De werkkostenregeling 2015

Transcriptie

1 Bladzijde 1 14 Vanaf 2011 geldt de werkkostenregeling: een nieuwe manier van fiscaal omgaan met vergoedingen en verstrekkingen aan personeel. Tot en met 2014 geldt een overgangsregeling en mag u kiezen of u het huidige stelsel gebruikt of overgaat op de werkkostenregeling. In het belastingplan 2015 is aangekondigd dat aan dit keuzeregime een einde komt en dat de werkkostenregeling vanaf 2015 verplicht wordt. Door de grote verschillen met de huidige regeling kan de werkkostenregeling flink duurder of juist goedkoper uitpakken. In het op Prinsjesdag gepresenteerde belastingplan 2015 zijn de volgende wijzigingen in de werkkostenregeling voorgesteld: Beperkte introductie van het noodzakelijkheidscriterium (namelijk voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur); Jaarlijkse afrekensystematiek; Invoering concernregeling; Vrijstelling korting op branche-eigen producten; Wegnemen onderscheid vergoedingen en verstrekkingen; Verlaging vrije ruime van 1,5% (2014) naar 1,2%; Let op: deze maatregelen zijn nog niet definitief en kunnen tijdens de behandeling van het belastingplan 2015 in de Tweede en Eerste Kamer nog wijzigingen! Deze voorgestelde aanpassingen zullen verderop in de tekst worden beschreven. Omdat de werkkostenregeling per 1 januari 2015 verplicht wordt, is het belangrijk dat u zich tijdig hierop voorbereidt en indien nodig de arbeidsvoorwaarden voor uw personeelsleden aanpast. Breng daarom nú uw situatie in kaart! Beoordeel wat in uw geval slim is én of verdere maatregelen voor het behalen van voordeel of kostenbesparing nodig zijn. Deze brochure biedt u hierbij de helpende hand en bevat praktische tips, bijvoorbeeld ten aanzien van nieuwe en lopende arbeidscontracten. Het volgende stappenplan wordt in deze brochure beschreven: Inventariseer alle vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel Bepaal welke vergoedingen en verstrekkingen wel of niet onder de werkkostenregeling vallen Bepaal de vrije ruimte Beoordeel de gevolgen voor u van de werkkostenregeling Neem maatregelen om uw arbeidsvoorwaarden aan te passen De werkkostenregeling De werkkostenregeling is een nieuwe fiscale behandeling van vergoedingen en verstrekkingen aan personeel, die u niet als brutoloon in aanmerking neemt. Dit kan uiteenlopen van een vaste kosten- of kilometervergoeding voor het gebruik van eigen vervoer, verstrekken van een telefoon of gereedschap, tot personeelsfeesten en planten op het bureau van uw werknemer.

2 Bladzijde 2 14 Kort samengevat houdt de regeling in dat u in ,2% (in 2014 nog 1,5%) van de totale loonsom van uw bedrijf onbelast aan vergoedingen en verstrekkingen mag geven (de vrije ruimte). U mag dit totale bedrag in principe zelf onder de werknemers verdelen. Alle vergoedingen en verstrekkingen moeten dus, op een aantal uitdrukkelijk genoemde uitzonderingen na, worden opgeteld. Zijn de vergoedingen en verstrekkingen die u binnen de vrije ruimte verstrekt hoger, dan is het meerdere belast met 80% eindheffing. Deze 80% komt bovenop het bedrag van de vergoeding of verstrekking en moet u als werkgever betalen. Als voorwaarde geldt wel dat u de vergoedingen en verstrekkingen die u onder de vrije ruimte/eindheffing wilt laten vallen van tevoren aanwijst en in de administratie vastlegt. Deze aangewezen vergoedingen en verstrekkingen behoren niet tot het individuele loon van de werknemer, maar zijn als eindheffing belast bij de werkgever, voor zover de vrije ruimte wordt overschreden. Voorbeeld Is uw loonsom en zijn de verstrekkingen en vergoedingen binnen uw bedrijf lager dan of gelijk aan 6.000, dan zijn deze voor u als werkgever onbelast. Is de waarde van de vergoedingen en verstrekkingen hoger dan 6.000, dan betaalt u 0,80 per euro eindheffing over het meerdere boven de Overigens kunt u in plaats van de 80% eindheffing er ook voor kiezen om een bepaalde vergoeding of verstrekking tot het belaste loon te rekenen, maar dan moet u dit wel van te voren zijn overeengekomen met uw werknemer. In de werkkostenregeling gelden naast de vrijstelling van 1,2% van de loonsom voor bepaalde vergoedingen en verstrekkingen gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Door de werkkostenregeling verdwijnen veel gedetailleerde regeltjes voor verschillende kostenvergoedingen en verstrekkingen. Denk aan de voorwaarden voor de fiets van de zaak. Dat maakt het allemaal een stuk eenvoudiger. Maar daar staat tegenover dat u wél al uw vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel in kaart moet hebben om te beoordelen wat er nu wél en wat er nu níet onder de vrije ruimte valt. Uw eerste taak is dus het inventariseren van alle vergoedingen en verstrekkingen aan uw personeel. Ga hierbij uit van uw administratie, maar vul dit aan met de vergoedingen en verstrekkingen die zijn opgenomen in uw arbeidsvoorwaarden (en bijvoorbeeld uw personeelshandboek) en natuurlijk uw eigen geheugen. Let op! Er is een voorstel om een noodzakelijkheidscriterium in de werkkostenregeling op te nemen. Een vergoeding of verstrekking voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium en vormt dus geen belastbaar loon als deze in redelijkheid noodzakelijk is voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Het noodzakelijkheidscriterium gaat uit van de gedachte dat het verstrekken, vergoeden of ter beschikking stellen van zaken waarvan de werkgever het nodig en noodzakelijk vindt dat zijn werknemers die in hun werk gebruiken, geheel buiten het loonbegrip blijven. Ook als de werknemer er privé gebruik van maakt of kan maken. De Belastingdienst zou dat marginaal moeten toetsen. Vanaf 2015 zal dit criterium beperkt worden ingevoerd. Binnen 4 jaar zullen de ervaringen die ermee in de praktijk worden opgedaan worden geëvalueerd en zal worden bekeken of bredere invoering van het noodzakelijkheidscriterium wenselijk is.

3 Bladzijde 3 14 Schematisch overzicht Gebruikelijkheidscriterium Het uitgangspunt van de werkkostenregeling is dat een belangrijke administratieve vereenvoudiging wordt bereikt. Om die reden kunnen inhoudingsplichtigen zelf bepalen op welke manier zij de kostenvergoedingen over hun werknemers verdelen. Dit biedt de mogelijkheid aan specifieke werknemers een relatief zeer hoge kostenvergoeding te geven en aan anderen geen. Ook bestaat de mogelijkheid om een eventueel resterende vrije ruimte aan het einde van het jaar te benutten door enkele werknemers nog een aanvullende kostenvergoeding te geven. De directeur-grootaandeelhouder zou dan bijvoorbeeld een extra (hoge) kostenvergoeding kunnen krijgen. Om dat te voorkomen is een gebruikelijkheidstoets opgenomen. De vergoedingen en verstrekkingen die aan de vrije ruimte worden toegewezen, mogen niet in belangrijke mate (30%) afwijken van hetgeen in voor het overige overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is. Of iets gebruikelijk is, is niet altijd eenvoudig aan te geven. Elementen die bij de gebruikelijkheidstoets van belang zijn, zijn onder meer: de soort vergoedingen en verstrekkingen en de waarde ervan, de hoogte van de vergoedingen en verstrekkingen, wie de vergoedingen en verstrekkingen krijgen.

4 Bladzijde 4 14 De beoordeling of een vergoeding gebruikelijk is of niet, vindt achteraf plaats. Ook vindt deze op werknemersniveau plaats. De inspecteur krijgt hiermee de mogelijkheid extreme situaties aan te pakken, zoals ongebruikelijke omvangrijke omzettingen van belast loon in een onbelaste vergoeding. Overigens ligt de bewijslast dat bepaalde vergoedingen en verstrekkingen ongebruikelijk zijn bij de inspecteur. Het Handboek Loonheffingen geeft bij twijfel over de gebruikelijkheid van een vergoeding of verstrekking het volgende handvat: beoordeel iedere vergoeding of verstrekking op gebruikelijkheid, beoordeel in de loop van het kalenderjaar het totaal van alle vergoedingen en verstrekkingen. Als dit totaal meer dan 30% ongebruikelijk is, is het bedrag boven de 30%-grens loon van de werknemer. Als een vergoeding of verstrekking niet gebruikelijk is, kan deze niet aan de vrije ruimte worden toegewezen en behoort de vergoeding tot het individueel belastbaar loon van de werknemer. Vergoedingen of verstrekkingen van maximaal per persoon per jaar beschouwt de Belastingdienst in ieder geval als gebruikelijk. Naast een algemene kostenvergoeding van per jaar mogen er, aldus het Handboek Loonheffingen, specifieke gebruikelijke vergoedingen of verstrekkingen gegeven worden, zoals een vergoeding voor de telewerkplek of een kerstpakket. Ter illustratie volgen hier nog een aantal voorbeelden (ontleend aan het Handboek Loonheffingen van de belastingdienst): Voorbeeld 1 U hebt een middelgroot bedrijf en geeft uw werknemers met kerst een flatscreentelevisie. Binnen uw sector is het gebruikelijk dat het personeel met kerst een duur cadeau krijgt. U mag de flatscreentelevisie volledig in de vrije ruimte onderbrengen. Voorbeeld 2 U geeft een van uw werknemers een elektrische fiets van De werknemer komt op deze fiets naar het werk. Deze situatie en de prijs van de fiets zijn niet ongebruikelijk. U mag de fiets volledig in de vrije ruimte onderbrengen. Voorbeeld 3 Een bedrijf heeft behalve een directeur-grootaandeelhouder (dga) geen andere werknemers. De dga krijgt een vergoeding voor zijn werk van Het bedrijf bestempelt als loon van de dga en brengt de overige onder in de vrije ruimte. Het is duidelijk dat zo'n 'knip' ongebruikelijk is. Voorbeeld 4 U geeft uw werknemers met kerst een kerstpakket. De directeur heeft net zijn vliegbrevet gehaald en hij vertelt altijd gepassioneerd over zijn hobby. U geeft de directeur met kerst een zelfbouwpakket van een sportvliegtuig van Een kerstpakket van is niet gebruikelijk: de waarde van het pakket wijkt meer dan 30% af van de waarde van pakketten die andere werkgevers in vergelijkbare omstandigheden aan hun directeuren geven. U rekent het deel van de verstrekking dat meer dan gebruikelijk is tot het loon van de directeur.

5 Bladzijde 5 14 Categorieën Na het verzamelen van de vergoedingen en verstrekkingen, moet u bepalen of deze wel of niet onder de vrije ruimte vallen. U moet dus beoordelen of er mogelijk een uitzondering van toepassing is. De volgende vergoedingen en verstrekkingen hoeft u niet mee te rekenen voor de beoordeling of ze onder de vrije ruimte vallen: Brutoloon en eindheffingsloon; Intermediaire kosten; Gerichte vrijstellingen; Nihilwaarderingen Over het brutoloon en eindheffingsloon is loonbelasting verschuldigd. Voor de overige genoemde categorieën geldt dat deze fiscaal zijn vrijgesteld. Vallen de vergoedingen en verstrekkingen niet in een van deze categorieën, dan zijn deze in totaliteit belast als ze zijn aangewezen voor de vrije ruimte/eindheffingsloon en samen meer bedragen dan 1,2% van de totale fiscale loonsom (kolom 14 van de loonstaat). Zijn ze hier door u niet voor aangewezen dan behoren ze tot het loon van de individuele werknemer. Deel alle vergoedingen en verstrekkingen dus correct in! Gebruik als hulpmiddel het onderstaande schema 'Uitzonderingen die niet onder de werkkostenregeling vallen. Uitzonderingen die niet onder de werkkostenregeling vallen: Omschrijving Brutoloon en eindheffingsloon Alles wat u als brutoloon op de loonstrook opneemt is belast. Dit brutoloon bepaalt wel de hoogte van de vrije ruimte van 1,2%. Tot de werkkostenregeling behoren ook niet het loon waarvoor u de belastingheffing voor uw rekening neemt op basis van een specifieke 'eindheffingsloon'-regeling. Voorbeelden Brutoloon Het vaste periodeloon Toeslagen en vakantiegeld Vergoedingen en verstrekkingen die niet aangewezen mogen worden: de auto van de zaak, genot van een (dienst)woning, geldboeten (binnenlandse en vanaf 2015 ook buitenlandse), misdrijven, wapens en munitie en agressieve dieren De door u niet aangewezen vergoedingen voor de vrije ruimte/eindheffing Eindheffingsloon De eindheffing van 300 voor privégebruik bij doorlopend afwisselend gebruikte bestelauto's

6 Bladzijde 6 14 Let op! Onder de werkkostenregeling is het aantal mogelijkheden om eindheffingsloon toe te passen beperkt. Dit kan alleen nog maar in één van de volgende gevallen: Doorlopend afwisselend gebruikte bestelauto s ( 300 per auto). Eindheffing wegens naheffingsaanslag door de Belastingdienst Eindheffing wegens tijdelijke knelpunten (omdat de Belastingdienst redelijkerwijs niet van u kan verwachten dat u tijdig een aangifte kunt indienen) Eindheffing wegens een aangewezen publiekrechtelijke uitkering Pseudo-eindheffing wegens VUT-regeling, excessieve vertrekvergoeding of backservice van pensioen Vervolg uitzonderingen die niet onder de werkkostenregeling vallen: Omschrijving Intermediaire kosten Kosten die een werknemer voor en in opdracht van de werkgever maakt (voorschiet) en op declaratiebasis vergoed krijgt. Voorbeelden Kosten postzegels postafdeling die de werknemer koopt Kosten zakendiner Kosten die samenhangen met de auto van de zaak (zoals parkeerkosten, benzine en waskosten) Let op! Uit de wet blijkt niet altijd duidelijk wat er precies onder deze categorie valt. Heeft u kostenvergoedingen of verstrekkingen waarvan u twijfelt of deze onder de intermediaire kosten vallen? Stem deze dan met uw belastinginspecteur af. Vervolg uitzonderingen die niet onder de werkkostenregeling vallen: Omschrijving Gerichte vrijstellingen Voor een beperkt aantal zaken is uitdrukkelijk bepaald dat deze belastingvrij mogen worden vergoed of verstrekt. Deze zaken zijn uitdrukkelijk genoemd in de wet. Voorbeelden Zakelijke verhuiskosten (kosten verhuizing inboedel plus max ) Vergoeding reiskosten voor zowel zakelijk als woonwerkverkeer van maximaal 0,19 per kilometer bij reizen met eigen vervoer en werkelijke kosten bij reizen per openbaar vervoer (abonnementen en losse kaartjes) Tijdelijke verblijfkosten in het kader van de dienstbetrekking (eten en overnachtingen tijdens dienstreizen) Cursussen, congressen, seminars, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren kennis en vaardigheden voor het werk Inschrijving in een beroepsregister Outplacement Studiekosten met het oog op het verwerven van inkomen (incl. EVC-procedures) Zakelijke maaltijden Extra territoriale kosten (kosten wegens het tijdelijk ver-

7 Bladzijde 7 14 blijf buiten het land van herkomst, 30%-regeling) Korting op branche- eigen producten (vanaf 2015), De oude regeling van personeelskortingen wordt voortgezet: tot maximaal 20% van de waarde in het economische verkeer van deze producten, maar niet meer dan 500 per werknemer per kalenderjaar Vergoeding voor een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen (vanaf 2015) (waar nu bij verstrekking ervan een nihilwaardering geldt).voor welke voorzieningen dit precies gaat gelden is op dit moment nog niet bekend gemaakt Gereedschappen (zaken die worden gebruikt om iets te maken, meten of te controleren en die meerdere keren worden gebruikt), computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur (met inbegrip van het bijbehorende datatransport zoals dongel of 4G kaartje en programmatuur en dergelijke), die naar het redelijk oordeel van de werkgever noodzakelijk zijn voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Deze regeling geldt ook vanaf 2015 Als extra voorwaarden geldt hierbij dat: De werknemer verplicht is tot teruggaaf of vergoeding van de restwaarde indien deze zaken naar oordeel werkgever niet meer noodzakelijk zijn voor het werk Deze voorzieningen geen deel uitmaken van een cafetariaregeling Bij vergoeding of verstrekking van deze zaken aan de DGA aannemelijk wordt gemaakt dat deze voorziening voor de desbetreffende werknemer een gebruikelijke voorziening is. Let op! Naast de hierboven genoemde voorbeelden zijn er géén mogelijkheden voor andere gerichte vrijstellingen op basis van de huidige werkkostenregeling. Als u meer vergoed of verstrekt dan de normen, dan kunt u dit bovenmatige deel of: Als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte; Als loon van de werknemer belasten; Deels als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte en deels als loon van de werknemer belasten

8 Bladzijde 8 14 Vervolg uitzonderingen die niet onder de werkkostenregeling vallen: Omschrijving Nihilwaardering Verstrekkingen (loon in natura, geldt niet voor vergoedingen voor dergelijke kosten) die eigenlijk wel onder de werkkostenregeling vallen, maar omdat ze tegen nihil worden gewaardeerd, de vrije ruimte niet verkleinen. Voorbeelden Voorzieningen die op de werkplek (niet zijnde een thuiswerkplek) worden gebruikt of verbruikt zoals het gebruik van de vaste computer, het kopieerapparaat, de vaste telefoon, maar ook bedrijfsfitness Arbo-voorzieningen op de werkplek en/of thuiswerkplek, onder voorwaarden, zoals beeldschermbril, veiligheidsbril, stoelmassage en dergelijke) Consumpties op de werkplek (die geen onderdeel van een maaltijd uitmaken) Ter beschikking gestelde werkkleding: kleding met bedrijfslogo van minimaal 70cm 2, of kleding die nagenoeg uitsluitend geschikt is voor het werk (zoals uniformen) of kleding die op het werk achterblijft Mobiele telefoon of smartphone (als het zakelijke gebruik meer dan 10% is) Apparatuur, gereedschappen, computers, notebook of laptop (als het zakelijke gebruik 90% of meer is) OV-jaarkaart en voordeelurenkaart (als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt) Huisvesting op de werkplek, bijvoorbeeld voor brandweerman die op de kazerne slaapt, werknemer die aan boord van schip of boorplatform verblijft en groepsleider die slaapdienst heeft in een gezinsvervangend tehuis. Inclusief verstrekkingen van energie, water en bewassing. Het rentevoordeel van de personeelslening als uw werknemer daarmee een (elektrische) fiets of scooter koopt en het rentevoordeel op leningen voor de eigen woning, mits dit rente als eigenwoningrente in aftrek had kunnen komen. In het laatste geval geldt dat de werknemer een schriftelijke verklaring moet overleggen die de werkgever moet bewaren Forfaitaire waarderingen Loon in natura wordt gewaardeerd op het bedrag van de inkoopfactuur inclusief btw. Vastlegging in de financiële administratie door werkgevers die btw-belaste prestaties verrichten, gebeurt in principe exclusief btw. In de brief van 3 juli 2014 (DB2014/272) heeft de staatssecretaris aangegeven dat voor het berekenen van het bedrag dat in de vrije ruimte moet worden geboekt, de werkgever met de inspecteur kan afspreken dat hij de gemiddelde btw-druk over de verschillende voorzieningen uit de vrije ruimte in aanmerking neemt.

9 Bladzijde 9 14 Als er: geen factuur is, of een factuur is van een verbonden vennootschap, wordt niet gewaardeerd op het bedrag van de inkoopfactuur inclusief btw maar op de waarde in het economische verkeer. Voor sommige verstrekkingen gelden normbedragen. Zo gelden voor de volgende voorzieningen die op de werkplek gebruikt of verbruikt worden de daarbij vermelde bedragen: maaltijden: 3,15 (bedrag 2014) per maaltijd, huisvesting en inwoning (anders dan de ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking te beschikking gestelde woning) met inbegrip van genot van energie, water en bewassing: 5,35 (bedrag 2014) per dag, door de werkgever verrichte kinderopvang waarvoor aanspraak kan ontstaan op kinderopvangtoeslag of een tegemoetkoming Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen: het aantal uren kinderopvang maal de uurprijs vastgesteld krachtens artikel 1.7, tweede lid, Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen. Samengevat Vergoedingen en verstrekkingen Vergoedingen en verstrekkingen die geen (belast) loon vormen Vergoedingen en verstrekkingen onder het noodzakelijkheidscriterium Vergoedingen die verplicht individueel loon vormen Gerichte vrijstellingen Verstrekkingen die op nihil gewaardeerd worden Vrije (aangewezen) ruimte (1,2%) (2015) Meerdere boven de vrije ruimte Niet aangewezen vergoedingen en verstrekkingen (voor zover niet vallend onder één van de voorgaande categorieën) Wijze van heffing Niet belast in LB Niet belast in LB Belast in LB bij werknemer Vrijgesteld Niet belast (waarde nihil) Vrijgesteld Belast met 80% eindheffing Belast in LB bij werknemer Concernregeling De werkkostenregeling wordt toegepast per inhoudingsplichtige. Vanaf 2015 is het echter ook mogelijk om te kiezen voor de concernregeling. De concernregeling kan voor een inhoudingsplichtige samen met een andere inhoudingsplichtige worden toegepast als: de inhoudingsplichtige voor ten minste 95% belang heeft in die andere inhoudingsplichtige, die andere inhoudingsplichtige voor ten minste 95% belang heeft in de inhoudingsplichtige, of een derde voor ten minste 95% belang heeft in de inhoudingsplichtige, terwijl deze derde tevens voor ten minste 95% belang heeft in die andere inhoudingsplichtige. Uiterlijk bij de aangifte over het eerste tijdvak van het volgende kalenderjaar kan een concern kiezen om de concernregeling al dan niet toe te passen. Als hiervoor gekozen wordt geldt de concernregeling voor alle concernonderdelen die gedurende het gehele kalenderjaar hebben voldaan aan de eigendomseis van 95%. In het kalenderjaar toe- of uittredende concernonderdelen mogen de concernregeling niet toepassen.

10 Bladzijde Door de concernregeling ontstaat een collectieve vrije ruimte. Op concernniveau hoeft dan ook geen splitsing meer gemaakt worden van de vergoedingen en verstrekkingen naar concernonderdeel. Het concernonderdeel met de grootste loonsom geeft de eventuele verschuldigde belasting als gevolg van overschrijding van de gezamenlijke vrije ruimte aan en draagt deze af. Alle bij de concernregeling betrokken inhoudingsplichtigen zijn echter wel aansprakelijk voor de gehele door het concern verschuldigde belasting. Administratieve verplichtingen werkkostenregeling De volgende zaken moeten in de administratie worden bijgehouden: Alle vergoedingen en verstrekkingen die zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte, worden in de administratie opgenomen als eindheffingsloon. Deze gegevens hoeven niet op werknemersniveau te worden vastgelegd. Als een vergoeding of verstrekking niet is aangewezen in de vrije ruimte, maar wordt behandeld als individueel loon van de werknemer, moet deze vergoeding of verstrekking wel op werknemersniveau worden vastgelegd in de loonstaat van de werknemer. Een gerichte vrijstelling is eindheffingsloon welke op werknemersniveau moet worden vastgelegd. Voor zover meer wordt vergoed of verstrekt wordt dan het gericht vrijgestelde bedrag, is er sprake van een bovenmatige vergoeding. Als deze bovenmatige vergoeding is aangewezen als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte, dan moet deze als eindheffingsloon worden opgenomen in de administratie. Als deze bovenmatige vergoeding wordt aangemerkt als individueel loon van de werknemer, moet deze op werknemersniveau worden geadministreerd in de loonstaat van de werknemer. Let op! Zijn in de administratie de vergoedingen en verstrekkingen opgenomen exclusief btw, dan moet de btw worden toegevoegd. Vastlegging in de financiële administratie door werkgevers die btw-belaste prestaties verrichten, gebeurt in principe exclusief btw. In de brief van 3 juli 2014 heeft de staatssecretaris aangegeven dat voor het berekenen van het bedrag dat in de vrije ruimte moet worden geboekt, de werkgever met de inspecteur kan afspreken dat hij de gemiddelde btw-druk over de verschillende voorzieningen uit de vrije ruimte in aanmerking neemt. In dat geval hoeft niet per voorziening separaat de btw geadministreerd te worden. Daarnaast is het raadzaam om in de administratie bij te houden hoeveel vrije ruimte er nog is. Op die manier houdt de inhoudingsplichtige grip op de eventuele verschuldigde eindheffing. Vanaf 2015 hoeft de inhoudingsplichtige echter nog maar één keer per jaar de eventuele eindheffing als gevolg van overschrijding van de vrije ruimte te berekenen en af te dragen. Na afloop van het kalenderjaar kan de inhoudingsplichtige de totale loonsom (kolom 14-loon) berekenen, daaruit afleiden wat zijn vrije ruimte is en bepalen of die is overschreden. De inhoudingsplichtige geeft de eventueel verschuldigde belasting als gevolg van een overschrijding van de vrije ruimte aan en draagt deze af uiterlijk met de belasting over het eerste tijdvak van het nieuwe kalenderjaar. Bij een aangiftetijdvak van een maand is dit de aangifte over januari die in februari wordt gedaan. De inhoudingsplichtige mag er overigens voor kiezen om de verschuldigde belasting als gevolg van overschrijding van de vrije ruimte op een eerder moment al aan te geven en af te dragen. Eindigt de inhoudingsplicht gedurende een kalenderjaar, dan mag de inhoudingsplichtige niet wachten met aangeven en afdragen van de verschuldigde belasting als gevolg van overschrijding van de vrije ruimte tot het nieuwe kalenderjaar. In dat geval moet de verschuldigde belasting uiterlijk worden aangegeven en afgedragen in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht is geëindigd.

11 Bladzijde Enkele voorbeelden Als u heeft bepaald welke vergoedingen en verstrekkingen u allemaal aan uw personeel geeft, gaat u deze indelen aan de hand van de hiervoor gegeven schema. Zorg wel dat u duidelijk laat zien hoe u de vergoedingen en verstrekkingen heeft ingedeeld. Is er sprake van brutoloon, intermediaire kosten, nihilwaardering of gerichte vrijstellingen? Twijfelt u over een indeling, geef dan aan waarom u hiervoor kiest. Maak bijvoorbeeld een lijst met alle vergoedingen en verstrekkingen en geef hierop aan in welke categorie deze thuishoren. Deze lijst kunt u in de toekomst gebruiken bij een belastingcontrole, maar ook als u overweegt om uw arbeidsvoorwaarden aan te pas-sen. Voorbeeld Betreft Autokosten: auto van de zaak (benzine, verzekering, parkeergeld) Scholing en opleidingskosten Indeling Intermediaire kosten Gericht vrijgesteld De kostenvergoedingen en verstrekkingen die niet in de uitzonderingen kunnen worden ingedeeld en dus overblijven, vallen in de vrije ruimte van 1,2% (2015). In principe telt u deze mee tegen de waarde in het economisch verkeer. Dat is de waarde die een dergelijke vergoeding of verstrekking heeft in de winkel of op internet (dus inclusief btw). Beschikt u over een factuur, dan zal dit meestal de waarde op de factuur zijn. Dit geldt niet als u zelf de prijs op de factuur heeft kunnen bepalen, zoals bij verkoop van producten uit het eigen bedrijf aan werknemers. Voor een paar aangewezen vergoedingen of verstrekkingen mag u uitgaan van een aangepaste waardering. Deze waardering is meestal lager dan de waarde in het economisch verkeer. Het gaat dan bijvoorbeeld over het rentevoordeel op een personeelslening, huisvesting en gas, licht en water ten behoeve van de dienstbetrekking. Voorbeeld U geeft uw werknemers jaarlijks de volgende zaken: Een telefoon die meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt. Een personeelsfeest dat 500 heeft gekost. Opleidingskosten voor een beroepsopleiding (gemiddeld 500). Een vaste kostenvergoeding voor kosten samenhangende met de auto van de zaak. (Gemiddeld) twee fietsen van de zaak (totale kosten 600 inclusief btw). Een T-shirt en spijkerbroek voor op de werkvloer (totaal 400). Drankjes met bitterballen na werktijd op de werkplek (drie keer per jaar: in verband met de zomervakantie, Kerst en het jaarlijkse bedrijfsjubileum). Kosten totaal: 400.

12 Bladzijde In de vrije ruimte/eindheffing kunt u de volgende posten aanwijzen: Zakelijke telefoon (nihilwaardering) nihil Personeelsfeest 500 Opleidingskosten (gerichte vrijstelling) nihil Fietsen van de zaak 600 Kleding voor het werk (nihil als op werk achterblijft) 400 Drankjes met bitterballen op werkplek (nihilwaardering) nihil Totaal Heeft u alle vergoedingen en verstrekkingen op één rij, dan telt u deze op en bepaalt u vervolgens de loonsom. Het gaat daarbij om de loonsom in het jaar waarin de werkkostenregeling wordt toegepast. Vrije ruimte Nadat u de indeling heeft bepaald, gaat u de vrije ruimte (1,2 van de loonsom) berekenen. Het meerdere is belast tegen 80% eindheffing. Voorbeeld De uitgaven onder de werkkostenregeling van Metaalbedrijf X bedragen Het bedrijf heeft een loonsom van Dit betekent dat de vrije ruimte bedraagt (namelijk 1,2% * ). Indien er geen maatregelen worden genomen is per jaar een bedrag aan belasting verschuldigd van (80% * ( / ). Stappenplan introductie Werkkostenregeling in Inventariseer vergoedingen en verstrekkingen De eerste stap is het inventariseren van alle feitelijke vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel binnen de onderneming. Inventariseer in ieder geval de volgende zaken: a. Welke feitelijke vergoedingen en verstrekkingen zijn er binnen de onderneming? Bronnen die hiervoor gebruikt kunnen worden zijn: financiële administratie, loonadministratie, arbeidsvoorwaarden (wellicht wordt niet alles gebruikt), overige informatie welke voortkomt uit gesprekken en beoordelingen. b. Welke vaste kostenvergoedingen worden aan werknemers betaald en waarvoor dienen deze (onderbouwing)? c. Aan welke werknemers (functies) worden de kostenvergoedingen betaald? d. Hoe verhoudt de hoogte van de verstrekte kostenvergoedingen zich tot het werkelijke kostenniveau dat redelijkerwijze hoort bij de betreffende werkzaamheden (mogelijk per functiegroep)? e. Welke kosten(soorten) kunnen redelijkerwijs gemaakt worden ten behoeve van de dienstbetrekking?

13 Bladzijde Deel de vergoedingen en de verstrekkingen in categorieën in De volgende stap is het indelen van de vergoedingen en verstrekkingen volgens de volgende verdeling: a. Vergoedingen en verstrekkingen die geen loon vormen Niet al hetgeen de werknemer van de werkgever krijgt, vormt loon. Het beslissende criterium is het verband tussen loon en dienstbetrekking, zoals dat uit de wetsgeschiedenis en jurisprudentie naar voren komt. Geen loon is/zijn in ieder geval: - vergoedingen en verstrekkingen die op grond van een andere relatie opkomen, - intermediaire kosten, - vrijgesteld loon, - verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van minimaal de (factuur)waarde betaalt b. Gerichte vrijstellingen Niet over alle vergoedingen en verstrekkingen is belasting verschuldigd. Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn gericht vrijgesteld. c. Vergoedingen die verplicht individueel loon vormen Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen kunnen niet als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen en vormen verplicht individueel loon. d. Overige vergoedingen die kunnen worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel (vallend in de vrije ruimte van 1,2% (2015) Alle overige vergoedingen en verstrekkingen (die niet gerangschikt zijn onder de vier hiervoor genoemde categorieën) kunnen als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen. Hierbij geldt als voorwaarde dat de totale omvang van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen niet in belangrijke mate mag afwijken van hetgeen gebruikelijk is onder voor het overige overeenkomstige omstandigheden (de gebruikelijkheidstoets). Voor verstrekkingen geldt dat deze in principe worden gewaardeerd naar: - de waarde in het economische verkeer, of - in het geval door een derde een bedrag in rekening is gebracht aan de werkgever: het in rekening gebrachte bedrag. Sommige verstrekkingen worden op nihil gewaardeerd. Deze verstrekkingen gebruiken niet de vrije ruimte van 1,2% (2015) omdat de waarde nihil is. Om die reden onderscheiden wij ook deze categorie. De verstrekkingen die als eindheffingsbestanddeel kunnen worden aangewezen, kunnen daarom verdeeld worden in twee categorieën: - verstrekkingen welke gewaardeerd worden tegen nihil - overige verstrekkingen welke een waardering hoger dan nihil hebben 3. Bepaal de vrije ruimte De derde stap is het bepalen van de vrije ruimte en het vergelijken met de als eindheffingsbestanddeel aangewezen vergoedingen en verstrekkingen.

14 Bladzijde a. Bepaal de loonsom in het jaar waarin de WKR wordt toegepast. Voor het jaar 2015 zal dit dus de loonsom van 2015 zijn. Omdat deze loonsom nog niet beschikbaar is, bepaalt men die zo goed als mogelijk. Houd daarbij alvast rekening met wijzigingen die bekend zijn. Denk aan reorganisaties, ontslag van mensen of juist uitbreiding van een afdeling. Let op: bestaat het bedrijf uit meerdere werkgevers (bijvoorbeeld meerdere B.V. s), dan dienen de uitgaven voor personeel per werkgever apart te worden vastgesteld en apart te worden vergeleken met de loonsom bij die werkgever, tenzij de concernregeling kan worden toegepast. b. Bepaal de vrije ruimte: (1,2% van de loonsom). De uitkomst is de (onbelaste) vrije ruimte. c. Bepaal de vergoedingen die zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel en de verstrekkingen met een waardering hoger dan nihil die zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Is het saldo hiervan hoger dan de vrije ruimte, dan is het meerdere belast tegen 80% 4. Beoordeel de arbeidsvoorwaarden Beoordeel of bepaalde arbeidsvoorwaarden moeten en kunnen worden aangepast. Op grond van de verkregen informatie uit de voorgaande stappen kan beoordeeld worden wat de invloed van de werkkostenregeling is en welke stappen er nog genomen moeten worden. Waar werkgevers bijvoorbeeld onder het bedrag van de vrije ruimte zitten, kan men er voor kiezen om de kostenvergoedingen en of verstrekkingen naar boven bij te stellen. Anderzijds kan het raadzaam zijn om de arbeidsvoorwaarden te beoordelen en waar nodig te herzien, zodat op de langere termijn de WKR niet leidt tot een forse kostenstijging. Te denken valt bijvoorbeeld aan het uitruilen van arbeidsvoorwaarden die onder de gerichte vrijstelling, intermediaire kosten of nihilwaardering vallen. Ook kan het raadzaam zijn vergoedingen en verstrekkingen die thans onbelast zijn, onder de werkkostenregeling als individueel loon aan te merken (goedkoper dan de 80% eindheffing), zodat de werknemer zelf de loonheffing voor zijn rekening moet nemen. Als de werkgever de loonheffing voor zijn rekening neemt kan het anderzijds weer aantrekkelijker zijn om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen onder te brengen in de vrije ruimte (als de 80% eindheffing goedkoper is dan de brutering). De volgende aandachtspunten zijn hierbij van belang: Een hoger brutoloon kan gevolgen hebben voor de door de werkgever te betalen premies werknemersverzekeringen, de opbouw van pensioen en vakantiegeld. Sommige werkgevers zijn ook gebonden aan cao s en moeten dus ook rekening houden met de arbeidsvoorwaarden conform de cao. Voor het aanpassen van arbeidsvoorwaarden (buiten de cao) is soms toestemming noodzakelijk van de werknemer of de ondernemingsraad. Bij het aanpassen van de arbeidsvoorwaarden is het verstandig om een mogelijkheid in te bouwen dat kostenvergoedingen in de toekomst eenzijdig (door werkgever) gewijzigd kunnen worden.