijven op zoek konden gaan naar bijpassende software, om het Flexibele Arbeidsvoorwaarden Budget te faciliteren. - door integrale koppeling van Dynamics AX met SharePoint intranetportal hoeft er relatief weinig geprogrammeerd te worden OPLOSSING Oasen voert haar administratie in Microsoft Dynamics AX, het ERP pakket van Microsoft. Herman van Noorloos: "Daar zijn we ruim drie jaar geleden mee gestart, eerst is de HRM module van Dynamics AX in gebruik genomen en vanaf januari verlonen wij ook via Dynamics AX HRM en Unit4. In die lijn is het logisch om ook het FAB in de Dynamics AX omgeving op te zetten." Een panklare oplossing was er echter niet. Bert Stegeman: "Wel waren in de markt enkele aanbieders actief, maar hun oplossingen hadden één ding gemeen: ze missen de koppeling met het achterliggende ERP- en HRM-systeem, wat een hoop dubbel werk betekent plus de kans op fouten." Voor FourVision HR Plus was het een uitdaging om als eerste in de markt met een integrale oplossing te komen. Er was een enorme tijdsdruk. Bert Stegeman: "We

3 Producten Microsoft Dynamics AX Microsoft SharePoint Server EBS add-on van FourVision HR Plus kregen de definitieve 'Business Requirements' in juni en de applicatie moest op 1 januari draaien. We hadden amper zes maanden tijd voor de ontwikkeling." Bert Stegeman: "Het doel is dat de werknemer zelf via een portal zijn voorkeuren doorgeeft en dat de gekozen mutaties automatisch worden verwerkt in de personeels- en HRM-administratie van Oasen." UITROL "Het is bijzonder dat je zulke complexe materie als het Flexibele Arbeidsvoorwaarden Budget in zo korte tijd en tegen relatief lage kosten kunt integreren in de bestaande salaris- en HRM-administratie, dat bewijst wel hoe krachtig Dynamics AX is." Herman van Noorloos, projectleider ICT Oasen Tegelijk met FourVision HR Plus gingen ook andere softwarehuizen aan de slag om een zelfde soort applicatie te ontwikkelen, maar FourVision HR Plus was de enige die het klaarspeelde om een volledig geïntegreerde oplossing voor Dynamics AX op tijd klaar te krijgen. Bert Stegeman: "Andere oplossingen zijn hybride, en maken bijvoorbeeld gebruik van Excel sheets als tussenstap. Onze oplossing is volledig integraal, er zijn geen hulpmiddelen of converters nodig. Dat is mede te danken aan de flexibele structuur van het Dynamics AX platform. AX heeft namelijk, wat wij noemen, een 'website kant' en een 'scherm-scherm kant'. Daardoor konden we eerst alles in het Dynamics AX deel operationeel maken, de scherm-scherm kant dus, om pas daarna uit te bouwen naar Enterprise Portal, de website kant." Herman van Noorloos: "Onze ambitie is dat onze medewerkers de mutaties geheel zelf doen, maar door de tijdsdruk hebben we daar een knip in gemaakt, dat wil zeggen dat HRM de keuzes voor de medewerkers kan vastleggen, waarna deze automatisch worden verwerkt in de administratie en meegenomen worden in de verloning. Effectief betekent dat, dat de werknemer op zijn eerstvolgende loonstrook ziet dat hij bijvoorbeeld een verlofdag heeft verkocht, zonder dat daar een extra handeling voor nodig is geweest." VOORDELEN De deadline was 15 januari jongstleden. Herman van Noorloos: "We hebben de nieuwe oplossing voor het eerst zien werken, toen we de salarissen voor januari moesten uitkeren. Dat was heel spannend."

4 Meer informatie - Microsoft - Oasen - FourVision HR Plus De Benefit Shop is ingericht voor alle 250 medewerkers van Oasen. Naast het ontwikkeltraject van de software heeft Oasen ook geïnvesteerd in het instrueren van de medewerkers over wat FAB inhoudt. Herman van Noorloos: "Die aanpak is succesvol gebleken, want in de eerste maand heeft 65% er al meteen gebruik van gemaakt en vooral geschoven met verlofdagen. Onze medewerkers hebben nu via de webportal inzicht in de opbouw van hun FAB. We hebben hier mensen die zoveel van hun werk houden, dat ze zelden vrijaf nemen en dan stapelen de verlofdagen zich op. Nu zien ze op het scherm wat ze opgebouwd hebben, ze zien hun saldi, hun rechten en ook wat ze opgenomen hebben." Bert Stegeman: "Afgelopen januari kwamen de HRM-managers van alle waterleidingbedrijven weer bijeen. Tijdens die bijeenkomst bleek dat Oasen de competitie 'gewonnen' had. Geen enkel waterleidingbedrijf heeft EBS op dit moment zo mooi draaien als Oasen." Productiebedrijven, projectgedreven bedrijven, urenschrijvers, allemaal houden ze wel iets bij in Excel, of losse HR systemen, dat eigenlijk in de ERP-administratie van Dynamics AX thuishoort. Daar ligt onze taak, wij zorgen ervoor dat alles op elkaar afgestemd is. Door al die Excel sheets weg te nemen, en alles maar één keer in te voeren kun je heel veel winnen." Bert Stegeman stelt dat het mede te danken is aan het Microsoft platform, dat de deadline gehaald is: "De integrale kracht van Dynamics AX en SharePoint Server 2010 is heel sterk: bij het aan- of verkopen van verlofdagen via de intranetportaal, krijg je direct een terugkoppeling die meldt welke gevolgen de mutatie heeft voor je saldo. Was voor zo'n koppeling vroeger nog veel geknutsel nodig, met de nieuwste softwareversies is er echt sprake van een naadloze koppeling." Hij geeft een voorbeeld hoe gemakkelijk je ook als gebruiker van deze integratiekracht gebruik kunt maken: "In de nieuwste versie van Dynamics AX 2012 kun je heel veel schermen direct naar een website overbrengen, simpel rechtsklikken en het scherm is webbased. De klant kan dat gemakkelijk zelf. Je hoeft veel minder te programmeren, dat spaart tijd, waardoor de nieuwste versie van Dynamics AX effectief voordeliger is voor de klant. Bert Stegeman, directeur van FourVision HR Plus TOEKOMST Herman van Noorloos is zeer te spreken over de projectmatige aanpak van FourVision HR Plus en de goede samenwerking met HSO, de ICT-partner van Oasen op het gebied van Dynamics AX. "Aansluitend op de afronding van de

5 eerste fase hebben we meteen het vervolgtraject opgestart. In de loop van dit jaar zullen onze medewerkers zelf aan de slag kunnen op de portal en hoeven zij hun mutaties dus niet meer door te geven aan HRM. Dat wordt de volgende efficiencyslag. Als een werknemer besluit om een levensloopregeling op te starten of een verlofdag te verkopen, kan hij dat zélf regelen op de website." Bert Stegeman voorziet een interessante afzetmarkt voor de EBS add-on voor Dynamics AX, met name bij bedrijfsleven en de zorg: "Onze EBS add-on is universeel toepasbaar, en dus niet alleen bedoeld voor waterleidingbedrijven. We kunnen ook gemakkelijk branchespecifieke functies toevoegen, zoals nu bijvoorbeeld de inzetbaarheidsbudgetten voor de waterleidingbedrijven. Doordat je die gemakkelijk in- en uit kunt schakelen, verkrijg je als het ware een maatwerk add-on voor jouw branche." Bert Stegeman constateert een groot gat op het gebied van HRM, omdat veel bedrijven nog te weinig profiteren van de voordelen van hun geïntegreerde ICTomgeving. Maar hij ziet ook dat er verandering in komt: "Klanten staan nú open voor integratie. Productiebedrijven, projectgedreven bedrijven, urenschrijvers, allemaal houden ze wel iets bij in Excel, of losse HR systemen, dat eigenlijk in de ERP-administratie thuishoort. Daar ligt onze taak, wij zorgen ervoor dat alles op elkaar afgestemd is. Door al die Excel sheets weg te nemen, en alles maar één keer in te voeren, kun je heel veel winnen. De EBS add-on van Oasen is daar een mooi voorbeeld van." Disclaimer De in dit voorbeeld genoemde oplossingen kunnen van toepassing zijn op andere bedrijven en instellingen. De resultaten zijn echter afhankelijk van diverse aspecten, die bij andere bedrijven en instellingen sterk kunnen verschillen met het hier beschreven voorbeeld. SP