SRA-Praktijkhandreiking

Transcriptie

1 SRA-Praktijkhandreiking Werkkostenregeling Versie: 21 november 2012 SRA-Vaktechniek Postbus AH NIEUWEGEIN T F E vaktechniek@sra.nl W SRA-Vaktechniek

2 Inhoudsopgave 1 Algemeen De werkkostenregeling Forfaitaire ruimte (vrije ruimte, werkkostenforfait) Vergoedingen die verplicht individueel loon vormen Gerichte vrijstellingen Vergoedingen en verstrekkingen die geen loon of geen belast loon vormen Verstrekkingen die op nihil worden gewaardeerd Resumé Vaste onkostenvergoedingen Waardering verstrekkingen (loon in natura) Stroomschema Gebruikelijkheidstoets Overgangsregeling Keuze huidig regime of werkkostenregeling Acties Inventarisatie Onderbouwing vaste kostenvergoedingen Aanpassing arbeidsvoorwaarden Stappenplan voor de keuze overgangsregeling of werkkostenregeling in Inventariseer vergoedingen en verstrekkingen Deel de vergoedingen en verstrekkingen in categorieën in Bepaal de vrije ruimte Bepaal overgangsregeling: toepassen of niet Administratieve verplichtingen werkkostenregeling Methode 1: vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar en toetsing gedurende het lopende jaar Methode 2: vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar en toetsing per aangiftetijdvak van het lopende jaar Methode 3: vrije ruimte per aangiftetijd en toetsing per aangiftetijdvak van het lopende jaar Voorbeeld methode 1, 2 en Uitwerking methode Uitwerking methode Uitwerking methode Vergelijk methode 1, 2 en Rekenmodel werkkostenregeling Inventarisatie en quickscan vergoedingen en verstrekkingen Doel model Gebruik model Instructie invulblad SRA-Vaktechniek

3 1 Algemeen Per 1 januari 2011 is de tot dan geldende wettelijke regeling met betrekking tot onbelaste vergoedingen/verstrekkingen vervangen door de werkkostenregeling. Er is een overgangsregeling die werkgevers in de jaren 2011, 2012 en 2013 de mogelijkheid biedt om jaarlijks te kiezen voor de op 31 december 2010 geldende wettelijke regeling in plaats van de werkkostenregeling. Werkgevers en adviseurs hebben lang gespeculeerd op mogelijke afschaffing van de werkkostenregeling en zijn mede om die reden nog niet overgestapt naar de werkkostenregeling. Inmiddels lijkt definitieve invoering per 1 januari 2014 echter onvermijdelijk. Tijdens evaluatiebijeenkomsten over de werkkostenregeling die eind 2011 werden gehouden, is nog wel gesproken over de mogelijkheid om twee regelingen voor de werkkostenregeling te introduceren waaruit de werkgever kan kiezen: één regeling met een laag percentage met daarnaast de mogelijkheid van specifieke vergoedingen en één regeling met een hoger percentage zonder specifieke vergoedingen. Op dit moment is onduidelijk of invoering van twee regelingen wel tot stand gaat komen. Om die reden zal in deze praktijkhandreiking niet worden ingegaan op de mogelijke twee regelingen, maar zal de werkkostenregeling, zoals die nu (november 2012) bekend is, besproken worden. Indien er nog aanpassingen worden gedaan in de werkkostenregeling, zal de praktijkhandreiking geactualiseerd worden. Naast deze praktijkhandreiking is een rekenmodel ontwikkeld dat kan helpen bij het inventariseren van de vergoedingen en verstrekkingen en het uitvoeren van een eerste, eenvoudige quickscan. Het rekenmodel wordt in het laatste hoofdstuk van deze praktijkhandreiking nader toegelicht. De aangekondigde verhoging van het werkkostenforfait naar 1,6% vindt geen doorgang. Vanaf 1 januari 2013 wordt het forfait verhoogd met 0,1% naar 1,5%. Nadere vragen over deze praktijkhandreiking kunt u voorleggen via vaktechniek@sra.nl. SRA-Vaktechniek Pagina 1

4 2 De werkkostenregeling Met de invoering van de nieuwe werkkostenregeling is een groot aantal fiscale regels rondom de vergoedingen en/of verstrekkingen in de loonsfeer verdwenen. Er is een nieuwe vrijstelling geïntroduceerd van 1,5% (bedrag 2013) van de fiscale loonsom voor bepaalde vergoedingen en verstrekkingen, ongeacht de vraag of daarin een beloningselement valt te onderkennen. Aanvullend zijn er een beperkt aantal gerichte vrijstellingen voor zakelijke kosten ingevoerd. 2.1 Forfaitaire ruimte (vrije ruimte, werkkostenforfait) De forfaitaire ruimte (ook wel vrije ruimte of werkkostenforfait genoemd) om onbelast vergoedingen en verstrekkingen te doen aan werknemers, bedraagt 1,5% (bedrag 2013) van de totale fiscale loonsom (kolom 14 van de loonstaat). Bij overschrijding van deze (totale) vrije ruimte is de werkgever over het meerdere een eindheffing verschuldigd van 80%. Het is van groot belang om goed vast te stellen welke kostensoorten door de werkgever worden toegewezen aan de vrije ruimte. Deze aangewezen vergoedingen en verstrekkingen zijn voor de werknemer onbelast loon. Als het totaal van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen voor het gehele personeel meer bedraagt dan 1,5% van de fiscale loonsom van het gehele personeel, wordt het meerdere bij de werkgever belast met een eindheffing ter grootte van 80%. De door de werkgever aangewezen vergoedingen/verstrekkingen vormen overigens ook geen loon voor de volksverzekeringen en werknemersverzekeringen en de werkgever hoeft hierover ook geen inkomensafhankelijke bijdrage Zvw te betalen. De werkgever dient vooraf de vergoedingen en verstrekkingen aan te wijzen (kenbaar te maken) die als onderdeel van de vrije ruimte gaan gelden. Deze keuze dient uiterlijk gemaakt te worden op het moment van betalen van de vergoeding of verstrekken van het loon in natura. Als en voor zover er geen aanwijzing vooraf plaatsvindt, zijn vergoedingen en verstrekkingen gewoon individueel te belasten loon. Het is niet mogelijk vergoedingen en verstrekkingen met terugwerkende kracht onder te brengen in de vrije ruimte. De vrije ruimte geldt per kalenderjaar. Een eventueel restant kan niet worden meegenomen naar een volgend kalenderjaar. Let op: voor alle verstrekkingen, vergoedingen en kosten geldt nog wel de gebruikelijkheidstoets. De werkkostenregeling kan dus niet worden gebruikt om meer kosten te vergoeden dan het bedrag waarop werknemers in redelijkheid en naar aard van hun werkzaamheden recht zouden hebben. Meer hierover in hoofdstuk 3. Let op: loon uit vroegere dienstbetrekking mag voor het berekenen van de vrije ruimte worden meegenomen als dit loon minder dan 10% uitmaakt van de totale fiscale loonsom. Let op: naast de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen mogen nog twee verstrekkingen aan postactieve werknemers in de vrije ruimte ondergebracht: producten uit eigen bedrijf; verstrekkingen die ook aan eigen werknemers worden gegeven (bijvoorbeeld een kerstpakket). 2.2 Vergoedingen die verplicht individueel loon vormen Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen kunnen niet als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen en vormen verplicht individueel loon. Het betreft vergoedingen en verstrekkingen ter zake of in de vorm van: privégebruik van een ter beschikking gestelde auto het genot van een (dienst)woning geldboeten (binnenlands) SRA-Vaktechniek Pagina 2

5 misdrijven wapens en munitie agressieve dieren 2.3 Gerichte vrijstellingen Niet over alle vergoedingen en verstrekkingen is belasting verschuldigd. Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn gericht vrijgesteld. Om gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen moeten de vergoedingen en verstrekkingen eerst als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen. Dit aanwijzen kan door de vergoeding of verstrekking in de administratie op te nemen als eindheffingsloon. Het aanwijzen kan per individuele werknemer en op collectief niveau voor alle werknemers tegelijkertijd. Voordat de eindheffing berekend wordt, wordt van het aangewezen eindheffingsloon dan eerst de gerichte vrijstellingen en de vrije ruimte (1,5% van het totale fiscale loon) afgetrokken. De gericht vrijgestelde vergoedingen en verstrekkingen zijn: reiskosten (incl. woon-werkverkeer); verblijfskosten; cursussen, congressen, seminars, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk. Hieronder valt ook de inschrijving in een beroepsregister en outplacement; studiekosten met het oog op het verwerven van inkomen (incl. EVC); extraterritoriale kosten (30%-regeling); verhuiskosten. 2.4 Vergoedingen en verstrekkingen die geen loon of geen belast loon vormen Niet al hetgeen de werknemer van de werkgever krijgt, vormt loon. Geen loon is in ieder geval: 1. Vergoedingen en verstrekkingen die op grond van een andere relatie opkomen Te denken valt hierbij aan een rouwkrans of een fruitmand voor een zieke werknemer. Het beslissende criterium is ook onder de werkkostenregeling of er een verband is tussen het loon en de dienstbetrekking. Kleine geschenken zijn in ieder geval geen loon als voldaan is aan de volgende drie cumulatieve voorwaarden: a. de werkgever geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen zo'n attentie geven; b. de attentie betreft geen geld of een waardebon; c. de factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal Intermediaire kosten Dit zijn kosten die de werknemer als tussenpersoon voor de werkgever voorschiet en op declaratiebasis vergoed krijgt. Van intermediaire kosten is sprake bij: de aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren; kosten die gemaakt worden voor zaken die behoren tot het vermogen van de werkgever (en die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld); kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (en dus niet specifiek met het functioneren van de werknemer). Voorbeelden hiervan zijn: de werknemer die zaken koopt voor het bedrijf en de kosten daarvoor voorschiet en later terugontvangt; SRA-Vaktechniek Pagina 3

6 de kosten van het diner van de zakenrelatie waarmee een werknemer gaat eten (let op! de kosten van het zakendiner voor de werknemer zelf vallen hier niet onder. Dit is een gerichte vrijstelling); de kosten die samenhangen met de auto van de zaak (benzinekosten, parkeerkosten, tolwegen, waskosten etc.). 3. Vrijgesteld loon Vrijgesteld loon valt niet onder de werkkostenregeling. Het betreft: vrijgestelde aanspraken op: o eenmalige uitkeringen bij ontslag; o pensioen-, prepensioen- en VUT-regelingen; o periodieke uitkeringen ter vervanging van gederfd of te derven loon; o verlof; o ZW, Wet Wajong, WAZO, WW, WAO/WIA en overeenkomstige aanspraken. vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen: o vergoedingen en verstrekkingen wegens schade aan of verlies van persoonlijke zaken; o eenmalige uitkeringen en verstrekkingen bij overlijden; o uitkeringen uit fondsen; o diensttijduitkeringen; o vergoedingen voor arbeid in de onderneming van de partner die lager zijn dan 5.000; o eenmalige premies voor projecten die bedoeld zijn om een bijstandsgerechtigde weer aan het werk te helpen. 4. Verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van minimaal de (factuur)waarde betaalt Als een werknemer een eigen bijdrage van minimaal de (factuur)waarde betaalt voor een verstrekking is er geen sprake van belast loon en is de werkkostenregeling hierop niet van toepassing. 2.5 Verstrekkingen die op nihil worden gewaardeerd Sommige verstrekkingen worden op nihil gewaardeerd. Deze verstrekkingen gebruiken niet de vrije ruimte van 1,5% omdat de waarde nihil is. Om die reden onderscheiden wij ook deze categorie. Het gaat om voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt of verbruikt met de volgende kenmerken: voorzieningen waarvan het niet gebruikelijk is deze elders te gebruiken of verbruiken, te denken valt aan de inrichting van de werkplek; arbovoorzieningen, in geval van thuiswerk kunnen ook de arbovoorzieningen op de werkplek thuis op nihil gewaardeerd worden; werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, werkkleding die voorzien is van één of meer logo s met een oppervlakte van samen minimaal 70 cm2 of werkkleding die op het werk achterblijft; consumpties tijdens werktijd, die geen deel uitmaken van de maaltijd; hulpmiddelen, waaronder laptops en notebooks en dergelijke, gereedschappen en toebehoren, die ook elders gebruikt kunnen worden en die voor minimaal 90% zakelijk gebruikt worden; mobiele communicatiemiddelen (mobiele telefoon) die voor meer dan 10% zakelijk worden gebruikt; openbaarvervoerkaart en voordeelurenkaart welke mede zakelijk gebruikt wordt. Een werkplek is elke plaats waar de werknemers werken en waarvoor de werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk is. Deze zorgplicht kan blijken uit een arboplan of uit een risico-inventarisatie op grond van de Arbeidsomstandighedenwet. Onder werkplek wordt niet verstaan de werkplek thuis. Dit is slechts anders indien er sprake is van een ruimte met bijvoorbeeld een eigen opgang en sanitair (de ruimte moet een zelfstandige deel van de woning zijn), waarin de werknemer SRA-Vaktechniek Pagina 4

7 werkt en waarvoor een zakelijke huurovereenkomst tussen werknemer en werkgever is afgesloten, waardoor alleen de werkgever over de ruimte beschikt. Met betrekking tot voorzieningen op de werkplek heeft de Staatssecretaris in een brief van 24 oktober 2011 (DB/2011/342) het loonbegrip verduidelijkt: een door de werkgever getroffen voorziening kan slechts loon vormen indien er sprake is van zowel een voldoende oorzakelijk verband tussen de voorziening en de dienstbetrekking als een privévoordeel voor de werknemer. Indien de voorziening geen privévoordeel meebrengt voor de werknemer vormt deze geen loon en blijft daarom onbelast, onafhankelijk van de vraag of de voorziening op de werkplek wordt gebruikt of verbruikt. 2.6 Resumé Vergoedingen en verstrekkingen Vergoedingen en verstrekkingen die geen (belast) loon vormen Vergoedingen die verplicht individueel loon vormen Gerichte vrijstellingen Verstrekkingen die op nihil gewaardeerd worden Vrije (aangewezen) ruimte (1,4%, vanaf ,5%) Meerdere boven de vrije ruimte Niet aangewezen vergoedingen en verstrekkingen (voor zover niet vallend onder één van de voorgaande categorieën) Wijze van heffing Niet belast in LB Belast in LB bij werknemer Vrijgesteld Niet belast (waarde nihil) Vrijgesteld Belast met 80% eindheffing Belast in LB bij werknemer 2.7 Vaste onkostenvergoedingen Er kan een vaste onkostenvergoeding worden gegeven voor vergoedingen die in de vrije ruimte zijn aangewezen. Vaste onkostenvergoedingen voor vergoedingen die niet in de vrije ruimte zijn ondergebracht vormen individueel te belasten loon van de werknemer. Gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten kunnen alleen onderdeel zijn van een vaste onkostenvergoeding indien voldaan is aan de volgende voorwaarden: Het bedrag van de vrijstellingen en de kosten kan aannemelijk gemaakt worden. Er is een omschrijving van elke vrijstelling en kostenpost met een geschat bedrag. Er is een specificatie van de opbouw van de vaste kostenvergoedingen per vrijstelling en per kostenpost. Er is een onderbouwing van de vaste onkostenvergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten. Op verzoek van de belastingdienst of als de omstandigheden wijzigen wordt dit onderzoek herhaald. Het onderzoek vooraf is alleen noodzakelijk als het gaat om nieuwe vaste onkostenvergoedingen. Voor vaste onkostenvergoedingen die al bestonden voordat de werkkostenregeling werd toegepast, hoeft niet opnieuw onderzoek te worden gedaan zolang de omstandigheden niet zijn veranderd. Vaste onkostenvergoedingen voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten die niet voldoen aan de hiervoor genoemde voorwaarden, zijn belast. Het is wel mogelijk om deze toe te wijzen aan de vrije ruimte. 2.8 Waardering verstrekkingen (loon in natura) Loon in natura wordt gewaardeerd op het bedrag van de inkoopfactuur inclusief btw. Er vindt een afwijkende waardering plaats als: er geen factuur is; er een factuur is van een verbonden vennootschap. In die twee gevallen geldt de waarde in het economische verkeer. Producten uit eigen bedrijf worden gewaardeerd tegen de prijs die aan klanten in rekening wordt gebracht. Krijgen werknemers een korting op deze verkoopprijs, dan vormt die korting loon voor de SRA-Vaktechniek Pagina 5

8 werknemer. Dit bedrag mag u ook aanwijzen in de vrije ruimte van 1,5%. Sommige verstrekkingen worden op nihil gewaardeerd. Zie hiervoor paragraaf 2.5. Voor andere verstrekkingen gelden normbedragen. Hierin zijn, ten opzichte van de regeling zoals deze gold tot en met 31 december 2010, een paar wijzigingen aangebracht. De belangrijkste wijziging is dat voor de verstrekking van maaltijden in bedrijfskantines en vergelijkbare ruimtes niet op werknemersniveau bijgehouden hoeft te worden hoeveel maaltijden er worden gebruikt. De koude en warme maaltijden hoeven niet apart geadministreerd te worden. Het totaal van de eigen bijdragen mag worden afgetrokken van de in totaal verstrekte kantinemaaltijden vermenigvuldigt met het normbedrag. Voorts zijn er wijzigingen in de normering van huisvesting en inwoning op de werkplek, de dienstwoning en kinderopvang op de werkplek. 2.9 Stroomschema Op de volgende pagina is een stroomschema opgenomen dat gebruikt kan worden als hulpmiddel bij de beoordeling van de diverse vergoedingen en verstrekkingen in samenhang met de werkkostenregeling. SRA-Vaktechniek Pagina 6

9 VERGOEDING VERSTREKKING Intermediaire kosten: vergoeding van door werknemer voorgeschoten kosten O.g.v. een andere relatie (bijv. rouwkrans, fruitmand, kleine geschenken =< 25) Nee GEEN LOON Nee - Wegens schade of verlies persoonlijke zaken - Diensttijduitkering - Overlijdensuitkering - Wegens schade of verlies persoonlijke zaken - Diensttijduitkering - Overlijdensuitkering Nee Nee - (Binnenlandse) geldboete - Vanwege misdrijf - Wapens en munitie - Agressieve dieren Eigen bijdrage van werknemer van minimaal de factuurwaarde Nee Nee INDIVIDUEEL LOON (BIJ WERKNEMERS BELAST) - Privégebruik auto - Genot dienstwoning - Vanwege misdrijf - Wapens en munitie - Agressieve dieren Nee Nee Indien geheel/gedeeltelijk op werkplek: - Gebruik elders is niet gebruikelijk - Arbovoorzieningen - Werkkleding (uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt om tijdens werk te dragen of logo van min. 70 cm2 of blijft achter op werk) - Consumpties tijdens werktijd - Indien ter beschikking gesteld (eigendom werkgever): o Hulpmiddelen (ook laptop) zakelijk gebruik min. 90% o Mobiele telefoon zakelijk gebruik meer dan 10% o Openbaar vervoerkaart, voordeelurenkaart (mede zakelijk gebruik) Gericht vrijgesteld: - Reis- en verblijfkosten (incl. woon-werk) - Cursussen etc. voor het onderhouden/verbeteren van kennis en vaardigheden, vakliteratuur, inschrijving beroepregister - Studiekosten - Extraterritoriale kosten - Verhuiskosten Nee - VRIJGESTELD VOOR ZOVER TOTAAL NIET HOGER DAN 1,5% VAN DE LOONSOM - 80% EINDHEFFING VOOR ZOVER TOTAAL HOGER DAN 1,5% VAN DE LOONSOM VRIJGESTELD Aangewezen eindheffing bestanddeel in de vrije ruimte Nee INDIVIDUEEL LOON (BIJ WERKNEMER BELAST) SRA-Vaktechniek Pagina 7

10 3 Gebruikelijkheidstoets Het uitgangspunt van de werkkostenregeling is dat een belangrijke administratieve vereenvoudiging wordt bereikt. Om die reden kunnen inhoudingsplichtigen zelf bepalen op welke manier zij de kostenvergoedingen over hun werknemers verdelen. Dit biedt de mogelijkheid aan specifieke werknemers een relatief zeer hoge kostenvergoeding te geven en aan anderen geen. Ook bestaat de mogelijkheid om een eventueel resterende vrije ruimte aan het einde van het jaar te benutten door enkele werknemers nog een aanvullende kostenvergoeding te geven. De directeurgrootaandeelhouder zou dan bijvoorbeeld een extra (hoge) kostenvergoeding kunnen krijgen. Om dat te voorkomen is een gebruikelijkheidstoets opgenomen. De werkkostenregeling geldt namelijk niet als de vergoedingen en verstrekkingen hoger zijn dan die welke in overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk zijn. Deze toetsing moet op werknemersniveau plaatsvinden. Als een werknemer een hoge vergoeding wordt gegeven, moet worden beoordeeld of die vergoeding gebruikelijk is of niet. Of iets gebruikelijk is, is overigens niet altijd eenvoudig aan te geven. Als de vergoeding niet gebruikelijk is, geldt de werkkostenregeling niet en behoort de vergoeding tot het loon. De gebruikelijkheidstoets is tijdens de parlementaire behandeling als volgt beschreven: Daarmee geeft de werkkostenregeling werkgevers meer vrijheid dan thans om afspraken met werknemers te maken over omzetten van belast loon in een vergoeding of verstrekking die als eindheffingsbestanddeel aangewezen wordt. Als afbakening is een bepaling opgenomen dat de omvang van de als eindheffingsbestanddeel aangewezen vergoedingen en de waarde van verstrekkingen niet in belangrijke mate mag afwijken van hetgeen in voor het overige overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is. Deze bepaling is erop gericht om oneigenlijk gebruik te beperken en biedt de inspecteur de mogelijkheid extreme situaties te bestrijden. Daarbij kan gedacht worden aan een werkgever die in absolute bedragen gemeten nog veel forfaitaire ruimte heeft en dat aan één enkele werknemer toekent die zo zijn loon waarover hij belasting betaalt aanzienlijk fors ziet dalen. Ook denkbaar is een situatie dat de werkgever al boven zijn forfaitaire ruimte komt maar met een werknemer met een hoog inkomen afspraken maakt om bij de werknemer belast loon om te ruilen voor vergoedingen of verstrekkingen in de vorm van eindheffingsbestanddelen. Uitgaande van de gedachte dat een dergelijk oneigenlijk gebruik geen hoge vlucht zal nemen en dan nog slechts in individuele gevallen is gekozen voor een bepaling die slechts bij uitzondering hanteerbaar is. Mocht in de praktijk blijken dat oneigenlijk gebruik veelvuldig voorkomt, zullen aanvullende maatregelen worden overwogen. De beoordeling of een vergoeding gebruikelijk is of niet, vindt achteraf plaats. Ook vindt deze op werknemersniveau plaats. De inspecteur krijgt met de gebruikelijkheidstoets de mogelijkheid extreme situaties aan te pakken, zoals ongebruikelijke omvangrijke omzettingen van belast loon in een onbelaste vergoeding. Uit de parlementaire behandeling volgt dat de staatssecretaris van oordeel is dat de inhoudingsplichtige de bewijslast heeft dat de vergoedingen gebruikelijk zijn. Dat standpunt lijkt ons op basis van de wet houdbaar. De hoofdregel is dat de vergoedingen en verstrekkingen namelijk tot het loon behoren. Alleen als de vergoeding is vrijgesteld of onder de eindheffing valt, is dat anders. De eindheffing die de werkkostenregeling is, is een uitzondering op de hoofdregel en daarmee lijkt de inhoudingsplichtige inderdaad degene te zijn die in eerste aanleg de bewijslast heeft dat aan de daarvoor geldende voorwaarden wordt voldaan. SRA-Vaktechniek Pagina 8

11 4 Overgangsregeling De werkkostenregeling leidt tot een aanzienlijke wijziging ten opzichte van de praktijk voor kostenvergoedingen en verstrekkingen zoals deze gold tot 31 december Afhankelijk van de feitelijke omstandigheden bestaat de mogelijkheid dat de werkkostenregeling voor de werkgever nadelig is. In zo n geval zal die de bestaande kostenvergoedingen misschien willen herzien. Dat is niet altijd direct mogelijk, bijvoorbeeld door afspraken in een lopende CAO of door afspraken in bestaande arbeidsovereenkomsten. De wet voorziet om die reden in een overgangsperiode om eventuele aanpassingen geleidelijk mogelijk te maken. De overgangsperiode loopt van 1 januari 2011 tot en met 31 december In ieder van die jaren kunt u er voor kiezen om geen gebruik te maken van de werkkostenregeling, maar van de wettelijke regeling voor de vergoeding van kosten en verstrekkingen zoals deze gold per 31 december Als men hiervoor kiest, dient men één wijziging aan te brengen: voor personeelsfeesten- en reizen geldt dat deze onbelast zijn voor zover de waarde niet meer dan 454 (per persoon) bedraagt. De keuze voor de huidige regeling is bijvoorbeeld verstandig als de huidige belastingvrije kostenvergoedingen boven de drempel van 1,5% van de loonsom komen en de werkgever over het meerdere 80% eindheffing verschuldigd zou zijn. Door gebruik te maken van de overgangsregeling wordt die eindheffing tijdens de overgangsperiode voorkomen. Uiteraard gaat per 1 januari 2014 de werkkostenregeling dan onverkort in (behoudens eventuele toekomstige wetswijzigingen daarin). De overgangsregeling is in zekere zin bijzonder. Inhoudingsplichtigen kunnen namelijk ieder jaar opnieuw ervoor kiezen wel of geen gebruik te maken van de werkkostenregeling. Een inhoudingsplichtige kan dus in 2013 van de overgangsregeling gebruik maken, ook als in 2012 gekozen is voor de werkkostenregeling De keuze voor het ene jaar is dus niet bepalend voor het volgende jaar. Helaas bestaat niet de mogelijkheid pas aan het einde van het jaar de keuze te maken. Op dat moment bestaat voor de inhoudingsplichtige immers inzicht in de totale vergoedingen en verstrekkingen en kan dus ook worden bepaald welke regeling (werkkostenregeling of overgangsregeling) het gunstigste is. De wet bepaalt dat de keuze moet worden gemaakt bij de aanvang van het jaar. In de eerste aangifte blijkt dus de keuze. Die keuze kan voor dat jaar vervolgens niet meer worden gewijzigd. Kiest de inhoudingsplichtige in januari 2013 voor de werkkostenregeling, dan geldt die dus voor het hele jaar Als de inhoudingsplichtige pas in de loop van het jaar wordt opgericht, moet de keuze bij aanvang van de inhoudingsplicht worden gemaakt. Juist omdat de keuze aan het begin van het jaar moet worden gemaakt, is het verstandig aan het einde van dit jaar (2012) te bepalen welke regeling gunstiger is op basis van het voor dit jaar geldende bedrag aan vergoedingen en verstrekkingen en de al bekende wijzigingen die daarin optreden. SRA-Vaktechniek Pagina 9

12 5 Keuze huidig regime of werkkostenregeling De werkgever moet ook voor 2013 weer een keuze maken. Deze zal waarschijnlijk weer bepaald worden door de uiteindelijke kosten. Als de totale vergoeding (op basis van de nieuwe regels) hoger is dan 1,5% van de fiscale loonsom, kan gekozen worden voor de bestaande regels voor kostenvergoedingen en verstrekkingen. De keuze kan voor het jaar 2013 voor het laatst gemaakt worden. Vanaf 1 januari 2014 is er namelijk geen keuze meer en moet men verplicht de werkkostenregeling toepassen. Het is daarom wenselijk om ook in 2012 actief te kijken naar de mogelijkheden zodat weloverwogen de meest voordelige keuze kan worden gemaakt voor het jaar 2013 en de voorbereidingen kunnen worden getroffen voor de verplichte invoering in Waar werkgevers bijvoorbeeld onder het bedrag van de vrije ruimte zitten, kan men er voor kiezen om de kostenvergoedingen/verstrekkingen naar boven bij te stellen met toepassing van de werkkostenregeling. Een keuze voor de werkkostenregeling impliceert wel dat wellicht (collectieve) afspraken met werknemers moeten worden aangepast. Met de overgangsregeling heeft u uiterlijk tot 2014 de tijd om bestaande afspraken met werknemers te herzien. Denk hierbij bijvoorbeeld ook aan het eventueel aanpassen van bestaande personeelshandboeken- en reglementen. Het is dan ook raadzaam om de arbeidsvoorwaarden te beoordelen en waar nodig te herzien, zodat op de langere termijn de werkkostenregeling niet leidt tot een forse kostenstijging. Te denken valt bijvoorbeeld aan het uitruilen van arbeidsvoorwaarden die onder de gerichte vrijstelling, intermediaire kosten of nihilwaardering vallen. Voorbeelden zijn: Het ter beschikking stellen van mobiele telefoons die meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt in ruil voor de vergoeding van internet thuis. Vergoedingen en verstrekkingen die thans onbelast zijn, onder de werkkostenregeling als individueel loon aanmerken (goedkoper dan de 80% eindheffing), zodat de werknemer zelf de loonheffing voor zijn rekening moet nemen. De volgende aandachtspunten zijn hierbij van belang: Een hoger brutoloon kan gevolgen hebben voor de door de werkgever te betalen premies werknemersverzekeringen, de opbouw van pensioen en vakantiegeld. Sommige werkgevers zijn ook gebonden aan CAO s en moeten dus ook rekening houden met de arbeidsvoorwaarden conform de CAO. Voor het aanpassen van arbeidsvoorwaarden (buiten de CAO) is soms toestemming noodzakelijk van de werknemer of de ondernemingsraad. Bij het aanpassen van de arbeidsvoorwaarden is het verstandig om een mogelijkheid in te bouwen dat kostenvergoedingen in de toekomst eenzijdig (door werkgever) gewijzigd kunnen worden. SRA-Vaktechniek Pagina 10

13 6 Acties Aan de hand van een inventarisatie van de huidige arbeidsvoorwaarden, moet beoordeeld worden of en hoe deze arbeidsvoorwaarden in het forfait van 1,5% van de fiscale loonsom passen. Elke ondernemer wil immers vermijden dat er 80% loonbelasting betaald moet worden. Met andere woorden, u doet er verstandig aan om een analyse te maken van de mogelijkheden van de werkkostenregeling. Als u dit nalaat, loopt u de kans uzelf en uw werknemers te kort te doen. 6.1 Inventarisatie Inventariseer in ieder geval de volgende zaken: 1. Welke feitelijke vergoedingen en verstrekkingen zijn er binnen het bedrijf? Bronnen die u kunt gebruik bij de inventarisatie van alle feitelijke vergoedingen en verstrekkingen zijn: o financiële administratie; o loonadministratie; o arbeidsvoorwaarden (wellicht wordt niet alles gebruikt); o overige informatie welke voortkomt uit gesprekken en beoordelingen. 2. Welke vaste kostenvergoedingen worden aan werknemers betaald en waarvoor dienen deze (onderbouwing)? 3. Aan welke werknemers (functies) worden de kostenvergoedingen betaald? 4. Hoe verhoudt de hoogte van de verstrekte kostenvergoedingen zich tot het werkelijke kostenniveau dat redelijkerwijze hoort bij de betreffende werkzaamheden (mogelijk per functiegroep)? 5. Welke kosten(soorten) kunnen redelijkerwijs gemaakt worden ten behoeve van de dienstbetrekking? 6. Wat is de fiscale ruimte in de werkkostenregeling? 6.2 Onderbouwing vaste kostenvergoedingen Voor een goed beeld van de werkelijke kosten, zowel de kostensoorten als de hoogte daarvan, is het raadzaam een onderzoek te doen naar de omvang en samenstelling van de kosten. Voor zover de huidige vaste kostenvergoedingen niet zijn gebaseerd op een kostenonderzoek, kan het verstandig zijn om (alsnog) een onderzoek uit te voeren. Dit is enerzijds van belang voor het maken van een goede keuze om al dan niet per 1 januari 2013 te kiezen voor de werkkostenregeling. Anderzijds zal bij een keuze voor de overgangsregeling de Belastingdienst blijven controleren of de vaste kostenvergoedingen naar aard en veronderstelde omvang zijn gespecificeerd. Bij een kostenonderzoek moet een representatieve groep werknemers gedurende een representatieve periode (dus niet bijvoorbeeld tijdens de zomervakantieperiode) gedurende ten minste drie maanden de kosten bijhouden. 6.3 Aanpassing arbeidsvoorwaarden Op grond van de verkregen informatie uit de voorgaande stappen kan een keuze worden gemaakt voor de werkkostenregeling of de overgangsregeling. Dit moet worden gecommuniceerd met werknemers of wellicht zelfs met de ondernemingsraad (OR). Bij een keuze voor de werkkostenregeling, moet daarna in overleg met OR en/of personeel, voorbereid worden of en hoe de arbeidsvoorwaarden aangepast zouden kunnen worden. Dit zou (uiterlijk) kunnen worden gedaan in het 3e kwartaal van In de laatste drie maanden kunnen dan vervolgens contracten/reglementen worden aangepast en de nieuwe afspraken verwerkt in de boekhouding en de salarisadministratie. Wij kunnen niet genoeg benadrukken dat u vanaf 1 januari 2014 geen keuze meer heeft. Bereid u daarop voor! SRA-Vaktechniek Pagina 11

14 7 Stappenplan voor de keuze overgangsregeling of werkkostenregeling in Inventariseer vergoedingen en verstrekkingen De eerste stap is het inventariseren van alle feitelijke vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel binnen de onderneming. Zie paragraaf 6.1 voor meer informatie. 7.2 Deel de vergoedingen en verstrekkingen in categorieën in De volgende stap is het indelen van de vergoedingen en verstrekkingen volgens de volgende verdeling: 1. Vergoedingen en verstrekkingen die geen loon vormen Niet al hetgeen de werknemer van de werkgever krijgt, vormt loon. Het beslissende criterium is ook onder de werkkostenregeling het verband tussen loon en dienstbetrekking, zoals dat uit de wetsgeschiedenis en jurisprudentie naar voren komt. Geen loon is/zijn in ieder geval: a. vergoedingen en verstrekkingen die op grond van een andere relatie opkomen b. intermediaire kosten c. vrijgesteld loon d. verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van minimaal de (factuur)waarde betaalt Zie paragraaf 2.4 voor meer informatie. 2. Gerichte vrijstellingen Niet over alle vergoedingen en verstrekkingen is belasting verschuldigd. Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn gericht vrijgesteld. Zie paragraaf 2.3 voor meer informatie. 3. Vergoedingen die verplicht individueel loon vormen Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen kunnen niet als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen en vormen verplicht individueel loon. Zie paragraaf 2.2. voor meer informatie. 4. Overige vergoedingen die kunnen worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel (vallend in het forfait van 1,5%) Alle overige vergoedingen en verstrekkingen (die niet gerangschikt zijn onder de drie hiervoor genoemde categorieën) kunnen als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen. Hierbij geldt als voorwaarde dat de totale omvang van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen niet in belangrijke mate mag afwijken van hetgeen gebruikelijk is onder voor het overige overeenkomstige omstandigheden (de gebruikelijkheidstoets, zie hiervoor hoofdstuk 3). Voor verstrekkingen geldt dat deze in principe worden gewaardeerd naar: de waarde in het economische verkeer, of; in het geval door een derde een bedrag in rekening is gebracht aan de werkgever: het in rekening gebrachte bedrag. Sommige verstrekkingen worden op nihil gewaardeerd. Deze verstrekkingen gebruiken niet de vrije ruimte van 1,5% omdat de waarde nihil is. Om die reden onderscheiden wij ook deze categorie. De verstrekkingen die als eindheffingsbestanddeel kunnen worden aangewezen, kunnen daarom verdeeld worden in twee categorieën: a. verstrekkingen welke gewaardeerd worden tegen nihil Het gaat om voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt of verbruikt. Voor meer informatie zie paragraaf 2.5. SRA-Vaktechniek Pagina 12

15 b. overige verstrekkingen welke een waardering hoger dan nihil hebben 7.3 Bepaal de vrije ruimte De derde stap is het bepalen van de vrije ruimte en het vergelijken met de als eindheffingsbestanddeel aangewezen vergoedingen en verstrekkingen: Bepaal de loonsom in het jaar waarin de werkkostenregeling wordt toegepast. Voor het jaar 2013 zal dit dus de loonsom van 2013 zijn. Omdat deze loonsom nog niet beschikbaar is, bepaalt men die zo goed als mogelijk. Houd daarbij alvast rekening met wijzigingen die bekend zijn. Denk aan reorganisaties, ontslag van mensen of juist uitbreiding van een afdeling. Let op: bestaat het bedrijf uit meerdere werkgevers (bijvoorbeeld meerdere bv s), dan dienen de uitgaven voor personeel per werkgever apart te worden vastgesteld en apart te worden vergeleken met de loonsom bij die werkgever. Bepaal de vrije ruimte conform het algemeen forfait (1,5% van de loonsom). De uitkomst is de (onbelaste) vrije ruimte. Bepaal de vergoedingen die zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel en de verstrekkingen met een waardering hoger dan nihil die zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Is het saldo hiervan hoger dan de vrije ruimte, dan is het meerdere belast tegen 80% eindheffing. Overschrijden de vergoedingen en verstrekkingen de vrije ruimte? Bepaal dan of u de overgangsregeling wilt toepassen of niet. 7.4 Bepaal overgangsregeling: toepassen of niet Als de vrije ruimte kleiner is dan de als eindheffingsbestanddeel aangewezen vergoedingen en verstrekkingen, moeten de betaalde (extra) loonheffingen over onderdelen van de vergoedingen en verstrekkingen onder de regeling zoals die gold tot en met 2010 in beeld gebracht worden. Gedacht moet hierbij worden aan bijvoorbeeld de eindheffing in verband met geschenken of bovenmatige kostenvergoedingen. Voor een goed vergelijk van de situatie tot en met 2010 en de nieuwe (werkkosten)situatie, is het van belang dat alle (structurele) betalingen (eindheffingen) die voor rekening van de werkgever komen worden bepaald. Daarna kan bepaald worden of de werkkostenregeling (80% van het meerdere boven de vrije ruimte) goedkoper is dan regeling tot en met 2010 (de overgangsregeling). De overgangsregeling houdt in: tot en met 2013 gebruik maken van de fiscale regeling voor vergoedingen en verstrekkingen zoals deze gold per 31 december Hierop geldt één uitzondering: tot en met 2010 was het nog mogelijk om werknemers ongelimiteerd personeelsvoorzieningen (personeelsreizen en feesten) te verstrekken. Onder de overgangsregeling zijn de kosten voor personeelsreizen en feesten gelimiteerd tot 454 per werknemer per jaar, het meerdere is belast; afspraken met de Belastingdienst (bijvoorbeeld afspraken over de hoogte van de onbelaste vaste kostenvergoeding) blijven gewoon in stand; men mag elk jaar opnieuw bepalen of men de overgangsregeling toepast; keuze voor toepassing van de werkkostenregeling of de overgangsregeling blijkt uit de administratie. SRA-Vaktechniek Pagina 13

16 8 Administratieve verplichtingen werkkostenregeling De volgende zaken moeten in de administratie worden bijgehouden: Alle vergoedingen en verstrekkingen die zijn aangewezen in de vrije ruimte, worden in de administratie opgenomen als eindheffingsloon. Deze gegevens hoeven niet op werknemersniveau te worden vastgelegd. Als een vergoeding of verstrekking niet is aangewezen in de vrije ruimte, maar wordt behandeld als individueel loon van de werknemer, moet deze vergoeding of verstrekking wel op werknemersniveau worden vastgelegd in de loonstaat van de werknemer. Een gerichte vrijstelling is eindheffingsloon welke op werknemersniveau moet worden vastgelegd. Voor zover meer wordt vergoed of verstrekt wordt dan het gericht vrijgestelde bedrag, is er sprake van een bovenmatige vergoeding. Als deze bovenmatige vergoeding is aangewezen in de vrije ruimte, dan moet deze als eindheffingsloon worden opgenomen in de administratie. Als deze bovenmatige vergoeding wordt aangemerkt als individueel loon van de werknemer, moet deze op werknemersniveau worden geadministreerd in de loonstaat van de werknemer. Let op! Zijn in de administratie de vergoedingen en verstrekkingen opgenomen exclusief btw, dan moet de btw worden toegevoegd (zie paragraaf 2.8). Daarnaast moet in de administratie worden bijgehouden hoeveel vrije ruimte er nog is en wanneer de inhoudingsplichtige eindheffing moet gaan betalen. Hiervoor zijn 3 methoden. Uit de administratie moet blijken voor welke methode gekozen is. 8.1 Methode 1: vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar en toetsing gedurende het lopende jaar Methode 1 werkt als volgt: 1. De vrije ruimte bedraagt in eerste instantie 1,5% van de totale fiscale loonsom (kolom 14 van de loonstaat) van het voorafgaande kalenderjaar. 2. Gedurende het lopende jaar wordt getoetst of het totaal van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte blijven. 3. In het aangiftetijdvak waarin het totaal de vrije ruimte overschrijdt, wordt de overschrijding in de aangifte verwerkt. Hiervoor is 80% eindheffing verschuldigd. 4. In alle volgende aangiftetijdvakken moeten alle aangewezen vergoedingen en verstrekkingen in de aangifte verwerkt worden. Hierover is 80% eindheffing verschuldigd. 5. Na afloop van het kalenderjaar wordt de werkelijke vrije ruimte berekend aan de hand van de totale fiscale loonsom van het kalenderjaar. 6. De aangewezen vergoedingen en verstrekkingen worden getoetst aan deze vrije ruimte. 7. Het positieve of negatieve verschil in eindheffing wordt aangegeven in de eerste aangifte van het volgende kalenderjaar. 8.2 Methode 2: vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar en toetsing per aangiftetijdvak van het lopende jaar Methode 2 werkt als volgt: 1. De vrije ruimte bedraagt in eerste instantie 1,5% van de totale fiscale loonsom (kolom 14 van de loonstaat) van het voorafgaande kalenderjaar. 2. Voor het bepalen van de vrije ruimte per aangiftetijdvak wordt dit bedrag gedeeld door het aantal aangiftetijdvakken van het lopende kalenderjaar. 3. Per aangiftetijdvak wordt getoetst of de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen van dat tijdvak binnen de vrije ruimte van dat tijdvak blijven. 4. Als in een aangiftetijdvak de vrije ruimte van dat tijdvak wordt overschreden, wordt de overschrijding in de aangifte verwerkt. Hierover is 80% eindheffing verschuldigd. 5. De stappen 3 en 4 worden per aangiftetijdvak toegepast. SRA-Vaktechniek Pagina 14

17 6. Na afloop van het kalenderjaar wordt de werkelijke vrije ruimte berekend aan de hand van de totale fiscale loonsom van het kalenderjaar. 7. De aangewezen vergoedingen en verstrekkingen worden getoetst aan deze vrije ruimte. 8. Het positieve of negatieve verschil in eindheffing wordt aangegeven in de eerste aangifte van het volgende kalenderjaar. 8.3 Methode 3: vrije ruimte per aangiftetijd en toetsing per aangiftetijdvak van het lopende jaar Methode 3 werkt als volgt: 1. De vrije ruimte bedraagt 1,5% van de fiscale loonsom van het aangiftetijdvak (kolom 14 van de loonstaat) 2. Per aangiftetijdvak wordt getoetst of de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen van dat tijdvak binnen de vrije ruimte van dat tijdvak blijven. 3. Als in een aangiftetijdvak de vrije ruimte van dat tijdvak wordt overschreden, wordt de overschrijding in de aangifte verwerkt. Hierover is 80% eindheffing verschuldigd. 4. De stappen 3 en 4 worden per aangiftetijdvak toegepast. 5. Er wordt na afloop van het kalenderjaar niet herrekend. Let op: een startende ondernemer kan alleen kiezen voor methode 3 (hij heeft in het voorafgaande kalenderjaar immers geen fiscaal loon). 8.4 Voorbeeld methode 1, 2 en 3 We hebben het over het jaar Een werkgever had in 2012 een fiscale loonsom van De aangewezen vergoedingen en verstrekkingen bedragen: In januari tot en met april per maand. In mei In juni tot en met oktober 2013 weer per maand. In november In december 2013 weer Na afloop van 2013 blijkt de fiscale loonsom te bedragen. Voor het voorbeeld kan er vanuit worden gegaan dat deze loonsom gelijkmatig over de aangiftetijdvakken verdeeld is Uitwerking methode 1 De vrije ruimte bedraagt 1,5% van = Pas in december 2013 wordt de vrije ruimte overschreden met De werkgever is in december % eindheffing, ofwel verschuldigd. De werkelijke vrije ruimte bedraagt 1,5% van = De daadwerkelijk verschuldigde eindheffing bedraagt 80% van 500 ( ), ofwel 400. In de loop van het jaar is eindheffing betaald. In de aangifte van januari 2014 wordt een bedrag van ( ) te veel betaalde eindheffing verrekend Uitwerking methode 2 De vrije ruimte per aangiftetijdvak bedraagt (1,5% van gedeeld door 12). In de maanden januari tot en met april 2013 wordt de vrije ruimte niet overschreden. Er is in deze maanden dan ook geen eindheffing verschuldigd. Het overschot ( 333 per maand) kan niet in de overige maanden van 2013 gebruikt worden. In de maand mei 2013 wordt de vrije ruimte overschreden met De werkgever is in mei % eindheffing, ofwel verschuldigd. In de maanden juni tot en met oktober 2013 wordt de vrije ruimte niet overschreden. Er is in deze maanden dan ook geen eindheffing verschuldigd. Het overschot ( 333 per maand) kan niet met terugwerkende kracht in mei 2013 of in de overige maanden van 2013 gebruikt worden. SRA-Vaktechniek Pagina 15

18 In november 2013 wordt de vrije ruimte overschreden met De werkgever is in november % eindheffing, ofwel verschuldigd. In december 2013 wordt de vrije ruimte ook met overschreden en is eindheffing verschuldigd. De werkelijke vrije ruimte bedraagt 1,5% van = De daadwerkelijk verschuldigde eindheffing bedraagt 80% van 500 ( ), ofwel 400. In de loop van het jaar is ( ) eindheffing betaald. In de aangifte over januari 2014 wordt een bedrag van ( ) te veel betaalde eindheffing verrekend Uitwerking methode 3 De vrije ruimte per aangiftetijdvak bedraagt (1,5% van ). In de maanden januari tot en met april 2013 wordt de vrije ruimte niet overschreden. Er is in deze maanden dan ook geen eindheffing verschuldigd. Het overschot ( 450 per maand) kan niet in de overige maanden van 2013 gebruikt worden. In de maand mei 2013 wordt de vrije ruimte overschreden met De werkgever is in mei % eindheffing, ofwel verschuldigd. In de maanden juni tot en met oktober 2013 wordt de vrije ruimte niet overschreden. Er is in deze maanden dan ook geen eindheffing verschuldigd. Het overschot ( 450 per maand) kan niet met terugwerkende kracht in mei 2013 of in de overige maanden van 2013 gebruikt worden. In november 2013 wordt de vrije ruimte overschreden met De werkgever is in november % eindheffing, ofwel verschuldigd. In december 2013 wordt de vrije ruimte ook met overschreden en is eindheffing verschuldigd. Er wordt niet herrekend. Bij methode 3 wordt uiteindelijk ( ) eindheffing betaald Vergelijk methode 1, 2 en 3 Uit de voorbeelden blijkt dat bij methode 3 uiteindelijk meer eindheffing wordt betaald. Bij methode 1 en 2 wordt uiteindelijk dezelfde uiteindheffing betaald. SRA-Vaktechniek Pagina 16

19 9 Rekenmodel werkkostenregeling 9.1 Inventarisatie en quickscan vergoedingen en verstrekkingen Gelet op de grote verscheidenheid en vormen in vergoedingen die verstrekt kunnen worden, is het praktisch onmogelijk om een gedetailleerd werkprogramma (op kostenniveau) voor de werkkostenregeling te maken. Omdat ons uit de praktijk veelvuldig vragen bereiken over een hulpmiddel ter beoordeling van de werkkostenregeling, heeft SRA, ondanks de beperkingen, een model ontwikkeld waarmee een eerste inventarisatie gemaakt kan worden van de vergoedingen en verstrekkingen. Het rekenmodel verschaft vervolgens inzicht in het onder- of overschrijden van het 1,5% forfait Doel model Het model bestaat uit een invulblad en een rekenmodel. Het invulblad is zo vormgegeven dat de klanten van een SRA-kantoor dit zelf kunnen invullen. Het rekenmodel doet vervolgens aan de hand van de door de klant aangeleverde gegevens op eenvoudige wijze een uitspraak over het onder- of overschrijden van het 1,5 forfait. Het invulblad/rekenmodel dient een tweeledig doel: Klanten kunnen tegen relatief lage kosten (ze leveren immers zelf de gegevens aan) een indruk krijgen over waar zij staan in de werkkostenregeling. Het SRA-kantoor heeft hiermee een eerste inventarisatie van de vergoedingen en verstrekkingen, die kan dienen als uitgangspunt voor verdere advisering Gebruik model Het is de bedoeling dat alleen het invulblad aan de klanten wordt verstrekt en dat het rekenmodel alleen intern op het SRA-kantoor wordt gebruikt. Na het invullen van de gegevens door de klanten kan dit invulblad geïmporteerd worden in het rekenmodel. Het rekenmodel verschaft vervolgens geen volledig advies, maar slechts een quickscan. Let op! Het invulblad en het rekenmodel bevatten de meest voorkomende vergoedingen en verstrekkingen. Gelet op de grote verscheidenheid en vormen van vergoedingen en verstrekkingen is het onmogelijk om een uitputtende lijst te creëren. Bij het gebruik van het invulblad en het rekenmodel moeten daarom altijd de individuele situaties van klanten in het oog gehouden worden. Tevens dient men zich er van bewust te zijn dat het invulblad en het rekenmodel geen limitatieve opsomming is. Let op! Op basis van het model kan, met inachtneming van hetgeen hiervoor is opgemerkt, slechts een uitspraak gedaan worden over het onder- of overschrijden van forfait van 1,5%. Mede met het oog op het voorgaande, kunt u aan de berekeningen die met het model worden gemaakt, geen rechten ontlenen. De beoordeling van de uitkomsten van de quickscan vergt altijd kennis van de werkkostenregeling. Onder meer omdat de overige posten die de klanten zelf aanvullen nog gerubriceerd moeten worden. Daarnaast worden fiscale adviespunten zonder kennis van de werkkostenregeling niet onderkend. SRA-Vaktechniek Pagina 17

20 9.2 Instructie invulblad Op 1 januari 2011 is de tot dan geldende wettelijke regeling met betrekking tot onbelaste vergoedingen/verstrekkingen binnen de loonbelasting vervangen door de werkkostenregeling. Voor het jaar 2013 wordt werkgevers nog de mogelijkheid geboden om te kiezen voor het regime tot en met 2010 of het nieuwe regime van de werkkostenregeling. Het maken van deze keuze is niet eenvoudig, onder meer omdat vaak geen volledige inventarisatie van de vergoedingen/verstrekkingen aanwezig is binnen een bedrijf. Bronnen voor de feitelijke vergoedingen en verstrekkingen zijn: de financiële administratie; de loonadministratie; arbeidsvoorwaarden; overige vergoedingen/verstrekkingen die voortkomen uit bijvoorbeeld gesprekken en beoordelingen. Het inventariseren van de vergoedingen/verstrekkingen is noodzakelijk om een eerste uitspraak te kunnen doen over de te maken keuze in 2013 (huidige regime of regime werkkostenregeling) en is bovendien noodzakelijk ter voorbereiding van de verplichte overgang naar de werkkostenregeling in Als hulpmiddel is een invulblad ontwikkeld waarin de verschillende vergoedingen en verstrekkingen ingevuld kunnen worden. Aan de hand van deze inventarisatie kan vervolgens een eerste eenvoudige beoordeling gemaakt worden over het onder- of overschrijden van het 1,5%-forfait. Deze beoordeling kan een eerste aanwijzing zijn voor de beslissing met betrekking tot 2013 en de te ondernemen stappen ter voorbereiding op de verplichte invoering in Met betrekking tot het invulblad zijn er nog de volgende aandachtspunten: Als een bedrijf uit meerdere werkgevers bestaat (bijvoorbeeld meerdere bv s) moet per werkgever het invulblad ingevuld worden. De werkkostenregeling wordt ook per werkgever toegepast en kan niet cumulatief voor het bedrijf als geheel worden toegepast. In de desbetreffende kolommen dienen de bedragen ingevuld te worden: met betrekking het laatste volledige kalenderjaar; in elk vakje voor alle werknemers gezamenlijk (het is dus niet de bedoeling dat de bedragen per individuele werknemer worden vermeld); inclusief btw (let op, bedragen die afkomstig zijn uit de financiële administratie zijn over het algemeen exclusief btw). Grote wijzigingen in de vergoedingen/verstrekkingen of de fiscale loonsom ten opzichte van het laatste volledige kalenderjaar dienen ook verwerkt te worden in het invulblad. Het invulblad is een opsomming van de meest voorkomende vergoedingen/verstrekkingen en is geen limitatieve opsomming. Andere vergoedingen/verstrekkingen kunnen op de daarvoor gereserveerde plaatsen in het invulblad ingevuld worden. SRA-Vaktechniek Pagina 18