Realiseer duurzame inzetbaarheid met de Werkkostenregeling

Transcriptie

1 Realiseer duurzame inzetbaarheid met de Werkkostenregeling

2 REALISEER DUURZAME INZETBAARHEID MET DE WERKKOSTENREGELING! Samenvatting: Zorgen dat je medewerkers goed gemotiveerd en gezond bij je blijven werken, hoe pak je dat aan? Duidelijk is dat werkgevers die investeren in de fysieke en mentale gezondheid van hun medewerkers dat terugverdienen via een daling van het ziekteverzuim en in aantrekkelijk werkgeverschap. De ruime mogelijkheden van de (werkkostenregeling) WKR kunnen u helpen bij het realiseren van duurzame inzetbaarheid van uw werknemers. Met het inzicht opgedaan in deze whitepaper, krijgt u als HR-professional een helder beeld van de kansen en mogelijkheden van de WKR. Het wordt duidelijk wat de WKR inhoudt, welke veranderingen het met zich meebrengt en hoe u grip kunt krijgen op deze veranderingen. Door zelf de touwtjes in handen te nemen kunt u de omschakeling naar de WKR gebruiken om uw eigen strategische HR-beleid bijvoorbeeld gericht op duurzame inzetbaarheid optimaal vorm te geven. Inleiding De NFP Groep is al bijna 20 jaar actief in de markt van het aanbieden van secundaire arbeidsvoorwaarden onder de naam Nationale Fiets Projecten. Daar is enige tijd geleden het label FiscFree bijgekomen; een uniek online beheer- en bestelsysteem voor werkgevers om binnen de WKR een optimaal pakket secundaire arbeidsvoorwaarden via één loket - aan te bieden. Wij krijgen veel dezelfde vragen als het gaat om de mogelijkheden van het aanbieden van secundaire arbeidsvoorwaarden binnen de werkkostenregeling. Regelmatig wordt die vraag ook gesteld door HR, in de rol van kartrekker van duurzame inzetbaarheid. Door middel van deze whitepaper willen wij graag onze kennis en ervaringen hieromtrent met u delen. Korte introductie werkkostenregeling (WKR) In 2011 werd de werkkostenregeling ingevoerd met als doel de fiscale regels met betrekking tot de vergoedingen en verstrekkingen van secundaire arbeidsvoorwaarden te vereenvoudigen. Alle bijzondere regelingen, zoals voor de fiets, fitness, geschenken, vakbondscontributie, personeelsreizen en internet komen hierdoor te vervallen. In plaats daarvoor komt één algemene vrijstelling. Werkgevers kunnen - zonder aan allerlei voorwaarden te moeten voldoen - verschillende zaken aan hun werknemers verstrekken. De hoogte van die vrijstelling, ook wel vrije ruimte genoemd, is per 1 januari 2015 vastgesteld op 1,2% van de totale bruto loonsom. Voor 2014 is dat nog 1.5%. In deze whitepaper wordt het percentage van 1.2% gehanteerd. Het is belangrijk om deze vrije ruimte goed te bewaken. Deels om optimaal gebruik te maken van deze vrije ruimte en deels omdat er een eindheffing van 80% wordt toegepast op overschrijding. Tot 1 januari 2015 is er sprake van een overgangsregeling, waarbij de werkgever ervoor kan kiezen om secundaire arbeidsvoorwaarden volgens de bestaande regeling te blijven aanbieden of volgens de nieuwe regels van de WKR. Na die datum is de WKR verplicht voor alle werkgevers. Ga snel aan de slag met de voorbereidingen voor de WKR In de praktijk zien wij dat veel organisaties de invoering van de WKR voor zich uit hebben geschoven, met name omdat lang onduidelijk was hoe de WKR er precies uit zou gaan zien en of het daadwerkelijk verplicht zou worden vanaf januari Nu er recent duidelijkheid is gekomen over de invulling van de WKR en de verplichte invoering per januari 2015, is het verstandig om er op zo kort mogelijke termijn mee aan de slag te gaan, omdat: In de praktijk blijkt vaak dat het, tegen de verwachting in, financieel aantrekkelijk is om over te stappen op de WKR. Zolang u de overstap naar de WKR uitstelt mist u dat financiële voordeel. De WKR biedt organisaties meer mogelijkheden en vrijheid dan het huidige regime om een aantrekkelijk pakket secundaire arbeidsvoorwaarden samen te stellen. Bovendien kunnen deze voorwaarden aan alle werknemers worden aangeboden, waardoor meer werknemers dan voorheen hiervan kunnen profiteren.

3 De loon- en financiële administratie moeten worden aangepast in verband met de WKR. Hoe eerder dit gedaan kan worden hoe beter, want deze afdelingen zijn tegen het einde van het jaar vaak al zó druk met de jaarafsluiting. Organisaties kunnen ervoor kiezen om, als zij de ruimte daarvoor hebben, bestaande arbeidsvoorwaarden op dezelfde manier te blijven aanbieden binnen de WKR. Mocht er echter besloten worden om, op basis van de gewijzigde regels, een nieuw pakket arbeidsvoorwaarden samen te stellen dan kost dat de nodige tijd en aandacht. Het is dus belangrijk om daar zo vroeg mogelijk mee te beginnen. Het stappenplan: hoe een organisatie in de praktijk aan de slag gaat met de WKR In de praktijk onderscheiden wij een drietal stappen die doorlopen worden om tot een goede opzet en invulling van de WKR binnen een organisatie te komen: Stap 1: Inventarisatie Stap 2: Keuzes en beleid maken op basis van de inventarisatie Stap 3: Implementatie van het beleid: hoe bied je, op een beheersbare en efficiënte manier, secundaire arbeidsvoorwaarden aan binnen de WKR Stap 1. Inventarisatie Voordat u met de WKR aan de slag gaat is het belangrijk dat de benodigde kennis in de organisatie aanwezig is over de WKR. Daarnaast moet er ook kennis van de bestaande regels zijn om zodoende een goede vergelijking te kunnen maken tussen de oude en de nieuwe situatie. Vervolgens worden de in beeld gebrachte bestaande vergoedingen en verstrekkingen - deze kunt u halen uit de arbeidsvoorwaarden, de loonadministratie en de financiële administratie- afgezet tegen de omvang van de vrije ruimte van 1,2% van de fiscale loonsom. Wat de uitkomst daarbij ook is, in alle gevallen is het belangrijk om er kritisch naar te kijken. Mogelijk zijn er verdergaande besparingen mogelijk door minder arbeidsvoorwaarden in de vrije ruimte onder te brengen of kan het beslag op de vrije ruimte worden terug gebracht door de arbeidsvoorwaarden aan te passen. Bij de evaluatie van het huidige pakket arbeidsvoorwaarden is het aan te raden om onderscheid te maken tussen: - arbeidsvoorwaarden die als niet verrekenbaar worden beschouwd, zoals het kerstpakket, gratificaties en een personeelsfeest. Deze nemen wel een deel van de beschikbare vrije ruimte binnen de WKR in, maar zijn niet vrij te kiezen door werknemers - arbeidsvoorwaarden die vallen onder de beschikbare vrije ruimte binnen de WKR waarbij werknemers wél een vrije keuze kunnen maken uit het aangeboden pakket; deze arbeidsvoorwaarden worden over het algemeen verrekend met nader aan te geven bruto-netto verrekeningsbronnen Nieuw! Voor laptops en tablets, maar ook voor mobiele telefoons, gereedschap en apparatuur, geldt vanaf 2015 het noodzakelijkheidscriterium: als de werkgever vindt dat de werknemer deze apparatuur nodig heeft voor zijn werk, valt het aanschafbedrag buiten het WKR-budget. Het aanschafbedrag mag u in dit geval niet met de brutoloonbestanddelen met uw werknemers verrekenen. Dit mag wel indien laptops, tablets of mobiele telefoons worden aangeschaft, die niet noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van de functie. Deze aanschaf valt dus wel binnen het WKRbudget.

4 Stap 2. Keuzes en beleid maken op basis van de inventarisatie Bij deze stap worden, op basis van de uitkomst van de inventarisatie en de vergelijking, keuzes gemaakt met betrekking tot de toewijzing van kosten en het aanbieden, heroverwegen, aanpassen of schrappen van bepaalde arbeidsvoorwaarden. Wij onderscheiden hierbij in de praktijk op hoofdlijnen een tweetal mogelijkheden: 1. De eerste - en meest gemakkelijke - keuze is het bestaande pakket secundaire arbeidsvoorwaarden ongemoeid te laten en deze volledig over te hevelen naar de WKR, daarbij rekening houdend met de maximale kosten van 1,2% van de totale brutoloonsom. Omdat binnen de WKR alle bijzondere regels van de fiscus ten aanzien van secundaire arbeidsvoorwaarden zijn komen te vervallen, zoals bijvoorbeeld het maximum bedrag voor een fiets van 749,-, bent u als werkgever vrij om uw eigen spelregels bepalen. U kunt dus zelf vastleggen welk budget u voor de verschillende arbeidsvoorwaarden beschikbaar hebt, wie wanneer en voor welk bedrag voor de aangeboden arbeidsvoorwaarde in aanmerking komt etc. 2. Er wordt besloten om het huidige pakket secundaire arbeidsvoorwaarden eens goed onder de loep te nemen en de nodige wijzingen daarin aan te brengen. In dat geval is het belangrijk dat niet alleen de personeelsafdeling en de financiële- en administratieve afdelingen hierbij betrokken worden, maar ook de ondernemingsraad of een andere vorm van personeelsvertegenwoordiging. Zeker als het om grotere, ingrijpendere, aanpassingen gaat. Belangrijk om te weten is dat ook in deze situatie een organisatie haar eigen regels kan formuleren ten aanzien van het beschikbare budget en de spelregels voor gebruikmaking van secundaire arbeidsvoorwaarden binnen de WKR. TIP! Binnen de WKR heeft u een drietal tools om direct, op ieder gewenst moment, bij te sturen wanneer dat nodig is: 1. Het veranderen van het toegewezen budget per arbeidsvoorwaarde 2. Het aanpassen van de spelregels waaronder werknemers kunnen deelnemen 3. Het toevoegen of verwijderen van nieuwe (extra) arbeidsvoorwaarden aan het bestaande pakket Dus: heeft u bijvoorbeeld nog ruimte binnen uw WKR-budget? Verruim dan bijvoorbeeld de mogelijkheid voor de aanschaf van fietsen om voor de elektrische fiets een hoger bedrag beschikbaar te stellen. Het is duidelijk dat HR de introductie van de WKR kan gebruiken om haar strategische HR beleid mee vorm te geven en te ondersteunen. Gaat de aandacht bijvoorbeeld uit naar het nieuwe werken, dan kan besloten worden om het flexwerken op een actieve manier te stimuleren en de mogelijkheid van laptops, ipads en mobiele telefoons op te nemen in het aanbod secundaire arbeidsvoorwaarden, ook indien deze niet noodzakelijk zijn voor de functie. Kiest HR ervoor om meer nadruk te leggen op duurzame inzetbaarheid en vitaliteit van werknemers, dan kan besloten worden om dit te ondersteunen door binnen de WKR de mogelijkheid van fietsen en fitnessabonnementen aan te bieden. FEIT Door de invoering van de WKR is het zogenaamde pc-privé-project weer helemaal terug van weggeweest. Wij zien dat er in de aangeboden arbeidsvoorwaarden vaak voor een laptop of een ipad wordt gekozen. Wij zijn benieuwd hoe dit zich verder gaat ontwikkelen nu het noodzakelijkheidscriterium wordt ingevoerd. Daarnaast blijft de fiets onverminderd populair, gevolgd door bedrijfsfitness, de mobiele telefoon en vakbondscontributie.

5 Stap 3: Implementatie van het beleid: hoe kan HR, op een (financieel) aantrekkelijke, beheersbare en efficiënte manier, secundaire arbeidsvoorwaarden aanbieden binnen de WKR Vaak horen wij dat een HR-afdeling huiverig is om te kiezen voor bepaalde secundaire arbeidsvoorwaarden binnen de WKR, omdat zij zich niet zodanig wil vastleggen dat er geen flexibiliteit meer is. Die behoefte aan flexibiliteit, zowel voor wat betreft de aan te bieden arbeidsvoorwaarden als ook met het oog op de hoogte én de onderverdeling van het te besteden (vrije) budget, is heel begrijpelijk. Aan de ene kant wilt u immers te allen tijde voorkomen dat u over de grens van 1,2% van de totale brutoloonsom gaat, om naheffing te voorkomen. Maar aan de andere kant is het bijzonder aantrekkelijk om zoveel mogelijk werknemers voor een zo hoog mogelijk bedrag van deze mogelijkheid gebruik te laten maken. Dat levert u immers niet alleen tevreden werknemers op, maar ook een flink financieel voordeel voor u als werkgever, omdat u bespaart op uw sociale lasten! Cafetariamodel Een werknemer heeft ook binnen de WKR de mogelijkheid om de aanschaf van secundaire arbeidsvoorwaarden te verrekenen met door de werkgever aangegeven - brutoloonbestanddelen. Wil de werkgever bijvoorbeeld een stuwmeer aan openstaande verlofuren of vakantie-uren wegwerken of voorkomen dat dit opnieuw ontstaat, dan kan er door HR sterk gestuurd worden op het inruilen van deze uren ter compensatie van de te ontvangen secundaire arbeidsvoorwaarden. WIST U DAT: Het aanbieden van secundaire arbeidsvoorwaarden ook voor u als werkgever financieel erg aantrekkelijk is?! Rekenvoorbeeld: Aantal werknemers in dienst 500 Gemiddeld jaarsalaris Totale fiscale loonsom WKR budget (1,2% van fiscale loonsom) Waarvan niet verrekenbaar 20% En waarvan wel verrekenbaar 80% Besparing sociale lasten door werkgever +/- 18% Het is daarom belangrijk dat u nadenkt over een manier van aanbieden van secundaire arbeidsvoorwaarden, binnen de beschikbare vrije ruimte, waarbij u direct online inzicht heeft in het reeds bestede WKR-budget. De mogelijkheid om te schuiven met het beschikbare budget tussen de verschillende aangeboden arbeidsvoorwaarden, maar ook het blokkeren of toevoegen van arbeidsvoorwaarden en het aanpassen van de spelregels waaronder de werknemer mag deelnemen, bieden u de benodigde flexibiliteit en sturingsmogelijkheid. Dit zijn derhalve punten van aandacht als het gaat om de invoering van de WKR binnen uw organisatie. Door het maken van een goede, weloverwogen keuze in het aanbod van secundaire arbeidsvoorwaarden binnen de WKR, waarbij ook de medewerkers én de financiële en administratieve afdelingen betrokken worden, kunt u als HR-afdeling heel duidelijk uw voordeel doen met deze wetswijziging, omdat de organisatie aantrekkelijker wordt als werkgever. Wanneer vervolgens de hele invulling en uitvoering van het aanbieden van secundaire arbeidsvoorwaarden ook nog eens digitaal kan verlopen, parallel aan een eventueel reeds lopende digitaliseringsslag, is dat niet alleen kostenbesparend maar het komt ook nog eens extra ten goede aan de

6 sturingsmogelijkheden die u als HR-afdeling heeft. Bovendien vergroot het de betrokkenheid van werknemers. TIP! Blijkt dat u, na de inventarisatie, te weinig financiële ruimte heeft om het bestaande aanbod secundaire arbeidsvoorwaarden te handhaven? Dan heeft u binnen de WKR alle mogelijkheid om de spelregels aan te passen door bijvoorbeeld het maximale bedrag dat een werknemer bruto-netto mag verrekenen naar beneden toe bij te stellen of een werknemer maar één keer in de zoveel tijd deel te laten nemen aan het fietsplan. Tot slot is het verstandig dat de HR-afdeling, bij de keuze van een systeem voor het bestellen, beheren en beheersen van de kosten binnen de WKR, op de hoogte is van de wensen van de financiële administratie. Bijvoorbeeld om op ieder gewenst moment helder inzicht te hebben in de bestede en de beschikbare vrije ruimte teneinde overschrijding van het beschikbare budget te voorkomen en, wanneer daar om wordt gevraagd, verantwoording af te kunnen leggen aan voorbeeld de Belastingdienst, en hier ook aan tegemoet komt. Samengevat De WKR biedt HR veel ruimte en mogelijkheden om haar strategische HR-beleid vorm te geven en te ondersteunen. Kiest u bijvoorbeeld voor focus op duurzame inzetbaarheid, dan heeft u binnen de WKR de mogelijkheid om de gezondheid van uw werknemers te stimuleren door bijvoorbeeld fiscaal aantrekkelijk fietsen en fitnessabonnementen aan te bieden. Heeft u uw strategisch beleid geformuleerd, dan kunt u met de implementatie aan de slag. Om daarbij als HR-afdeling flexibel en in control te zijn/blijven, is het belangrijk dat u bepaalt of u over de volgende mogelijkheden beschikt: Realtime het (nog) beschikbare budget binnen de WKR kunnen inzien en beheren; Kunnen schuiven met het toegewezen budget tussen de verschillende aangeboden arbeidsvoorwaarden; Extra arbeidsvoorwaarden kunnen toevoegen aan het huidige pakket; Het aanbod van secundaire arbeidsvoorwaarden op een gestructureerde manier aan alle werknemers kunnen aanbieden; Zelf spelregels kunnen bepalen waaronder werknemers gebruik kunnen maken van de aangeboden secundaire arbeidsvoorwaarden; Het stuwmeer aan openstaande verlofuren of vakantie-uren weg kunnen werken of voorkomen dat dit opnieuw ontstaat door werknemers deze te laten inruilen ter compensatie van de te ontvangen secundaire arbeidsvoorwaarden; Andere bruto bestanddelen kunnen aangeven waarvan de werknemer afziet in ruil voor secundaire arbeidsvoorwaarden; Het voorkomen van allerlei administratieve rompslomp die deze nieuwe regeling met zich mee brengt. Deze whitepaper is voor u samengesteld door mw. drs. Margreet van Breemen, business development manager bij NFP Groep. Sinds 1995 heeft NFP groep, met o.a. haar labels Nationale Fiets Projecten en Bedrijfsfitness Nederland, al voor meer dan bedrijven en instellingen in Nederland de implementatie van secundaire arbeidsvoorwaarden verzorgd. Met haar dienst FiscFree ontzorgt NFP Groep bedrijven en instellingen die overstappen op de werkkostenregeling. Heeft u vragen over de werkkostenregeling of wilt u advies over uw aanbod van secundaire arbeidsvoorwaarden binnen de werkkostenregeling? Bel dan of mail naar info@fiscfree.nl.