Notulen deelnemersraadvergadering Student Union

Transcriptie

1 Notulen deelnemersraadvergadering Student Union Datum Aanvang uur Locatie Bastille, Atrium Aanwezigen Student Union Bestuur: Jerom van Geffen (vz), Laura Koot, Sophie Ligtenstein, Lisette Groeneveld, Jasper Driessens, Pim Jager Aanwezigen verenigingen: Maarten Assendorp, Kevin Rouwenhorst (Astatine), Evelien Kroot (AEGEE-Enschede), Jefry Heddema, Marnix de Vries (Aloha), Menno Noordanus (Arabesque, Apollo), Rick van Buren (Bellettrie), Geert Luykx, Hidde Kats (ConcepT), Patrick Braatman (vv Drienerlo), Steven Manders, Stefan Lorist (D.R.V. Euros), Martijn de Bijl (D.Z. Euros), Rulon Cullen (Foton), Rien Heuver (Inter- Actief), Wessel Pot, Rik Leeftink, Rachel Mollink (Isaac Newton), Kevin Heubach, Pim Willems (Overleg Studieverenigingen), Marnix Jansen, Christiaan Neeb (Piranha), Claudia Westerveld, Tom Onderwater, Rens Kruining (Proto), Roel Mentink (Scintilla), Remie Lowitz, Sheila Bruinsma (Stretchers), Ietze Janssen, Evelien Kip (Taste), Joukje Beiboer (Navigators Studentenvereniging Enschede), Wout op t Ende (Unipartners), Arnoud Loman, Bas Keet (Tartaros), Jurgen Klein, Daan Egbers (RvT Student Union). Notulist: Elise Pul Opening Jerom opent de vergadering om uur en heet iedereen welkom. De agenda wordt doorgenomen. Daarna legt Jerom de structuur van de Student Union uit. Er was onduidelijkheid over de stukken, Jerom legt uit dat eerst de goedkeuring vanuit het College van Bestuur nodig was. Van het financieel jaarverslag wordt een concept voorgelegd, er is nog goedkeuring vereist vanuit de Raad van Toezicht. Notulen deelnemersraadvergadering Er zijn geen vragen over de notulen. Deze worden hierbij vastgesteld. Mededelingen Student Union: Subsidies website: graag deelnemers op de hoogte stellen dat er een subsidie is voor het vertalen van websites van verenigingen. Wethouder overleg: uitnodiging om zaken omtrent Enschede studentenstad aan te kaarten zodat SU dit mee kan nemen naar overleggen met wethouder Eelco Eerenberg. De Student Union is op zoek naar nieuwe bestuurders en commissieleden. Verenigingen: Geen mededelingen. 4. Jaarverslag 2014 Het jaarverslag is online beschikbaar. Academische Vorming en Onderwijs Twents Onderwijs Model: vorig jaar veel gemonitord, hiervoor is een Student Union Forum (SUF) georganiseerd met Ramses Wessel. Daarnaast is er regelmatig overleg geweest met studieverenigingen (onderwijs afgevaardigden) over problemen binnen TOM. Stimuleren persoonlijke ontwikkeling: naast het Board Improvement Program, is ook Skills Certificate traject gestart. Beiden werden goed bezocht P-Activismeprijs: de propedeuse is in het TOM weggevallen, wel wordt de prijs uitgereikt als activismeprijs. Dit zal ook de komende jaren worden gedaan. More Than A Degree (MTAD) campagne: Informatiebrochures zijn uitgebracht voor onder andere ouders en studieadviseurs. De portefeuillehouder is bij overleggen geweest met decanen aanwezig geweest om zo goed mogelijk de neuzen dezelfde kant op te krijgen over activisme. 1

2 Studentondernemerschap De doelgroep voor studentondernemerschap is relatief klein. Het is niet makkelijk om ondernemers te bereiken. Het is (eindelijk) gelukt om contactgegevens van studentondernemers via studielink te krijgen. Vanaf komend collegejaar is dus inzichtelijk hoeveel studentondernemers er zijn. Kennispark: de samenwerking met Kennispark op het gebied van studentondernemerschap verloopt goed. Evenementen: studentondernemersdag, startup weekend, meest ondernemende studentenhuis Regulaire awareness promotie: zo veel mogelijk studenten bewust maken van de mogelijkheid van kantoorruimte in de Bastille, studentondernemerschap nieuwsbrief, de website is verder ontwikkeld. Communicatie Het afgelopen jaar is gewerkt aan de verbetering van de communicatie, meer kenbaar maken waar de Student Union voor staat. Voorbeelden zijn: het logo van de SU is vernieuwd, bij de More Than A Degree campagne is gezorgd voor het juiste jasje, de Activismemarkt is samen met AV georganiseerd, de SU-website is inmiddels bijna vernieuwd. Bestuurders ondersteunen in hun taken: SUN, heeft veel tegenslag gehad. Meer dan half jaar op moeten wachten, in oktober 2014 weer verder gegaan met uitbreiden netwerk. SUF; steeds meer georganiseerd, bijvoorbeeld over TOM en activisme. Verenigingenweekend; bestuurders bij elkaar zetten. Ook dit jaar weer een weekend voor bestuurders Samenwerking UT. De SU heeft een adviserende rol, een voorbeeld is de Studentenportal. De Union erkenningen zijn up to date gebracht De nieuwsbrief is vernieuwd met updates van projecten om zo verenigingen op de hoogte te houden, de nieuwsbrief verschijnt eens in de twee weken Union van de studenten: steeds meer individuele studenten betrekken bij dingen aan UT. Promotiefilm, om zo te laten zien wat de SU te bieden heeft en wat er onder valt. Internationalisering Stimuleren om meer te integreren. De integratie van de groep internationale studenten is nog niet optimaal. Samen met UT gekeken naar visie en input geleverd. UNITE ondersteunt om een professionele organisatie te worden zodat de internationale verenigingen een goede vertegenwoordiging hebben. Language Café was de eerste keer een succes, tweede keer echter niet en wordt daarom niet gecontinueerd. Buddy verloopt uitstekend en wordt doorgezet in SUF over internationalisatie georganiseerd. Training interculturele communicatie aangeboden en deze wordt ook dit jaar georganiseerd. Doel is om vooruitstrevend te blijven op het gebied van internationalisatie. Alles informatie vanuit de SU wordt tweetalig aangeboden, hiervoor is een vertaler aangesteld. Personeel en organisatie Binnen de organisatie is er veel gebeurd in 2014, zo is het SU-Lustrum gevierd, zijn de Student Union Forum s in het leven geroepen om actuele thema s te bespreken en zijn de koepeloverleggen aangepast. De organisatie is versterkt met een aantal student medewerkers Trainingen voor bestuur SU en een acquisitietraining, 2 studiereizen naar Engeland georganiseerd om zo verder te kijken. De 2 e reis was in gezelschap van CvB leden. Samenwerking UT; reorganisatie dienst Campus. Na vertrek campusmanager gekeken naar verbeteringen. Resultaten hiervan zijn nog niet bekend. Externe betrekkingen In 2014 heel erg veel geëvalueerd over hoe de portefeuille eruit kan zien; in het verleden waren er grote partnerships, nu alleen nog Grolsch en Vrumona. Bedrijven zijn meer op zoek naar direct contact ipv naamsbekendheid. SU heeft contact door evenementen. Conclusie: niet meer hierin 2

3 zoeken. Richten op behouden grote partnerships, daarnaast kleine contracten en contract met gemeente. De Kick In heeft een partnership met ABN AMRO. Nieuwe kleine partnerships: Cup a SOup, Pizza automaat, Spielehof, Kook&co en Westbound travel komt eraan, voor goedkope prijs reizen voor studenten, zit op campus. De intentieverklaring met Gemeente Enschede is verlengd. Vanaf 2015 is er een 6-wekelijkse overleg met wethouder Eerenberg uit voortgekomen. Financiën en bedrijfsmanagement Structuur van de subsidiefondsen vernieuwd, per 1 januari 2015 ingegaan. Doel is meer duidelijkheid te creëren. Investeringsplan: het openlucht theater is vernieuwd; belangrijkste uitgave in Resterende achterblijvende investering: Pakkerij (dit jaar realisatie) en SUN (dit jaar). Unionshop: geëvalueerd en kijken wat er mogelijk is. Accommodatie Bastille: kijken wat is er aantrekkelijk voor studenten. Hoe meer studenten in Bastille krijgen, wat aanbieden. Woon en leef boulevard meer aantrekkelijk maken. Hoe doen? Werkgroep Retail Horeca Services. Werkgroup afgelopen jaar globale visie opgesteld. Nu kleinere groep over Pakkerij: groot punt van aandacht geweest. Willen we graag voor studenten in kunnen zetten. Veiligheid; trappengat bezig geweest, ook dit jaar nog. ICT SU heeft adviesverantwoordelijkheid, ICT studentenoverleg was dood gebloeid, in 2014 begonnen 2015 afgerond is meer levendigheid in dit overleg er wordt weer meer besproken. Sport en cultuur Monitoren kwaliteit en student participatie in sport en cultuur. Veel contact geweest met Eenheid Campus over onduidelijkheden en deze afgestemd. Ondersteunen sportkoepel omdat net opgericht was. Financieel ondersteunen; 2014 eerste stabiele jaar, eerste keer eigen verdeling sportkoepel goed gedaan Implementeren Union card model; dis is niet helemaal zonder slag of stoot gegaan. Veel ict problemen tegengekomen welke. Het model zelf loopt wel goed en dit is ook geëvalueerd met de verenigingen. Evenementen In 2014 gekeken of de portefeuille werd doorgezet, aangezien deze in 2013 is opgestart. Deze nieuwe structuur is goed bevallen. Een voordeel is dat er vanuit het bestuur nu een centraal aanspreekpunt is. Evenementen in 2014 waren TedXtwenteU, buddy, SU-Lustrum en de Kick-In. Opvallend is dat veel mensen evenementen als de Kick-In en ook Create Tomorrow kennen, maar niet weten dat het van SU is. De SU streeft ernaar zich hierin zichtbaarder te maken Financiën Huursubsidie, het beleid voor verenigingen in de Bastille wordt aangepast. Het subsidiestelsel moet hierdoor makkelijker en overzichtelijker worden. Begeleiding verzorgen voor de commissies op financieel gebied. Dit betreft een interne aangelegenheid. Jaarrekening, in 2014 is aan een aantal projecten gewerkt. o Het project rondom de veiligheid van het trapgat in de Pakkerij gaat dit jaar aangepakt worden. o SUN is de 2 e grote investering voor dit jaar o 3 e project is de renovatie van de Sintelbaan, welke dit voorjaar wordt gerealiseerd. 5. Financieel verslag Het financieel verslag is nog niet goedgekeurd door de Raad van Toezicht van de SU. 3

4 Lisette geeft uitleg over de structuur van de financiën. Er is gekozen om het eigen vermogen van de SU af te bouwen middels investeringen in projecten. Over een termijn van twee jaar is er dan het wenselijke eigen vermogen bereikt. 6. stand van zaken Voorzitter Convenant en strategisch plan, deze worden beide later in de vergadering behandeld Uitbreiding personele ondersteuning SU: lopen al langere tijd tegen aan dat expertise op bepaalde gebieden ontbreekt. Belangrijkste reden om CVB mee te nemen naar Engeland. Laten zien dat het handig kan zijnn om extra mensne te hebben. Hieruit is de aanstelling van een aantal medewerkers voortgekomen. 2 uit de dienst FB en 1 uit de dienst ICTS. Contact gelegd met LSVB, n.a.v. van situatie in Amsterdam Sport en cultuur: DMS: heel hard aan gewerkt, en nog steeds mee bezig zodat er in sept 2015 het voor leden makkelijker is om lid te worden, de betaling te regelen en meer duidelijkheid te geven. Dit geldt ook voor Unioncard, bekendheid creëren en verbeteren. Vanuit de verenigingen het verzoek om een halfjaar kaart, Pim zegt toe dat het haalbaar is, maar op ict gebied geeft het nog wat moeilijkheden. Toekomst Eenheid Campus: Sport en cultuur valt hieronder. UT wil Eenheid Campus met FB fuseren. De SU heeft hierop negatief geadviseerd Pim nodigt sport- en cultuurverenigingen uit om het document van de URaad te lezen en van feedback te voorzien Communicatie Werk aan vergroten van de betrokkenheid van studenten, bijv. middels evenementen SU. Daarnaast is een promotiefilm bijna klaar en wordt een Studentenpanel ingezet om input te leveren. Internationalisering Global lounge, internationale woonkamer aan het oprichten, plek voor internationale studenten andere dingen. Augustus klaar zijn. De dienst CES zal er ook spreekuren verzorgen. De visie op internationalisering vanuit de SU is herzien. Evenementen Het Verenigingsweekend en de Kick-In komen er aan. Voor andere evenementen zoals Buddy en TedX zoeken we nog nieuwe commissieleden. Vraag van Ruben, Photon: Wat is de rol van de SU naar Saxion studenten, we merken als vereniging dat we heel moeilijk voet aan de grond te krijgen bij het Saxion. Sophie: op dit moment nog heel weinig communicatie richting studenten van Saxion. Pim: als het niet onderwijsgebied is heel lastig, volgend jaar flyer zodat studenten Saxion zien wat mogelijkheden op de UT zijn. Financiën en accommodatie Financieel jaarverslag, is in de afrondende fase Investeringsplan, loopt al een tijdje. De Global Lounge is het investeringsproject voor dit jaar. Unionshop, bezig met nieuwe producten. Er wordt een webshop opgericht zodat er ook online kan worden aangeschaft. Banieren Pakkerij, om zo duidelijk aan te geven dat het een studenten UT gebouw is en welke verenigingen er gehuisvest zijn. Trapopgang Pakkerij, wordt gewijzigd om veiligheid te vergroten middels een horizontale afrastering. Vlotten Watersportcomplex, investeringsaanvraag CVB goedgekeurd, SU en CVB gaan gezamenlijk de nieuwe vlotten financieren. Bastille: horeca realiseren. Joukje (Navigators): Er zouden restaurantjes komen in de Stek? Zijn daar nog plannen voor? Er hingen flyers. 4

5 Lisette; geen plannen voor de Stek, ivm afgelegen plek, de locatie is niet goed zichtbaar/vindbaar. Mocht je ideeen hebben voor de Bastille, dan horen we dit graag. Studentondernemerschap Opbouwen van community ondernemers. Samenbrengen ondernemers, de eerste borrel is geweest en wordt doorgezet. Wellicht een studentondernemersvereniging ooit? Kennispark ontwikkelt nieuwe strategie. Er wordt overlegd, Jasper vanuit de SU, geluid van uit de studenten vertegenwoordigen. Investeringsfonds: gerund door studenten. Komt een commissie die interesse hebben in investeringen en startups, geld inzetten op startups, met name studenten, voorzien van financiële boost. Binnen een paar maanden komt er waarschijnlijk een investering aan. Relatie NIKOS, vakgroep ondernemerschap. Contact niet optimaal, meer inzetten op onderwijs, hierdoor meer samenwerken. Evenementen als Route Suc6 en Startup weekend, Weekendje Ondernemen komen er aan. Externe betrekkingen Meer inzetten op kleine leuke samenwerkingen. Kosten enorm veel tijd om op te sporen, onderhouden en goed af te handelen. Hiervoor zoeken we nieuwe medewerker. Contact Vrumona en Grolsch, meer statistieken verzamelen, proces verbeteren. Er komt een Gyros kraam op de boulevard, van restaurant Rhodos. Career Services platform: bedrijven vinden het lastig om een begin te vinden aan de UT, om iets te organiseren voor studenten/ut. Is natuurlijk niet goed voor de UT. Een centrale ingang moet bedrijven helpen om meer samen te werken met UT en studenten(organisaties). Nu een paar maanden bezig met CSP commissie, vertegenwoordigers vanuit verenigingen. Visie opgesteld vanuit studentorganisaties hoe wij het platform bij voorkeur ingevuld zien. Website, backoffice maar vooral duidelijk zichtbaar sponsormogelijkheden en contacten. In samenwerking met CES. Academische vorming TOM en activisme blijven belangrijk. Laatst enquête ontvangen vanuit UReka en SU, activismemonitor. Kijken wat hier uit komt en hierop inspelen FOBOS bekijken hoe zo optimaal mogelijk reglement te krijgen, dit is besproken in koepel overleggen. Mogelijkheden activisme, MTAD campagne wordt verder uitgebreid. Evelien Kip, Taste: Wat is er uit de activisme monitor gekomen, op dit moment? Laura: lastig om nu al te zeggen, deze is volop in ontwikkeling. Meer mensen zijn lid geworden van een verenigingen, maar het is onduidelijk waardoor deze stijging wordt veroorzaakt. Verenigingen hebben de verwachting dat het activisme achteruit gaat. Wel wordt gestuurd op het maken van bewuste keuzes, dit geluid wordt breed gehoord. Ietze Janssen, Taste: Worden acquisitietrainingen ook voor andere verenigingen mogelijk? Laura: op dit moment zijn daar geen plannen voor, maar is inderdaad een goede optie. Rien, Inter-Actief: wat wordt er precies bij FOBOS herzien? Ook gekeken naar hoeveel er naar bestuurders gaat? Laura: er was inderdaad commentaar op hoeveel bestuurders krijgen. Kijken nu naar of de bestuurders meer moeten worden beloond. De tabel met bestuursbeurzen wordt herzien. Dit wordt om de twee jaar gedaan. Evelien Kip, Taste: Mist de portefeuille gezelligheid, waar valt die onder? Is die er überhaupt? Jerom: gezelligheid valt onder Fact. Evelien Kip, Taste: mist het niet perse, maar kijkend naar strategisch plan wordt er eigenlijk nooit iets voor gezelligheidsverenigingen benoemd. Misschien goed om over na te denken wat rol is t.o.v. Gezelligheidsverenigingen. Jurgen Klein, RvT SU: interessant punt. Snapt het, maar ziet het niet noodzakelijk dat er een extra aandachtspunt/ aparte portefeuille komt voor gezelligheid. Sectoren vallen niet perse onder portefeuillehouder. Jerom: is eens met Jurgen. Maar meer betrokkenheid vanuit SU nodig, mocht het zo zijn dan laten weten, uitnodiging om te praten. 5

6 7. Convenant UT - SU De Deelnemersraad heeft de nieuwe versie ontvangen. De verwachting is dat het convenant zo blijft na bespreking in de URaad. Marnix Jansen, Piranha: hoe bindend zijn adviesbevoegdheden? Bij sport en cultuur staat vooral adviesbevoegdheid. Jerom: de band is momenteel goed dus er zal onderling veel overlegd worden. Indien de band minder goed is, zal de UT altijd een reactie geven op ons advies. Zeker niet bindend, maar wel belangrijk dat zo n herstructurering er nu is. 8. Strategisch Plan Jerom bespreekt met welke partijen het document is besproken is. Bedoeling is dat het plan eind juni wordt besproken door de RvT SU waarna het door kan naar de URaad. Jerom loopt document kort door. Aanpassingen moeten worden gemaakt: Sterker benoemen lobbyen voor verenigingen aan de UT Meer studenten participatie bij ontwikkelingen aan de UT, ook al is dit niet op gebied SU 2 e alinea laatste zin moet worden verduidelijkt. Steven, Euros: positieve indruk. Een idee om een koppeling met het jaarplan op te nemen in het strategisch plan? Jerom is hiermee akkoord en verwijst naar r.148. Roel, Scintilla: er staat weinig in over de positie in Nederland? Wel veel over de UT. Heeft dat een reden? Jerom: ja en nee. De reden waarom niet is heel concreet: er is geen ambitie (geweest) de lobbyende partij in Den Haag willen worden, hiervoor hebben we met LSVB samenwerking Roel: ook als belangenbehartiger van Enschede? Jerom: Met redenen naar de LSVB, als dit niet loopt dan zelf stappen zetten Roel: kijkend naar andere universiteiten, misschien meer samenwerken? Jerom: eens. Moeten zeker meer samenwerken. Roel: Eindhoven is ook van plan om hele BSC om te gooien, vergelijkbare problemen, gedeelde problemen samen aan gaan Jerom: Eens en dan gezamenlijk met UR Ruben, Foton: is de overlap met 2A en 3a, bewust? Jerom: Er is nog meer overlap. Reden is dat de ambities opgesplitst zijn in de thema s. Verschillende dingen hebben met elkaar te maken. De punten zijn opgesplitst om hier met een jaarplan duidelijke actiepunten van te kunnen maken. Evelien, Taste: Ontspanning, mist gezelligheidsvereniging en commissiewerk. Jerom: heeft een iets andere achtergrond. Wel eens, het sluit elkaar zeker niet uit. De reden is dat het vooral gericht is op de Union card. Formulering moet misschien aangepast worden ivm gezelligheid. Jerom bedankt iedereen voor input. 9. Dechargering / Chargering Raad van Toezicht Jurgen Klein zwaait af namens de cultuursector. Daan Egbers stelt zich kort voor, heeft veel voor cultuur gedaan en geeft mening over hoe hij tegenover de RVT staat. Er zijn geen vragen vanuit de verenigingen. Geen bezwaar vanuit de vergadering tegen decharge van Jurgen Klein en chargering van Daan Egbers. 7. W.v.t.t.k. Er zijn geen punten. 8. Rondvraag 6

7 Jurgen Klein vraagt aan de vergadering om mee te denken om deze Deelnemersraadvergadering te verbeteren en samen met het bestuur te overleggen. 9. Sluiting Jerom sluit de vergadering om uur en nodigt iedereen uit voor de borrel. 7