WERKKOSTENREGELING NOG ÉÉN JAAR (?)

Transcriptie

1 28 februari 2013 WERKKOSTENREGELING NOG ÉÉN JAAR (?) Alexander Rasink Rotterdam 1

2 Programma Seminar Werkkostenregeling 15:30 Fiscale aandachtspunten (Mazars Sectie Loonheffingen) 16:30 / 16:45 Pauze 16:45 / 17:00 Arbeidsrechtelijke aandachtspunten (Mazars HR Services) 2

3 Werkkostenregeling Fiscale aspecten Alexander Rasink 3

4 De Werkkostenregeling? VRAGEN?? 4

5 De Werkkostenregeling!! Vervangt huidige systeem vergoedingen/verstrekkingen Van individuele beoordeling per werknemer naar werkgeversniveau Alles is loon... tenzij het geen loon is Er geldt nog een groot aantal uitzonderingen, maar wel limitatief Voor het restant krijgt de werkgever een forfait of vrije ruimte die hij naar eigen inzicht mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen (1,5% kolom 14 loonsom) Bij overschrijding vrije ruimte is de werkgever een eindheffing van 80% verschuldigd over het meerdere Doel: fiscale en administratieve eenvoud 5

6 U heeft nog dagen!! (of toch meer?) 6

7 Werkkostenregeling / Actualiteit en nieuw in 2013 Ervaringen: 15% werkgevers over (10% een jaar geleden) Toename behoefte aan informatie Werkgevers huiverig voor financiële en administratieve last Staatssecretaris Weekers gevraagd om oplossing gerezen problemen!! Werkkostenscan: WKR blijkt veelal voordelig en draagt bij aan begrip Nieuw in 2013: 1. Tijdelijke werkgeversheffing 16% over loon 2012 boven Wet Uniformering Loonbegrip in werking: forfait WKR naar 1,5% 3. Forenzentaks van de baan 7

8 Uw werkkostenregeling tijdlijn: wanneer start U?

9 Op weg naar de werkkostenregeling: Wie?? Wie moet er verantwoordelijk zijn voor de implementatie van de WKR? Financiële administratie Loonadministratie HR/Personeelszaken Voldoende kennis aanwezig in eigen organisatie? In samenwerking met Mazars! WKR-scan: inzicht vergoedingen/verstrekkingen en financieel effect Toelichting fiscale behandeling kostensoorten Advies omvormen arbeidsvoorwaarden en alternatieven Ad-hoc vragen en begeleiding Voorlichting: workshops voorjaar

10 Op weg naar de werkkostenregeling: hoe? 1. Inventariseren huidige vergoedingen en verstrekkingen Betalingen via loonadministratie Zijn er specifieke afspraken met de Belastingdienst? Cao, personeelsreglement of arbeidsovereenkomst Betalingen buiten de loonadministratie (financiële administratie, declaraties, kas) Welke belasting neemt u nu al voor uw rekening? (brutering, eindheffing) Beter inzicht in geldstromen in uw onderneming Tip: Gebruik het Mazars Rekenmodel WKR 10

11 Op weg naar de werkkostenregeling: en daarna? 2. Categoriseren vergoedingen en verstrekkingen Kwalificatie intermediaire kosten / gerichte vrijstelling / nihilwaardering Schatting van de vrije ruimte van 1,5% Verwachte invulling van de vrije ruimte Schatting van de verschuldigde eindheffing (80%) of verlonen Beter begrip van fiscale kwalificatie en financieel effect Tip: Bespreek de resultaten van het Rekenmodel WKR 11

12 Op weg naar de werkkostenregeling: en toen? 3. Keuzes maken, maatregelen nemen Overgangsdatum: Keuze maken uiterlijk in 1 e aangiftetijdvak van het jaar, blijkt uit administratie Proefdraaien met een refertejaar (2011, 2012) Belasten bij werknemer, aanwijzen vrije ruimte of bruteren? Aanpassen arbeidsvoorwaarden, overleg met OR Fiscaal optimaliseren / cafetariasysteem Interne communicatie tussen betrokken afdelingen Beter inzicht in de omvang effect WKR Tip: Wees kritisch en stel vragen. Een goed advies gaat lang mee. 12

13 Op weg naar de werkkostenregeling: en toen? 4. Implementatie Administratie inrichten / grootboeken: benoemen kostensoorten Aansluiting financiële administratie en loonadministratie Extracomptabel bijhouden WKR-administratie toegestaan Waardering van loonelementen inclusief 21% btw Aanpassen processen, beschrijvingen Opleiding personeel Voorlichting personeel Eventueel: overleg met de Belastingdienst 13

14 Werkkostenregeling in een notendop Loon / vergoedingen / verstrekkingen Leidt niet tot eindheffing Leidt mogelijk tot eindheffing Geen loon Intermediaire kosten Nihilwaarderingen Vergoedingen en verstrekkingen Aangewezen door werkgever Vrije ruimte / forfait Gerichte vrijstellingen Normaal belastbaar loon -/- 1,5% fiscale loonsom Niet-aanwijsbare of niet aangewezen vergoedingen en verstrekkingen = 80% eindheffing over positief verschil geen verhaal op werknemer werkgeversheffing, geen SV 14

15 Kosten in vrije ruimte / Eindheffingsloon Kerstpakketten, ideële geschenken, cadeaus verjaardag etc. Fiets Bedrijfsfitness Vergoeding telefoon en internet thuis Personeelsfeesten e.d. Producten uit eigen bedrijf (personeelskortingen) Geschenken anders dan kleine geschenken Interne representatie Kantinemaaltijden (forfait EUR 3,05 per maaltijd) Vakbondscontributie Overige kleding (niet werkkleding) Parkeerkosten privé auto, belaste reiskostenvergoeding Bovenmatige (vaste) kostenvergoedingen Géén beperkende voorwaarden (mits gebruikelijk!) 15

16 Aanwijzen of verlonen? Eindheffingsloon kán worden aangewezen De werkgever bepaalt dus welke vergoedingen en verstrekkingen onder de werkkostenregeling worden gebracht! Kosten die er niet onder gebracht worden, moeten op normale wijze worden verloond. Dus als brutoloon of gebruteerd loon worden meegenomen op de loonstrook. 80% eindheffing komt overeen met een gebruteerd tarief van 44% Eindheffing voordelig in vergelijking met werknemersloon belast tegen 52% Eindheffing nadelig i.g.v. 42%, maar wel besparing werknemersverzekeringen Tip: Verlonen of bruteren kan gunstig zijn! 16

17 Tot slot: Aandachtspunten Beoordelen per inhoudingsplichtige Overgangsregeling: let op maximum van 454 personeelsfeesten Toch(?) over in 2014: organisatie in control en weinig onbelaste verg/verstr Internationale situaties: evt. eindheffing bepalen aan de hand van verhouding Nederlands belastbaar loon t.o.v. totaal belastbaar loon Voor WKR loon waarderen inclusief btw (factuurwaarde, WEV) Restant vrije ruimte niet mee te nemen... Restant vrije ruimte benutten? Mits gebruikelijk... Extra kerstcadeau, eindejaarsgratificatie Reiskostenvergoeding verruimen Fietsregeling Bonussen? 17

18 Werkkostenregeling Fiscale aspecten (vervolg) 18

19 Inventariseren & kwalificeren EN NU PARKEERKOSTEN Tablets? hotelovernachting in Brussel Fiets van de zaak!? vaste kostenvergoeding pensioen? Kantinemaaltijden? jubileum: diensttijduitkering Personeelsfeest verkeersboete! 19

20 Casus uitgangspositie Berekening vrije ruimte: Bedrag in Werkgever met 195 werknemers (1 BV) Indicatie jaarlijkse fiscale loonsom (kolom 14): Indicatie vrije ruimte op jaarbasis voor ,5% x fiscale loonsom: Alle bedragen op jaarbasis 20

21 Casuspositie 1 (1/4) STAP 1: Inventarisatie Vergoedingen & verstrekkingen Totaal kosten (jaarbasis) Loonheffingen oud regime Fietsplan Personeelsfeest Internetvergoedingen Ter beschikking gestelde telefoons Tablets Kerstgeschenken Koffie / thee op kantoor Totaal Tablets: gebruteerd tarief 108,3% van (dus circa ) Kerstgeschenken: eindheffing 20% van (dus 2.800) STAP 2: Fiscale kwalificatie werkkostenregeling 21

22 Casuspositie 1 (2/4) STAP 2: WKR Vergoedingen & verstrekkingen Totaal kosten (jaarbasis) Ten laste van vrije ruimte Fietsplan Personeelsfeest Internetvergoedingen Ter beschikking gestelde telefoons nihil Tablets Kerstgeschenken Koffie / thee op kantoor nihil Totaal ten laste van vrije ruimte Vrije ruimte Overschrijding vrije ruimte Eindheffing: 80% van de overschrijding

23 Casuspositie 1 (3/4) Loonheffing verschuldigd door werkgever: Oud regime: vs WKR: Mogelijkheden om WKR aantrekkelijker te maken: Personeelsfeest op de werkplek? Internetvergoeding vervangen door een ter beschikking gestelde dongel? Tablets: ter beschikking stellen en nagenoeg volledig zakelijk gebruiken (dan onbelast)? Tablets fiscaal kwalificeren onder de telefoonregeling (onbelast bij meer dan bijkomstig zakelijk gebruik)? 23

24 Casuspositie 1 (4/4) Of Afschaffen fietsplan Geen feestjes en gadgets Aanpassen cafetariaregeling Let op: arbeidsrechtelijke gevolgen 24

25 Casuspositie 2 (1/1) De Directeur-grootaandeelhouders (DGA s) staan op de loonlijst van de eigen holding vennootschappen. De werknemers op de loonlijst van de werkmaatschappij. Op het personeelsuitje van de werkmaatschappij komen ook de DGA s. Hoe verloopt de belastingheffing over de waarde van het personeelsuitje bij toepassing van de WKR? 25

26 Casuspositie 3 (1/4) WKR / vaste kostenvergoeding Bedragen (jaarbasis) Verschuldigde loonheffingen Stel: 100 werknemers ontvangen een onbelaste vaste kostenvergoedingen van 150 per maand 150 x 12 maanden x 100 werknemers WKR: vaste kostenvergoeding vrije ruimte Vrije ruimte Overschrijding ( ) Eindheffing 80% x Een extra eindheffing van per jaar verschuldigd 26

27 Casuspositie 3 (2/4) WKR en vaste kostenvergoedingen Specificatie van de vaste kostenvergoeding is het uitgangspunt. Deel van de vaste kostenvergoeding aanmerken als: intermediaire kosten (onbelast); of onder een gerichte vrijstelling brengen (onbelast). Overige componenten van de vaste kostenvergoeding: Bij de werknemer belast als loon; of Ten laste van de vrije ruimte brengen (eindheffingsloon werkgever). 27

28 Casuspositie 3 (3/4) Voorwaarden om de vaste kostenvergoeding te mogen uitsplitsen: Schriftelijke specificatie van de kosten: naar aard veronderstelde omvang (per functiegroep) Recent kostenonderzoek Tenminste 3 aaneengesloten maanden Representatief aantal werknemers Bonnen en afschriften verzamelen 28

29 Casuspositie 3 (4/4) SPECIFICATIE VASTE KOSTENVERGOEDING Functie: verkoopmanager Kostensoorten: Bedrag per maand Consumpties onderweg 20 Kosten auto van de zaak (parkeren/onderhoud) 25 Zakelijke lunches en maaltijden overwerk 35 Representatiekosten collega s 15 Representatiekosten relaties 30 Vergoeding internetabonnement 25 Totaal per maand 150 Op basis van de specificatie: vergoeding voor representatie collega s ( 15) en internet ( 25) ten laste van de vrije ruimte. Op jaarbasis: 40 x 12 mnd x 100 wn = tlv vrije ruimte 29

30 De vrije ruimte Vrije ruimte beschikbaar? Alsnog aanwijzen belastbaar loon (bonussen/tantièmes)?? Let op: Moment van aanwijzen Gebruikelijkheidstoets De werknemers fiscaal bevoordelen & kostenneutraal voor werkgever?? Cafetariamodel, let op: CAO bepalingen en wettelijke minima (wet minimumloon) Schriftelijk vastleggen Zie Pellicaan 30

31 Toepassen WKR: 3 methoden (1/4) Opstellen grootboeken, onderscheid tussen: Regelingen/bedragen ten laste van de vrije ruimte. Overige vergoedingen en verstrekkingen. Na keuze voor de WKR is van belang om inzicht te hebben in de (nog beschikbare) vrije ruimte. Bij overschrijden van de vrije ruimte is eindheffing verschuldigd over het meerdere (via aangifte loonheffingen). Voor het berekenen van de vrije ruimte zijn 3 methoden: 1. Voorschotmethode 2. Volloopmethode 3. Tijdvakmethode (actuele loonsom) 31

32 Toepassen WKR: 3 methoden (2/4) I. Voorschotmethode 1. Vrije ruimte: neem 1,5% (2013) van fiscaal loon voorgaand kalenderjaar 2. Deel dit bedrag door het aantal aangiftetijdvakken 3. Toets de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen aan de vrije ruimte 4. Toets per tijdvak, over het meerdere 80% eindheffing 5. Bereken na afloop van het kalenderjaar de werkelijke vrije ruimte op basis van het feitelijke totale fiscaal loon 6. Verreken de eindheffing over het positieve/negatieve verschil 7. Verrekening uiterlijk in de eerste aangifte van het volgende kalenderjaar 32

33 Toepassen WKR: 3 methoden (3/4) II. Volloopmethode 1. Vrije ruimte: neem 1,5% van fiscaal loon voorgaand kalenderjaar 2. Toets gedurende het lopende jaar of de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijven 3. Zodra in de loop van het jaar de vrije ruimte wordt overschreden, dan is over het meerdere 80% eindheffing verschuldigd 4. Bereken na afloop van het kalenderjaar de werkelijke vrije ruimte op basis van het feitelijke totale fiscaal loon 5. Verreken de eindheffing over het positieve/negatieve verschil 6. Verrekening uiterlijk in de eerste aangifte van het volgende kalenderjaar Veelal meest praktische methode, zeker indien schommelingen worden verwacht. 33

34 Toepassen WKR: 3 methoden (4/4) III. Tijdvakmethode (actuele loonsom) 1. Vrije ruimte: neem 1,5 % van het fiscaal loon in het huidige aangiftetijdvak 2. Toets per aangiftetijdvak of de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte van het tijvak blijven 3. Zodra per tijdvak de vrije ruimte wordt overschreden, dan is over het meerdere 80% eindheffing verschuldigd 4. Geen verrekening na afloop van het kalenderjaar Verplicht voor startende werkgevers (geen fiscaal loon voorgaande jaren, dus methode I/II niet mogelijk) Nadeel bij schommelingen in loonsom en kostenvergoedingen/verstrekkingen 34

35 35 SAMENVATTING

36 VRAGEN? mr. Alexander (A.F.S.) Rasink Mazars Paardekooper Hoffman N.V. Sectie Loonheffingen & Expatriate Services T: + 31 (0) loonbelasting@mazars.nl 36