Flexibilisering van arbeidsvoorwaarden

Transcriptie

1 Whitepaper Flexibilisering van arbeidsvoorwaarden In zeven stappen naar het nieuwe belonen

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 3 Het Nieuwe Belonen... 4 Focus op de medewerker... 4 Persoonlijk Keuzebudget... 4 Voordeel werkgever... 4 Flexibele arbeidsvoorwaarden en de fiscaal / juridische impact... 4 Zorg dat u grip heeft op de financiële consequenties... 5 Efficiënter en goedkoper met e-hrm... 5 In zeven stappen... 6 Stap 1: Bepaal uw strategische doelen... 6 Stap 2: Stel een projectteam samen... 6 Stap 3: Inventariseer huidige secundaire arbeidsvoorwaarden... 6 Stap 4: Stel de keuzemogelijkheden vast... 6 Stap 5: Bereken de financiële consequenties... 6 Stap 6: Kies de communicatietool... 7 Stap 7: Rol uit in de organisatie... 7 Start vandaag nog... 8 Meer informatie

3 1 Het Nieuwe Belonen Cafetariasysteem, cao à la carte, keuzebudget of flexibele arbeidsvoorwaarden. Hoe het ook heet, het komt eigenlijk allemaal op hetzelfde neer: medewerkers hebben de mogelijkheid om zelf te kiezen van welke secundaire arbeidsvoorwaarden zij gebruik willen maken, passend bij hun persoonlijke levensfase. Dit gebeurt door de uitruil van arbeidsvoorwaarden. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld bovenwettelijke verlofdagen verkopen of extra vakantiedagen kopen. Ze kunnen de opbrengst van verkochte dagen inzetten voor een studie of een andere fiscaal gunstige besteding kiezen. Als werkgever kunt u een eigen invulling geven aan dit soort flexibele regelingen, passend bij de doelstellingen, strategie en uiteraard cultuur van de organisatie. Op die manier kunt u flexibele arbeidsvoorwaarden inzetten als een strategisch beloningsinstrument om medewerkers op maat te belonen tegen lagere kosten. Focus op de medewerker Bij het afstemmen van uw arbeidsvoorwaarden op uw doelen is het heel belangrijk dat u goed kijkt naar de medewerkers die rondlopen in uw organisatie. Stel u de vraag waar die medewerkers behoefte aan hebben. Wat voor type medewerkers heeft uw organisatie in dienst? En wat voor type medewerkers wil uw organisatie op termijn in dienst hebben? Wat zijn de arbeidsvoorwaardelijke verwachtingen van uw medewerkers? Zitten ze te wachten op een heel flexibel pakket? Of willen ze juist liever dat de werkgever voor ze kiest? Persoonlijk Keuzebudget Bijna 10% van de medewerkers beschikt inmiddels over een keuzebudget voor flexibele arbeidsvoorwaarden. Een keuzebudget houdt in dat een medewerker naast het salaris beschikt over een vrij besteedbaar budget dat hij kan inzetten voor verschillende doelen. Dit budget is opgebouwd uit in geld uitgedrukte rechten zoals vakantiegeld, de eindejaarsuitkering of bovenwettelijke verlofdagen. Hierdoor krijgt de medewerker meer keuzevrijheid en zeggenschap. Voordeel werkgever Het invoeren van een keuzebudget helpt u als werkgever ook de kosten te beheersen. Door te flexibiliseren kunt u uw loonkosten beheersbaar houden en laten meeademen met de ontwikkelingen van de organisatie. Het is belangrijk dat u kennis hebt van de mogelijkheden én dat u de vaardigheid hebt om die mogelijkheden strategisch in te zetten. Alleen als u deze vaardigheid hebt kunt u de beste keuzes maken. Flexibele arbeidsvoorwaarden en de fiscaal / juridische impact Het bepalen van de keuzemogelijkheden is een serieuze opgave. Organisaties hebben immers als het gaat om arbeidsvoorwaarden steeds meer keuzemogelijkheid richting de werknemer. Het is van groot belang dat u zich verdiept in de veelheid aan mogelijkheden én dat u zich hierbij goed laat adviseren. Zonder grip op de materie loopt u immers het risico dat u de mogelijkheden niet optimaal benut. Welke mogelijkheden het beste bij uw organisatie passen hangt af van een aantal zaken, zoals: Wat is het doel van de flexibilisering? Welke financiële ruimte, c.q. welke mogelijkheden heeft uw organisatie? Welk imago wilt u uitstralen naar de arbeidsmarkt, welk type medewerker wilt u boeien en binden? 3

4 Waar op het gebied van primaire voorwaarden (beloning) de speelruimte voor de werkgever beperkt is, heeft u rondom de secundaire voorwaarden een grote variatie aan knoppen waaraan u kunt draaien. Denk bijvoorbeeld aan: flexibilisering van secundaire arbeidsvoorwaarden door een persoonlijk keuzebudget; opleiding en ontwikkeling; flexibele/variabele beloning; flexibilisering van werktijd en werkplek. Vanwege de grote variatie aan mogelijkheden is zorgvuldigheid hierbij van groot belang. Ook het juridische aspect is van groot belang. Er kan een spanningsveld ontstaan tussen de wensen van (individuele) werknemers en hetgeen juridisch mogelijk is. Als u de implementatie van uw nieuwe voorwaarden onder controle wilt houden, moet u ervoor zorgen dat u ook grip heeft op de juridische component. Wanneer u flexibele arbeidsvoorwaarden wilt invoeren, heeft u zeker inzicht nodig in de fiscale consequenties. Bij flexibele arbeidsvoorwaarden gaat het meestal om een ruil van belaste loonbestanddelen naar andere loonbestanddelen die geheel of gedeeltelijk onbelast zijn. Uiteraard stelt de wetgever een aantal eisen aan deze ruil. Om discussies met de Belastingdienst te voorkomen, moet u deze eisen kennen en u moet zich hieraan houden. De werkkostenregeling is hierin een heel belangrijk element, dat wordt wel eens onderschat. Zorg dat u grip heeft op de financiële consequenties. Het is belangrijk dat u het technische verhaal overziet én dat u uw medewerkers goed kunt uitleggen wat de financiële en mogelijk juridische consequenties zijn. Vaak moeten medewerkers bij keuzes een bruto-component met een netto-component vergelijken. Neem bijvoorbeeld de keuze tussen vakantiegeld (bruto) en een vrije vergoeding (netto) Als u die varianten niet goed begrijpt, kunt u ze ook niet aan uw medewerkers uitleggen. Bij de vraag naar het effect van uw arbeidsvoorwaarden is het ook belangrijk dat u zo concreet en feitelijk mogelijk in kaart brengt wat u ervoor terugkrijgt. Wat levert een specifieke aanpassing u op in euro s? Omdat flexibele arbeidsvoorwaarden bijna altijd beogen om belast loon om te zetten naar onbelast loon, kunnen zowel werkgevers als medewerkers financieel voordeel behalen. De medewerker betaalt minder loonbelasting en de werkgever betaalt minder zorgverzekeringspremie en sociale premies. Efficiënter en goedkoper met e-hrm Flexibele arbeidsvoorwaarden hebben de nodige consequenties voor de medewerkers, maar betekenen voor de HR-afdeling ook een administratieve last. Het digitaal ondersteunen van flexibele arbeidsvoorwaarden met behulp van e-hrm biedt medewerkers én managers meer inzicht in de (financiële) gevolgen van gemaakte keuzes. Ook wordt het administratieve proces voor de HR-afdeling veel efficiënter. Voor werkgevers die beschikken over een persoonlijk keuzebudget waarbij medewerkers maandelijks kunnen kiezen, is e-hrm een onmisbaar instrument om iedere maand al die mutaties te kunnen verwerken. 4

5 2 In zeven stappen Het flexibiliseren van arbeidsvoorwaarden hoeft niet ingewikkeld te zijn. Maar het is handig om met een stappenplan te werken. We hebben de belangrijkste stappen voor u op een rij gezet. Stap 1: Bepaal uw strategische doelen Voordat u flexibele arbeidsvoorwaarden gaat invoeren is het van belang om scherp te hebben wat u ermee wilt bereiken. De wijze waarop u wilt flexibiliseren is direct afhankelijk van de vraag waar u als organisatie naar toe wilt gaan. Bedenk van te voren goed welk doel de inzet van flexibele arbeidsvoorwaarden dient en welk (organisatie-)dilemma hiermee wordt opgelost. Stap 2: Stel een projectteam samen Betrek meerdere disciplines (denk ook aan de financiële afdeling) en stakeholders uit de organisatie in het projectteam. Betrek vanaf de eerste oriënterende fase uw medewerkers bij de discussie over flexibiliseren. Het komt te vaak voor dat er wordt nagedacht voor de medewerkers, maar niet met de medewerkers. Door een goede communicatie met uw medewerkers kunt u uw aanpassingen ook veel beter in overeenstemming brengen met de wensen en behoeften van de medewerkers. Daarmee worden de arbeidsvoorwaarden een sterkere tool in het binden van uw medewerkers. Stap 3: Inventariseer huidige secundaire arbeidsvoorwaarden Breng de huidige (flexibele) arbeidsvoorwaarden voor iedere medewerker in kaart. Bij het in kaart brengen van de huidige arbeidsvoorwaarden is het vooral van belang op te letten dat niet alle arbeidsvoorwaarden op papier staan. Medewerkers kunnen handelen op basis van mondelinge afspraken of op basis van ingesleten gewoonten die nooit echt zijn vastgelegd. Het in kaart brengen van die ongeschreven afspraken is net zo belangrijk als het inventariseren van de formele afspraken. Stap 4: Stel de keuzemogelijkheden vast Inventariseer de behoefte aan keuzemogelijkheden onder een groep medewerkers en bepaal de strategie achter elke keuzemogelijkheid. Binnen de WKR kunt u eigen uitvoeringsregels bepalen. Denk hierbij aan een eigen kinderopvangregeling, of een fitness regeling met hierin de contributie van de eigen sportvereniging, sportvoeding of sportkleding. Maar ook een mobieltje en een ipad. Of iets totaal nieuws zoals de vergoeding voor een bril van de zaak of een bijdrage in huishoudelijke hulp. Hoe beter de flexibele arbeidsvoorwaarden worden afgestemd op de populatie, des te meer werknemers hiervan zullen profiteren. Stap 5: Bereken de financiële consequenties Maak een prognose van de gevolgen van de flexibele arbeidsvoorwaarden die u aanbiedt, bijvoorbeeld de effecten van meer of minder verlof op de benodigde personeelsbezetting en eventuele extra inhuur. Bereken de fiscale gevolgen van de gekozen flexibele arbeidsvoorwaarden en maak inzichtelijk wat de gevolgen zijn voor medewerkers voor het SV-loon en pensioenopbouw. Zorg voor een fiscale en juridische toetsing van uw regeling door de Belastingdienst. 5

6 Stap 6: Kies de communicatietool Om tot de juiste keuze van een goed functionerend arbeidsvoorwaardencommunicatie systeem te komen, moet u zich goed voorbereiden. Daarmee verkleint u het maken van fouten en houdt u kosten en planning in de hand. Een e-hrm module is een voor de hand liggende oplossing. Bedenk hierbij dat er gevoelige gegevens in verwerkt worden die moeten worden beschermd tegen onbevoegde ogen. Maar ze moeten ook actueel zijn, volledig en liefst altijd beschikbaar voor uw medewerkers. Bereken om een financiële tegenvaller te voorkomen de Return On Investment (ROI) voor de aanschaf en implementatie van een e-hrm-oplossing voor de ondersteuning en verwerking van flexibele arbeidsvoorwaarden. Stap 7: Rol uit in de organisatie Nadat alle voorgaande stappen zorgvuldig zijn uitgevoerd, volgt de implementatie. Het is belangrijk dat HR hier echt de lead neemt en een proactieve rol pakt. Voor HR ligt hier een uitgelezen kans om zich echt als businesspartner op te stellen. Concreet houdt dit onder meer in dat u ook in het implementatietraject waarborgt dat de communicatie helder is. Op die manier zijn uw medewerkers voortdurend goed aangesloten. Zorg er verder voor dat de direct betrokkenen bij de implementatie capabel zijn om de rol op zich te nemen die van hen verwacht wordt. Met name leidinggevenden hebben een belangrijke rol bij de implementatie. Door ze goed te trainen en te begeleiden ondersteunt u uw lijn in dit soms lastige traject. Let ook scherp op de vereisten die aan een nieuw systeem gesteld moeten worden. Zorg dat het systeem gebruikersvriendelijk is, en dat het prettig is om mee te werken. Het Nieuwe Belonen moet geen last zijn, maar een feest voor uw organisatie. 6

7 3 Start vandaag nog Het Nieuwe Belonen bieden wij in samenwerking met BastionAvies.nl als totaaloplossing aan. Daarnaast is het ook mogelijk om modulair losse diensten af te nemen. Deze zijn dan gebaseerd op uw reeds bestaand MeerKeuzeSysteem Arbeidsvoorwaarden (MKSA) of het Persoonlijk Keuzebudget (PKB), wat is verankerd in de cao of de eigen regelingen. Als u niet voor verrassingen wilt komen te staan, is het verstandig om deze regelingen tegen het licht te houden en waar nodig aan te laten passen. Een verkeerde keuze of niets doen kan u namelijk veel geld kosten. Wij kunnen u ondersteunen bij de o.a. volgende onderwerpen: Ondersteuning HRM bij de keuze voor MKSA of PKB; Opstelling aanvulling arbeidsovereenkomsten (addendum diverse regelingen); Aanpassen van arbeidsvoorwaarden in overleg met ondernemingsraad / personeelsvertegenwoordiging; Ondersteuning bij inrichting systemen (ook binnen salarisadministratie); Advisering inrichting financiële administratie; Projectleiding/ ondersteuning in keuzetraject voor software; Projectleiding implementatie van software; Inrichting software; Communicatiestromen aanpassen. Meer informatie Wilt u meer informatie over het Nieuwe Belonen en de voordelen voor uw organisatie, neem dan contact met ons op. AAG Het Wielsem BW s-hertogenbosch info@aag.nl Deze publicatie is tot stand gekomen in samenwerking met BastionAdvies.nl. BastionAdvies.nl is dé specialist in het optimaal gebruik maken van sociale, fiscale regelgeving zoals een Persoonlijk Keuzebudget, Werkkostenregeling budget, Individueel Keuzebudget, Flex-benefits en Arbeidsvoorwaardencommunicatie.

8 Het Wielsem 10 postbus MP s-hertogenbosch T E info@aag.nl W Samen succesvol